Консолидация данных

ЛЕКЦИЯ 6 Консолидация данных В фирмах и предприятиях часто приходится создавать текущие отчеты по определенным шаблонам, содержащие значительные объемы данных, а затем объединять их в итоговые отчеты. MS Excel позволяет автоматизировать рутинную работу по созданию сводных отчетов с помощью средств консолидации. Консолидация – особый способ вычисления итогов для диапазона ячеек. Консолидируемые данные могут находиться на одном и том же или нескольких листах одной рабочей книги или нескольких рабочих книг. При консолидации доступны все функции статистических итогов. Результат консолидации записывается на лист рабочей книги. На одном листе можно представить несколько результатов консолидации для одних и тех же диапазонов ячеек с различными функциями итогов. Изменения на отдельных листах будет отражаться в консолидирующей электронной таблице. В результате консолидации создается отчет, содержащий структуру, позволяющую в случае необходимости детализировать данные. Консолидация по позиции используется в случае, когда листы данных для консолидации имеют идентичный шаблон. Excel объединяет данные из нескольких рабочих листов с использованием одних и тех же координат диапазона на каждом листе. Для консолидации данных необходимо указать исходные диапазоны данных для консолидации и целевой диапазон, в котором будут отображаться консолидированные данные. Рассмотрим возможности электронных таблиц для консолидации данных на примере составления годового отчета о продажах компанией 20-ти моделей сотовых телефонов. Для этого 1. Создадим «Отчет за первое полугодие» на рабочем листе книги MS Excel (рисунок 1). Сохраним файл с именем «Отчет за первое полугодие». 2. На рабочем листе в новой книге введем данные отчета за второе полугодие. Сохраним новую книгу с именем «Отчет за второе полугодие». 3. Откроем новую книгу и сохраним ее с именем «Годовой отчет». 4. Выполним команду Консолидация вкладки Данные. В диалоговом окне Консолидация  выберем из списка функцию итога – Сумма;  в поле Ссылка укажем диапазоны ячеек таблиц каждой рабочей книги (выделим и добавим диапазоны отчетов за первое и второе полугодие с помощью кнопки Добавить);  установим следующие флажки (рисунок 2):  Использовать в качестве имен подписи верхней строки и значения левого столбца.  Создавать связи с исходными данными. 5. После нажатия кнопки ОК на рабочем листе появится структура сводного отчета (рисунок 3). Изменение уровня структуры консолидированного отчета позволяет просмотреть значения показателей в каждом отчетном периоде. При изменении данных в квартальных отчетов изменится и сводный отчет. Рисунок 1 – Лист с исходными данными для консолидации Рисунок 2 – Вид заполненного окна Консолидация Рисунок 3 – Результат консолидации