Кассовые операции. Снятие денег с расчетного счета. Выдача наличных денег из кассы . Выдача заработной платы. Сдача денег в банк

Региональный финансово-экономический техникум КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ (Третья лекция) __________________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛ 8. СНЯТИЕ ДЕНЕГ С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА........................4 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................10 РАЗДЕЛ 9. ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ....................17 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................22 СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ........................................................................27 РАЗДЕЛ 10. ВЫДАЧА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ...................................30 Глава 10.1. Составление Платежной ведомости................................30 Глава 10.2. Выдача заработной платы.................................................33 Глава 10.3. Закрытие Платежной ведомости......................................37 Глава 10.4. Составление Реестра депонированных сумм и сдача денег в банк ...........................................................................................39 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................42 РАЗДЕЛ 11. СДАЧА ДЕНЕГ В БАНК....................................................53 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................56 3 РАЗДЕЛ 8. СНЯТИЕ ДЕНЕГ С РАСЧЕТНОГО СЧЕТА Вы уже научились принимать наличные деньги в кассу и работать с Кассовой книгой. Вы уже знаете, что деньги в кассу предприятия могут поступать от покупателей, оплачивающих товар. Но этих денег зачастую не хватает на все наличные расходы предприятия. А значит, должен быть еще какой-то способ поступления денег в кассу. И он, действительно, есть. Если помните, при изучении раздела 5 «Проверка лимита остатка кассы» мы говорили, что предприятие обязано хранить большую часть своих денег в банке. Для этой цели оно использует специальную «виртуальную ячейку» в компьютерной системе банка – расчетный счет. Мы также сказали, что расчетный счет может использоваться не только для хранения денежных средств, но и для их поступления и расходования. Значит, расчетный счет – это и есть тот ресурс, из которого деньги могут поступать в кассу предприятия. Давайте представим себе следующую ситуацию. Утром вы приходите на работу, и вас вызывает бухгалтер по денежным средствам. Он сообщает, что сегодня вы должны выдать зарплату сотрудникам организации за прошедший месяц. Вы возвращаетесь в кассу, пересчитываете все деньги и понимаете, что этой суммы недостаточно, чтобы расплатиться даже с одним сотрудником. А после обеда к вам за зарплатой придет несколько человек. И что же вам остается? Ждать пока какой-нибудь покупатель расплатится с вашей фирмой крупной суммой наличных? Конечно же, нет. Вы идете к бухгалтеру по денежным средствам и сообщаете, что в кассе не хватает денег на выдачу заработной платы. А это значит, что кто-то должен пойти в банк и снять необходимую сумму с расчетного счета. Обычно снимать деньги с расчетного счета поручают кассиру, так как он является ответственным за все наличные средства организации. 4 Но просто так прийти в банк и обналичить какую-то сумму со счета организации кассир не может. Чтобы в банке ему могли выдать деньги, он должен принести с собой специальный документ – Денежный чек. Чистые бланки Денежных чеков организации выдает банк в момент открытия нового расчетного счета. Все они скреплены в одной Чековой книжке, и каждый Чек имеет свой собственный номер и серию. Чековая книжка хранится у бухгалтера по денежным средствам, который и выписывает Денежные чеки. Поэтому, когда вы придете к бухгалтеру по денежным средствам и скажете, что нужно снять деньги с расчетного счета, он возьмет Чековую книжку и начнет заполнять новый Денежный чек. Чтобы узнать, на какую сумму нужно выписать Чек, бухгалтер по денежным средствам обратится к бухгалтеру по заработной плате. Тот передаст ему Платежную ведомость, в которой будет указано, сколько денег нужно выплатить сотрудникам в качестве заработной платы. Но у бухгалтера по денежным средствам есть еще и Бухгалтерская справка-расчет, согласно которой подотчетнику Соколову Юрию Александровичу необходимо выдать 3436 рублей на командировочные расходы. А так как денег в кассе почти не осталось, то на выдачу командировочных также придется снимать деньги с расчетного счета. Чтобы кассир не бегал по десять раз в день из кассы в банк и обратно, бухгалтер по денежным средствам выпишет один Денежный чек на общую сумму, записав в нем несколько разных целей, на которые выдаются деньги. Так как в банк за деньгами отправляется кассир, то и Денежный чек будет выписан на его (то есть ваше) имя. Обратите внимание! Если Чек выписан на ваше имя, это означает, что на вас возлагается ответственность за сохранность денег и их доставку из банка в кассу предприятия. Поэтому вам нужно быть пре5 дельно внимательным и осторожным с полученными деньгами! Если вам надо получить большую сумму, то, скорее всего, вас отправят в банк на машине с охраной. Когда бухгалтер по денежным средствам заполнит Чек, он отнесет его на подпись главному бухгалтеру и руководителю организации. После этого Чек дадут вам – для ознакомления и подписи. В первую очередь, вы должны проверить правильность оформления Денежного чека: написание ваших фамилии, имени и отчества, а также достоверность паспортных данных на оборотной стороне Чека, наличие подписей руководителя, главного бухгалтера и печати организации. Запомните! Получить деньги по Денежному чеку можно только в течение 10 дней со дня его выписки. Поэтому при проверке Чека обязательно обратите внимание на дату его подписания. Если в Чеке окажется хоть какая-нибудь ошибка или описка, его не примут в банке и вам придется просить бухгалтера по денежным средствам заново составить другой Чек. Если же ошибок нет, и Чек заполнен правильно, вы расписываетесь в нем. После этого бухгалтер по денежным средствам отрывает Чек от корешка, который остается в Чековой книжке, и отдает его вам. Вы берете Чек и идете в банк за деньгами. Так как Чек выписан именно на вас, вам обязательно нужно взять с собой паспорт, чтобы банковский работник мог проверить, действительно ли вы – тот, кого организация отправила за деньгами. Итак, подведем предварительные итоги. Денежный чек составляет бухгалтер по денежным средствам, а вам (кассиру) остается только получить по нему деньги. Но на настоящем предприятии может сложиться такая ситуация, когда вам придется заполнять Денежный чек самостоятельно, от начала и до конца. Поэтому сейчас мы предлагаем вам потренироваться заполнять этот документ сразу за всех действующих лиц, кроме банковских служащих. 6 Найдите в Приложении, раздел «Документы для заполнения», чистый Денежный чек. Теперь возьмите Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и найдите главу «Денежный чек». Пользуясь Правилами заполнения Денежного чека, заполните бланк простым карандашом, оставив незаполненной оборотную сторону корешка. В процессе заполнения документа вам понадобятся различные данные. Чтобы узнать, какую сумму следует вписать в Денежный чек, вам нужно сложить суммы в Бухгалтерской справке и Платежной ведомости. Платежную ведомость вы можете найти в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов», а Бухгалтерскую справку-расчет мы поместили на следующей странице. Дополнительно сообщаем вам, что у «Перспективы» открыт расчетный счет № 40703910633020100555 в Курском ОСБ 8596, г. Курск. Когда вы полностью заполните бланк Денежного чека и распишитесь за главного бухгалтера и руководителя, возьмите Приложение, 7 раздел «Образцы заполненных документов», найдите заполненный Денежный чек и сравните ваш документ с образцом. Если вы все заполнили правильно, содержание всех строк и граф вашего Чека будет совпадать с образцом. Единственное различие будет там, где записано имя и паспортные данные кассира: здесь вы запишете свои данные. Надеемся, вы без ошибок справились с заданием. Если же ошибки были допущены, еще раз внимательно перечитайте правила заполнения тех граф и строк, которые вызвали затруднения, и разберитесь, почему надо писать именно так, а не иначе. Исправьте свои ошибки, используя ластик, и запишите правильный вариант. Итак, Денежный чек заполнен, в нем стоят подписи главного бухгалтера, руководителя и кассира. Теперь вы можете смело отправляться в банк за деньгами. Получив деньги в банке, обязательно внимательно пересчитайте их. Банковский работник, выдающий вам деньги, – тоже человек, и может ошибиться. Когда вы принесете деньги в кассу вашего предприятия, внимательно пересчитайте их еще раз, чтобы убедиться, что вы ничего не потеряли по дороге. К этому времени бухгалтер по денежным средствам выпишет Приходный кассовый ордер на ту сумму, которую вы принесли. Номер и дату составления ПКО он перепишет в корешок Чека, который, если помните, остался вшитым в Чековой книжке. После этого Приходный кассовый ордер будет передан вам для окончательного оформления. А сейчас откройте Приложение и найдите там чистый бланк ПКО. Заполните его самостоятельно с помощью простого карандаша. Заполняя ПКО, обратите внимание, что корреспондирующий счет – №51. Код «Перспективы» по ОКПО – 44020935. Так как деньги в кассу принесли вы, то документ будет выписан на ваше имя. 8 Если при заполнении у вас возникли какие-то сложности, еще раз перечитайте Правила заполнения Приходного кассового ордера и попробуйте заполнить документ еще раз. Вы также можете свериться с заполненным бланком ПКО Приложения. После того как вы заполните ПКО, вы оторвете от него Квитанцию и оставите ее себе как подтверждение того, что вы, действительно, принесли все полученные деньги в кассу. А сам Приходный ордер вы регистрируете в Кассовой книге. Чтобы зарегистрировать ордер, возьмите тот экземпляр Кассовой книги, который вы учились заполнять в прошлом разделе. Откройте его на следующем чистом листе и сделайте все необходимые записи. Но не спешите после этого закрывать отчетный лист. С ним вам еще придется работать при изучении следующих разделов. И не забудьте, что каждый Приходный кассовый ордер после регистрации в Кассовой книге сдается в конце рабочего дня бухгалтеру по денежным средствам вместе с Отчетом кассира. Подведем итоги. Снятие денег с расчетного счета осуществляется в 6 шагов: Бухгалтер по денежным средствам: • заполняет Денежный чек, подписывает его у главного бухгалтера и руководителя. Кассир: • проверяет правильность заполнения Денежного чека; • расписывается в Денежном чеке и едет получать деньги в банк. Бухгалтер по денежным средствам: • выписывает Приходный кассовый ордер на получаемую сумму; • переписывает данные из ПКО в корешок Денежного чека и передает ПКО кассиру. Кассир: • заполняет незаполненную часть ПКО, отрывает от него квитанцию и оставляет ее себе. Сам ордер регистрирует в Кассовой книге. 