Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Организация внедрения стандарта. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований гост

ЛЕКЦИЯ 7. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВНЕДРЕНИЮ ГОСТ Р 6.30-2003. ОРГАНИЗАЦИЯ ВНЕДРЕНИЯ СТАНДАРТА. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ ПРАВИЛ ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ТРЕБОВАНИЙ ГОСТ 1. Организация внедрения стандарта Внедрение стандарта заключается в проведении ряда мероприятий, обеспечивающих применение и распространение его основных положений на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), включенной в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) по классу 0200000: в стандарте названы постановление, распоряжение, приказ, решение, протокол, акт, письмо и др. При внедрении требований ГОСТ рекомендуется распространять правила оформления на все документы, включенные в соответствующий класс ОКУД: 1. Акт. 2. Анкета. 13. Положение. 3. График. 14. Постановление. 4. Договор. 15. Правила. 5. Докладная записка. 16. Представление. 6. Должностная инструкция. 17. Приказ. 7. Записка. 18. Протокол. 8. Заявка. 19. Распоряжение. 9. Заявление. 20. Свидетельство. 10. Инструкция. 21. Структура и штатная численность. 11. Объяснительная записка. 22. Устав. 12. Письмо. 23. Штатное расписание. Стандартные требования оформления документов с перечисленными названиями следует применять во всех организациях независимо от формы собственности и направлений деятельности, а правила оформления таких реквизитов, как подпись, адресование, датирование и др., применимы вообще ко всем управленческим документам. Наибольшая эффективность документирования на основе стандарта будет достигнута, если единые правила будут применяться всеми организациями при сочетании его правил с правовыми положениями, зафиксированными в Постановлении Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 N 1009 (действует в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.12.1997 N 1538, от 06.11.1998 N 1304, от 11.02.1999 N 154, от 30.09.2002 N 715, от 07.07.2006 N 1 418). Положения ГОСТа должны применяться и проектировщиками автоматизированных (электронных) систем ДОУ, а также при выработке правил использования факсимильной и электронной связи при передаче документов. Главной задачей внедрения и применения стандарта является достижение эффективности документирования управленческой деятельности. Эффективность в данном случае заключается в юридической полноценности создаваемых документов на любых носителях, в обеспечении выполнения документом его основной функции доказательства. Рекомендательный характер стандарта повышает значение мероприятий по его внедрению, так как рациональные правила оформления документов должны быть в конкретных условиях обязательными. Внедрение стандартных требований может проходить как в рамках отдельно взятой организации, так и группы организаций, а также субъекта Российской Федерации. Внедрение ГОСТ должно проводиться силами службы документационного обеспечения управления, службы стандартизации на предприятии, службы новых информационных технологий, которые в равной мере заинтересованы в унификации организационнораспорядительных документов. Внедрение ГОСТ осуществляется в соответствии со следующими принципами: добровольного применения стандарта, максимального учета при разработке стандарта законных интересов заинтересованных лиц, достижения технической и информационной совместимости. Внедрение ГОСТ осуществляется путем издания типовой инструкции или инструкции организации по ДОУ, правил оформления документов, стандарта организации, нормативного правового акта, регламента подготовки документов в соответствии с требованиями, установленными настоящим ГОСТ. Тиражирование государственного стандарта и раздача его сотрудникам для использования не рекомендуется. Внедрение ГОСТ в организациях регламентируется распорядительным документом (приказом, постановлением и т.д.), в котором предусматривается комплекс мероприятий по внедрению ГОСТ (перечень мероприятий может быть оформлен в виде плана) с указанием следующих видов работ со сроками исполнения: - разработка, переработка инструкций (правил, рекомендаций, регламента по оформлению документов) в организации; - разработка бланков документов в соответствии с требованиями ГОСТ, альбома унифицированных форм или шаблонов документов; - тиражирование бланков; - включение стандартных требований в программу автоматизированного документирования (документооборот, ДОУ); - проведение семинаров и совещаний с работниками организации, а также периодическое проведение практических занятий (семинаров) с работниками, занятыми в сфере ДОУ (инспекторами, секретарями-референтами, машинистками и т.д.) и автоматизации ДОУ; - изучение ГОСТ работниками, занятыми подготовкой и оформлением документов; - обобщение и распространение опыта внедрения и применения ГОСТ; - обеспечение экземплярами ГОСТ, Методическими рекомендациями по применению стандарта по оформлению документов, другими методическими и инструктивными материалами структурных подразделений, занимающихся подготовкой и оформлением документов. 2 На территории внедрения ГОСТ (в организации, субъекте Российской Федерации и т.д.) разрабатывается план мероприятий, который утверждается соответствующим уполномоченным должностным лицом в зависимости от распространения стандартных положений. Завершение внедрения ГОСТ оформляется в форме АКТА на бланке организации. 