О конструировании современного бухучета. Первичные бухгалтерские документы

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ ОСНОВЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА КУРСК СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛ 1. О КОНСТРУИРОВАНИИ СОВРЕМЕННОГО БУХУЧЕТА И БИОЛОГИИ ... 3 РАЗДЕЛ 2. ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ ................................ 15 Глава 2.1. Первичные документы при операциях по расчетному счету .... 15 Глава 2.2. Первичные документы при работе с подотчетниками ............. 31 Глава 2.3. Первичные документы для оформления прихода материальных ценностей ..................................................................... 38 Глава 2.4. Первичные документы по оприходованию основных средств .. 42 Глава 2.5. Первичные документы по о приходованию нематериальных активов............................................................................................... 47 Глава 2.6. Стоимость НДС при приобретении материальных ценностей ... 50 Глава 2.7. Закупка и оприходование товара предприятиями торговли..... 50 Глава 2.8. Расчеты с продавцом наличными деньгами............................ 52 Глава 2.9. Передача материалов в эксплуатацию................................... 54 Глава 2.10. Амортизация основных средств и нематериальных активов .. 60 Глава 2.11. Стоимость НДС к возмещению из бюджета........................... 65 Глава 2.12. Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы................................................................................ 66 Глава 2.13. Расчет страховых взносов в государственные внебюджетные фонды.......................................................................... 69 Глава 2.14. Первичные документы для начисления налогов ................... 70 Глава 2.15. Расчет себестоимости изготовленной продукции .................. 71 Глава 2.16. Продажи............................................................................ 71 Глава 2.17. Стоимость НДС при реализации материальных ценностей..... 74 Глава 2.18. Движение стоимости .......................................................... 75 Глава 2.19. Первичные документы из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации ................................................ 76 РАЗДЕЛ 1. О КОНСТРУИРОВАНИИ СОВРЕМЕННОГО БУХУЧЕТА И БИОЛОГИИ В курсе «Начала бухгалтерского учета» мы усвоили некоторый объем знаний по бухгалтерскому учету. Этот объем знаний настолько велик, что позволяет приступить к изучению бухгалтерского учета с самого начала, то есть с первичных бухгалтерских документов. Но прежде, чем мы начнем изучать первичные документы, давайте отойдем от бухгалтерского учета и поговорим о других проблемах, которые, на первый взгляд, никак не связаны с обучением бухучету. И тем не менее... О том, что вести на всех предприятиях России одинаковый бухгалтерский учет так же бессмысленно, как одеть всех мужчин в одинаковые костюмы, мы уже говорили. Мы так же говорили и о том, что на предприятиях должны работать не те бухгалтеры, которые умеют вести бухучет, а те, которые умеют его конструировать под конкретные нужды своего предприятия. А каким должен быть сконструи сконструированный бухгал бухгалтерский учет? Прежде всего, он должен быть современным. Но что такое – современный бухгалтерский учет? Казалось бы, ответ напрашивается сам собой – тот бухгалтерский учет, который сложился в наиболее развитых странах на сегодняшний день. Но так ли это на самом деле? Сравним два автомобиля, наш отечественный, который сегодня сошел с конвейера, и «Мерседес», который произвели шесть лет назад. Какой из этих двух автомобилей можно назвать более современным? К сожалению, нам как россиянам приходится признать, что наш отечественный автомобиль нельзя признать современным, даже если он сошел с конвейера три часа назад, по той простой причине, что он не отвечает современным требованиям пользователей. Тот же самый вопрос можно задать относительно бухгалтерского учета. Какой бухучет необходимо признать современным, который сегодня ведется на предприятиях наиболее развитых стран или тот, который должен отвечать современным требованиям его пользователей? Конечно, последний. 3 У многих наших студентов после такого заявления возникает вопрос: а что бухгалтерский учет, который ведется сегодня в наиболее развитых странах, не отвечает требованиям сегодняшнего дня? К сожалению, да. Сразу поверить в такое заявление очень трудно. Ведь все познается в сравнении. Несколько лет назад, не имея возможности сесть за руль «Мерседеса», «Ауди», «Вольво», мы считали, что наши «Жигули» и «Волга» очень хорошие машины. Только когда мы познакомились по-настоящему с современными автомобилями, мы узнали разницу, существующую между ними: когда ты едешь на нашем автомобиле, ты просто едешь и в лучшем случае не ломаешься. Когда ты едешь за рулем иномарки, ты получаешь наслаждение от этого процесса. Обратимся теперь к бухгалтерскому учету. Второй уровень работы бухгалтера можно назвать УРОВНЕМ БЕЗОПАСНОСТИ, потому что на этом уровне бухучет перестает представлять опасность для предприятия, его директора и бухгалтера и, значит, перестает быть врагом. Бухгалтерия, работающая на втором уровне, умеет вести бухучет так, что ни одна налоговая инспекция не может предъявить ей ни одного серьезного замечания и, тем более, не может выставить штраф. Подняв бухгалтерский учет до 2-го уровня, предприятие переводит дух от всякого рода битв и сражений, а его руководство испытывает от этого огромное удовлетворение. Но будем ли мы считать хорошим автомобиль, только потому, что он перестал взрываться во время езды? Вряд ли. Хороший автомобиль не тот, в котором нет серьезных недостатков, а тот, который имеет много достоинств. То же самое относится и к бухгалтерскому учету. Можно ли считать современным бухучет только потому, что он перестал угрожать предприятию огромными штрафами? На втором уровне бухгалтерского учета предприятие избавилось от конфликтов с налоговой инспекцией, но ведь всех своих проблем оно не решило. Остается еще масса других трудностей: на одних предприятиях процветает воровство, на других – пьянство, на третьих – слишком маленький уровень доходов, на четвертых – склады забиты готовой продукцией, и предприятие никак не может ее продать. Можно ли считать современным бухгалтерским учетом тот учет, который никак не помогает руководству предприятия решить все эти проблемы? Вряд ли. Рассмотрим другую проблему. Представим себе, что перед нами находятся два объекта: работающий завод и работающий автомобиль. Теперь представим, что и тот, и другой начали барахлить, и их работа прекратилась. Предположим, что и директор завода, и водитель автомобиля захотели устранить поломку и заставить свои объекты снова работать. Что мы скажем о водителе, который после аварии возьмет в руки баланс своего автомобиля и начнет анализировать, сколько стоит каждая деталь, имеющаяся в машине, и за счет каких источников она была приобретена? Согласитесь, что в этом случае знание того, что карбюратор стоит 1 000 рублей, и что он был получен в качестве взноса в уставный капитал предприятия, никак не помогут отремонтировать остановившийся автомобиль. Но почему мы надеемся, что директору завода эти же самые знания, взятые из бухгалтерии, помогут вывести завод из кризисного положения? Можно ли назвать бухгалтерский учет современным, если он предоставляет директору предприятия (главному пользователю) бесполезную информацию? Вряд ли. Так какой же бухучет можно назвать современным? Конечно, тот, который отвечает современным требованиям предприятия, современным требованиям производства. Как должен работать такой бухучет и как его можно сконструировать? Для ответов на эти вопросы мы обратились за помощью к биологии. Чтобы вы не подумали о нас плохо, сразу скажем, что использовать биологию в качестве своего помощника первыми придумали не мы. Сначала до этого додумался Норберт Винер – создатель кибернетики. Именно кибернетики создали в своей науке новый раздел, который занимается изучением устройства и работы живых организмов. Назвали этот раздел бионикой. Зачем кибернетикам нужно знать, как работают глаза, уши или нервы у какой-нибудь стрекозы? А затем, чтобы принципы устройства и работы этих органов можно было применить при конструировании компьютеров и других «умных» машин. Эта мысль – учиться у природы, понравилась не только кибернетикам. Поэтому вслед за бионикой на свет появились такие научные направления, как биоэлектроника, биокоммуникация, биомеханика и т. д. А мы решили использовать знания биологии в бухучете. Чем же нам может помочь биология? Прежде всего, она расскажет нам о том, как устроена и работает нервная система живых организмов. Нервная система человека фиксирует все, что происходит внутри его организма. Затем, собрав информацию, она принимает решения и управляет каждым движением организма. Но ведь бухучет должен делать то же самое! Только внутри организма предприятия, а не человека. Ни один инженер еще не создал систему управления более совершенную, чем нервная система человека. Так почему бы, в таком случае, не скопировать принципы работы именно этой нервной системы при организации бухучета. Вот мы и решили скопировать. Мы знаем, что некоторые люди живут на этом свете более ста лет. Не меньший срок жизни будет отпущен и вашему предприятию, если у вас все будет в порядке с его нервной системой и, в частности, с бухгалтерским учетом. Кто-то из вас может спросить: а что нервная система предприятия состоит только из бухгалтерского учета? Разве никаких других разделов нервной системы, никаких других органов чувств, кроме бухучета, не должно существовать? Конечно, должны существовать! И если вы хотите стать преуспевающим бизнесменом, то должны вырастить такую фирму, у которой бы были все органы чувств и все отделы нервной системы, а не только бухгалтерский учет. Но удастся вам это сделать только в одном случае, если вы начнете использовать в своей работе принципы бионики. То есть будете изучать устройство и работу живых организмов, а затем 4 переносить эти принципы на устройство и работу вашей фирмы. Люди, животные, птицы – это все живые организмы. Действующее предприятие – это тоже живой организм. А раз так, то значит, принципы работы этого организма должны быть такими же, как у людей, животных и птиц. Как работает организм человека, животного, птицы нам более-менее известно. Теперь, если мы хотим создать хорошее предприятие, нам надо заставить его работать точно так, как работает организм человека, животного или птицы. Начнем сравнивать организм предприятия с организмом животного. Прежде всего, скажем о том, что предприятие может иметь в своем распоряжении какие-то здания, сооружения, склады, площадки и другие места, на которых могут располагаться его средства труда (станки, машины, механизмы, оборудование и т. д.), а также людей, работающих на данное предприятие. Все места, на которых предприятие размещает свои средства труда или людей, работающих на данное предприятие, мы будем считать скелетом организации, к которому прикреплены и на котором держатся различные органы (сердце, почки, печень, мышцы и т. д.). Если таких мест у предприятия много, то мы можем считать его животным с крупным телосложением. Ну, скажем, слоном или гиппопотамом. Если таких мест у него совсем чуть-чуть, то мы можем считать его муравьем. Основные средства (станки, машины, компьютеры и т. д.) и некоторые другие активы мы можем считать органами, находящимися внутри организма предприятия. Одни из них очень важные, как, скажем, сердце, печень, почки и т. д. Другие менее значимы, как, скажем, палец на руке или ноге у человека. Третьи совсем малозначительны, как, скажем, волосы или ногти. А четвертые вообще как бы и не являются частью организма. Скажем, ракушка, в которой поселился рак отшельник. Без ракушки он жить не может, потому что его тут же съедят, но в то же время он спокойно может забросить эту ракушку и перебраться в другую. К этой же группе можно отнести кокон гусеницы, соты у пчел и т. д. Это даже не часть организма, а дополнение к нему. Как определить, какой актив каким органом является, мы будем говорить позже и в других курсах. Сейчас же мы пойдем дальше. Среди животных есть такие, которые никакой продукции не производят и не продают 5 ее. Назовем их некоммерческими животными. Например, обезьяны, лазающие по джунглям, или львы, бродящие по саванне. Среди организаций тоже есть такие, которые не производят продукцию и не зарабатывают деньги (прибыль). Назовем их общественными или некоммерческими организациями. Среди животных есть и такие, которые вырабатывают продукцию (коровы – молоко, куры – яйца, овцы – шерсть). Эту продукцию животные отдают своему хозяину и за это получают от него корм, место для проживания, уход, заботу и т. д. Такой обмен – это уже торговля, это уже коммерция, следовательно, такие животные могут называться коммерческими. Лошадь не производит продукцию, но зато она тащит телегу с грузом, везет на себе седока или пашет землю. Собака не производит продукцию, зато она охраняет хозяина или помогает ему охотиться. Другими словами, они оказывают услуги (выполняют работу) и за это им тоже платят кормом, жилищем, уходом и заботой. Это тоже коммерческие животные. Предприятие – это животное, которое человек вырастил для себя, надеясь на то, что оно принесет ему прибыль. Когда учредители решают вопрос о том, какое предприятие они хотят создать, то они, по сути, решают вопрос о том, какое домашнее, а точнее служебное, животное они хотят вырастить. То ли это должен быть слон, который будет перетаскивать бревна в джунглях, то ли это должна быть быстрокрылая птичка, которая будет порхать по заданному маршруту и переносить с собой почтовую корреспонденцию, то ли это будет аист, который будет разносить новорожденных малышей к их родителям. Исходя из этого, создатели предприятия (учредители) решают, какими внутренними органами и какими частями тела должно обладать их предприятие. Решив этот вопрос, они и начинают наделять вновь создаваемое предприятие теми внутренними органами (печень, сердце, селезенка, мозг) и теми частями тела (ноги скакуна, хобот слона, шея жирафа, сумка кенгуру, зоб пеликана), которые ему потребуются для успешного выполнения служебных обязанностей. Этими внутренними органами и частями тела, как мы уже сказали, будут являться: основные средства (станки, компьютеры и т. д.) и все прочие активы, которые входят в уставный капитал предприятия. Если учредители забудут или не смогут дать рождающемуся предприятию какой-то важный орган, то предприятие начнет потихоньку чахнуть или вообще умрет. Сразу после своего рождения любой живой организм должен начать питаться. Поэтому и предприятие после своего рождения получает от своих творцов (учредителей) некоторый запас продуктов питания. В него входят: деньги, материалы и некоторые другие вещи, которые вносят учредители в уставный капитал вновь создаваемого предприятия. Энергии (то есть стоимости) в этих продуктах питания должно быть достаточно, чтобы предприятие встало на ноги, окрепло и начало работать, зарабатывая себе тем самым новые продукты питания. Если же калорий (стоимости) в пище не хватит, то предприятию не хватит сил подняться на ноги и начать плодотворно работать. Оно зачахнет, не успев встать на ноги. Но вы можете сказать, что одними калориями (одной стоимостью) нельзя оценивать качество тех продуктов, которые дают новорожденному. Если они дадут только что родившемуся малышу трудноперевариваемую пищу, то желудок может не справиться с ней и новорожденный умрет, так и не начав работать. А если он и не умрет, то вырастет таким хилым, что хорошей работы от него ждать не придется. Все правильно. Мы с этим не спорим. Поэтому учредители должны думать, из каких «продуктов питания» они должны сформировать уставный капитал своего предприятия. Если все условия при рождении предприятия будут выполнены, то это еще не значит, что веселый и крепкий малыш вырастет в огромного богатыря. Каждый день будет грозить ему болезнями. Если случайно подхваченный легкий кашель не будет тут же вылечен, то он может перерасти в туберкулез, и начавшее было мужать предприятие скончается, не дожив до своей зрелости. Очень грустная история. А чтобы она не произошла, у предприятия обязательно должен быть мозг, управляющий всеми его движениями и поступками, а в подчинении у мозга должны быть органы чувств (глаза, которые видят; уши, которые слышат; нервы, которые передают сигнал от уставшей мышцы или боль от больного зуба и т. д.). Если бы мозг не получал информацию от этих органов чувств, то никогда не смог бы принимать никаких решений. Одним из органов чувств в организме предприятия является бухгалтерский учет, который следит за тем, какие продукты питания попадают в организм, какова их стоимость (энергетическая ценность), сколько калорий (стоимости) предприятие потратило в процессе производства продукции, и за какую цену надо продать выработанную продукцию (выполненную работу), чтобы закупить для предприятия новые продукты питания. В случае какого-то сбоя (съедена отравленная пища, застужена почка), нервная система передаст в мозг предприятия сигнал об этой болезни, и мозг постарается найти способ лечения своего организма. К сожалению, в реальной жизни на большинстве предприятий никаких органов чувств, кроме бухгалтерского учета, практически никогда не бывает. Да и бухучет зачастую организован настолько слабо, что органом чувств его назвать очень трудно. Так что же делать? Ответ напрашивается сам собой: если вы хотите создать крепкое предприятие, которое растет и мужает день ото дня, то надо в обязательном порядке у этого предприятия создать все органы чувств, которые есть в организме настоящего животного. В этом случае оно будет все чувствовать, все видеть, все слышать, во всем ориентироваться и, естественно, достигнет огромных успехов. Представьте себе, что на арену ипподрома выехали жокеи на лошадях, у которых полностью потеряно зрение, слух, осязание и т. д. А теперь представьте, что среди них появился жокей на здоровой и сильной лошади. Кто выиграет это соревнование? Конечно, тот жокей, который сидит на здоровой лошади. Но ведь бизнес – это тоже соревнование, и тут тоже выигрывает наиболее здоровый и тренированный организм. Как же можно добиться идеальной работы бухгалтерского учета внутри организма предприятия? Ответ очень простой – его необходимо сконструировать настолько совершенным, чтобы он по своим возможностям не уступал нервной системе животного или даже человека. А как это сделать? Для достижения этой цели опять же нужно вернуться к биологии и вспомнить, как работает нервная система животного или человека. Вот и давайте вспоминать! 6 Итак, чем работа одних нервов в организме человека отличается от работы других нервов? Самое главное отличие заключается в том, что для каждого отдела нервной системы существует свой собственный раздражитель. Нервы данного отдела реагируют только на свой собственный раздражитель и не замечают тех раздражителей, на которые реагируют нервы других отделов нервной системы. Ну, скажем, если человека укусила оса, то его зубные нервы и не подумают реагировать на этот укус, потому что они реагируют только на нарушение зубного покрытия. В то же время зрительные нервы или слуховые нервы совсем не будут реагировать на то, что в зубе человека появился кариес. Каждый нерв можно сравнить со сторожем, на которого надели специальные очки. Через эти специальные очки нерв «видит» только то, что ему положено видеть. Зубной нерв «видит» только зубные дырки и реагирует только на них, обонятельные нервы «видят» только запах и реагируют только на него, осязательные нервы реагируют только на укол, удар, прикосновение, жару или холод. Почему все происходит именно так? Дело в том, что каждая чувствительная нервная клетка (нейрон) имеет несколько чувствительных отростков (дендритов). На каждом кончике дендрита находится белковая молекула. Белковая молекула представляет из себя клубок запутанных ниток (аминокислот). У каждого белка имеется свой раздражитель, который в случае попадания на белок заставляет клубок раскручиваться и вытягиваться в прямую нить. Клубок запутан таким образом, что влезть в него и ухватиться за конец нитки смогут только те раздражители, которые имеют определенный размер и определенную форму. Никакие другие раздражители этого сделать не смогут. Но так как нитки в клубке не простые, а заряжены электричеством, то при раскручивании клубка в них начинает течь электрический ток, который передается от чувствительного кончика нервной клетки внутрь самой нервной клетки (в тело нейрона), а из тела по передающему отростку (аксону) этот сигнал передается к думающим клеткам в нервный узел или мозг человека. Точно так же обстоит дело и с бухгалтерским учетом. На предприятие могут свалиться разные раздражители. Но только некоторые из них могут задеть бухгалтера за 7 живое и начать его раскручивать. Что же это за раздражители? Когда древние мыслители создавали бухгалтерский учет, то решили, что его нервы должны реагировать только на стоимость (на деньги) и ни на что иное. Если мы сказали, что любой нерв – это сторож в специальных очках, то можно сказать, что бухгалтерский нерв, это сторож в очках, через которые нельзя увидеть ничего кроме стоимости. Посмотрел бухгалтерский нерв на экскаватор без специальных очков и определил его вес, цвет, размер и многое другое. Но стоило ему надеть на себя специальные очки, как тут же это все пропало и осталось только одно – стоимость экскаватора – 300 000 рублей. Если на клумбе возле бухгалтерии расцвели красивые розы, а кладовщица на складе переложила телевизор с третьей полки на первую, то бухучет на это не прореагирует. Он этого просто не заметит. Но вот, если вдруг разобьется компьютер, то стоимость этого актива резко упадет до нуля и бухучет тут же отреагирует на такое изменение стоимости. Зачем же изобретатели бухучета так сильно заузили его зрение? Мы с вами хотим сконструировать зоркий бухучет. Чтобы увеличить его зоркость, мы должны потребовать от бухгалтерского мозга пропускать мимо себя любую информацию, поступающую от бухгалтерского ока, если она не касается стоимости активов или пассивов. Око может увидеть все: и то, что двери склада перекосились, и то, что подъемный кран синего цвета, и то, что экскаватор на гусеницах, а не на колесах, и то, что директор предприятия пришел на работу в новом костюме, и многое-многое другое. Но если мы хотим иметь очень зоркий бухучет, то должны заставить его отбросить всю лишнюю информацию, которая не касается стоимости. Стоимость, стоимость и еще раз стоимость! Вот круг его зрения! А хватит ли бухучету этого узкого зрения, чтобы он мог контролировать состояние здоровья у предприятия? В известной мере и да, и нет. Дело в том, что стоимость для организма предприятия – это все равно что температура для организма человека. 1. В подавляющем большинстве случаев резкое повышение температуры у человека говорит о том, что он заболел. В подавляющем большинстве случаев резкое повышение убытков у предприятия говорит о том, что оно заболело. 2. Тем не менее, человек может заболеть такими болезнями (иногда даже смертельными), при которых температура у него повышаться не будет (во всяком случае, на первом этапе болезни). Точно так же и предприятие может заболеть такими болезнями, при которых убыточность может не наблюдаться, но предприятие будет чахнуть до тех пор, пока не умрет. 3. Только по одной температуре врач не может определить, какая у человека болезнь. Для точного диагноза ему надо произвести дополнительный осмотр больного и, возможно, что этот осмотр выявит дополнительные признаки болезни – воспаление горла укажет на ангину, кашель укажет на бронхит или воспаление легких, боль в правой части живота укажет на аппендицит и т. д. Точно так же и менеджер предприятия не может определить по одним убыткам болезнь предприятия. Для точного диагноза ему надо произвести дополнительный осмотр. Вполне возможно, что даже при беглом внешнем осмотре предприятия у него можно заметить дополнительные признаки болезни. Например, при внешнем осмотре вы можете заметить тот факт, что на данном предприятии очень много прогульщиков, бракоделов, пьяниц, лентяев, нарушителей трудовой дисциплины и т. д. Эти дополнительные сведения могут вам помочь в определении болезни предприятия. И, тем не менее, если вы ориентируетесь только на показатели бухучета и внешний осмотр предприятия, то вы недалеко ушли от врача, у которого нет никакой медицинской аппаратуры, кроме обычного термометра. Врач ориентируется по одной температуре, а вы ориентируетесь по одной лишь стоимости. Сегодняшние врачи продвинулись гораздо дальше градусника, который измеряет одну лишь температуру. У них для определения болезни есть рентгеновские аппараты, УЗИ и другая техника. Сегодня преуспевающие бизнесмены должны продвинуться гораздо дальше бухучета, который измеряет одну лишь стоимость. Освоив бухучет, они должны затем перейти к такой науке, как финансовый анализ. Зачем он нужен? Затем, что кроме «температуры» и «артериального давления», которые показывает бухучет, им необходимо иметь и другие показатели состояния здоровья предприятия, полученные путем проведения глубоких «лабораторных» анализов. Только глубокие, многочисленные и разнообразные анализы могут обнаружить первые признаки коварных заболеваний. Только анализы позволят выявить те вирусы, которые поселились в организме предприятия. Каждый бизнесмен должен понимать, что после рождения ребенка и до той поры, пока его организм окончательно не сформируется, он находится под постоянным медицинским наблюдением. Каждый месяц или год проводится полное обследование ребенка. Да и взрослый человек должен время от времени проходить медицинскую комиссию или хотя бы флюорографическое обследование. Все это нужно для своевременного выявления болезни. О здоровье предприятия необходимо вспоминать не только «когда рак на горе свистнет», а думать о нем постоянно. Не стоит доказывать, что всегда лечить болезнь тем легче, чем раньше она обнаружена. Это как раз тот случай, когда попустительство и промедление смерти подобно. Осваивая умение делать финансовые анализы, бизнесмен начинает относиться к бухгалтерской отчетности не как к обязательному требованию финансовых органов, а как к медицинской карте предприятия. По ней он определяет общее самочувствие фирмы на данный момент, привыкает периодически производить диспансерный осмотр предприятия с целью предупреждения болезни, симптомы которой на первый взгляд не заметны. Этот осмотр позволит ему быть спокойным по поводу самочувствия фирмы или заметить заболевание на ранней стадии развития. Финансовый анализ учит тому, как можно предвидеть развитие ребенка (фирмы), какой он будет иметь рост и вес на рынке через определенное время, сколько денег научится зарабатывать сам и что будет требовать от своих родителей. Финансовый анализ позволяет рассмотреть отдельные внутренние органы предприятия, узнать, как определить состояние здоровья его сердца, желудка, легких. Однако правильные и всесторонние анализы только указывают на причины заболевания, но не лечат их. Для того чтобы от анализов перейти к лечению, необходимо освоить финансовый менеджмент. Но об этом 8 мы будем говорить позже, а сейчас вернемся к бухгалтерскому учету. На предшествующих страницах мы с вами разобрались с тем, как работает чувствительный нерв человека, а теперь давайте разберемся с тем, как работает чувствительный нерв бухгалтерского учета и как в нем возникает нервный сигнал? Оказывается все очень просто: в окружающем мире имеются какие-то раздражители (с их полным перечнем вы познакомитесь чуть позже), которые проникают в бухгалтерию и пытаются раскрутить бухгалтера, заставляя его выработать самый первый нервный сигнал. Бухгалтер реагирует на эти раздражители и выписывает ПЕРВИЧНЫЙ БУХГАЛТЕРСКИЙ ДОКУМЕНТ. Информация, внесенная в первичный бухгалтерский документ, и будет тем самым сигналом (той самой информацией), который пойдет от чувствительного нерва в нервный центр, где происходит обобщение полученной информации. Мы еще раз повторяем – самый первый нервный сигнал возникает в бухгалтерском учете при заполнении ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО ДОКУМЕНТА. Какими качествами должен обладать этот сигнал? Прежде всего, достоверностью и точностью. Если человека уколола игла в палец, то нервное окончание не должно передавать сигнал о том, что человеку огонь обжег пятку. Если до сознания человека будет доходить искаженная, неточная информация, то такой человек долго не проживет. Так как заполнение или составление ПЕРВИЧНОГО БУХГАЛТЕРСКОГО ДОКУМЕНТА есть не что иное, как выработка электрического сигнала нервным окончанием, то нам надо добиться, чтобы на этом этапе не происходило никакой ошибки. Документ должен со стопроцентной точностью ДОКАЗЫВАТЬ, что произошло именно это событие, а не какое-то другое. Кстати сказать, слово «документ» в переводе с латинского обозначает ДОКАЗАТЕЛЬСТВО. Так как от первичного документа требуется стопроцентная доказательность, то и заполняется он с повышенной тщательностью. Во-первых, согласно Закону РФ «О бухгалтерском учете» N 129-ФЗ от 21.11.96 года, первичные бухгалтерские документы оформляются на бланках 9 установленных государством, образцы которых печатаются в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если в альбоме не предусмотрена нужная форма, то предприятие само изготавливает первичный документ. Так, например, при закупках товаров на рынке или у частного лица предприятие должно составить акт закупки. Форма этого акта в альбоме не напечатана, поэтому предприятие составляет акт закупки самостоятельно. Каким должен быть самостоятельно составленный первичный бухгалтерский документ написано в статье 9 Закона «О бухгалтерском учете». Во-вторых, для дополнительной достоверности в первичном бухгалтерском документе расписываются сразу несколько человек. Кроме подписей лиц, составивших этот документ, на него ставится печать, чтобы в дальнейшем нельзя было подделать и исказить содержащуюся в нем информацию. Это мы разобрались с чувствительным нервом бухгалтерского учета. Как мы уже говорили, информация с чувствительных нервов передается в нервные центры. Что они из себя представляют в живом организме? Подавляющее большинство нервных центров находится в спинном мозге человека. Каждый нервный центр представляет собой некий узел, в котором собрано множество «думающих» нервных клеток. Всего лишь один нервный центр человека может включать в себя несколько тысяч «думающих» нервных клеток. Нервный центр получает информацию от чувствительных клеток (рецепторов), классифицирует ее, обобщает, складывает в единую картину и, если решение не очень важное, самостоятельно принимает решение, отдает приказ исполнительным нервам, которые, в свою очередь, заставят мышцы выполнить какие-то действия. Например, если вам становится холодно, то ваша кожа покрывается пупырышками, и вы начинаете дрожать. Если вам жарко, то, наоборот, ваша кожа начинает выделять пот, чтобы как-то охладить организм. И в том, и в другом случае вы не даете из своей головы осознанную команду. Кожа и мышцы управляются, в данном случае, не вашим сознанием (мозгом), а своим нервным центром. Нервный центр – это как бы примитивный заменитель мозга человека, который берет на себя решение очень узких задач, для того, чтобы освободить головной мозг от лишней работы. Но какую-то (наиболее важную) информацию нервный центр все равно передает в мозг и ждет, когда тот примет окончательное решение. Это мы говорим о человеке, а что же мы можем сказать о предприятии? А о предприятии мы можем сказать следующее: ежедневно на нем происходит большое количество разных изменений, и ежедневно бухгалтеры составляют большое количество первичных бухгалтерских документов. Затем информация с многочисленных первичных бухгалтерских документов переносится во вторичные бухгалтерские документы, которые называются РЕГИСТРАМИ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА. В регистрах вся информация регистрируется, классифицируется, обобщается и оценивается. РЕГИСТРЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА – это нервные центры предприятия, расположенные в его спинном мозге – в бухгалтерии. Большинство бухгалтеров используют в качестве РЕГИСТРОВ журналы-ордера или мемориальные ордера. Кроме них регистрами могут быть Т-образные счета и некоторые другие документы. Мы познакомим вас со всеми этими документами, но вам самим мы рекомендовали использовать для этих целей схему Аксенова. Статья 10 Закона «О бухгалтерском учете» снимает практически всякие ограничения с регистров бухгалтерского учета. Какие вы захотите завести себе регистры, такие и заведете. Как мы уже сказали, нервный центр принимает решения и отдает команды на их выполнение. Однако, для подстраховки обобщенную информацию он передает в головной мозг. Мозг может принять эту информацию, запомнить ее и согласиться с решением нервного центра. Но в каких-то случаях мозг может принять самостоятельное решение и отдать приказ на его выполнение нервному центру или сразу мышцам. Так же обстоят дела и в бухгалтерии. По каким-то вопросам она сама может принимать решение и сама отдавать распоряжения (такое решение можно назвать решением нервного центра), а по каким-то вопросам решения будут приниматься только головным мозгом, т. е. директором фирмы или даже советом директоров. На предприятии наиболее важная информация собирается в единое целое и в виде общей картины передается из регистров, являющихся вторичными бухгалтерскими документами, в третичные бухгалтерские документы, которые называются БУХГАЛТЕРСКОЙ ОТЧЕТНОСТЬЮ. Что относится к бухгалтерской отчетности написано в статье 13 Закона «О бухгалтерском учете». Не пугайтесь наших многочисленных ссылок на законы. Все эти вопросы (в том числе и требования основных законов) мы будем изучать с вами позже. Так как любая нервная клетка пропускает нервный сигнал (электрический ток) только в одну сторону, то мозг или нервный центр, приняв решение, не могут передать его назад по тем же самым клеткам, по которым получали информацию. Для передачи команд от нервного центра (или мозга) к мышцам человека применяется третий тип нервных клеток, который называется двигательным нервом. Для передачи команд из головного мозга в нервный центр применяются вставочные нервы, которые похожи на те же самые двигательные нервы. И те, и другие нервные клетки мы можем назвать «распорядительными» нервами. А что же на предприятии будет являться «распорядительной» нервной клеткой? А на предприятии для этих целей будут существовать организационно-распорядительные документы. С ними вы тоже познакомитесь чуть позже. В заполнении всех этих документов (первичных, регистров и отчетности) и заключается повседневная работа бухгалтера. Прежде, чем мы продолжим наш разговор о нервной системе предприятия, давайте сделаем небольшое отступление и поговорим вот о чем. Мы знаем, что подавляющее большинство наших учеников довольны тем, что мы пытаемся изобразить процессы, происходящие в бухучете, в виде знакомых и наглядных примеров – бочек, трубок, краников, перетекания воды, работы органов чувств и т. д. Это позволяет им наглядно представить, как происходит тот или иной процесс и правильно ориентироваться в происходящих событиях. Тем не менее, среди наших учеников есть и недовольные таким примитивизмом изложения. Они хотят, чтобы мы преподавали бухгалтерский учет так, как преподают его везде. То есть, чтобы разговор шел о дебете, кредите, мемориальном ордере, журнале- 10 ордере, накопительной ведомости и т. д., но не о животных и бочках. Особенно раздражает наша манера обучения тех, кто уже где-то изучал бухучет до нас и считает себя достаточно квалифицированным специалистом в этой области. Мы еще раз хотим повторить, что наше учебное заведение идет на детский примитивизм в изложении материала не потому, что любит такую манеру разговора и объяснений, а потому, что это жизненно необходимо для каждого из вас. До второго уровня бухгалтерского учета можно подняться и обычными методами обучения, потому что на этих уровнях достаточно ЗАПОМНИТЬ правила, по которым должен действовать бухгалтер. Ну, предположим, мы вам говорим, что в случае передачи денег из кассы предприятия в руки подотчетника вы должны сделать проводку: кредит 50 – дебет 71. Вы запоминаете это правило и в аналогичной ситуации каждый раз действуете именно так. Но на третьем и четвертом уровне подготовки бухгалтера, то есть на уровне управления капиталом, никаких правил (кроме самых общих) уже не существует. Здесь надо ДУМАТЬ И САМОСТОЯТЕЛЬНО НАХОДИТЬ РЕШЕНИЕ, а не руководствоваться правилами. Запоминание правил здесь является абсолютно пустой и ненужной вещью. На этом уровне работы вы должны оценить сложившуюся ситуацию, рассчитать развитие событий, спрогнозировать ход процесса и с максимальной точностью определить, какой результат у вас получится. Но чтобы это стало возможным, вы должны видеть процесс движения стоимости настолько отчетливо, насколько отчетливо вы видите перетекающую воду. Вы должны четко представлять и все другие, скрытые от обычного человеческого глаза, процессы. Вы должны уметь рисовать в своем воображении все скрытые процессы с максимальной точностью и яркостью. Именно для этого нам и нужны все эти бочки, трубки, нервы, глаза и уши. Впрочем, что там говорить об управлении капиталом, если и в обычном бухучете самые элементарные вещи не могут быть объяснены теми людьми, кто изучал бухучет по обычной методике. Рассмотрим самую элементарную ситуацию: слово ДОКУМЕНТ в переводе с латинского языка означает ДОКАЗАТЕЛЬСТВО. Исходя из этого, становится абсолютно ясно, 11 что первичный документ должен доказать, что на предприятии, действительно, произошло событие, в результате которого стоимость перетекла с одного места хранения в другое, и бухгалтер никого не собирался обманывать, когда отразил с помощью бухгалтерской проводки переход этой стоимости с одного счета на другой. Напоминаем, что проводки делаются во вторичных бухгалтерских документах, называемых регистрами (схема Аксенова, журналы-ордера, мемориальные ордера и т. д.). Поняв роль и задачу первичных документов, поняв, что только они доказывают факт свершившейся операции, мы можем сформулировать правило, согласно которому, бухгалтер имеет право делать бухгалтерскую проводку во вторичном документе (в регистре) только в том случае, если у него в руках есть первичный документ, документ подтверждающий факт свершившейся операции. Естественно, что при этом первичный документ должен быть