9 Теперь вы умеете снимать деньги с расчетного счета организации. В следующем разделе мы поговорим о том, как правильно выдать их из кассы. Желаем вам успехов в освоении следующих разделов! ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Денежный чек на снятие денег с расчетного счета Общие правила 1. Если в кассе предприятия не хватает наличных денег, их необходимо снять с расчетного счета в банке. Для этого следует выписать Денежный чек. 2. При открытии расчетного счета предприятию выдается чековая книжка. В ней может быть 25 или 50 чеков. 3. В процессе заполнения Денежного чека участвуют несколько человек: бухгалтер по денежным средствам, главный бухгалтер, руководитель организации, кассир, банковские служащие. 4. Пропускать чеки в чековой книжке не следует. Все чеки должны выписываться по порядку. 5. Денежный чек заполняется чернилами или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. 6. Все подписи и печать чекодателя (организации, выписывающей чек) в Денежном чеке должны быть «живыми», т.е. проставленными от руки. 7. Подписи и печать организации должны соответствовать образцам, проставленным в «Карточке с образцами подписей и оттиска». Эта Карточка заполняется предприятием при открытии расчетного счета и хранится в банке. Карточка используется работниками банка для проверки подлинности подписей и печати предприятия. 8. Денежный чек действителен к предъявлению в банк в течение десяти дней, включая день его выдачи. 9. Унифицированной (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) формы Денежного чека не существует. 10 Каждый банк самостоятельно разрабатывает и утверждает формы чеков, которые могут отличаться только оформлением. В качестве образца мы воспользовались Денежным чеком «Сбербанка». 10. Каждый чек разделен на 2 части: корешок и, собственно, чек. И чек, и корешок имеют лицевую и оборотную стороны. На лицевой стороне чека в правом верхнем углу находится контрольная марка. Каждый чек имеет серию и номер, записанные на лицевой стороне чека, корешка и контрольной марки. 11. Заполненный чек аккуратно отрывается из чековой книжки по «линии отреза» и отдается непосредственно в руки тому человеку, на имя которого он выписан. Передавать чеки через посторонних лиц запрещено. Корешок остается в чековой книжке. 12. Подчистки, помарки или исправления в чеках не допускаются. Если при заполнении Денежного чека была допущена ошибка до того, как он был оторван из чековой книжки, то испорченный чек нужно оставить в чековой книжке. Если испорченный чек был оторван, то его необходимо подклеить назад в чековую книжку на соответствующий ему корешок. 13. Испорченный чек необходимо перечеркнуть и поставить на нем надпись «Аннулировано». Рядом с надписью ставится подпись главного бухгалтера. 14. В случае закрытия или изменения номера расчетного счета, а также при изменении наименования организации чековая книжка с корешками и оставшимися чеками возвращается в банк. К книжке прилагается заявление, в котором указываются номера возвращаемых чеков. Если счет закрывается, то в этом заявлении должны содержаться подтверждение остатка средств на счете на день закрытия и указание по перечислению остатка средств (указывается номер счета, на который следует перечислить оставшиеся средства). Бланк заявления можно взять в банке. 11 15. Если чековая книжка заканчивается, необходимо взять в банке бланк заявления на получение новой чековой книжки, заполнить его и принести в банк. 16. Использованная чековая книжка должна храниться на предприятии не менее 5 лет, после чего она сдается в архив предприятия (если он есть) либо в городской архив по месту регистрации предприятия. Комментарии к заполнению граф и строк Бухгалтер по денежным средствам: 17. В графе «НА____Р.__К.» цифрами записывается сумма, которую необходимо снять с расчетного счета. Если сумма целая (без копеек), то на месте копеек ставится 00 или двойной прочерк (=). Обратите внимание, что если в этой графе на месте копеек ставится 00, то и во всех остальных графах, где записывается сумма, следует писать 00. Если же ставится двойной прочерк, то и во всех остальных графах на месте копеек следует ставить пробел. 18. Строки «чекодатель», «№ счета чекодателя» и «наименование учреждения банка» на момент выдачи чековой книжки, как правило, уже заполнены банком. Если же эти строки пусты, то их нужно заполнить самостоятельно. В строке «чекодатель» записывается полное название организации, которое указано в Свидетельстве о регистрации. В строке «№ счета чекодателя» указывается номер расчетного счета организации. Его можно узнать из справки банка, выдаваемой организации при открытии счета. «Наименование учреждения банка» переписывается из «Договора о расчетно-кассовом обслуживании». Копии Свидетельства, справки и Договора можно взять у главного бухгалтера. 19. В строке «место выдачи» на лицевой стороне чека записывается город, в котором зарегистрирована организация. Полный адрес в этой строке не записывается. 20. На лицевой стороне чека и корешка чека указывается дата выписки чека. Число записывается в формате «25 марта 2015 г». 12 21. В строке «ЗАПЛАТИТЕ» на лицевой стороне чека записывается фамилия, имя и отчество сотрудника организации (в дательном падеже), которому поручено получить деньги в банке. 22. В строке «сумма прописью» указывается количество денег, которое нужно снять с расчетного счета. Сумма записывается с самого начала строки с заглавной буквы, оставшееся свободным место прочеркивается двойной чертой. При заполнении строки «сумма прописью». 23. Таблица «Цели расхода». Из предложенного списка выбираются или записываются цели, на которые снимаются деньги. Напротив каждой выбранной цели записывается сумма, ей соответствующая. Общая сумма всех целей расхода должна соответствовать сумме, указанной в графе «НА____Р.__К.». Цель снятия может не соответствовать ни одной из строк в таблице. В этом случае нужно вписать в свободную строку необходимую цель расхода. Каждой цели присвоен определенный символ, который также записывается в таблице. Цели и соответствующие им символы могут быть следующими: Цель расхода Выдачи на заработную плату и выплаты социального характера Выдачи на стипендии Выдачи на расходы, не относящиеся к фонду заработной платы и выплатам социального характера Выдачи на закупку сельскохозяйственных продуктов Выдачи на выплату пенсий, пособий и страховых возмещений Выдачи со счетов физических лиц Выдачи на другие цели Выдачи кредитов, предоставленных физическим лицам Выдачи со счетов по вкладам физических лиц Выдачи переводов денежных средств физическими лицами Выдачи при покупке у физических лиц иностранной валюты Выдачи со счетов индивидуальных предпринимателей Выдачи организациям Федерального агентства связи Выдачи на выплату дохода, погашения и покупку государственных и других ценных бумаг 13 Символ 40 41 42 46 50 51 53 54 55 56 57 58 59 60 Если деньги снимаются на выдачу заработной платы, то рядом с целью «Выдачи на заработную плату и выплаты социального характера» нужно прописать месяц, за который будет выдаваться зарплата, например, за март. 24. «ОТМЕТКИ, УДОСТОВЕРЯЮЩИЕ ЛИЧНОСТЬ ПОЛУЧАТЕЛЯ» – здесь записывается наименование того документа, с которым получатель пойдет в банк за деньгами. Чаще всего это паспорт. Если получатель несет службу в вооруженных силах, то вместо паспорта он предъявит удостоверение личности военнослужащего. Сразу после наименования документа указывается его серия, а номер ставится в графе «за №». В строке «Выдан» нужно указать кем и когда выдан документ (число записывается двумя знаками, месяц – прописью, год – полностью), в строке «Место выдачи» указывается город, в котором выдан документ. 25. Сразу после того как деньги из банка поступят в кассу предприятия, бухгалтер по денежным средствам выписывает приходный кассовый ордер на указанную в чеке сумму. В строке «Оприходовано по кассе, кассовый ордер №» на оборотной стороне корешка чека записывается номер этого приходного кассового ордера, а ниже – дата его составления. 26. В строке «Главный (старший) бухгалтер» на оборотной стороне корешка чека ставит свою подпись человек, ответственный за денежные средства предприятия. Чаще всего это бухгалтер по денежным средствам или, если такого нет, главный бухгалтер. Подпись ставится, когда деньги уже принесены в кассу предприятия и оприходованы по ордеру. Главный бухгалтер: 27. Ставит подпись: • на лицевой стороне корешка – «вторая» подпись; • в строке «Подписи» на лицевой стороне чека, оставляя в начале строки место для подписи руководителя; 14 в строке «Подписи» таблицы «Цели расхода» на оборотной стороне чека, оставляя в начале строки место для подписи руководителя. 28. Ставит печать организации в поле «место печати чекодателя». Оттиск печати должен быть полным, четким и ни в коем случае не должен заходить за границы отрывной части чека. Руководитель организации: 29. Ставит подпись: • на лицевой стороне корешка – «первая» подпись; • в строке «Подписи» на лицевой стороне чека перед подписью главного бухгалтера; • в строке «Подписи» таблицы «Цели расхода» на оборотной стороне чека перед подписью главного бухгалтера. Получатель: 30. Перед тем как получить чек: • ставит дату и подпись в разделе «Чек получил» на лицевой стороне корешка чека; • ставит подпись в строке «Указанную в настоящем чеке сумму получил» на оборотной стороне чека, когда получает деньги в банке. Служащие банка: 31. Заполняют нижнюю часть оборотной стороны чека, начиная со строки «ПРОВЕРЕНО». Нормативные документы, регулирующие правила заполнения Денежного чека 1. Положение об особенностях расчетного и кассового обслуживания территориальных органов Федерального казначейства, финансовых органов субъектов Российской Федерации (муниципальных образований) и органов управления государственными внебюджетными фондами Российской Федерации» (утв. Банком России N 414-П, Минфином России N 8н 18.02.2014); • 15 2. Инструкция Банка России от 30.05.2014 N 153-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам), депозитных счетов»; 3. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 4. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». 