Кассовые операции. Вступление в должность кассира.Проверка оборудования помещения кассы. Инвентаризация

Региональный финансово-экономический техникум КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ (Первая лекция) __________________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ .................................................................................................4 РАЗДЕЛ 1. ВСТУПЛЕНИЕ В ДОЛЖНОСТЬ КАССИРА......................5 Глава 1.1. Собеседование.......................................................................5 Глава 1.3. Подведение итогов..............................................................13 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................14 РАЗДЕЛ 2. ПРОВЕРКА ОБОРУДОВАНИЯ ПОМЕЩЕНИЯ КАССЫ...........................................................................17 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................23 РАЗДЕЛ 3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ...........................................................24 Глава 3.1. Подготовка к проведению инвентаризации......................26 Глава 3.2. Начало инвентаризации......................................................27 Глава 3.3. Пересчет ценностей и выявление излишков/недостач....29 Глава 3.4. Инвентаризация ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности...........................................................31 Глава 3.5. Объяснение излишков/недостач. Подведение итогов инвентаризации....................................................32 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................37 РАЗДЕЛ 4. ПРОВЕРКА ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ......................53 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................56 3 ВВЕДЕНИЕ Здравствуйте! Перед вами еще одна ступень профессионального мастерства – курс лекций по дисциплине «Кассовые операции». Не сомневаемся, что сейчас вы задаетесь вопросом: «А что я получу, изучив эти лекции?» Ну тогда встречный вопрос: а что вы хотите получить? Надеемся, вы уже точно знаете, что вам нужно. Например, вы хотите изучить новую для вас область бухгалтерского учета и набраться практического опыта, чтобы потом устроиться в солидную организацию и уверенно справляться со своими служебными обязанностями. Или же вы хотите стать настоящим профессионалом своего дела, знать бухгалтерский учет лучше других, быть на вершите профессионального мастерства. А может быть, вы хотите и того, и другого? Всё зависит только от Вас, а мы в свою очередь предлагаем Вам ещё один увлекательный курс лекций. А теперь давайте поговорим о том, как работать с данным курсом лекций, чтобы результат не заставил себя долго ждать. Вам необходимо шаг за шагом выполнять все задания, содержащиеся в каждой лекции. В процессе работы с заданиями вам понадобятся чистые бланки документов. Их вы можете найти в Приложении, раздел «Документы для заполнения». Проверить себя вы сможете, сравнив получившийся документ с образцом из Приложения, раздел «Образцы заполненных документов». Когда вы изучите все разделы курса лекций и все разделы его Приложения и будете уверены, что действительно хорошо усвоили материал, можете переходить к освоению компьютерного практикума, а следом и к сдаче дифференцированного зачета. Желаем вам успехов в покорении вершин профессионального мастерства! 4 РАЗДЕЛ 1. ВСТУПЛЕНИЕ В ДОЛЖНОСТЬ КАССИРА Представьте себе следующую ситуацию. Вы долго искали работу: звонили по газетным объявлениям, обращались в кадровое агентство, спрашивали у знакомых. Наконец, подходящая вакансия найдена: открытому акционерному обществу «Перспектива» требуется кассир. Вы связались с отделом кадров, и вам назначили дату и время собеседования, а также сообщили, какие документы необходимо принести с собой (паспорт, резюме и т.п.). В назначенный день вы приходите в ОАО «Перспектива» на собеседование. Проводить его скорее всего будет бухгалтер или руководитель. Глава 1.1. Собеседование Собеседование – это самый ответственный этап вступления в должность, так как именно в процессе собеседования у руководителя (в нашем случае у главного бухгалтера) складывается о вас первоначальное мнение. Чтобы это мнение оказалось положительным, старайтесь вести себя уверенно и доброжелательно и будьте готовы отвечать на самые разные вопросы, начиная с профессиональных и заканчивая вопросами, касающимися ваших жизненных ценностей. Итак, во время собеседования работодатель обязательно проверит ваш уровень профессионального мастерства: попросит ответить на вопросы, касающиеся обязанностей кассира. Например, как можно отличить подлинные наличные деньги от поддельных, что делать с зарплатой работника, если он не пришел за ней вовремя, или в течение скольких дней действителен денежный чек. Поэтому, если вы хотите произвести на работодателя хорошее впечатление, вы должны тщательно подготовиться. С другой стороны, работодателя будет интересовать, насколько ваш комплекс ценностей, устремлений, внутренних обязательств, норм и правил поведения совпадает с корпоративной культурой фир5 мы. От этого зависит, насколько быстро и «безболезненно» вы сможете влиться в коллектив. В процессе беседы с вами руководитель постарается выяснить эти моменты, возможно, даже незаметно для вас самих. И если на одну должность будут претендовать два кандидата, одинаково сильных в профессиональном плане, выберут того, кто в наибольшей степени соответствует корпоративной культуре фирмы. Отметим, что немаловажную роль на первом собеседовании играют ухоженный внешний вид, деловой костюм, умение общаться, жизнерадостность, оптимизм и искренняя улыбка. По окончании собеседования вам скажут, когда будут известны его результаты. Представьте, что в назначенный срок вы снова связались с отделом кадров «Перспективы» и вам сообщили: вы понравились руководству компании, и вас готовы принять на работу. Но прежде, чем вы окончательно будете утверждены в должности, вам предстоит отработать 3 месяца в качестве испытательного срока. На этом первый этап вступления в должность – собеседование – успешно завершен. А чтобы у вас не возникло вопросов по поводу испытательного срока, сразу хотим кое-что пояснить. То, что вам назначили испытательный срок, совсем не означает, что вы недостаточно хорошо проявили себя на собеседовании и у работодателя возникли по поводу вас сомнения. Просто вас принимают на очень ответственную должность, связанную с наличными деньгами, и работодатель должен быть уверен в вас на все сто процентов. Поэтому он использует время испытательного срока для того, чтобы лучше вас узнать и оценить уровень вашего профессионального мастерства. Также хотим вас предупредить, что испытательный срок – это не «разминка» перед работой. Это и есть настоящая работа. Поэтому вам уже с первого дня нужно выполнять все обязанности кассира в полном объеме: принимать и выдавать деньги, относить их в банк, выдавать заработную плату сотрудникам, сдавать денежные знаки на 6 экспертизу и многое другое. А это значит, что к новой работе и к испытательному сроку следует отнестись со всей серьезностью. Итак, на работу вас приняли. Но приступить к выполнению своих обязанностей вы пока не можете, потому что еще не подписали и не заполнили ни одного документа, необходимого для вступления в должность кассира. Всего этих документов пять: 1. Заявление о приеме на работу; 2. Приказ о приеме на работу; 3. Трудовой договор; 4. Договор о полной материальной ответственности; 5. Расписка об ознакомлении с «Порядком ведения кассовых операций в РФ». Сразу хотелось бы пояснить, что все вышеперечисленные документы оформляются не сразу, а в течение одного-двух дней. А испытательный срок начнется только после того, как вы приступите к исполнению своих служебных обязанностей. Чтобы заполнить документы, вы должны обратиться в отдел кадров организации. Там вам дадут все необходимое (чистые листы, заранее подготовленные экземпляры Договоров, Приказ о вашем назначении) и дадут консультацию по всем возникшим вопросам. Мы начнем с самого первого документа, который вам предстоит заполнить, – Заявления о приеме на работу, а затем по порядку познакомим вас с остальными документами. 1.2.1. Оформление «Заявления о приеме на работу» Заявление о приеме на работу всегда пишется от руки, лично человеком, устраивающимся на работу. В разных организациях этот документ может составляться по разным формам и с разными формулировками. Поэтому, как правило, работники отдела кадров дают новым сотрудникам образец Заявления, чтобы по нему они могли правильно составить свой документ. 7 Сейчас вам нужно написать Заявление от своего имени. Для этого откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов» найдите документ «Заявление о приеме на работу». Он послужит вам образцом при написании вашего Заявления. Теперь в Приложении, раздел «Документы для заполнения» найдите страницу с заголовком «Заявление о приеме на работу». Возьмите в руки простой карандаш и напишите на этой странице свое Заявление. Оно должно быть составлено на имя генерального директора ОАО «Перспектива» Михалева А.Н. Вместо данных Беляевой Ольги Александровны укажите свои данные (фамилию, имя, отчество и адрес прописки). Дата составления Заявления и дата поступления на должность – 19 декабря 2014 года. Надеемся, что написание Заявления не вызвало у вас никаких трудностей. Если вы допустили какие-то ошибки или описки, просто сотрите их с помощью ластика и карандашом запишите правильный вариант. Обратите внимание на то, что мы специально предлагаем вам заполнять все учебные документы в Приложении простым карандашом, чтобы вам было проще исправить свои ошибки. Но запомните: в реальной жизни заполнять документы простым карандашом категорически запрещено! Как раз потому, что запись можно легко изменить или уничтожить. А теперь отложите Приложение в сторону. Она вам пока не понадобится. Подсматривать в нее в процессе заполнения всех последующих документов мы вам не рекомендуем! Итак, когда Заявление составлено и подписано человеком, устраивающимся на работу, оно передается на подпись генеральному директору. После этого оформляют следующие документы: в одном экземпляре – Приказ о приеме на работу, в двух экземплярах – Трудовой договор и Договор о полной материальной ответственности. Поясним, что Трудовой договор и Договор о полной материальной ответственности составляются в двух экземплярах для того, что8 бы и работник, и работодатель имели юридически действительные экземпляры этих документов. Они могут понадобиться в случае возникновения разногласий между сторонами. После заполнения один экземпляр договора остается в отделе кадров, а другой вы заберете себе. Вышеперечисленные документы, как правило, оформляются в отделе кадров и попадают к вам в руки практически заполненными. Вам остается только ознакомиться с ними, заполнить некоторые строки и подписать. 