правильно оформлен, иначе он не будет иметь юридической силы и не будет признан в качестве доказательства. Отсюда, вполне логично, вытекает еще одно правило: на каждую проводку должен существовать свой первичный документ. документ Одна проводка – один первичный документ. Но если вы пойдете по бухгалтерам со схемой Аксенова и над каждой стрелкойкорреспонденцией, обозначающей бухгалтерскую проводку, начнете подписывать название первичных документов, подтверждающих эту проводку, то обнаружите, что в одном случае бухгалтер делает проводку на основании сразу трех первичных документов, в другом случае – на основании двух, а в третьем случае он делает проводку, не имея под рукой ни одного первичного документа. Естественно, у вас возникнет вопрос, почему одну проводку должны подтверждать три первичных документа, а другую ни одного? Чем одна проводка отличается от другой? Ответ на этот легкий, мы бы сказали, детский и вполне логичный вопрос вы не найдете практически ни у одного бухгалтера и ни в одном техникуме или институте, где учат бухгалтеров. Мы имеем в виду внятный и логичный ответ, а не бормотание о том, что так принято в бухгалтерской практике, что так ведется испокон веков и т. д. Проблема состоит в том, что у нас в свое время все запоминали, что им говорили учителя и запомнили: на ту проводку нужно иметь вот такие-то первичные документы, а на эту – вот такие. Но при этом никто не подумал, а почему именно так? Может быть, это ввел Петр I? А, может, это вытекает из логики бухгалтерского учета? Почему должно быть именно так, а не иначе? Если мы сделаем по-другому, не будет ли это лучше? Мы могли бы привести еще целую кучу таких вот элементарных вопросов, ответ на которые найти практически невозможно. Но вместо этого мы лучше сформулируем самое главное правило бухучета: высокооплачиваемым бухгалтером становится не тот человек, который запомнил, как надо вести бухучет, а тот, кто понял, почему его надо вести именно так, а не иначе! иначе Высокооплачиваемый бухгалтер или финансовый директор – это не тот, кто имеет серьезное лицо и говорит исключительно серьезные вещи, не позволяя опускаться до детского примитивизма, а тот, для кого самые сложные вещи настолько просты, настолько доступны и понятны, что обращается он с ними играючи и с веселой улыбкой. Вот давайте этому и научимся! А теперь вернемся опять к бухучету и разберемся с тем, что является раздражителем. Давайте подумаем, какими основными характеристиками он обладает? Очевидно, раздражитель не создается органами чувств. На самом деле, он приходит в организм извне. Звук не создается ухом, он попадает в организм извне. Свет не создается глазом, он попадает в него извне. Он несет в себе элемент раздражения, то есть ОБЯЗАТЕЛЬНО заставляет рецептор отреагировать на себя. Не может быть такого, чтобы раздражитель попал на рецептор, а тот на него не отреагировал (если, конечно, рецептор не поврежден из-за болезни или какой-то другой причины). Раздражитель несет в себе информацию, то есть, он что-то сообщает нервной системе, а точнее, ее рецептору. Теперь разберемся с бухгалтерскими раздражителями. На что бухгалтер обязан отреагировать? Что он не может пропустить мимо своих ушей, если, конечно, не болен? Это, прежде всего, приказы и распоряжения вышестоящего начальства. Это документы, которые имеют юридическую силу и поэтому заставляют бухгалтера реагировать на себя. При этом и приказ директора, и другие документы должны рождаться не внутри бухгалтерии данного предприятия, а за ее пределами. Они должны приходить в бухгалтерию извне. Попав в руки бухгалтера (то есть к рецептору), приказ директора вызовет в нем раздражение, активизирует его и заставит создать нервный сигнал. Этот нервный сигнал и будет как раз ПЕРВИЧНЫМ БУХГАЛТЕРСКИМ ДОКУМЕНТОМ. Почему он называется первичным, понять нетрудно: потому что это самый ПЕРВЫЙ документ, который создается внутри бухгалтерии после того, как в нее попадает раздражитель. Информация с первичных документов переносится нервом (т. е. бухгалтером предприятия) во вторичные документы (регистры), которые являются не чем иным, как нервными узлами, и необходимы для того, чтобы произвести предварительную группировку информации. Затем информация из учетных регистров передается в мозг предприятия (на третичные (отчетные) документы). На отчетных документах вырисовывается обобщенный образ. Отчетные документы являются теми клетками мозга, которые воссоздают общую картину увиденного (услышанного, прочувствованного). Заметьте, – воссоздают общую картину, но не анализируют ее! И первичные документы, и учетные регистры в виде журналов-ордеров или мемориальных ордеров, и отчетные документы были разработаны государством, поэтому отражают, прежде всего, те вопросы, которые интересуют государство. Создав для предприятия рецепторы, нервные узлы и мозг, создав принципы работы всей нервной системы, государство, по сути, заставило предприятие смотреть на мир глазами государства и думать мыслями государства. Так как интересы государства и предприятия разные, то оказалось, что сегодняшние регистры, рекомендованные государством, не отвечают требованиям предприятия и не пригодны для принятия правильных управленческих решений. Практически все солидные иностранные фирмы, которые выкупили контрольные пакеты акций российских предприятий, ведут на них вторую 12 бухгалтерию. Первая бухгалтерия продолжает делать бухучет для государства, а вторая бухгалтерия делает бухгалтерский учет для владельцев фирмы и ее менеджеров. Две бухгалтерии – это в два раза больше людей, это дополнительные денежные расходы, и поэтому не всякое предприятие может их осилить. Так как же быть? Закон «О бухгалтерском учете» разрешает предприятию отказаться от мемориальных ордеров или журналов-ордеров, заменив их на тот регистр бухгалтерского учета, который оно разработает самостоятельно и который больше всего ему подойдет (скажем, схема Аксенова). Но мы рекомендуем своим ученикам вести на своих предприятиях, если они относятся к малым или средним предприятиям, два регистра – схему Аксенова и мемориальные ордера (о них мы расскажем чуть позже). Дело в том, что схема Аксенова позволяет увидеть то, что нельзя увидеть в журналах-ордерах и мемориальных ордерах. Она позволяет сделать такие глубокие анализы, которые невозможно сделать с помощью других документов и даже компьютера. Но если вы будете пользоваться только схемой Аксенова, то ею же воспользуются и работники налоговой инспекции, и все остальные заинтересованные лица. Зачем же вам показывать налоговой инспекции и другим посторонним лицам свои самые укромные уголки? Поэтому, будет лучше, если схему Аксенова вы будете вести каждый месяц в качестве основного регистра. Вместе с ней вы будете вести шахматную и оборотную ведомости, о которых мы вам расскажем в курсе «Бухгалтерская (финансовая) отчетность». Как только месяц закончится, и все эти документы окажутся у вас заполнены, вы садитесь и, на основании их, быстренько заполняете мемориальные ордера. На заполнение мемориальных ордеров у вас уйдет часа четыре. В конце квартала вы берете в руки три схемы Аксенова (по одной на каждый месяц), три шахматные ведомости, три оборотные ведомости и заполняете бухгалтерскую отчетность (баланс и приложения к нему). Отчетность сдаете в налоговую инспекцию, в комитет статистики и все другие органы, куда ее положено сдавать. Все схемы Аксенова подшиваете в папку, в которой собираются все схемы за весь год. А налоговой инспекции для проверки предъявляете 13 мемориальные ордера, оборотные и шахматные ведомости. По мемориальным ордерам разобраться и глубоко проанализировать ваш бухучет будет практически невозможно. Но ведь это уже не ваша проблема, а налоговой инспекции. Если инспекция задает вам какой-то вопрос, а вы не можете сориентироваться в нем по мемориальным ордерам, вы достаете схему Аксенова и тут же все вспоминаете. На вопрос налоговой инспекции о том, куда вы заглянули, отвечаете, что это ваш вспомогательный учетный регистр. Кладете схему опять в папку и ждете следующих вопросов, если они возникнут. Мы считаем, что лучше не лениться и вести параллельный бухгалтерский учет на мемориальных ордерах, чем раскрывать все свои карты перед кем бы то ни было. Если ваше предприятие большое, то лучше всего вести бухгалтерский учет одновременно и в журналах-ордерах (усовершенствованных под нужды вашей фирмы), и на схеме Аксенова. Почему мы не рекомендуем вести бухучет в журналах-ордерах без схемы Аксенова? Да потому, что журналы-ордера со всеми своими ведомостями содержат большое количество информации и одновременно с этим лишены четкой логики. Поэтому бухгалтер не видит той общей картины перетекания стоимости, которая видна на схеме Аксенова. Отсюда возникает путаница и непонимание происходящих процессов. Кроме того, журналы-ордера слишком громоздки, занимают слишком много места и поэтому неудобны в работе. Какой самый существенный недостаток журналов-ордеров? Двойная бухгалтерская проводка – самое большое научное открытие древних изобретателей бухгалтерского учета – в журналах-ордерах практически утеряна. В журналах-ордерах сумма стоимости, перетекающая из одного счета в другой, записывается не два раза как на Т-образных счетах или на схеме Аксенова, а только один раз. Что такое журнал-ордер? По своей сути – это кредитовая половинка счета (или сразу нескольких однотипных счетов). В этой половинке вы записываете стоимость, вытекшую со счета, с одновременным указанием другого счета, в дебет которого эта стоимость влилась. В конце месяца вы подсчитываете, какая общая сумма влилась в дебет того или иного счета, и эту общую сумму записываете в главную книгу. могут сразу несколько человек, каждый из которых заполнит свою часть документа. Это не противоречит законам биологии. Одна чувствительная нервная клетка имеет несколько чувствительных отростков. И если, например, вашу ладонь укололи вязальной спицей, то каждый чувствительный отросток сообщит свою часть информации об этом уколе в одну нервную клетку. Первичный бухгалтерский документ не обязательно должен составляться бухгалтером. Бухгалтерия может делегировать свои полномочия другому сотруднику. Любой сотрудник, выполняющий бухгалтерскую работу, на время становится бухгалтером. И бухгалтерский документ называется таковым не потому, что его составил бухгалтер, а потому, что содержит бухгалтерскую информацию. Важно, что, в конце концов, бухгалтерский документ окажется в бухгалтерии с бухгалтерской информацией, и эта информация пойдет дальше по установленному маршруту – в регистры и отчетность. Это тоже не противоречит законам биологии. Теперь перейдем к регистрам. Какие документы следует к ним отнести? Любые документы, в которых происходит обобщение информации, взятой из первичных документов. Можно сказать и по-другому: к регистрам относятся любые документы, через которые проходит информация по пути из первичных документов в бухгалтерскую отчетность. А какие документы следует отнести к бухгалтерской отчетности? Все документы, о которых в Законе «О бухгалтерском учете» сказано, что они относятся к бухгалтерской отчетности. Разве можно назвать это двойной проводкой? Только с огромной натяжкой. Практически каждую неделю в книжных магазинах появляются новые книги по бухгалтерскому учету. Но попробуйте среди них найти такую, в которой очень доходчиво было бы написано обо всех журналах-ордерах, рекомендованных Министерством финансов. Вы не найдете такой книги. Почему? Потому что без схемы Аксенова логично и доходчиво описать работу с этими документами практически невозможно. Зато в сочетании со схемой все недостатки журналов-ордеров исчезают. Теперь давайте подведем итоги. Итак, бухгалтерия работает с несколькими видами документов: первичные бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и организационно-распорядительные документы. Как их отличить друг от друга? По тем задачам, которые они выполняют. Если документ заставляет бухгалтера выписать первичный документ, то, значит, он будет «раздражителем» и его можно отнести к организационно-распорядительным документам. Если кто-то из сотрудников выписывает какой-то документ, и этот документ описывает событие, произошедшее в фирме, является как бы фотографией произошедшего события, а самое главное, измеряет произошедшее событие в рублях, то это будет первичным бухгалтерским документом. Первичный бухгалтерский документ не обязательно должен составляться одним человеком. Принять участие в его составлении 14 РАЗДЕЛ 2. ПЕРВИЧНЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ В прошлом разделе мы выяснили, что бухгалтер, который заполняет первичный бухгалтерский документ, действует точно так же, как действует чувствительная нервная клетка человека, вырабатывающая нервный сигнал, после попадания на нее какого-нибудь раздражителя. В этом разделе мы продолжим сравнение работы бухгалтера с работой нервной клетки и изучим основные первичные документы документы, менты которые может заполнять бухгалтер в процессе своей работы. Для более качественного изучения сегодняшнего материала положите перед собой чистую схему Аксенова и, по мере изучения этого раздела, записывайте в нее названия всех первичных бухгалтерских документов и названия всех бухгалтерских «раздражителей». «раздражителей» Вы помните, что стрелки, нарисованные на схеме Аксенова, обозначают бухгалтерские проводки. Вы знаете, что бухгалтерские проводки можно делать только на основании правильно заполненных первичных бухгалтерских документов. А раз так, то давайте названия первичных документов, на основании которых делаются проводки, напишем под стрелками на схеме Аксенова. А названия «раздражителей» напишем над стрелками. Когда вся схема Аксенова будет заполнена названиями «раздражителей» и первичных бухгалтерских документов, мы получим учебно-практическое пособие N 1. Заглянув в это пособие, начинающий бухгалтер всегда сможет вспомнить, какие первичные документы ему следует оформить в том или ином случае. Как всегда начнем с 51-го счета. Глава 1.1. Первичные документы при операциях по расчетному счету Каждое предприятие может открыть сразу несколько расчетных счетов в одном или в разных банках. Зачем предприятию нужно открывать сразу несколько расчетных счетов в нескольких банках? Прежде всего, чтобы обезопасить себя от банкротства банка. Если вы храните деньги в трех банках, и один из них обанкротится, то у вас останутся расчетные счета в двух других банках. А если обанкротится банк, в котором лежали все ваши деньги, то вы можете не только потерять их все сразу, но еще и потеряете какую-либо возможность рассчитываться с вашими партнерами. Впрочем, если это вас не пугает, откройте один расчетный счет в одном банке и пользуйтесь только им. Как открыть расчетный счет вашего предприятия? Очень просто. Выберите тот банк, который вам нравится, зайдите в него и скажите любому сотруднику банка, что хотите открыть расчетный счет. Сотрудник направит вас к человеку, который занимается открытием счетов, и вам расскажут, какие документы вы должны предоставить в банк для открытия расчетного счета. В настоящее время порядок безналичных расчетов между организациями регулируется 15 Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации N 2-П от 03 октября 2002 года1. Согласно этому Положению, банк не имеет права снять деньги с вашего расчетного счета без вашего согласия. Исключение составляют лишь случаи, специально предусмотренные законо-дательством или договором между банком и вашей организацией. В частности, деньги могут быть списаны без вашего согласия: • На основании требования налоговой инспекции по удержанию просроченных вами платежей в налоговые и финансовые органы; • На основании решения арбитражного суда. Оплата с расчетного счета Предположим, что Региональный финансово-экономический институт решил приобрести картридж для ксерокса. Наш сотрудник, которому нужен картридж, идет или звонит в фирму, торгующую расходными материалами для оргтехники, и просит его продать. 1 Данный курс подготовлен с использованием справочноправовой системы «КонсультантПлюс». Бухгалтер торгующего предприятия выписывает счет, в котором указывает все сведения о своем предприятии, необходимые для уплаты денег, указывает сумму денег, которую мы должны заплатить. Счет, выписанный чужой бухгалтерией, не будет являться для нашей бухгалтерии «раздражителем», потому что наша бухгалтерия не слушается приказов посторонних лиц. Понимая это, наш сотрудник, покупающий картридж, идет к своему директору или к тому лицу, которому директор предприятия разрешил отдавать приказы бухгалтерии, и показывает счет. Затем директор или уполномоченное лицо пишет на счете свой приказ: «Бухгалтерии оплатить». оплатить» Приказ вышестоящего начальника для бухгалтерии является раздражителем, на раздражителем основании которого должен быть составлен первичный документ, которым в данном случае будет выступать платежное поручение. Возьмите книгу с приложениями. В ней (см. Приложения) мы разместили образцы первичных документов. В приложении 1 найдите платежку и продолжайте изучение материала только в том случае, если у вас перед глазами находится ее образец. платежки, и в следующий приход мы заберем все эти документы. Второй экземпляр платежки останется на хранении в банке, а остальные экземпляры пойдут дальше вместе с деньгами. При этом предпоследний экземпляр заберет себе тот банк, в котором находится получатель наших денег, а последний экземпляр будет прикреплен скрепкой к банковской выписке получателя наших денег, чтобы он знал, кто ему заплатил деньги и за что. На основании банковской выписки и прикрепленной к ней платежки, мы делаем проводку: кредит 51 «Расчетные счета» – дебет 60 «Продавцы». Эта проводка обозначает, что деньги ушли с нашего расчетного счета и попали на счет продавца. Так как деньги до продавца могут идти несколько дней, а картридж нам нужен срочно, мы можем пойти к продавцу со своим экземпляром платежного поручения. Продавец, убедившись в том, что на нем стоит штамп банка, отдаст нам весь наш товар, не дожидаясь пока наши деньги поступят на его расчетный счет. Если сотрудники фирмы, которая продает нам картридж, знают нас плохо и не очень нам доверяют, то они могут нас попросить, чтобы мы, кроме штампа операциониста, поставили на нашу платежку круглую печать банка. Эту печать нам поставит заместитель главного бухгалтера или другой сотрудник банка. Круглая печать будет гарантировать, что деньги к продавцу придут обязательно. Мы с вами разобрали один вариант развития событий – вы перечисляете деньги и только потом забираете товар. Однако он может быть чуть изменен: сначала продавец нам пришлет товар и счет-фактуру, затем мы оплатим уже поступивший товар. Продавец выписывает счет-фактуру в двух экземплярах. Один экземпляр он оставляет на своем предприятии, а другой передает нам. Порядок заполнения счета-фактуры мы будем изучать чуть позже – при рассмотрении первичных документов, необходимых для продажи. А пока разберемся с покупками. При получении товара нашим предприятием бухгалтерия будет заполнять все те же первичные документы, только в другом порядке: вначале на основании счета-фактуры оформит приходный ордер, о котором мы поговорим чуть позже, а затем заполнит платежку и понесет ее в банк. Платежное поручение Кто заполняет На основании поступившего счета, подписанного руководителем, бухгалтер заполняет на компьютере платежное поручение (сокращенно – платежку), печатает его в нескольких экземплярах (количество экземпляров зависит от требований банка) и несет в банк. Сотрудник банка, который обслуживает нашу фирму, называется операционистом, потому что совершает операции с деньгами, находящимися на нашем расчетном счете. Бухгалтер относит ему все экземпляры платежки. Операционист тщательно проверяет, правильно ли заполнены платежные поручения и, если все верно, на каждом экземпляре (кроме одного) указывает дату поступления документов в банк. Один экземпляр платежки мы можем забрать сразу. На нем операционист поставит штамп банка, дату приема и свою подпись. Если мы этого не сделаем, то в конце дня операционист отпечатает банковскую выписку, в которой будут указаны все пришедшие и все ушедшие с нашего расчетного счета суммы денег. Прикрепит скрепкой к ней наш экземпляр 16 Порядок заполнения Давайте теперь внимательно рассмотрим образец платежного поручения и отметим для себя, что необходимо печатать при его заполнении. Прежде всего, нужно напечатать номер платежки. Найдите его на нашем образце. В начале года самому первому платежному поручению присваивается N 1, а остальные платежки получают последующие номера. И так до конца года. Потом (с начала следующего года) нумерация повторяется опять. Следует отметить одну особенность в нумерации. Если номер состоит из четырехзначного числа, то хотя бы одна из последних трех цифр должна быть отлична от нуля, т. е. должна быть равной от 1 до 9. Такая ситуация связана с тем, что банк определяет платежное поручение по последним трем цифрам. Следовательно, платежки с номерами 1000, 2000, 5000 и т. д. являются для банка нулевыми и потому не принимаются. После того как будет проставлен номер платежного поручения, нужно указать дату, дату когда оно было напечатано (смотрите образец в приложении 1 к данному разделу). Дату можно указать цифрами (20.10.2011) или месяц в ней указать прописью (20 октября 2011). Надо сказать, что платежное поручение действительно в течение 10 дней, не считая дня его выписки. Поэтому нам не обязательно нести его в банк именно в тот день, в который оно было отпечатано. Если мы выписали платежное поручение банку 20 октября 2011 года и именно эта дата стоит на нашей платежке, то последним днем, когда мы можем сдать эту платежку в банк, будет 30 октября 2011 года. Если мы понесем платежку 31 октября, то она будет просрочена и банк откажется выполнять изложенное в ней поручение. В правом верхнем углу платежки имеется реквизит «Вид платежа». платежа» В этот реквизит вписывается способ перечисления денег: «почтой», «телеграфом», «электронно». Если платеж осуществляется другим способом, то это поле не заполняется. Теперь обратите внимание на небольшой квадратик рядом с «Видом платежа». Он определяет статус юридического лица или соответствующего органа, оформившего платежку, и будет заполняться только в том случае, если вы перечисляете деньги в бюджет. Поскольку в нашем примере мы рассчитываемся не с государством, а с обычной организацией, то этот квадратик оставим пустым. О том, какие 17 значения может принимать этот реквизит, мы подробно поговорим в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Ниже, в следующей строке, мы печатаем прописью сумму денег, денег которую банк по нашему поручению должен перечислить получателю. Найдите ее. Сумма платежа должна быть написана с заглавной буквы. При этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается. Копейки указываются цифрами. Слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Далее в полях «ИНН» плательщика и «ИНН» получателя должны указываться их десятизначные ИНН (идентификационный номер налогоплательщика). Найдите оба ИНН на нашем платежном поручении. Правее «ИНН» плательщика и «ИНН» получателя расположены соответственно поля «КПП» плательщика и «КПП» получателя. получателя Эти реквизиты будут заполняться по правилам, установленным Министерством финансов РФ в Приказе N 106н от 24 ноября 2004 года «Об утверждении Правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации». Из названия Приказа явно вытекает, что реквизиты «КПП» сейчас нас интересовать не будут, и мы можем их не заполнять. В реквизите «Сумма» печатается цифрами сумма денег (1 180), которую банк по нашему поручению должен перечислить получателю. Найдите ее. При этом рубли отделяются от копеек знаком тире «». Если сумма платежа выписывается только в рублях (без копеек), то в поле «Сумма прописью» указывать «00 копеек» не надо. В этом случае в реквизите «Сумма» после рублевой суммы ставится знак равенства «=». Наименование плательщика (то есть название нашей организации) печатается на платежном поручении в реквизите «Плательщик» «Плательщик». щик» Найдите его. Обратите внимание что реквизиты «Плательщик», «Банк плательщика», «Банк получателя», «Получатель» и «Назначение платежа» печатаются вверху соответствующего поля, а не в середине поля и не после слов плательщик. К банковским реквизитам плательщика плательщика, лательщика которые вносятся в платежное поручение, относятся: 1. Наименование банка, из которого производится платеж; 2. БИК (девятизначный банковский идентификационный код) нашего банка; 3. Расчетный счет плательщика (то есть расчетный счет нашей организации). Он должен состоять из 20-ти цифр; 4. Корреспондентский счет нашего банка, который тоже должен состоять из 20-ти цифр. Все эти реквизиты нам сообщил банк, банк когда Региональный финансово-экономический институт открывал в нем свой расчетный счет. Напечатав реквизиты своего банка, мы печатаем реквизиты банка получателя (то есть реквизиты банка, в котором имеет расчетный счет продавец картриджа). Все эти реквизиты мы узнали из счетасчета-фактуры или договора, договора который нам выписал продавец. Наименование получателя денег мы печатаем в реквизите «Получатель». «Получатель» Причем обязательно в верхней части, иначе банк может не взять вашу платежку. В нижней части платежного поручения мы указываем назначение платежа (за что платятся деньги, по какому документу и каков размер НДС). Этот реквизит отделен от «получателя» строкой, разбитой на семь граф. Сделано это, как вы понимаете, не просто так. Каждая графа будет содержать в себе определенную информацию и должна заполняться лишь при перечислении налогов или штрафов в бюджет государства. государства В нашем случае мы составляем платежку для оплаты товара. Поэтому особенностей составления платежек для уплаты налогов сейчас касаться не будем. Следующий реквизит, о котором необходимо рассказать, называется «Вид оп.». оп.» Найдите его. Номер вида операции зависит от того, каким документом вы поручаете банку перечислить деньги. Если это платежное поручение, с которым мы вас знакомим, то код будет 01, если это платежное требование, то код будет 02. С остальными кодами вы познакомитесь чуть позже, когда мы будем рассказывать о банковских выписках. Ниже, справа от реквизита «Вид оп.», находится реквизит «Очер. плат.». Он плат.» показывает, что делать сотруднику банка, если у предприятия не хватает денег на расчетном счете для оплаты всех своих платежек. В этом случае предприятие должно определить, какие платежки следует проплатить в первую очередь, а какие могут и подождать. Для решения этой задачи Гражданский кодекс РФ определил следующую очередность платежей, которую должны соблюдать и вы, и ваш банк. • Первая очередь – списание по исполнительным документам (решениям суда), обязывающим ваше предприятие возместить вред, причиненный жизни и здоровью, а так же выплатить алименты; • Вторая очередь – списание по исполнительным документам (решениям суда), предусматривающим выдачу денежных средств для расчетов по выплате выходных пособий и зарплаты лицам, работающим по трудовому договору, в том числе по контракту, по выплате вознаграждений авторам результатов интеллектуальной деятельности; • Третья очередь – перечисления в Пенсионный фонд, Фонд социального страхования, фонды обязательного медицинского страхования, а также оплата труда лицам, работающим по трудовым договорам (контрактам); • Четвертая очередь – платежи в бюджет и внебюджетные фонды, отчисления в которые не предусмотрены третьей очередью; • Пятая очередь – списание по всем остальным исполнительным документам; • Шестая очередь – списание по другим платежным документам в порядке календарной очередности. Как правило, это обычные хозяйственные и производственные платежи. И, наконец, обратите внимание на реквизит «Срок плат.». Этот реквизит плат.» применялся в тех ситуациях, когда вы уезжали, например, в отпуск 21 октября, а вам требовалось, чтобы деньги были перечислены 28 октября. В этом случае вы могли сдать платежное поручение 20 октября, а в реквизите «Срок плат.» написать 28.10.2011. Банк перечислил бы деньги 28 октября. Однако, учитывая изменения в законодательстве, поля «Срок плат.», плат.» «Наз. пл.» и «Код» не заполняются до особых указаний Центрального банка РФ. Что касается реквизитов «Поступ. «Поступ. в банк плат.» и «Списано со сч. плат.», плат.» которые расположены в верхнем левом углу платежки, то 18 вы (как плательщик) их не заполняете. В этих полях банк, обслуживающий вас, самостоятельно указывает дату поступления к нему платежного поручения и дату списания денег со счета плательщика (т. е. с вашего счета). Для чего это нужно? Дело в том, что если мы отпечатаем платежное поручение не на покупку картриджа, а на оплату налогов или других обязательных платежей 15 октября, а принесем его в банк 20 октября, то операционист поставит в поле «Поступ. в банк плат.» 20 октября 201 2011 года. Этим самым он обезопасит себя (т. е. банк) от штрафов со стороны налоговой инспекции. Ведь она (налоговая инспекция) может подумать, что это банк задержал на пять дней перечисление налогов в бюджет и оштрафовать его за эту задержку. Реквизит «Отметки банка», банка» как видно из названия, будет заполнен работником банка. В нем операционист поставит штамп банка, дату и свою подпись. Это станет свидетельством того, что банк принял нашу платежку к исполнению. Заполненное бухгалтером платежное поручение подписывается директором и главным бухгалтером. Если на предприятии нет бухгалтера, то в реквизите «Подписи» расписывается только руководитель. Затем остается лишь поставить оттиск печати нашего предприятия. Для печати в платежке отведено специальное место, обозначенное буквами «М.П.» (Место Печати). После этого готовую платежку можно отнести в банк для осуществления платежа. Банковская выписка Кто заполняет Почти каждый день комуто платим мы, а кто-то платит нам. Как мы уже говорили, операционист (работник банка, обслуживающий наш счет) изготавливает для нас банковскую выписку и прикалывает к ней по одному экземпляру всех платежек. Такую же банковскую выписку с такими же копиями платежек он изготавливает и для хранения у себя в банке. Если мы потеряем свои документы, то всегда сможем найти их дубликаты в своем банке. Порядок заполнения Познакомимся с банковскими выписками поближе. Предположим, мы пришли в банк через несколько дней после того, как отдали свое платежное поручение для исполнения. Операционист отдал нам три банковских 19 выписки. В различных банках вам могут встретиться банковские выписки, немного отличающиеся от наших, и, тем не менее, эти отличия никогда не коснутся самых главных и самых важных вопросов. Давайте с ними познакомимся. Откройте приложение 2 к курсу. Прежде всего, на банковской выписке всегда будет напечатано название владельца расчетного счета (в данном случае название нашего учебного заведения). Это название обозначено у нас стрелкой N 1. Так как в нашем банке нет больше фирмы, которая называется «Региональный финансово-экономический институт», то нам достаточно взглянуть на надпись, помеченную цифрой 1, чтобы убедиться, что перед нами лежит именно наша выписка. Но вот когда мы открывали расчетный счет газеты «Катюша», то оказалось, что в одно время с нами в этом же банке некто открыл счет какого-то малого предприятия «Катюша». Поэтому банковские работники иногда путались в названиях и отдавали нам чужие банковские выписки с чужими платежками, а наши выписки с нашими платежками попадали к чужим бухгалтерам. Учитывая такое обстоятельство, наши бухгалтеры, получая свои банковские выписки с приколотыми к ним платежками, тут же проверяли не только название владельца счета, но и номер расчетного счета, счета помеченный цифрой 2. Убедившись в том, что расчетный счет на выписке указан наш, бухгалтеры смело забирали к себе наши платежки. Если же счет оказывался чужим, то они шли к операционисту и говорили, что опять произошла путаница, и нам отдали чужую выписку. Взгляните на образец платежки, приведенный в приложении 1, и проверьте, тот ли самый расчетный счет нашего института указан в банковской выписке, что и напечатан на платежке. Теперь перейдем к еще более важным вещам: взгляните на даты, помеченные стрелками 3 и 4. Так как банки сейчас разные, то и банковские выписки будут разные. В вашем банке даты, помеченные стрелками 3 и 4, могут отпечатать в другом месте и другим шрифтом. Но всегда и везде на банковской выписке обязательно обязательно будут стоять две разные даты. Более ранняя дата указывает на то число, когда операционист изготовил предшествующую банковскую выписку, и, значит, является датой предшествующей банковской выписки. Более поздняя дата является датой вашей сегодняшней выписки. Посмотрите на три наших банковских выписки и убедитесь, что на них строго соблюдается непрерывность в датах. Мы специально разместили на своем рисунке образцы этих выписок в неправильной последовательности. Поэтому вы должны, ориентируясь по датам выписок, определить, какая из них самая первая, какая вторая, а какая последняя. Неразрывность в датах, стоящих на банковских выписках, играет чрезвычайно важную и полезную роль в бухучете. Предположим, мы взяли три наши банковские выписки, принесли их к себе в институт и начали проверять. На самой первой из принесенных нами выписок указано, что предшествующая выписка была изготовлена для нас 15 октября. Начинаем проверять все выписки, которые были принесены из банка ранее, и обнаруживаем, что у нас в бухгалтерии нет такой выписки. Оказывается, что из всех выписок, принесенных ранее из банка, последняя датирована 12 октября. Значит, между 12 и 15 октября имеется разрыв. За три дня банк мог напечатать три выписки, а мог напечатать всего одну. Поэтому мы не можем сказать, какого количества выписок у нас не хватает. Перекопав всю бухгалтерию и не найдя потерянных документов, мы идем в свой банк и объясняем там сложившуюся ситуацию. Если окажется, что это они забыли отдать нам выписки, то они тут же исправят свою ошибку и предоставят нам все наши документы. Если же окажется, что мы сами их потеряли, то тут же в банке нам напечатают утерянные выписки и сделают копии всех платежек, которые должны быть приколоты к каждой из них. Раньше это делалось бесплатно, теперь за халатность придется платить. Но зато мы восстановим непрерывность дат в банковских выписках, которая нам пригодится. Если вам когда-нибудь предложат принять должность главного бухгалтера в какой-то фирме, где бухучет был запущен, то вам следует начать свою работу именно с проверки всех банковских выписок. Только убедившись в том, что ни одна из банковских выписок не утеряна, вы можете начинать делать следующие шаги. Если же в датах банковских выписок обнаружатся провалы, то придется идти в банк и восстанавливать утерянные документы. Зачем необходима непрерывность в датах на банковских выписках? Для того чтобы добиться непрерывности в потоке наших безналичных денег, хранящихся в банке на нашем расчетном счете. Посмотрите на те места банковских выписок, которые обозначены стрелками 5 и 6. Эти места называются входящий остаток и исходящий остаток. остаток В других банках их могут называть входящее сальдо и исходящее сальдо. сальдо Входящий остаток показывает ту сумму денег, которая числилась на вашем банковском расчетном счете до начала составления данной выписки. То есть ту сумму денег, которая перешла из прошлой банковской выписки в эту банковскую выписку. Исходящий (выходящий) остаток показывает ту сумму денег, которая числится на вашем расчетном счете в момент окончания составления настоящей банковской выписки. То есть ту сумму денег, которая перейдет из сегодняшней банковской выписки в завтрашнюю. Исходящий остаток предшествующей банковской выписки всегда является входящим остатком следующей банковской выписки. Проверьте и убедитесь в этом на примере наших трех банковских выписок. Теперь, оказывается, что в банковских выписках соблюдается не только непрерывность в датах, но и непрерывность в переходящих остатках денег. И если вдруг мы обнаружим, что непрерывность в датах на всех наших банковских выписках соблюдается, а непрерывность в остатках денег, переходящих с одной выписки на другую, нарушена, то это значит, что обслуживающий нас банк пытается украсть у нас наши деньги или, наоборот, по ошибке записал нам лишние деньги. Непрерывность в остатках денег, переходящих от одной банковской выписки к другой, вы должны проверять всякий раз, когда забираете выписки из банка, несмотря на то, что банки практически никогда деньги своих клиентов не воруют и не ошибаются. Теперь обратимся к тем местам на выписке, которые обозначены стрелками 7 и 8. В этих местах отмечены все деньги, которые пришли к нам (оборот по кредиту), и все деньги, которые ушли от нас (оборот по дебету). Многие из вас спросят, почему в банковской выписке дебет с кредитом стоят шиворот-навыворот. Мы же привыкли под кредитовым оборотом понимать тот случай, когда деньги от нас уходят, а под дебетовым – когда приходят. Все правильно. Но у нас в руках 20 находится не наша, а банковская выписка. Получается следующее: деньги, которые отправлены нам, сначала попадут в руки нашего банка и оприходуются на его счет. Затем банк со своего счета переведет их на наш расчетный счет. Поэтому приходящие к нам деньги у банка идут по кредиту, а у нас по дебету. Но так как банковская выписка его, а не наша, то он и пишет, что оборот произошел кредитовый, а в нашем бухучете они уже должны идти в дебет 51-го счета. Впрочем, чтобы не допускать этой путаницы с кредитовыми и дебетовыми оборотами, многие банки сейчас вообще не печатают на выписках слова КРЕДИТОВЫЙ и ДЕБЕТОВЫЙ. Вы можете спросить: «Если банк не будет печатать на своей выписке какой оборот кредитовый, а какой дебетовый, то как же мы это определим?» Вы можете это определить по входящему и исходящему остаткам. Это задача для ученика второго класса и мы думаем, что объяснять ее решение не надо. Разберитесь с ней сами. Но есть и другой очень простой способ. На каждую цифру, записанную в банковской выписке, как в дебетовых оборотах, так и в кредитовых, обязательно должна существовать своя собственная платежка или заменяющий ее документ. И этот документ обязательно должен быть прикреплен скрепкой к вашей банковской выписке. Посмотрите на выписку от 19 октября. На ней имеется один дебетовый оборот и два кредитовых, а это значит, что к банковской выписке обязательно должны быть прикреплены три документа. Д ва из них будут подтверждать, что деньги к нам поступили, а один из них будет подтверждать, что деньги от нас ушли. Заглянув в любой из этих документов, вы прочитаете, кто кому и за что перечисляет деньги: то ли мы отдаем свои деньги, то ли деньги платят нам. Прочитав эту информацию, вы сразу поймете, где кредитовые обороты, а где – дебетовые. Теперь вернитесь к образцу платежки, по которой мы платили деньги за картридж для ксерокса, и определите, к какой банковской выписке она должна быть прикреплена. Дата платежки и дата банковской выписки могут не совпадать. Для того чтобы убедиться, что данная платежка принадлежит к данной банковской выписке, надо проверить совпадение размера денежной денеж ной суммы и совпадение номера платежки. платежки Где на платежке печатается ее номер, вы уже знаете, 21 а на банковской выписке его можно найти в том месте, которое обозначено стрелкой N 9. Опытный бухгалтер, посмотрев на банковскую выписку, сразу скажет, какие документы должны быть к ней прикреплены. Об этом ему и нам расскажут те коды, коды что помечены стрелкой N 10. Вот как они расшифровываются: 01 – списано, зачислено по платежному поручению; 02 – оплачено, зачислено по платежному требованию; 03 – оплачен наличными денежный чек, выдано по расходному кассовому ордеру; 04 – поступило наличными по объявлению на взнос наличными, приходному кассовому ордеру, препроводительной ведомости к сумке 0402300; 06 – оплачено, зачислено по инкассовому поручению1; 07 – оплачено, поступило по расчетному чеку; 08 – открытие аккредитива2, зачисление сумм неиспользованного, аннулированного аккредитива; 09 – списано, зачислено по мемориальному ордеру, а также по первичным учетным документам с реквизитами счетов по дебету и кредиту; 10 – документы по погашению кредита, кроме поименованных выше; 11 – документы по выдаче кредита, зачислению кредита на счет, кроме поименованных выше; 12 – зачислено на основании авизо3; 13 – расчеты с применением банковских карт; 16 – списано, зачислено по платежному ордеру; 17 – списано, зачислено по банковскому ордеру. Надо честно сказать, что обычно этих кодов никто из бухгалтеров не знает, и поэтому никто на них не смотрит. Мы привели этот список для общей эрудиции. 