5. Приказ Федерального казначейства от 30 июня 2014 г. N 10н «Об утверждении Правил обеспечения наличными денежными средствами организаций, лицевые счета которым открыты в территориальных органах Федерального казначейства, финансовых органах субъектов Российской Федерации (муниципальных образований)». 16 РАЗДЕЛ 9. ВЫДАЧА НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ Как вы уже поняли, две основные обязанности кассира заключаются в том, чтобы принимать и выдавать наличные деньги. При этом выдавать деньги следует гораздо внимательнее, чем принимать. Вы спросите почему? Потому что если в кассу будут случайно приняты «лишние» деньги, кассир еще имеет возможность исправить свою ошибку и вернуть их обратно. Но если он вдруг выдаст больше денег, чем положено, то ему придется возместить недостачу из собственного кармана. В связи с этим, к кассиру предъявляется строгое требование: принимать и выдавать деньги с точностью до копейки. Если он несколько раз ошибется на 20 или 30 копеек, то может быть уволен. И не потому, что нанес материальный ущерб предприятию, а потому, что не обладает достаточным профессиональным мастерством и недобросовестно относится к работе. И снова мы возвращаемся в «Перспективу». Коммерческий директор вашего предприятия решил отправить начальника отдела снабжения, Соколова Юрия Александровича, в командировку и издал соответствующий приказ. Но для того, чтобы отправить сотрудника в командировку, одного приказа недостаточно. Для этого как минимум нужны еще и деньги. Поэтому директор распоряжается о выдаче Соколову средств на командировочные расходы и отправляет того вместе с приказом в бухгалтерию. Там Юрий Александрович находит бухгалтера по денежным средствам и отдает ему Приказ о направлении в командировку. Из этого Приказа бухгалтер по денежным средствам выясняет, куда направляется сотрудник, на сколько дней и с какими целями. На основании этих сведений он составляет специальный документ – Бухгалтерскую справку-расчет, – в которой высчитывает, какую сумму нужно выдать на покупку транспортных билетов, какую – на проживание в гостинице, на питание и т.д. 17 Подсчитав в Справке-расчете необходимую сумму командировочных расходов, бухгалтер по денежным средствам выписывает на нее Расходный кассовый ордер (РКО). Затем он подписывает РКО у финансового директора и главного бухгалтера, после чего лично передает документ кассиру, то есть вам. С этого момента вся ответственность за выдачу денег по РКО ложится на вас, а значит, вы должны быть предельно внимательны. Представим, что после ухода бухгалтера к вам в кассу приходит человек и говорит, что его зовут Соколов Юрий Александрович. Завтра он уезжает в командировку, поэтому ему нужно получить деньги на командировочные расходы. Вы берете стопку ордеров, принесенных бухгалтером, и ищете среди них ордер, выписанный на имя Соколова. Если вы не нашли такой ордер, то деньги из кассы выдавать нельзя! В этом случае вы должны сообщить бухгалтеру по денежным средствам, что у вас нет Расходного кассового ордера на имя Соколова. В нашем случае нужный РКО найден. Но приступать к выдаче денег по этому документу вы можете только после того, как проверите его подлинность и правильность заполнения. Имейте в виду, что РКО действителен только один день. Поэтому выдавать деньги по Расходному кассовому ордеру можно только в том случае, если дата, указанная на нем, совпадает с текущей датой. Конечно, не случится ничего страшного, если бухгалтер по денежным средствам выпишет ордер заранее, зная, например, что в нужный день главного бухгалтера или руководителя не будет на работе, а деньги из кассы нужно будет обязательно выдать. Это законом не запрещено. Но и в этом случае использовать Расходный кассовый ордер можно будет только в тот день, который указан в ордере. Помимо даты, в Расходном кассовом ордере вы должны обратить внимание на строку «Приложение». Если там записан какой-либо документ, то он должен быть прикреплен к РКО. Если же бухгалтер 18 по денежным средствам по каким-то причинам не передал вам этот документ вместе с РКО, выдавать деньги по ордеру не следует. Но главное, что вы должны проверить в Расходном кассовом ордере, – это наличие и подлинность подписей главного бухгалтера и руководителя. Для этого мы советуем вам заранее завести специальный листок или карточку, на которой распишутся руководитель и главный бухгалтер и по которой вы сможете проверять подлинность подписей во всех ПКО и РКО. Если после проверки ордера у вас не возникло никаких подозрений, вы просите получателя (Юрия Александровича) предъявить вам свой паспорт. Вы должны сравнить серию и номер этого документа с теми паспортными данными, которые записаны в РКО. Если что-то вызвало у вас сомнение, вы имеете право отказать получателю в выдаче денег. И помните, без предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, деньги выдавать ему строго запрещено! Давайте еще раз перечислим все то, что необходимо проверить в Расходном кассовом ордере перед выдачей денег: 1. Соответствие даты, указанной в РКО, сегодняшней дате; 2. Наличие и подлинность подписей руководителя и главного бухгалтера; 3. Наличие документа, указанного в Приложении к Расходному ордеру; 4. Соответствие паспортных данных получателя данным, указанным в РКО. Если хотя бы один из этих четырех пунктов не соблюден, вы не имеете права выдать деньги из кассы! В этом случае вы должны вернуть получателю паспорт и отправить его обратно к бухгалтеру по денежным средствам, чтобы тот заново заполнил расходный ордер на имя этого человека. Что же касается «испорченного» РКО, то его следует незамедлительно вернуть в бухгалтерию. 19 К счастью, в нашем случае Расходный кассовый ордер на имя Соколова Юрия Александровича заполнен верно. Поэтому вы можете смело продолжить работу с получателем. Не спешите сразу же выдавать деньги! Чтобы потом вы могли подтвердить, что выдали деньги именно Юрию Александровичу, а не какому-то другому человеку, попросите его расписаться в соответствующей строке Расходного кассового ордера, а в соседних строках записать дату получения денег и прописью указать сумму, которую ему необходимо выдать. Помните! Если на РКО нет подписи получателя, такой ордер считается недействительным, а сумма, которую выдал кассир, засчитывается как недостача. В этом случае руководитель предприятия может потребовать от кассира возместить эту сумму из его личных денег. Когда получатель распишется в РКО, вы достанете из сейфа кассы необходимую сумму, несколько раз внимательно пересчитаете деньги и только после этого отдадите их получателю. После того, как деньги будут выданы, вы расписываетесь в Расходном кассовом ордере и ставите штамп «Оплачено» с указанием даты (если такого штампа нет, то эту надпись следует сделать от руки). Наконец, «оплаченный» РКО вы регистрируете в Кассовой книге, после чего прячете его и книгу обратно в сейф. В конце рабочего дня вы сдадите РКО бухгалтеру по денежным средствам вместе с другими ордерами и Отчетом кассира. Теперь вы знаете, как правильно должна проходить выдача денег из кассы и на какие моменты кассир должен обращать пристальное внимание. Зная все это, вы без труда сможете заполнить Расходный кассовый ордер от начала и до конца за всех действующих лиц. Итак, приступим. В Приложении найдите бланк Расходного кассового ордера. Затем откройте Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и найдите раздел «Расходный кассовый 20 ордер». Пользуясь правилами заполнения Расходного кассового ордера, заполните бланк РКО простым карандашом. Данные для заполнения РКО вы можете взять из Бухгалтерской справки-расчета, которую вы найдете в разделе 8 «Снятие денег с расчетного счета». Дополнительно сообщаем вам, что код «Перспективы» по ОКПО – 44020935. Соколов Юрий Александрович является владельцем паспорта серии 38 03 №004567, выданного 25.05.2002 года ОМ №3 УВД г. Москвы. Так как деньги выдаются сотруднику на командировочные расходы, то корреспондирующий счет – №71. За руководителя «Перспективы» расписывается финансовый директор. Когда вы закончите заполнять ордер, откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и найдите там заполненный бланк РКО. Сравните ваш документ с образцом. Если вы все заполнили правильно, содержание всех строк и граф вашего РКО будет совпадать с образцом. Единственное различие будет в подписи кассира: вместо подписи Беляевой будет стоять ваша. Надеемся, вы без ошибок справились с заданием. Если же ошибки были допущены, еще раз внимательно перечитайте правила заполнения тех граф и строк, которые вызвали у вас затруднения, и разберитесь, почему надо писать именно так, а не иначе. Исправьте свои ошибки, используя ластик, и запишите правильный вариант. Когда вы закончите работать с РКО, откройте Кассовую книгу и зарегистрируйте в ней этот ордер. Напоминаем, что вы продолжаете заполнять второй отчетный лист Кассовой книги. Но «закрыть» его вы сможете только в конце рабочего дня, то есть после изучения раздела 10 «Выдача заработной платы». Как работать с Кассовой книгой вы уже знаете. Но если вдруг у вас возникнут какие-либо трудности, вы можете еще раз заглянуть в раздел 7 «Ведение Кассовой книги». А теперь подведем окончательные итоги этого раздела. 21 Выдача денег из кассы осуществляется в 5 этапов: Бухгалтер по денежным средствам: • составляет Расходный кассовый ордер и подписывает его у главного бухгалтера и руководителя организации. Кассир: • проверяет правильность заполнения РКО: дату, наличие указанных в нем Приложений, наличие и подлинность подписей главного бухгалтера и руководителя; • проверяет паспортные данные получателя. Получатель: • записывает сумму прописью, дату получения и расписывается в РКО. Кассир: • выдает деньги получателю, ставит на РКО штамп «Оплачено» с указанием даты и регистрирует ордер в Кассовой книге. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Расходный кассовый ордер Общие правила 1. Расходный кассовый ордер (РКО) оформляется при любой выдаче наличных денег из кассы. Наличные деньги не могут быть выданы из кассы предприятия без оформления РКО. 2. Бланк Расходного кассового ордера является унифицированной формой (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) № КО-2, 3. В процессе заполнения бланка Расходного кассового ордера участвуют пять человек: бухгалтер по денежным средствам, главный бухгалтер, руководитель, получатель и кассир. 4. Выдача Расходных кассовых ордеров на руки получателям запрещена. Бухгалтер по денежным средствам заполняет свою часть ордера, подписывает его у руководителя организации и главного бухгалтера, после чего лично передает документ в руки кассира. 22 5. Расходный кассовый ордер заполняется четко и ясно чернилами, синей, черной шариковой ручкой или с помощью компьютера. 