1.2.2. Ознакомление с Приказом о приеме на работу Найдите в Приложении документ «Приказ (распоряжение) о приеме на работу» и внимательно прочитайте его. Обратите внимание на следующий нюанс: в Приказе о приеме на работу должно быть указано ПОЛНОЕ наименование организации. То есть: Открытое акционерное общество «Перспектива», а не ОАО, как это допускается в большинстве внутренних документов организации. Это же правило относится к Трудовому договору и к Расписке об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций на территории РФ. Но о них мы поговорим немного позже. После того, как вы ознакомитесь с Приказом, возьмите простой карандаш и заполните следующие строки: В строку «фамилия, имя, отчество» впишите свои данные в винительном падеже; В строке «С приказом (распоряжением) работник ознакомлен» поставьте свою подпись и дату подписания Приказа. Напоминаем, что вы заполняете документ от 19 декабря 2014 года. Когда вы закончите работу с Приказом, можно переходить к следующим документам – Трудовому договору и Договору о полной материальной ответственности. 9 1.2.3. Подписание Трудового договора и Договора о полной материальной ответственности Надо сказать, что Трудовой договор и Договор о полной материальной ответственности – это особенные документы. Они регулируют трудовые отношения между сотрудником и работодателем, и в них прописаны все их права и обязанности. Поэтому, прежде чем подписывать эти документы, очень внимательно прочитайте все пункты. Если некоторые пункты Договора вызвали у вас сомнения, мы советуем обратиться за консультацией к юристу. Имейте в виду, что в случае возникновения сомнений Договоры подписывать нельзя. Попросите руководителя отдела кадров отложить подписание этих документов на день. И обязательно объясните причину, по которой вы не можете в данный момент поставить свою подпись. Помните: Договор может считаться действительным только при наличии подписей обеих сторон! А теперь снова откройте Приложение и найдите в нем Трудовой договор. Сразу следует сказать, что данный документ не имеет установленной формы. То есть в разных организациях в зависимости от специфики их работы и сферы деятельности Трудовой договор может включать в себя различные дополнительные пункты (например, о неразглашении информации, так или иначе связанной с производством). Предложенный нами вариант Трудового договора был составлен специально для открытого акционерного общества «Перспектива» и отвечает всем требованиям трудового законодательства РФ. Внимательно прочитайте все пункты предложенного Договора, после чего заполните с помощью карандаша следующие строки: «гражданин РФ _____________» (ваше имя); (Ф.И.О. Полностью) «Работник _____________» (ваше имя); (Ф.И.О. Полностью) Полностью раздел «РАБОТНИК» в конце документа. 10 При заполнении раздела «РАБОТНИК» особое внимание обратите на строку «Адрес». Если вы прописаны по одному адресу, а проживаете по другому (например, прописаны в Белгороде, но проживаете в Курске), то в данной строке вам придется указать сразу два адреса – сначала адрес по месту регистрации, а затем адрес по месту проживания. Например: «314005, г. Белгород, ул. Строителей, д. 15, кв. 135 (регист.); 305040, г. Курск, ул. Запольная, д. 12, кв. 94 (прожив.)». Если вы заранее видите, что оба адреса могут не уместиться, постарайтесь писать более сжато или посоветуйтесь с работником отдела кадров. То же самое относится и к Договору о полной материальной ответственности. Место фактического проживания в Договорах следует указывать для того, чтобы работники отдела кадров могли быстро связаться с вами, если возникнет такая необходимость (например, если в кассе произойдет пожар или другое чрезвычайное происшествие). Помимо адреса, в договорах следует указать ваш контактный телефон. А в случае смены номера не забудьте известить об этом работника отдела кадров. На этом заполнение Трудового Договора можно считать завершенным. Теперь найдите в Приложении бланк Договора о полной материальной ответственности. Этот документ так же, как и Трудовой договор, не имеет строго установленной формы. Данный вариант Договора был разработан самим открытым акционерным обществом «Перспектива». Ознакомьтесь с текстом Договора о полной материальной ответственности, после чего возьмите простой карандаш и заполните все пустые строки. Обычно на Договорах принято ставить печать. Однако следует оговориться, что юридически это необязательно. Руководитель сам решит, на каких документах нужна печать. Так как печати «Перспекти11 вы» у вас нет, мы заранее проставили ее во всех документах, встречающихся в учебном курсе, там, где она необходима. Но вы должны запомнить! Во всех документах, где ставится печать организации, она должна быть «живой», т.е. поставленной рукой руководителя или бухгалтера. Документ с копией печати (например, ксерокопия) не является юридически действительным! 1.2.4. Составление Расписки об ознакомлении с Порядком ведения кассовых операций в РФ Итак, вам осталось заполнить один документ – Расписку об ознакомлении. Для этого вам нужно встретиться с бухгалтером по денежным средствам. В его служебные обязанности входит обязательное ознакомление нового кассира с действующим Порядком ведения кассовых операций в РФ. Бухгалтер по денежным средствам отдаст вам напечатанный текст Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и попросит написать Расписку об ознакомлении с этим документом. Желательно, конечно, написать Расписку только после того, как вы изучите Порядок ведения кассовых операций «от корки до корки». Но иногда для того, чтобы быстрее закончить оформление человека на работу, бухгалтер по денежным средствам просит написать Расписку сразу же. В этом нет ничего страшного. Бухгалтер все равно отдает вам Порядок ведения кассовых операций в постоянное пользование. Этот документ вы отнесете на свое рабочее место – в кассу – и сможете его изучить чуть позже. Обратите внимание! Если в процессе исполнения своих служебных обязанностей вы допустили оплошность из-за незнания Порядка ведения кассовых операций в РФ, весь груз ответственности ляжет именно на вас. Вы писали Расписку об ознакомлении, и, значит, бухгалтер по денежным средствам уже не отвечает за ваши действия. Сразу скажем, что у Расписки нет установленной формы. Вас могут попросить написать ее от руки по образцу. Если же в организа12 ции разработана специальная форма Расписки, вам дадут заранее подготовленный бланк. В этом случае вам останется только вписать в него свои личные данные, поставить дату и подпись. В ОАО «Перспектива» разработали специальную форму Расписки, и сейчас мы предлагаем вам ее заполнить. Для этого откройте Приложение. Внимательно прочитайте текст Расписки, после чего возьмите простой карандаш и заполните бланк. При заполнении документа вам понадобятся ваши паспортные данные. И обратите внимание, что Расписка дается бухгалтеру по денежным средствам открытого акционерного общества «Перспектива» Русановой О.В. Глава 1.3. Подведение итогов После того, как вы заполнили все необходимые документы, бухгалтер по денежным средствам проводит вас к вашему рабочему месту – в помещение кассы. Тем временем работники отдела кадров заведут на вас Личную карточку сотрудника и Трудовую книжку. Если до этого времени вы уже где-то официально работали и у вас есть Трудовая книжка, то заводить новую книжку на вас не будут, а будут продолжать заполнять старую. Для этого вам нужно будет передать вашу Трудовую книжку работнику отдела кадров. На этом процесс вступления в должность кассира завершен. А сейчас откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и найдите в ней те документы, которые вы только что заполнили. Сравните ваши экземпляры документов с предложенными образцами. Если вы все заполнили правильно, они будут отличаться только по строкам с личными данными кассира: вместо данных Беляевой О.А. здесь будут записаны ваши данные. Если же вы нашли какие-то другие различия – значит, вы допустили ошибки при заполне13 нии документов. Разберитесь в своих ошибках, после чего исправьте их с помощью ластика и простого карандаша. Мы убедительно просим вас своевременно и аккуратно исправлять все ошибки в документах Приложения и не выбрасывать ее после окончания обучения. Когда вы устроитесь работать на настоящее предприятие, вам может понадобиться «шпаргалка», если вы что-то забудете. Вот тогда можно смело открывать ваши «прописи» и подсматривать в них. Кроме того, если в будущем вы будете открывать собственную фирму, вам придется оформлять подобные документы при приеме на работу новых сотрудников. Тогда, чтобы заново не разрабатывать текст и форму бланка, вы сможете взять за основу предложенные образцы, при необходимости добавляя или изменяя некоторые реквизиты. И еще один совет. Не спешите сразу переходить к изучению следующего раздела. Постарайтесь еще раз мысленно пройти весь процесс поступления на работу. Когда вы будете устраиваться на настоящее предприятие, у вас не должно остаться ни капли сомнений в том, как правильно действовать при вступлении в должность кассира. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Заявление о приеме на работу Итак, вы успешно прошли собеседование и приняты на работу. Теперь нам нужен документ, который подтвердит, что вы действительно желаете работать в ОАО «Перспектива» в должности кассира. Таким документом является «Заявление о приеме на работу», написанное от вашего имени. Заявление не имеет унифицированной формы (формы, установленной государством, единой для всех предприятий) и разрабатывается самой организацией. Скорее всего в отделе кадров вам просто дадут образец Заявления, и вы напишете такое же от своего имени. Форма Заявления очень простая, поэтому для этого документа никаких правил не существует. Для того чтобы знать, как оформлять Заявление о приеме на работу, мы рекомендуем вам обра14 титься разделу «Образцы заполненных документов» Приложения и просто посмотреть образец. Приказ о приеме на работу Когда «Заявление о приеме на работу» уже подано, вам остается дождаться, пока руководитель ОАО «Перспектива» подпишет его и издаст Приказ о приеме вас на работу в должности кассира. С этим Приказом вам нужно внимательно ознакомиться и поставить в нем свою подпись. Приказ помещен в Приложение, раздел «Образцы заполненных документов». Трудовой договор После того как вы распишитесь в Приказе, вам предложат заключить Трудовой договор. В нем вы тоже должны будете поставить свою подпись. Но не спешите это делать. Для начала очень внимательно изучите документ, убедитесь, что вы согласны со всеми условиями, выясните у начальника отдела кадров непонятные вам моменты. Имейте в виду: Трудовой договор – это ваши условия труда и условия оплаты вашей работы. Поэтому отнеситесь к подписанию Договора с полной ответственностью, чтобы в процессе работы вам не открылись неожиданные и, скорее всего, неприятные для вас моменты! Примерный вариант Трудового договора мы поместили в Приложение, раздел «Образцы заполненных документов». Договор о полной материальной ответственности Вступая в должность кассира, вы берете на себя ответственность за сохранность всех ценностей, находящихся в кассе. Для того чтобы такие обязательства были закреплены официально, нужен документ. Таким документом является «Договор о полной материальной ответственности». Вам нужно внимательно прочитать его и поставить в нем свою подпись. Договор составляется в двух экземплярах: один остается на предприятии, второй кассир забирает себе. 15 Расписка об ознакомлении с «порядком ведения кассовых операций на территории российской федерации» Каждый кассир должен знать Порядок ведения кассовых операции и руководствоваться им при исполнении своих служебных обязанностей. Поэтому перед тем как вступить в должность кассира, любой человек должен прочитать этот документ. Мы приводим его на диске «Нормативно-правовая база», прилагаемом к кейсу. Когда вы прочитаете весь документ, откройте в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов», Расписку об ознакомлении и прочитайте ее. Расписка не является документом унифицированной формы, поэтому каждое предприятие разрабатывает ее для себя самостоятельно. Для документа не существует определенных правил заполнения. Вероятнее всего, в отделе кадров вам просто дадут образец расписки и вы составите такую же от своего имени. Расписка составляется в одном экземпляре и передается бухгалтеру по денежным средствам. 