Организационные основы управления. Должностная инструкция. Часть 1

Лекция 11. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ. Часть 1 В 1970-1980 годах должностная инструкция была одним из обязательных документов в системе администрирования труда. Ее наличие в организации было предметом проверок, проводимых различными инспекциями. В начале девяностых годов прошлого века должностные инструкции оставались обязательными только в системе государственных органов и организаций. Руководители создаваемых частных кооперативов, а затем и коммерческих организаций, стремясь управлять кадрами без «лишней документации», не заботились о составлении инструкций, полагая, что достаточно устных распоряжений. Такой подход был более или менее приемлемым для малых предприятий. С началом приватизации государственных предприятий и укрупнением частного бизнеса управление персоналом без четкого распределения обязанностей между руководителями всех звеньев и специалистами начало приводить к нежелательным последствиям. Проявились они и в неравномерности загрузки работников, и в поглощении дополнительными (разовыми) работами основных функций работника, и в спорах о правомерности применения дисциплинарных взысканий, увольнения. Все это побудило руководство коммерческих организаций вернуться к должностным инструкциям не как к наследию «советской системы», а как к эффективному инструменту управления кадрами. Привыкли к наличию должностных инструкций и государственные инспекторы труда, которые при проверках стали все чаще требовать представления должностных инструкций. Должностные инструкции уже по общему правилу затребуют суды при рассмотрении индивидуальных трудовых споров. Должностная инструкция - это внутренний документ, в котором определяется место работника в системе управления организацией, а также закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность работника при осуществлении им деятельности в определенной должности. Термин «должность» имеет решающее значение, так как должностные инструкции разрабатываются для служащих, а не для рабочих. За время использования должностных инструкций было выработано несколько методик их составления. Различаются они между собой рекомендациями, как по содержанию, так и по оформлению. Рассмотрим некоторые из них. Одним из самых простых является макет, в котором должностная инструкция состоит всего из двух разделов: 1 Основные задачи, 2, Должностные обязанности. Более сложной является разработка инструкций по макету, включающему разделы: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность. Третий подход к структуре должностной инструкции заключается в том, что в должностную инструкцию, помимо указанных выше, включаются разделы: 1. Функции. 2. Взаимоотношения (служебные связи). В ряде организаций используется такой макет должностной инструкции, в котором отдельным блоком приводятся поощрения должностного лица. Таким образом, в наибольшем объеме должностная инструкция может содержать следующие разделы: 1. Общие положения, 2. Функции. 3. Должностные обязанности. 4. Взаимоотношения (служебные связи), 5. Права. 6. Ответственность, 7. Поощрения. Рассмотрим правила разработки каждого раздела. 1. Общие положения. В данном разделе указываются: 1, Определяется согласно разделу 10 Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также по Квалификационному справочнику - руководитель, специалист, технический исполнитель 2.Квалификационн Положения разрабатываются на основании разделов. ые требования «Требований» к квалификации, квалификационных характеристик; Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, а также Тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников отдельных отраслей 3.Порядок приема Определяется в соответствии с принятым в организации 1.Категория должности 2 (назначения) на должность и увольнение (освобождение должности) порядком замещения должностей, Правилами внутреннего трудового распорядка, иными документами. Как правило, прием (назначение) на должность и увольнение с должности (освобождение от должности) осуществляются приказом руководителя организации. Если у организации имеются обособленные структурные подразделения (филиалы, представительства, пр.), то полномочиями по замещению должности наделяются руководители таких подразделений. При разработке данного пункта или группы пунктов следует указать и порядок представления замещению должности (по представлению какого лица производится прием (назначение), с каким должностным лицом согласовывается и т. д.) 4.Перечень В этот перечень, как правило, включаются; основополагающих Устав (Положение); организационноположение о персонале; правовых Положение о структурном подразделении, в состав документов, которого входит работник; которыми должен сама должностная инструкция; руководствоваться другие документы работник 5.Перечень Разрабатывается на основе раздела «Должен знать», нормативных квалификационных характеристик должностей правовых актов, руководителей, специалистов и других служащих которые должен знать работник 6.Подчинение Определяет вышестоящее должностное лицо, которому работника подчиняется работник. Здесь может быть подробно расписано, чьи указания работник выполняет безусловно (например, своего непосредственного руководителя), а также чьи указания он выполняет дополнительно (при соблюдении специальных требований) 7.Подчиненность Перечисляются подчиненные работника. Это может быть работнику структурное подразделение, группа лиц, объединенная для решения определенных задач, или отдельные лица. Для руководителей подразделений это положение формулируется как «руководство работниками». Этот пункт может быть включен и в раздел «Должностные обязанности». 