6. Все подписи на документе должны быть проставлены от руки, даже если он заполняется на компьютере. 7. Подчистки, помарки или исправления в документе не допускаются. В случае неверного заполнения РКО его следует вернуть в бухгалтерию для уничтожения и выписки другого ордера. 8. Обратите внимание на следующее: о каждом выписанном ордере делается запись в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, поэтому, уничтожая бланки испорченных ордеров, необходимо помнить об этой записи. Если ошибка обнаруживается еще до внесения записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ордер можно уничтожить, а новому бланку присвоить его номер. Если же ошибка в ордере обнаружена уже после того, как запись о нем была сделана, то испорченный бланк РКО уничтожается, а в журнале напротив записи о нем ставится примечание «испорчен». Новый РКО выписывается под новым порядковым номером. 9. Выдача денег по Расходному кассовому ордеру производится только в день его составления, поэтому все три даты на документе должны совпадать. Комментарии к заполнению граф и строк Бухгалтер по денежным средствам: 10. В строке «Организация» указывается сокращенное название организационно-правовой формы предприятия и его наименование согласно организационно-учредительным документам (Устав, Учредительный договор). 11. В графе «Код по ОКПО» записывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Когда предприятие создается, оно проходит процедуру государственной регистрации. Во время регистрации каждому предприятию выда23 ется «Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата», в котором указаны все его коды, в том числе и «Код по ОКПО». Это письмо, как правило, хранится в юридическом отделе предприятия, а его копии выдаются всем сотрудникам, которые в нем нуждаются. 12. Штатным расписанием организации может быть предусмотрено ее деление на структурные подразделения (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). В строке «Структурное подразделение» записывается наименование подразделения, к которому относится касса. А в соседней графе «Код» записывается его код. Если такого деления в организации нет, то в соответствующих строке и графе ставится прочерк. 13. В строке «Номер документа» записывается порядковый номер Расходного кассового ордера. Чтобы определить, какой номер присвоить новому документу, надо свериться с Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, в котором были зарегистрированы все ранее выписанные ордера. С каждого нового года нумерация документов начинается заново. 14. В графе «Дата составления» указывается дата составления Расходного кассового ордера. Она должна совпадать с датой выдачи денег из кассы предприятия. 15. В графе «Дебет», в подразделе «Код структурного подразделения» записывается код структурного подразделения, к которому приписан человек, получающий деньги из кассы. Если человек не является сотрудником организации или такой системы кодирования на предприятии не существует, в графе ставится прочерк. 16. В графе «Дебет», в подразделе «корреспондирующий счет, субсчет» записывается счет или субсчет (если имеется субсчет), на который приходуются выдаваемые деньги. Для того, чтобы понимать, как заполнить эту графу, необходимо изучить курс «Основы бухгалтерского дела» и знать, что такое счет и субсчет, что такое бухгалтерские проводки и как их правильно делать. 24 17. В графе « Дебет», в подразделе «Код аналитического учета» обычно ставится прочерк. Заполнение этой графы производится в том случае, когда предприятию по какой-либо причине нужно присвоить код каждому подотчетнику. Тогда в эту графу вписывается соответствующий код, имеющий буквенное, цифровое или буквенноцифровое значение. Коды подотчетников утверждаются руководителем предприятия в Приложении к «Учетной политике» предприятия. 18. В графу «Кредит» вписывается номер счета – 50 («Касса»). Если из кассы выдаются не только рубли, но и валюта, то пятидесятый счет разбивается на два субстчета: 50.1 – рубли, 50.2 – валюта. В этом случае в графе «Кредит» записывается номер счета вместе с номером субсчета (50.1 или 50.2) Для того чтобы заполнить эту графу, необходимо понимать, что такое счет и субсчет, что такое бухгалтерские проводки и как их правильно делать. А для этого нужно знать основы бухгалтерского дела. 19. В графе «Сумма, руб. коп.» указывается сумма наличных денег, выдаваемых из кассы предприятия. Эту сумму можно узнать из счета, бухгалтерской справки-расчета, накладной или других документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия. 20. В графе «Код целевого назначения» обычно ставится прочерк. Она заполняется тогда, когда предприятию по какой-либо причине нужно присвоить код целям, на которые будут использованы выдаваемые из кассы деньги. Коды разрабатываются организацией самостоятельно и могут принимать цифровые, буквенные или буквенноцифровые значения. Например: деньги будут направлены на выплату заработной платы – код ЗП или 01, на расчеты с поставщиками – код РП или 02, на выдачу денег под отчет – код ПО или 03 и т.д. 21. В строке «Выдать» указываются фамилия, имя и отчество человека, получающего наличные деньги из кассы. Обычно это или 25 подотчетник, или представитель другой организации (тогда в скобках рядом указывается название этой организации). 22. В строке «Основание» указывается, по какой причине выдаются деньги из кассы. Например: • на командировочные расходы; • на представительские расходы; • на покупку канцелярских принадлежностей. 23. В строке «Сумма» записывается прописью количество выдаваемых из кассы денег. Запись следует делать с самого начала строки и с заглавной буквы. Оставшееся свободным место прочеркивается. Обратите внимание, что данное правило распространяется практически на все бухгалтерские документы. 24. В строке «Приложение» перечисляются все прилагаемые к ордеру документы (счет-фактура, договор поставки, накладная) с указанием их номеров и дат составления. 25. Получатель денег обязан предъявить документ, удостоверяющий его личность. Название и учетные данные этого документа указываются в строке «По». Если в Расходном кассовом ордере указаны сразу несколько получателей, то они просто предъявляют документы, удостоверяющие личность – данные из этих документов в ордер не переписываются. Руководитель: 26. Ставит подпись в строке «Руководитель организации». Обращаем ваше внимание, что подпись руководителя на РКО может и вовсе отсутствовать. Но в этом случае его подпись, разрежающая выдачу денег, должна стоять на документах, прилагаемых к ордеру (например, на Платежной ведомости). Главный бухгалтер: 27. Ставит подпись в строке «Главный бухгалтер». Получатель: 28. В строке «Получил» прописью записывает сумму денег, которую он получил. Запись следует делать с самого начала строки и 26 с заглавной буквы. Оставшееся свободное место заполняется прочерком. 29. На следующей строке указывает дату получения денег в формате «25 марта 2015 г.» и ставит подпись. Кассир: 30. В строке «Выдал кассир» ставит подпись и расшифровку подписи. 31. На всех прилагаемых к РКО документах должен стоять штамп или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год). Такую же печать можно поставить и на самом ордере, и квитанции, чтобы бухгалтеру по денежным средствам было удобнее вести учет использованных и неиспользованных Расходных кассовых ордеров. Нормативные документы, регулирующие правила заполненияРасходного кассового ордера 1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. N 402; 2. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 3. Постановление от 18. 08. 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ А сейчас будьте очень внимательны! Мы с вами разберем вопрос, ответ на который вы не найдете ни в одном учебнике по бухгалтерскому учету. «Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации» установлено, что «выдача наличных денег из касс предприятий производится по Расходным кассовым ордерам или надлежащие 27 оформленным другим документам (платежным ведомостям (расчетноплатежным), заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами Расходного кассового ордера». Давайте вместе проанализируем эту цитату. Первое, что приходит на ум: выдавать деньги из кассы можно не только по РКО, но и по другим документам, например, по счету-фактуре, ведомости или заявлению. Следовательно, в Кассовую книгу тоже можно записывать любые документы, по которым выдавались деньги. Например, те же счета и ведомости. Но если на предприятие придет налоговый инспектор и начнет проверять записи в Кассовой книге, то он сразу же предъявит вам претензии по неправильному ведению бухгалтерских документов. Налоговый инспектор скажет, что таких записей, как, например, «Счетфактура №2» или «Расчетно-платежная ведомость №12-А», в Кассовой книге быть не должно. Почему? Да потому что в Кассовую книгу можно записывать сведения только из Приходных и Расходных кассовых ордеров. Остальные документы никак не подтверждают прием или выдачу денег из кассы. А это значит, что движение наличных денег на предприятии происходит незаконно и не оформлено никакими документами. За это налоговая инспекция может оштрафовать организацию. И тут возникает парадокс: с одной стороны, закон разрешает нам выдавать деньги по документам, заменяющим РКО, а с другой стороны, выдача денег по таким документам незаконна и, значит, недействительна. Но это еще не все. Исходя из того же Порядка ведения кассовых операций, на документе, заменяющем РКО, нужно поставить штамп с реквизитами (номером и датой оформления) Расходного кассового ордера. И если дату можно легко определить, заглянув в календарь, то по поводу номера РКО возникает много вопросов. Так для чего же закон путает нас и говорит, что деньги можно выдавать и по другим документам? Тогда проще, скажете вы, сразу 28 выписать Расходный кассовый ордер и не накладывать никуда никакие штампы с реквизитами. На самом деле, все очень просто и не противоречит закону! Смотрите, как нужно действовать. Если бухгалтеру понадобилось выдать деньги из кассы не по РКО, а по какому-либо другому документу, он должен поставить на этом документе штамп с надписью «Расходный кассовый ордер», а на свободном поле штампа указать сегодняшнее число. Затем бухгалтер открывает Журнал регистрации Приходных и Расходных кассовых ордеров и смотрит, какой номер был присвоен последнему выписанному РКО. Следующий за ним номер он присваивает тому документу, по которому будут выдаваться деньги, и вписывает его в штамп. А в Журнале регистрации ПКО и РКО он делает обычную запись о новом ордере. Теперь никакой дополнительный бланк РКО заполнять не надо. Потому что когда на документ ставится штамп с реквизитами РКО, он сам превращается в настоящий Расходный кассовый ордер, и тогда по нему можно выдавать деньги. А когда есть кассовый ордер, о нем можно сделать запись в Кассовой книге и, таким образом, документально подтвердить выдачу денег из кассы. Вот и все! Все очень просто и логично! И теперь если такой документ попадет к вам в кассу, вы знаете что с ним нужно делать: проверить все сведения на подлинность, попросить получателя расписаться на любом свободном поле, а затем поставить штамп «Оплачено». 