Организационные основы управления. Переписка по утверждению и изменению штатного расписания

ЛЕКЦИЯ 9. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ПЕРЕПИСКА ПО УТВЕРЖДЕНИЮ И ИЗМЕНЕИЮ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ 1 Переписка по утверждению штатного расписания. Приказ об утверждении штатного расписания Проект штатного расписания. Проект штатного расписания подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, а также иными лицами, относящимися к высшему звену управления организацией. Для этого копии направляются в подразделения, а также заинтересованным лицам. При подготовке проекта штатного расписания не обязательно использовать унифицированную форму № Т-3. Более того, если речь идет действительно о согласовании, а не о формальной простановке резолюций «не возражаю», «согласен», то лучше всего подготовить такую форму документа, которая позволит внести записи с предложениями, замечаниями и т.д. Визы согласования проставляются на последнем листе. Если у визирующих нет замечаний, то штатное расписание представляется на утверждение. Если же по отдельным положениям есть поправки, то после основных реквизитов визы (должности визирующего, его подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии и даты) указывается: 1 В этом случае замечания к проекту (включая особые мнения и дополнения) оформляются отдельным листом. Они также могут излагаться на оборотной стороне последнего листа проекта. Замечания руководителей структурных подразделений при согласовании с ними штатного расписания учитываются путем внесения их в проект. Замечания, с которыми разработчик не согласен или не согласны иные лица, визирующие документ, рассматривает руководитель организации или уполномоченное им лицо при утверждении штатного расписания. Если в процессе визирования в проект вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию, Если же в проект включены уточнения, не меняющие ею сути, то повторное визирование при доработке не требуется, Приказ о подготовке штатною расписания. Как уже отмечалось, составление штатного расписания является обязанностью экономиста по труду, который обычно входит в штат отдела организации и оплаты труда. При отсутствии в штате организации такой должности обязанности по подготовке штатного расписания, как правило, возлагаются на сотрудников отдела кадров. Издание приказа о подготовке штатного расписания необходимо в тех случаях, когда порядок разработки этого локального нормативного акта в организации не регламентирован. 2 3 Приказ об утверждении штатного расписания. Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации. В констатирующей части приказа (распоряжения) указываются основания утверждения нового штатного расписания. 4 Переписка по штатному расписанию. В процессе подготовки проекта штатного расписания и утверждения образуются различные документы: - справки; - заключения; - отзывы; - служебные записки. Все они должны храниться вместе с проектами. Кроме того, если уставом (положением) организации предусмотрено представление проекта штатного расписания на согласование учредителям организации, то переписка с ними (за исключением протоколов собраний учредителей) подлежит особому хранению. 2 Приказ о внесении изменений в штатное расписание Основанием для внесения изменений в штатное расписание является соответствующий приказ руководителя организации. В классификаторах Российской Федерации приказ об изменении штатного расписания не выделен как отдельный документ - он входит в группу приказов по основной деятельности. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. Заголовок приказа может быть следующим: - «О внесении изменений в штатное расписание»; «Об изменении штатного расписания»; - «О частичном изменении штатного расписания». В констатирующей части приказа указываются основания внесения изменений в штатное расписание. Таковыми обычно являются: • совершенствование структуры организации; • оптимизация численности работников организации; • реорганизация; • расширение или сокращение производства; • изменение законодательства; пр. Поскольку уменьшение численности работников (штатных единиц) и количества структурных подразделений представляет собой сокращение численности или штата работников организации и, следовательно, должно оформляться по особым правилам, установленным законодательством, то рассмотрим технику подготовки приказа о внесении изменений в штатное расписание, связанных с увеличением штата или численности работников организации. К оформлению распорядительной части приказа о внесении изменений в штатное расписание существует несколько подходов. Самый распространенный - это фиксация изменений в самом приказе (вариант 1). Удобной является и такая форма приказа, в которой в распорядительной части приводится только общий перечень организационно штатных мероприятий, а конкретные изменения штатного расписания оформляются в качестве отдельного приложения к приказу. 3 Переписка об изменении штатного расписания Выпуску приказа о внесении изменений в штатное расписание предшествует работа по подготовке проекта таких изменений. В том случае, если инициатива исходит не от топменеджеров, а от руководителей подразделений и специалистов, ведется соответствующая служебная переписка. Одним из документов, входящих в состав переписки по изменению штатного расписания, является служебная записка. Она является своего рода «внутренним письмом и может направляться любым должностным лицом любому адресату внутри организации, К подготовке данного документа существует несколько подходов. Так, понятие «служебная записка» - употребляется и как наименование документа, и как понятие, обозначающее группу документов (докладной, аналитической, объяснительной, обзорной, информационной и других записок). Наиболее корректно записке присваивать наименование «служебная». Это позволяет раскрывать вопросы различного характера - от доклада и объяснений до анализа и информирования. Что же касается докладной и объяснительной записок, следует отметить их особый характер. Докладная записка, как правило, адресуется руководителю организации или вышестоящему должностному лицу и содержит изложение каких-либо фактов, их анализ, выводы, предложения либо отчеты о порученной и проделанной работе. Объяснительная записка - документ, в котором его составитель объясняет что- либо (например, почему в штатном расписании допущены ошибки). Однако как называть документ при переписке по вопросам изменения штатного расписания, решает его разработчик согласно документационной политике организации. Приведем пример служебной записки, входящей в состав переписки об изменении штатного расписания, Так, начальник юридического отдела направляет вышестоящему должностному лицу, ответственному за разработку штатного расписания (например, заместителю генерального директора), записку о том, что штатное расписание и должностные инструкции необходимо откорректировать и связи с изменением трудового законодательства.