8.Порядок Этот пункт также разрабатывается согласно порядку замещения назначения на должности и освобождения от должностей работника в случае работников организации. Его наличие необходимо не его временного только работнику, которого будут замещать, но и отсутствия замещающему - для определения своих прав и 3 обязанностей Раздел «Общие положения» может содержать только пункты 1.2, 1.3, 1.6, но в то же время конкретно определять область деятельности работника. Например, в должностной инструкции специалиста по кадрам - это работы по комплектованию организации кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Область деятельности работника может быть определена и как основная цель работы. Зачастую в группу общих (основных) положений включаются условия предоставления отпуска, оплаты труда и премирования, др., что является ничем иным, как дублированием трудового договора. Однако у такой формы есть и преимущество. В свой экземпляр трудового договора работник заглядывает редко (как правило, при возникновений конфликтов), а вот экземпляром должностной инструкции, в идеале, он должен руководствоваться в повседневной работе. В раздел «Общие положения» могут включаться другие требования и положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия его деятельности. Так, наряду с условиями замещения работника в случае его временного отсутствия можно указать, какое должностное лицо в случае временного отсутствия такового замешает данный работник. Например: «Инспектор по кадрам замещает заместителя начальника отдела кадров на время отсутствия, последнего. 2. Функции В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация документов может слагаться из таких работ - заполнение карточек, ведение картотеки, выдача справок по телефону и т.д. При разработке данного раздела используется Положение о структурном подразделении, в состав которого входит работник, а именно, определяется направление, за которое отвечает данный работник. Обратите внимание на первое предложение раздела «Должностные обязанности» квалификационных характеристик. Оно, как правило, определяет основное направление деятельности служащего. Например, в квалификационной характеристике менеджера по персоналу первым является положение об организации работы с персоналом в соответствии с общими целями развития предприятия, учреждения, организации и конкретными направлениями кадровой политики. По сути, это и есть основное 4 направление деятельности менеджера по персоналу. В данном разделе можно и не ограничиваться основной функцией, а привести перечень функций. Несомненно, функции являются своего рода группами обязанностей, что, на первый взгляд, кажется дублированием. Это не совсем так. Дело в том, что при перечислении должностных обязанностей можно упустить некоторые моменты. Например, в должностной инструкции инженера по подготовке кадров в числе обязанностей может быть не указано, что он представляет руководству отчеты, сводки и другие документы по подготовке кадров, В то же время согласно должностной инструкции функцией этого специалиста является подготовка документации по подготовке кадров. При уклонении инженера по подготовке кадров от представления отчетов на рассмотрение руководства организации на том основании, что это не является его должностной обязанностью, следует напомнить ему о его функциях. Кстати, чаше всего определение в должностной инструкции функций работника является «подстраховкой» на случай неполного перечня должностных обязанностей. Вместо раздельного указания функций и должностных обязанностей в должностной инструкции можно использовать формулировку «Функциональные обязанности». 3. Должностные обязанности В настоящее время в качестве основы для разработки данного раздела используются квалификационные характеристики, утвержденные в составе соответствующих разделов Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, сборников квалификационных характеристик должностей отдельных отраслей, утвержденных Минздравсоцразвития России и Минтрудом России. Типовые должностные обязанности определяются на основе раздела «Должностные обязанности квалификационных характеристик», развиваются и дополняются с учетом профиля деятельности организации, результатов распределения обязанностей между работниками. С 2015 года в качестве основы для разработки должностных инструкций применяются соответствующие разделы профессиональных стандартов, которые должны быть разработаны и утверждены в соответствии с Указом Президента РФ от 07.05.2012 № 507 - «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики». Профессиональный стандарт - это документ, определяющий требования к квалификации работника в целях осуществления его профессиональной деятельности. 