29 РАЗДЕЛ 10. ВЫДАЧА ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ Как известно, каждое предприятие обязано платить своим сотрудникам заработную плату. И согласно Трудовому кодексу Российской Федерации зарплата должна выдаваться два раза в месяц: в двадцатых числах – аванс, а в первых числах следующего месяца – «основная» часть зарплаты. При этом аванс должен составлять как минимум половину месячного оклада сотрудника. Чтобы рассчитать зарплату на одного сотрудника, нужно принять во внимание несколько показателей: сколько сотрудник отработал часов, выходил ли он на дежурство в выходные и праздничные дни, есть ли у него специальные надбавки «за вредность» или по выслуге лет и многое другое. И, несмотря на то, что в расчете аванса и «основной» заработной платы существуют большие различия, функции кассира при выдаче и того, и другого не меняются. А теперь представим, что нам предстоит выдать основную часть заработной платы. Глава 10.1. Составление Платежной ведомости Итак, сегодня – 10 января 2015 года. А десятого числа каждого месяца в ОАО «Перспектива» начинают выдавать зарплату. Бухгалтер по заработной плате составил Расчетную ведомость, в которой вычислил размер зарплаты для каждого сотрудника. Затем он передал Расчетную ведомость бухгалтеру по денежным средствам, который на основании этого документа составил Платежную ведомость. Сразу поясним, что вместо Расчетной и Платежной ведомостей на предприятии может использоваться другой документ – Расчетно-платежная ведомость. Она объединяет в себе свойства обеих ведомостей: сначала в ней производится расчет зарплаты, а потом по ней же выдают деньги из кассы. 30 С одной стороны, это очень удобно: не приходится заполнять несколько документов. Но, с другой стороны, такая ведомость получается довольно громоздкой и работать с ней гораздо сложнее. Мы рекомендуем применять Расчетно-платежную ведомость только на тех предприятиях, в которых штат сотрудников меньше 100 человек. Для остальных организаций будет рациональнее использовать отдельно Расчетную и отдельно Платежную ведомости. Несмотря на то, что штат «Перспективы» гораздо меньше 100 человек, ее бухгалтера решили пользоваться двумя отдельными ведомостями для расчета и выдачи зарплаты. Бухгалтер по денежным средствам составляет Платежную ведомость, после чего относит ее на подпись сначала главному бухгалтеру, а затем руководителю организации. Когда Платежная ведомость утверждена подписями, бухгалтер по денежным средствам выписывает Денежный чек на сумму, указанную в ведомости, и передает его вместе с ведомостью кассиру. При дальнейшем изучении этого раздела вам понадобится частично заполненная Платежная ведомость. Поэтому мы предлагаем вам заполнить ее за бухгалтера по денежным средствам, главного бухгалтера и руководителя ОАО «Перспектива» прямо сейчас. Откройте Приложение, раздел «Бланки для заполнения», и найдите чистый бланк Платежной ведомости. Теперь откройте Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и найдите там главу «Платежная ведомость». Внимательно прочитайте Общие правила, после чего возьмите простой карандаш и начинайте заполнять ведомость, пользуясь Комментариями к заполнению граф и строк (с 1 по 31 пункты). При заполнении документа вам понадобятся некоторые сведения. Сообщаем вам, что порядковый номер документа – №12-ПВ. Корреспондирующий счет заработной платы – №70. Зарплата начислена за период с 15 по 31 декабря 2014 года и должна быть выплачена в срок с 10 по 12 января 2015 года. 31 Общую сумму заработной платы вы посчитаете самостоятельно, после того как занесете в ведомость следующие данные о сотрудниках: Номер по порядку Табельный номер Фамилия, инициалы Сумма, руб. 1 4 Михалев А. Н. 19 000-00 2 15 Черенков К. П. 14 000-00 3 27 Сонина Е. В. 17 750-00 4 30 Ситникова Н. А. 14 000-00 5 33 Титов О. А. 17 500-00 6 39 Русанова О. В. 17 500-00 7 47 Соколов Ю. А. 13 000-00 8 16 Мальнева Л. Э. 13 750-00 9 20 Зайцев И. И. 10 500-00 10 54 Беляева О. А. 13 000-00 Обратите внимание! Если в организации существуют структурные подразделения, на каждое из них следует составлять отдельную Платежную ведомость. В ОАО «Перспектива» структурных подразделений нет, поэтому и ведомость мы будем составлять одну. Напоминаем, что главный бухгалтер ОАО «Перспектива» – Ситникова Н.А. За руководителя организации расписывается финансовый директор Сонина Е.В. Напоминаем, что вам следует вписать в Платежную ведомость себя вместо Беляевой О.А. Когда в Комментариях (Приложение) вы дойдете до пункта 32, отложите карандаш в сторону и еще раз взгляните на заполненные графы и строки. Когда вы будете получать Платежную ведомость из рук бухгалтера по денежным средствам, вы обязательно должны проверить, чтобы все эти графы и строки были заполнены информацией либо прочерками. Особое внимание при проверке обратите на подписи главного бухгалтера и руководителя организации. Если вы сомневаетесь в их подлинности или хотя бы одной из них не будет, вы обязаны вернуть ведомость бухгалтеру по денежным средствам – по такой ведомости выдавать деньги нельзя. Только при наличии обеих подписей вы имее32 те право принять от бухгалтера документ и начать подготовку к выдаче заработной платы. Глава 10.2. Выдача заработной платы Итак, бухгалтер по денежным средствам передал вам Платежную ведомость и Денежный чек. Теперь вы должны отправиться в банк и снять с расчетного счета организации необходимую сумму. Как это правильно сделать, вы уже знаете из раздела 8 «Снятие денег с расчетного счета». Итак, вы принесли деньги из банка в кассу, оформили на них Приходный кассовый ордер и зарегистрировали его в Кассовой книге. Теперь вам предстоит самый ответственный этап работы – выдача заработной платы. В это время вы будете иметь дело не просто с деньгами, а с заработной платой всех сотрудников предприятия, поэтому нужно быть особенно внимательным! Откроем вам небольшой секрет, который поможет избежать больших проблем: опытный кассир никогда не начнет выдавать зарплату до тех пор, пока не разложит ее по конвертам – для каждого работника отдельный конверт – и не проверит, все ли сошлось. Если вы будете отсчитывать деньги во время выдачи, то, скорее всего, ошибетесь, и к концу дня кому-то из сотрудников денег не хватит. Итак, вы разложили все деньги по конвертам, все проверили и пересчитали. Теперь можно открывать окошко кассы и ждать прихода сотрудников. Первым к окошку кассы подходит Михалев Александр Николаевич. Он предъявляет вам удостоверение, выданное ему в ОАО «Перспектива», на котором имеются его фотография и личная подпись (вместо удостоверения получатель может предъявить свой паспорт). Вы находите в Платежной ведомости фамилию Михалев, затем называете сумму, которая ему причитается, и просите его расписаться напротив своей фамилии в графе «Подпись в получении денег». Толь33 ко после того, как сотрудник распишется в ведомости, вы отдаете ему в руки конверт с зарплатой. Обязательно предупредите сотрудника, что нужно еще раз пересчитать свои деньги, не отходя от окошка кассы. Тогда и он, и вы будете уверены, что при выдаче денег не произошло никакой ошибки. Итак, Михалев А.Н. получил свои деньги. Потом к кассовому окошку подошла женщина с доверенностью на получение заработной платы в руках. Она сообщила вам, что ее сын – Титов Олег Александрович – сейчас находится в больнице на лечении, поэтому он поручил ей забрать причитающуюся ему зарплату. Вы берете у женщины доверенность и проверяете ее. Доверенность должна быть подписана лично сотрудником, доверяющим получить свою зарплату другому лицу, и заверена печатью нотариуса (либо печатью заведующего больницей, если сотрудник находится на стационарном лечении). В доверенности должны быть указаны фамилия, имя, отчество доверенного лица и его паспортные данные. Кроме доверенности, женщина, пришедшая за деньгами, предъявляет вам свой паспорт. Вы сверяете данные паспорта с данными, указанными в доверенности. Если все правильно, вы можете выдать этой женщине зарплату ее сына. Перед тем, как доверенное лицо распишется за своего доверителя в графе «Подпись в получении денег», в графе «Примечание» напротив фамилии этого сотрудника вы пишите следующее: «По доверенности №__ от (число, месяц, год). Паспорт (серия, номер), выдан (кем и когда)». А затем получатель денег расписывается в ведомости, и вы выдаете ему деньги. Итак, вы только что выдали деньги доверенному лицу Титовой А.Н. по доверенности №57 от 08.01.14 г. и паспорту 38 99 №654126, выданному ОМ №4 УВД г. Курска 15.12.1999г. Сделайте соответствующую запись в Платежной ведомости. 34 До конца рабочего дня зарплату получили еще 7 человек: Сонина Е.В., Ситникова Н.А., Русанова О.В., Соколов Ю.А., Зайцев И.И., Мальнева Л.Э. и, конечно, вы сами. А теперь посмотрите по ведомости, кто еще не получил зарплату. Как вы уже могли убедиться, единственным сотрудником, не получившим зарплату сегодня, является Черенков Константин Павлович. Как же следует поступить с его деньгами? Начнем с очень важного правила. Организация имеет право выдавать сотрудникам заработную плату только в течение трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, этот срок увеличен до 5 дней), включая день получения денег в банке. В конце третьего дня вся невыданная зарплата депонируется, то есть сдается в банк на расчетный счет. Это значит, что свою зарплату Черенков еще успеет получить, если придет в кассу до конца вечера 12 января. Пока же его деньги кассир кладет обратно в сейф. Итак, подошел к концу первый день выдачи зарплаты. Сегодня деньги успели получить всего 9 человек. Теперь необходимо подвести промежуточные итоги. Во-первых, вы должны подсчитать, сколько всего денег было выдано сегодня по Платежной ведомости. Во-вторых, на полученную сумму нужно выписать общий Расходный кассовый ордер. Возьмите простой карандаш и заполните бланк РКО в Приложении, исходя из имеющихся у вас данных. В строках «Выдать» и «Приложение» поставьте прочерки; в строке «Основание» запишите: «Выдача заработной платы за декабрь 2014 г. по Платежной ведомости №12-ПВ». В-третьих, когда вы заполните РКО, вы должны зарегистрировать его в отчетном листе Кассовой книге. Откройте отчетный лист за 10 января и сделайте в нем необходимую запись. В-четвертых, кроме Кассовой книги, реквизиты РКО нужно занести еще и в Платежную ведомость. 