Оформление организационно-распорядительных документов

Лекция 2. Тема: Оформление организационно-распорядительных документов. 1. Оформление переменных реквизитов организационно-распорядительных документов. Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации. В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами. Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации: • положения о документообороте; • инструкции; • правила; • регламенты. Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов. Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо: • в целях обеспечения юридической силы документа; • для оперативной обработки документа; • для оперативного поиска документа; • для создания условий работы с использованием оргтехники. Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид. 2. Основные требования к составлению текстов. 3. Унификация текстов документов. Формы унифицированных текстов.  Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач. Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: • государственные стандарты (ГОСТ); • отраслевые стандарты (ОСТ); • республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. 4. Порядок согласования, подписания, утверждения документов. Утвержденный порядок согласования документов в организации позволяет не только упорядочить документооборот, но и существенно повысить качество принимаемых на предприятии экономических, организационных и управленческих решений. Любое использование материалов допускается только при наличии гиперссылки. Процедура согласования документа — это подтверждение его необходимости, а также юридической, финансовой, экономической, технологической и методологической актуальности. Согласующие подписи, поставленные ответственными специалистами в своих областях, позволяют свести к минимуму принятие неверных и неграмотных решений, обеспечивают обязательность исполнения положений документа.  5. Удостоверение документов. Удостоверение документов является формой выражения ответственности за их содержание и законность. Основными способами удостоверения документов является подписание, утверждение и проставление печати. Подписание Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются руководящими работниками организаций в соответствии с их компетенцией, установленной правовыми актами. Документы подписываются: - все распорядительные документы организации и документы, направляемые в вышестоящие органы, - руководителем организации, а в его отсутствие (отпуск, длительная командировка, болезнь) - заместителем, исполняющим его обязанности; - направляемые в министерства, ведомства, другие организации от имени организации, - руководителем организации или его заместителями в соответствии с распределением обязанностей; направляемые от имени служб и отделов (в соответствии с положениями о них) - начальниками (в отсутствие начальников - заместителями начальников) служб. - внутренние (не выходящие за пределы организаций) документы - доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые вопросы не выходят за пределы его полномочий. Задание: 1. Записать реквизиты, обеспечивающие юридическую силу документированной информации. 2. Тесты (В тесте необходимо выбрать правильный ответ (их может быть несколько) или указать последовательность объектов). 1.Документ – это:  1. Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. 2. Носитель информации, используемой в целях регулирования социальных отношений. 3. Информация, зафиксированная любым способом на любом носителе. 2.Подлинник документа – это:  1. Первый или единственный экземпляр документа. 2. Экземпляр документа, с которого снята копия. 3.Юридическая сила документа – это:  1. Особенности внешнего оформления документа. 2. Свидетельство наличия в документе положений нормативного характера. 3. Способность документа порождать определенные правовые последствия. 4. Имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсимильной связи?  1. Да. 2. Да, по соглашению сторон информационного обмена. 3. Нет. 5.Какие реквизиты включаются в бланк письма?  1. Место составления или издания документа. 2. Заголовок к тексту. 3. Наименование организации. 4. Товарный знак (знак обслуживания). 5. Наименование вида документа. 6. Адресат. 7. Справочные данные об организации.