Организационные основы управления. Положение о структурном подразделении. Часть 2

ЛЕКЦИЯ 14. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ПОЛОЖЕНИЕ О СТРУКТУРНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ. Часть 2 Раздел 3. «Основные цели» задачи. В этом разделе определяются основные цели и задачи 3.1. Основные цели. Под целью создания структурного подразделения понимается идеальное представление результата, который должно достичь подразделение посредством своей деятельности. Правильно и точно сформулированная цель позволяет направить и сориентировать деятельность подразделения и, кроме того, еще раз определить его назначение и обозначить место в структуре организации. Цель должна: а) быть достижимой; б) поддаваться структурированию; в) подчиняться или увязываться с целями деятельности организации в целом; г) определять назначение и конечный результат деятельности подразделения; д) представлять собой концентрированное выражение задачи функций подразделения; с) быть определенной точно и конкретно. Например, основная цель создания канцелярии может быть сформулирована в. Положении об этом структурном подразделении следующим образом: «3.1. Основной целые канцелярии является документационное обеспечение деятельности других структурных подразделений организации». Цель создания отдела кадров может быть, определена так: «3.1. Основной целью отдела кадров является кадровое обеспечение деятельности организации». Подразделение может создаваться и для реализации нескольких целей. В этом случае они все должны быть перечислены и Положении о структурном подразделении. 3.2. Основные задачи. Под задачей понимается определенное направление деятельности структурного подразделения, посредством решения которой достигается поставленная перед подразделением цель. Основные задачи подразделения, как правило, определяются на основе матрицы распределения функций управления организацией. Если матрица не составлялась и структурирование организации осуществляется «в первом приближении», то в качестве основы для определения задач можно использовать квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений из Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих. Почти в каждой Характеристике основная задача сформулирована в первом предложении. Так, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела указано: «Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов». Отсюда основные задачи юридического отдела могут быть сформулированы следующим образом: «Задачами юридического отдела являются 3.1. Обеспечение законности в деятельности организации. 3.2. Защита правовых интересов организации.» или: «3.2. Для достижения цели, указанной в пункте 3.1 настоящего Положения, юридический отдел решает следующие задачи: 3.2.1. Обеспечивает законность в деятельности организации. 3.2.2. Осуществляет защиту правовых интересов организации» Задачи подразделения могут выходить за пределы должностных обязанностей его руководителя 1 (например, в объединенных подразделениях - рекламно-информационном отделе, отделе маркетинга и сбыта, др.). Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления деятельности, то задачи определяются подробно, и условно структурируются таким образом, чтобы их можно было легко закрепить за этими единицами. Перечисление задач структурного подразделения необходимо начинать с главных и заканчивать второстепенными. Задачи должны быть сформулированы предельно точно и определенно. Они должны быть решаемыми и адекватными поставленной перед структурным подразделением цели. Так, основные задачи отдела кадров могут быть сформулированы следующим образом: «3.2. Основными задачами отдела, кадров являются: 3.2.1. Подбор и расстановка работников. 3.2.2. Формирование стабильно работающего коллектива. 3.2.3. Создание кадрового резерва. 3.2.4. Учет кадров. 3.2.5. Контроль за дисциплиной труда, 3.2.6. Обеспечение трудовых прав работников» Раздел 4. «Функции». Функции структурного подразделения должны быть сформулированы таким образом, чтобы они отвечали на главный вопрос: «Что и как нужно делать для того, чтобы выполнить задачу?». Они должны быть ориентированы на конечные результаты деятельности. При разработке данного раздела также обычно используется матрица распределения функций управления организацией. Если таковой нет, то опять же можно основываться на разделе «Должностные обязанности» квалификационной характеристики руководителя соответствующего структурного подразделения. В качестве методических документов могут использоваться ГОСТ 24525.5-81 «Управление производственным объединением и промышленным предприятием. Управление ресурсами. Основные положения» и иные государственные и отраслевые стандарты. Разрабатывая этот раздел Положения о структурном подразделении, необходимо руководствоваться следующими правилами: 1) функции должны быть сформулированы так, чтобы выделить конкретные действия, выполнением которых решаются задачи, поставленные