16 РАЗДЕЛ 2. ПРОВЕРКА ОБОРУДОВАНИЯ ПОМЕЩЕНИЯ КАССЫ Итак, вас приняли на должность кассира. Возникает вопрос: «С чего же начать работу?» А начнем мы с вопроса безопасности. Касса – это особенное помещение на предприятии. В нем хранятся не только наличные деньги, но и другие важные для организации ценности: проездные билеты, путевки в санатории, банковские векселя, акции других компаний и т.д. За все эти ценности кассир несет полную материальную ответственность, которая прописана в специальном Договоре о полной материальной ответственности. Поэтому вопрос безопасности кассового помещения должен стоять для кассира на первом месте. Кассир должен убедиться в том, что касса оборудована именно так, как того требуют следующие нормативные документы: 1. Приложение №3 к Порядку ведения кассовых операций в РФ «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий»; 2. Приложение №1 к извещению №22 «Требования по технической укрепленности помещений касс предприятий»; 3. РД 78.36.003-2002 МВД России «Инженерно-техническая укрепленность. Технические средства охраны. Требования и нормы проектирования по защите объектов от преступных посягательств»; 4. ГОСТ 6629-88; ГОСТ 24698-81; ГОСТ 24584-88; 5. СНиП «Пожарная автоматика зданий и сооружений». Возможно, вы зададитесь вопросом: обязательно ли следить за оборудованием кассового помещения и соблюдать все технические требования? Например, вы начинающий предприниматель, а ваша фирма занимает одну единственную комнатку. Естественно, ни о каком специализированном кассовом помещении не может быть и речи. С какой стати вы будете тратить десятки или даже сотни тысяч на 17 оборудование кассы, если прекрасно можете обойтись и без нее? И с одной стороны вы абсолютно правы. Но есть еще и оборотная сторона этого вопроса. Если офис вашего предприятия обворуют, то пропасть могут не только деньги, но и ценные бумаги, бланки строгой отчетности, учетные документы. Их исчезновение может повлечь за собой наложение штрафов, сравнимых с расходами на правильное оборудование кассы. А если еще пропажа документов вызовет интерес со стороны налоговых органов, которые заподозрят руководство в преднамеренном «заметании следов», то в отношении руководителя предприятия могут даже возбудить уголовное дело. Так что следует сто раз подумать, прежде чем экономить на правильном оборудовании кассы. Но и это еще не все. Предположим, что собственник предприятия не вы, а государство или другие люди. А вы работаете на предприятии директором, главным бухгалтером или кассиром. Например, из кассы украли крупную сумму. Владельцев предприятия это не обрадует, и они обратятся в милицию. В ходе расследования будет возбуждено уголовное дело и выяснится, что касса не была оборудована так, как этого требуют нормативные документы. Возникнет вопрос: а кто в организации отвечает за правильное оборудование кассы, кто не выполнил своих должностных обязанностей, кому предъявлять обвинение? Конечно директору, главному бухгалтеру или кассиру. Отсюда вывод: если вы вступаете в должность директора, главного бухгалтера или кассира, то необходимо сразу проверить, соответствует ли оборудование кассы всем требованиям безопасности. Если не соответствует, вы должны письменно доложить об этом собственникам предприятия или вышестоящим начальникам. Эксплуатировать кассовое помещение, имеющее серьезные недостатки, следует только с письменного разрешения руководителя. Этот документ освободит вас от ответственности за возможные последствия неправильного оборудования кассы. 18 Однако хотим вас предупредить, что если предприятие, на котором вы работаете, государственное, то добиваться соблюдения всех требований безопасности необходимо, несмотря ни на какие приказы начальника. В случае крупной кражи на вашем предприятии отстаивать интересы собственника (то есть государства) будет уже не ваш начальник, а прокуратура. Она примет во внимание не то, что вы выполнили приказ своего начальника, а то, что вы не выполнили требования закона. Значит, вы виноваты. Будьте добры, возместите из своего кармана всю украденную сумму! Получается, что безопасность и правильное оборудование помещения кассы в наибольшей степени зависят от руководителя и собственника организации. А что же делать в данной ситуации кассиру? Если кассир хочет знать, насколько правильно оборудована касса, он должен самостоятельно провести проверку помещения. Унифицированной формы документа для проверки оборудования помещений не существует. Поэтому преподаватели РФЭТ создали специальный Акт проверки оборудования кассы. В нем учтены самые важные требования, предъявляемые к кассе. А проверить выполнение этих требований вы сможете без труда. Мы рекомендуем составлять Акт каждый раз, когда в кассе завершен ремонт, когда касса переводится из одного помещения в другое, когда на работу принимают нового кассира, а также в аналогичных случаях на ваше усмотрение. Итак, представьте, что вы новый кассир ОАО «Перспектива». Вы пришли на работу и, прежде чем приступить к исполнению своих служебных обязанностей, решили проверить оборудование кассы. Советуем вам найти проектно-строительную документацию, касающуюся помещения кассы. С ее помощью вам будет гораздо проще провести проверку. Поясним, что проектно-строительная документация – это набор документов и чертежей, который выдается строительной организацией на здание или отдельное помещение после завершения в нем работ, 19 связанных со строительством, перепланировкой или переоборудованием. Соответственно, вам может понадобиться часть документации, касающаяся кассы. Итак, вы внимательно осмотрели кассовое помещение и изучили имеющуюся на него документацию, в результате чего выяснили, что: Помещение кассы полностью изолировано от других помещений и расположено на 3 этаже пятиэтажного здания. В помещении кассы имеется один вход. Он закрывается на две двери: внешнюю бронированную и внутреннюю решетчатую. Наружные стены выполнены из кирпичной кладки в 2 кирпича толщиной 500 мм, а внутренние – из кирпичной кладки толщиной 250 мм в 1 кирпич. Дверная коробка по периметру приварена к анкерам, прочно вмонтированным в стену на глубину 100 мм и установленным на расстоянии 500 мм друг от друга. Дверной проем внешней двери обрамлен наличниками, сделанными из стальной полосы. Дверные петли прикреплены с помощью сварки и выполнены из стали. Внешняя дверь стальная, изготовлена официальным производителем, открывается наружу. Во внешней двери установлены 2 разнотипных замка на расстоянии 350 мм друг от друга. Дверная ручка не связана с замками. Во внешней двери имеются металлическая цепочка и смотровой глазок. Внутренняя дверь – решетчатая, раздвижная, изготовлена из стальной полосы сечением 4x30 мм с ячейками 100x100 мм, сваренными в каждом пересечении. Внутренняя дверь закрывается на навесной замок повышенной секретности. Он вставляется в ушки, изготовленные из металлической полосы сечением 6x40 мм, приваренные к дверной коробке. В помещении кассы 3 окна, на каждом из которых имеются решетки. На двух окнах установлены решетки, изготовленные из стального прута диаметром 17 мм, с ячейками размером 150x150 мм, сва20 ренными в каждом пересечении. На третьем окне установлена раздвижная решетка с замком. Все решетки установлены с внешней стороны окон и дополнительно защищены сигнализацией. Для работы с клиентами установлен кассовый модуль с бронированным стеклом. На него имеется сертификат, подтверждающий соответствующий класс защиты. В кассе имеется сейф, который прочно прикреплен стальными ершами к полу и стены. По помещению кассы не проходит никаких коробов и дымоходов. Имеется одна вентиляционная шахта диаметром 200 мм. Ее вход и выход перекрыты металлическими решетками, выполненными из стального прута диаметром 5 мм с ячейками 100x100 мм, сваренными в каждом пересечении. Охранная сигнализация реагирует на разрушение и ударное воздействие капитальных стен, коробов и дымоходов, на «открывание» и «пролом» дверных проемов. Сигнализация может получать электрическое питание от двух независимых источников. Система пожарной безопасности соответствует требованиям действующего СНиПа «Пожарная автоматика зданий и сооружений». В кассе имеются 2 исправных огнетушителя. Теперь все эти данные нужно занести в соответствующий документ – Акт проверки оборудования кассы. Чистый бланк Акта мы поместили в Приложение. Найдите его и положите перед собой. Заполняйте Акт карандашом. При заполнении документа обратите внимание, что в разделе «Заключение материально-ответственного лица» должен содержаться ответ на вопрос «соответствует ли помещение кассы всем требованиям безопасности?». Если не соответствует, то по каким пунктам. В разделе «Решение руководителя» должно быть написано, какие доработки следует произвести и в какие сроки (например, в тече21 ние трех дней). Давайте представим, что генеральный директор ОАО «Перспектива» принял решение произвести необходимые доработки за счет организации. Когда вы занесете в Акт все необходимые сведения, распишитесь в нем за себя (кассира) и за руководителя. Теперь откройте Приложение и сравните ваш вариант заполнения Акта с предложенным образцом. Если вы составили Акт правильно, то содержание всех его строк и граф будет совпадать с образцом. Единственное отличие будет в строке с фамилией материально-ответственного лица – вместо «Беляева О.