1 Инкассовое поручение – это расчетный документ, на основании которого производится бесспорное списание средств со счета плательщика. 2 Аккредитив представляет собой условное денежное обязательство, принимаемое банком по поручению плательщика, произвести платежи в пользу получателя средств по предъявлении последним документов, соответствующих условиям аккредитива, или предоставить полномочия другому банку произвести такие платежи. 3 Авизо – одна из форм межбанковских расчетов. В образцах наших банковских выписок вы можете увидеть и другие цифры, о которых мы вам не рассказали, но они уже не будут играть особо важной роли. Стрелка N 11 обозначает внутрибанковский корреспондентский счет, счет по которому делались эти проводки. Вам он совершенно ни о чем не скажет. Под N 12 у вас обозначен Банковский идентификационный код (БИК), но он тоже никого не интересует. Для общей эрудиции можем сказать, что БИК состоит из 9 цифр. Первые две цифры обозначают код Российской Федерации (04), вторые две цифры обозначают код территории (республика, край, город), третьи две цифры являются последними цифрами в номере РКЦ (расчетно-кассового центра), обслуживающего банк, последние три цифры – условный номер банка. Таким образом, можно сделать вывод, что для вас важными и нужными будут только те места на банковской выписке, которые мы обозначили цифрами от 1 до 9. Теперь вам надо закрепить изученный материал. Вернитесь еще раз к платежке и внимательно рассмотрите каждую запись на ней. Найдите, где печатается название фирмы, которая платит деньги, где печатается название банка этого плательщика и номер расчетного счета, где печатается БИК, где печатается корреспондентский счет банка плательщика. Рассмотрите, где печатаются все данные о получателе денег. Разобравшись с платежным поручением, вы должны открыть образцы банковских выписок и, не подглядывая в этот раздел, рассказать самому себе все, что прочитали в нем. В приложении 2 мы напечатали три банковские выписки старого образца. Такие выписки не очень удобны, и поэтому многие банки от них отказались. Но рядом (приложение 3) мы приводим образец банковской выписки, которую выдавал своим клиентам Курский филиал «Курскпромбанка». Она гораздо удобнее и понятнее. Рассмотрите ее внимательно и найдите на ней все те моменты, о которых мы вам только что рассказали. В левом верхнем углу выписки указан ИНН банка. В реквизите «БИК» указаны БИКи банков, в которые институт отправлял деньги или из которых получал деньги. В реквизите «Счет» указаны расчетные счета получателей денег от института или отправителей денег в институт. Будем считать, что мы достаточно детально познакомились с тремя документами: платежным поручением, банковской выпиской и счетом. Теперь откроем схему Аксенова и вспомним про биологию. Итак, мы с вами разобрали проводку: кредит 51 – дебет 60. При этом у нас фигурировало три документа: платежное поручение, банковская выписка и счет (счетфактура). То, что «раздражителем» будет являться приказ директора, написанный на счете, или договор, мы уже сказали в начале раздела. А что же будет являться первичным бухгалтерским документом – платежка или банковская выписка? Мы сказали, что первичный ДОКУМЕНТ должен ДОКАЗЫВАТЬ факт свершившейся операции. Что докажет факт ухода денег от нас? Платежка, заверенная печатью банка? Нет и еще раз нет. Печать банка – это, по сути, его честное слово, которое он дает, обещая выполнить наше поручение. Но ведь в жизни может случиться все что угодно. Предположим, что началось землетрясение. Банк хотел отправить наши деньги, он не собирался никого обманывать, но рухнул от землетрясения и не смог выполнить свое обещание. На сто процентов докажет уход денег только банковская выписка, потому что она делается после отправки денег из банка в РКЦ (расчетно-кассовый центр). А чем же тогда будет являться платежное поручение? Давайте рассуждать. Наши безналичные деньги находятся на нашем расчетном счете в банке. Значит, мы можем утверждать, что часть банка, в какой-то мере, является частью нашей организации. Работник банка (операционист) следит за нашими деньгами, принимает их от наших покупателей и по команде нашей бухгалтерии отправляет их туда, куда нам требуется. Значит, в какой-то мере, мы можем считать его внештатным бухгалтером нашей организации. А раз так, то платежка, отправляемая из бухгалтерии в банк, по сути, является распоряжением для нашего внештатного бухгалтера и поэтому является организационнораспорядительным документом. Об этом говорит и ее название – платежное ПОРУЧЕНИЕ. 22 Во всех учебниках по бухучету написано, что платежка является первичным бухгалтерским документом. А мы ее только что отнесли к организационно-распорядительным документам. Поэтому кто-то из опытных бухгалтеров может сказать, что все эти споры о первичных документах являются пустыми и никому не нужными. Он может сказать и о том, что наши выводы тоже являются спорными. И самый главный довод будет заключаться в следующем: «Подумаешь, умники нашлись! Государство им говорит, что платежка – первичный документ, а они говорят – нет!» Мы не хотим затевать споры по этому вопросу. Кто как хочет, тот пусть так и считает. Мы вносим лишь логику в эти вопросы. Для нас является главным не название документа, а его предназначение, его роль и задачи. Руководитель фирмы и главный бухгалтер должны заставить документы работать на свою фирму. Документ – это один из «сотрудников» вашей организации. Он должен быть полезен вашей организации, а для этого он должен работать на вашу организацию точно так же, как работают люди, как работает ксерокс, компьютер, автомобиль. Если руководитель фирмы не знает, что умеют делать его сотрудники, и заставляет инженера по технике безопасности заключать договоры на поставку продукции, а начальника отдела маркетинга посылает повышать трудовую дисциплину в одну из строительных бригад, то мы назовем такого начальника некомпетентным руководителем. Если руководитель фирмы закупил компьютер, факс, модем только потому, что его об этом попросили продавцы, если он не знает, зачем ему нужны все эти вещи и как они на него должны работать, то это опять же некомпетентный руководитель. Но таким же некомпетентным будет и тот начальник, который не знает, зачем у него в бухгалтерии имеется тот или иной документ, и как этот документ можно заставить работать на себя. А для того, чтобы не допустить некомпетентность, нужно детально разобраться с каждым документом и понять, какой из них может укрепить дисциплину, а какой может поднять качество выпускаемой продукции. Вот и давайте разбираться шаг за шагом с этими вопросами. 23 Деньги в безналичном виде могут уходить с 51-го счета не только на 60-й счет. Они могут уходить на 68-й счет, когда вы будете платить налоги, на 69-й счет, когда вы будете уплачивать страховые взносы в Пенсионный фонд и Фонд социального страхования, они могут уходить и на другие счета. Посмотрите, куда еще идут стрелки на схеме Аксенова от кредитовой половинки 51-го счета, и куда с нее могут уходить деньги. Что будет являться первичным документом для всех этих проводок? Мы утверждаем, что первичным документом, подтверждающим факт ухода денег, является банковская выпис выписка. ка Некоторые могут с нами поспорить, считая, что первичным документом (куда бы ни уходили деньги с 51-го счета) всегда будет платежка. Те, кто не любит споров, могут найти компромисс и сказать, что первичным документом будет и банковская выписка, и платежное поручение. Как на это заявление посмотрит биология? Очень хорошо. Предположим, вы берете в руки горячий стакан чая. Чувствительные клетки пальцев передают вам сигнал о том, что вы держите горячий стакан. Но одновременно с сигналом от пальцев в нервный центр поступает сигнал и от глаз, которые тоже информируют вас о том, что вы держите в руках горячий стакан чая. Значит, об одном и том же событии в нервный центр могут поступить сразу несколько сигналов?! Конечно! Поэтому во избежание споров мы можем сказать, что информация из платежного поручения и банковской выписки – это тоже два разных сигнала на одно и то же событие. Устраивает вас такая логика? Вот и хорошо. Пойдем дальше. Что будет являться «раздражителем» во всех этих проводках? Давайте размышлять. Что заставляет бухгалтера платить налоги? Закон, установленный государством. Значит, этот закон и будет «раздражителем». Что заставляет платить деньги в государственные внебюджетные фонды, перечисленные на 69-м счете? Опять же законы. Что заставит бухгалтера заплатить штраф и после этой уплаты сделать проводку: кредит 51 – дебет 91/2 «Прочие расходы»? Решение суда или решение налоговой инспекции. инспекции Значит, они и будут «раздражителями». Ну, а в большинстве остальных случаев таким «раздражителем» будет приказ директора, директора подписанный им договор, договор или служебные обязанности бухгалтера. На лицевой стороне чека, в левом верхнем углу расположен реквизит «чекодатель». «чекодатель» Чуть ниже него – реквизит «N счета чекодателя». чекодателя» Найдите их на образце чека. Оба эти реквизита заполняются работником банка, на каждом листе чековой книжки, перед тем как выдать ее владельцу (предприятию). Делает это он на основании данных договора, заключенного при открытии расчетного счета. В нашем примере чековая книжка принадлежит ЗАО «Рога и Копыта», именно оно указано в реквизите «чекодатель». Номер расчетного счета, присвоенный ЗАО «Рога и Копыта», – 40702810724000000555, найдите его в образце чека. Вся остальная информация вносится в чек главным бухгалтером. Начинается заполнение чека с указания суммы суммы денег, денег которую следует получить. Как и в платежном поручении, она обозначается дважды – цифрами и прописью. прописью При этом особое внимание уделяется серому окошку, нарисованному внизу лицевой стороны чека, в котором сумма денег указывается прописью. Вы должны знать о том, что при заполнении чека обязательно следует писать сумму получаемых денег с заглавной буквы и от самого края окошка. окошка Если вы напишите сумму денег с прописной буквы, или отступите от края окошка хотя бы на сантиметр, то деньги в банке вам не выдадут. В этом случае испорченный чек надо будет подклеить назад в чековую книжку к его корешку, а для получения денег придется выписать новый чек. Кроме суммы денег, бухгалтер указывает место и дату выдачи чека. Найдите в образце реквизит «место выдачи» – в него записывается название того населенного пункта (обычно города), в котором расположен банк, где вы открыли счет – г. Черноморск. Для даты отведены реквизиты «число», в нем «число» проставляется день выписки чека цифрами и «месяц прописью» – что в него записать, понятно из названия. Затем, в реквизите «ЗАПЛАТИТЕ» главный бухгалтер указывает фамилию, имя и отчество того сотрудника фирмы, которому доверено получение денег (этим человеком может быть любой сотрудник организации, ведь не все организации имеют штатного кассира). Нам осталось разобраться с двумя реквизитами – «ПОДПИСИ» и «Место печати чекодателя», чекодателя» но поскольку они заполняются, Снятие наличных денег с расчетного счета Теперь разберемся подробно с проводкой: кредит 51 – дебет 50, потому что тут тоже будет много разных документов. Если по данному маршруту прошла стоимость, то о чем это говорит? Конечно, это говорит о том, что ваше предприятие получило наличные деньги в банке со своего расчетного счета и положило их себе в кассу. Как это происходит на практике? Начнем издалека. Чековая книжка Когда предприятие открывает свой расчетный счет в банке, оно пишет заявление с просьбой выдать ему чековую книжку, чтобы по этой книжке получать наличные деньги со своего расчетного счета в кассу предприятия. Образец заявления на получение чековой книжки мы приводить не будем, потому что в разных банках он может оказаться своим. Скажем лишь, что процедура получения чековой книжки очень простая – когда вы будете открывать расчетный счет в банке, его работник спросит вас о том, нужна вам чековая книжка или нет. Если она вам нужна, он выдаст вам бланк заявления и объяснит, как его следует заполнить. Кроме ЧЕКОВОЙ КНИЖКИ ДЛЯ ПОЛУЧЕНИЯ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ предприятие может попросить еще и ЛИМИТИРОВАННУЮ ЧЕКОВУЮ КНИЖКУ для расчетов с организациями. Об этой книжке мы писали во втором разделе, когда говорили о специальных счетах, поэтому сейчас нас она интересовать не будет. Предположим, что у предприятия есть чековая книжка для получения наличных денег, и оно хочет ею воспользоваться. Как это все будет происходить? Кто заполняет Главный бухгалтер достает из своего сейфа чековую книжку, предназначенную для получения наличных денег в банке, и заполняет в ней один листок (один чек). Порядок заполнения Откройте приложение 4, там вы сможете найти образец листа чековой книжки. Он состоит из двух частей: корешок корешок чека и собственно чек, чек каждая из них имеет лицевую и оборотную стороны. 24 когда чек оформлен полностью, то мы вернемся к ним чуть позже. А пока займемся корешком чека и отметим, что бухгалтер должен заполнить в нем. Лицевая сторона корешка чека фактически дублирует лицевую сторону самого чека. Поэтому в ней, как и в чеке, будут содержаться: • данные о сумме, на которую выписан чек; • дата выдачи чека; • кому выдан чек; • подписи руководителя и главного бухгалтера; • подпись сотрудника, получившего чек с указанием даты получения. Найдите все эти реквизиты в образце и внимательно посмотрите, как они заполнены. С лицевой стороной чека мы разобрались. Теперь поговорим об оборотной. Оборотная сторона чека раскрывает информацию о том, куда предприятие потратит общую сумму денег, указанную на лицевой стороне чека. Для этого предназначена таблица, в которой указывается, на какие цели будут израсходованы полученные в банке деньги. Заверяется она подписями руководителя и главного бухгалтера. Под таблицей расположен реквизит «ОТМЕТКИ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ» ПОЛУЧАТЕЛЯ». Здесь бухгалтер записывает паспортные данные работника, которому поручено получение денег. Затем этот сотрудник ставит свою подпись в реквизите «Указанную «Указанную в настоящем чеке сумму получил». получил» Теперь чек заполнен полностью. Настало время вернуться к реквизитам лицевой стороны чека – «ПОДПИСИ» и «Место печати чекодателя». Бухгалтер вместе с директором фирмы подтверждают правильность заполнения чека, расписываясь расписываясь в нем. Чек заверяется печатью фирмы, вырывается из книжки и отдается на руки сотруднику, которому доверили получить деньги. Когда чек отрывается, то в книжке от него остается корешок. Напомним, лицевая сторона корешка заполняется главным бухгалтером перед выдачей чека. И на ней расписывается ваш сотрудник, подтверждая тем самым, что получил от предприятия чек на такую-то сумму денег. 25 Придя в банк, ваш сотрудник отдаст чек вашему операционисту и покажет свой паспорт. Операционист проверит правильность заполнения чека, распишется в реквизите «ПРОВЕРЕНО» внизу на оборотной стороне чека. Поставит в реквизите «ОПЛАТИТЬ» ту дату, когда ваш сотрудник принесет чек в банк. Оторвет от него контрольную марку, находящуюся в правом верхнем углу чека (найдите ее на рисунке) и отдаст ее вашему сотруднику. Сам чек будет передан операционистом в кассу банка. Ваш сотрудник идет в кассу банка, отдает контрольную марку и получает деньги. Забрав у вашего сотрудника чек, сотрудник банка составит расходный кассовый ордер, укажет в нем, сколько денег выдал с вашего расчетного счета. В некоторых банках вместо расходного кассового ордера выдают другой документ (например, банковский мемориальный ордер). Вам безразлично, какой документ вам выдают, главное, чтобы он был. Этот ордер будет приложен к банковской выписке и вместе с ней попадет в бухгалтерию вашего предприятия. Вспомните, какой код в этом случае должен стоять в банковской выписке? Когда кассир или сотрудник, которому поручено получить деньги, принесет их на предприятие и сдаст в кассу, то факт сдачи денег будет оформлен еще одним документом – приходным кассовым ордером. Сразу после оформления приходного кассового ордера главный бухгалтер опять достанет из сейфа чековую книжку и заполнит оборотную сторону корешка, от которого был оторван чек. Найдите на рисунке оборотную сторону корешка и посмотрите, как она заполняется. В ней всего два реквизита: • «Оприходовано по кассе, кассовый ордер N___ от «__»______20__ г.» – записывается порядковый номер и дата приходного кассового ордера, оформленного при поступлении денег на предприятие; • «Главный (старший) бухгалтер _________ (подпись)» – этой надписью бухгалтер подтверждает получение денег по чеку и оприходование их в кассу. Теперь вы знаете, как заполняется чек на получение наличных денег в банке. Далее познакомимся с приходным кассовым ордером, который оформляется при поступлении денег в кассу. структурному подразделению (филиалу, представительству), от которого поступают деньги в кассу. У нас стоит прочерк. Корреспондирующий счет, субсчет субсчет – это тот счет, с которого поступают деньги. Если бы наличные деньги были внесены в кассу закрытого акционерного общества «Рога и копыта» в качестве оплаты за партию рогов, то в этой графе следовало бы записать не 51, как сделали мы на своем рисунке, а 62. Однако Бендер мог ввести в своей бухгалтерии еще и аналитический учет. Скажем, на 62-м счете он открыл несколько аналитических счетов (1-й – для оленьих рогов, 2-й – для коровьих рогов и т. д.). В этом случае при оплате за коровьи рога, в графе «Код аналитического учета» можно было бы записать цифру 2, а за оленьи рога – цифру 1. В нашем примере стоит прочерк. В графе «Сумма, руб. коп.» отражается количество поступающих денег цифрами, которое затем дублируется в строке «Сумма» – прописью. Причем сумма прописью указывается по тем же правилам, что и в денежном чеке – с заглавной буквы от самого края отведенной для этого строки. В графе «Код целевого назначения» указывается код, присвоенный организацией этой операции. В нашем примере Бендер присвоил переводу наличных денег с расчетного счета в кассу код – 04. В строке «Принято от» отражается «источник» поступления средств на предприятие. Деньги могут поступить как от работника вашего предприятия, так и от любой сотрудничающей с вами фирмы. В первом случае по строке «Принято от» бухгалтер укажет фамилию, имя и отчество сотрудника, принесшего в кассу деньги, а во втором – наименование организации, рассчитывающейся наличными. В ЗАО «Рога и копыта» деньги поступили от Балаганова, посмотрите, как это отразил Бендер. В следующей строке бухгалтер записывает «Основание» прихода денег в кассу. Чаще всего это – сдача наличных денег, полученных в банке с расчетного счета (как показано в нашем примере); возврат неиспользованных денег подотчетником; номер договора и (или) счета-фактуры, в случае если деньги поступают от другой организации. В строке «В том числе» указывается размер НДС, который входит в сумму сдаваемых наличных денег. В нашем случае мы указываем, что НДС нет, потому что деньги Приходный кассовый ордер У приходного кассового ордера, как и у чековой книжки, есть свой корешок. Только называется он – КВИТАНЦИЯ к приходному приходному кассовому ордеру. Она заполняется, ордеру заверяется печатью предприятия, отрывается от ордера и отдается на руки тому сотруднику, который сдал деньги в кассу. Наличие квитанции у сотрудника позволит ему всегда оправдаться, если вдруг кассир заявит, что никаких денег этот сотрудник в кассу не сдавал. Кто заполняет Приходный кассовый ордер выписывает (или печатает на компьютере) в одном экземпляре бухгалтер. бухгалтер Порядок заполнения Как заполняется приходный кассовый ордер? ордер Посмотрите на образец документа в приложении 5 к разделу. Сначала записывается название организации, организации которая принимает деньги и выписывает этот ордер. Далее в этой же строке, в соответствующей графе, указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере в графе «по ОКПО» пишем код – 4107218. Если деньги сдаются в кассу какогонибудь структурного подразделения этой организации (скажем, в какой-то ее филиал или представительство), то ниже названия организации записывается название этого подразделения и в специально отведенной графе его код (если в организации используется система кодирования). В нашем примере стоит прочерк. Затем записывается порядковый номер приходного кассового ордера и дата его составления. В графе «Дебет» указывается счет и субсчет (если он есть), на который приходуются поступившие деньги. Графа «Кредит» объединяет подграфы «код структурного подразделения», «корреспондирующий счет, субсчет» и «код аналитического учета». Код структурного подразделения – это код, присвоенный организацией своему 26 поступают в кассу предприятия не от продажи рогов, а со своего расчетного счета в банке. По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления. В нашем примере Бендер записал – Корешок чековой книжки АЕ 42415123 от 25 октября 2011 г. В следующих двух реквизитах «Главный бухгалтер» и «Получил кассир» проставляются подписи. Первая подтверждает правильность составления первичного документа, вторая – поступление денег в кассу. Теперь вы знаете, как правильно заполнить каждый реквизит приходного кассового ордера. Мы не будем также подробно разбираться с каждым реквизитом КВИТАНЦИИ к нему. Вы сможете без труда заполнить ее самостоятельно, она просто дублирует данные приходного кассового ордера. И, наконец, факт получения наличных денег в банке будет отражен в учетном регистре (скажем, на схеме Аксенова) проводкой: кредит 51 – дебет 50. Как видим, у нас получилась одна проводка и много-много документов (чек из чековой книжки, корешок от этого чека, банковский расходный кассовый ордер, банковская выписка, приходный кассовый ордер). Вот и давайте с ними разберемся. Для того чтобы перевести деньги с расчетного счета в кассу предприятия требуется приказ руководителя. руководителя Он может быть устным, а может и письменным. В любом случае он рождается не в бухгалтерии, а в кабинете у директора и поэтому является тем «раздражителем», «раздражителем» который заставляет кассира предприятия поехать в банк, получить там наличные деньги и привезти их в кассу предприятия. Некоторые моменты в жизни предприятия могут регулярно повторяться (скажем, на предприятии установлено, что два раза в месяц всем работникам предприятия должна выдаваться зарплата). Чтобы каждый раз не писать один и тот же приказ на получение денег для выдачи зарплаты, руководитель может утвердить служебные обязанности кассира и в этих обязанностях указать, что каждый раз после начисления бухгалтером зарплаты, кассир обязан ездить в банк, получать там деньги и привозить их в кассу предприятия. В этом случае «раздражителем» будут выступать служебные обязанности обязанности кассира, кассира а не приказ руководителя. Хотя, по сути, это одно и то же. 27 Как и нервная система человека, бухучет может несколько мелких событий обобщить в одно крупное. То есть, делая бухгалтерскую проводку в регистрах бухгалтерского учета, бухгалтер может несколько мелких событий спрессовать в одно крупное. Такое явление, в частности, наблюдается во всех организациях при получении наличных денег из банка. Проанализируем подробно этот процесс. Для начала вспомним следующий момент – касса предприятия обозначается в бухучете 50-м счетом, расчетный счет обозначен 51-м счетом. Когда деньги поступают в эти места или уходят из них, все это отражается в бухучете, и мы безотрывно следим за местонахождением денег. Но по дороге из банка в кассу деньги будут находиться в портфеле у сотрудника вашей организации. И в этот момент деньги как бы исчезают из поля зрения бухучета, потому что сотрудник организации, которому доверено перевозить деньги, никаким бухгалтерским счетом не обозначен. То, что деньги получил сотрудник, еще не значит, что их получило предприятие. Сотрудник и предприятие – это разные вещи. Сотрудник может получить деньги в банке и исчезнуть вместе с ними в неизвестном направлении. Если это случится, то встанет вопрос – а на каком счете окажутся деньги, уплывшие от нас в кармане сбежавшего сотрудника? Предположим, что мы с вами очень боимся этого и поэтому хотим безотрывно следить за процессом получения денег из банка. Для безотрывного наблюдения мы вводим еще один бухгалтерский счет, обозначающий нашего сотрудника. Кстати сказать, этим счетом может быть 71-й счет, обозначающий, как вы помните, подотчетников нашей организации. Но и это еще не все. Правильно заполненный чек на получение денег – это почти то же самое, что и сами деньги. Получив на руки заполненный чек, сотрудник тем самым получает в свои руки активы предприятия. Откуда они у него взялись? Конечно, из чековой книжки. А раз так, то давайте обозначим заполненную чековую книжку специальным счетом под номером ХХ. Теперь у нас оказывается, что в процессе получения денег участвует четыре счета: банк, касса предприятия, сотрудник и чековая книжка. Разберемся с проводками. Возьмите чистый листок бумаги и рисуйте все счета, о которых мы будем говорить. Чем можно доказать, что сотрудник получил в руки чек, а с ними и возможность получить самые настоящие деньги? Корешком из чековой книжки. А раз так, то на основании первичного документа под названием КОРЕШОК ИЗ ЧЕКОВОЙ КНИЖКИ мы можем сделать проводку: кредит ХХ – дебет 71. В чем смысл этой проводки? Как мы уже знаем, 71-й счет обозначает у нас подотчетника, то есть сотрудника нашей организации, которому были доверены деньги предприятия. Дебетовое вливание в этот счет обозначает, что сотрудник получил в свои руки деньги. Пусть они пока еще замороженные, пусть они пока еще в виде чека, но все равно это уже деньги. Кредитовое сальдо, образовавшееся на счете ХХ, обозначает, что деньги к подотчетнику ушли именно отсюда, то есть с заполненной чековой книжки. Придя в банк, сотрудник отдаст чек и вместо него получит деньги. Проводка в этом случае должна быть такая: кредит 51 – дебет ХХ. После этой проводки на счете ХХ будет погашен вакуум, образовавшийся там после первой проводки, а значит, счет ХХ обнулится, как будто он и не принимал участия во всех этих проводках. Две проводки (кредит ХХ – дебет 71 и кредит 51 – дебет ХХ) как бы сливаются в одну: кредит 51 – дебет 71. После этого на руках у сотрудника оказываются самые настоящие (размороженные) деньги. Забрав у сотрудника чек, сотрудник банка составит вместо него другой документ (банковский расходный кассовый ордер) и прикрепит его к банковской выписке. Банковская выписка с расходным кассовым ордером банка и будут теми самыми первичными документами, на основании которых делается проводка: кредит 51 – дебет ХХ. Почему два документа? Дело в том, что при закрытии расчетного счета вы будете обязаны чековую книжку с оставшимися в ней неиспользованными чеками сдать в банк. Но когда вы сдадите чековую книжку, вместе с ней уйдут и корешки, а мы их считаем первичными документами. Как же тут быть? Очень просто. Корешок из чековой книжки мы будем считать временным первичным документом, а расходный кассовый ордер банка будет его вечным заменителем. Корешок из чековой книжки может уйти из бухгалтерии в банк в случае закрытия счета, а вместо него навсегда останется на хранении расходный кассовый ордер, выданный вместе с выпиской банком. А каким же документом будет являться чек из чековой книжки? Естественно, он будет организационно-распорядительным документом. Он несет в себе распоряжение из вашей бухгалтерии к работнику банка. Согласно этому требованию, работник банка и выдает кассиру наличные деньги. Когда кассир принесет деньги на предприятие и сдаст их в кассу, то факт сдачи денег будет оформлен еще одним первичным документом – ПРИХОДНЫМ КАССОВЫМ ОРДЕРОМ. И именно на основании этого ордера на своем листке мы сделаем проводку: кредит 71 – дебет 50. После этой проводки 71-й счет обнулится и получится, что деньги сделали переход по маршруту: кредит 51 – дебет 50. Выходит, что три мелкие проводки (кредит ХХ – дебет 71; кредит 51 – дебет ХХ, кредит 71 – дебет 50) слились в одну большую. Не желая усложнять лишними проводками свой бухучет, бухгалтеры никогда не делают эти три мелкие проводки. Дождавшись кассира с деньгами, вместо разобранных нами трех проводок они делают одну общую проводку: кредит 51 – дебет 50. Первичных документов имеется три (расходный кассовый ордер банка, банковская выписка и приходный кассовый ордер). Три проводки – три первичных документа. Корешок из чековой книжки можем сразу отнести к банковским документам, потому что в случае закрытия счета он от нас уйдет. Как видим, при слиянии трех проводок в одну на нее приходится сразу три первичных документа, но теперь мы понимаем, что два лишних первичных документа принадлежат тем двум проводкам, которые были сокращены бухгалтерами. Какой первичный документ надо записать на схеме Аксенова под стрелкой: кредит 51 – дебет 50? Приходный кассо кассовый ордер. ордер Будем считать, что на этом мы закончили разговор о вытекании денег с 51-го счета. Поговорим теперь о вливании денег в 51-й счет. 28 Сдача наличных денег на расчетный счет Начнем с проводки: кредит 50 – дебет 51. Согласно действующему законодательству, предприятие должно согласовать с банком ту сумму денег, которую оно имеет право хранить в кассе предприятия. Другими словами, оно должно согласовать с банком лимит кассы. Все денежные суммы, превышающие данный лимит, должны сдаваться в банк. Так что в этом случае «раздражителем» для проводки: кредит 50 – дебет 51 будет действующее законодательст законодательство. во Возможно, что количество денег, находящихся в кассе, не будет превышать установленный лимит, но руководитель предприятия все-таки прикажет сдать деньги в банк. Значит, в этом случае «раздражителем» будет являться приказ руководителя. руководителя Расходный кассовый ордер Кто заполняет Мы уже говорили о том, что сотрудник предприятия, взявший в свои руки деньги, – это еще не предприятие и это еще не банк. Поэтому при выдаче денег из кассы бухгалтер заполняет первичный документ под названием «Расходный «Расходный кассовый ордер». ордер» Его образец вы найдете в приложении 6. Человек, взявший у предприятия деньги, с тем, чтобы отнести их в банк, распишется в этом ордере и ордер останется в бухгалтерии в качестве доказательства, а деньги уйдут с человеком. Бухгалтер, выдавший деньги по расходному кассовому ордеру, мог бы сделать проводку: кредит 50 – дебет 71. Придя в банк, человек сообщит операционисту, что желает внести на расчетный счет своего предприятия наличные деньги. Операционист заполнит первичный документ под названием «Объявление на взнос наличными». наличными» Поскольку этот документ составляется работником банка, его образец мы печатать не будем. Следует отметить, что некоторые банки требуют от своих клиентов, чтобы они самостоятельно заполняли объявление на взнос наличными. Но даже в таком случае трудностей у вас возникнуть не должно, потому что этот документ имеется в каждом банке и заполняется очень просто. Объявление на взнос состоит из трех частей, одну из которых оторвут и отдадут назад тому человеку, который сдал деньги. Придя назад в организацию, он не обязан сдавать в бухгалтерию этот документ, так как мало ли что в жизни может случиться. Этот документ, заверенный подписью работника банка 29 и печатью банка, должен всегда оставаться в руках человека, сдавшего в банк деньги, чтобы служить доказательством его честности. Что касается организации, то ей оторвут вторую часть объявления и прикрепят к банковской выписке. Эта часть будет тем самым первичным документом, на основании которого бухгалтер мог бы сделать вторую проводку: кредит 71 – дебет 51. Третья часть объявления останется в банке. В реальной жизни никто эти две проводки не делает. В реальной жизни выписывают расходный кассовый ордер (это в лучшем случае, в худшем – просто дают деньги и говорят отвезти их в банк), отправляют работника с деньгами в банк. Тот сдает их, привозит свою часть объявления, показывает ее в бухгалтерию, подтверждая, что деньги сдал, а бухгалтерия делает одну проводку: кредит 50 – дебет 51. В этом случае на одну проводку будут приходиться два первичных документа: расходный кассовый ордер и та часть объявления, которая будет прикреплена к банковской выписке. Но мы с вами теперь прекрасно понимаем, откуда взялся лишний первичный документ – от сокращенной проводки. Порядок заполнения Разберемся с заполнением расходного кассового ордера. Сложностей тут нет никаких. Мы думаем, что по примеру приходного кассового ордера вы уже догадались, что куда записывать. Если нет, повторим все еще раз. Сначала записывается название организации, организации которая расходует деньги и выписывает этот ордер. Далее в этой же строке, в соответствующей графе, указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере ЗАО «Мертвые души» присвоен код ОКПО – 5681423. Если деньги выдаются из кассы структурного подразделения этой организации (из какого-то ее филиала или представительства), то ниже названия организации записывается название этого подразделения и в специально отведенной графе его код (если в организации используется система кодирования). В нашем примере стоит прочерк. Затем записывается порядковый номер расходного кассового ордера и дата его составления. Графа «Дебет» объединяет подграфы «код структурного подразделения», «корреспондирующий счет, субсчет» и «код аналитического учета». Код структурного подразделения – это код, присвоенный организацией своему структурному подразделению (филиалу, представительству), которому выдаются деньги из кассы. У нас стоит прочерк. Корреспондирующий счет, субсчет – это тот счет, на который поступят выданные деньги. В нашем примере наличные деньги отданы сотруднику предприятия, который затем должен будет отчитаться за них, поэтому бухгалтер записал в данную графу 71-й счет. В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет. Для этого в бухгалтерии ЗАО «Мертвые души» к 71-му счету открыто по одному аналитическому счету на каждого работника. При выдаче комунибудь из них денег под отчет в графе «код аналитического учета» записывается присвоенный подотчетнику номер. В нашем примере Манилову отведен номер 1. В графе «Кредит» указывается счет и субсчет (если он есть), с которого выдаются деньги. В графе «Сумма, руб. коп.» отражается количество выданных денег цифрами, которое затем дублируется в строке «Сумма» – прописью. Помните, что сумма прописью указывается всегда с заглавной буквы от самого края отведенной для этого строки. В графе «Код целевого назначения» указывается код, присвоенный организацией этой операции. В ЗАО «Мертвые души» выдача денег под отчет отражается под кодом 12. В строке «Выдать» бухгалтер записывает фамилию, имя и отчество того, кому выданы деньги. В строке «Основание» указывается, на какие цели выданы наличные деньги. Наиболее распространенные случаи – под отчет (как показано в нашем примере) и на зарплату. По строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и иные документы с указанием их номеров и дат составления. В нашем примере это служебная записка от 25.10.2011 г. Следующие две строки «Руководитель и «Главный бухгалтер» организации» отведены для подписей, разрешающих выдачу денег. В тех случаях, когда на на прилагаемых к расходному кассовому ордеру документах (заявлениях, счетах и т. д.) имеется д.) разрешительная надпись руководителя организации, подпись его на расходном кассовом ордере не обяза обязательна. После того, как руководитель и главный бухгалтер распишутся в расходном кассовом ордере, он передается кассиру, и оставшиеся реквизиты заполняются непосредственно в кассе предприятия. В строке «По» кассир отражает данные документа, удостоверяющего личность получателя. В нашем примере Маниловым был предъявлен паспорт. Строка «Получил» заполняется получающим деньги. В ней он указывает сумму денег (точно также как по строке «Сумма»), дату их получения и ставит свою подпись. И, наконец, в строке «Выдал кассир» расписывается кассир, подтверждая, что выдача денег состоялась. Поступление денег на расчетный счет от покупателей Теперь поговорим о проводке: кредит 62 – дебет 51. Когда кто-то захочет что-то купить у вашей фирмы, он заключит договор с вашим руководством (если покупка очень большая), и этот договор станет тем самым «раздражителем», «раздражителем» который заставит вас выписать счет. Если покупка невелика, то покупатель просто зайдет в бухгалтерию, скажет вам, что хочет купить то-то и то-то и попросит выписать счет на эту покупку. Если директор не позволяет бухгалтерии продавать без его разрешения материальные ценности, то покупателя отправят к директору, и тогда приказ директора будет для бухгалтерии «раздражителем». «раздражителем» Если директор вменил в ваши служебные обязанности продавать всем желающим материальные ценности, то «раздражителем» «раздражителем» будут ваши служебные обязанности. обязанности Сразу хотим оговориться, что мы сейчас имеем в виду предприятие, которое производит какую-то продукцию (работы, услуги) и продает их, а не магазин. О магазине мы поговорим позже. Там будет иной порядок действий. 