35 Вернитесь к бланку Платежной ведомости в Приложении и найдите в конце второй страницы этого документа три одинаковых строки «Расходный кассовый ордер №__ от «___» ________ 20___г.». Впишите данные вашего РКО в первую строку. Теперь, когда рабочий день подошел к концу, вы должны проверить, не превышен ли лимит остатка кассы. И здесь будьте очень внимательны! В Порядке ведения кассовых операций сказано, что во время выдачи зарплаты лимит остатка кассы можно превышать. Но превышать лимит могут только те деньги, которые предназначены на выдачу зарплаты. Излишки остальных денег необходимо ежедневно сдавать в банк. Дадим вам один практический совет. На время выдачи зарплаты складывайте деньги в сейф двумя стопками: одна стопка – для выплаты зарплаты, вторая – все остальные деньги (например, выручка или суммы, предназначенные для подотчетников). Так вам гораздо легче будет «проконтролировать» лимит остатка кассы. Учитывайте при подсчетах только вторую стопку, а на первую можете пока не обращать никакого внимания. Напоминаем, что для ОАО «Перспектива» лимит остатка кассы составляет 3000 рублей. Не забудьте, что в конце рабочего дня нужно закрыть отчетный лист Кассовой книги и сформировать отчет кассира. Итак, 10 января прошло, наступило 11 января – второй день выдачи зарплаты. Черенков так и не пришел. Но вы вспомнили, что он приходил к вам за командировочными и, значит, уехал. 11 января в кассу никто не приходил, чтобы получить или внести деньги. Соответственно, в этот день вы не оформили ни одного кассового документа и даже не открывали Кассовую книгу. 12 января вы тоже не производили никаких операций с деньгами. Черенков из командировки еще не вернулся. Так подошел к концу третий день выдачи зарплаты. Это значит, что необходимо закрыть 36 Платежную ведомость и депонировать (сдать обратно в банк) оставшуюся заработную плату. На настоящем предприятии кассир выполняет эти два действия практически одновременно: он закрывает Платежную ведомость, тут же на ее основании составляет специальный «депонирующий» документ – Реестр депонированных сумм, – а затем несет оба этих документа на подпись бухгалтеру по денежным средствам. Мы же пока только учимся и, чтобы не запутаться, будем делать все по очереди. Глава 10.3. Закрытие Платежной ведомости Для начала давайте закроем Платежную ведомость. Возьмите свой бланк ведомости, посмотрите, какие сотрудники еще не получили заработную плату, и напротив их фамилий в графе «Подпись в получении денег» напишите: «Депонировано». Далее подсчитайте отдельно количество выданных денег и количество депонируемых. Запишите получившиеся суммы в соответствующие строки ведомости. Затем еще раз проверьте правильность заполнения документа. В строке «Выплату произвел» запишите свою должность, поставьте подпись и расшифровку подписи. «Зачем указывать свою должность?» – спросите вы. Отвечаем. Обычно заработную плату выдает кассир. Но если в штате организации нет должности кассира или он временно отсутствует, выдавать наличные деньги может главный бухгалтер или другой работник, назначенный руководителем. Именно поэтому в Платежной ведомости необходимо указать свою должность. А теперь еще раз обратите внимание на группу строк «Расходный кассовый ордер №___». Мы уже говорили о том, что в эти строки переписываются реквизиты РКО, оформленных на выданную часть зарплаты. Но ведь есть еще и депонируемая часть, которую кассир обязан сдать на расчетный счет организации! Ее тоже нужно будет «списать» по Ведомости, оформив еще один расходный кассовый ордер. 37 О том, как правильно сдавать деньги на расчетный счет и какие документы для этого нужны, мы расскажем позже. А пока давайте представим, что вы уже сходили в банк и вернулись на свое рабочее место. К вашему возвращению бухгалтер по денежным средствам составил РКО на депонированную часть зарплаты. Теперь реквизиты этого ордера необходимо переписать в Платежную ведомость в одну из строк «Расходный кассовый ордер №___». Сделайте в Ведомости следующую запись: «РКО №3 от 12.01.2015 г.». Наконец Ведомость полностью заполнена. Теперь кассир должен отнести ее на проверку бухгалтеру по денежным средствам. Тот тщательно проверит документ, поставит свою подпись, расшифровку подписи и текущую дату в строке «Проверил бухгалтер». А теперь откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и сравните Платежную ведомость, получившуюся у вас, с предложенным образцом. Если вы все заполнили правильно, они будут отличаться по строке с подписью кассира в конце документа и по строке с данными кассира в таблице (вместо Беляевой заработную плату получаете вы). Итак, вы заполнили Платежную ведомость. Из этой ведомости следует, что в качестве зарплаты сотрудникам были выданы все деньги, кроме 14 000 рублей. Эта сумма должна быть депонирована, то есть сдана в банк. Чтобы сдать невыданную зарплату в банк, кассир должен составить специальный документ – Реестр депонированных сумм, – в котором будет указано, чьи именно деньги депонируются. 38 Глава 10.4. Составление Реестра депонированных сумм и сдача денег в банк Форма этого документа строго не регламентирована, и каждая организация может разработать собственный вариант Реестра. Мы же предлагаем Вам свою форму Реестра, которая была специально разработана преподавателями РФЭТ. Чистый бланк Реестра депонированных сумм помещен в Приложении, раздел «Бланки для заполнения». Найдите его и положите перед собой. Затем откройте Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и найдите там раздел «Реестр депонированных сумм». Внимательно прочитайте правила, после чего заполните бланк Реестра простым карандашом. При заполнении документа вам понадобятся данные, которые вы возьмете из заполненного бланка Платежной ведомости. Напоминаем, что вы заполняете документ от 12 января 2015 года. Соответственно, эта дата является датой возникновения задолженности. Период действия данного Реестра – с 12 по 24 января 2015 года. По окончании периода действия Реестр закрывают. Делают это до начисления следующей зарплаты. После того, как вы заполните Реестр депонированных сумм, положите его в сейф. На этом выдачу зарплаты можно считать оконченной. Ваша задача выполнена: сотрудники получили свои деньги. Теперь вам осталось пройти заключительный этап – сдать оставшиеся деньги в банк. Но об этом мы расскажем в следующем разделе. А сейчас несколько слов о том, как должна происходить выдача депонированной заработной платы. Представим, что через несколько дней после того, как вы сдали деньги в банк, а именно 15 января, к вам пришел Черенков. Он пояснил, что уезжал в командировку и поэтому не мог получить деньги. 39 Вы достаете из сейфа Реестр депонированных сумм за текущий отчетный период и ищете в нем фамилию Черенков. Затем смотрите, какую сумму должен получить этот сотрудник. Итак, Черенкову необходимо выдать 14 000 рублей. Но таких денег у вас в кассе сейчас нет, поэтому вы скажете сотруднику прийти после обеда, а сами отправитесь к бухгалтеру по денежным средствам, чтобы тот выписал Денежный чек на сумму 14 000 рублей. Когда чек будет выписан, вы пойдете с ним в банк и получите деньги. Вернувшись на предприятие, вы оформите ПКО и зарегистрируете его в Кассовой книге. А когда к вам снова придет Черенков, вы выдадите ему зарплату по обычному Расходному кассовому ордеру. Данные этого ордера вы занесете сначала в Кассовую книгу, а затем в Реестр депонированных сумм. Итак, Черенков получил свою зарплату 15 января 2015 года по Расходному кассовому ордеру №15. Возьмите карандаш и сделайте соответствующую запись в Реестре депонированных сумм. В нашем случае оказалось, что единственный сотрудник, не получивший заработную плату, пришел за ней в течение двух недель. Поэтому, как только он получил свои деньги, вы закрываете Реестр депонированных сумм: записываете дату закрытия Реестра, ставите подпись и сдаете документ бухгалтеру по денежным средствам. Он проверяет правильность заполнения документа, после чего также ставит в нем свою подпись. Чтобы окончательно закрыть Реестр, сделайте в нем необходимые записи от лица кассира и бухгалтера по денежным средствам. Когда вы закончите заполнять Реестр, найдите в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов», Реестр депонированных сумм. Сравните ваш документ с предложенным образцом. Если вы составили Реестр правильно, то содержание всех его строк и граф будет совпадать с образцом. Единственное отличие будет в строке с подписью кассира: вместо подписи Беляевой О.А. будет стоять ваша подпись. 40 Только что мы рассмотрели ситуацию, когда сотрудник пришел за своей зарплатой до конца срока действия Реестра. Но может получиться и по-другому. Представьте, что наступило 24 января и пришло время выдавать следующую «порцию» зарплаты – аванс за январь 2015 года. Черенков до сих пор не пришел за своей декабрьской зарплатой. В этом случае вы все равно обязаны закрыть Реестр депонированных сумм и сдать его бухгалтеру по денежным средствам. Как же правильно заполнить Реестр в этом случае? В строке «Оплачено или перечислено. Дата» вы запишете дату начала следующего отчетного периода, то есть 24 января 2015 года. А в графе с номером документа нужно записать номер Платежной ведомости, по которой сотруднику будет выдаваться аванс. Итак, вы сдаете Реестр бухгалтеру по денежным средствам. Он видит, что сотрудник до сих пор не получил зарплату. Тогда бухгалтер по денежным средствам идет с Реестром к бухгалтеру по заработной плате и просит, чтобы тот «приплюсовал» невыданные 14 000 к следующей зарплате Черенкова. Таким образом, выходит, что Черенков сможет одновременно получить и депонированную зарплату за декабрь, и аванс за январь. А теперь давайте подведем итоги. Процесс выдачи зарплаты осуществляется в 12 этапов: Бухгалтер по заработной плате: • рассчитывает зарплату каждого сотрудника и заполняет Расчетную ведомость; Бухгалтер по денежным средствам: • на основе Расчетной ведомости составляет Платежную ведомость и Денежный чек, заверяет их у главного бухгалтера и руководителя организации и передает кассиру; Кассир: • проверяет правильность заполнения ведомости и чека; 41 снимает деньги с расчетного счета организации, приносит их в кассу предприятия и регистрирует Приходным кассовым ордером; • подготавливает конверты с заработной платой; Сотрудник (или доверенное лицо): • предъявляет кассиру удостоверение или паспорт (для доверенных лиц – еще и доверенность); • расписывается в Платежной ведомости; Кассир: • выдает сотруднику зарплату; • в конце каждого дня подсчитывает промежуточные итоги по выдаче зарплаты и выписывает на эту сумму Расходный кассовый ордер. Регистрирует РКО в Кассовой книге и заносит реквизиты ордера в Платежную ведомость; • в конце 3-го дня «закрывает» Платежную ведомость и составляет Реестр депонированных сумм; Бухгалтер по денежным средствам: • проверяет правильность заполнения Платежной ведомости и Реестра и расписывается в каждом из документов; Кассир: • депонирует (сдает в банк) невыданные деньги. Теперь вы знаете, как правильно выдавать заработную плату. А в следующем – заключительном – разделе Руководства кассира мы познакомим вас с процессом сдачи денег в банк. Желаем вам успехов! • ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Платежная ведомость Общие правила 1. В первый день выдачи заработной платы, пособий по социальному страхованию или стипендии необходимо составить Платежную ведомость. Деньги по этому документу будут выдаваться в течение трех дней, включая день получения денег в банке (для пред42 приятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, этот срок увеличен до 5 дней). 