2. Контроль за соблюдением правил оформления документов и ответственность за нарушение требований ГОСТ Внедрение ГОСТ Р 6.30-2003 в организациях осложнено вследствие его рекомендательного характера. Кроме того, вступивший в действие с 01.07.2003 Федеральный закон "О техническом регулировании" устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность его применения (статья 12). Эта новая для нашей страны правовая норма, принятая в международной стандартизации, будет иметь в качестве последствия изменение форм внедрения. Устанавливается определенное соглашение заинтересованных сторон - авторов стандарта и потребителя - о соблюдении его положений. Участниками соглашения могут быть все заинтересованные стороны, а именно: служба ДОУ, служба стандартизации, архив, юридическая служба, служба кадров, службы автоматизации управленческой деятельности или автоматизации ДОУ и др. Соглашение может иметь форму стандартов организаций, инструкций и т.п. Выполнение соглашения должно контролироваться. Контроль является не вынужденной мерой, а необходимой составляющей соглашения о соблюдении требований, эффективным способом достижения всеобщей упорядоченности документирования на любых носителях и информационной совместимости. Контроль заключается в наблюдении, надзоре уполномоченных органов, проверке, инспекции на месте, а также в принятии мер по результатам проверки и установлении форм ответственности за несоблюдение. Контроль осуществляется на уровне федерального органа исполнительной власти (например, Госстандарт России , Росархив (Постановлением Правительства Российской Федерации от 2 июня 2003 г. N 316 "О мерах по реализации Федерального закона "О техническом регулировании" Госстандарт России определен органом, уполномоченным исполнять функции национального органа Российской Федерации по стандартизации), Минюст России и др.), которому предоставляются соответствующие права и обязанности. На уровне отдельной организации при внедрении ГОСТ контроль осуществляется службой ДОУ, архивом, службой стандартизации и иными службами по решению руководителя организации. Нарушение правил одним из участников соглашения о внедрении ГОСТ приводит к снижению качества документирования и документального фонда организации. Контроль должен обязательно предусматривать ответственность за нарушение правил, установленных соглашением. Утвержденный в декабре 2001 г. Кодекс Российской Федерации "Об административных правонарушениях" (Федеральный закон от 30.12.2001 N 195-ФЗ) определяет перечень административных правонарушений и ответственность за их совершение, в том числе за нарушение правил и норм, предусмотренных федеральными законами и иными нормативноправовыми актами Российской Федерации в сфере документации. Кодекс в соответствии с установленной структурой федеральных органов исполнительной власти определяет подведомственность дел об административных правонарушениях, предусмотренных Кодексом. 3 В Кодекс включен ряд положений, которые корреспондируются с положениями стандарта и связаны с соблюдением правил оформления и работы с документами. Нарушение их рассматривается как правонарушение. По отношению к соблюдению стандартных правил оформления документов может быть применена, например, статья 19.10 "Нарушение законодательства о наименованиях географических объектов". Данная статья может касаться правильности написания названия единиц административно-территориального деления при проектировании бланков, оформлении реквизита "Адресование". Статья 19.11 Кодекса "Нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации" относится к проектированию и использованию гербовых бланков и гербовых печатей в организации. Статья 19.23 "Подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача или сбыт" относится к нарушениям правил использования средств вычислительной техники для изготовления бланков документов. В частности, изготовление гербовых бланков разрешается лишь специально выделенными полиграфическими предприятиями, и запрещено изготавливать такие бланки средствами электронно-вычислительной техники. Статья ничего не говорит о бланках коммерческих структур, на которых не используется изображение Государственного герба, но проставляется зарегистрированный символ, и такие бланки используются в качестве гербовых. Практически при внедрении стандартных правил в инструкции по делопроизводству организации может быть сделана соответствующая запись о качестве бланков и печатей. В Кодексе имеется статья, относящаяся к вопросам стандартизации: статья 19.19 "Нарушение обязательных требований государственных стандартов". Учитывая рекомендательный характер утвержденного стандарта, эту статью Кодекса следует рассматривать с известными оговорками в аспекте Федерального закона "О техническом регулировании", согласно которому основным принципом стандартизации является добровольность его применения. В данном случае обязательность стандартных требований будет возникать либо при стандартизации особо важных областей, либо, как в данном случае, обязательность следует относить к нормативно-правовым актам, изданным в порядке внедрения стандарта в организации или на определенной территории. Ответственность за несоблюдение стандартных требований возникает по итогам проверки, которая проводится уполномоченными организациями или должностными лицами. Неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (проверку, контроль), в соответствии со статьей 19.4 Кодекса является административным правонарушением. Таким должностным лицом или органом может быть служба стандартизации, служба ДОУ или архив, которым будет поручено участие во внедрении стандартных требований оформления документов. В рамках субъекта Российской Федерации это может быть поручение определенному ведомству, компетентному в вопросах ДОУ. Вопросы работы с документами Архивного фонда Российской Федерации, находящимися на хранении в организациях - источниках комплектования государственных архивов, находятся в компетенции Росархива и архивных органов субъектов Российской Федерации (Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18). 