Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления

Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления 1 Федеральное законодательство в сфере работы с документами • Федеральные законы Российской Федерации являются актами высшей правовой значимости, и закрепленные в них нормы обязательны к применению в той области деятельности, на которую эти законы распространяются. • Федеральное законодательство в области ДОУ в настоящее время не может рассматриваться как комплексное регламентирование норм работы с документами, особенно в негосударственных и коммерческих организациях. 2 • Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ « Об информации, информационных технологиях и о защите информации» регулирует отношения, возникающие при осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации, а также при применении информационных технологий и обеспечении защиты 3 • Закон определяет ряд базовых терминов в области ДОУ и в сфере использования современных автоматизированных технологий при работе с документной информацией, в частности: • инф ормация − сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления; • документ ированная инф ормация − зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель; 4 • элект ронное сообщение − информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; • конф иденциальност ь инф ормации − обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя; • инф ормационны е тех нологии − процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов; 5 • инф ормационная система − совокупность содержащейся в базах данных информации и обеспечивающих ее обработку информационных технологий и технических средств; • обладатель инф ормации – это лицо, самостоятельно создавшее информацию либо получившее на основании закона или договора право разрешать или ограничивать доступ к информации. 6 • Закон устанавливает принципы , на которых осуществляется правовое регулирование отношений, возникающих в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: • свобода поиска, получения, передачи, производства и распространения информации любым законным способом, которая может быть ограничена только федеральными законами; • от кры тост ь инф ормации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления и свободный доступ к такой информации, кроме случаев, установленных федеральными законами; • достоверност ь инф ормации и своевременность ее предоставления; • неприкосновенност ь част ной ж изни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения7 • Статья 11 закона определяет единый порядок документирования информации в государственных органах и органах местного самоуправления. В федеральных органах исполнительной власти он устанавливается Правительством Российской Федерации. Этих правил и требований должны придерживаться иные государственные органы и органы местного самоуправления. 8 • Для придания правового статуса электронным документам важны следующие нормы закона. • Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе». 9 • В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации в каждой организации обязательно должны создаваться такие локальные правовые акты, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. Кодекс определяет документы, составляемые при приеме, увольнении, командировании, наложении поощрения и взыскания и др., регламентирует структуру текста, оформление и сроки подготовки некоторых из них. 10 • Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ « Об архивном деле в Российской Федерации» регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности. 11 • Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ « О коммерческой т айне» регламентирует отнесение информации к коммерческой тайне, порядок передачи такой информации, охраны ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей этой информации и других участников, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции. Он определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну. 12 Классификация, унификация и стандартизация в документировании • Для систематизации и упорядочения документной информации использовались три процесса: классификация, унификация и стандартизация. • В целях классификации информации была создана Единая система классиф икации и кодирования технико-экономической и социальной инф ормации (ЕСКК ТЭСИ), работа над которой продолжается и в наши дни. 13 • Было выделено восемь групп информации: 1 социальная информация, 2 - информация по описанию организации экономики, 3 - информация о продукции, видах экономической деятельности и оказываемых услугах, 4 - информация о природных и трудовых ресурсах, 5 - информация о финансово-кредитной сфере, 6 - инф ормация об управленческой документ ации, показателях и единицах измерения, 7 - информация о стандартах и технологических процессах, 8 - прочие виды технико-экономической и социальной информации. 14 • Наиболее часто для кодирования информации, содержащейся в управленческой документации, в настоящее время используются: • Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО), объектами классификации которого являются предприятия и организации авторы документов; • Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), который определяет код формы документа. 15 • Униф икация (от лат. unus - один и facio - делаю) означает приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме и единообразию. • Унификация приводит к сокращению множества объектов, установлению рационального единообразия в любой деятельности, в том числе и документировании. • В результате унификации документов создается унифицированная форма документа (УФД), применение которой позволяет улучшать качество документов, снижает затраты на их изготовление, передачу и обработку. 16 • Униф ицированная ф орма документ а, УФД - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. 17 • Унифицированные и взаимоувязанные формы документов, обеспечивающие документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности, объединяются в унифицированные системы документации (УСД). • • Униф ицированная система документ ации, УСД система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. • 18 • К униф ицированной системе организационно-распорядительной документ ации (УСОРД) относятся распорядительные, организационные, информационно-справочные документы и документация по трудовым отношениям. В ней каждой УФД присвоен определенный код в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). • 19 • Ст андарт изация - деятельность по установлению и применению правил и характеристик в целях их добровольного и многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сферах производства и обращения продукции и услуг, а также повышения конкурентоспособности продукции, работ и услуг. Стандартизация в Российской Федерации осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» и носит рекомендательны й характер. 20 • В курсе «Документирование управленческой деятельности» изучается стандарт УСОРД ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который устанавливает правила оформления реквизитов документов УСОРД. 21 • Как инструменты упорядочения работы с документной информацией классификация, унификация и стандартизация должны в обязательном порядке использоваться при документировании управленческой информации и организации работы с документами на любом предприятии. Результатом этой работы является создание: • номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия; • т абеля ф орм документов (списка унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и альбома форм (образцов) документов предприятия; • инст рукции по делопроизводству, являющейся внутренним стандартом предприятия в области работы с документами и регламентом, обязательным для исполнения работниками предприятия. 22