А.» вы напишите свою фамилию и инициалы. При сравнении документов особое внимание обратите на те разделы, в которых требования безопасности не были соблюдены. Если в вашем варианте Акта таких разделов не оказалось, значит вы допустили ошибку. Наконец, проверку можно считать законченной. Теперь вам известны все недочеты в оборудовании кассы. Как только их устранят, вы примите помещение кассы в пользование. А теперь давайте подведем итоги. Проверка помещения кассы проходит в 3 этапа: Кассир: • принимает решение о необходимости проверки оборудования помещения кассы, назначает точную дату проверки; • проверяет помещение кассы на соответствие существующим требованиям, одновременно заполняя Акт проверки оборудования кассы; Руководитель: • делает заключение по результатам проверки и назначает срок для исправления обнаруженных недочетов. 22 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Акт проверки оборудования кассы Общие правила Когда кассир вступает в должность, ему, в первую очередь, необходимо проверить помещение кассы на соответствие всем требованиям безопасности. Но существующие требования настолько сложны, что разобраться в них может только человек, имеющий специальное образование. Поэтому преподаватели РФЭТ, исходя из своего опыта и многолетней практики, создали документ – Акт проверки оборудования кассы, – который поможет быстро и легко осуществить проверку. Данный документ не имеет унифицированной формы. Мы рекомендуем составлять его в случаях, когда касса переводится из одного помещения в другое, когда в кассе завершен ремонт, при смене материально ответственного лица, а так же в аналогичных случаях на ваше усмотрение. Образец Акта проверки оборудования кассы вы можете найти в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». 23 РАЗДЕЛ 3. ИНВЕНТАРИЗАЦИЯ Вы уже подписали все необходимые для вступления в должность документы и провели проверку своего рабочего места – помещения кассы. Но на этом подготовка к работе не заканчивается. Чтобы окончательно приступить к выполнению обязанностей, вам как новому кассиру и материально-ответственному лицу необходимо принять под свою ответственность все хранящиеся в помещении кассы ценности: наличные деньги, акции, векселя, чеки и, возможно, даже иностранную валюту. Принимая ценности на хранение, вы должны точно знать, что именно вам передается и в каком количестве. Посудите сами, а вдруг прежний кассир, уходя с работы, забрал с собой большую сумму денег или ценные бумаги, принадлежащие организации! Если кража не выявится до того, как вы приступите к работе, все недостачи вам придется возмещать из собственного кошелька. Чтобы защитить кассира от подобных неприятностей, законодательством Российской Федерации предусмотрено, что при смене материально ответственных лиц должна проводиться инвентаризация, то есть проверка ценностей, за которые они отвечают. Цель такой проверки – выявление излишков или недостач. В первую очередь необходимо пояснить, что по закону инвентаризация кассы должна проводиться не только при смене материальноответственных лиц, но и в других «внеплановых» ситуациях: после кражи, пожара, наводнения, других чрезвычайных происшествий. Кроме внеплановых проверок, в кассе также должны регулярно проводиться плановые инвентаризации. Их периодичность устанавливается руководителем. В зависимости от размеров организации и объемов денежных потоков, проходящих через кассу, плановые инвентаризации кассы могут проводиться и раз в месяц, и раз в полгода, но, как правило, не реже, чем раз в три месяца – перед составлением квартального баланса. 24 Если вы будете работать кассиром, вам придется принимать участие в каждой инвентаризации кассы. Однако в зависимости от того, вступаете ли вы в должность или уже какое-то время работаете кассиром в данной организации, во время проверки вам придется выполнять различные функции. Если вы только вступаете в должность (как это происходит в нашей ситуации), вы еще не несете никакой ответственности за ценности, хранящиеся в кассе. Вам эти ценности передаются от другого человека – кассира, увольняющегося с должности. Поэтому по итогам инвентаризации за все излишки или недостачи будет отвечать именно он. А вам остается только присутствовать при проверке в качестве стороннего наблюдателя и в самом конце поставить свою подпись в необходимых документах. Если же инвентаризация будет проводиться, когда вы уже будете работать кассиром или, тем более, увольняться с должности, то в этом случае вы окажетесь на месте «проверяемого». Это значит, что вам придется не только следить за инвентаризацией со стороны, но и предоставлять проверяющим все необходимые сведения. В частности, перед началом проверки вы должны будете составить отчет кассира. А если по результатам инвентаризации обнаружатся излишки или недостачи ценностей, то вам также придется дать письменное объяснение их возникновения. Но вернемся к исходной ситуации. Так как в процессе проверки кассир, вступающий в должность, является лишь сторонним наблюдателем, мы предлагаем на время оставить его в покое и рассмотреть весь процесс инвентаризации кассы с точки зрения проверяемого кассира (т.е. кассира, работающего или увольняющегося с должности). Во-первых, это поможет нам не запутаться в том, какой именно кассир – вступающий в должность или же увольняющий с работы – выполняет то или иное действие. А во-вторых, если вы будете работать кассиром на настоящем предприятии, вам почти всегда придется оказываться в роли «прове25 ряемого», нежели наблюдателя. Поэтому вы должны уметь грамотно действовать в данной ситуации. Глава 3.1. Подготовка к проведению инвентаризации Итак, представим, что прежний кассир ОАО «Перспектива» увольняется с должности и на его место уже нашли нового сотрудника. Теперь, чтобы этот человек мог приступить к работе, в помещении кассы необходимо провести инвентаризацию. Подготовка к инвентаризации всегда начинается с того, что руководитель организации издает Приказ о проведении инвентаризации (унифицированная форма ИНВ-22). В нем он назначает состав инвентаризационной комиссии, а также указывает, в какой день следует провести проверку. Надо сказать, что инвентаризационная комиссия может создаваться как на период одной проверки (временная), так и на длительное время. В последнем случае она будет являться постоянно действующей и назначается отдельным приказом руководителя, как правило, в начале календарного года. В состав инвентаризационной комиссии должно входить не менее 3 человек. Это могут быть любые сотрудники организации, хотя, чаще всего, членов комиссии назначают из представителей администрации организации или бухгалтерского отдела. После того, как Приказ подписывается руководителем, его передают сотруднику, который отвечает за хранение материалов по инвентаризации (должность этого сотрудника указана в Приказе в строке «Материалы по инвентаризации сдать в бухгалтерию ____»). В ОАО «Перспектива» хранением материалов по инвентаризации занимается главный бухгалтер. Он регистрирует Приказ в специальном Журнале учета контроля за выполнением Приказов о проведении инвентаризации, после чего передает документ тому сотруднику, которого назначили председателем комиссии. 26 Теперь с Приказом в обязательном порядке должны ознакомиться все члены инвентаризационной комиссии, а также сотрудник, вступающий в должность кассира, и кассир, увольняющийся с работы (последнего могут ознакомить с Приказом прямо перед началом проверки). Чтобы ознакомиться с Приказом, откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и найдите там документ «Приказ о проведении инвентаризации». Внимательно прочитайте весь документ от начала и до конца. На этом подготовка к инвентаризации заканчивается. Глава 3.2. Начало инвентаризации В день проведения инвентаризации вся инвентаризационная комиссия во главе с председателем собирается у входа в кассу. Председатель комиссии приносит с собой по 3 чистых бланка следующих инвентаризационных документов: 1. Акта инвентаризации наличных денежных средств; 2. Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой. отчетности. Он также берет с собой Приказ о проведении инвентаризации. Если кассир находится на своем рабочем месте, комиссия заходит в помещение кассы. Там председатель комиссии показывает кассиру Приказ о проведении инвентаризации. Если кассир еще не был ознакомлен с документом, ему дается время для прочтения. После этого председатель инвентаризационной комиссии проверяет, все ли члены комиссии пришли на проверку. Если хотя бы один из заранее утвержденных членов комиссии отсутствует, председатель должен сообщить об этом руководителю, и тот может перенести дату проверки или же включить в состав комиссии другого человека. В любом случае, решение руководителя оформляется новым приказом. 27 Имейте в виду, что отсутствие даже одного участника проверки может стать основанием для признания результатов инвентаризации недействительными! Если все члены комиссии в сборе, кассир закрывает помещение и окошечко кассы. И до конца проверки он не имеет права ни принимать, ни выдавать деньги. Но прежде чем комиссия приступит к пересчету ценностей, кассир должен составить отчет о тех операциях (выдаче и приеме денег), которые он успел произвести за сегодняшний день. Для этого он достает из сейфа Кассовую книгу и «закрывает» текущий отчетный лист. Теперь у комиссии есть документ, из которого можно узнать, сколько денег должно находиться в кассе на момент проверки. Мы с вами еще не дошли до изучения раздела 7 «Ведение Кассовой книги» и не умеем работать с отчетными листами. Но в скором будущем мы обязательно этому научимся. А пока представим, что отчет кассира уже составлен и передан одному из членов комиссии – бухгалтеру по денежным средствам. Наконец, пришло время для оформления инвентаризационных документов. Как мы уже говорили, этими документами являются Акт инвентаризации наличных денежных средств и Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Как правило, члены комиссии приступают к заполнению и Акта, и Описи одновременно и заносят данные параллельно в оба документа. Мы же с вами, чтобы не запутаться, сейчас начнем заполнять Акт, а к Инвентаризационной описи вернемся немного позднее. Как только кассир составил отчет, один из членов комиссии берет 3 чистых бланка Акта инвентаризации наличных денежных средств и заполняет в каждом из них «шапку» (со строки «организация» по строку «по состоянию на «__» ________ ___г.»). Затем он передает все экземпляры Акта кассиру, и тот заполняет расписку на титульном листе документа о том, что все ценности, за которые он несет ответственность, переданы комиссии для проверки. 