30 Выписанный счет не будет являться первичным бухгалтерским документом для проводки из кредита 62-го в дебет 51-го. Почему? Потому что выписка счета еще не означает, что деньги обязательно придут на ваш расчетный счет. Итак, придя в свою фирму, покупатель оплатит ваш счет. Деньги поступят на расчетный счет вашей организации, и вы сделаете проводку: кредит 62 – дебет 51. Но что же будет первичным документом для этой проводки? Платежка, которая пришла от покупателя и которая расшифровывает, откуда и за что вам поступили деньги? Но ведь она выписана не вашей бухгалтерией. Или все-таки банковская выписка? И где здесь раздражитель? Прежде всего, отметим, что никаких действий по зачислению денег на ваш расчетный счет вы не делаете. Деньги на ваш расчетный счет зачисляет работник банка (ваш операционист), которого мы договорились в известной мере рассматривать как внештатного сотрудника вашей бухгалтерии. Значит, для бухгалтерии никакие раздражители в данном случае не нужны. Раздражителем для работника банка являются его служебные обязанности, вытекающие из договора, который вы подпишите с руководством банка и в котором банк возьмет на себя обязательства обслуживать ваш расчетный счет. Первичным документом будет являться банковская выписка с приложенными к ней платежками и другими документами. Строго говоря, первичным документом должна была бы быть банковская выписка, потому что именно она изготавливается вашим операционистом, которого мы считаем внештатным бухгалтером. Но так как в этом документе подробно не описано, кто и за что вам перечислил деньги, то операционист прикладывает к банковской выписке копии платежек, в которых и содержится эта информация. Поставив на копии платежек свой штамп и подпись, он как бы говорит: «Считайте, что этот документ изготовлен мною!». Поэтому мы можем сказать, что тот экземпляр платежки, который операционист оставляет у себя в банке, является организационно-распорядительным документом. А тот экземпляр платежки, который он проверил, на котором расписался и поставил штамп, является продолжением или, если хотите, неотрывным приложением к банковской выписке. По-другому мы можем сказать, что, взяв в руки банковскую выписку с приложенными к ней платежками, мы, по сути, держим один первичный документ, но выполненный на нескольких листах. Так как специальное название для этого документа не придумали, а название «Банковская выписка с приложенными к ней документами» является слишком громоздким, мы должны сами решить, что мы будем фиксировать на схеме Аксенова в качестве первичного документа. Кому удобнее анализировать свой бухучет по платежкам, могут в качестве первичного документа записывать их. Кому удобнее ориентироваться по банковским выпискам, могут записывать именно их в качестве первичного документа. На этом мы будем считать, что окончательно разобрались с 51-м счетом. Глава 1.2. Первичные документы при работе с подотчетниками А теперь пойдем дальше и разберемся с маршрутами: кредит 50 – дебет 71 и кредит 71 – дебет 50. Выдача денег подотчетнику Не каждому сотруднику фирмы бухгалтер может выдать деньги под отчет. Перечень потенциальных подотчетных лиц устанавливает руководитель приказом по предприятию. Как деньги могут попасть к подотчетнику? В большинстве случаев сотрудник фирмы пишет заявление на имя директора или другого должностного лица, которому приказом директора или служебными обязанностями предоставлено право давать разрешение на 31 выдачу денег под отчет, и просит выдать нужную ему сумму на такие-то и такие-то цели. Если директор фирмы или главный бухгалтер не утвердили форму заявления на выдачу денег и не отпечатали специальные бланки, то оно пишется в произвольной форме. Директор или другое должностное лицо, которому приказом директора или служебными обязанностями предоставлено право давать разрешение на выдачу денег под отчет, пишет, какую сумму он разрешает выдать, ставит дату и расписывается. Подотчетник приносит это заявление в бухгалтерию, и там на него обязаны прореагировать, потому что подпись кассовым аппаратом1. Некоторые организации в силу специфики своей деятельности могут не применять контрольно-кассовую технику. Подробнее об этом мы поговорим в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Ну, и, наконец, подотчетник может сделать покупку в других местах, скажем, на рынке или у частного лица. Кто же ему выпишет кассовый ордер или товарный чек? Естественно, никто. А как же быть? Очень просто. Совершив покупку на рынке или у частного лица, подотчетник должен сам составить акт, в котором укажет, где он произвел покупку, что купил и за сколько. Образец этого акта мы напечатали в приложении 7 к курсу. Очень часто налоговая инспекция заявляет, что акт сделан неправильно, что в нем не хватает паспортных данных продавца. В таком случае мы говорим, что в Федеральном Законе РФ «О бухгалтерском учете» от 21 21 ноября 1996 года N 129129-ФЗ сказано следующее: «Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты: а) наименование документа; б) дату составления документа; в) наименование организации, от имени которой составлен документ; г) содержание хозяйственной операции; д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; ж) личные подписи указанных лиц». Как видите, все эти реквизиты в нашем акте имеются. директора превратит это заявление в раздражитель. Бухгалтерия заберет себе подписанное заявление, а взамен его выпишет расходный кассовый ордер на указанную директором сумму денег. Перед тем как выдать деньги, кассир проверит расходный кассовый ордер и заставит подотчетника в нем расписаться. После выдачи денег, на основании этого расходного кассового ордера (именно он будет первичным документом), документом) бухгалтер сделает проводку: кредит 50 – дебет 71. Довольно часто возникает ситуация, когда подотчетник сначала тратит свои деньги, а после сдачи авансового отчета ему их возвращает предприятие. В этом случае бухгалтер также выписывает расходный кассовый ордер, на основании которого делает проводку: кредит 50 – дебет 71. Документы, подтверждающие трату денег подотчетни подотчетником Если подотчетник потратит деньги в магазине, то ему отдадут чек, который выбивает кассовый аппарат. Но дело в том, что на этом чеке в большинстве случаев указана лишь цена проданного товара, и поэтому он не может быть оправдательным документом. Из этого чека невозможно понять, что купил подотчетник – то ли колбасу, то ли бумагу для принтера, то ли подарок знакомой девушке. Поэтому при покупке товаров подотчетник должен попросить, чтобы продавец выписал ему ТОВАРНЫЙ ЧЕК. В этом чеке будет написано, в каком магазине произведена покупка, что куплено, какого числа и за какую цену. Кроме того, на этот товарный чек будет поставлена печать (штамп) магазина, что придаст ему дополнительную юридическую силу. Ну, а раз так, то информации, содержащейся в товарном чеке, будет вполне достаточно, чтобы подотчетник мог доказать, что потратил деньги по назначению. Образец товарного чека мы не печатаем, потому что в этом нет никакого смысла – вы можете попросить его сами в любом магазине при совершении любой покупки. Если подотчетник потратит деньги не в магазине, а в какой-либо фирме, то бухгалтер этой фирмы, взяв с него деньги, выпишет ПРИХОДНЫЙ КАССОВЫЙ ОРДЕР (с ним вы уже знакомы) и отдаст подотчетнику квитанцию к нему. Помимо квитанции к приходному кассовому ордеру, подотчетнику выдадут и чек, выбитый 1 Федеральный закон от 22.05.2003 N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт», статья 2, пункт 1: «Контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории Российской Федерации в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг». 32 А поскольку нигде больше такого образца нет, то налоговая инспекция ничего ответить не в состоянии и вынуждена признать правильным этот акт. Надо сказать, что требования налоговой инспекции указывать паспортные данные продавца – это большая нелепость. Вопервых, вы можете придумать любые данные сами. Естественно, никто не сможет проверить, живет ли по этому адресу Иванов Иван Иванович, который, якобы, продал вам на рынке банку краски или нет. Во-вторых, если бы кто-то и ухитрился доказать, что по указанному адресу такой человек не проживает, вы всегда могли бы сказать, что вы тут ни при чем. Какие паспортные данные вам назвал продавец, такие вы в акт и вписали. Кто же виноват, что продавец перепутал свой номер паспорта или его серию? Никто же не обязывает вас снимать ксерокопию с этого паспорта! Впрочем, не желая спорить с налоговой инспекцией, вы можете внести в этот акт паспортные данные человека, который вам продал те или иные материальные ценности. Закупив нужные вещи, подотчетник вернется с ними в свою организацию. Будут ли являться первичными документами квитанция приходного кассового ордера, товарный чек или акт? Конечно, нет. Они ведь родились не в бухгалтерии. Они пришли в бухгалтерию извне и поэтому первичными документами являться не будут. Более того, сами по себе они даже не будут являться раздражителями. Они нужны только для того, чтобы подотчетник мог приступить к оформлению АВАНСОВОГО ОТЧЕТА. Образец этого документа вы найдете в приложении 8. Авансовый отчет Давайте с ним разберемся чуть поподробнее. Вот какую историю рассказал нам один преуспевающий нынче человек. «Вы знаете, этот документ запомнился мне еще с тех времен, когда я был офицером. В это время мне приходилось очень часто брать деньги под отчет, закупать нужные вещи и заполнять авансовые отчеты. Более десяти лет я закупал вещи и более десяти лет я составлял авансовые отчеты. Каждый раз я смотрел образец авансового отчета, вывешенный начальником финансовой службы, каждый раз я заполнял авансовый отчет по этому образцу, каждый раз я совершал какую-то ошибку, и каждый раз я думал, что бухгалтерские документы – это такая 33 мудреная штука, что запомнить правила их заполнения практически невозможно. Я был уверен, что такую науку я никогда не смог бы освоить. Сейчас я понимаю свою ошибку. Она заключалась в том, что я, как и всякий человек, который не собирается заниматься бухгалтерией, совершенно не пытался думать своей головой. Я действовал, как обезьяна, перерисовывая свой авансовый отчет с вывешенного образца. За десять лет я ни разу не попытался шевельнуть ни одной извилиной, поэтому все мне казалось таким сложным и непонятным. Сейчас я понимаю, насколько все становится просто, если ничего не запоминать, а во всем стараться разобраться своей го головой. Казалось бы, чего проще – возьми и прочитай, что написано на авансовом отчете, а потом начинай отвечать на эти вопросы. Вот и вся премудрость. Но, нет. Мне было легче скопировать образец, вывешенный на стене, чем подумать своей головой». Ну, а, чтобы вы не повторяли его ошибок, давайте сделаем вот что: мы определим условия, необходимые для заполнения авансового отчета, и поместим в приложении 8 сам образец заполненного авансового отчета. А вам придется самостоятельно разобрать, какие данные, в какую строчку или графу нужно записать. Итак, исходные условия. 10 января 2011 года менеджер отдела снабжения ООО «Авокадо» (код ОКПО – 4852136) Синицын К. М. (табельный номер менеджера Синицына К. М. – 73; код отдела снабжения – 014) получил в кассе 250 рублей на покупку материалов. Материалы он приобрел в тот же день. Их стоимость составила 240 рублей. В магазине продавец выдал Синицыну кассовый и товарный чеки. Номера чеков 11546 и 135 соответственно. Что касается остатка или перерасхода денег от предыдущего аванса, то их у менеджера Синицына нет. Остаток неиспользованных денег Синицын внес в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру N 3 от 11 января 2011 года. Деньги принял кассир Мухова И. К. Авансовый отчет приняла и проверила бухгалтер Ляпова М.В., она же выдала расписку Синицыну К.М. Все расходы, произведенные Синицыным, приняты к бухгалтерскому учету. Авансовому отчету был присвоен номер 5. Документ подписан главным бухгалтером ООО «Авокадо» Крячкиной А.Ф. и утвержден директором Марищевым Е.М. Вот и все условия. Теперь ваша очередь размышлять. А мы вам в этом немножко поможем. Кто заполняет Итак, авансовый отчет составляется подотчетным лицом и бухгал бухгалтером. тером Порядок заполнения Прежде всего, посмотрим на форму авансового отчета. Найдите в ней слова «наименование организации». организации» Как вы думаете, что должен написать подотчетник на этой строчке? Ответ очевиден – название своей организации. В нашем случае это ООО «Авокадо». Далее в этой же строке, в соответствующей графе, нужно указать код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. Его вы всегда можете спросить у бухгалтера. В нашем примере ООО «Авокадо» присвоен код ОКПО – 4852136. Что нужно написать в таблице после слов «АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ»? ОТЧЕТ» Ну, конечно же, номер авансового отчета. А откуда его узнает подотчетник, ведь заранее ему никто не даст «исходных данных»? Логично предположить, что он спросит их у бухгалтера. А откуда узнает бухгалтер? А он посмотрит, какой был номер у предшествующего авансового отчета и скажет, какой номер должен быть у этого. В нашем примере это «5». Рядом подотчетник укажет «Дату», «Дату» когда составляется авансовый отчет. Как вы догадались, это 11 января 2011 года. Дальше вы видите, что нужно написать название и код того структурного подразделения, в котором работает подразделения подотчетник. А если организация маленькая, если в ней нет никакого подразделения или отдела, что делать тогда? Ответ напрашивается сам – не писать ничего в этой строчке. Наш подотчетник Синицын работает в отделе снабжения, которому присвоен код 014. Затем в строке «Подотчетное лицо» записывается фамилия, имя, отчество подотчетника. И вы это прекрасно видите – Синицын К. М. Далее проставляется табель табельный номер – 73. Что нужно написать напротив слов «Профессия (должность)»? (должность)» Мы думаем, что подсказывать не надо. Вы и сами догадались – профессию или должность подотчетника. В нашем случае указана профессия – менеджер. Что нужно написать после слов «Назначение аванса»? аванса» Ответ также очевиден – нужно указать назначение аванса. Если вы брали деньги на командировочные расходы, то так и напишите – «командировочные расходы». Наш подотчетник брал деньги на покупку материалов, поэтому в этой строке записано «покупка материалов». Теперь подойдем к самому главному. Что нужно написать в графе «Предыдущий аванс – остаток»? остаток» В ней указывается та сумма аванса, которая осталась у подотчетника от прошлого аванса, и за которую он еще не отчитался. В нашем случае остатка не было, поэтому писать в этой графе ничего не надо – ставим прочерк. Что нужно записать в графу «Предыдущий аванс – перерасход»? перерасход» Здесь должна быть указана та сумма собственных денег, которую подотчетник заплатил за купленную вещь, потому что выданных ему в прошлый аванс денег на эту покупку не хватило, и при этом за прошлый аванс он еще не отчитался, и его затраты ему до сих пор не компенсированы. Поскольку по нашему условию перерасхода от предыдущего аванса у Синицына нет, данная графа прочеркивается. А если ему в прошлый раз денег хватило, или он вообще деньги берет под отчет в первый раз? А если за прошлый аванс подотчетник отчитался, и ему уже вернули деньги? В этих случаях эта графа снова прочеркивается. Что нужно написать в графе «Получен аванс»? аванс» В ней по строке 1 указывают ту сумму денег, которую выдали подотчетнику из кассы в рублях. В нашем примере туда записывается «250». Строка 1а заполняется лишь в случае выдачи подотчетнику средств в валюте, а строка 2 обычно не заполняется. Если же все-таки окажется, что подотчетник получил деньги не из кассы, расположенной в вашем офисе, а, скажем, из кассы другого подразделения вашего предприятия, то во второй строчке делается соответствующая запись. Что нужно написать в графе «Итого получено»? Конечно, ту сумму, которая получено» 34 получится от сложения строки 1 и строки 2 (найдите это число в нашем образце авансового отчета). А если подотчетник не получал ничего из кассы, а произвел покупку за свои деньги, тогда что ему надо делать? В этом случае в каждой из этих строк нужно поставить прочерки или нули. После этого указывается, сколько всего денег «Израсходовано». «Израсходовано» Затем подсчитывается общий результат и определяется, что у подотчетника получилось – «Остаток» или «Перерасход». «Перерасход» Как это подсчитать? Для этого нужно взять остаток предыдущего аванса (если таковой был), прибавить к нему ту сумму, которая была получена в этот аванс (если таковая была), отнять израсходованную сумму и отнять перерасход предыдущего аванса (если таковой был). Вот и все. Если число получится положительным, значит, у подотчетника получился остаток, остаток который будет говорить вам, что подотчетник израсходовал не все деньги, которые ему выдали под отчет (авансом), и они у него остались. Если число – отрицательное, значит, у подотчетника получился перерасход. перерасход Другими словами, ему не хватило тех денег, которые ему выдали в виде аванса, и он потратил личные средства. Если у подотчетника получился остаток (т. е. он не израсходовал все деньги, которые ему были выданы под отчет), то их надо сдать назад в кассу. Если получился перерасход (т. е., если были потрачены деньги подотчетника), то ему надо вернуть эти деньги из кассы. В нашем случае число получилось положительным. Значит, подотчетник должен сдать в кассу остаток в размере 10 рублей (250 руб. – 240 руб.). Так как Синицын это уже сделал по приходному кассовому ордеру N 3, то соответствующая запись появится в строке «Остаток внесен в сумме», сумме» а строка «Перерасход выдан» будет зачеркнута. В случае перерасхода Синицыну были бы выданы деньги из кассы по расходному кассовому ордеру, и запись бы появилась в строке «Перерасход выдан», а строка «Остаток внесен в сумме» была бы зачеркнута. Внесение остатка денег в кассу или выдача перерасхода из кассы, подтверждается в авансовом отчете по строке «Бухгалтер (кассир)» подписью кассира с указанием даты. 35 Затем в авансовом отчете подотчетнику нужно указать то количество оправдательных документов, которые он прикрепит к авансовому отчету. В нашем случае у Синицына было два оправдательных документа – товарный и кассовый чеки. Указываем это в строке «Приложение ___ документов на ___ листах». листах» Ну и, наконец, авансовый отчет переворачивается на обратную сторону, и там, в таблице подотчетник делает записи, расшифровывающие, по какому оправдательному документу и какую сумму он заплатил за купленные вещи. Для этого он заполняет первые шесть граф таблицы: • номер по порядку – число записей будет равняться количеству приложенных к отчету документов; • дата документа, подтверждающего производственные расходы, – указывается дата, проставленная на оправдательном документе; • номер документа, подтверждающего производственные расходы; • наименование наименование документа (расхода) – перечисляются прилагаемые документы; • сумма расхода по отчету в руб. коп. коп – указывается сумма, на которую составлен документ; • сумма расхода по отчету в валюте – заполняется в случае, когда подотчетник получил аванс в валюте и рассчитывался ею за приобретаемые ценности. В нашем примере эта графа останется пустой. В самом низу в строке «Подотчетное лицо» подотчетник ставит подпись, и на этом его работа с авансовым отчетом заканчивается. Как вы заметили, подотчетник заполнил не все строчки в авансовом отчете. Получив от подотчетника НЕДОЗАПОЛНЕННЫЙ авансовый отчет, бухгалтер приступит к его дальнейшему заполнению. Бухгалтер проверяет все оправдательные документы подотчетника и на их основании делает новые записи в авансовом отчете. Вначале он заполняет расписку, расписку которая расположена на лицевой стороне авансового отчета. В расписке указывается фамилия подотчетника, номер и дата авансового отчета, израсходованная сумма и количество приложенных документов. Далее бухгалтер расписывается и по линии отреза отрывает расписку от авансового отчета. Оторванную расписку он передает подотчетнику. Эта часть авансового отчета теперь становится отдельным документом, который будет подтверждать, что подотчетник сдал авансовый отчет и отчитался за деньги, выданные ему под отчет. После того как расписка отдана подотчетнику, бухгалтер продолжает работать с авансовым отчетом. Для этого он поворачивает авансовый отчет к себе обратной стороной и делает запись в оставшихся незаполненными подотчетником трех графах таблицы. Здесь он напишет, какая сумма принимается к бухгалтерскому учету, и в дебет какого счета будут оприходованы те вещи, которые купил подотчетник. Далее он повернет авансовый отчет лицевой стороной и начнет ее заполнять. Прежде всего, он заполнит таблицу «Бухгалтерская запись», запись» в которой запишет, из кредита каких счетов и в дебет каких счетов будут оприходованы все расходы подотчетника. В самом конце, по строке «Бухгалтер», «Бухгалтер» бухгалтер распишется за то, что составлял авансовый отчет вместе с подотчетником и проверил все оправдательные документы. Затем после слов «Отчет проверен. К утверждению в сумме» главный бухгалтер укажет ту сумму денег, которая была израсходована подотчетником (если, конечно, подотчетник потратил все деньги на нужды предприятия, а не покупал подарки для своих знакомых) и заверит ее своей подписью по строке «Главный бухгалтер». бухгалтер» Затем подотчетник возьмет заполненный авансовый отчет и пойдет к директору или к тому должностному лицу, которому приказом директора разрешено утверждать эти отчеты (скажем, его заместителю или главному бухгалтеру). Директор (заместитель или главбух) утвердит этот отчет, поставив в его правом верхнем углу в реквизите «УТВЕРЖДАЮ» сумму, свою подпись и дату. Когда же авансовый отчет опять возвратится в бухгалтерию, на нем уже будет стоять подпись начальника. Эта подпись будет тем самым раздражителем, который заставит бухгалтера выписать следующие первичные бухгалтерские документы и сделать соответствующие бухгалтерские проводки на схеме Аксенова или в каком-либо другом учетном регистре. Напомним, что если у подотчетника остались нерастраченные деньги, то он должен их сдать в кассу, после чего кассир выдаст ему квитанцию от приходного кассового ордера. Возвращенные деньги бухгалтер отражает в бухучете. Раздражителем выступают служебные обязанности бухгалтера. А первичным документом, документом на основании которого будет сделана проводка: кредит 71 – дебет 50, – оставшаяся в бухгалтерии часть приходного кассового орде ордера. ра Оприходование оплаченных подот подотчетником товаров, работ, ус услуг Если подотчетник потратил деньги на оплату каких-то работ или услуг, которые приходуются по проводке: кредит 71 – дебет 20 (например, заплатил предпринимателю, который на своей машине перевез нужные для предприятия вещи с одного места на другое), то бухгалтер должен выписать первичный документ под названием: Акт приемки выполненных работ (оказанных услуг) услуг ) . Раздражителем в данном случае будут являться служебные обязанности бухгалтера, бухгалтера согласно которым он обязан отразить на счетах бухучета все работы и услуги, оказанные предприятию. Образец этого акта мы печатать не будем, потому что это уже скорее вопрос юристов, чем бухгалтеров. Мы можем сказать только следующее: если эти работы очень серьезные (скажем, строительство какого-то здания, паропровода и т. д.), то серьезным должен быть и акт приемки выполненных работ, и подписывать его вместе со специалистами должен юрист фирмы. Если же три мужика выгрузили две тонны бумаги или побелили потолок в вашем офисе, то акт приемки может быть самым примитивным. Такой акт вы можете придумать сами. Если подотчетник купил материалы (которые приходуются на 10-й счет), то необходимо выписать первичный документ под названием приходный ордер. ордер Форма М-4. Его образец мы поместили в приложении 9. Приходный ордер Посмотрите на него, потом посмотрите на приходный кассовый ордер и никогда их не путайте. Приходный кассовый ордер оформляется во всех случаях, когда в кассу поступают наличные деньги. А приходный Возврат неиспользованных подот подотчетником сумм 36 ордер оформляется во всех случаях, когда на склад поступают материалы. Кто заполняет Приходный ордер заполняет материально ответственное лицо – это может быть кладовщик, зав. складом, менеджер. Затем бухгалтер переносит с него информацию в учетный регистр (на схему Аксенова, в мемориальный ордер или в журналы-ордера) и делает проводку: кредит 71 – дебет 10. Порядок заполнения Как заполняется приходный ордер? Рассмотрим это на конкретном примере. Предположим, что наш институт поручил одному из своих работников закупить 300 пачек бумаги. Заполнение начинается с указания номера документа в реквизите «ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР N __». __» В начале года самому первому приходному ордеру присваивается N 1, а остальные ордера получают последующие номера. И так до конца года. Потом (с начала следующего года) нумерация повторяется опять. В нашем примере мы присвоили приходному ордеру номер 37. Затем в строке «Организация» записывается название предприятия, в котором составляется приходный ордер, и в специально отведенной графе, по этой же строке, указывается код ОКПО. В нашем примере это соответственно – Региональный финансово-экономический институт (код по ОКПО – 44020953). В строке «Структурное подразделение» отражается название его структурного подразделения. Если на предприятии нет деления на структурные подразделения, то в этой строке ставится прочерк. После этого переходим к первой табличной части документа. В графе «Дата составления» записывается дата оформления приходного ордера. В следующей графе отражается – «Код вида операции». операции» Эта графа заполняется, как правило, в том случае, если организация ведет автоматизированный учет и разрабатывает собственную систему кодирования. В нашем примере закупке бумаги мы присвоили код 07. Найдите его. Если в своей организации вы никаких кодов никаким операциям не присваивали, то в этом месте можете ставить прочерк. 37 В графе «Склад» указывается номер склада, в который поступили материалы. В нашем примере это склад под номером 1. Графа «Поставщик» состоит из двух подграф. Первая отведена для наименования наименования поставщика. В ней мы написали название организации, которая продала нам бумагу – ЗАО «НИКС». Во второй отражается код, код присвоенный поставщику. Мы в этой графе поставили прочерк. Следующая графа «Страховая компания» заполняется, если предприятие страхует доставку товаров. Региональный финансово-экономический институт доставку бумаги от продавца к себе на склад не страховал ни в одной компании, поэтому в графе «Страховая компания» поставлен прочерк. Графа «Номер документа» также состоит из двух подграф. В первой указывается номер сопроводительного документа – в рассматриваемом примере это номер накладной, которую продавец бумаги передал нам вместе с бумагой. Кроме накладной таким документом может быть счет-фактура или товарно-транспортная накладная. А во второй подграфе – номер платежного документа – в нашем примере это номер квитанции к приходному кассовому ордеру, полученной подотчетником от ЗАО «НИКС». Также это может быть номер платежки, которой перечисляются деньги поставщику. Мы рассказали, как заполняется первая табличная часть приходного ордера. Теперь внимательно посмотрите на его вторую табличную часть и давайте определим, что следует записать в каждую из ее двенадцати граф. Графа 1 и графа 2 объединены названием «Материальные ценности». ценности» В них записывается наименование, наименование, размер, сорт, сорт марка и номенклатурный номер принимаемых на склад ценностей. В нашем примере институт получил от ЗАО «НИКС» бумагу А-4 «Xerox paper» 80 г/м2 – все это мы отразили в графе 1. Так как бумаге номенклатурный номер мы не присваивали, то в графе 2 поставим прочерк. Следующие две графы нарисованы под общим заголовком «Единица измерения». измерения» Графа 3 « к од» заполняется чаще всего на предприятиях, складской учет которых автоматизирован. Наш институт код единицы измерения не вводил, поэтому в графе 3 – прочерк. В графе 4 «наименование» записывается, в каких единицах измеряются поступающие на склад ценности. Это могут быть штуки, килограммы, банки и т. д. В нашем примере это пачки. Количество ценностей отражается в приходном ордере в графе 5 «по документу» и в графе 6 «принято». «принято» В графу 5 переносятся данные о количестве из сопроводительных документов – счета-фактуры и накладной поставщика. Графа 6 отражает фактически поступившее количество ценностей и заполняется на основе данных, полученных при приемке на складе. В нашем примере расхождений в количестве бумаги, указанном в документах ЗАО «НИКС» и фактически поступившем на склад, нет, поэтому в графе 5 и графе 6 записано по 300 пачек бумаги. Однако нередки случаи, когда на склад поступает меньшее (большее) количество ценностей, чем указано в счетефактуре поставщика. О том, как поступать в таких ситуациях мы поговорим чуть позже. В графе 7 «Цена, руб. коп.» записывается цена, указанная в счете-фактуре, полученном от поставщика. Данные для графы 8 «Сумма без учета НДС, руб. коп.» получаются путем умножения количества фактически принятых ценностей на их цену (гр. 6 х гр. 7). Графа 9 «Сумма НДС, руб. коп.» заполняется в том случае, если поставщик является плательщиком НДС и в сопроводительных документах указал, какой ставкой НДС (10 или 18 процентов) облагается его товар. Чтобы определить, какую сумму следует записать в графу 9, надо данные графы 8 умножить на ставку НДС, указанную поставщиком. Если поставщик освобожден от уплаты НДС, то в этой графе ставится прочерк. В нашем примере в счете-фактуре ЗАО «НИКС» было указано, что ставка НДС для бумаги – 18%. Поэтому в графу 9 мы записали 5 400 рублей (30 000 руб. х 18%). Графа 10 «Всего с учетом НДС, руб. коп.» рассчитывается как сумма граф 8 и 9. Графа 11 «Номер паспорта» заполняется только для тех материалов, которые содержат драгоценные металлы. Поэтому у нас стоит прочерк. И, наконец, графа 12 «Порядковый номер по складской картотеке» заполняется в том случае, если на предприятии ведется складская картотека, тогда при поступлении ценностей им присваивается соответствующий номер. Региональный финансовоэкономический институт складскую картотеку не ведет, поэтому в графе 12 тоже поставлен прочерк. После того, как все графы приходного ордера заполнены, подсчитываются итоги по графам 6, 8, 9 и 10. Затем ордер подписывают по строке «Принял» получающий ценности (материально ответственное лицо) и по строке «Сдал» сдающий ценности (подотчетник, представитель поставщика). Далее приходный ордер передается в бухгалтерию, и бухгалтер заполняет графу «Корреспондирующий счет», счет» в подграфах которой указываются счет, субсчет (если он есть) и код аналитического учета, учета отражающие источник поступления товара. В нашем примере на схеме Аксенова будет сделана проводка: кредит 71 – дебет 10. Поэтому корреспондирующий счет записываем – 71. Однако в большинстве случаев в этой графе будет стоять иной счет – 60. Почему? Потому, что чаще всего вы будете покупать материалы не на рынке через подотчетника (71-й счет), а напрямую у других фирмпроизводителей – а расчеты с ними учитываются на 60-м счете. Если у вас 60-й счет имеет субсчета, то в этой графе также нужно указать соответствующий субсчет. Если в организации ведется аналитический учет, то не забывайте указать код, присвоенный конкретному поставщику. Если предприятие работает с небольшим количеством фирм и такой учет не ведется, то в подграфе проставляется прочерк. Таким образом, мы видим, что для проводки: кредит 71 (60) – дебет 10 первичным документом является приходный ордер, ордер а раздражителем в данном случае выступают служебные обязанности бухгалтера, бухгалтера согласно которым он обязан отразить на счетах бухучета все материальные ценности, поступившие на предприятие. Глава 1.3. Первичные документы для оформления прихода материальных ценностей 38 Мы разобрались с тем случаем, когда покупку совершал подотчетник за наличные деньги. Однако большинство материалов, а тем более оборудования, основных средств и нематериальных активов покупаются по безналичному расчету – их стоимость перетекает на 60-й счет с 51-го. При этом предприятия-продавцы предпочитают вначале получить деньги, а потом уже поставлять оборудование. Поэтому проводка: кредит 51 – дебет 60 делается раньше проводки по оприходованию ценностей (кредит 60 – дебет 08 (10)). Но в любом случае, независимо от последовательности и способа оплаты (наличными деньгами или безналичным путем), первичные документы для оформления прихода ценностей, будут одни и те же. Итак, после того, как деньги будут заплачены за материальные ценности, настанет время забирать приобретенные ценности от продавца. И для этого бухгалтерии придется выписать доверенность. Вот и давайте с ней разберемся. Доверенность Когда сотрудник вашей организации идет в другую организацию забирать купленные материальные ценности, ему выдается доверенность (ее образец мы поместили в приложении10). С помощью этого документа организация указывает, что именно этому сотруднику она доверила получить именно эти вещи именно в этой организации. Правила выдачи, учета и использования доверенностей изложены в Инструкции Минфина СССР N17 от 14.01.1967 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарноматериальных ценностей и отпуска их по доверенности». Несмотря на то, что документ датируется 1967 годом, он применяется до сих пор, но только в части не противоречащей Гражданскому кодексу РФ (глава 10) и Федеральному закону от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Кто заполняет Доверенность выписывает бухгалтер, затем она бухгалтер подписывается руководителем предприятия и главным бухгалтером. Потом заверяется печатью. Порядок заполнения Существуют два вида доверенности – одна с корешком (форма М-2), а другая без корешка (форма М-2а). Эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а, в этом же 39 документе дается краткая инструкция по применению и заполнению доверенностей. В нашем курсе отпечатана доверенность с корешком (М-2), как наиболее удобная и широко распространенная. Посмотрите внимательно на наш образец доверенности (приложение 10) и давайте разберемся, как ее следует заполнять. Прежде всего, на лицевой стороне доверенности по строке «Организация» бухгалтер записывает наименование своего предприятия и в соответствующей графе код ОКПО. ОКПО В нашем примере это ЗАО «Татьяна» и 1654788. Затем по строке «Доверенность N ___» указывается порядковый номер доверенности. Нумерация идет с начала года и до конца года. Поэтому, чтобы узнать, под каким номером выписывать доверенность, бухгалтер должен посмотреть на корешок предыдущей доверенности или в журнал учета выданных доверенностей. В строке «Дата выдачи» бухгалтер записывает число, месяц и год оформления доверенности. Если этот реквизит не заполнен, то доверенность считается недействительной. В нашем примере доверенность выдана 17 октября 2011 года. В строке «Доверенность действительна по» указывается срок действия доверенности. Он устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней. В некоторых случаях допускается выдавать доверенность на весь календарный месяц. В нашем примере доверенность действительна по 22 октября 2011 года. В следующую строку «наименование потребителя и его адрес» бухгалтер вносит данные о том предприятии, для которого предназначаются получаемые ценности. Чаще всего организация, выдающая доверенность, сама будет потребителем, однако она также может получить указанные в доверенности товарно-материальные ценности для своего структурного подразделения, филиала, представительства или вообще другого предприятия (если между ним и вами заключен договор о совместной деятельности). В нашем примере ЗАО «Татьяна» получает товар для себя, поэтому в строке «наименование потребителя и его адрес» бухгалтер записал: «ЗАО «Татьяна», г. Москва, ул. Урюпинская, 18». В строке «наименование плательщика и его адрес» указывается, кем оплачены получаемые по доверенности ценности. Как и в предыдущей строке, наиболее часто плательщиком является организация, выдавшая доверенность. Однако плательщиком также может быть потребитель, для которого ваша организация получит ценности или третья фирма, которая по предварительной договоренности с вами или потребителем оплатит перечисленные в доверенности товарно-материальные ценности. Если потребителем и плательщиком является одна и та же организация, то по строке «наименование плательщика и его адрес» можно просто написать «он же», как показано в нашем примере. Если потребитель и плательщик – разные организации, то эта строка заполняется полностью. По строке «Счет N __________в ________» бухгалтер записывает номер счета (с которого оплачиваются ценности) и наименование банка, где открыт этот счет. У ЗАО «Татьяна» расчетный счет открыт во Внешторгбанке РФ и его номер 40702810900120010005. Затем по строке «Доверенность выдана» указываются должность, фамилия, имя и отчество работника, которому доверено получить ценности. Запомните, нельзя выдавать доверенности лицам, не работающим в данной организации. В нашем примере доверенность выдана менеджеру Онегину Евгению Дмитриевичу. В следующие три строки «Паспорт: серия _____ N_______», _______» «Кем выдан» и «Дата выдачи» бухгалтер записывает паспортные данные сотрудника, на которого выписана доверенность. Для получения ценностей, ваш работник предъявит поставщику доверенность и паспорт. Поставщик сверит данные в полученных документах и только при их полном совпадении выдаст указанные в доверенности товарно-материальные ценности. По строке «На получение от» указывается наименование поставщика, т. е. организации, где будут получены ценности. В нашем примере это ЗАО «Ольга». В строке «материальных ценностей по» бухгалтер записывает наименование, номер и дату документа, на основании которого выдаются ценности по доверенности. Таким документом может быть счет, договор, наряд, заказ, соглашение и т. д. В нашем примере это счет N 31 от 15.10.11. Это все, что относится к лицевой стороне доверенности, теперь посмотрите на ее оборотную сторону. Оборотная сторона доверенности содержит таблицу «Перечень материальных ценностей, ценностей, подлежащих получению». получению» Таблица состоит из четырех граф: «Номер по порядку», «Материальные ценности», «Единица измерения» и «Количество (прописью)». Что записать в каждую из этих граф понятно из названия. Строки, оставшиеся в таблице пустыми, перечеркиваются. Для чего это делается – подумайте сами. В нашем примере ЗАО «Татьяна» получит от ЗАО «Ольга» 50 пар черных кирзовых сапог. Здесь следует остановиться и сказать вот о чем. Так как почти никто из бухгалтеров или руководителей предприятий не изучает тщательно руководящие документы, то практически всегда на оборотной стороне доверенности указывают тот перечень материальных ценностей, которые должны быть получены по ней. Как, например, это сделано в нашем образце. Но этого делать практически никогда не требуется. Дело в том, что во втором абзаце пункта 3 Инструкции Минфина СССР N 17 от 14. 