перед подразделением; 2) функции должны быть изложены максимально полно (чтобы не вносить изменения до мере выявления «неучтенных»); 3) перечисление функций желательно начинать с основных, постепенно переходя ко второстепенным и текущим; 4) функции одного структурного подразделения не должны дублировать функции другого структурного подразделения; 5) функции структурного подразделения должны быть увязаны с функциями тех подразделений, с которыми у подразделения существуют функциональные связи; 6) функции должны поддаваться структурированию (то есть разбивке на должностные обязанности работников подразделения); 7) функции должны быть сформулированы таким образом, чтобы была возможность оценить результаты деятельности подразделения; 8) функции не должны выходить за пределы задач подразделения и должны корреспондировать с правомочиями и правами подразделения. Настоящий раздел Положения может разрабатываться не только как «генеральный план» работы структурного подразделения, но и как инструкция (когда наряду с конкретными действиями указываются способы их совершения). 2 Когда перед структурным подразделением поставлено несколько задач, то функции желательно группировать в соответствии с задачами. Если подразделение не структурировано на более мелкие единицы, но вместе с тем его функции четко распределены между работниками, то в Положении целесообразно отразить данное распределение. Подробная регламентация впоследствии поможет быстро и без особых сложностей составить должностные инструкции для работников подразделения. Функции структурного подразделения могут быть представлены в виде текста или таблицы. Например, раздел Положения о юридическом отделе может быть составлен по следующему образцу: Раздел 5. «Права». Права предоставляются подразделению для того, чтобы обеспечить возможность выполнения им своих функций. Очень часто в этом разделе положений о структурных подразделениях можно встретить обязательно предписываемые к совершению действия. Объясняется это тем, что разработчики положений стремятся заранее избежать административных и функциональных конфликтов между подразделениями. Так, например, в положении о финансовом отделе нередко записывается право не принимать к исполнению и оформлению доку- менты по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения руководителя организации и начальника юридического отдела. Однако, несмотря на благую цель (избежать споров между финансовым отделом и другими подразделениями), по своему содержанию это скорее обязанность, чем право. Избежать конфликтов и непонимания работниками содержания этого раздела Положения можно иными способами. Для начала необходимо уяснить различие между «правами» и «полномочиями». Под правом понимается свобода субъекта совершать определенные действия или воздерживаться от их совершения по своей воле и по своему усмотрению, при наличии конкретных условий или вне зависимости от каких-либо условий. Исходя из этого, при- веденное выше право финансового отдела может трактоваться следующим образом: финансовый отдел может- как принять к исполнению документы с указанными «изъянами», так и не принять (иными словами, финансовый отдел может как воспользоваться своим правом, так и не воспользоваться им). Предписать работникам совершать определенные действия можно путем определения их полномочий, то есть закрепления и возможности, и обязательности совершать конкретные действия при вполне конкретных условиях. При формулирований прав и полномочий необходимо соблюдать следующие правила: 1) право и полномочие должны корреспондировать с определенной функцией или группой функций, поскольку они предоставляются подразделению для надлежащего выполнения стоящих перед ним задач; 2) право должно быть сформулировано таким образом, чтобы оно отражало возможность 3 совершения определенных действий, а полномочие - и возможность, и обязанность предпринимать определенные действия; 3) если для реализации прав и полномочий рядовым работникам структурного подразделения необходима санкция руководи- теля подразделения, то порядок ее получения должен быть описан в Положении; 4) при конструировании этого раздела сначала желательно перечислить полномочия, затем права, а внутри этих текстовых блоков - сперва основные полномочия (права), следом второстепенные; 5) если отграничить право от полномочия сложно, лучше закрепить это действие как право. Права подразделяются на распорядительные и организационные; полномочия же, чаще всего, носят распорядительный характер. К распорядительным правам, например, относятся: право использовать предоставленные подразделению информационные и материальные ресурсы; право запрашивать от структурных подразделений необходимые документы и информацию, др. К правам организационного характера относятся: право инициировать и проводить совещания по вопросам ведения подразделения; право знакомиться с проектами решений руководства организации, касающихся подразделения, и т.