28 Мы предлагаем вам самостоятельно заполнить эту расписку, а также «шапку» Акта. Для этого откройте Приложение, раздел «Документы для заполнения», и найдите там чистый бланк Акта инвентаризации наличных денежных средств. Теперь найдите в Приложении, раздел «Правила заполнения документов», глава «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Внимательно прочитайте общие правила, после чего возьмите простой карандаш и начинайте заполнять документ, руководствуясь Комментариями к заполнению граф и строк (с 13 по 20 пункты). В процессе заполнения Акта вам понадобятся некоторые данные. Часть из них вы возьмете из Приказа о проведении инвентаризации, а остальные сведения мы помещаем ниже. Код организации по ОКПО – 44020935. В ОАО «Перспектива» нет деления на структурные подразделения и не разработана система кодировки видов операций и видов деятельности. В графе «Номер документа» вы укажете порядковый номер Акта, то есть 3, а в графе «Дата составления» – дату проведения инвентаризации – 24 декабря 2014 года. Кассира, увольняющегося с должности, зовут Курочкина Любовь Ивановна. Ее ознакомили с Приказом о проведении инвентаризации непосредственно в день проверки, то есть 24 декабря 2014 года. Когда вы заполните «шапку» документа и расписку материально-ответственного лица, остановитесь и вернитесь к изучению данного раздела. Будем считать, что кассир расписался во всех экземплярах Акта инвентаризации. Теперь можно смело открывать сейф и начинать пересчет ценностей. Глава 3.3. Пересчет ценностей и выявление излишков/недостач В первую очередь члены комиссии пересчитывают, сколько наличных денег находится в кассе, и записывают эту цифру в соответ29 ствующую строку Акта. Затем то же самое будет проделано и с остальными ценностями: марками, ценными бумагами и так далее. В конечном итоге, будет подсчитана общая стоимость всех ценностей, которые находятся в сейфе, – ее запишут в строке «Итого фактическое наличие на сумму». После этого члены комиссии откроют бухгалтерские документы, по которым производится учет этих ценностей (отчет кассира, товарные чеки на покупку марок, документы на покупку ценных бумаг и пр.), и, сложив все данные по стоимости, запишут суммарную стоимость ценностей в строку «По учетным данным на сумму». Затем данные о фактическом наличии сопоставят с данными бухучета и подведут итоги проверки – заполнят раздел «Результаты инвентаризации». Наконец, по отчету кассира комиссия определит последние номера использованных Приходных и Расходных кассовых ордеров и также занесет их в Акт. В конце документа председатель и члены комиссии поставят свои подписи. А теперь снова откройте бланк Акта и продолжайте заполнять его простым карандашом, руководствуясь Комментариями к заполнению граф и строк (с 21 по 24 пункты) в Приложении «Правила заполнения документов». Все необходимые данные мы помещаем ниже. В кассе обнаружено наличных денег на сумму 1980 рублей и ценных бумаг на общую сумму 124 000 рублей. По данным бухучета, общая сумма денег должна составлять 2100 рублей, а стоимость ценных бумаг – 125 000 рублей. Последний номер Приходного кассового ордера – 347, а Расходного кассового ордера – 512. Фамилии и должности членов комиссии вы возьмете из Приказа о проведении инвентаризации в Приложении. Когда вы заполните все необходимые строки в бланке Акта, отложите его в сторону. К этому документу мы еще вернемся, когда будем подводить итоги инвентаризации. А сейчас давайте оформим еще 30 один инвентаризационный документ – Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Глава 3.4. Инвентаризация ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Сразу следует пояснить, что Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности заполняется только в том случае, если в кассе организации кроме наличных денег хранятся еще и другие материальные ценности, например, акции, чеки, санаторные путевки и т.д. Если же таких ценностей в кассе нет – ни фактически, ни по бухгалтерским документам, – то Опись не оформляется. Процесс заполнения Инвентаризационной описи очень похож на процедуру заполнения Акта. В этом документе, как и в Акте, есть «шапка» и расписка материально-ответственного лица, разделы для записи фактического наличия ценностей, учетных данных и результатов инвентаризации. Поэтому справиться с заполнением Описи для вас будет несложно. Найдите в Приложении, раздел «Документы для заполнения», документ «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности». Затем откройте Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и найдите раздел с таким же названием. Внимательно прочитайте общие правила, после чего возьмите простой карандаш и начинайте заполнять документ, руководствуясь Комментариями к заполнению граф и строк. Когда в Описи вы заполните раздел «Итого по описи», остановитесь и вернитесь к изучению Руководства кассира. В процессе заполнения Описи вам потребуются различные данные. Часть из них вы возьмете из Акта инвентаризации наличных денежных средств, часть – из Приказа о проведении инвентаризации. Порядковый номер Описи – 3. Остальную информацию мы даем вам в «готовом» виде. 31 Инвентаризационная комиссия выявила, что в кассе ОАО «Перспектива» хранятся следующие виды ценных бумаг: Надеемся, вы справились с заполнением Описи и правильно определили, каких именно ценностей не хватает в кассе. Теперь пришло время выяснить, почему образовалась эта недостача, и подвести итоги всей инвентаризации. Данные о ценных бумагах Акции Облигации Код ценной бумаги 345 084 Единица измерения шт. руб. Код единицы измерения по ОКЕИ 796 383 Стоимость, руб. коп. 1000-00 500-00 Серия 02 03 Фактическое наличие с №001 по №099 с №001 по №050 Наличие по данным бухучета с №001 по №100 с №001 по №050 Надеемся, вы справились с заполнением Описи и правильно определили, каких именно ценностей не хватает в кассе. Теперь пришло время выяснить, почему образовалась эта недостача, и подвести итоги всей инвентаризации Глава 3.5. Объяснение излишков/недостач. Подведение итогов инвентаризации После того, как члены комиссии подсчитали результаты инвентаризации и заполнили соответствующие разделы в Акте и Описи, они ставят свои подписи в конце всех экземпляров этих документов. Затем Акт и Опись еще раз передаются на подпись кассиру. Но перед тем, как поставить свою подпись, кассир должен внимательно изучить все записи в документах и проверить, верно ли указаны результаты пересчета денег и других ценностей. Если комиссия что-то указала неправильно, кассир должен сообщить об этом председателю. Тогда по согласованию со всеми членами 32 комиссии в инвентаризационные документы вносятся соответствующие исправления. Если же члены комиссии не согласятся исправить «неверные» записи, кассир все равно должен расписаться в документах. Но в этом случае, поставив свою подпись, он имеет право письменно перечислить все, с чем не согласен, в строке «Объяснение причин излишков и недостач» (в том документе, который, по мнению кассира, был неправильно заполнен – в Акте, Описи или же в обоих документах сразу). Например: «Не согласен с результатом инвентаризации, поскольку в подсчет денег комиссия включила только купюры, хранившиеся в сейфе, и не приняла в расчет деньги, лежащие в ящике рабочего стола». Рядом со своей подписью кассир ставит дату подписания документов. А теперь будьте внимательны! Если инвентаризация кассы проводится по причине смены материально-ответственных лиц (как в нашем случае), то в строках «Материально ответственное лицо» в конце Акта и Описи должен расписаться не только кассир, увольняющийся с работы, но и кассир, вступающий в должность. Этим он подтверждает свое согласие с результатами инвентаризации и принимает все ценности, хранящиеся в кассе, под свою ответственность. Последующие действия кассира, увольняющегося с работы, зависят от того, что обнаружила проверка. Если в кассе нет ни излишков, ни недостач, то на этом его участие в инвентаризации закончено, и он может спокойно передать свои обязанности новому кассиру. Но если во время инвентаризации комиссия выявила какие-то расхождения, кассир, увольняющийся с должности, обязан дать письменное объяснение. Для этого он заполняет раздел «Объяснение причин излишков или недостач» на оборотной стороне Акта и на последней странице Описи (в Акте указываются причины излишков/недостач всех ценностей, а в Описи – только ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности). В конце этого раздела (как в Акте, так и в Описи) кассир еще раз ставит свою подпись. После этого он воз33 вращает все инвентаризационные документы председателю комиссии и ожидает решения руководителя организации. Имейте в виду! Прежний кассир не может уволиться с работы до тех пор, пока руководитель не вынесет решение по результатам инвентаризации. А если в кассе была обнаружена недостача, то, скорее всего, и до ее полного возмещения. Но это уже решает лично руководитель организации. Забрав у кассира все экземпляры Акта инвентаризации и Инвентаризационной описи, председатель комиссии отдает их на рассмотрение руководителю организации. Тот внимательно изучает данные этих документов и, в случае выявленных излишков или недостач, выносит решение относительно погашения недостачи или использования излишков. Свое решение он записывает в разделе «Решение руководителя организации». Затем руководитель подписывает все экземпляры документов и возвращает их председателю комиссии. На этом заполнение Акта и Описи заканчивается. А сейчас вернитесь к частично заполненным бланкам Акта инвентаризации и Инвентаризационной описи и заполните их до конца. Вы можете заполнять эти документы как параллельно, так и последовательно – сначала Акт, а затем Опись. Главное, чтобы вы не запутались в том, в какой документ следует писать какие данные. При необходимости вы можете обращаться к Правилам заполнения Акта инвентаризации наличных денежных средств и Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности в Приложении, раздел «Правила заполнения документов». В процессе заполнения документов вам понадобятся различные данные. Фамилии и должности членов комиссии вы найдете в Приказе о проведении инвентаризации, который мы поместили в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». 34 Кассира, увольняющегося с должности, зовут Курочкина Любовь Ивановна. За кассира, вступающего в должность, вы распишетесь от своего имени. Причина недостачи наличных денег: «Недостача наличных денег образовалась в результате их неправильного пересчета при выдаче заработной платы сотрудникам». Причина недостачи ценных бумаг: «Недостача акций образовалась в результате их неправильного пересчета при продаже». По Акту инвентаризации генеральный директор Михалев А.Н. вынес решение: «Акт инвентаризации наличных денежных средств на (текущую дату) утверждаю. Недостачу ценностей в размере … (размер недостачи вы посчитаете сами) взыскать с кассира Л.И. Курочкиной». Решение руководителя по Инвентаризационной описи: «Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности утверждаю. Недостачу в размере… (размер недостачи вы определите сами) взыскать с кассира Курочкиной Л.