5 Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов установлен Правительством РФ. В соответствии с новыми нормами Трудового кодекса РФ профессиональные стандарты применяются наряду с Единым тарифноквалификационным справочником работ и профессий рабочих, Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих. Должностные обязанности должностной инструкции увязываются с основными задачами и функциями структурного под разделения, в состав которого входит работник, в этом разделе могут быть указаны и обязанности, возлагаемые на работника в соответствии со сложившимся в структурном подразделении распределением обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководства организации. В этом разделе могут быть указаны и обязанности, возлагаемые на работника в соответствии со сложившимся в структурном подразделении распределением обязанностей, выполняемых подразделением по решению руководства организации. Возможно распределение обязанностей, содержащихся в одной квалификационной характеристике, между несколькими исполнителями. При сокращении численности персонала увеличении объема выполняемых работ и иных условиях обязанности, предусмотренные квалификационной характеристикой по одной должности, могул быть дополнены обязанностями, предусмотренными квалификационными характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию работ. При этом работы должны быть равными по сложности, и для их выполнения не должно требоваться другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. При подготовке в должностной инструкции раздела «Должностные обязанности» наиболее важным является исключение дублирования одних и тех же обязанностей. Для этого используются различные приемы. Одним из них является следующий способ. Составляется таблица по нижеприведенному образцу, в графе 1 указываются обязанности, а в графах под номерами 2-4, которые соответствуют разным должностям, проставляются знаки «Х» Это означает, что данный специалист выполняет определенную обязанность. Наличие в строке нескольких знаков «X» означает, что выполнение одной и той же обязанности возложено на нескольких работников. 6 7 Итак, согласно таблице мероприятия по снижению текучести кадров и улучшению трудовой дисциплины (строка 8) разрабатываются и инспектором по кадрам, и специалистом по кадрам. Исходя из этого, в должностных инструкциях этих работников можно либо закрепить совместные работы, либо разделить их (например, один организует разработку второй - принимает участие в разработке). Приведенный способ помогает не только при первоначальной разработке должностных инструкций, Так, в должностные инструкции время от времени вносятся изменения и зачастую именно они являются причиной дублирования обязанностей. Посредством данного способа можно проанализировать измененные и дополненные инструкции и устранить имеющиеся в них недостатки и, соответственно, рационально распределить обязанности. Одним из самых трудоемких способов формирования перечня должностных обязанностей является составление карт должностных (функциональных) обязанностей. Чаще всего используют следующую форму: Составление карты должностных (функциональных) обязанностей осуществляется по специально разработанным методикам. При подготовке раздела «Должностные обязанности» могут быть использованы и иные способы. Как показывает опыт, эффективным является использование должностных инструкций-методик, т.е. инструкций, в которых должностные обязанности расписаны «по шагам». Такие инструкции помогают вновь принятым на работу быстрее освоиться с принципами работы организации, а молодым работникам - надлежащим образом исполнять свои должностные обязанности, о которых они знают только в теории. 4. Взаимоотношения (служебные связи) Наличие в должностной инструкции данного раздела не является обязательным - все зависит от кадровой и документационной политики 8 организации. Обычно служебные связи детально расписываются в положениях о подразделениях, а в должностной инструкции делается отсылка к соответствующему положению. Например: «Специалист по кадрам» по вопросам своей деятельности взаимодействует с работниками других подразделений в порядке, установленном Положением об отделе кадров. При определении служебных связей в должностной инструкции следует быть аккуратным. Особенно это касается должностных инструкций специалистов и других служащих. Рассмотрим такой пример. Инспектору но кадрам необходимо получить бланки, бумагу и иные канцелярские принадлежности. По общей схеме взаимодействия подразделений отдел кадров обращается в хозяйственный отдел с соответствующей заявкой. Однако это на уровне подразделений и их руководства. А может ли специалист сам обратиться к начальнику хозяйственного отдела? Нужно ли для этого согласование с начальником отдела кадров? Одно дело хозяйственный отдел, другое дело, например, финансовый отдел. Может ли специалист отдела кадров по запросу специалиста финансового отдела предоставить определенную информацию без согласования с руководителями этих подразделений? Формулировки служебных связей в должностной инструкции должны быть предельно четкими и не вызывать таких вопросов. Как правило, взаимоотношения расписываются по форме: «получает информацию и документацию - предоставляет информацию и документацию» или «получение – предоставление», или «входные связи выходные связи» и т.п. Получение Предоставление или: Допускается изображать служебные связи таблицами. Например: 9 Если раздел разрабатывается в виде таблицы, можно предусмотреть более сложную, но зато очень эффективную форму, которая наряду с перечисленными сведениями может содержать сроки, отведенные на выполнение работ по служебным связям, порядок согласования определенных действий со своим руководством (если это специалисты или другие служащие). Наряду с такими формами взаимодействия, как получение и предоставление (передача) информации и документации, можно указать и выполнение совместных работ (разработку планов, отчетов и пр.). Например: Если в должностной инструкции вместо перечня должностных обязанностей используется карта должностных (функциональных) обязанностей, то служебные связи (взаимоотношения) не расписываются. Сложные схемы взаимоотношений (служебных связей) можно оформлять в виде отдельных приложений. 10