д. Как полномочия желательно обозначить следующие действия: представлять интересы организации и структурного подразделения во взаимоотношениях с государственными органами и органами местного самоуправления, сторонними организациями; по согласованию с руководством организации привлекать внешних специалистов и консультантов для реализации согласованных с руководством проектов и др. Также необходимо, чтобы этот раздел Положения о структурном подразделении можно было сориентировать как на подразделение в целом, так и на конкретных работников, разделив права и полномочия между руководителем структурного подразделения и его работниками. Можно привести общий для всего подразделения перечень прав и отдельным блоком выделить права и полномочия руководителя подразделения. Формулируя права последнего, желательно отдавать предпочтение функциональным правам, а не трудовым (перечислять права, предусмотренные статьей 21 Трудового кодекса РФ, целесообразно только в том случае, если Положение о структурном подразделении будет полностью заменять должностную инструкцию руководителя). В основном права подразделения реализует его руководитель. Однако их часть, а также ряд полномочий он может делегировать своим подчиненным. Если такая система предусматривается при создании структурного подразделения, то в Положении должен быть определен порядок передачи прав и наделения полномочиями рядовых сотрудников подразделения. Раздел 6. «Взаимодействие». В процессе решения задач, поставленных перед структурным подразделением, выполнения возложенных на него функций и реализации предоставленных ему прав, оно взаимодействует с другими структурными подразделениями организации. Как правило, связи между структурными подразделениями выражаются в совершении: совместных действий. Например, проект общею локального нормативного акта может разрабатываться совместно несколькими подразделениями (рабочей группой, созданной из работников этих подразделений); согласованных действий. В данном случае под согласованностью понимается и одновременное выполнение определенных действий несколькими подразделениями для достижения конечного результата, и поочередное (поэтапное) выполнение действий несколькими подразделениями (сначала 4 одно структурное под- разделение совершает действие, затем второе и т.д.); встречных действий. Например, хозяйственный отдел предоставляет отделу кадров канцелярские принадлежности, а отдел кадров выполняет встречное действие - представляет в хозяйственный отдел отчет об их использовании; односторонних действий. Например, все структурные подразделения организации представляют в финансовый отдел отчеты о расходовании средств, выделенных на содержание подразделения. В этом случае финансовый отдел не обязан совершать встречное действие по тому же вопросу. По сути, эти виды действий отображают вертикальные и горизонтальные связи между структурными подразделениями организации. Что касается совместных и согласованных действий, то они чаще всего формулируются как функции и выносятся в соответствующий раздел Положения. Более детально они могут регламентироваться в специальных локальных нормативных актах. Например, в приказе руководителя организации о каком-то новом проекте может подробно описываться участие каждою из структурных подразделений в этом проекте. В разделе «Взаимодействие» Положения о структурном подразделении основной акцент делается на регламентации встречных действий, а именно, на организации передачи и получения различной информации (управленческих решений и отчетов об их выполнении, статистических а аналитических данных, проектов документов и заключений по ним и т.д.), односторонних действий в адрес функционального структурного подразделения. Встречные действия обычно описываются по схеме «предоставление – получение» или «передача - получение» информации (устной и документированной) и материальных ценностей. Если связи устойчивые, то в этом же разделе по каждой связи можно определить периодичность и сроки предоставления и получения сведений, документов или ценностей. Если совместные действия описываются в этом разделе Положения (а не в «Функциях»), то желательно указать, какой результат должен быть достигнут в результате этой совместной работы. Так, если в Положении об отделе кадров указано, что он совместно с отделом организации и оплаты труда, финансовым отделом и производственным подразделением разрабатывает систему стимулирования труда работников производственного подразделения, то в качестве результата такого взаимодействия может быть назван вполне конкретный документ, например - Положение о стимулировании оплаты труда работников производственного подразделения (см. раздел «Функции»). В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице, входящей в состав более крупного подразделения, то порядок определения взаимодействия усложняется за счет того, что необходимо определить несколько уровней горизонтальных и вертикальных связей. Например, в Положении