И.». Когда вы закончите заполнять Акт и Опись, откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов» и сравните документы, получившиеся у вас, с предложенными образцами. Если вы все сделали правильно, они будут отличаться только по строкам с подписью нового кассира: вместо подписи Беляевой там будет стоять ваша подпись. Если вы нашли еще какие-то отличия, значит, вы где-то допустили ошибки. В этом случае еще раз перечитайте Правила заполнения этих документов, после чего исправьте ошибки с помощью ластика и простого карандаша. Теперь, когда Акт и Опись полностью заполнены и руководитель вынес свое решение по возмещению недостачи, председатель комиссии должен «раздать» все экземпляры документов. Первые экземпляры Акта и Описи он отдает кассиру, увольняющемуся с работы. Вторые – передает сотруднику, вступающему в должность кассира. И, наконец, оставшиеся экземпляры председатель 35 инвентаризационной комиссии должен отнести сотруднику, ответственному за хранение материалов по инвентаризации. На этом инвентаризация кассы окончена. А теперь подведем итоги. Инвентаризация кассы проводится в 12 этапов: Руководитель: издает Приказ о проведении инвентаризации. Сотрудник, ответственный за хранение материалов по инвентаризации: регистрирует Приказ в Журнале учета контроля за выполнением Приказов о проведении инвентаризации, после чего отдает его председателю комиссии, чтобы тот ознакомил с Приказом всех участников инвентаризации. Кассир, увольняющийся с работы: подготавливает отчет кассира за текущий день и передает его членам комиссии. Члены инвентаризационной комиссии: заполняют «шапки» Акта инвентаризации наличных денежных средств и Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. Кассир, увольняющийся с работы: заполняет расписки в титульной части Акта и на первой странице Описи. Члены инвентаризационной комиссии: • пересчитывают количество денег и других ценностей, находящихся в сейфе кассы, и заносят данные пересчета в Акт и Опись; • переписывают в Акт и Опись данные из бухгалтерских документов, после чего сравнивают их с фактическим наличием ценностей и выявляют излишки или недостачи; • подписывают все экземпляры Акта и Описи. Кассир, вступающий в должность: подписывает Акт инвентаризации и Инвентаризационную опись. Кассир, увольняющийся с работы: подписывает все документы и дает объяснение причин излишков или недостач. 36 Руководитель: изучает материалы по инвентаризации; в случае обнаружения недостачи или излишка назначает наказание материально-ответственному лицу (кассиру) и подписывает Акт и Опись. Председатель комиссии: забирает все экземпляры Акта и Описи у руководителя; отдает по одному экземпляру каждого документа кассиру, увольняющемуся с работы, кассиру, вступающему в должность, и сотруднику, ответственному за хранение материалов по инвентаризации. Только что вы научились проводить инвентаризацию в помещении кассы и заполнять все необходимые документы. Теперь вы можете переходить к изучению следующего раздела. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Акт инвентаризации наличных денежных средств Общие правила 1. Периодически в кассе каждого предприятия должна проводиться проверка наличных денег и других ценностей – инвентаризация. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, после кражи, пожара и при принятии на работу нового кассира. Количество проверок в году и сроки их проведения определяются «Учетной политикой» или приказом руководителя организации. В ходе проверки подсчитывается количество ценностей, находящихся в кассе предприятия. Результаты подсчета сравниваются с данными, записанными в «Книге учета денежной наличности и других ценностей». Итоги проверки отражаются в «Акте инвентаризации наличных денежных средств» (далее просто Акт) и, в Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности. 2. Бланк Акта является унифицированной формой (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) № ИНВ-15. Использование других форм документа для оформления результатов инвентаризации наличных денег запрещено. 37 3. При необходимости организация может вносить в Акт дополнительные графы и строки, а также менять их размеры. Такие изменения должны быть утверждены приказом или распоряжением руководителя организации. Удаление уже существующих реквизитов из бланка не допускается. 4. Обычно Акт составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр передается кассиру, а другой – бухгалтеру по денежным средствам. Если проверка проводится по причине смены кассира, документ следует составить в 3 экземплярах. Один экземпляр отдается кассиру, который увольняется с должности, другой – кассиру, приступающему к обязанностям, и третий – бухгалтеру по денежным средствам. 5. В процессе заполнения Акта принимают участие бухгалтер по денежным средствам, кассир, руководитель предприятия и инвентаризационная комиссия. 6. Документ заполняется четко и ясно чернилами, синей, черной шариковой ручкой или с помощью компьютера. 7. Все подписи в документе должны быть «живыми», т.е. проставленными от руки. 8. Акт подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Если документ не подписал хотя бы 1 член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. 9. Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты считаются недействительными. Поэтому, если по какой-то причине одному из членов комиссии необходимо покинуть инвентаризуемое помещение, проверка должна быть приостановлена. 10. Если при заполнении Акта была допущена ошибка, неправильный вариант следует аккуратно зачеркнуть, а сверху написать правильный. Все исправления должны быть обязательно заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии. 38 11. На последней странице пустые строки необходимо прочеркнуть знаком Z. 12. Акт должен храниться в архиве организации 5 лет. По истечении этого срока документ может быть сдан в городской архив или уничтожен в зависимости от правил «Учетной политики» организации. Комментарии к заполнению граф и строк Бухгалтер по денежным средствам: 13. В строке «Организация» указывается сокращенное название организационно-правовой формы предприятия и его наименование согласно организационно-учредительным документам (Устав, Учредительный договор). 14. В графе «Код по ОКПО» записывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Когда предприятие создается, оно проходит процедуру государственной регистрации. Во время регистрации предприятию выдается «Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата», в котором указаны все его коды, в том числе и «Код по ОКПО». Это письмо, как правило, хранится в юридическом отделе предприятия, а его копии выдаются всем сотрудникам, которые в нем нуждаются. 15. Штатным расписанием организации может быть предусмотрено ее деление на структурные подразделения (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). В строке «Структурное подразделение» записывается наименование этого подразделения, а в соседней графе «Код» записывается его код. Например: касса может принадлежать структурному подразделению под названием «бухгалтерия». Если такого деления в организации нет, то в соответствующих строке и графе ставится прочерк. 16. В графе «Вид деятельности» указывается код вида деятельности структурного подразделения, если такая система разработана в организации. Каждый код может принимать буквенное, цифровое и буквенно-цифровое значение. Документ, подтверждающий такую 39 кодировку, прилагается к «Учетной политике» организации. Если такой системы нет, в графе ставится прочерк. 17. Строка «Основание для проведения инвентаризации». Количество проверок в году и сроки их проведения определяются приказом руководителя организации. Он прилагается к «Учетной политике» организации. Если же проводится внеплановая проверка, то издается отдельный приказ (распоряжение, постановление). В данной строке выбирается название этого документа. Оставшиеся наименования зачеркиваются. В соседнюю графу «Номер» записывается порядковый номер документа, а в графу «Дата» – дата его составления. 18. В графе «Вид операции» записывается код инвентаризации. Для удобства ведения бухгалтерского учета организация может присвоить различным хозяйственным операциям специальные коды. Такие коды могут принимать буквенные, цифровые или буквенноцифровые значения. Например, «прием материалов» может иметь код «М01», а «отпуск материалов» – «М07». Методик по составлению таких кодов не существует. Если на предприятии нет системы кодировки видов деятельности, то в данной графе ставится прочерк. 19. В строке «Номер документа» указывается порядковый номер «Акта». Чтобы определить, какой номер присвоить новому документу, надо свериться с журналом регистрации актов, в котором зарегистрированы все ранее выписанные документы. С каждого нового года нумерация Актов начинается заново. В соседнюю графу «Дата составления» записывается дата составления этого документа. 20. В строке «По состоянию на «_»___ __г.» записывается дата, когда кассир узнает о проверке. Поясним, что руководитель организации может сообщить кассиру о проведении инвентаризации заранее, а может и не сообщать. Например, бывают случаи, когда инвентаризационная комиссия заходит в кассу для проведения проверки внезапно, без предупреждения. 21. В разделе «Акт составлен комиссией…» указывается, какие ценности и на какую сумму находятся в кассе предприятия на мо40 мент инвентаризации. Например: наличные денежные средства, марки, ценные бумаги. Если помимо них в кассе предприятия имеются другие ценности, например, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты, то их наименование записывается ниже, в пустые строки. Денежная стоимость каждого вида ценностей записывается правее цифрами. Если сумма целая (без копеек), то на месте копеек ставится «00» или прочерк. Обратите внимание, что если в этой графе на месте копеек ставится «00», то и во всех остальных графах, где записывается сумма, следует писать «00». Если же ставится прочерк, то и во всех остальных графах на месте копеек следует ставить прочерк. 22. В графе «Итого фактическое наличие на сумму». Записывается общая стоимость всех ценностей, находящихся в кассе. Сумма записывается сначала цифрами, затем прописью с заглавной буквы. Оставшееся место прочеркивается. 23. В строке «По учетным данным на сумму» записывается стоимость всех ценностей, которые числятся в кассе по документам. Эти данные бухгалтер по денежным средствам берет из «Книги учета денежной наличности и других ценностей». Сумма записывается сначала цифрами, затем прописью с заглавной буквы. Оставшееся место прочеркивается. 24. Чтобы заполнить строку «Результаты инвентаризации (недостача, излишек)», необходимо сравнить суммы, записанные в строках «По учетным данным на сумму» и «Итого фактическое наличие на сумму». Здесь возможно 3 варианта: • если при сравнении суммы совпадут, то строку «Результаты инвентаризации (недостача, излишек)» заполнять не следует; • если число в строке «По учетным данным на сумму» окажется больше числа в строке «Итого фактическое наличие на сумму», то в графе «Недостача» записывается разность этих чисел, а в графе «Излишек» ставится прочерк; • если число в строке «По учетным данным на сумму» меньше числа в строке «Итого фактическое наличие на сумму», то раз41 ность записывается в графу «Излишек», а в графе «Недостача» ставится прочерк. 