01.1967 «О порядке выдачи доверенностей на получение товарно-материальных ценностей и отпуска их по доверенности» сказано, что перечень материалов, подлежащих получению, указывается на оборотной стороне доверенности только в том случае, когда в документе, записанном на лицевой стороне доверенности, не указаны наименование и количество материальных ценностей, подлежащих получению. Если же вашему предприятию был выписан счет, в котором указаны все наименования получаемых товаров и их количество, если вы хотите получить все, что указано в этом счете, то достаточно на лицевой стороне доверенности указать, что материальные ценности получаются по счету номер такой-то от такого-то числа. Затем под таблицей в строке «Подпись лица, получившего доверенность, _________ удостоверяем.» расписывается работник, которому выдана доверенность (точно такая же подпись должна стоять в графе «Получил» на документе, подтверждающем получение 40 ценностей по данной доверенности (например, на накладной)). После чего руководитель и главный бухгалтер заверяют подпись сотрудника своими подписями соответственно в строках «Руководитель» и «Главный бухгалтер». бухгалтер» Потом на доверенность ставится печать в месте, указанном буквами «М.П.», «М.П.» и ее можно выдавать работнику. Если выдается доверенность с корешком (форма М-2), то этот корешок заполняется вместе с доверенностью. В него бухгалтер записывает основные данные, указанные в доверенности, это: • номер доверенности; • дата выдачи; • срок действия; • должность и фамилия лица, которому выдана доверенность; • поставщик; • номер и дата наряда (заменяющего наряд документа) или извещения. Посмотрите, как бухгалтер отразил это в нашем примере. Далее на корешке в графе «Расписка в получении получении доверенности» ставит свою подпись работник, чье имя указанно в строке «Доверенность выдана». Этим подтверждается, во-первых, что документ получен, и, во-вторых, что за него надо будет отчитаться. Затем доверенность отрывается от корешка и отдается в руки этому сотруднику, а корешок остается в бухгалтерии. Если эти доверенности изготовлены в виде книжки, то оставшиеся корешки будут сохраняться в этой книжке. Если эти доверенности изготовлены в виде отдельных листов, то надо завести какуюто папку и в нее подшивать все корешки от доверенностей. После того как работник получит по доверенности указанные в ней товарноматериальные ценности, и они будут доставлены на предприятие, бухгалтер заполнит последнюю графу в корешке доверенности – «Номер, дата документа, подтверждающего выполнение поручения». поручения» Таким документом может быть накладная, приходный ордер, акт и т. д. Если по каким-либо причинам ценности по доверенности до истечения срока ее действия не получены, то в этой графе бухгалтер сделает запись о том, что доверенность аннулирована. 41 Если выдается доверенность без корешка (форма М-2а), то вместо корешка, согласно все той же Инструкции Минфина СССР N17 от 14.01.67, бухгалтер заполняет журнал учета выданных доверенностей, образец которого вы можете увидеть в приложении 11. В нем он делает точно такие же записи, как и в корешке доверенности формы М-2. Восемь граф журнала в точности совпадают с восьмью графами корешка доверенности. Если ваша организация пользуется доверенностями М-2а, то прежде чем вы начнете делать записи в журнале учета выданных доверенностей, необходимо все его страницы пронумеровать и прошнуровать. Оба конца шнурка после самой последней страницы связываются в узел, и этот узел вместе с концами шнурка приклеивается квадратным кусочком бумаги к внутренней стороне задней обложки, и на этот кусочек бумаги ставится печать предприятия. На последней странице журнала делается запись: «В настоящем журнале пронумеровано ...... страниц». Эта надпись заверяется подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Неиспользованная доверенность возвращается в бухгалтерию на следующий день после того, как закончится срок ее действия. На ней делается яркая надпись НЕИСПОЛЬЗОВАНА, и она откладывается на хранение до конца года. В конце года все неиспользованные доверенности уничтожают, о чем составляют соответствующий акт. Тот сотрудник вашей организации, которому была выдана доверенность, идет с ней и с копией платежки (если вы заплатили «вперед») к продавцу, чтобы забрать у него купленные ценности. Продавец товаров рассматривает платежку (в случае предоплаты) и убеждается, что деньги из банка ушли. Об этом будет свидетельствовать штамп банка, стоящий на платежке, и подпись операциониста. Затем он забирает у вашего сотрудника доверенность, сверив предварительно его паспорт с паспортными данными, указанными в доверенности. Потом вместо доверенности продавец выписывает накладную на отпуск материалов на сторону (форма М-15). Ее образец мы поместили в приложении 12. Поскольку в рассматриваемом нами примере накладную ЗАО «Татьяна» получит от своего поставщика (ЗАО «Ольга»), то пока мы не будем подробно останавливаться на этом документе. Как мы уже говорили, при поступлении приобретенных ценностей на склад выписывается приходный ордер (форма М-4, образец смотрите в приложении 9). На основании этого документа бухгалтер должен сделать проводку: кредит 71 – дебет того счета, куда нужно оприходовать купленные ценности (10, 41). Сделать такую проводку на языке бухгалтеров означает оприходовать полученные материальные ценности на склад. На схеме Аксенова нарисован путь для проводки: кредит 71 – дебет (10, 41), а первичный документ мы подписываем – приходный ор ордер. дер Надо сказать, что во многих бухгалтериях не выписывают приходные ордера. Вместо этого бухгалтерия заказывает специальный штамп, на котором стоят те же самые реквизиты, что и в приходном ордере. И, когда товар получен полностью, когда и цена, и качество этого товара оказались соответствующими договору поставки, когда претензий к продавцу нет, то этим штампом ставят оттиск на накладную, выписанную продавцом, и считают, что эта накладная является первичным документом. Если вам будет лень выписывать приходные ордера, вы тоже можете воспользоваться таким методом. Скажем только, что эта накладная применяется для учета отпуска материалов как хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, так и сторонним организациям. В этой накладной расписываются: со стороны продавца – тот человек, который разрешил выдать товар, и тот, который выдал, со стороны получателя – ваш сотрудник, который его получил. Один экземпляр накладной останется у продавца вместе с доверенностью, а второй экземпляр вместе с товаром будет отдан вашему сотруднику, который и принесет его в фирму. Разберемся теперь подробно с вопросом о том, какие документы будут первичными, а какие – раздражителями. Как вы поняли, доверенность создается внутри бухгалтерии, а затем уходит в другую организацию. Однако корешок доверенности или запись в журнале учета выданных доверенностей не выходят за пределы своей организации. Выдавая доверенность, бухгалтерия как бы отдает приказ человеку: «Сходи и получи тот товар, за который мы заплатили деньги!» Поэтому доверенность будет организационно-распорядительным бухгалтерским документом. Глава 1.4. Первичные документы по оприходованию основных средств Если организация закупила оборудование (проводка: кредит 60 – дебет 07), то составляется Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма ОС-14). Если оборудование передается со склада в монтаж (проводка: кредит 07 – дебет 08), то составляется Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж (форма ОС-15). Принятие основного средства (кредит 08 – дебет 01) осуществляется на основании первичного документа Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма ОС-1) или Акт о приемепередаче здания (сооружения) (форма ОС-1а). При покупке готового основного средства (скажем, компьютера) на основании Акта (форма ОС-1) вы делаете сразу две проводки: кредит 60 – дебет 08 и кредит 08 – дебет 01. При этом вы помните, что разбивка одной проводки: кредит 60 – дебет 01 на две: кредит 60 – дебет 08 и кредит 08 – дебет 01 произведена искусственно, поскольку, приобретая полностью готовое основное средство, вы пока не знаете, потребуется ли для него какая-либо доработка, настройка или регулировка. Чтобы это выяснить потребуется время. А пока это выясняется стоимость основного средства должна храниться на 08-м счете. Как только выяснится, что основное средство полностью готово к работе, его стоимость перегоняется с 08-го на 01-й счет. Вот почему на две проводки приходится один первичный документ. Раздражителем Раздражителем для этих проводок будут служебные обязанности бухгалтера. В этом разделе мы познакомимся лишь с Актом о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), а все остальные акты будем изучать позднее – в курсе, который называется «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Акт о приемеприеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) 42 Применяется для оформления приема основных средств в организацию или приемапередачи основных средств от одной организации к другой. Кто заполняет Акт заполняет постоянно действующая или временно сформированная комиссия, осуществляющая контроль за комиссия правильностью и обоснованностью совершения операций с основными средствами. Для включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию: • если они не требуют монтажа, акт составляется в момент приобретения; приобретения • если объекты требуют монтажа, – после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию. Акт оформляется, как минимум, в 2-х экземплярах и к нему прилагается техническая документация, относящаяся к объекту для которого выписан акт. Форма акта утверждена постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7 и расположена на трех страницах (см. образец в приложении 13). Порядок заполнения 1-Я СТРАНИЦА ФОРМЫ N ОСОС-1 В верхней части этой страницы расположены два реквизита «УТВЕРЖДАЮ». «УТВЕРЖДАЮ» Они заполняются после того, как акт оформлен полностью. В них расписываются руководители организации-сдатчика и организации-получателя, указывая свою должность, расшифровывая подпись и проставляя дату утверждения акта. После чего акт заверяется печатями сдатчика и получателя в реквизитах «М. П.». П.» Начинается заполнение акта с реквизита «Организация«Организация-получатель». получатель» Он состоит из четырех строк. В первой записывается полное наименование организации, принимающей основное средство. В нашем примере – ЗАО «Компьютер-ленд». Далее в этой же строке, в соответствующей графе, указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере в графе «по ОКПО» указан код 45726988. Во второй строке записываются адрес, телефон, факс предприятия, в третьей – его 43 банковские реквизиты (номер расчетного счета и название обслуживающего банка). Четвертая строка заполняется, если на предприятии есть деление на структурные подразделения. Тогда в ней указывается наименование того подразделения, куда поступит основное средство. И далее по этой же строке в соответствующей графе записывается код структурного подразделения (если в организации применяется система кодирования). Если организация небольшая и у нее нет такого подразделения – данная строка и графа прочеркиваются. Следующий реквизит «Организация«Организациясдатчик» также состоит из четырех строк и содержит ту же информацию, что и реквизит «Организация-получатель» – наименование, адрес, телефон, факс, банковские реквизиты и наименование структурного подразделения организации, передающей основное средство. В нашем примере организация-сдатчик – ОАО «Павловский автобус», находящееся в г. Павлово Нижегородской области, по улице Суворова, дом 1. Телефон 6-81-14, факс 6 03 18. Расчетный счет N 40702810900420009645 открыт в Павловском ОСБ 6532. Структурное подразделение – магазин N 2, кодирование подразделений в организации не предусмотрено. Справа от первой строки реквизита «Организация-сдатчик» в графе «по ОКПО» записывается код, присвоенный этой организации. В нашем примере код ОКПО ОАО «Павловский автобус» – 3458921. После указания данных об организациях получателе и сдатчике основного средства, заполняется реквизит «Основание для составления акта». акта» Таким основанием может быть, например, приказ, распоряжение руководства или договор (с указанием его вида и основных обязательств). Справа от этого реквизита в специальных графах записываются номер и дата документа, служащего основанием для составления акта. В нашем примере – Договор куплипродажи транспортного средства N 521 от 06.10.2011 г. ОАО «Павловский автобус» обязуется поставить ЗАО «Компьютер-ленд» автобус ПАЗ 3205-50. ЗАО «Комьютер-ленд» обязуется произвести расчет с ОАО «Павловский автобус» в течение трех дней с момента поставки. В реквизите «Дата» по строке «принятия к бухгалтерскому учету» отражается дата оприходования основного средства в учете организации, получающей основное средство, а по строке «списания с бухгалтерского учета» – дата снятия основного средства с учета передающей его организации. Если основное средство приобретается через сеть розничной торговли или изготавливается организацией для собственных нужд, то строка «списания с бухгалтерского учета» не заполняется. В нашем примере ЗАО «Компьютер-ленд» приняло к бухгалтерскому учету транспортное средство 10 октября 2011 г., а ОАО «Павловский автобус» продало его через свой магазин 7 октября 2011 г., поэтому реквизит «Дата» будет заполнен только по первой строке. В строке «Счет, субсчет, код аналитического учета» указывается, на какой счет принято к учету основное средство, с указанием субсчета и кода аналитического учета (если они предусмотрены в учете организации). В нашем примере – 01/1 (первый субсчет счета 01). В строке «по ОКОФ» записывается код основного средства, вводимого в эксплуатацию, согласно Общероссийскому классификатору основных фондов (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 г. N 359). Следующие три строки принадлежат реквизиту «Номер». «Номер» В первой указывается номер амортизационной груп группы. пы Постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 N 1 все известные основные средства согласно Общероссийскому классификатору основных фондов (ОКОФ) отнесены к той или иной амортизационной группе. Например, инструмент для металлообрабатывающих и деревообрабатывающих станков, который имеет код, согласно ОКОФ, 14 2894000, включен в первую амортизационную группу; а электронновычислительная техника (персональные компьютеры, принтеры, серверы, модемы), имеющая код 14 3020000, – во вторую. Исходя из этого, бухгалтер сначала определяет код купленного основного средства, согласно ОКОФ, затем ищет по Классификации, к какой амортизационной группе его следует отнести. Подробнее о Классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы, вы узнаете из курса «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I», а пока вернемся к нашему примеру. Согласно ОКОФ, автобусу присвоен код 153410250, и он включен в третью амортизационную группу. Во второй строке реквизита «Номер» записывается инвентарный номер основного средства, который был присвоен основному средству при поступлении на предприятие. В нашем примере автобусу был присвоен инвентарный номер – «А-002». В третьей строке реквизита «Номер» указывается заводской номер основного средства. В нашем примере это номер кузова – «ХТС32059278331». Реквизит «Государственная регистрация прав прав на недвижимость» состоит из двух строк «номер» и «дата» и заполняется только при приобретении прав на недвижимое имущество и в случае сделок с ним. В нашем примере эти две строки прочеркиваются. Слева от реквизита «Номер» нарисована таблица, состоящая из двух граф. В первой – «Номер документа» – указывается номер, присвоенный Акту о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений). Во второй – «Дата составления» – записывается, когда был оформлен этот Акт. В нашем примере Акт выписан 10.10.2011 года и ему присвоен номер 35. Затем по строке «Объект основных средств» указывается информация об основном средстве – его наименование, назначение, модель, марка. В данном примере – Автобус ПАЗ 3205-50. В строке «Место нахождения объекта в момент момент приемаприема-передачи» записывается, где находится основное средство на момент составления акта. В нашем примере – гараж ЗАО «Компьютер-ленд». По строке «Организация«Организация-изготовитель» указывается наименование производителя основного средства. В данном примере – ОАО «Павловский автобус». Если объект основных средств находится в собственности нескольких организаций, то на первой странице заполняется раздел «Справочно». «Справочно» В него заносятся сведения об участниках долевой собственности, собственности при этом указывается их доля в праве праве общей собственности (в процентах). В случае если 44 стоимость приобретения объекта основных средств была выражена в иностранной валюте, валюте в этот раздел вносятся сведения о наименовании валюты и ее сумме по курсу Центрального банка РФ. В нашем примере ЗАО «Компьютер-ленд» является единственным владельцем приобретенного автобуса и, следовательно, раздел «Справочно» не заполняется. 2-Я СТРАНИЦА ФОРМЫ N ОСОС-1 Вторая страница Акта о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) состоит из трех разделов: 1. Сведения о состоянии объекта основных средств на дату передачи; 2. Сведения об объекте основных средств на дату принятия к бухгалтерскому учету; 3. Краткая индивидуальная характеристика объекта основных средств. Раздел 1 представлен таблицей из 8 граф и заполняется на основании данных передающей стороны (организации-сдатчика). Это данные информационного характера для объектов основных средств, бывших в эксплуатации. В трех первых графах таблицы указывается «Дата»: «Дата» • выпуска (только год); • ввода в эксплуатацию (дата начала использования объекта у первого пользователя – число, месяц, год); • последнего капитального ремонта (дата окончания такого ремонта). В графе 4 «Фактический срок эксплуатации» записывается, сколько лет и месяцев проработало основное средство до момента передачи. В графе 5 «Срок полезного использования» указывается возможный срок использования основного средства, определенный в учете передающей стороны. В графе 6 «Сумма начисленной амортизации (износа)» отражается сумма амортизации, начисленной с начала эксплуатации объекта у организации-сдатчика. В графе 7 «Остаточная стоимость» записывается соответствующая стоимость основного средства по данным бухгалтерского учета организации-сдатчика на момент передачи. В графу 8 «Стоимость приобретения (договорная (договорная стоимость)» заносится сумма, указанная в договоре на передачу основного средства. 45 В случаях приобретения основных средств через сеть розничной торговли и изготовления для собственных нужд раздел 1 не запол заполняется. няется В нашем примере автобус куплен в магазине N 2 ОАО «Павловский автобус», следовательно, раздел 1 не заполняется. Раздел 2 заполняется организациейполучателем только в одном (своем) экземпляре. В графе 1 «Первоначальная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету» указывается сумма в рублях, по которой основное средство принимается к бухгалтерскому учету на 01-й счет «Основные средства». Эта величина определяется поразному – в зависимости от способа приобретения основного средства. Подробно с этим вы познакомитесь в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». А пока лишь отметим, если мы приобретаем основное средство за плату (деньги) или создаем его, его то в первоначальную стоимость входят суммы всех фактических затрат, связанных с приобретением, сооружением и изготовлением этого основного средства за исключением НДС. К затратам, связанным с приобретением, относятся не только суммы, выплачиваемые поставщику основного средства, но и ряд сопутствующих затрат: услуги посредников, информационные и консультационные услуги, пошлины, некоторые налоги и даже командировочные расходы, когда они непосредственно связаны с приобретением основных средств. В нашем примере первоначальная стоимость автобуса ПАЗ 3205-50 составила 427 500 рублей. В графе 2 «Срок полезного использования» записывается возможный срок полезного использования основного средства, рассчитанный организацией. Он указывается в целых годах (например, 3 года) или в годах и месяцах (например, 3 года 5 месяцев). В нашем примере срок полезного использования автобуса, определенный ЗАО «Компьютер-ленд», – 6 лет 8 месяцев. В графах 3 и 4 описывается «Способ начисления амортизации». В графе амортизации» «наименование» указывается, какой из четырех способов (линейный, уменьшаемого остатка, списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования или кумулятивный, пропорционально объему продукции (работ)) начисления амортизации выбран организацией для данного основного средства. Подробнее о каждом из этих способов мы поговорим немного позже. В графу «норма» записывается годовая норма амортизации, рассчитанная исходя из срока полезного использования. В данном примере выбран линейный способ амортизации. Норма амортизации, рассчитанная бухгалтером, составила 15%. Раздел 3 описывает основные характеристики объекта основных средств – в нем указываются сведения о наличии во вводимом в эксплуатацию основном средстве драгоценных металлов и камней. Если основное средство не содержит драгоценных материалов, как в нашем примере, графы 1–7 1 7 прочеркиваются. В графе 1 записывается наименование основного средства, приспособлений или принадлежностей основного средства, в которых содержатся драгоценные материалы. Количество приспособлений, содержащих драгоценные материалы, указывается в графе 2. Наименование драгоценных материалов и номенклатурный номер отмечается соответственно в графах 3 и 4. Наименование единицы измерения драгоценных материалов записывается в графе 5. В графах 6 и 7 указываются соответственно количество и масса драгоценных материалов. После трех описанных нами разделов в самом низу второй страницы формы N ОС-1 под заголовком «Другие характеристики» нарисованы 7 незаполненных строк. Они заполняются, если о приобретаемом объекте необходимо указать какую-нибудь особую информацию, например количество текущих ремонтов, комплектацию и т. д. Если такие сведения не требуются, то данные строки прочеркиваются. 3-Я СТРАНИЦА ФОРМЫ N ОСОС-1 В левом верхнем углу третьей страницы комиссия по приему-передаче основного средства в строке «Результат испытания на «__»________20__г.» записывает дату проведения испытания объекта, поступающего на предприятие. В нашем примере – 10 октября 2011 г. В следующей строке «Объект основных средств техническим условиям соответствует/не соответствует» вычеркивается «не соответствует», если оборудование соответствует техническим условиям. Если оборудование не соответствует техническим условиям, то вычеркивается «соответствует» и ниже в пустых строках перечисляются выявленные несоответствия и их причины. В данном примере автобус новый и соответствует всем техническим условиям, поэтому вычеркивается «не соответствует» и пустые строки прочеркиваются. Справа от строки «Объект основных средств техническим условиям соответствует/не соответствует» расположена строка «Доработка требуется/не требуется». требуется» Ненужное слово вычеркивается. Например, если для введения в эксплуатацию необходима доработка, вычеркивается «не требуется» и ниже в пустых строках записывается, что именно необходимо сделать, чтобы ввести основное средство в эксплуатацию. В данном примере вычеркивается «не требуется» и далее под этой строкой указано, что требуется доработать в автобусе – «Установить кондиционер». В следующей строке записывается «Заключение комиссии». комиссии» В нашем примере – «автобус ПАЗ 3205-50 соответствует техническим требованиям и пригоден к эксплуатации». Перечень технической документации к вводимому в эксплуатацию основному средству указывается по строке «Приложение. Техническая документация». документация» В нашем примере по этой строке записывается – «тех. паспорт N 56214738, инструкция по эксплуатации». Далее акт подписывается подписывается председателем и членами комиссии. комиссии При этом указываются их должности и расшифровываются подписи (записываются инициалы и фамилия). В нашем примере акт подписали: • председатель комиссии – директор О.В. Никонов; • член комиссии – бухгалтер О.С. Праведникова; • член комиссии – менеджер П.Е. Суслов. Ниже расположен раздел «Объект основных средств». средств» Он разделен на две части – левая «принадлежит» организации-сдатчику, правая – организации-получателю. В левой части этого раздела по строке «Сдал» расписывается работник, ответственный 46 за передачу основного средства (чаще всего таким работником является зав. складом или кладовщик). При этом указывается его должность, расшифровывается подпись и проставляется дата передачи объекта. Кроме этого, если в организации на всех сотрудников заведены табельные номера, то в реквизите «Табельный номер» записывается соответствующий номер, присвоенный работнику. Ниже в этой же части после фразы «Отметка бухгалтерии: В инвентарной карточке (книге) учета объекта основных средств выбытие отмечено» расписывается главный бухгалтер, бухгалтер подтверждая своей подписью факт снятия основного средства с учета. Когда основные средства приобретаются через сеть розничной торговли (как в нашем примере) или изготавливаются для собственных нужд правая часть раздела «Объект основных средств» не заполняется. заполняется В правой части этого раздела в строке «Принял» расписывается и проставляет дату работник, принимающий основные средства непосредственно от передающей стороны или от поставщика. На этого сотрудника обязательно выписывается доверенность, о чем делается отметка в строке «По доверенности от «___» _______________20___г. N _________, _________, выданной____________». выданной____________» В нашем примере автобус принял заведующий складом Кораблев Иван Николаевич по доверенности, выданной ЗАО «Компьютер-ленд» 9 октября 2011 года за номером 115. В строке «Объект основных средств принял на ответственное хранение» ставит свою подпись работник, назначенный ответственным за данный объект. При этом он указывает свою должность, расшифровывает подпись и записывает дату принятия основного средства на ответственное хранение. Таким работником может быть кладовщик (если основное средство получено непосредственно на склад), начальник отдела (если объект передан в отдел) и т. д. В реквизите «Табельный номер» записывается соответствующий номер, присвоенный работнику (если на предприятии ведется такой учет работников). В данном примере автобус на ответственное хранение принял 10 октября водитель Шувалов П.С. (в ЗАО «Компьютерленд» табельные номера сотрудникам не присваиваются). В следующей строке делается отметка бухгалтерии об открытии инвентарной карточки учета объекта основных средств или записи в инвентарной книге. Для этого в таблице, расположенной в правом нижнем углу страницы, в графах «Номер документа» и «Дата составления» указывается номер инвентарной карточки или записи в инвентарной книге и число когда была открыта карточка (сделана запись). В нашем примере о приобретении автобуса в инвентарной книге 10 октября 2011 года была сделана запись за номером 19. Завершается заполнение акта подписью главного бухгалтера по строке «Главный бухгалтер» и он передается для утверждения. Что записывается в утверждающей надписи, вам уже известно. В нашем примере, так как автобус куплен в розничной сети, будет заполнен только правый реквизит «УТВЕРЖДАЮ» УТВЕРЖДАЮ» (принадлежащий организации-получателю). В ЗАО «Компьютерленд» Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) N 35 от 10.10.11 утвердил директор И.И. Волков. Глава 1.5. Первичные документы по оприходованию нематериальных активов Нематериальные активы обычно принимаются по акту приемки, который составляется в произвольной форме. Именно этот акт будет оправдательным первичным документом для проводки: кредит 60 – дебет 08. После того как все расходы по приобретению нематериального актива соберутся на 08-м счете, бухгалтер рассчитает первоначальную стоимость этого актива. Пока она хранится на 08-м счете, но ее обязательно 47 нужно перевести на 04-й счет «Нематериальные активы», чтобы она лежала на своей полочке (в своем счете) и ее было бы легко найти. Вы знаете, что любое движение стоимости в бухгалтерском учете должно подтверждаться оправдательными документами. Давайте выясним, какой первичный документ необходим в нашем случае. Карточка учета немате нематериальных активов В нашем примере – прочерк. Следующие две графы объединены заголовком «Документ на оприходование». оприходование» В них заносятся соответственно дата и номер документа, которым была оформлена операция оприходования объекта нематериальных активов. В нашем примере таким документом стал акт приемки N 12 от 06.10.11, следовательно: в графе «дата» указываем 06.10.11; в графе «номер» – 12. Следующие три строки формы выделены для занесения информации о полном наименовании и назначении объекта нематериальных активов. активов В нашем примере – Исключительное право на товарный знак «Компьютер-ленд» для выделения товаров, реализуемых через торговую сеть «Компьютер-ленд». Теперь остановимся на заполнении основной таблицы формы N НМА-1. В графу 1 «Структурное подразделение» этой таблицы записывают наименование или кодовый номер (если в организации применяется такая система кодирования) структурного подразделения организации, в которое передается нематериальный актив. В нашем примере – стоит прочерк. В графе 2 «Вид деятельности» указывается вид деятельности, для осуществления которого используется нематериальный актив. В нашем примере – Торговля. В графе 3 «Счет, субсчет» бухгалтер отражает счет, по дебету которого оприходован объект нематериальных активов. В нашем примере – 04. В графе 4 «Код аналитического учета» ставится код аналитического учета для счета, указанного в графе 3, если в организации ведется аналитический учет и используется система кодирования. При отсутствии кода, как в нашем примере, в графе ставится прочерк. В графе 5 «Первоначальная (балансовая) стоимость, руб. коп.» указывают первоначальную стоимость нематериального актива. Подробно о том, как определяется первоначальная стоимость нематериального актива, вы узнаете из курса «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть II». В нашем примере – 70 200-00. В графе 6 «Срок полезного использования» записывается соответствующий срок. Кто заполняет Для того чтобы принять нематериальный актив к учету на 04-й счет, бухгалтер должен заполнить Карточку учета нематериальных активов (форма НМА-1) (образец смотрите в приложении 14). Эта карточка будет оправдательным первичным документом документом для проводки: кредит 08 – дебет 04. Раздражителем здесь, как и в большинстве случаев будут служебные обязанности бухгалтера. Давайте разберемся, какие данные нужно отразить бухгалтеру в карточке учета нематериальных активов по форме НМА-1. Порядок заполнения Прежде всего, по строке «КАРТОЧКА N __» следует указать порядковый номер карточки. Обычно, количество нематериальных активов на предприятии невелико. И чаще всего нумерация карточек начинается с появлением первого нематериального актива и ведется нарастающим итогом из года в год. Это не строгое правило, поэтому некоторые организации предпочитают с начала каждого года начинать нумерацию карточек с N 1. В нашем примере карточке присвоен номер N 7. Затем в строке «Организация» записывается полное наименование организации. В нашем примере – ЗАО «Компьютер-ленд». Далее в этой же строке, в соответствующей графе, указывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), который присваивается организации отделом статистики сразу после ее регистрации. В нашем примере в графе «по ОКПО» пишем код – 45726988. В строке «Структурное подразделение» указывается наименование структурного подразделения, где используется объект. Если организация небольшая и в ней нет деления на структурные подразделения, то в этой строке (как в нашем примере) ставится прочерк. Ниже идет таблица из четырех граф. В графе «Дата составления» указывается дата заполнения карточки. В нашем примере – 06.10.11. В графе «Код вида операции» проставляется код хозяйственной операции по приобретению нематериальных активов или их передаче. Отметим, что код указывается в том случае, если организация применяет систему кодирования. 48 В нашем примере – 120 мес. В графе 7 «Сумма начисленной амортизации, руб. коп.» указывается сумма амортизации, которая исчисляется ежемесячно по нормам, рассчитанным исходя из первоначальной стоимости и срока полезного использования. Именно в этой сумме будет начисляться амортизация на нематериальный актив с месяца, следующего за месяцем, в котором он введен в действие. действие В нашем примере – 585-00 (гр. 5 : гр. 6). Графа 8 «Норма амортизации, % или сметная ставка». ставка» До вступления в силу ПБУ 14/2007 «Учет нематериальных активов» в эту графу заносилась годовая норма амортизации, которая рассчитывалась исходя из установленного срока полезного использования. Теперь определять годовую норму амортизации для нематериальных активов не нужно. Согласно ПБУ 14/2007, амортизация должна рассчитываться ежемесячно. Следовательно, в этой графе мы должны поставить прочерк. Графа 9 «Код счета и объекта аналитического учета (для отнесения амортизации нематериальных активов)» должна содержать счет учета затрат, куда будут списываться суммы фактически начисленной амортизации. На схеме Аксенова это 20-й счет, но вместо него могут использоваться 25-й, 26-й и др. счета. В нашем примере – ЗАО «Компьютерленд» относит амортизацию на счет 20. Если по нематериальным активам начисление амортизации не предусмотрено (например, по объектам нематериальных активов с неопределенным сроком полезного использования), то в графах 7–9 ставятся прочерки. В графе 10 «Дата постановки на учет» указывается дата оприходования на баланс организации нематериального актива (то есть дата составления акта приемки). В нашем примере – 06.10.11. В графе 11 «Способ приобретения» отражается информация о том, каким образом организация получила нематериальные активы. В этой графе в зависимости от способа получения нематериальных активов можно написать соответственно вклад в уставный капитал, безвозмездное получение, создание, приобретение за плату, приобретение в обмен на другое имущество. 