о бюро инвестиций финансового отдела следует описать связи с другими бюро финансового отдела, а также с иными структурными подразделениями (например, непосредственные связи с сектором корпоративного управления юридического отдела). В этом разделе также может быть описан порядок урегулирования разногласий, возникающих между структурными подразделениями. При разработке раздела «Взаимодействие» необходимо руководствоваться следующие правилами: 1) внимание следует уделять только устойчивым и постоянным связям между структурными единицами; не следует перегружать Положение описанием случайных и нерегулярных связей; 2) связи между структурными подразделениями, отображающие встречные действия, должны одинаково описываться в положениях обо всех взаимодействующих структурных подразделениях; 3) в Положении описываются связи между структурными под- разделениями, а не отдельными 5 работниками. Поэтому в первую очередь необходимо ориентироваться на контакты между руководителями взаимодействующих подразделений. И только если есть необходимость в регламентации взаимоотношений между конкретными исполнителями из разных подразделений и по мнению разработчика Положения, их нецелесообразно выносить в должностные инструкции, то в Положении необходимо определить, нужно ли исполнителю (работнику подразделения) санкционировать свои действия у непосредственного руководителя (например, получать разрешение), а также следует ли согласовывать свои действия с руководителем другого структурного подразделения (непосредственно или через своего руководителя). Раздел «Взаимодействие» (он также может называться «Взаимоотношения» или «Функциональные связи») оформляется текстовым или табличным (матричным) способом. Последний способ оформления более наглядно и структурировано отражает связи между структурными подразделениями, Раздел 7. «Руководство». Если такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, то в нем целесообразно дать ответы на следующие вопросы: 7.1. Кто осуществляет руководство подразделением? Этому вопросу может быть посвящен только один пункт, например: «7.1. Руководство деятельностью финансового отдела осуществляет начальник финансового отдела», или: «7.1. Финансовый отдел возглавляет начальник финансового отдела». В том случае, если общее руководство подразделением осуществляет один из заместителей руководителя организации, то в Положении, например, указывается: «7.1. Общее руководства деятельностью отдела продаж осуществляет заместитель генерального директора по коммерческим вопросам. Непосредственное руководство деятельности коммерческого отделе осуществляет начальник отдела. По такой же модели описывается руководство структурной единицей, входящей в состав более крупного структурного подразделения. Например, если отдел кадров входит в состав службы персонала, то в Положении об отделе может указываться, что общее руководство деятельностью отдела осуществляет руководитель службы, а непосредственное - начальник отдела кадров. 7.2. В каком порядке осуществляется назначение (прием) на должность руководителя структурного подразделения и увольнение с этой должности (освобождение должности)? Если порядок приема (назначения) простой, то формулировка может быть следующей: «7.2. Прием на должность начальника отдела кадров и увольнение оформляется приказом генерального директора». Если же изданию приказа о приеме на должность предшествуют сложные процедуры (например, представление одного из заместителей руководителя организации, или избрание по кон- курсу, или утверждение в должности или назначение на должность), то эти процедуры должны быть подробно описаны в Положении. 7.3. Каков порядок замещения руководителя структурного под- разделения во время его отсутствия? Прежде всего, здесь определяется, имеет ли руководитель структурного подразделения штатного заместителя или заместителей. Например: «Начальник финансового отдела имеет заместители, принимаемого на должность приказом по представлению начальника финансового отдела»; 6 Если у руководителя один штатный заместитель, то в Положении о структурном подразделении описывается порядок передачи руководства подразделением на случай отсутствия руководителя подразделения в связи с временной нетрудоспособностью, пребыванием в командировке или отпуске, пр. Если заместителей несколько, то описывается схема заместительства с участием всех заместителей. 