25. В строках «Последние номера кассовых ордеров» (приходного, расходного) указываются номера последнего приходного и расходного кассовых ордеров, зарегистрированных в Кассовой книге. Записи Кассовой книги должны совпадать с записями «Журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», который находится у бухгалтера по денежным средствам. Что такое приходные и расходные ордера, вы узнаете из следующих разделов кейса. Кассир: 26. Ставит подпись: • на лицевой и оборотной стороне Акта в строках «Материально ответственное лицо»; • в строке «Подтверждаю, что денежные средства …». 27. Заполняет строку «Объяснение причин излишков или недостач» (если излишков и недостач в кассе не было обнаружено, то строки прочеркиваются). 28. Ставит дату подписания документа внизу лицевой стороны Акта. Руководитель организации: 29. Записывает решение по результатам прошедшей проверки в строке «Решение руководителя организации» (например, куда отнести излишки или кто и как возместит недостачу). 30. Ставит дату и подпись на оборотной стороне документа ниже строки «Решение руководителя организации». Председатель и члены инвентаризационной комиссии: 31. Ставят подписи напротив своих фамилий на лицевой стороне Акта. 42 Нормативные документы, регулирующие правила заполнения 1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. N 402; 2. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 3. Постановление от 18. 08. 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Министерства финансов России N ПЗ-10/2012). Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности Общие правила 1. Периодически в кассе каждого предприятия должна проводиться проверка наличных денег и других ценностей – инвентаризация. Проведение инвентаризации обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, после кражи, пожара или при принятии на работу нового кассира.(4, п.27) Количество проверок в году и сроки их проведения определяются приказом руководителя организации.(4, п.26) В ходе проверки подсчитывается количество ценностей, находящихся в кассе предприятия. Результаты подсчета сравниваются 43 с данными, записанными в «Книге учета денежной наличности и других ценностей». Результаты проверки отражаются в «Акте инвентаризации наличных денежных средств» и в «Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» (далее Опись). 2. Бланк Описи является унифицированной формой (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) № ИНВ-16. Использование других форм документа для оформления результатов инвентаризации ценных бумаг запрещено. 3. При необходимости организация может вносить в Опись дополнительные графы и строки, а также менять их размеры. Такие изменения должны быть утверждены приказом или распоряжением руководителя организации. Удаление уже существующих реквизитов из бланка не допускается. 4. Обычно Опись составляется в 2 экземплярах. Один экземпляр передается кассиру, а другой – бухгалтеру по денежным средствам. Если проверка проводится по причине смены кассира, документ следует составить в 3 экземплярах. Один экземпляр отдается кассиру, который увольняется с должности, другой – кассиру, приступающему к обязанностям, и третий – бухгалтеру по денежным средствам. 5. Опись по результатам проверки заполняет бухгалтер по денежным средствам и кассир. 6. Опись заполняется четко и ясно чернилами, синей, черной шариковой ручкой или с помощью компьютера. 7. Все подписи в документе должны быть «живыми», т.е. проставленными от руки. 8. Опись подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. Если документ не подписал хотя бы 1 член комиссии, результаты инвентаризации считаются недействительными. 9. Если при проведении инвентаризации отсутствует хотя бы один член комиссии, то ее результаты считаются недействительными. 44 Поэтому, если по какой-то причине одному из членов комиссии необходимо покинуть инвентаризуемое помещение, проверка должна быть приостановлена. 10. Если при заполнении Описи была допущена ошибка, неправильный вариант следует аккуратно зачеркнуть, а сверху написать правильный. Все исправления должны быть обязательно заверены подписями всех членов инвентаризационной комиссии. 11. Обычно бланк Описи состоит из 4 страниц. Если в документе не хватает строк для записей, необходимо добавить несколько экземпляров 2 и 3 страниц, так как они составляют единую таблицу. Первая и четвертая страницы Описи должны быть в 1 экземпляре. 12. Если на страницах 2 и 3 Описи остались пустые строки, их необходимо прочеркнуть знаком Z. 13. Опись должна храниться в архиве организации 5 лет. По истечении этого срока она может быть передана в государственный архив по месту регистрации предприятия либо уничтожена. Это зависит от правил, записанных в «Учетной политике» организации. Комментарии к заполнению граф и строк Бухгалтер по денежным средствам: 1 страница 14. В строке «Организация» указывается сокращенное название организационно-правовой формы предприятия и его наименование согласно организационно-учредительным документам (Устав, Учредительный договор). При необходимости копии таких документов можно взять у главного бухгалтера или в юридическом отделе организации. 15. В графе «Код по ОКПО» записывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Когда предприятие создается, оно проходит процедуру государственной регистрации. Во время регистрации предприятию выдается «Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата», в котором указаны все его коды, в том числе и «Код по ОКПО». Это письмо, как 45 правило, хранится в юридическом отделе предприятия, а его копии выдаются всем сотрудникам, которые в нем нуждаются. 16. Штатным расписанием организации может быть предусмотрено ее деление на структурные подразделения (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). В строке «Структурное подразделение» записывается наименование этого подразделения, а в соседней графе «Код» записывается его код. Например: касса может принадлежать структурному подразделению под названием «бухгалтерия». Если такого деления в организации нет, то в соответствующих строке и графе ставится прочерк. 17. В графе «Вид деятельности» указывается код вида деятельности структурного подразделения, если такая система разработана в организации. Каждый код может принимать буквенное, цифровое или буквенно-цифровое значение. Документ, подтверждающий такую кодировку, прилагается к «Учетной политике» организации. Если такой системы нет, в графе ставится прочерк. 18. Строка «Основание для проведения инвентаризации». Количество проверок в году и сроки их проведения определяются приказом руководителя организации. Он прилагается к «Учетной политике» организации. Если же проводится внеплановая проверка, то издается отдельный приказ (распоряжение, постановление). В данной строке выбирается название этого документа. Оставшиеся наименования зачеркиваются. В соседней графе «Номер» записывается порядковый номер такого документа, а в графе «Дата» – дата его составления. 19. Инвентаризация может длиться как один, так и несколько дней. В графу «Дата начала инвентаризации» записывается дата первого дня проверки, а в графу «Дата окончания инвентаризации» – дата последнего дня. Если инвентаризация проходит в течение одного дня, то две даты будут совпадать. Информация для заполнения граф берется из «Приказа о проведении инвентаризации» или из Приложения к «Учетной политике». 46 20. В графе «Вид операции» записывается код инвентаризации. Для удобства ведения бухгалтерского учета организация может присвоить различным хозяйственным операциям специальные коды. Такие коды могут принимать буквенные, цифровые или буквенноцифровые значения. Например, «прием материалов» может иметь код «М01», а «отпуск материалов» – «М07». Методик по составлению таких кодов не существует. Если на предприятии нет системы кодировки видов деятельности, то в данной графе ставится почерк. 21. В строке «Номер документа» указывается порядковый номер «Описи». Чтобы определить, какой номер присвоить новому документу, надо свериться с журналом регистрации описей, в котором зарегистрированы все ранее выписанные документы. Такой журнал хранится у главного бухгалтера или у председателя инвентаризационной комиссии. С каждого нового года нумерация описей начинается заново. В соседней графе «Дата составления» записывается дата составления этого документа. 22. В строке «По состоянию на «__»___ __г.» записывается дата, когда кассир узнает о проверке. Поясним, что руководитель организации может сообщить кассиру о проведении инвентаризации заранее, а может и не сообщать. Например, бывают случаи, когда инвентаризационная комиссия заходит в кассу для проведения проверки внезапно, без предупреждения. 2 страница Для заполнения 2 страницы Описи нужно переписать данные с ценных бумаг в строки документа. Для каждого вида ценных бумаг в таблице отводится отдельная строка, куда вносятся данные, относящиеся только к этому виду ценностей. 23. В столбце «Номер по порядку» проставляются порядковые номера записей о ценных бумагах, начиная с 1. 24. Столбец «Ценная бумага, бланк строгой отчетности»: 47 «наименование, вид, категория» – указываются в форме единственного числа ценные бумаги, имеющиеся у предприятия, (например, акция, облигация); • «номер формы» – если на предприятии имеется система кодирования форм ценных бумаг и бланков строгой отчетности, то в данной строке записывается код формы согласно такой системе. Если такой системы нет – ставится прочерк; • «код» – если на предприятии разработана система кодирования ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, то в данной графе записывается код ценных бумаг. Если система кодирования отсутствует, ставится прочерк. Обратите внимание, что система кодирования форм ценных бумаг и система кодирования ценных бумаг – это две разные, не зависящие друг от друга системы. 25. Столбец «Единица измерения»: • «наименование» – в этой графе записывается наименование единицы измерения ценных бумаг или бланков строгой отчетности (например, штука); • «код по ОКЕИ» – в этой графе записывается код единицы измерения ценных бумаг или бланков строгой отчетности по Общероссийскому классификатору единиц измерения (ОКЕИ). 26. Столбец «Фактическое наличие»: • «номер (с номера)» – указывается наименьший номер ценных бумаг или бланков строгой отчетности данного наименования, которые имеются в кассе предприятия; • «по номер» – указывается наибольший номер ценных бумаг или бланков строгой отчетности данного наименования, которые имеются в кассе предприятия; • «серия» – в данной строке записывается серия ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе предприятия (она обычно указана на самих бумагах); • 48 «номинальная стоимость» – указывается стоимость, по которой предприятие покупало ценные бумаги и бланки строгой отчетности; • «количество» – в этой графе записывается количество ценных бумаг и бланков строгой отчетности данного наименования, имеющихся в наличии у предприятия; • «сумма, руб. коп.» – указывается общая стоимость одного вида ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе («номинальная стоимость»× «количество»). 