2. Бланк Платежной ведомости является унифицированной формой (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) № Т-53. 3. Удаление и изменение отдельных реквизитов, утвержденных Госкомстатом, из бланка Платежной ведомости (далее Ведомость) не допускается. Изменять можно только размеры граф и строк. В бланк разрешается вносить дополнительные реквизиты, а также увеличивать количество строк и изменять размеры самого бланка. При этом все реквизиты утвержденной формы остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Все вносимые дополнения и изменения должны быть утверждены соответствующим организационно-распорядительным документом организации (приказом, постановлением). 4. В процессе заполнения Ведомости принимают участие несколько человек: бухгалтер по денежным средствам, кассир, руководитель, главный бухгалтер, а также сотрудники организации, которым выдаются деньги. 5. Платежная ведомость состоит из титульного листа и страницы. Если документ оформляется на большое количество сотрудников, то таблицу 2-й страницы можно увеличить до нескольких страниц. 6. Платежная ведомость составляется бухгалтером по заработной плате, после чего заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Подписанный документ передается кассиру. 7. Платежная ведомость заполняется четко и ясно чернилами, синей, черной шариковой ручкой или с помощью компьютера. 8. Все подписи в документе должны быть «живыми», то есть проставленными от руки. 43 9. Подчистки, помарки или исправления в документе не допускаются. Если при составлении Ведомости была допущена ошибка, ее необходимо уничтожить и составить новую Ведомость с тем же номером. Если же ошибка была допущена после передачи Ведомости кассиру, неправильный вариант следует аккуратно зачеркнуть, а сверху надписать правильный. После этого на свободном поле рядом с исправлением ставятся надпись «исправлено» и дата исправления, а также подписи кассира и бухгалтеров. 10. Исправления, не заверенные подписями, являются недопустимыми, за них руководство предприятия может наложить на кассира взыскание. 11. При получении Платежной ведомости кассир обязан проверить наличие в ней подписей руководителя и главного бухгалтера организации. Если хотя бы одна из этих подписей отсутствует, Ведомость следует вернуть бухгалтеру по заработной плате на доработку. 12. По окончании каждого дня выдачи зарплаты кассир подсчитывает общую сумму наличных средств, выданных за этот день по Платежной ведомости. На эту сумму составляется расходный кассовый ордер, реквизиты которого (дата составления и номер) переписываются в Ведомость в строку «Расходный кассовый ордер N ___». 13. Прежде чем получить деньги по Платежной ведомости, сотрудник обязан предъявить кассиру паспорт. Выдача денег также может производиться по удостоверению (пропуску), выданному данным предприятием, при наличии на нем фотографии и личной подписи сотрудника. 14. Пустые строки в таблице следует прочеркнуть знаком Z. 15. Использованная Платежная ведомость должна храниться на предприятии не менее 5 лет. После этого Ведомость может быть передана в государственный архив по месту регистрации предприятия либо уничтожена. Это зависит от правил, установленных «Учетной политикой» организации. 44 Комментарии к заполнению граф и строк Бухгалтер по денежным средствам: 16. В строке «наименование организации» указывается сокращенное название организационно-правовой формы предприятия и его наименование согласно организационно-учредительным документам (Устав, Учредительный договор). 17. В графе «Код по ОКПО» записывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Когда предприятие создается, оно проходит процедуру государственной регистрации. Во время регистрации каждому предприятию выдается «Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата», в котором указаны все его коды, в том числе и «Код по ОКПО». Это письмо, как правило, хранится в юридическом отделе предприятия, а его копии выдаются всем сотрудникам, которые в нем нуждаются. 18. Штатным расписанием организации может быть предусмотрено ее деление на структурные подразделения (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). По каждому структурному подразделению оформляется отдельная Платежная ведомость. В строке «структурное подразделение» записывается наименование этого подразделения, а в соседней графе «Код» записывается его код. Коды структурных подразделений также прописаны в штатном расписании организации. Они могут принимать цифровые, буквенные или буквенно-цифровые значения (например, Цех 5 – код «Ц-5», администрация – код «11» и т.д.). Если в организации нет деления на структурные подразделения или не разработана система их кодирования, то в соответствующих графах ставится прочерк. В небольших организациях на всех сотрудников может быть оформлена одна Платежная ведомость. 19. Графа «Корреспондирующий счет». Деньги, выдаваемые из кассы по Платежной ведомости, отражаются по дебету 70 счета «Расчеты с персоналом по оплате труда». Этот счет является корреспондирующим по отношению к 50 счету «Касса». Если Вы не знаете, 45 что такое счета и корреспонденция счетов, рекомендуем Вам изучить курс «Основы бухгалтерского дела». 20. В строке «В кассу для оплаты в срок с ___ по ___» записывается период, в течение которого будет производиться выдача денег по Ведомости. Напомним, что обычно срок выдачи равен трем дням, включая день получения денег в банке (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – 5 дней). 21. В строке «Сумма» указывается общая сумма, которую необходимо выдать сотрудникам организации по Платежной ведомости. Сумму следует писать с начала строки с заглавной буквы. Оставшееся свободным место заполняется прочерком. Количество копеек указывается цифрами. Рядом (в скобочках) эта же сумма указывается цифрами. 22. В графе «Номер документа» записывается порядковый номер Платежной ведомости. Чтобы определить, какой номер присвоить новому документу, надо свериться с Журналом регистрации платежных ведомостей, в котором были зарегистрированы все ранее составленные Ведомости. С каждого нового года нумерация документов начинается заново. Организация может использовать свою систему нумерации Ведомостей. Например, Платежная ведомость № 12-пв/11. Первая цифра «12» показывает, за какой месяц выдаются сотруднику деньги, т.е. за декабрь. Буквы «пв» означают, что деньги выдаются по Платежной ведомости. Последняя цифра в номере – это код структурного подразделения, работникам которого выдаются деньги. Код «11» говорит о том, что деньги выдаются работникам администрации. 23. В графе «Дата составления» указывается дата заполнения Платежной ведомости. 24. Блок «Расчетный период с ___ по ___». Здесь указывается период, за который были начислены деньги сотрудникам. Как правило, это полный календарный месяц. Если же по Платежной ведомости выдаются отпускные, то расчетным периодом будет целый год (12 месяцев). 46 25. В графе «Номер по порядку» указывается номер сотрудника в порядке его записи в Платежной ведомости. 26. Графа «Табельный номер». Здесь указывается табельный номер, который присваивается каждому сотруднику при приеме на работу. Эти номера содержатся в Личных карточках, которые хранятся в отделе кадров. 27. В графе «Фамилия, инициалы» указываются данные сотрудников, которым необходимо выдать деньги по Ведомости. 28. В графе «Сумма, руб.» цифрами указывается сумма денег, подлежащая выдаче отдельному сотруднику. 29. В строке «Количество листов» указывается число листов в Платежной ведомости. В зависимости от количества сотрудников она может состоять как из одного листа, так и из нескольких. Главный бухгалтер: 30. В строке «Главный бухгалтер» на титульном листе ставит свою подпись и расшифровку подписи. В соседней строке указывает дату, когда была подписана Ведомость. Руководитель организации: 31. В строке «Руководитель организации» на титульном листе ставит свою подпись и расшифровку подписи. Сотрудники организации, получающие деньги по Ведомости: 32. В графе «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» каждый сотрудник организации должен поставить личную подпись. Она служит подтверждением того, что кассир действительно выдал деньги и что их получил именно этот сотрудник. Если выдача денег из кассы не подтверждена подписью работника в Платежной ведомости, то такая сумма рассматривается как недостача в кассе предприятия и в полном объеме возмещается из личных денег кассира. Кассир: 33. Графа «Примечание». Если работник заранее знает, что не сможет получить деньги по Ведомости (например, в связи с болезнью 47 или отъездом в командировку), то на эту сумму он вправе оформить доверенность. Оформить ее можно на кого угодно: коллегу, родственника, приятеля. Доверенность должна быть заверена печатью данного предприятия или нотариуса. При получении денег доверенное лицо обязано предъявить кассиру доверенность и документ, удостоверяющий личность (паспорт; удостоверение личности военнослужащего), и поставить подпись в графе «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)». В графе «Примечание» делается запись «по доверенности». 34. По истечении срока выдачи денег кассир обязан построчно проверить наличие в Ведомости подписей о получении денег. Если сотрудник по какой-либо причине не получил деньги, в графе «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» напротив его фамилии ставится штамп или пишется от руки «Депонировано». Данная запись означает, что деньги, предназначенные для выдачи этому сотруднику, сдаются в банк на хранение. 