7.4. Какие обязанности возложены на руководителя структурного подразделения в связи с руководством подразделением и какими правами он наделен? В этом пункте (пунктах) должны быть перечислены только те обязанности и права руководителя структурного подразделения, которые непосредственно связаны с руководством подразделением. Все иные обязанности и права руководителя подразделения, в том числе и как обычного исполнителя, должны быть вынесены в должностную инструкцию. Разработка этого блока вообще должна быть увязана со структурой должностных инструкций работников этого структурного подразделения. Если обязанности и права руководителя структурного подразделения планируется подробно описать в должностной инструкции, то в Положении о структурном подразделении можно ограничиться общим описанием функционального статуса с отсылкой к должностной инструкции. Раздел 8. «Ответственность». Этот раздел желательно формулировать по принципу ретроспективной ответственности. Ретроспективная или негативная ответственность - это ответственность за действия, не соответствующие правовым установлениям. Она выражается в наборе санкций или мер юридической ответственности за совершенные действия. Почему этот раздел Положения не рекомендуется конструировать по принципу позитивной ответственности? Так называемая позитивная ответственность представляет собой возложение на субъекта (в данном случае - структурное подразделение) обязанности решать определенные задачи и выполнять определенные функции. Она обычно формулируется следующим образом; «Начальник отдела отвечает за…», «Начальник отдела несет ответственность за...», «Начальник отдела действует под свою ответственность», Если раздел «Ответственность» Положения будет сформулирован по принципу позитивной ответственности, то это будет ничем иным, как повтором функций, только в других формулировках. Так, например, если будет указано, что руководитель подразделения отвечает за надлежащее и своевременное выполнение подразделением возложенных на подразделение функций, то с юридической точки зрения это будет повтором основной его функции. Фактически в данном случае констатируется обязанность и готовность руководителя структурного подразделения отвечать за неисполнение или ненадлежащее исполнение функций, возложенных на подразделение. Однако, по нашему мнению, обязанностей и прав, которые перечислены в соответствующих разделах Положения, и так достаточно. Совершенно по-иному раздел «Ответственность» воспринимается тогда, когда в нем указывается, за нарушение каких установлений несет ответственность подразделение. В этом случае работники предупреждаются о том, что они будут претерпевать неблагоприятные последствия, если не будут выполнять функции, возложенные на подразделение, а также, если в ходе выполнения функций будут допущены ошибки или совершены нарушения и т.д. Исходя на сказанного персональная ответственность руководителя структурного подразделения может быть сформулировала по следующему примеру: «8.1. Начальник отдела несет персональную ответственность в случаях: 81,1. Несоответствия законодательству актов, разработанных отделом, подписанных и завизированных начальником отдела. 8.1.2. Необеспеченна или ненадлежащего обеспечения, руководстве организации информацией о деятельности отдела. 8.1.3. Упущения, недостатков и ошибок в работе отдела, повлиявши на ход исполнения производственных и иных планов структурных подразделений и организации. 7 Несвоевременного и ненадлежащего исполнения отделом функций, возложенных на отдел настоящим Положением. 8.1.5. Ненадлежащего и несвоевременного исполнения обязанностей, связанных с руководством и перечислены в пункте 7.4 настоящего Положения». 8.1.4. При определении персональной ответственности руководителя структурного подразделения основной акцепт должен быть сделан на ответственности, связанной с руководством подразделением. В этом разделе Положения также желательно зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями. В некоторых случаях целесообразно конкретизировать, к какому виду ответственности могут быть привлечены работники подразделения. Естественно, что работодатель самостоятельно может привлечь работников только к дисциплинарной и материальной ответственности. Однако не мешает предупредить работников о том, что за административные правонарушения и уголовные преступления, совершенные в холе выполнения ими функций возложенных на подразделение, они могут быть привлечены к административной и уголовной ответственности. В целом же ответственность работников структурного подразделения можно описать одним предложением, например: «8.2. Работники отдела за неправомерные решения, действия или бездействие несут дисциплинарную, административную и иную ответственность в соответствии с законодательством». 9. Иные разделы и вопросы. Как уже отмечалось, в Положении о структурном подразделении могут решаться следующие вопросы, связанные с организацией деятельности подразделения: 1 Условия работы подразделения (режим работы). Положение о структурном подразделении нуждается в таком разделе, если режим работы (рабочее время, время отдыха) в структурном подразделении отличается от установленного в Правилах внутреннего трудового распорядка. 