27. В строках «Итого (количество, сумма)» записывается общее количество и стоимость всех ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе на момент проведения инвентаризации. Чтобы узнать, какие числа записать, нужно сложить все данные столбца «Количество» и «Сумма». 3 страница Обратите внимание, что строки третьей страницы Описи являются продолжением строк второй страницы. Столбец «Числится по данным бухгалтерского учета» заполняется по тем же правилам, что и столбец «Фактическое наличие» на странице 2, только данные в эти столбцы вписываются согласно «Книге учета денежной наличности и других ценностей». 28. Чтобы приступить к заполнению столбца «Результаты инвентаризации», необходимо сравнить данные столбца «Фактическое наличие» 2 страницы Описи с данными столбца «Числится по данным бухгалтерского учета» 3 страницы. Здесь возможно 3 варианта: • если при сравнении все данные совпадут, то во всех графах столбца «Результаты инвентаризации» ставятся прочерки; • если в столбце «Числится по данным бухгалтерского учета» числа окажутся меньше, то разность двух столбцов записывается в столбец «Излишек», а в столбце «Недостача» ставится прочерк; • 49 если в столбце «Числится по данным бухгалтерского учета» числа окажутся больше, то разность 2-х столбцов записывается в столбец «Недостача», а в столбце «Излишек» ставится прочерк. Столбец «Результаты инвентаризации (излишек)»: • «номер (с номера)», «по номер» – в графах записываются номера ценных бумаг или бланков строгой отчетности, которые были обнаружены при проведении инвентаризации, но не были записаны в бухгалтерских документах; • «количество» – здесь указывается количество ценных бумаг или бланков строгой отчетности, которые были обнаружены при проведении инвентаризации, но не были записаны в бухгалтерских документах; • «сумма, руб. коп.» – в этой графе записывается излишек, т.е. стоимость «лишних» ценностей, обнаруженных в кассе. В случае обнаружения в кассе недостачи столбец «Результаты инвентаризации (недостача)» заполняется по тем же правилам, что и столбец «Результаты инвентаризации (излишек)». Если излишков или недостач в кассе не обнаружено, во всех вышеперечисленных графах ставятся прочерки. В нижней строке таблицы не забудьте подвести итоги по столбцам «количество» и «сумма руб.коп.». 4 страница 29. В разделе «Итого по описи» все данные записываются прописью с начала строки. Оставшееся свободным место прочеркивается: • строку «количество порядковых номеров» заполняют согласно последнему номеру в столбце «Номер по порядку» на странице 2 (если количество страниц в Описи не увеличивалось из-за нехватки места под записи); • 50 в строку «Общее количество единиц фактически» переписываются данные из графы «Итого, количество» со 2 страницы Описи; • в строку «на сумму фактически» переписывается сумма из графы «Итого, сумма руб.коп.» 2 страницы Описи. 30. В строке «Указанные в настоящей описи…» бухгалтер по денежным средствам ставит свою подпись и ее расшифровку. Ниже указывает дату подписания документа. Кассир: 31. Ставит подпись в строке «Материально ответственное лицо» на странице 1 и на странице 4. 32. Заполняет строку «Объяснение причин излишков или недостач» (например, при продаже акций неверно было подсчитано их количество. В результате образовалась недостача в размере 1000 руб.). Если излишков и недостач в кассе не было обнаружено, то строки прочеркиваются. 33. Ставит дату подписания документа. Руководитель организации: 34. Записывает решение по результатам прошедшей проверки в строку «Решение руководителя организации». Например: «Инвентаризационную опись ценных бумаг и бланков строгой отчетности утверждаю. Недостачу в размере 1000 руб. взыскать с кассира Курочкиной Л.И.» 35. Ставит дату и свою подпись ниже строки «Решение руководителя организации». Председатель и члены инвентаризационной комиссии: 36. Ставят подписи напротив своих фамилий на 4 странице Описи. • 51 Нормативные документы, регулирующие правила заполнения Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности 1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. N 402; 2. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 3. Постановление от 18. 08. 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». 52 РАЗДЕЛ 4. ПРОВЕРКА ЛИМИТА ОСТАТКА КАССЫ Вы уже познакомились со своим рабочим местом и поучаствовали в инвентаризации наличных денежных средств. Теперь можно двигаться дальше. Представим, что в начале рабочего дня вас вызывает бухгалтер по денежным средствам и говорит, что только что банк установил для вашего предприятия лимит остатка кассы на следующий год – 3000 рублей. «Но что такое лимит?» – спросите вы. Давайте сейчас в этом вместе разберемся. Начнем с того, что у каждой организации есть свои денежные средства, и по закону большую их часть она обязана сдавать на хранение в банк. Вы можете удивиться: «Почему именно в банк? Неужели нельзя хранить все наличные деньги в кассе организации?» Нет, нельзя! Даже если вы оборудуете кассу по последнему слову техники и поставите в ней сверхсовременную охранную систему, все равно, риск того, что вас могут ограбить, остается очень велик. А в банке ваши деньги будут находиться в полной безопасности. Но просто так прийти в любое отделение банка и сдать на хранение деньги у вас не получится. Чтобы организация могла сдавать свои деньги на хранение в банк, нужно, чтобы у нее в этом банке был открыт расчетный счет. Расчетный счет – это специальная «виртуальная ячейка» в компьютерной системе банка, которая принадлежит отдельной организации. В этой «ячейке» хранятся все деньги организации, в нее они поступают и из нее же расходуются. Для одной организации может быть открыто сразу несколько расчетных счетов, как в одном, так и в нескольких банках. Эти счета могут различаться наименованием валюты, в которой хранятся денежные средства, и целями их использования (например, один счет для расчетов по зарплате, другой – для расчетов с поставщиками и т.д.). 53 Каждому счету при открытии присваивается свой номер. В России этот номер представляет собой 20-значное число. Итак, как мы только что выяснили, большая часть денежных средств организации должна храниться на банковском счете. Но в то же время в кассе предприятия должна оставаться небольшая сумма «на мелкие расходы». Размер этой суммы определяется не самим предприятием, а тем банком, который занимается его обслуживанием (т.е. банком, в котором открыт расчетный счет предприятия). По просьбе организации обслуживающий банк устанавливает максимальную сумму наличных денежных средств, которая может оставаться в кассе данной организации на конец рабочего дня. Эта величина и называется лимитом остатка кассы. Все деньги, которые накапливаются в кассе сверх лимита, организация обязана сдавать в конце рабочего дня в банк. Обратите внимание! Если предприятие хранит свои деньги сразу в нескольких банках, то любой из них, но при этом только один, может установить для него лимит остатка кассы. В этом случае предприятие само может выбрать, к какому из банков обращаться за установлением лимита. Как правило, лимит остатка кассы устанавливается на один год. Но если в течение года у предприятия увеличились расходы или, наоборот, возросла выручка и ему необходимо увеличить лимит, то банк может пересмотреть установленную сумму. Ваше предприятие может и вовсе не устанавливать лимит. Но в этом случае он будет считаться нулевым, и вам придется каждый день сдавать в банк все деньги, остающиеся в кассе, – до последнего рубля. Чтобы обслуживающий банк мог установить для организации лимит остатка кассы, ему необходимо предоставить специальный документ – Расчет на установление лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу, в котором организацией будет заявлена «желаемая» величина лимита. 54 Расчет на установление лимита заполняется на самом предприятии бухгалтером по денежным средствам. Затем он подписывается главным бухгалтером и руководителем организации, после чего передается на рассмотрение в банк. В течение нескольких дней заведующий банком должен рассмотреть представленный Расчет. Если он не согласен с той величиной лимита, которую запросила организация, он имеет право установить для нее другую сумму – ту, которую посчитает достаточной. Но в этом случае новую величину лимита необходимо сначала согласовать с руководителем организации. Наконец, когда лимит остатка кассы для предприятия утвержден, в банке делают ксерокопию Расчета и передают ее бухгалтеру по денежным средствам. Он возвращается с копией документа на предприятие и информирует кассира об установленной величине лимита. Обратите внимание! Если организация пользуется услугами сразу нескольких банков и в одном из них ей установили лимит остатка кассы, то она обязана проинформировать об этом остальные банки, отослав им по одной ксерокопии Расчета на установление лимита. Откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и найдите там документ «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы». Этот Расчет был составлен, исходя из доходов и расходов открытого акционерного общества «Перспектива» за последние 3 месяца. Как видите из документа, лимит, выделенный банком для ОАО «Перспектива», составляет 3000 рублей. Именно с этой суммой вам придется сверяться в конце каждого рабочего дня, когда вы будете подсчитывать остаток наличных денег в кассе. Напоминаем, что превышать лимит остатка кассы строго запрещено! Это можно делать только в единственном случае – в период выдачи заработной платы (почти на всей территории Российской Федерации этот период составляет 3 дня, считая с момента снятия денег в 55 банке, и только в районах Крайнего Севера этот срок увеличен до 5 дней). Итак, в конце каждого рабочего дня Вы будете подсчитывать остаток наличных денег в кассе, а затем сравнивать его с лимитом остатка кассы. Если денег окажется больше, чем разрешил банк (то есть больше 3000 рублей), то получившуюся разницу – «лишние деньги» – вам как кассиру нужно будет сдать в банк. О том, как правильно сдавать деньги в банк, вы узнаете, когда дойдете до изучения раздела 11 «Сдача денег в банк». А сейчас вы можете переходить к изучению следующего – пятого – раздела. Желаем вам успехов! ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы Каждое предприятие имеет свой расчетный счет в банке. Этот банк и устанавливает предприятию лимит остатка кассы – максимальное количество наличных денег, которое может оставаться в кассе в конце рабочего дня. Сумма, превышающая лимит, должна быть сдана в банк в конце дня. Документ, определяющий максимальную сумму, называется «Расчетом на установление предприятию лимита остатка кассы». Этот документ составляется в банке и передается главному бухгалтеру предприятия. Кассиру нужно просто ознакомиться с этим документом. Посмотреть образец Расчета вы можете в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». Конец первой лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 56