49 В нашем примере в этой графе указан один из способов создания: «зарегистрировано в Патентном ведомстве». В графу 12 «Документ о регистрации (наименование, номер, дата)» заносятся соответственно наименование, номер и дата документа о регистрации. Эта графа заполняется, если, согласно законодательству, требуется регистрация соответствующих прав. В нашем примере следует записать – Свидетельство на товарный знак N 52141 от 03.10.2011. В следующие пять граф таблицы – с 13 по 17 – заносится информация о выбытии или перемещении объекта нематериальных активов. В графе 13 «по документу, документу, номер» ставится номер документа, согласно которому произошло перемещение (выбытие). В графе 14 «по документу, дата» – дата этого документа. Графы 15 и 16 отражают причину выбытия (перемещения) нематериальных активов. В графе 15 «причина выбытия (перемещения), (перемещения), наименование» указывают наименование причин выбытия или перемещения (например, причиной выбытия может быть моральный износ). В графе 16 «причина выбытия (перемещения), код» указывается соответствующий код. Эта графа заполняется в том случае, если в организации применяется кодирование причин выбытия нематериальных активов. В противном случае в этой графе ставится прочерк. В графу 17 «сумма выручки от реализации, руб. коп.» записывается сумма, полученная организацией от реализации данного объекта нематериальных активов. В нашем примере графы таблицы 13–17 пока не заполняются. Под этой таблицей расположена строка «Сумма износа, руб. коп.», коп.» в ней отражается общая сумма амортизации, начисленная по объекту нематериального актива к моменту его выбытия (перемещения). Эта строка заполняется одновременно с графами 13–17, поэтому в нашем примере она пока также остается незаполненной. На оборотной стороне карточки дается краткая характеристика объекта нематериальных активов. В разделе «КРАТКАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА ОБЪЕКТА НЕМАТЕРИАЛЬНЫХ АКТИВОВ» записываются только основные показатели объекта, исключая повторение данных технической документации, имеющейся в организации на этот объект. В нашем примере: «Товарный знак предназначен для выделения товаров, реализуемых через торговую сеть «Компьютерленд»». После этого бухгалтеру остается указать свою должность в строке «Карточку заполнил». заполнил» Затем поставить подпись, сделать расшифровку подписи (написать инициалы и фамилию), а также записать дату заполнения карточки – число, месяц (прописью) и год. Найдите эти строки в нашей карточке и посмотрите, как они заполнены. Более подробно о карточке учета нематериальных активов, а также о других документах, связанных с учетом нематериальных активов, вы узнаете при изучении курса «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть II». Мы надеемся, что при чтении этого раздела вы работаете со схемой Аксенова и подписываете на ней названия всех «раздражителей» и первичных документов. Теперь давайте поговорим о стоимости НДС, которая присоединяется к стоимости покупки. Глава 1.6. Стоимость НДС при приобретении материальных ценностей частей (т. е. подтверждение проводки: кредит 51 – дебет 60), будет являться выписка с расчетного счета и платежное поручение – это вы уже знаете. Факт поступления материалов будет оформляться приходным ордером (т. е. подтверждение проводки: кредит 60 – дебет 10). А тот факт, что продавец должен уплатить ваши восемнадцать процентов НДС, предназначенные для государства, будет подтверждать счет-фактура. Объясняется это тем, что перечислять ваш НДС в бюджет государства будет продавец, а вы у себя в учете проводкой: кредит 60 – дебет 19 просто отражаете факт передачи денег для государства. Но раз перечислять ваши восемнадцать процентов будет продавец, то и первичный документ должен быть составлен не в вашей бухгалтерии, а в бухгалтерии продавца. Понятно? Что же касается «раздражителя», «раздражителя» то для проводки: кредит 60 – дебет 19, им будут выступать служебные обязанности бухгалтера и законодательство. законодательство Сегодня очень многие люди (в том числе и наши студенты) окунулись в мир торговли. Поэтому давайте чуть подробнее остановимся на действиях торговых организаций при закупке и оприходовании товаров. Как вы помните, в случае приобретения сырья, материалов, основных средств и т. д., помимо их стоимости, перетекающей из кредита 60-го счета в дебет 10-го и 08-го, существует еще и стоимость НДС, которая движется из кредита 60-го счета в дебет 19-го на соответствующий субсчет. Первичным документом, документом позволяющим бухгалтеру сделать эту проводку, должен выступать счетсчет-фактура, фактура который вам вручит поставщик. Вы можете удивиться, ведь счет-фактура выписан не в вашей бухгалтерии, и, следовательно, он не может оправдывать никакие проводки, которые вы совершаете в своем бухучете!? Все верно. Но давайте вспомним, что обозначает стоимость, которая движется из кредита 60-го в дебет 19-го счета. Итак, покупая какую-либо вещь, вы со своего счета переводите определенную сумму на расчетный счет продавца. Причем эта сумма состоит из двух частей: одна предназначена для продавца, другая – в виде восемнадцати процентов (или десяти) – предназначена для государства. Причем, сумма НДС, которая предназначена для государства будет перечисляться продавцом. Подтверждением того факта, что вы отдали продавцу сумму, состоящую из двух Глава 1.7. Закупка и оприходование товара предприятиями торговли Движение товара от поставщика к вам должно оформляться специальными документами, которые называются СОПРОВОДИТЕЛЬНЫМИ. К ним относятся: накладная, товарно-транспортная накладная (форма 1-Т), железнодорожная накладная, счетфактура. Если товар отправлен не просто железнодорожным транспортом, а еще и упакован в специальные контейнеры, то вместо 50 железнодорожной накладной может быть выписана «Накладная на перевозку грузов в универсальном контейнере». Товарно-транспортная накладная (форма 1-Т. Буква Т – обозначает слово «ТОРГОВЛЯ») состоит из двух разделов: товарного и транспортного. В товарном разделе заполняются все сведения о товаре, а транспортный раздел заполняется во время перевозки и содержит все сведения об условиях транспортировки. Эти документы поступают в вашу организацию от поставщика. Вы только проверяете их и, если нет расхождений с условиями договора, ставите свою подпись. Принимая товар, его надо проверить. Все материальные ценности проверяются всегда как по качеству, так и по количеству. Правила такого приема описаны в следующих документах: • «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству», утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 15 июня 1965 года за N П-6; • «Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству», утвержденная Постановлением Госарбитража СССР от 25 апреля 1966 года за N П-7. Однако эти документы применяются только в случаях, когда они оговорены договором поставки. Кроме вышеназванных инструкций следует руководствоваться правилами (кодексами, уставами), действующими на соответствующем виде транспорта – железнодорожном, водном, морском, воздушном и на автотранспорте. При приемке импортных товаров следует руководствоваться «Инструкцией о порядке и сроках приемки импортных товаров по количеству и качеству, составления и направления рекламационных актов», утвержденной Госарбитражем СССР от 15 октября 1990 года. В случае несоответствия фактического наличия или качества товаров составляется «Акт об установленном расхождении в количестве и качестве при приемке товарно-материальных ценностей» (форма N 1-ОН). В обычных 51 (неторговых) организациях в этом случае составляется «Акт о приемке материалов» (форма N М-7). Акт составляется в двух экземплярах и только на те товары, по которым установлены расхождения. В конце акта делается запись: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет». При этом в сопроводительных документах делается отметка о том, что такой акт был составлен. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товаров, ставит свою подпись на сопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торгового предприятия. Не исключен такой случай, что брак в товарах обнаружится только в момент его продажи в магазине или даже после того, как люди, купив его, вернутся назад через несколько дней и потребуют его замены. В связи с этим очень важно оговорить такие моменты при заключении договора поставки. Возврат поставщику товаров в этом случае оформляется путем составления накладной. В ней делается запись о том, что это ВОЗВРАТ БРАКА ПОСТАВЩИКУ. Полученный от транспортного предприятия груз представитель предприятия доставляет на склад своего предприятия. Вместе с товаром прибывают и сопровождающие его документы. Эти документы регистрируются работником отдела снабжения в ЖУРНАЛЕ УЧЕТА ПОСТУПАЮЩИХ ГРУЗОВ (форма МХ-4). Если при приемке товаров никаких претензий не возникло, то вместо акта приемки составляется приходный ордер. Приходный ордер выписывается в одном экземпляре в день поступления товаров на все их количество. Бланки приходных ордеров могут выдаваться завскладу, чтобы он их выписывал сам. В этом случае они должны быть заранее пронумерованы нумератором, который сейчас можно купить в любом магазине канцелярских товаров. Если складов несколько, то для склада N 1 лучше выдавать приходные ордера, пронумерованные с цифры 10001, для склада N 2 лучше выдавать приходные ордера, пронумерованные с цифры 20001 и т. д. Это в дальнейшем облегчит работу бухгалтеров. Материалы и товары приходуются в тех единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах, но при этом нужно учесть две особенности. 1. Если материал принимается в одних единицах измерения, а продается в других, то его оприходование и отпуск отражаются в первичных документах, в регистрах одновременно в двух единицах измерения. Вначале указывается количество в единицах измерения по документам поставщика, затем в скобках – количество в единицах измерения, по которым материал будет уходить со склада. Например, половой брус принимается в кубических метрах, а продается в штуках. Значит, его оприходование и отпуск надо оформлять с использованием сразу двух единиц: вначале требуется указать количество кубических метров, а после – количество штук. 2. Если материал поступает в крупных единицах измерения (тоннах), а продается (или расходуется в производстве) в мелких единицах (килограммах), то оприходование надо оформлять в мелких единицах. Далее материал, поступивший на склад, передается для продажи в магазины или в мелкорозничную сеть (в киоски, ларьки, лотки). Во всех случаях при передаче товара с центрального склада в точки торговли необходимо оформить накладные, подтверждающие факт передачи товара. При передаче со склада в торговые точки товары по-прежнему продолжают оставаться непроданными товарами и поэтому никуда с 41-го счета не уходят (естественно, до тех пор, пока не будут проданы). При перемещении со склада в магазин товар движется внутри предприятия, не выходя за его границы. И, тем не менее, чтобы отличить те товары, которые лежат на центральном складе от тех товаров, которые увезены в магазин или ларек, можно ввести на 41-м счете два субсчета. И те товары, которые уходят с центрального склада в ларек, переводить с первого субсчета на второй. Вот, пожалуй, и все, что касается оприходования ценностей. Глава 1.8. Расчеты с продавцом наличными деньгами Теперь давайте займемся проводкой: кредит 50 – дебет 60. Когда возможна такая проводка? Поскольку деньги платятся продавцу сразу из кассы предприятия, то, скорее всего, продавец сам принес свой товар на предприятие, и предприятие согласилось его купить. Любой уход денег из кассы подтверждается РАСХОДНЫМ КАССОВЫМ ОРДЕРОМ (с которым вы уже знакомы), любой приход денег в кассу подтверждается ПРИХОДНЫМ КАССОВЫМ ОРДЕРОМ (с которым вы тоже знакомы). Значит, для проводки: кредит 50 – дебет 60 первичным документом является расходный кассовый ордер. ордер «Раздражителями» будут выступать те же документы, что и для проводки: кредит 51 – дебет 60. То есть в большинстве случаев это приказ директора, директора подписанный им, договор или служебные обязанности бухгалтера. Работать с кассой должен или кассир, или тот бухгалтер, которому приказом директора поручено исполнять обязанности кассира. В любом случае, после издания приказа о назначении кассира (или о возложении обязанностей кассира на бухгалтера) руководитель предприятия обязан под расписку ознакомить его с «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» и затем заключить с кассиром договор о полной материальной ответственности. «Порядок ведения кассовых операций в РФ» вы будете изучать в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Кассир в соответствии с действующим законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию, как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. Кассиру запрещается передоверять выполнение своих обязанностей другим людям. Если руководитель фирмы не выполнит все то, что мы сказали, и не заключит с кассиром договор о полной материальной ответственности, то никакой суд не привлечет кассира к ответственности за допущенную халатность, если только не будет доказано, что кассир сам участвовал в воровстве. Если на предприятии всего один кассир, и он заболел, то временно обязанности кассира могут быть возложены письменным приказом директора на одного из бухгалтеров, но при этом опять же надо заключить с ним договор о полной материальной ответственности и ознакомить его с правилами ведения кассовых операций. В случае внезапной болезни кассира и оставления им работы, находящиеся в кассе ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются. Это 52 делается в присутствии руководителя, главного бухгалтера предприятия, а еще лучше – в присутствии специально назначенной комиссии. О результатах пересчета ценностей составляется акт с подписями указанных лиц. Вы понимаете, что касса – это очень ответственный участок, который требует удвоенного и даже утроенного контроля. Если 51-й счет подстраховывается банком и, в случае утери своих документов вы можете обратиться к нему, то кассу нужно подстраховать самому предприятию. Именно поэтому на всех предприятиях ведется журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5) и кассовая книга (форма КО-4). Их образцы вы получите при изучении правил ведения кассовых операций в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Итак, весь день бухгалтер, которому поручено «ведение» кассы, оформляет приходные и расходные кассовые ордера. Все эти ордера фиксируются этим же бухгалтером в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Если сотрудники вашей организации работают далеко от головного офиса или у вас имеется слишком много людей, чтобы они все сразу пришли в кассу за деньгами (скажем, студенты крупного института не могут все сразу прийти за стипендией, потому что их слишком много), главный кассир может поручить своим помощникам (раздатчикам) встретиться с рабочими или студентами и выдать им деньги по месту их нахождения. В этом случае все выданные и все возвращенные суммы денег должны быть записаны в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5). Затем все данные из них переносятся в КАССОВУЮ КНИГУ (образец смотрите в приложении 15), которую можно считать дополнительным учетным регистром. Кассовая книга Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной печатью (практически все предприятия опечатывают ее обычной печатью). Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия. 53 Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего. Лист кассовой книги состоит из двух одинаковых половинок. При заполнении кассовой книги ее лист сгибается пополам, между половинками вкладывается копирка и, таким образом, получается, что, делая запись в одной половинке листа, вы, тем самым, под копирку сразу же делаете запись и в другой (точно такой же) половинке листа. Затем лист сгибается пополам в обратную сторону, и под копирку заполняется обратная сторона листа. Когда все записи сделаны, одна из половинок отрывается, а вторая (корешок) остается в кассовой книге. Если у кассира за день не произойдет никакого движения денег, то и запись в кассовую книгу он делать не будет. Но рано или поздно наступит день, когда ему придется выдать или принять деньги. Выдав или приняв деньги, он оформит расходный или приходный кассовый ордер и сразу же после этого возьмет в руки кассовую книгу. Открыв ее на первом чистом и целом листе, то есть на том листе, который идет сразу за последним корешком, от которого оторвали его половинку. Кассир согнет этот лист пополам и, вложив между этими половинками копирку, запишет сегодняшнюю дату и месяц. Затем в строке «Остаток на начало дня» он запишет ту сумму денег, которая лежала у него в кассе до сегодняшнего дня, пока он не произвел выдачу или прием денег. Естественно, что этот остаток на начало сегодняшнего дня должен быть точно таким же, как и остаток на конец того дня, когда последний раз делались записи в кассовой книге. Другими словами, сумма денег, записанная в строке «Остаток на начало дня», дня» всегда равна сумме денег, записанной на предыдущем листе кассовой книги в строке «Остаток на конец дня». дня» В каждой половинке кассовой книги есть графа «Приход, руб. коп.» и графа «Рас «Расход, руб. коп.». коп.» В первую графу заносятся данные из приходных кассовых ордеров, а во вторую – из расходных кассовых ордеров. Затем в конце дня подводятся итоги расходов и итоги приходов. На их основании выводится «Остаток на конец дня» (сальдо по 50-му счету) и ставится подпись кассира. Тот бухгалтер, который должен принять от кассира в конце дня оторванную половинку листа с прикрепленными к ней кассовыми ордерами, проверит все и распишется в кассовой книге. Затем кассир оторвет одну половинку листа (ту, которая заполнялась под копирку), прикрепит к ней все те приходные и расходные кассовые ордера, которые в ней записаны, и вместе с ними отдаст тому бухгалтеру, который расписался в кассовой книге. Бухгалтер положит эти документы в папку со всеми остальными первичными бухгалтерскими документами. А в конце месяца все документы из этой папки будут сшиты, и данные из них перенесутся в учетные регистры. Если первая половинка кассовой книги вместе с приколотыми к ней ордерами пропадет, то вторая половинка, оставшаяся у кассира, будет как бы ее дублирующим экземпляром. А чтобы кассовая книга не пропала, ее надо вместе со всеми ценностями хранить в сейфе кассы. На этом мы и закончим разговор о кассе и о расчетном счете. Глава 1.9. Передача материалов в эксплуатацию ТребованиеТребование-накладная После выписки приходного ордера и оприходования материалов на склад по маршруту: кредит 60 – дебет 10, их, скорее всего, передадут в эксплуатацию. Как это будет отражаться в бухгалтерском учете? Ответ на этот вопрос содержится в Положении по бухгалтерскому учету «Учет материально-производственных запасов» ПБУ 5/01. Его вы будете изучать в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». А пока объясним самые главные моменты. Для того чтобы рабочий мог забрать материалы в производство, заполняется требование-накладная (форма М-11). Образец мы поместили в приложения 17. Итак, рабочий идет на склад, где просит у кладовщика выдать необходимый материал. Кладовщик по требованию работника составляет первичный документ. Получив требованиетребование-накладную рабочий с этим документом должен пойти к тому лицу, которое имеет право разрешать отпуск материалов со склада (скажем, к директору, его заместителю или главному инженеру) для того, чтобы тот расписался на этой накладной в строке «Разрешил». «Разрешил» Эта подпись, во-первых, обяжет кладовщика отдать материалы рабочему, а вовторых, обяжет бухгалтера оформить до конца этот первичный документ. Один экземпляр накладной останется в бухгалтерии, а второй заберет с собой рабочий вместе с материалами. Кто заполняет Так как это требованиенакладную заполняет кладовщик, кладовщик которому бухгалтерия делегировала право оформлять некоторые первичные бухгалтерские документы, связанные с работой склада, то можно считать, что накладная родилась в бухгалтерии. А раз так, то значит, она и является тем самым первичным документом, документом на основании которого нужно сделать проводку: кредит 10 – дебет 20. 54 Порядок заполнения Начинается заполнение с указания номера документа в реквизите «ТРЕБОВАНИЕ«ТРЕБОВАНИЕ-НАКЛАДНАЯ N__». __» В начале года самому первому документу присваивается N 1, а остальные получают последующие номера. И так до конца года. С начала каждого следующего года нумерация повторяется. В нашем примере требованию-накладной присвоен номер 87. В строке «Организация» записывается название предприятия, в котором составляется требование-накладная. Далее в этой же строке, в соответствующей графе, указывается код организации по ОКПО, о котором вы уже знаете. В нашем примере в строке «Организация» пишем ЗАО «Компьютер-ленд», а в графе «по ОКПО» – 45726988. Далее переходим к первой табличной части документа. В графе «Дата составления» указывается дата оформления требованиянакладной. В следующей графе отражается – «Код вида операции». операции» Если в своей организации вы никаких кодов никаким операциям не присваивали, то в этом месте можете ставить прочерк (как показано в нашем примере). Графы «Отправитель» и «Получатель» состоят из двух подграф. В первой «структурное подразделение» указываются наименования, соответственно, передающего и принимающего ценности подразделений. В нашем примере ценности передаются со склада в цех N 1. Во второй отражается вид деятельности деятельности, льности которым занимается структурное подразделение. Это может быть заготовка, производство, сбыт и т. д. В нашем примере, в графе вид деятельности отправителя мы написали хранение, а вид деятельности получателя – производство. Графа «Корреспондирующий счет» также состоит из двух подграф. В первой указывается счет, субсчет, субсчет на котором будут отражаться ценности, пришедшие в структурное подразделение. Поскольку ценности переданы в производство и, следовательно, их стоимость вольется в себестоимость будущей готовой продукции, то в рассматриваемом примере это 20-й счет. Если у вас 20-й счет имеет субсчета, то в этой графе также нужно указать соответствующий субсчет. Вторая – код аналитического учета – заполняется, если в 55 организации ведется аналитический учет (т. е. разбивка субсчетов на более мелкие подсчета). У небольших предприятий обычно в этой подграфе проставляется прочерк. Графа «Учетная единица выпуска продукции (работ, услуг)» содержит информацию о том, в каких единицах будет измеряться продукция, для производства которой затребованы ценности. В нашем примере это штуки. Мы познакомились с первой табличной частью требования-накладной. Вторая табличная часть отделена от первой тремя реквизитами: «Через кого», «Затребовал» и «Разрешил». В строке «Через кого» кого» записывается фамилия работника, которому непосредственно будут переданы ценности. В строке «Затребовал» указывается фамилия того, кто именно требует необходимые для производства материалы (например, нач. цеха). В реквизите «Разрешил», «Разрешил» как мы уже говорили, расписывается директор или лицо, которое имеет право разрешать отпуск. Теперь определим, что следует записать в каждую из одиннадцати граф второй табличной части требования-накладной. Графы 1 и 2 нарисованы под общим названием «Корреспондирующий счет». счет» В графе 1 указывается счет, субсчет, субсчет с которого списываются отпускаемые ценности – в нашем примере болванки учитывались на счете 10, субсчета ЗАО «Компьютер-ленд» не выделяло. Вторая – код аналитического учета – заполняется, если в организации ведется аналитический учет (т. е. субсчета разбиваются на более мелкие счетики). Графа 3 и графа 4 объединены названием «Материальные ценности». ценности» В них записывается наименование и номенклатурный номер отпускаемых ценностей. В нашем примере цех N 1 получил со склада болванки диска CDRW – это мы отразили в графе 3. Так как дискам номенклатурный номер ЗАО «Компьютер-ленд» не присвоило, то в графе 4 ставим прочерк. Следующие две графы нарисованы под общим заголовком «Единица измерения». измерения» Графа 5 «код» заполняется чаще всего на предприятиях, складской учет которых автоматизирован. Этот код берется из Общероссийского классификатора единиц измерения (ОКЕИ). У ЗАО «Компьютер-ленд» складской учет не автоматизирован, поэтому в графе 3 ставится прочерк. В графе 6 «наименование» указывается, в каких единицах измеряются отпускаемые ценности. Это могут быть штуки (как в нашем примере), килограммы, банки и т. д. Количество ценностей указывается в требовании-накладной в графе 7 «затребовано» и в графе 8 «отпущено». «отпущено» В графу 7 заносятся данные о количестве, которое требует получатель, а графа 8 отражает фактически отпущенное ему количество ценностей. В нашем примере расхождений в количестве затребованных в производство болванок и фактически отпущенном со склада нет, поэтому в графе 7 и графе 8 записано по 100 штук болванок. Однако нередки случаи, когда склад выдает меньшее (большее) количество ценностей, чем затребовано. В таких ситуациях данные этих граф будут разниться. В графе 9 «Цена, руб. коп.» записывается цена, по которой оцениваются выбывающие со склада ценности. С возможными методами оценки мы познакомимся чуть позже на страницах этого раздела. Данные для графы 10 «Сумма без учета НДС, руб. коп.» получаются путем умножения количества фактически отпущенных ценностей на их цену (гр. 8 х гр. 9). И, наконец, графа 11 «Порядковый номер по складской картотеке» заполняется в том случае, если на предприятии ведется складская картотека. Тогда при поступлении ценностей им присваивается соответствующий номер, и все дальнейшие движения отслеживаются по данному номеру. ЗАО «Компьютер-ленд» складскую картотеку не ведет, поэтому в графе 11 поставлен прочерк. Затем требование-накладную по строке «Отпустил» подписывает сотрудник, выдавший ценности, а по строке «Получил» – сотрудник, принявший ценности (тот, чья фамилия указана в строке «Через кого»). Теперь вы знаете, как оформляется требование-накладная. Однако, когда со склада (или с того места, которое заменяет склад) материалы уходят в производство, и вы делаете проводку: кредит 10 – дебет 20, то встает вопрос, а какую стоимость вы должны провести по этому маршруту? Это зависит от того, какой метод оценки выбывших со склада материалов избрало ваше предприятие. Таких методов три. При 1-м методе выбывающие со склада материалы оцениваются по себестоимости каждой едини единицы. цы Допустим, у вас на складе лежат три пачки бумаги, одна из которых стоит 100 рублей, другая – 200 рублей, а третья – 400 рублей. Предположим, вы забираете в производство вторую пачку. В этом случае вы проводите 200 рублей по маршруту: кредит 10 – дебет 20. Такой естественный и разумный метод списания стоимости применяется, прежде всего, для материалов, используемых организацией в особом порядке (драгоценные металлы, драгоценные камни и т. п.), или материалов, которые не могут обычным образом заменять друг друга (скажем, вы считаете, что бумага Xerox Paper совсем не может быть заменена обычной русской бумагой). Для остальных материалов вы можете применять иные методы оценки. Их остается еще два: метод средней себестоимости и метод ФИФО. Давайте познакомимся с каждым из этих методов поближе. Метод средней себестоимости. себестоимости Смысл этого метода сводится к тому, что, если вы взяли со склада пачку бумаги, которая стоит 200 рублей, то по маршруту: кредит 10 – дебет 20 вы должны провести не точную стоимость взятой бумаги (200 рублей), а среднюю ее стоимость. Как ее подсчитать? Очень просто: складываете вместе стоимость всех пачек бумаги, которые находились в течение этого месяца на складе (100 руб. + 200 руб. + 400 руб.), и делите эту сумму на количество пачек (на 3), а затем полученный результат умножаете на количество пачек, ушедших со склада в производство (на 1). 700 руб. : 3 х 1 = 233,333. Округляем и получаем 233 рубля. Вот и подсчитали среднюю стоимость одной пачки бумаги, которая ушла со склада. 56 Метод ФИФО. ФИФО Откуда взялось это название – ФИФО? Оно пришло к нам из английского языка, потому что метод ФИФО является международным и применяется в очень многих странах. Если вы запишите на листе следующую русскую фразу: «Первым Вошел (в склад) – Первым Вышел (со склада)», то первые Данные о материалах на Дата поступления складе материалов Остаток на 01.11.11 Поступило Итого материалов (к остатку на 1 ноября прибавить поступления в ноябре) Списано на производство цене вы закупили, содержатся в таблице на этой странице). Предположим также, что в течение все того же ноября вы израсходовали 1 100 пачек бумаги на производство бланков. Теперь попробуем определить двумя разными методами, какую стоимость мы должны списать по проводке: Количество Цена за единицу в рублях Сумма общей стоимости в рублях ------------ 200 пачек 100 руб. 20 000 руб. 04.11.11. 07.11.11. 11.11.11. 14.11.11. 19.11.11. 22.11.11. 26.11.11. 29.11.11. 150 пачек 170 пачек 120 пачек 180 пачек 130 пачек 100 пачек 200 пачек 250 пачек 102 руб. 104 руб. 104 руб. 50 коп. 106 руб. 106 руб. 20 коп. 106 руб. 50 коп. 110 руб. 110 руб. 20 коп. 15 300 руб. 17 680 руб. 12 540 руб. 19 080 руб. 13 806 руб. 10 650 руб. 22 000 руб. 27 550 руб. 1 500 пачек 158 606 руб. 1 100 пачек ? буквы в этих словах будут следующие: ПВПВ. Но, если вы переведете эту фразу на английский язык (first in – first out), то первые буквы в этих словах будут следующие: ФИФО. Для того чтобы пользоваться этим методом, нужно знать не только количество пачек бумаги, находящихся на складе, не только их стоимость, но и дату поступления этих пачек на склад. Если вы пользуетесь этим методом, то, какую бы пачку со склада вы ни взяли, все равно с 10-го на 20-й счет надо списывать стоимость той пачки, которая раньше других поступила на склад. Принцип у метода ФИФО такой: раньше вошел на склад – раньше уходишь со склада. Чтобы наглядно представить себе оба метода списания материалов, разберем следующий пример: предположим, что на складе вашего предприятия на 1 ноября 2011 года лежали 200 пачек бумаги, каждая из которых стоила 100 рублей. Затем в течение ноября вы в разные дни закупили еще 1 300 пачек бумаги, которые стоили в разные дни по-разному (сведения о том, когда, сколько пачек и по какой 57 кредит 10 – дебет 20. Определив ее, мы узнаем, какую цифру мы должны записать вместо вопросительного знака в нашу таблицу. Чтобы вам все стало понятно, вы должны еще до того, как мы начнем делать расчеты, внимательно рассмотреть таблицу и разобраться, что в ней обозначает каждая цифра. Разобрались? Теперь приступаем к расчетам. 1. Метод средней себестоимости. Подсчеты средней себестоимости, как мы уже сказали, выполняются следующим способом: 158 606 руб. : 1 500 х 1 100 = 116 311 руб. Еще раз посмотрите по таблице, откуда взялись эти цифры и что они обозначают. Именно эта стоимость является средней, именно она должна быть списана на затраты и поставлена в нашу таблицу вместо вопросительного знака. Выполните эти расчеты самостоятельно еще раз, опираясь на те данные, которые имеются в таблице. А что же осталось на складе после того, как ноябрь закончился? Другими словами, метод списания материальных ценностей не может быть вами изменен в любое время, когда вы только этого захотите. Каждое предприятие должно выбрать один из трех методов и зафиксировать его в приказе директора, который называется «Учетная политика организации на 20__ год». Изменить метод можно при переходе от одного года к другому. При этом изменение метода списания материальных ресурсов должно быть обоснованным. Однако в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008) предусмотрен ряд случаев, при которых внесение изменений в учетную политику допускается в течение года. года Это такие случаи как: • изменения законодательства РФ и (или) нормативных актов по бухгалтерскому учету; • разработка организацией новых способов ведения учета, которые позволят сделать учетный процесс менее трудоемким или более достоверно отражать факты хозяйственной деятельности в бухгалтерском учете и отчетности; • существенное изменение условий деятельности организации (реорганизация, изменение вида деятельности и т. п.). Чтобы вы не забыли о том, что мы вам только что рассказали, возьмите схему Аксенова и, пока мы учимся, над кредитовой половинкой 10-го счета напишите слова: По себестоимости каждой единицы. Средняя. ФИФО. Эти надписи будут напоминать вам о трех способах списания стоимости материалов, которые мы только что с вами изучили. Когда же вы будете вести настоящий бухучет, то над кредитом 10-го счета можно написать название того метода, которым будет пользоваться ваше предприятие. А теперь давайте уточним последний момент, относящийся к проводке: кредит 10 – дебет 20. Если у вас есть склад и кладовщик, то именно он будет отпускать со склада материальные ценности. А раз так, то его следует научить, как правильно нужно их списывать и какие документы он должен предоставлять в бухгалтерию. какой остаток материалов на складе будет утром 1 декабря 2011 г.? Этих данных нет в нашей таблице, но нетрудно подсчитать, что на первое декабря на складе осталось 400 пачек бумаги с общей стоимостью 42 295 рублей. Какова стоимость каждой оставшейся пачки тоже подсчитать нетрудно: 42 295 : 400 = 105 руб. 74 коп. Сделайте эти расчеты и убедитесь, что мы не ошиблись. 2. Метод ФИФО. Как мы уже говорили, если вы решили воспользоваться этим методом, то, независимо от того, какие пачки бумаги на самом деле ушли со склада, вы должны считать, что первыми со склада ушли те пачки бумаги, которые пришли на склад тоже первыми. Определите по нашей таблице, какие 1100 пачек бумаги первыми пришли на склад. Затем подсчитайте их стоимость Вот что у вас должно получиться: 200 х 100 100 руб. + 150 х 102 руб. + 170 х 104 руб. + 120 х 104,50 104,50 руб. + 180 х 106 руб. + 130 х 106,20 106,20 руб. + 100 х 106,50 106,50 руб. + 50 х 110 руб. = 114 556 рублей. Это и есть та стоимость, которую вы должны провести по маршруту: кредит 10 – дебет 20, если пользуетесь методом ФИФО. Теперь нетрудно подсчитать, что на складе осталось 400 пачек бумаги, которые будут иметь общую стоимость 44 050 рублей. Из них 150 пачек будут иметь стоимость по 110 рублей, и 250 пачек будут иметь стоимость по 110 руб. 20 коп. Как видите, в этих двух методах получается, что с 10-го на 20-й счет вы отправляете разную стоимость, и остаток у вас на 10-м счете при разных методах подсчета тоже получается разный. Но так как влившаяся в 20-й счет стоимость перетечет с него в конце месяца на 90-й счет и погасит там вакуум, образовавшийся от проводки: кредит 90 – дебет 62, то эта стоимость тем самым повлияет на размер прибыли (вакуума), образовавшейся на 90-м счете. А раз так, то, выбирая по своему желанию тот или иной метод списания материалов с 10-го на 20-й счет, вы можете по своему желанию регулировать размер прибыли и, следовательно, размер налогов. Государство не хочет, чтобы вы дурачили его таким образом, и поэтому установило, что 58 Можно поступить иначе – пусть кладовщик ведет расход материалов со склада только в количественном исчислении и не указывает их цену. Когда же месяц закончится, бухгалтер составит таблицу (примерно такую, как составили мы), а затем подсчитает любым из трех способов ту стоимость, которую надо провести по маршруту: кредит 10 – дебет 20. Для дальнейшего рассмотрения темы положим перед собой схему Аксенова и еще раз посмотрим на 10-й счет. Сначала несколько слов о проводке: кредит 60 – дебет 10. Если при приемке материальных ценностей на склад выяснится, что имеются количественные или качественные расхождения между тем, что написано в сопроводительных документах, и тем, что реально привезли на склад, если материальные ценности привезли на склад без сопроводительных документов, то необходимо создать приемную комиссию с обязательным присутствием материально ответственного лица (кладовщика) и представителя поставщика, которая составит Акт о приемке материалов в двух экземплярах (форма N М-7). Акт утверждает руководитель предприятия или лицо на то уполномоченное. Один экземпляр вместе с приложенными сопроводительными документами остается в бухгалтерии, другой отправляется поставщику. В нашем курсе «Основы бухгалтерского учета» мы не приводим образец этого акта. Что касается проводки: кредит 10 – дебет 20, то мы с ней уже разобрались и выяснили, что для получения материалов в производство со склада нужно заполнить первичный документ под названием «Требование-накладная» (форма N М-11). Если получать один и тот же материал приходится довольно часто (скажем, бригадир строительной бригады регулярно получает кирпич на строительство дома), то вместо накладной можно воспользоваться лимитнолимитнозаборной картой (форма N М-8). По ней можно будет получать кирпич целый месяц. Бухгалтерия заполняет верхнюю часть лимитно-заборной карты (в двух экземплярах) и записывает в ней лимит (то есть количество кирпича, которое может получить бригадир со склада). Один экземпляр карты забирает бригадир, а второй экземпляр передается на склад. Целый месяц бригадир ездит со своим экземпляром карты на склад за кирпичом. Каждый раз при отпуске материалов кладовщик 59 указывает в нижней части обоих экземпляров карты дату выдачи, количество выданных материалов и оставшийся лимит. Если закончатся строчки в нижней части лимитнозаборной карты, то он воспользуется обратной стороной карты, на которой нарисованы точно такие же строчки. При этом кладовщик обязан следить, чтобы установленный лимит получения материалов не был превышен. Сверхплановый отпуск материалов и замена материалов одного вида на другой допускаются только по разрешению руководителя предприятия или лиц, на то уполномоченных. В экземпляре кладовщика расписывается бригадир, а в экземпляре бригадира расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется учет и неиспользованных (возвращенных на склад) материалов. В конце месяца кладовщик забирает оба экземпляра лимитно-заборной карты, прикладывает их к материальному отчету и сдает в бухгалтерию. Для сокращения количества первичных документов там, где это целесообразно, государство рекомендует оформлять отпуск материалов непосредственно в Карточке учета материалов (форма М-17). В этом случае лимитно-заборная карта выписывается в одном экземпляре (для бригадира) и первичным бухгалтерским документом не считается. Одна карточка заводится на конкретный вид материала, скажем, на бумагу форматом А-4. Заполняется она довольно просто, поэтому комментировать здесь нечего. Если у вас имеется настоящий большой склад, на котором хранится большое количество разнообразных материалов, то на каждое место, где хранится тот или иной материал каждого вида (на секцию стеллажа, например), вешается ярлык, в котором должны быть следующие реквизиты: наименование хранящегося материала, его номенклатурный номер, марка, сорт, размер (если это нужно), единица измерения. Встает вопрос, откуда взять номенклатурный номер? Это очень просто. Предприятие само разрабатывает для себя номенклатурный ценник, который может выглядеть следующим образом: которым дано право разрешить отпуск материалов. Образцы подписей этих лиц должны быть у кладовщика на складе. В этом же приказе можно указать режим отпуска материалов со склада. Заведующий складом является лицом материально ответственным. Его принимают на работу, увольняют и перемещают обычно с согласия главного бухгалтера. С ним обязательно заключают договор о полной материальной ответственности. Освобождение заведующего складом от должности возможно только после того, как на складе будет проведена сплошная инвентаризация и передача числящихся за ним материальных ценностей другому ответственному лицу. Распоряжения главного бухгалтера, касающиеся правил ведения складского учета, должны быть обязательными для заведующего складом, других должностных лиц и работников предприятия. Вот, пожалуй, и все, что хотелось бы сказать о материалах. Тех знаний, которые вы уже получили по этому вопросу, вполне достаточно, чтобы вести бухгалтерский учет материалов в любой фирме. Но это, конечно, не предел, и поэтому дальнейшее углубление знаний по этому вопросу произойдет при изучении последующих курсов. Как лучше установить номенклатурные номера? Открываете План счетов и смотрите субсчета. Первый субсчет отведен под сырье и материалы. Значит, сырью и материалам отведите диапазон номеров с 10001 до 19999. Под запчасти отведен пятый субсчет. Значит, запчастям устанавливаете диапазон номеров с 50001 до 59999, инвентарю – с 90001 до 99999 и т. д. Чтобы было легче работать, проведите следующую градацию: для сырья и материалов, чье название начинается с буквы А, отведите первые триста номеров. Для тех, чье название начинается с буквы Б, – следующие триста и т. д. При работе с названиями материалов необходимо руководствоваться следующим правилом: сначала пишется имя существительное (например, «Краска»), а на втором месте пишется отличительный признак (например, «бежевая», «зеленая»). Приказом по предприятию устанавливается список лиц, которым дано право затребовать материалы, и список лиц, Глава 1.10. Амортизация основных средств и нематериальных активов • из кредита 05-го счета «Амортизация нематериальных активов» также в дебет счета себестоимости. На основании каких первичных документов должна делаться каждая из этих проводок? Во всех случаях первичным документом будет являться расчет бухгалтерии, бухгалтерии составленный в произвольной форме, а раздражителем – служебные обязанности бухгалтера или соответствующий пункт приказа об учетной политике организации. Так как иногда бухгалтеры забывают закончить начисление амортизации вовремя, мы рекомендуем ввести в расчет графу с указанием последнего месяца начисления амортизации. Подробно вопрос начисления амортизации на основные средства вы будете проходить при изучении курса «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Теперь давайте поговорим об амортизации основных средств и нематериальных активов. Вспомним сразу, какие проводки нужно сделать на схеме Аксенова для отражения каждой из этих операций. Амортизационные отчисления по основным средствам попадают на 20-й счет из кредита 02-го счета. Если стоимость основного средства менее 40 000 рублей, то ее можно сразу списать на расходы без начисления амортизации. Что же касается нематериальных активов, то их амортизация может включаться в себестоимость выпускаемой продукции двумя способами: • из кредита 04-го счета в дебет счета себестоимости (на схеме Аксенова это 20-й счет, но вместо него могут использоваться 25-й, 26-й и др. счета); 60 Сейчас же, не вдаваясь в подробности, давайте разберемся со всеми способами ее начисления. Для этого представим, что нам нужно начислить амортизацию на основное средство, первоначальная стоимость которого составляет 100 000 рублей, а срок полезного использования – 4 года. Последнее означает, что стоимость основного средства полностью будет списана в амортиз амортиза мортизацию за 4 года. года В соответствии с ПБУ 6/01, каким бы способом амортизация ни начислялась, каждый месяц в амортизацию списывается 1/12 часть годовой нормы. Поэтому в рассматриваемом примере мы будем определять лишь годовую норму. Линейный способ Согласно этому способу, в течение всего срока полезного использования амортизация начисляется равными долями. Значит, годовая норма составляет 25% от первоначальной стоимости, т. е. 25 000 рублей. Способ уменьшаемого остатка При этом способе годовая сумма амортизации определяется умножением остаточной стоимости основного средства на начало отчетного года на норму амортизации, которая рассчитывается исходя из срока полезного использования этого объекта и коэффициента не выше 3, установленного организацией. В нашем примере при способе уменьшаемого остатка сумма годовой нормы амортизационных отчислений рассчитываться будет от остаточной стоимости, определяемой на начало каждого года. Разберемся более детально с каждым годом. Если организация установит коэффициент равным 1, то: • в первый год в амортизацию должно быть списано 25% от остаточной1 стоимости (100 000 – 0) х 25% х 1= 25 000 руб.; • во второй год в амортизацию должно быть списано 25% от остаточной стоимости, рассчитанной на начало второго года 1 Напомним, что остаточная стоимость определяется как разность между первоначальной стоимостью основного средства и суммой начисленной амортизации. Следовательно, для расчета годовой суммы амортизации за первый год эксплуатации способом уменьшаемого остатка фактически в расчет берется первоначальная стоимость основного средства. 