4 Права и обязанности архивных органов установлены в специально изданном Приказе Руководителя Росархива, зарегистрированном в Минюсте России 21 февраля 2002 г. за N 3264. Приказом предусмотрено, что "при проведении проверок хранения, комплектования, учета и использования документов... в случае обнаружения нарушений архивного законодательства, правил работы архивов вносить в установленном порядке в суды протоколы о нарушениях". Приказом предусмотрено также введение при необходимости в штатное расписание государственных архивных органов соответствующих должностных лиц. Такого рода приказы издаются и другими ведомствами. Детализация ответственности должностных лиц за нарушение правил оформления документов устанавливается в рамках организации в соответствующих нормативных правовых актах и включается в должностные инструкции в раздел "Ответственность". За нарушение требований к оформлению организационно-распорядительной документации, установленных ГОСТ, или их невыполнение должностные лица могут нести ответственность в форме предупреждения или наложения административного штрафа в следующих случаях: - неповиновение законному распоряжению должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), - статья 19.4, часть 1; - невыполнение в срок законного предписания (постановления, представления) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), - статья 19.5, часть 1; - нарушение порядка изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей либо иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации статья 19.11; - подделка документов, штампов, печатей или бланков, их использование, передача либо сбыт - статья 19.23. Использование Государственного герба Российской Федерации с нарушением Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации. Российским законодательством предусмотрена также ответственность за нарушения при использовании гербов субъектов Российской Федерации с нарушениями закона. Так, Законом города Москвы в статье 17 определяется ответственность за надругательство над гербом Москвы (Закон города Москвы от 1 февраля 1995 г. N 4-12 "О гербе и флаге города Москвы"). Приложение 1 ПЕРЕЧЕНЬ СИСТЕМ ДОКУМЕНТАЦИИ, ВХОДЯЩИХ В ОБЩЕРОССИЙСКИЙ КЛАССИФИКАТОР УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ (ОКУД) 02 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 03 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 04 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ 05 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ БЮДЖЕТНЫХ УЧРЕЖДЕНИЙ И ОРГАНИЗАЦИЙ 06 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОТЧЕТНО-СТАТИСТИЧЕСКОЙ 5 ДОКУМЕНТАЦИИ 07 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ 08 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ 09 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 10 УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ Приложение 2 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т.д.). ИНСТРУКЦИИ (правила) (должностные; по делопроизводству; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.). НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т.д.). ОТЧЕТЫ (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.). ПЕРЕЧНИ (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.). ПЛАНЫ (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научноисследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ (об организации; о структурном подразделении; о премировании и т.д.). ПРОГРАММЫ (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.). РАСЦЕНКИ на производство работ. СМЕТЫ (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений; использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.). СТАНДАРТЫ (государственные, национальные, организации, отраслевые). СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ. ТАРИФНЫЕ СТАВКИ. УСТАВЫ ОРГАНИЗАЦИЙ. 6 ФОРМЫ унифицированных документов. ШТАТНЫЕ РАСПИСАНИЯ и изменения к ним. Приложение 3 ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, НА КОТОРЫЕ СТАВИТСЯ ОТТИСК ГЕРБОВОЙ ПЕЧАТИ (ПЕЧАТИ С ИЗОБРАЖЕНИЕМ ТОВАРНОГО ЗНАКА ИЛИ ЗНАКА ОБСЛУЖИВАНИЯ) АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.). ДОВЕРЕННОСТИ (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.). ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве работ и т.д.). ЗАДАНИЯ (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.). ЗАКЛЮЧЕНИЯ И ОТЗЫВЫ на авторефераты. ЗАЯВКИ на получение билетов для проезда на транспорте. ЗАЯВЛЕНИЯ (на аккредитив; об отказе от акцепта и т.д.). ИСПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ЛИСТЫ. НОРМЫ расхода. ОБРАЗЦЫ оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций. ПЕРЕПИСКА с заграничными представительствами. ПРЕДСТАВЛЕНИЯ и ходатайства (о награждении орденами и медалями; премиями и т.д.). ПИСЬМА гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.). ПОРУЧЕНИЯ (бюджетные; банковские; пенсионные; платежные (сводные, в банк, на получение иностранной валюты со счетов; перевод валюты; на импорт и т.д.). ПОЛОЖЕНИЯ об организациях. РЕЕСТРЫ (чеков; бюджетных поручений), представляемые в банк. СМЕТЫ расходов (на содержание аппарата управления; на калькуляцию к договору и т.д.). СОГЛАШЕНИЯ. СПРАВКИ (лимитные; о выплате страховых сумм; об использовании бюджетных ассигнований на зарплату; о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.). СПЕЦИФИКАЦИИ (изделий, продукции и т.д.). ТИТУЛЬНЫЕ СПИСКИ. УДОСТОВЕРЕНИЯ. УСТАВЫ организаций. Примерный перечень не является исчерпывающим и может изменяться в соответствии с письменным приказом (распоряжением) руководителя организации. 7