Области применения кадрового аудита

Области применения кадрового аудита ПЛАН: 1. Аудит персонала. 2. Аудит процесса. 3. Аудит структуры. 4. Виды аудиторских проверок. 5. Проверяемые документы. Задачи кадрового аудита структурированы в три основные области: 1. Персонал – качество, численность, распределение внутри предприятия, наличие кадрового резерва, качество резерва. 2. Процессы – управленческие и кадровые, их соответствие стратегическим целям и задачам предприятия, технологическому уровню. 3. Структуры – эффективность организационной структуры, ее адекватность реализуемым процессам. Аудит персонала. Как показывает практика, больше уделяется внимание изучению персонала и процессов. Для аудита персонала применяется система показателей, отражающая различные стороны трудового потенциала предприятия. К ним относятся: − анализ списочного состава работников по социально-демографическим характеристикам; − анализ структуры кадрового состава по психологическим характеристикам; − оценку укомплектованности кадрового состава в целом и по уровням управления, включая оценку обеспеченности персоналом технологического процесса; − оценку соответствия образовательного и профессионально-квалификационного уровня персонала, степени его подготовленности требованиям производственной деятельности; − анализ структуры кадрового состава на соответствие требованиям технологии и классификатору должностей; − проверку и анализ данных об использовании рабочего времени; − оценку текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики причин движения работников, анализ потоков перемещений внутри предприятия, состояния дисциплины труда; − определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом; − исследование социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.); − сбор и анализ данных об уровне санитарно-гигиенических производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, мест общественного питания); − диагностику управленческого, инновационного потенциала персонала предприятия, его способности к обучению. Оценка состояния предприятия на рынке труда проводится по следующим направлениям: − анализ факторов внутренней и внешней среды, влияющих на аудит персонала предприятия (природные факторы, демографические факторы, научно-технические факторы, экономические факторы, политические факторы, международные факторы, миссия, цели, производственные факторы, маркетинг, технология, ресурсы, культура организации, финансовое управление, общее управление); − аудит организационно структуры управления (выбор организационной структуры управления и ее взаимосвязь со стратегией организации; делегирование полномочий, сотрудничество между подразделениями, сотрудничество с поставщиками и партнерами); − квалификационный потенциал (образование, профессиональная подготовка, производственный опыт, квалификация, трудовые навыки и умения, трудовая активность, трудовая мобильность, научная подготовка); − интеллектуальный потенциал (познавательные способности; аналитическое мышление; способность оценивать ситуацию; способность принимать правильные решения); − инновационный потенциал (креативные способности, потребности и способности к самореализации; инициативность, способность к восприятию новой информации, способность накапливать профессиональные знания, способность к выдвижению новых конкурентоспособных идей, способность к решению нестандартных заданий; − культурно-моральный потенциал (моральные ориентиры, общая культура личности, социальные нормы, организационная культура); − физический потенциал (состояние здоровья, работоспособность, выносливость); − мотивационный потенциал (отношение к труду, способность профессионального роста, определение внутренних мотивов работника); − социально-психологический потенциал (активность; энергичность; коммуникабельность; дисциплинированность; уровень ответственности; предприимчивость). Оценка проводится по следующим показателям: 1. численность персонала; 2. возрастной состав и структура персонала; 3. квалификационный состав и его структура; 4. показатели движения персонала; 5. эффективность труда (производительность труда, прибыль на одного работника, удельный вес оплаты труда в себестоимости, трудоемкость продукции, фондовооруженность труда); 6. использование рабочего времени (фактически отработанное время, максимально возможный фонд рабочего времени, табельный фонд времени, неявки на работу, простои, среднее количество часов работы одного работника); 7. затраты на персонал и другие показатели. Аудит процесса. Аудит функций управления персоналом проводился по следующим направлениям: − учет, планирование и прогнозирование работы с персоналом; − привлечение (рекрутинг) и наем персонала; − мотивация и стимулирование деловой активности; − оптимизация трудовых отношений и условий труда; − развитие персонала, управление карьерой и высвобождение работников; − информационное обеспечение УП (правовое, консультационное). Аудит качества линейного управленческого воздействия проводился с целью оценки его эффективности, оперативности и гибкости. При этом оцениваются линейные управленческие воздействия, то есть обязательные для выполнения и функциональные (рекомендательные) управленческие воздействия. Наряду с этим целесообразно оценить эффективность основных методов управленческого воздействия – убеждение, внушение, принуждение, поощрение, наказание. Аудит подразделения по управлению персоналом был проведен с целью анализа кадровой политики предприятия, гибкости и адаптивности данного подразделения, уровня квалификации работников данного подразделения, оценки эффективности его деятельности. Аудит ресурсного обеспечения управления персоналом включал следующие направления: − аудит нормативно-правовой базы управления персоналом: деятельность предприятия на основе соответствующих законодательных, нормативно-правовых и научнометодических документов (правил, положений, норм, инструкций, рекомендаций, характеристик и т. д.); − аудит информационной базы управления персоналом: анализ совокупности способов, приемов и методов поиска, сохранения, обработки, передачи и использования кадровой информации; − аудит кадрового обеспечения управления персоналом: анализ деятельности линейных и функциональных руководителей всех уровней управления, службы персонала и работников других производственных и функциональных подразделений, которые обеспечивают руководителей необходимой для управления персоналом информацией и выполняют обслуживающие функции; − аудит материально-технического обеспечения управления персоналом: контроль использования современных средств вычислительной техники, оргтехники и полиграфии; − аудит финансового обеспечения управления персоналом: достаточность и соответствие денежных средств, которые направляются на финансирование деятельности в области менеджмента персонала. Аудит структуры. Аудит структуры компании позволяет выявить существенные проблемы, влияющие на эффективность функционирования: - господство структуры над функцией - если выявляется подструктура, которая не выполняет существенных для деятельности организаций функций или не имеет ни внутри, ни внеорганизационного потребителя своих услуг; - бюрократизация - если выявляется такая структура или функция, деятельность которой не регламентирована требованиями технологии и корпоративной культуры, а осуществляется в соответствии с индивидуальными предпочтениями и целями работающих в ней сотрудников; - стагнация - потеря организационной структурой гибкости, может быть диагносцирована, если организационная структура не изменялась длительное время, несмотря на изменение деятельности, персонала, внешней среды; - дублирование организационного порядка - выявление участка технологии или функции, которая повторяется и осуществляется несколькими подразделениями одновременно. Вторым аспектом дублирования организационного порядка может быть ситуация, когда функция, нормированная, заданная технологией и не требующая сознательного регулирования, вменяется в обязанность, например, одному из руководителей. Виды аудиторских проверок. По всем этим направлениям кадровая служба аудита может проводить как плановые, так и внеплановые проверки на предприятии. Плановые проверки проводит руководитель службы по плану. Внеплановые проверки проводятся при смене руководителя в кадровой службе. Проводится она при инициативе руководителя, при нарушении внутренних правил, инструкций, положений. Аудит может быть: - тематический – по узконаправленной теме; - операционный – аудит бизнес-процесса; - аудит на соответствие; - финансовый аудит (или аудит финансовой отчетности); - системно-ориентированный аудит. Проверяемые документы. Перечислим обязательные документы. 1. Трудовые договоры, заключаемые в письменной форме и составляемые в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя.). 2. Графики отпусков. Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. 3. Штатное расписание. Его форма (Т-3) унифицирована. 4. Трудовые книжки. Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатель ведет трудовую книжку на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для индивида основной. В трудовую книжку вносят сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, об увольнении, основаниях прекращения трудового договора и награждениях за успехи. 5. Табели учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13). Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. 6. Личные карточки (форма Т-2). С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. 7. Приказы по личному составу: – о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а); – о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а); – о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а); – о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а); – о поощрении (формы Т-11, Т-11а); – о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а). Данные унифицированные формы должны применять все организации, действующие на территории РФ, не зависимо от формы собственности. 8. Личные дела работников. 9. Локальные нормативные акты. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством. ПРОВЕРЬ СЕБЯ: 1. Основные области кадрового аудита? 2. Каковы основные показатели, применяемы для аудита персонала? 3. Что позволяет выявить аудит структуры компании? 4. Каковы основные документы, проверяемые при аудите персонала?