61 эксплуатации (100 000 – 25 000) х 25% х 1= 18 750 руб.; • в третий год в амортизацию должно быть списано 25% от остаточной стоимости, рассчитанной на начало третьего года эксплуатации (100 000 – 43 750) х 25% х 1= 14 063 руб.; • в четвертый год списываются 25% от остаточной стоимости, рассчитанной на начало четвертого (последнего) года эксплуатации (100 000 – 57 813) х 25% х 1 = 10 547 руб., или иная сумма, установленная предприятием. При этом остаточная стоимость, не списанная за четыре года в амортизацию, должна соответствовать цене возможного оприходования материалов, остающихся после ликвидации основного средства. Способ списания стоимости по сумме чисел лет срока полезного использования – кумулятивный способ Особенностью способа является то, что годовая сумма амортизационных отчислений определяется путем умножения первоначальной стоимости основных средств на расчетные коэффициенты. Как определить расчетные коэффициенты? Для нахождения коэффициентов мы должны записать на бумажке число лет, остающихся до конца срока полезного использования объекта (т. е. мы должны записать номера лет в обратном порядке) и найти их сумму (кумулятивное число). В нашем примере предполагаемый срок использования основного средства 4 года. Значит, запись будет выглядеть следующим образом: 4 + 3 + 2 + 1 = 10. Соответственно, значения расчетных коэффициентов будут: 4/10, 3/10, 2/10,1/10. Умножением каждой дроби на первоначальную стоимость определяют ежегодную сумму амортизации: 1-й год 100 000 х 4/10 = 40 000 руб рублей; 2-й год 100 000 х 3/10 = 30 000 рублей; рублей; 3-й год 100 000 х 2/10 = 20 000 рублей; 4-й год 100 000 х 1/10 = 10 000 рублей. Из приведенного примера видно, что самая большая сумма амортизации начисляется в первый год, а затем год за годом она уменьшается, накопленная амортизация возрастает незначительно, а остаточная стоимость каждый год уменьшается на сумму амортизации до тех пор, пока она не достигнет нуля. Показатель используемой в способе суммы чисел может быть рассчитан по следующей формуле: На практике предприятия редко закупают основные средства точно в начале или в конце отчетного периода. В большинстве случаев они приобретают их, когда это необходимо, и списывают (или продают), когда их использование становится малоэффективным. Поэтому часто бывает необходимо установить величину амортизации за те или иные месяцы года. Предположим, что какое-то оборудование приобретено 5 сентября, а годовой отчетный период заканчивается 31 декабря. В этом случае амортизацию необходимо подсчитать за 3 месяца (октябрь, ноябрь, декабрь), или за 3/12 года. При применении линейного способа сумма амортизации в году ввода основного средства в эксплуатацию составит в нашем примере S = N x (N (N + 1) : 2 , (7.1) .1 где S – сумма чисел, N – число лет предполагаемого срока службы объекта. Способ начисления амортизации пропорционально объему продукции (работ) (работ) Данный способ основан на предположении, что амортизация ряда объектов основных средств является только результатом их эксплуатации и отрезки времени не играют никакой роли в процессе ее начисления. Например, если пробег автомобиля рассчитан на 100 000 километров, то амортизационные расходы на километр будут определены по формуле: Амортизация = Первоначальная стоимость : 100 000 х километры планируемого пробега за год. Представим себе, что предприятие купило ксерокс, который рассчитан на изготовление 1 000 000 копий за 100 000 рублей. При этом вы планируете, что в первый год вы изготовите 200 000 копий, во второй – 300 000, в третий – 250 000, в четвертый – 150 000 и в пятый – 100 000 копий. Значит, годовые нормы амортизации у нас получатся следующими: 1 - й год 100 000 : 1 000 000 х 200 000 = 20 000 рублей; 2 - й год 100 000 : 1 000 000 х 300 000 = 30 000 руб ру блей; 3 - й год 100 000 : 1 000 000 х 250 000 = 25 000 руб ру блей; 4 - й год 100 000 : 1 000 000 х 150 000 = 15 000 руб ру блей; 5 - й год 100 000 : 1 000 000 х 100 000 = 10 000 руб ру блей. Из приведенного примера видно, что накопленная амортизация зависит от единиц работы (пробега) или объема выпущенной продукции. При этом срок достижения остаточной стоимостью нулевой отметки никак не зависит от количества лет, прошедших с момента ввода в эксплуатацию основного средства. Этот способ следует применять только в том случае, когда отдача объекта в течение срока полезной эксплуатации может быть определена с достаточной точностью. 25 000 : 12 х 3 = 6 250 руб. руб В случае списания или реализации имущества необходимо отразить в учете начисленную амортизацию за неполный год до даты реализации. Поскольку имущество находилось в эксплуатации до момента выбытия, то в отчетном периоде должна быть начислена амортизация за все месяцы его использования. Амортизация за неполный год до момента выбытия основных средств рассчитывается так же, как и амортизация за неполный год после покупки. Используя другие способы начисления амортизации за неполный год, так же подсчитывают суммы амортизационных отчислений за первый год и затем умножают на коэффициент периода начисления амортизации. Например, при использовании кумулятивного способа и с учетом всех указанных выше условий сумма амортизации за неполный год будет рассчитана так: 100 000 х 4/10 х 3/12 = 10 000 руб. Расчеты значительно облегчаются тем, что во внимание принимаются целые месяцы независимо от количества дней, прошедших с начала месяца, в котором происходит ввод или выбытие основных средств. Если имущество работает работает дольше установленного срока и полностью самортизировано, то амортизация по нему НЕ НАЧИСЛЯЕТСЯ. Суть амортизации заключается в распределении стоимости основных средств на весь срок работы имущества, поэтому общая сумма накопленной амортизации 62 никогда никогда не должна превышать общую сумму первоначальной стоимости. Тот факт, что имущество все еще находится в эксплуатации, подтверждается отражением его стоимости и накопленной по нему амортизации на бухгалтерских счетах. Если имущество больше не участвует в процессе производства, его стоимость и накопленная амортизация должны быть списаны. Следует обратить внимание на пункт 17 ПБУ 6/01. Согласно ему, амортизация не начисляется на земельные участки, объекты природопользования, объекты, отнесенные к музейным предметам и музейным коллекциям, и некоторые другие виды имущества предприятия. Начисление амортизации по основным средствам, вновь введенным в эксплуатацию, начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем их введения в эксплуатацию, а по выбывшим – прекращается с первого числа месяца, следующего за месяцем выбы выбытия. По полностью самортизированным основным средствам начисление амортизации прекращается с первого числа месяца, следующего за последним месяцем, в котором стоимость этих средств была полностью перенесена на стоимость продукции (работ, услуг). Во время проведения ремонта, реконструкции, технического перевооружения основных средств, продолжительность которого превышает 12 месяцев, начисление амортизационных отчислений приостанавливается. Также начисление амортизации прекращается, если основное средство передается на консервацию сроком более трех месяцев. Итак, любая амортизация, начисляется по проводке: кредит 02 – дебет 20. Однако Положение по бухгалтерскому учету 6/01 «Учет основных средств» вносит некоторые изменения в это правило. Согласно пункту 4 ПБУ 6/01, основными средствами считаются все активы, срок полезного использования которых больше 12 месяцев вне зависимости от их стоимости. Таким образом, любой калькулятор, стоимостью 800 рублей, становится основным средством. А если у предприятия появляется действующее основное средство, значит, на него надо начислять амортизацию. Однако помимо калькуляторов к основным средствам 63 относится огромное количество «мелких» активов, стоимость которых весьма незначительна. И на каждый из них придется начислять амортизацию! Согласитесь – это не очень удобно. Поэтому государство решило пойти навстречу бухгалтерам предприятий. В пункте 5 ПБУ 6/01 оно закрепило следующее положение: «Активы … стоимостью в пределах лимита, установленного в учетной политике организации, но не более 40 000 рублей за единицу, могут отражаться в бухгалтерском учете и бухгалтерской отчетности в составе материально-производственных запасов». Другими словами, предприятие может сразу (не используя механизм амортизации) списывать стоимость таких («мелких») основных средств на себестоимость продукции. Но ведь может и не списывать, а переносить стоимость таких основных средств на счет производства как обычно – по частям (через амортизацию). Выбор способа списания обязательно нужно зафиксировать в приказе об учетной политике. Если в учетной политике организации установлено, что активы, стоимостью менее 40 000 рублей, отражаются в составе материально-производственных запасов, то бухгалтер может не принимать такие основные средства на счет 01, а отправить их на счет 10. В этом случае будет сделана проводка: кредит 60 – дебет 10. Оправдательным документом для этой проводки считается приходный ордер, которым оформляется поступление материалов на склад. НДС, прикрепленный к стоимости основных средств, стоимостью менее 40 000 рублей, отражается проводками: кредит 60 – дебет 19/10 и далее кредит 19/10 – дебет 68/2. Первую проводку подтверждает счетфактура, полученный от продавца, а оправдательным документом для второй проводки считается запись в книге покупок, с ней вы познакомитесь в следующей главе. Когда основное средство будет введено в эксплуатацию, его стоимость бухгалтер отправит по маршруту: кредит 10 – дебет 20. Если в организации установлено, что недорогие основные средства учитываются в составе МПЗ, то бухгалтер должен контролировать их движение и сохранность. Ведь все-таки это имущество, пусть даже и недорогое, которое будет служить организации верой и правдой не один год. Для их учета можно использовать забалансовый счет. Все эти Этот способ предусматривает равномерное начисление амортизации в течение всего срока полезного использования нематериального актива. Ежемесячная сумма амортизационных отчислений рассчитывается путем деления фактической (первоначальной) стоимости нематериального актива на количество месяцев срока полезного использования. В нашем примере 500 000 рублей мы делим на 240 и получаем сумму 2 083 рубля. рубля детали необходимо прописать в учетной политике организации. Более подробно об основных средствах, их амортизации и первичных документах вы узнаете при изучении обширного курса «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I». Теперь поговорим об амортизации нематериальных активов. Будет ли начисляться амортизация по нематериальному активу или нет, зависит от возможности определения срока его полезного использования. Например, если вы зарегистрируете товарный знак своей фирмы в Роспатенте, вам выдадут свидетельство. В нем будет указано, что вы имеете исключительное право на данный товарный знак на протяжении последующих 10 лет. Это значит, что срок полезного использования нематериального актива можно установить равным 10 годам и в течение этого времени начислять по нему амортизацию. Если срок полезного использования нематериального актива установить нельзя, то, согласно пункту 23 ПБУ 14/2007, амортизация по нему не начисляется. Мы уже говорили, что расчет амортизационных отчислений по нематериальным активам производится ежемесячно, при этом в отличие от основных средств годовая норма амортизации не используется. Бухгалтер определяет ежемесячную сумму амортизации по нематериальному активу одним из следующих способов: • линейный способ; • способ уменьшаемого остатка; • способ списания стоимости пропорционально объему продукции (работ). Как видите, способы начисления амортизации по нематериальным активам и основным средствам совпадают. Исключение составляет кумулятивный способ, который не применяется в отношении нематериальных активов. Рассмотрим все способы начисления амортизации на конкретном примере. Предположим, что организация получила патент на изобретение. Его фактическая (первоначальная) стоимость составляет 500 000 рублей. Срок полезного использования установили равным 20 годам. При этом способе амортизация рассчитывается исходя из остаточной стоимости нематериального актива, в отличие от линейного метода, где в расчете участвует первоначальная стоимость. Остаточная стоимость нематериального актива на начало месяца (фактическая (первоначальная) стоимость – суммы начисленной амортизации) умножается на дробь, в числителе которой – установленный организацией коэффициент (не выше 3), а в знаменателе – количество оставшихся месяцев срока полезного использования. Порядок расчета амортизации можно показать в виде формулы: Амортизация = остаточная стоимость x (k / кол-во оставшихся месяцев срока пол. исп.). Наша организация установила коэффициент 2. Определим сумму амортизации. Первый месяц. Поскольку амортизацию по исключительному праву на изобретение мы не начисляли еще ни разу, то расчет амортизационных отчислений будем делать исходя из фактической (первоначальной) стоимости. Пользуясь формулой, получим: Линейный способ 495 83 833,33 руб. х 2/239 2/239 мес. = Способ уменьшаемого остатка 500 000 руб. х 2/240 2/240 мес. = 4 166 166,67 руб. руб Второй месяц. Первым делом найдем остаточную стоимость нематериального актива на начало месяца: 500 000 руб. (первоначальная стоимость) – 4 166,67 руб. (сумма начисленной амортизации) = 495 833,33 рубля. Теперь определим количество оставшихся месяцев срока полезного использования. Наш нематериальный актив служит нам только один месяц, поэтому количество месяцев будет таким: 239 (240 – 1). Подставим полученные данные в формулу: 64 4 149,23 149,23 руб. Третий месяц. Остаточная стоимость нематериального актива на начало месяца стала еще меньше 491 684,1 рубля (495 833,33 руб. – 4 149,23 руб.). Найдем сумму амортизации за этот месяц: 491 684,1 руб. х 2/238 2/238 мес. = 4 131,8 131,8 руб. Если вы были внимательными, то заметили, что при данном способе сумма амортизации уменьшается каждый месяц. Так будет продолжаться до тех пор, пока она не сравняется с остаточной стоимостью нематериального актива. По окончании срока полезного использования нематериальный актив полностью окупится. Можете проверить это, сделав расчеты амортизационных отчислений за весь срок службы нематериального актива. Надеемся, что вы поняли механизм начисления амортизации способом уменьшаемого остатка. Нам остается рассмотреть последний способ. Способ начисления амортизации пропорционально объему продукции (работ) При использовании данного способа сумма амортизации рассчитывается путем умножения натурального атурального показателя показателя объема продукции (работ) за месяц на соотношени соотношение отношение первоначальной стоимости и предполагаемого предполагаемого объема объема продукции (работ) за весь срок полезного использования нематериального актива актива. Рассмотрим пример. Организация приобрела исключительное право на литературное произведение. Его первоначальная стоимость равна 100 000 рублей, срок полезного использования – 3 года. Организация планирует выпустить всего 30 000 экземпляров данного произведения. В первый месяц было напечатано 1 000 экземпляров. 65 Мы располагаем всеми данными, чтобы определить сумму амортизации за первый месяц: • натуральный показатель объема продукции за месяц – 1 000 экземпляров; • первоначальная стоимость НМА – 100 000 рублей; • предполагаемый объем продукции – 30 000 экземпляров. Перейдем к расчетам. Первый месяц: 1 000 х 100 000 : 30 000 = 3 333,33 рубля. Во втором месяце организации удалось выпустить только 570 экземпляров произведения. Второй месяц: 570 х 100 000 : 30 000 = 1 900 рублей. И так далее. Начисление амортизации по нематериальным активам начинается с первого числа месяца, следующего за месяцем принятия этого актива к бухгалтерскому учету, и продолжается до полного погашения стоимости либо списания этого актива с бухгалтерского учета. Прекращаются амортизационные отчисления по нематериальным активам с первого числа месяца, следующего за месяцем полного погашения стоимости или списания этого актива с бухгалтерского учета. В процессе использования нематериального актива приостанавливать начисление амортизации нельзя. Вообще все вопросы, касающиеся учета нематериальных активов, регулируются Положением по бухгалтерскому учету «Учет нематериальных активов» ПБУ 14/2007. Вы познакомитесь с его содержанием в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть II». Вот и все, что мы хотели рассказать вам об амортизации основных средств и нематериальных активов в этом разделе. Глава 1.11. Стоимость НДС к возмещению из бюджета Теперь давайте поговорим о стоимости НДС, которая находится в дебете 19-го счета. Как вы помните, 19-й счет – это не конечный пункт для НДС, а всего лишь промежуточный этап, который НДС должен проскочить по пути к дебету 68/2. Вы также знаете, что проводку из кредита 19-го счета в дебет 68/2 можно сделать только после того, как продавец выставит счет-фактуру и товар (работ, услуги) будет принят к учету. Документом, оправдывающим такое «движение» стоимости, является счетсчет-фактура. фактура Счета-фактуры, полученные от продавцов, регистрируются в книге покупок по мере возникновения права на налоговые вычеты. Образец листка книги покупок мы напечатали в приложении 19. Посмотрите на нее. 163 НК РФ, налоговым периодом для всех организаций является квартал. Например, в нашем образце книги покупок (приложение 19 к разделу) указано: «Покупка за период с 1 октября по 31 декабря». За каждый период в книге покупок подсчитываются итоги. Эти итоги используются при составлении расчета (декларации) по налогу на добавленную стоимость. Книга покупок обязательно должна храниться в течение 5 лет с момента последней произведенной в ней записи. Обратим ваше внимание на следующее. Согласно части второй Налогового кодекса РФ, некоторые организации, а также индивидуальные предприниматели могут получить освобождение от уплаты НДС. Такое освобождение предоставляется тем, у кого за три предшествующих последовательных календарных месяца выручка от реализации товаров (работ, услуг) без учета налога в общей сумме не превысила 2 млн. рублей. Организация или индивидуальный предприниматель, желающие получить право на освобождение от уплаты НДС, должны представить в налоговый орган по месту своего учета соответствующее письменное уведомление и документы. Если ваше предприятие получит такое освобождение, то оно не сможет отказаться от него до истечения 12 календарных месяцев работы. Но если в течение этого периода граница будет превышена, НДС придется восстановить и уплатить в бюджет. Итак, если ваша фирма все-таки не платит НДС, то она не имеет права возмещать НДС и должна учесть эту сумму вместе с основной стоимостью товара. Книга покупок Книга покупок, как правило, состоит из нескольких таких листов. В этом случае она должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Запомните: книга покупок должна быть заведена каждым предприятием и предпринимателем, если они платят налог на добавленную стоимость. В этой книге бухгалтер делает записи только в том случае, если у организации возникает право на вычет НДС. Данные, записываемые в книгу, берутся из счета-фактуры и платежного поручения, которым был оплачен счет-фактура. Мы думаем, что никаких проблем с заполнением книги покупок у вас не возникнет. Единственное, на что хотим обратить ваше особое внимание – в ней обязательно должен быть указан налоговый период, в котором произведены покупки. Согласно статье Глава 1.12. Первичные документы для начисления и выплаты заработной платы Представим себе, что каждому из своих сотрудников вы решили заплатить в октябре по 8 000 рублей «грязных» денег. Запишем их в графу 3 расчетно-платежной ведомости. Сотрудников четверо. Значит, общая «грязная» зарплата за октябрь составит 32 000 рублей и проводка: кредит 70 – дебет 20 будет сделана именно на эту сумму. Сделайте ее на схеме Аксенова. Возникший кредитовый вакуум на Снова обратимся к схеме Аксенова и разберемся с 70-м счетом. Предположим, в вашей организации четыре сотрудника, и вы должны начислить им зарплату за октябрь. Для того чтобы правильно выполнить все начисления, давайте нарисуем себе РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНУЮ ВЕДОМОСТЬ так, как это сделали мы в приложении 16. 66 70-м счете обозначает кредиторскую задолженность вашего предприятия – теперь оно должно своим рабочим 32 000 рублей. И долг этот будет висеть до тех пор, пока вы не погасите его – не выдадите рабочим их зарплату. Следующим шагом мы должны суммировать «грязную» заработную плату за все предыдущие месяцы с «грязной» зарплатой октября и записать ее в графу 4 расчетноплатежной ведомости. Где взять «грязную» зарплату с января по сентябрь? Легче всего взять расчетноплатежную ведомость за прошлый месяц (сентябрь) и посмотреть в ней графу 4. Там и будут суммированы все «грязные» зарплаты с января по сентябрь включительно. Итак, вы берете данные из графы 4 сентябрьской ведомости, добавляете данные из графы 3 октябрьской ведомости и полученные цифры заносите в графу 4 октябрьской ведомости. Запоминать это нельзя. Это надо понять. Поэтому посмотрите еще раз на название 3-й и 4-й граф и обдумайте все, что мы сейчас сказали. Предположим, что у ваших сотрудников за десять месяцев доход получился таким, какой указан нами в графе 4. Следующим шагом мы должны определить величину вычетов, уменьшающих налогооблагаемый доход. Налоговые вычеты, которые предприятие может предоставлять своим работникам, перечислены в статье 218 Налогового кодекса. Это так называемые стандартные вычеты. вычеты Их список очень велик, поэтому мы остановимся только на наиболее распространенных. К таким налоговым вычетам относятся вычеты в размере 400 рублей на самого работника и вычеты по 1 000 рублей на каждого ребенка в возрасте до 18 лет (учащегося очной формы обучения, аспиранта, студента в возрасте до 24 лет). При этом действует правило: вычет на работника предоставляется до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 40 000 рублей, а вычет на каждого ребенка – до тех пор, пока доход работника с начала года не превысит 280 000 рублей. С того месяца, в котором облагаемый доход работника с начала года превысит указанные границы, вычеты не предоставляются. 67 Теперь давайте предположим, что у двоих ваших сотрудников Чапаева В.И. и Жукова Г.К. нет детей. Это видно из графы 2 расчетноплатежной ведомости. Доход с начала года у Чапаева В.И. составил менее 40 000 рублей. Значит, у него не облагаются налогом 4 000 рублей (400 руб. х 10 месяцев (с января по октябрь)). Эта сумма занесена в графу 5 расчетно-платежной ведомости напротив фамилии Чапаева. Доход Жукова Г.К. с начала года превысил 40 000 рублей. Причем превысил он 40 000 рублей именно в октябре. Значит, у него не облагаются налогом 3 600 рублей (400 руб. х 9 месяцев (с января по сентябрь)). Два других сотрудника – супружеская пара Носова О.А. и Носов Ю.М. имеют одного ребенка. Доход Носовой О.А. с начала года составил 45 500 рублей. Причем он превысил 40 000 рублей так же, как и Жукова, именно в октябре. Следовательно, в этом месяце Носовой предоставляется вычет только на ребенка. Значит, у нее не облагаются налогом 13 600 рублей (400 руб. х 9 месяцев (на себя, с января по сентябрь) + 1 000 руб. х 10 месяцев (на ребенка, с января по октябрь)). Доход Носова Ю.М. с начала года составляет 79 800 рублей. Превышение дохода, дающего право на стандартный вычет на самого работника (40 000 рублей), произошло еще в июле. Но у Носова по-прежнему сохраняется право стандартного вычета на ребенка в размере 1 000 рублей. Значит, у него не облагаются налогом 12 400 рублей (400 руб. х 6 месяцев (на себя, с января по июнь) + 1 000 руб. х 10 месяцев (на ребенка, с января по октябрь)). После таких расчетов заглядываем в главу 23 Налогового кодекса и смотрим, какой еще доход не облагается налогом на доходы физических лиц. Предположим, такого дохода нет, поэтому в графе 6 ставим прочерки. Теперь определим, какой доход не облагается налогом с начала года (графа 7). Для этого сложим вместе данные из граф 5 и 6. Далее определим, какой доход облагается налогом с начала года (графа 8). Для этого из данных графы 4 вычитаем данные графы 7. Все наши предшествующие расчеты позволяют определить размер налога на доходы физических лиц (подоходного налога), который необходимо заплатить каждому сотруднику за десять месяцев (с января по октябрь включительно). Согласно Налоговому кодексу, суммы налога определяются в полных рублях. При этом сумма менее 50 копеек округляется до полного рубля в сторону уменьшения, а сумма 50 копеек и более округляется до полного рубля в сторону увеличения. Налог на на доходы физических лиц рассчитывается по ставке 13% от облагаемого дохода каждого работника. работника Итак, мы округляем до полных рублей суммы налога и заносим их в графу 9 расчетноплатежной ведомости. Каждый месяц (с января по сентябрь) вы аккуратно перечисляли начисленные суммы налога, и поэтому в этом месяце вам нужно доплатить только остаток, разницу между начисленной и уплаченной суммой. Снова обращаемся к расчету заработной платы за сентябрь. Налог, начисленный в сентябре с начала года и записанный в графе 9 сентябрьской ведомости, вы уже удержали. Вот и запишите его в графу 10 октябрьской ведомости. А теперь, отняв от данных графы 9 данные графы 10, получим тот налог, который надо удержать в октябре. Записываем его в графу 11. Теперь нетрудно посчитать, какую «чистую» зарплату вы должны выдать своим работникам. Для этого от «грязной» зарплаты, указанной в графе 3, отнимем данные графы 11. Полученные данные запишем в графу 12. Если сложить налог на доходы физических лиц за всех четверых, то получится, что он равен 3 848 рублей. Именно на эту сумму мы делаем проводку: кредит 68/1 – дебет 70. Именно на эту сумму уменьшится ваша кредиторская задолженность перед рабочими. Когда получите деньги на выдачу зарплаты в размере 28 152 рубля в кассу с расчетного счета, сделаете проводку: кредит 51 – дебет 50, а когда выдадите, то сделаете проводку: кредит 50 – дебет 70. Таким образом, кругооборот зарплаты в вашем бухучете замкнется и обнулится. В этой же расчетно-платежной ведомости рабочие расписываются после того, как получат свою зарплату. Можно сказать, что расчетноплатежная ведомость – это два первичных документа: расчетная ведомость и платежная ведомость (документ, по которому зарплата выдается). В свою очередь, расчетная ведомость также объединяет в себе два документа. Первый – это документ, в котором рассчитывается размер зарплаты. Второй – это документ, в котором определяется размер налога на доходы физических лиц, удерживаемого с каждого работника. Расчетная ведомость является первичным документом для проводок: кредит 70 – дебет 20 и кредит 68 – дебет 70, а платежная ведомость является первичным документом для проводки: кредит 50 – дебет 70. Раздражителями для проводок по начислению и выдаче заработной платы, удержанию налога на доходы физических лиц будут действующее законодательство и служебные обязанности бухгалтера. Рассчитавшись с сотрудниками по зарплате, бухгалтер на общую сумму выданных по расчетно-платежной ведомости денег оформляет расходный кассовый ордер, дата и номер которого проставляются на ведомости. Ордер еще раз подтверждает проводку: кредит 50 – дебет 70. Теперь обратим ваше внимание на следующее: та ведомость, которую мы вас научили заполнять, выдумана лично нами. В свою очередь Госкомстатом России в Постановлении N 1 от 05.01.2004 г. утверждены следующие образцы первичных документов для расчета и выплаты заработной платы: • Расчетно-платежная ведомость (форма Т49); • Расчетная ведомость (форма Т-51); • Платежная ведомость (форма Т-53). Вы, наверное, спросите нас: почему мы учим заполнять расчетно-платежную ведомость собственного изготовления? Почему мы не используем стандартную форму, напечатанную в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации? Это, действительно, вполне резонный вопрос. Однако после нашего пояснения вам все станет понятно. Начнем вот с чего. Мы уже говорили вам, что Закон о бухгалтерском учете требует, чтобы предприятия в своей работе применяли те бланки первичных документов, которые закреплены в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации. Этого же требует и Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденный Постановлением 68 Госкомстата России от 24 марта 1999 года N 20: в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. реквизиты При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом унифицированных форм должны оставаться без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Никакое удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается. допускается Изменять их можно лишь путем добавления необходимых граф, полей и т. д. Так что, если, применяя какие-либо формы первичных документов в своей практической деятельности, вы захотите их усовершенствовать, никто не сможет запретить вам сделать это. Главное – всегда помнить: все формы первичных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней отчетности должны быть утверждены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации»). Теперь вернемся к нашей расчетноплатежной ведомости, ее образец вы найдете в приложении 16. Во-первых, мы стараемся объяснить вам порядок ведения бухгалтерского учета так, чтобы вы досконально разобрались, что откуда берется и куда записывается. Наша ведомость состоит именно из тех граф, которые максимально облегчают бухгалтерскую работу по расчету величины налога на доходы физических лиц (подоходного налога). Поэтому мы и использовали ее для объяснения вам всей процедуры его начисления. Стандартная же форма расчетно-платежной ведомости (смотрите в приложении 21) не позволяет в полной мере произвести все необходимые расчеты по налогу на доходы физических лиц. В ней отсутствуют многие удобные графы – например, те, которые позволяют рассчитывать доход работника с начала года. Вы уже знаете, что эти графы необходимы для предоставления работнику налоговых вычетов. Поэтому для удобства применения стандартной формы Т-49 ее нужно просто немного усовершенствовать – добавить несколько необходимых граф. Именно по этой причине мы вначале объяснили вам порядок действий бухгалтера по расчету налога на доходы физических лиц, а теперь объясняем вам, как нужно поступить со стандартной формой расчетно-платежной ведомости, чтобы максимально облегчить ваши действия при работе с этим первичным документом. Какие графы нужно добавить? Мы думаем, что нужно «взять» графы 4 – 10 той расчетноплатежной ведомости, которую мы только что изучили, и поместить их между графами 14 и 15 стандартной расчетно-платежной ведомости. Найдите их в приложении 21 и посмотрите, действительно ли это облегчит ваши расчеты. Если вы сделаете это, то форма стандартной ведомости значительно расширится. Но ничего страшного в этом нет. Вы можете как угодно варьировать ширину столбцов, количество строк и формат, на котором будет располагаться ваша расчетноплатежная ведомость. С заполнением остальных граф стандартной ведомости вы без труда разберетесь самостоятельно. Мы думаем, что вы прекрасно справитесь с этим, и расчет налога на доходы физических лиц не будет составлять для вас никаких трудностей. Более подробно с заполнением всех первичных документов по учету труда и его оплаты мы познакомимся в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть III». А пока в конце раздела дадим краткие характеристики этих документов. Глава 1.13. Расчет страховых взносов в государственные внебюджетные фонды Закончив с 70-м счетом, обратимся к 69-му счету «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению». Мы уже говорили, что Федеральный закон N 212-ФЗ требует, чтобы страховые взносы рассчитывались отдельно в отношении каждого работника. Напомним, что для расчета страховых взносов применяются следующие тарифы: • 26% зачисляются в Пенсионный фонд РФ; 69 • 2,9% предназначаются Фонду социального страхования РФ; • 3,1% отчисляется в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования; • 2% предназначаются территориальным фондам обязательного медицинского страхования. Первым делом давайте начислим страховые взносы на обязательное пенсионное страхование. Для работников 1967 года рождения и моложе они делятся на страховую и накопительную части трудовой пенсии (20 и 6 процентов соответственно). А для лиц 1966 года рождения и старше они полностью, в размере 26%, направляются на финансирование страховой части. Так или иначе, сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование в общей сложности составляет 26%. Предположим, что все наши сотрудники моложе 1967 года рождения. Определим 20% от «грязной» зарплаты каждого работника на финансирование страховой части трудовой отправится по маршруту: кредит 69/2/2 – дебет 20. Далее определим 2,9% от «грязной» зарплаты каждого работника: 8 000 х 2,9% = 232 руб. в Фонд социального страхования. Общая сумма страховых взносов в Фонд соцстраха с зарплаты всех четверых работников (928 рублей) должна перейти по проводке: кредит 69/1/1 – дебет 20. Затем начислим 3,1% в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования: 8 000 х 3,1% = 248 руб. На общую сумму 992 рубля вы сделаете проводку: кредит 69/3/1 – дебет 20. Раздражителем для этих проводок является действующее законодательство. законодательство РАСЧЕТ ПО СТРАХОВЫМ ВЗНОСАМ, ВЗНОСАМ руб. Ф. И. О. работн ика Чапаев В.И. Жуков Г. К. Носова О.А. Носов Ю.М. Итого Облагаемый доход 8 000 8 000 8 000 8 000 32 000 Страховые взносы в Фонд социального страхования Страховые взносы в Пенсионный фонд страховая часть 1 600 накопительная часть 480 1 600 Страховые взносы в Фонды обязательного медицинского страхования ФФОМС ТФОМС 232 248 160 480 232 248 160 1 600 480 232 248 160 1 600 480 232 248 160 6 400 1 920 928 992 640 пенсии: 8 000 х 20% = 1 600 руб. Общую сумму (с зарплаты всех четверых) 6 400 рублей нужно начислить по проводке: кредит 69/2/1 – дебет 20. Рассчитаем сумму страховых взносов на финансирование накопительной части пенсии каждого работника, которая составляет 6% от «грязной» зарплаты: 8 000 х 6% = 480 руб. В совокупности сумма таких взносов в Пенсионный фонд составит 1 920 рублей, она Отчисления в Фонд соцстраха на страхование от несчастных случаев производятся от общей величины заработной платы всех работников. Предприятие из нашего примера платит их по ставке 1,0%, поэтому 320 рублей вы отправляете по проводке: кредит 69/1/2 – дебет 20. Глава 1.14. Первичные документы для начисления налогов Что будет являться первичным документом для начисления налогов? На основании какого первичного документа будет сделана проводка на схеме Аксенова, касающаяся начисления налога? Конечно, этим первичным бухгалтерским документом будет являться расчет бухгалтерии (как и в случае с начислением страховых взносов). Как он выглядит? Образцы расчета любого налога содержатся в инструкции по этому налогу. Кроме того, они продаются во всех магазинах, где продаются бланки бухгалтерских документов. Учитывая тот факт, что инструкции по налогам и образцы расчетов очень часто меняются, мы не будем их печатать в этом курсе. Поэтому возьмите в руки схему Аксенова и сделайте соответствующие надписи под стрелками, относящимися к проводкам: кредит 68 – дебет 99 (налог на прибыль), кредит 68 – дебет 91 (налог на имущество). Раздражителем Раздражителем для этих проводок, как вы догадались, является действующее законодательство. 