2. Оценка деятельности подразделения. Этому вопросу может быть посвящен отдельный раздел Положения. В нем целесообразно определить объекты оценки и ее критерии. Так, в первую очередь оценивается продуктивность деятельности подразделения. Она определяется через показатели объема произведенных работ, показатели качества этих работ. Во вторую очередь оценивается эффективность деятельности подразделения, под которой понимается соотношение затрат к конечным результатам деятельности, то есть фактически к продуктивности. И, наконец, оценивается активность деятельности подразделения, которая отражает динамику изменения результатов деятельности подразделения за определенный период времени. В этом же разделе указывается, кто оценивает результаты деятельности подразделения и как используются итоги такой оценки. Если в организации введены системы стимулирования труда персонала, то этот раздел необходимо увязать с локальными нормативными актами, определяющими виды и порядок применения стимулов (с Положением об оплате труда, Положением о мотивации, Положением о стимулировании или иными актами организации). 3. Контроль и проверка деятельности подразделения. В этом разделе Положения определяется, кто контролирует деятельность подразделения (должностное лицо, постоянно или специально создаваемая комиссия, пр.), как осуществляются проверки (периодичность, инициатива и т.д.), какие меры принимаются по итогам проверок, как они оформляются и другие вопросы. Такой раздел целесообразно включать в Положение, определяющее правовые и организационные основы деятельности подразделения, наделяемого значительной свободой принятия решений, в том числе и в отношении выделенных подразделению материальных и финансовых ресурсов. 4. Имущество подразделения. Посвящать этому вопросу специальный раздел в Положении имеет смысл в том случае, если в ведение подразделения передается дорогостоящее имущество. В 8 остальных случаях достаточно сделать отсылку к документам, в которых перечисляется состав имущества, переданного подразделению для выполнения возложенных на него функций. 5. Делопроизводство и отчетность подразделения. Если такой раздел включается в Положение о структурном подразделении, то в нем решаются вопросы об использовании бланков документов организации о порядке подготовки документов (общих или специальных правилах делопроизводства), о правилах использования печати структурного подразделения (если таковая есть) и различных штампов. Определяя порядок предоставления отчетов о деятельности подразделения, необходимо решить, в какой форме готовятся отчеты, кто, в какие сроки и с какой регулярностью представляет их руководству организации. 6. Заключительные положения. Данный раздел целесообразно включать в Положение о структурном подразделении тогда, когда некоторые вопросы остались неурегулированными, и они не могут быть включены ни в один из рассмотренных выше разделов. Например, здесь можно: определить порядок внесения изменений в Положение о структурном подразделении (если он не определен в инструкции по дело- производству в организации). Так, например, здесь может быть указано: «При одновременном изменении целей, задач, функций и структуры подразделения в течение 2 недель Положение об отделе издается и утверждается в новой редакции»; установить запрет на возложение на работников подразделения функций, не предусмотренных Положением, например: «Возложение на отдел функций; не предусмотренных настоящим Положением, не допускается, кроме как путем внесения в Положение соответствующих изменений и дополнений»;. указать, в каком количестве экземпляров издано Положение, Обычно Положение о структурном подразделении издается в одном экземпляре, который хранится либо в канцелярии, либо в дирекции. Одна копия Положения направляется в структурное подразделение, о котором собственно и издано Положение, одна - в отдел кадров илы в отдел организации и оплаты труда и одна остается в подразделении, разработавшем Положение; определить дату введения Положения, если в акте об утверждении Положения (например, в приказе) определена дата, отличная от даты акта об утверждении; решить иные вопросы. В идеале разработкой положений о структурных подразделениях должен заниматься отдел организации и оплаты труда. Однако поскольку такое подразделение создается не в каждой организации, то обычно эта работа поручается либо службе персонала, которая чаще всего является инициатором введения положений, либо кадровой службе (отделу кадров). К совместной работе может также подключаться юридический (правовой) отдел. В отдельных организациях принято, что каждое структурное подразделение самостоятельно разрабатывает для себя Положение. Вряд ли такую практику можно назвать правильной, особенно если в организации не выработаны единые правила и требования к локальным нормативным актам. Общее руководство работами по составлению положений о структурных подразделениях, как правило, осуществляет заместитель руководителя организации (по персоналу, по административным и иным вопросам). Основными реквизитами Положения о структурном подразделении как документа являются: 1) наименование организации; 2) наименование документа (в данном случае - «Положение»); 3) регистрационный номер; 4) заголовок к тексту (в данном случае он формулируется как ответ на вопрос, о каком структурном подразделении это Положение, например: «О финансовом отделе», «Об отделе кадров); 5) гриф утверждения. Как правило, Положения о структурных подразделениях утверждаются 9 руководителем организации (непосредственно либо специальным распорядительным актом), Учредительными документами или локальными нормативными актами организации право утверждать положения о структурных подразделениях может быть предоставлено иным должностным лицам (например, заместителю руководителя организации по персоналу). В отдельных организациях принято, что положения о структурных подразделениях утверждаются органом, уполномоченным учредителями (участниками) юридического лица; 6) текст; 7) отметки о согласовании (если Положение в соответствии с принятыми в организации правилами подлежит внешнему согласованию, то проставляется гриф согласования, если только внутреннему - то визы согласования). Обычно проект Положения - проходит только внутреннее согласование. Перечень структурных подразделении, с которыми он согласовывается, определяется организацией самостоятельно. По общему правилу проект Положения о структурном подразделении подлежит согласованию: с вышестоящим руководителем (если подразделение входит в состав более крупного подразделения); с заместителем руководителя организации, курирующим деятельность подразделения в соответствии с распределением обязанностей между руководящими работниками; с руководителем службы персонала или иного подразделения, осуществляющего управление персоналом; с начальником юридического (правового) подразделения либо с юристом организации. Во избежание неточностей в формулировках взаимоотношений подразделения с другими структурными подразделениям, дубляжа функций в положениях о разных структурных подразделениях желательно, чтобы проект Положения был согласован с руководителями тех структурных единиц, с которыми взаимодействует подразделение. Если количество подразделений, с которыми должен быть согласовал проект Положения, свыше трех, то визы согласования желательно оформить в виде отдельною листа согласований. Такой реквизит, как дата издания, может не проставляться, поскольку датой Положения фактически будет считаться дата его утверждения. Также может не указываться и номер, поскольку для каждого структурного подразделения разрабатывается одно Положение. С Положением о структурном подразделении должны быть ознакомлены работники подразделения, Для этого на последней странице Положения приводится специальная таблица, в которой работники подразделения в порядке старшинства и по мере поступления проставляют соответствующие отметки. 10 Основанием для внесения изменений в Положение о структурном подразделении является приказ руководителя организации. Порядок и способы его оформления аналогичны порядку оформления приказа о внесении изменений в должностную инструкцию. Однако следует учитывать, что внесение изменений в Положение о структурном подразделении может» а в отдельных случаях должно повлечь пересмотр должностных инструкций работников этого подразделения. 11 В своей деятельности Отдел руководствуется: Трудовым кодексом РФ, иными актами трудового законодательства к законодательства о пенсионном и социальном обеспечении; правилами внутреннего трудового распорядка; Положением о защите персональных, данных работников; Инструкцией по делопроизводству в организации; настоящим Положением, 1,6. 2. Основные цели и задачи Целью Отдела является кадровое обеспечение деятельности организации, 2.2.. Задачами Отдела являются: 2.2.1. Комплектование организации кадрами. 2.2.2. Формирование стабильно работающего трудового коллектива. 2.2.3. Создание кадрового резерва, 2.2.4. Учет кадров и оформление кадровой документации, 2.2.5. Контроль за дисциплиной труда, 2.2.6. Обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников. 2.1. 3. Функции 3.1. Для решения задачи, указанной в пункте 2.2.1 настоящего Положения (комплектование организации кадрами), Отдел: 3.1.1. Определяет потребность организации в кадрах на основании представ ленных структурным подразделениями сведений, определяет источники ее удовлетворения. 3.1.2. Информирует работников организации об имеющихся вакансиях. 3.1.3. Осуществляет поиск кадров с помощью служб занятости и кадровых агентств путем помещения объявлений о кайме работников в специализированных СМИ. 3.1.4. Проводит собеседования с кандидатами на вакантные должности и вакантные рабочие места, осуществляет отбор и расстановку кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств. 3.1.5. Осуществляет прием и расстановку принятых работников. 3.1.6. Совместно с руководителями структурных подразделений организует наблюдение за прохождением работниками испытания, обеспечивает адаптацию новых работников. 3.1.7. Формирует и ведет банк данных о количественном и качественном составе кадров. 