70 Глава 1.15. Расчет себестоимости изготовленной продукции Продолжая разговор о 20-м счете, перейдем к проводке: кредит 20 – дебет 43. Что будет являться первичным документом для нее? Те документы, которые заполняются при поступлении материальных ценностей на склад. О них мы уже говорили много раз. Однако здесь имеется одна пикантная тонкость. При оприходовании готовой продукции на склад мало зафиксировать факт ее поступления. Надо еще доказать, что поступившая из производства на склад продукция обладает именно такой себестоимостью, а не другой. Где должны содержаться эти доказательства? В документе под названием «Расчет себестоимости изготовленной продукции». Как он должен выглядеть? Это уже решать вам. Главное, чтобы этот расчет доказывал, что себестоимость произведенной вами продукции именно такая, а не другая. Кроме того, этот расчет должен вам указывать – откуда берется каждая копейка себестоимости вашей продукции для того, чтобы, подумав некоторое время, вы могли найти решение, с помощью которого можно было бы снизить себестоимость вашей продукции и, следовательно, увеличить прибыль вашего предприятия. Сейчас для вас достаточно отметить на схеме Аксенова название первичного документа. А раздражителем в данном случае, как вы уже догадались, будут служебные обязанности бухгалтера. Глава 1.16. Продажи Теперь разберемся более подробно с блоком продаж, то есть с проводками: кредит 43 (45) – дебет 90/2, кредит 90/1 – дебет 62 и кредит 99 – дебет 90/9. Счетчет-фактура При реализации товаров (работ, услуг), продавец обязан выставить покупателю счетфактуру. Счет-фактура является тем документом, на основании которого покупатель имеет право принять к вычету НДС, который он уплатил своему поставщику вместе со стоимостью товара. Кто заполняет Составлять счетафактуры обязаны все организации, являющиеся плательщиками налога на добавленную стоимость (НДС). Счет-фактура заполняется бухгалтером организации-продавца в следующих случаях: • при отгрузке товара (выполнении работ, оказании услуг); • при получении аванса от покупателя. Причем, при получении предоплаты (аванса) от покупателя счет-фактуру придется составить дважды: сначала при получении сумм оплаты от покупателя (на сумму предоплаты), а затем – при отгрузке (на стоимость товара). Бухгалтер заполняет счет-фактуру в двух экземплярах. Один экземпляр остается на вашем предприятии, другой передается предприятию-покупателю. Продавец должен выставить счет-фактуру покупателю не позднее пяти календарных дней, считая со дня отгрузки 71 товара (выполнения работ, оказания услуг), со дня передачи имущественных прав или со дня получения аванса. Образец заполненного счета-фактуры мы напечатали в приложении 22. Давайте вместе разберем, как заполнять этот документ. Порядок заполнения Вначале в строке «СЧЕТN_______ от «___» «СЧЕТ-ФАКТУРА __________» необходимо указать порядковый номер счета-фактуры и дату его составления. Далее в строке «Продавец» указывается полное и сокращенное наименование продавца, а в следующих двух строках – «Адрес» и «ИНН/КПП продавца», продавца» как вы догадались, указывается, соответственно, адрес продавца, его ИНН и КПП. Найдите эти строки в заполненном образце. В строке «Грузоотправитель и его адрес» указывается наименование и почтовый адрес того предприятия, которое будет отправлять груз. Если продавец и грузоотправитель – одно и то же юридическое лицо, то для упрощения в данной строке пишется фраза: «Он же». Если счет-фактура составляется на выполненные работы (оказанные услуги) или при передаче имущественных прав, то в данной строке необходимо поставить прочерк. В следующую строку «Грузополучатель и его адрес» записывается наименование грузополучателя, а также его почтовый адрес. Далее по строке «К платежноплатежнодокументу N ____ от расчетному ___________» бухгалтер указывает реквизиты расчетного документа. Обычно им выступает платежное поручение или приходный кассовый ордер, и в эту строку заносится номер и дата его составления. В следующих трех строках указываются данные о покупателе. В строке «Покупатель» записывается наименование покупателя (полное или сокращенное). В строке «Адрес» указывается место нахождения (почтовый адрес) покупателя, а в строке «ИНН/КПП покупателя» – присвоенный ему идентификационный номер налогоплательщика и код причины постановки на налоговый учет. Затем заполняется табличная часть счетафактуры. В графе 1 указывается наименование поставляемого товара (описание выполненных работ, оказанных услуг), имущественного права. В столбце 2 указывается единица измерения товара (при возможности ее указания). Например, штук, килограммов, метров и т. д. В графе 3 и графе 4 записывается, соответственно, количество и цена товара (при возможности их указания), а после них, в графе 5 – стоимость товара без налога (НДС). В столбце 6 выделяется величина акциза. Эта графа заполняется только плательщиками акциза при реализации подакцизных товаров, в остальных случаях она прочеркивается. В графе 7 показывается ставка налога на добавленную стоимость – 18 или 10 процентов. Далее в графе 8 указывается сумма НДС, а в графе 9 записывается стоимость товара с учетом суммы НДС. Если товар не облагается НДС, то в графах 7 и 8 ставятся прочерки. В графе 10 записывается страна происхождения товара. Для импортных товаров указывается наименование иностранного государства. Если же продаются товары отечественного производства, то в этой графе записывается – «Россия». И, наконец, в графе 11 нужно указать номер грузовой таможенной декларации, в соответствии с которой было произведено таможенное оформление товара иностранного производства. Если продаются российские товары, то никакой таможенной декларации у них нет, и поэтому в этой графе ставится прочерк. Обратите внимание: если счет-фактура выставляется при получении предварительной оплаты, то в строках 3 и 4 («Грузоотправитель и его адрес» и «Грузополучатель и его адрес»), а также в графах 2-6, 10 и 11 ставятся прочерки. В одном счете-фактуре может быть указано несколько товаров, которые вы продаете одному покупателю. Поэтому по строке «Всего к оплате» выводятся сумма НДС для всей покупки и стоимость всей покупки с НДС. Затем в строках «Руководитель организации» и «Главный бухгалтер» счетфактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации или иными лицами, назначенными приказом по организации или уполномоченными доверенностью от имени организации. Если счет-фактура выписан индивидуальным предпринимателем, то его подписывает предприниматель и указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации. Это все, что касается заполнения счетафактуры. Накладная Обычно продавец сам доставляет товар покупателю. Но бывает, что в договоре содержится условие о том, что покупатель забирает товар самостоятельно. В этом случае сотрудник предприятия-покупателя приходит к вам с доверенностью, чтобы забрать покупку. Кто заполняет Для этого зав. складом или кладовщик выписывает накладную в двух экземплярах. Один экземпляр вместе с предъявленной сотрудником покупателя доверенностью остается у вас, а второй «уходит» к покупателю вместе с выданным товаром. Поскольку в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации форма накладной не установлена, предприятие может разработать ее самостоятельно, соблюдая требования закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года N 129129-ФЗ. ФЗ Образец накладной, применяемый ЗАО «КурскМебель», мы поместили в приложении 22. Посмотрите на него внимательно. Сейчас мы научимся его заполнять. 72 Порядок заполнения В самой верхней строке «предприятие, организация» указывается наименование организации, оформляющей накладную. В нашем примере это ЗАО «Курск-Мебель». Затем в строке «НАКЛАДНАЯ «НАКЛАДНАЯ N ___ от «___» _______20___г.» записывается порядковый номер накладной и дата ее составления. В строку «Отпущено из ________ через ________» вносятся данные о том, с какого склада и кому отпущены ценности. В данном примере столы переданы со склада N 1 Грачеву Ю.В. (сотруднику Регионального финансово-экономического института). После этого кладовщик заполняет табличную часть накладной, состоящую из 6 граф. В графе «N п/п» указывается порядковый номер наименований отпускаемых по накладной. В графе «наименование» записывается название ценностей, уходящих со склада. В столбце «ед. измер.» указывается единица измерения товара (при возможности ее указания). Например, штуки, килограммы, метры и т. д. В следующих двух графах записывается, соответственно, количество и цена товара (при возможности их указания), а после них, в столбце «сумма» – стоимость товара с НДС. В одной накладной может быть указано несколько наименований товара, которые вы отпускаете одному покупателю. Поэтому по строке «Итого» выводится сумма для всей покупки, а по строке «В том числе НДС» – стоимость НДС, включенная в эту сумму. Далее в строке «Накладную составил» записывается фамилия того, кто занимается непосредственно выпиской накладной. Мы уже говорили, это может быть заведующий складом или кладовщик. В нашем примере накладную выписал кладовщик Ворон И.Л. В следующих строках прописью указывается количество отпущенных по накладной наименований (оно должно соответствовать последнему номеру указанному в графе «N п/п»). Затем цифрами и прописью повторяется сумма, сумма указанная в строках «Итого» и «В том числе НДС». Найдите эти строки в нашем образце. После того как накладная полностью оформлена, в левом нижнем углу, в реквизите «Утверждаю» необходима подпись директора 73 или уполномоченного им лица, разрешающая отпуск ценностей со склада. Затем кладовщик может смело выдавать товары, перечисленные в накладной. Представитель покупателя (указанный в верхних строках накладной) проверяет товар и расписывается в реквизите «Принял». «Принял» И, наконец, в строке «Отпустил» накладную подписывает кладовщик, выдавший ценности. Вот и все, что вам необходимо знать для оформления накладной. Как теперь привязать все эти документы к выполненным проводкам? Будет очень обидно, если человек придет в магазин или в какую-то фирму, отберет товар, ему выпишут счет, он его оплатит, а на следующий день, придя за товаром, он услышит, что этого товара уже нет на складе, так как его забрал другой покупатель. Тот, кто уже не раз оказывался в такой глупой ситуации, при выписке счета просит, чтобы отобранный им товар был отложен при нем в сторону и чтобы этот товар ни в коем случае не был продан кому-то другому. Так как отложить товар в сторону удается далеко не всегда по разным причинам, то будет лучше, если мы отложим в сторону не товар на складе, а его стоимость в бухгалтерии. Учитывая это, мы можем сказать, что выписка счета – это подготовка вашей продукции к продаже. Это откладывание стоимости вашей продукции в сторону. Поэтому в данной ситуации выписанный вами счет можно считать первичным документом для проводки: кредит 43 – дебет 90/2. А сам 90-й счет мы можем рассматривать как бухгалтерию вашего предприятия. Факт перехода готовой продукции из рук вашего предприятия в руки покупателя подтверждается накладной, в которой расписывается покупатель. Вместе с самой продукцией к покупателю уходит и стоимость продукции. Значит, эта накладная и будет тем первичным документом, на основании документом которого вы делаете проводку: кредит 90/1 – дебет 62. Факт поступления денег на ваше предприятие будет подтвержден вашей банковской выпиской, и именно на основании этого документа вы сделаете проводку: кредит 62 – дебет 51. В случае если покупатель расплатится с вами наличными деньгами, факт поступления денег в кассу вашего предприятия будет подтверждать приходный кассовый ордер (в определенных ситуациях еще и кассовый чек, подробнее об этом мы поговорим в курсе «Бухгалтерский (финансовый) учет. Часть I»), на основании которого бухгалтер сделает проводку: кредит 62 – дебет 50. Раздражителем в этом случае выступают договор, договор приказ директора, директора служебные обязанности бухгалтера. бухгалтера Как видите, ничего сложного в этом нет. Глава 1.17. Стоимость НДС при реализации материальных ценностей Поговорим теперь о тех первичных документах, которые будут оформлять проводки, связанные с НДС при реализации каких-либо ценностей. Итак, как вы помните, при реализации товаров (работ, услуг) должен быть начислен налог на добавленную стоимость по проводке: кредит 68/2 – дебет 90/3. Первичным документом документо м для этой проводки является выписанный в вашей бухгалтерии счетсчет фактура, фактура а также запись в книге продаж. продаж Раздражителем служат служебные обязанности бухгалтера и действующее законодательство. законодательство добавленную стоимость. Как вы помните, в нем помимо стоимости товаров (работ, услуг) указывается в отдельной графе и сумма налога. Этот документ дает право покупателю нашей продукции направить НДС к вычету. Запись в книге продаж будет сделана сразу после выписки счета-фактуры. Эта запись будет служить доказательством того, что налог начислен и его нужно уплатить в бюджет. Книга продаж составляется за квартал. В конце периода подсчитываются итоги, которые затем используются при составлении расчета (декларации) по НДС. Книга продаж так же, как и книга покупок, должна храниться в течение 5 лет с момента совершения последней записи в ней. Она должна быть прошнурована, ее страницы должны быть пронумерованы и скреплены печатью. Правильность ведения книги продаж так же, как и книги покупок, контролирует руководитель организации или уполномоченное им лицо. Образец заполненной книги продаж находится в приложении 20. Вот и все, что касается этой книги, а также продажи продукции и оформления ее первичными документами. Книга продаж Книга продаж очень похожа на книгу покупок, с которой мы с вами уже разобрались. В книге продаж регистрируются выставленные (выписанные) организацией счета-фактуры. Записи делаются в хронологическом порядке в момент возникновения обязательства по начислению и уплате налога на добавленную стоимость. Таким моментом считается наиболее ранняя из следующих дат: • день отгрузки (передачи) товаров (работ, услуг), имущественных прав1; • день оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав. Почему при составлении бухгалтерской проводки по начислению НДС (кредит 68/2 – дебет 90/3) используется два первичных документа: счет-фактура и книга продаж? Со счетом-фактурой все понятно: это основной документ для расчетов по налогу на 1 К имущественным правам относятся, например, право собственности, право арендатора, право на взыскание задолженности, права, удостоверенные ценной бумагой, права участника долевого строительства и др. 74 Глава 1.18. Движение стоимости Рассмотрим весь процесс движения стоимости в комплексе. Предположим, что вы запустили всю свою бумагу со склада в производство следующим образом: один из ваших сотрудников выписал первичный бухгалтерский документ под названием ТРЕБОВАНИЕНАКЛАДНАЯ и в нем указал, что он запрашивает бумагу ДЛЯ ПРОИЗВОДСТВА. На основании этого требования вы сделали проводку: кредит 10 – дебет 20 на всю стоимость затребованной бумаги, и таким образом 10-й счет у вас обнулился. Эту бумагу ваш сотрудник отвез в типографию, и там из нее изготовили бланки первичных бухгалтерских документов. Когда документы были готовы, вы забрали их из типографии к себе на склад (проводка: кредит 20 – дебет 43). Затем вы отправили эти документы в книжные магазины и магазины канцелярских товаров, которые согласились закупить их у вас для дальнейшей перепродажи (проводки: кредит 43 – дебет 90/2 и кредит 90/1 – дебет 62). Предположим, что по проводке: кредит 43 – дебет 90/2 у вас прошло 6 000 рублей, а по проводке: кредит 90/1 – дебет 62 у вас прошло 11 800 рублей. Одновременно, являясь плательщиком НДС, вы начислили 1 800 рублей. НДС по проводке: кредит 68/2 – дебет 90/3. После этих проводок на вашем 90-м счете столкнулись несколько сумм: себестоимость, которая пришла с 43-го счета, НДС с 68-го и тот вакуум в размере 11 800 рублей, который возник от проводки: кредит 90/1 – дебет 62. Вакуума оказалось больше, и в результате на 90-м счете образовалось кредитовое сальдо в размере 4 000 рублей. Кредитовое сальдо на 90-м счете – это прибыль, полученная от реализации произведенной продукции. Эту прибыль (этот вакуум) вам надо перегнать с 90-го счета на 99-й счет. На 99-м счете каждое предприятие собирает все виды своей прибыли: − от реализации продукции с 90-го счета; 75 − от прочих операций с 91-го счета. Как перебросить кредитовое сальдо (вакуум) в размере 4 000 рублей с 90-го счета на 99-й? Для этого надо выполнить реверсивную проводку: кредит 99 – дебет 90/9 в размере 4 000 рублей. В результате такой проводки общее сальдо 90-го счета станет нулевым, а на 99-м счете появится кредитовое сальдо (вакуум) в размере 4 000 рублей. Проводка: кредит 99 – дебет 90/9 делается не каждый день после каждой продажи, а всего лишь один раз – в конце месяца. Весь месяц происходят различные вливания в 90-й счет. В конце месяца подбиваются итоги всех этих вливаний, и определяется общее сальдо по всем субсчетам. Если сальдо будет кредитовым (то есть предприятие заработает прибыль), то его перебрасывают на 99-й счет реверсивной проводкой: кредит 99 – дебет 90/9. Если сальдо получится дебетовым (то есть получатся убытки), то его перебрасывают на 99-й счет обычной проводкой: кредит 90/9 – дебет 99. На основании какого первичного документа делается проводка: кредит 99 – дебет 90/9? Обычно все бухгалтеры говорят, что эта проводка делается без всяких первичных документов. А вы как думаете? Пока вы будете думать над этой проблемой, мы скажем, что в некоторых организациях заводят ВЕДОМОСТЬ РАСЧЕТОВ С ПОКУПАТЕЛЯМИ, в которой не только производят фиксирование всех своих расчетов с покупателями, но и доказывают, почему именно таким получилось окончательное сальдо на 90-м и 99-м счетах. Как ее лучше расчертить и как учитывать результаты всех своих продаж, решать вам. Как вам удобнее, так и делайте. Но в таком случае эта ведомость и будет тем самым первичным документом, на основании документом которого делается проводка: кредит 99 – дебет 90/9. Глава 1.19. Первичные документы из альбомов унифицированных форм первичной учетной документации Мы закончили разбираться с заполнением наиболее часто используемых первичных бухгалтерских документов. Давайте поговорим обо всех оставшихся формах и о порядке их применения. Итак, согласно статье 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции должны отражаться в учете на основании документов. При этом первичные учетные документы могут быть приняты к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В Постановлении Госкомстата России от 30.10.97. N 71а «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве» содержатся образцы действующих учетных документов. В соответствии с пунктом 2 этого Постановления, с 1 ноября 1997 года данные формы обязательны для применения юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющих деятельность в отраслях экономики. Однако с введением в действие п. 1 Постановления Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», уже упомянутое Постановление N 71а, в части утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утратило силу. Более того, формы документации по учету труда и его оплаты, приведенные в Постановлении N 26, утратили силу в связи с изданием Постановления Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Кроме этого с введением в действие п. 1 Постановления Госкомстата России от 21.01.2003 N7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств», Постановление N 71а утратило силу и в части утверждения унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств. В Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 г. N 88 содержатся формы документов, отражающих кассовые операции и результаты инвентаризации. Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается. допускается. Должностным лицам, ответственным за ведение бухгалтерского учета в организации (руководителю и главному бухгалтеру), необходимо помнить, что в соответствии со статьей 15.11 Кодекса Российской Федерации «Об административных правонарушениях», на них могут быть наложены административные штрафы за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности. Величина штрафа может составлять от двух до трех тысяч рублей. При этом под грубым нарушением понимается: • искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов; • искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов. Следует отметить, что содержащиеся в альбомах унифицированные формы первичной учетной документации документации не охватывают все возможные аспекты финансовофинансово-хозяйственной деятельности предприятия. В случаях, когда операция для ее отражения в учете требует составления не предусмотренного альбомом первичного документа, то такой документ должен содержать реквизиты, реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 N 129129-ФЗ «О бух бухгалтерском учете». В приложении 23 мы представили перечень учетных документов, которые были введены вышеназванными положениями Госкомстата РФ, и относятся непосредственно к ведению бухгалтерского учета, т. е. являются основаниями для совершения бухгалтерских проводок. В этом разделе мы познакомим вас с указаниями по применению некоторых из этих документов. 76 Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (форма N Т-12) Табель учета рабочего времени (форма N Т-13) Оба документа применяются для учета рабочего времени работников организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета заработной платы, а также для составления статистической отчетности по труду. В случае раздельного учета рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 «Учет рабочего времени» табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа. Составляются в одном экземпляре уполномоченным лицом, подписываются руководи-телем структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию. Отметки в табеле о причинах неявок на работу или о работе в режиме неполного рабочего дня, о работе в сверхурочное время и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных обязанностей и т. п.). Для отражения рабочего времени за каждый день в табеле (в форме N Т-12 графы 4 и 6; в форме N Т-13 графа 4) отведено две строки: одна строка – для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка – для записи количества часов по ним. Учет рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.). Форма N Т-13 «Табель учета рабочего времени» применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, профессия (должность), табельный номер и т. п., то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае 77 форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы N Т-12, применяются и при заполнении формы N Т-13. ЗапискаЗаписка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. При расчете среднего заработка для оплаты отпуска показывается (в графе 3) общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период, согласно правилам исчисления среднего заработка. Далее (в графах 4, 5) указывается количество рабочих (календарных) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени. ЗапискаЗаписка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма N Т-61) Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии. При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск, в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество (календарных) рабочих дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа «Количество часов расчетного периода» заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени. Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма N Т-73) сумма, предназначенная к выплате. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной (пока невыплаченной) зарплаты. В расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа. В конце платежной ведомости после последней записи проводится итоговая строчка по общей сумме ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице ведомости. В расчетных ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы. Применяется для оформления и учета приемки-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы. Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ. Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы. РасчетноРасчетно-платежная ведомость (форма N Т 49) Расчетная ведомость (форма N ТТ-51) Платежная ведомость (форма N ТТ-53) Применяются для расчета и выплаты заработной платы работникам организации. При применении расчетно-платежной ведомости по форме N Т-49 другие расчетные и платежные документы не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Все эти ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии. Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов. В графах «Начислено» проставляются суммы по видам оплат из фонда оплаты труда, а также другие доходы, например, стоимость различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая к выплате. На титульном листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая Журнал регистрации платежных ведомостей (форма N ТТ-53а) Применяется для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации. Ведется работником бухгалтерии. Лицевой счет (форма N ТТ-54 и N ТТ-54а) Применяются для ежемесячного отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Заполняются работником бухгалтерии. Форма N Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержаний из заработной платы работника на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разные виды оплат. Форма N Т-54а применяется при обработке учетных данных средствами вычислительной техники (свт) и содержит только условно-постоянные реквизиты о работнике. 78 Данные по расчету заработной платы, полученные на бумажных носителях, вкладываются ежемесячно в лицевой счет. Вторая страница используется для расшифровки кодов (по системе кодирования, принятой в организации) различных видов выплат и удержаний. инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б). Акт о приемеприеме-передаче объекта основных средств средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОСОС-1) Этот документ нами уже изучен. Применяется для оформления и учета перемещения объектов основных средств внутри организации из одного структурного подразделения (цеха, отдела, участка и др.) в другой. Выписывается передающей стороной (сдатчиком) в трех экземплярах, подписывается ответственными лицами структурных подразделений получателя и сдатчика. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств сдатчика, третий экземпляр передается получателю. Данные о перемещении объектов основных средств вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объектов основных средств (формы N ОС6, N ОС-6а, N ОС-6б). Акт о приемеприеме-передаче здания (сооружения) (сооружения) (форма N ОСОС-1а) Акт о приемеприеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (форма N ОСОС-1б) Применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для: а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию; б) выбытия из состава основных средств при передаче (продаже, мене и пр.) другой организации. Исключением являются случаи, когда прием-передача объектов и ввод их в действие должны оформляться в соответствии с действующим законодательством в особом порядке. Прием-передача объектов между организациями (для включения в состав основных средств у организации-получателя или выбытия их из состава основных средств у организации-сдатчика) оформляется общими документами: • по форме N ОС-1а – для зданий, сооружений; • по форме N ОС-1б – для групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), которые утверждаются руководителями организации-получателя и организации-сдатчика и составляются в количестве не менее двух экземпляров. К акту прилагается и техническая документация, относящаяся к данным объектам. Данные приема и исключения объекта из состава основных средств вносятся в 79 Накладная на внутреннее перемещение объектов основ основных средств (форма N ОСОС-2) Акт о приеме приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основ основных средств (форма N ОСОС-3) Применяется для оформления и учета приема-сдачи объектов основных средств из ремонта, реконструкции и модернизации. Акт подписывается членами приемочной комиссии или лицом, уполномоченным на приемку объектов основных средств, а также представителем организации (структурного подразделения), проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Акт утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и сдается в бухгалтерию. Если ремонт, реконструкцию и модернизацию выполняет сторонняя организация, акт составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в организации, второй экземпляр передается организации, проводившей ремонт, реконструкцию, модернизацию. Данные ремонта, реконструкции, модернизации отражаются в инвентарной карточке учета объекта основных средств (форма N ОС-6). Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных автотранспортных средств) (форма N ОСОС-4) Акт о списании автотранспортных автотранспортных средств (фор (форма N ОСОС-4а) Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств) (форма N ОСОС-4б) Применяются для оформления и учета списания пришедших в негодность: • объекта основных средств; • автотранспортных средств; • групп объектов основных средств. Составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, назначенной руководителем организации, утверждаются руководителем или уполномоченным им лицом. Первый экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у лица, ответственного за сохранность объектов основных средств, и является основанием для сдачи на склад и реализации материальных ценностей и металлолома, оставшихся в результате списания. В случае списания автотранспортного средства в бухгалтерию вместе с актом также передается документ, подтверждающий снятие его с учета в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции). Данные результатов списания вносятся в инвентарную карточку (книгу) учета объекта, объектов и группового учета объектов основных средств (формы N ОС-6, N ОС-6а, N ОС-6б). ОС-1, N ОС-1а, N ОС-1б) и сопроводительных документов (технических паспортов заводовизготовителей и др.). Прием, перемещение объектов основных средств внутри организации, включая проведение реконструкции, модернизации, капитального ремонта, а также их выбытие или списание отражаются в инвентарной карточке (книге) на основании соответствующих документов. Акт о приеме (поступлении) оборудования (форма N ОСОС-14) Акт о приемеприеме-передаче оборудования в монтаж (форма N ОСОС-15) Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОСОС-16) Форма N ОС-14 применяется для оформления и учета поступившего на склад оборудования с целью последующего использования его в качестве объекта основных средств. Составляется комиссией, уполномоченной на прием основных средств, в двух экземплярах. Утверждается руководителем или уполномоченным им лицом. В случае невозможности проведения качественной приемки оборудования при его поступлении на склад Акт по форме N ОС-14 является предварительным, составленным по наружному осмотру. Качественные и количественные расхождения с документальными данными организаций, поставивших оборудование, а также факты боя и лома отражаются в соответствующих актах в установленном порядке. Передача оборудования в монтаж оформляется Актом формы N ОС-15. При проведении монтажных работ подрядным способом в состав приемочной комиссии входит представитель подрядной монтажной организации. В этом случае отдельный акт на передачу оборудования в монтаж (форма N ОС-15) не составляется. В получении оборудования на ответственное хранение уполномоченный представитель монтажной организации расписывается непосредственно в акте, и ему передается копия акта. На дефекты оборудования, выявленные в процессе монтажа, наладки или испытания, а также по результатам контроля, составляется Акт о выявленных дефектах оборудования (форма N ОС-16). Зачисление смонтированного и готового к эксплуатации оборудования в состав основных Инвентарная карточка учета объекта основных средств (форма N ОСОС-6) Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств (форма N ОСОС-6а) Инвентарная Инвентарная книга учета объектов основных средств (форма N ОСОС-6б) Применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации. Ведутся в бухгалтерии в одном экземпляре: на каждый объект – по форме N ОС-6, на группу объектов – по форме N ОС-6а, для объектов основных средств малых предприятий – по форме N ОС-6б. Записи при приеме-передаче производятся на основании актов о приемепередаче объектов основных средств (формы N 80 средств организации оформляется в установленном порядке по формам N ОС-1 или N ОС-1б. Карточка учета нематериальных активов (форма N НМАНМА-1) Доверенность (форма N ММ-2 и форма форма N М-2а) Приходный ордер (форма N ММ-4) предоставлено право его установления. Отпуск материальных ценностей производится с тех складов, которые обозначены в лимитнозаборной карте. Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств вычислительной техники. ТребованиеТребование-накладная (форма N ММ-11) Эти документы нами уже изучены. Акт о приемке материалов (форма N ММ-7) Применяется для оформления приемки материальных ценностей, имеющих количественное и качественное расхождение, а также расхождение по ассортименту с данными сопроводительных документов поставщика; составляется также при приемке материалов, поступивших без документов; является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику, отправителю. Необходимые дополнительные данные, не выделенные в форме отдельными строками, записываются в разделе «Другие данные». Акт, в двух экземплярах, составляется членами приемной комиссии с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (транспортных накладных и т. д.) передают: один экземпляр – в бухгалтерию организации для учета движения материальных ценностей, другой – отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений при оформлении хозяйственных операций по поступлению материальных ценностей, содержащих драгоценные металлы и камни. ЛимитноЛимитно-заборная карта (форма N ММ-8) Этот документ нами уже изучался. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материалов другими допускается только по разрешению руководителя организации, главного инженера или лиц, на это уполномоченных. Изменение лимита производится теми же лицами, которым 81 Применяется для учета движения материальных ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Накладную в двух экземплярах составляет материально ответственное лицо структурного подразделения, сдающего материальные ценности. Один экземпляр служит сдающему складу основанием для списания ценностей, а второй – принимающему складу для оприходования ценностей. Этими же накладными оформляются операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака. Накладную подписывают материально ответственные лица, соответственно сдатчик и получатель, и сдают в бухгалтерию для учета движения материалов. Накладная на отпуск материалов материалов на сторону (форма N ММ-15) Применяется для учета отпуска материальных ценностей хозяйствам своей организации, расположенным за пределами ее территории, или сторонним организациям, на основании договоров и других документов. Накладную выписывает работник структурного подразделения в двух экземплярах на основании договоров (контрактов), нарядов, других соответствующих документов и предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке. Первый экземпляр передают складу, как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов. Карточка учета материалов (форма N ММ-17) Применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру; заполняется на каждый номенклатурный номер материала и ведется материально ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом). Записи в карточке ведут на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции. Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма N КСКС-3) Применяется для расчетов с заказчиком за выполненные работы. Справка составляется в необходимом количестве экземпляров. Один экземпляр – для подрядчика, второй – для заказчика (застройщика, генподрядчика). Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений сооружений (форма N М-35) Акт приемки законченного строительством объекта (форма N КСКС-11) Форма применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика, подписывается представителями заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий – у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету для оплаты подрядчику. Применяется как документ приемки законченного строительством объекта при его полной готовности в соответствии с утвержденным проектом, договором подряда (контрактом). Акт приемки является основанием для окончательной оплаты всех выполненных исполнителем работ в соответствии с договором (контрактом). Составляется в необходимом количестве экземпляров и подписывается представителями исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика или другим лицом, на это уполномоченным инвестором, соответственно для исполнителя работ (генерального подрядчика) и заказчика. Оформление приемки производится заказчиком на основе результатов проведенных им обследований, проверок, контрольных испытаний и измерений, документов исполнителя работ, подтверждающих соответствие принимаемого объекта утвержденному проекту, нормам, правилам и стандартам. Общий журнал работ (форма N КСКС-6) Применяется для учета выполнения строительно-монтажных работ. Является основным первичным документом, отражающим технологическую последовательность, сроки, качество выполнения и условия производства строительно-монтажных работ. Ведется на строительстве (при реконструкции, расширении) отдельных или группы однотипных, одновременно строящихся зданий (сооружений), расположенных в пределах одной строительной площадки. Общий журнал должен быть пронумерован, прошнурован, оформлен всеми подписями на титульном листе и скреплен печатью строительной организации, его выдавшей. При сдаче законченного строительством объекта в эксплуатацию общий журнал работ предъявляется рабочей комиссии и после приемки объекта передается на постоянное хранение заказчику или по поручению заказчика эксплуатационной организации. Правила создания учебноучебно-методического пособия N1 Для создания учебного пособия вам необходимо взять схему Аксенова (формат А1), которую мы высылаем вместе с этим курсом, и аккуратно подписать на ней названия всех «раздражителей», заставляющих бухгалтерию выписывать первичные бухгалтерские документы, а также названия всех первичных документов, на основании которых делается та или иная проводка. Об этом мы рассказывали в самом начале этого раздела. КОНЕЦ КУРСА 82