3.2. Для решения задачи, указанной а пункте 2.2.2 настоящего Положения (формирование стабильно работающего трудового коллектива), Отдел: 3.2.1. Разрабатывает кадровую политику и кадровую стратегию организации, системы комплексной оценки работников и результатов их деятельности, системы стимулирования труда. 3.2.2. Совместно с руководителями структурных подразделений осуществляет перестановки работников (переводы и перемещения). 3.2.3. Организует проведение аттестации, ее методическое и информационное обеспечение. 3.2.4. Разрабатывает мероприятия по реализации решений аттестационных комиссий, осуществляет контроль за ходом выполнения рекомендаций комиссий. 5.2.5. На основании представлений руководителей структурных подразделений и собственных сведений готовит документы на поощрение работников и награждение за особо выдающиеся результаты труда и заслуги. 3.2.6. Осуществляет анализ причин текучести кадров, разрабатывает мероприятия по 12 снижению текучести и обеспечивает их реализацию, 3.3. Для решения задачи, указанной в пункте 2.2,3 настоящего Положения (создание кадрового резерва), Отдел: 3.3.1. Ведет работу по зачислению работников в кадровый резерв. 3.3.2. Осуществляет планирование деловой карьеры работников, зачисленных в резерв. 3.3.3. Организует подготовку кандидатов на выдвижение на вышестоящие должности. 3.3.4. Осуществляет ротационное передвижение руководителей и Специалистов. 3.3.5. Организует обучение работников, зачисленных в кадровый резерв, их стажировку на соответствующих должностях. 3.4, Для решения задачи, указанной в пункте 2,2.4 настоящего Положения (учет кадров и оформление кадровой документации). Отдел: 3.4.1. Оформляет прием, перевод и увольнение работников, поощрение и применение дисциплинарных взысканий, предоставление отпусков и иные кадровые операции в соответствии с трудовым законодательством, локальными нормативными актами организации и приказами. 3.4.2. Осуществляет учет кадров, оформляет и обеспечивает хранение личных дел, личных карточек работников. 3.4.3. Выдает справки работникам (о работе, заработной плате, др.), копии запрашиваемых работниками документов, 3.4.4. Заполняет трудовые книжки, обеспечивает их хранение, готовит копии и выписки из трудовых книжек, выдает трудовые книжки работникам при увольнении. 3.4.5. Составляет график отпусков и обеспечивает его выполнение. 3.4.6. Составляет отчетность по учету кадров и работе с кадрами и в установленном порядке представляет ее руководству организации, органы государственной власти и местного самоуправления, пенсионные органы и органы социального обеспечения. 3.5. Для решений задачи, указанной в пункте 2.2.5 настоящего Положения (контроль за дисциплиной труда), Отдел: 3.5.1. Осуществляет контроль за соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка и иных локальных нормативных актов, имеющих отношение к трудовым функциям работников и дисциплине труда (проводит проварки, осуществляет наблюдение за работниками, проводит опросы руководителей структурных подразделений). 3.5.2. Участвует в оформлении или самостоятельно оформляет обнаруженные дисциплинарные проступки. 3.5.3. Ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений дисциплины труда и потерь рабочего времени, разрабатывает мероприятия по их устранению и обеспечивает их выполнение. 3.6. Для решения задачи, указанной в пункте 2.2.6 настоящего Положения (обеспечение соблюдения трудовых и социальных прав работников), Отдел: 3.6.1, Рассматривает жалобы и заявления работников по вопросам нарушения трудового законодательства руководителями структурных подразделений, принимает меры к урегулированию споров. 3.6.2, Контролирует исполнение руководителями структурных подразделений трудового законодательства, локальных нормативных актов организации по вопросам кадровой политики, обеспечивает правильность использования работников в подразделениях организации. 3.6.3. Обеспечивает предоставление социальных и трудовых гарантий работникам организации, предусмотренных трудовым законодательством и локальными нормативными актами организации. 3.6.4. Осуществляет подготовку документов по пенсионному страхованию, документов, необходимых для назначения пенсий работникам и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения. 13 От имени организации представительствует по вопросам работы с кадрами а государственных и муниципальным органах и сторонних организациям. 3.6.5. Права 4. Отдел в пределах своей компетенции имеет право: 4.1. Запрашивать в структурных подразделениях организации необходимые денные о работниках, о при приеме на работу и перемещениях работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений. 4.2, Требовать от руководителей структурных подразделений представления объяснений по фактам нарушения трудовых прав работников организации. 4.3. Вносить руководству организации предложения по вопросам работы с кадрами, в том числе об улучшении качества труда работников. 4.4, Инициировать и проводить совещания по вопросам, отнесенным к его ведению. 1 14