35. После того как кассир проверил наличие подписей сотрудников и сделал записи о депонировании сумм, он подсчитывает общую сумму выданных и общую сумму депонированных денег. Эти данные он заносит в строки «По настоящей платежной ведомости выплачена сумма» и «депонирована сумма» (правила заполнения этих строк см. в пункте 21 данного раздела). 36. В строке «Выплату произвел» кассир записывает свою должность, фамилию с инициалами и ставит подпись. 37. В строке «Расходный кассовый ордер №» кассир записывает номер и дату составления РКО (см. пункт 12 Правил заполнения Платежной ведомости). Бухгалтер по денежным средствам: 38. Проверяет правильность оформления документа, пересчитывает выданные и депонированные по Ведомости суммы. После этого в строке «Проверил бухгалтер» на 2 странице Ведомости ставит свою подпись и расшифровку подписи. 48 39. В соседней строке указывается дата, когда была подписана Ведомость. Эта дата должна совпадать с датой последнего дня выдачи зарплаты. Нормативные документы, регулирующие правила заполнения Платежной ведомости 1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. N 402; 2. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 3. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». 4. «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете». Реестр депонированных сумм Общие правила 1. Заработная плата, пособия или стипендии выплачиваются сотрудникам предприятия в течение трех дней, начиная с установленной даты выдачи денег. Для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, допускается увеличение срока до 5 дней, включая день получения денег в банке. Если в течение этого времени (3 или 5 дней) сотрудник не смог получить деньги (болел или находился в командировке), то его сумма сдается обратно в банк (депонируется). В этом случае кассир предприятия обязан составить Реестр депонированных сумм. 49 2. Унифицированной (единой для всех организаций) формы Реестра депонированных сумм не существует. Каждая организация может разработать свою форму документа. Для вашего удобства РФЭТ разработал свой вариант Реестра депонированных сумм. Вы можете им пользоваться в своей работе. 3. Согласно требованиям Трудового кодекса РФ заработную плату нужно выплачивать не реже чем каждые полмесяца. Как правило, за первую половину месяца заработная плата выдается авансом, а в конце месяца с работниками производится окончательный расчет. Получается, за один год кассир может составить 24 Реестра, при условии, что каждый раз зарплата некоторых сотрудников будет депонироваться. 4. Если нужно депонировать суммы сразу по нескольким платежным ведомостям, на них все равно составляется один Реестр. 5. Реестр депонированных сумм заполняется четко и ясно чернилами, синей, черной шариковой ручкой или с помощью компьютера. 6. Все подписи в документе должны быть «живыми», то есть проставленными от руки. 7. Помарки, подчистки или исправления в документе не допускаются. Если при составлении Реестра была допущена ошибка, испорченный бланк следует уничтожить и заполнить новый. 8. Оставшиеся незаполненными строки Реестра нужно прочеркнуть знаком Z. 9. На общую сумму сдаваемых в банк (депонируемых) денег составляется расходный кассовый ордер. 10. Реестр депонированных сумм хранится у бухгалтера по заработной плате или у главного бухгалтера в течение 5 лет. По истечении этого срока он может быть передан в государственный архив по месту регистрации предприятия либо уничтожен. Это зависит от правил, записанных в «Учетной политике» организации. Комментарии к заполнению граф и строк документа 50 Кассир: 11. В строке «с «__» ____ 20__г. по «__» ____ 20__г.» записывается период действия Реестра. За один месяц может быть составлено 2 Реестра: один при депонировании аванса, а другой – заработной платы. 12. В графе «№ п/п» указывается номер записи с фамилией сотрудника в Реестре. 13. Графа «Наименование цеха, отдела». На все платежные ведомости, в которых остались невыданные суммы, составляется один Реестр депонированных сумм. Поэтому в данной графе необходимо указать название структурного подразделения, в котором числится человек, не получивший деньги (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). Если в организации нет деления на структурные подразделения, то в этой графе ставится прочерк. 14. В графе «Номер платежной ведомости» записывается номер платежной ведомости, по которой сотруднику должны были выдаваться деньги. 15. В графе «Фамилия, имя и отчество» указывается фамилия и инициалы сотрудника, деньги которого депонируются. 16. В графе «Дата возникновения задолженности» записывается дата, когда был оформлен расходный кассовый ордер, подтверждающий сдачу невыданных денег в банк. 17. Графа «Сумма невыданной зарплаты». Здесь указывается сумма денег, не полученная сотрудником в установленный срок. 18. Блок «Оплачено или перечислено». Как только сотрудник потребует заработанные деньги, их следует выдать из кассы. На сумму выданной зарплаты выписывается отдельный расходный кассовый ордер. Реквизиты этого РКО записываются в Реестре депонированных сумм, в графах 7, 8, 9. Сначала записывается дата составления расходного кассового ордера, затем его номер и, наконец, сумма, которая была выдана работнику из кассы. 51 19. Графы «Итого». Сначала подсчитывается общая сумма невыданной заработной платы по столбцу 6. Когда все депонированные суммы выплачены, общий итог подводится в столбце 9 «Сумма». 20. Строка «Реестр составлен, Кассир». Кассир ставит дату составления Реестра депонированных сумм и личную подпись. Обратите внимание, что дата составления реестра должна совпадать с датой, записанной в графе «Дата возникновения задолжности». 21. Строка «Реестр закрыт, Кассир». Кассир записывает дату, когда последнему сотруднику, с которым не успели рассчитаться, выдана причитающаяся ему заработная плата. Если зарплата так и не выдана, то Реестр закрывается непосредственно перед следующей выдачей зарплаты (аванса), и не выданная вовремя сумма запишется как долг предприятия перед сотрудником в следующей расчётной ведомости будет выдана со следующей зарплатой. После проставления даты кассир ставит свою подпись и передает Реестр бухгалтеру по денежным средствам. Бухгалтер по денежным средствам: 22. Проверяет правильность оформления документа. После этого в строке «Проверил бухгалтер» ставит свою подпись и расшифровку подписи. В соседней строке указывает дату, когда был подписан Реестр. Дата должна совпадать с датой подписи кассира. Нормативные документы, регулирующие правила заполнения Реестра депонированных сумм 1. Трудовой кодекс Российской Федерации; 2. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. N 402; 3. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404). 52 РАЗДЕЛ 11. СДАЧА ДЕНЕГ В БАНК Очередной рабочий день подходит к концу. Вы, как обычно, берете Кассовую книгу, подсчитываете итоги по приходу и расходу денег и выясняете, что в кассе к концу рабочего дня набралось 15994 рубля. Но тут вы вспоминаете, что лимит остатка кассы для вашего предприятия составляет только 3000 рублей. Откуда же взялись «лишние деньги» и что с ними сделать? Напомним: в течение 3-х дней вы выплачивали сотрудникам заработную плату. Для того чтобы ее выдать, вы снимали деньги с расчетного счета. Но, как оказалось, не все сотрудники получили положенную им сумму, кто-то заболел, кто-то был в командировке на момент выдачи денег. Поэтому в кассе осталась некоторая сумма, которая и превысила лимит. Как вы помните, хранить в кассе деньги, предназначенные для выдачи зарплаты или аванса, дольше трех дней запрещено. Поэтому вы должны подсчитать разницу между суммой, оставшейся на конец рабочего дня, и лимитом остатка кассы и сдать «лишнюю» сумму обратно в банк. Но чтобы в банке у вас приняли деньги, необходимо сначала заполнить специальный документ – Объявление на взнос наличными. Обратите внимание, что заполнить бланк Объявления можно как в кассе предприятия, так и в банке в момент сдачи денег, так как в процессе заполнения документа принимают участие только кассир предприятия и банковские служащие. Сейчас мы предлагаем вам заполнить бланк Объявления только за себя, а графы и строки, которые заполняют банковские служащие, оставить пустыми. Для этого найдите в Приложении, раздел «Документы для заполнения», бланк Объявления на взнос наличными. Теперь возьмите Приложение, раздел «Правила заполнения бухгалтерских документов». Найдите правила заполнения Объявления на взнос на53 личными. Руководствуясь этими правилами, заполните бланк документа простым карандашом. В процессе заполнения документа вам понадобятся различные данные. Сообщаем вам, что деньги сдаются в Курское ОСБ №8596 на расчетный счет №40703910633020100555. Источник взноса: «Депонирована зарплата за декабрь 2014 г.» Сумму, которую необходимо сдать в банк, рассчитайте самостоятельно, исходя из тех данных, которые у вас уже имеются. Когда вы закончите работу с бланком, проверьте себя, открыв образец Объявления в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». Содержание всех строк и граф заполненного вами Объявления должно совпадать с образцом. Единственное различие будет там, где записано имя кассира: здесь вы запишете свое имя. Итак, представим, что Объявление на взнос наличными вы заполнили у себя на предприятии. Теперь вы должны аккуратно сложить деньги, предназначенные для сдачи в банк, в одну пачку и обернуть их тонкой полоской бумаги. На полоске, которой вы обернули деньги, вы записываете ту сумму, которая находится в пачке. Затем вы берете заполненное Объявление на взнос наличными, кладете его и деньги в сумку и отправляетесь в банк. И не забудьте взять с собой паспорт, иначе банковские служащие могут отказать вам в приеме денег! Придя в банк, вы обращаетесь к операционисту (банковскому служащему, обслуживающему ваше предприятие). Ему вы передаете заполненный бланк Объявления на взнос наличными и свой паспорт. Операционист заполняет в Объявлении оставшиеся строки, после чего просит вас пройти к окошечку кассы. Там вы отдаете кассиру банка принесенные деньги. Он внимательно их пересчитывает и проверяет каждую банкноту на подлинность. Затем он расписывается в Объявлении и делит его на три части: 54 объявление он оставляет в банке; • ордер прилагает к банковской выписке и тоже оставляет в банке, до тех пор, пока бухгалтер по денежным средствам ОАО «Перспектива» не придет за ней. Обычно бухгалтер по денежным средствам предприятия делает это в конце каждого месяца, чтобы проследить движение денежных средств на расчетном счете своей организации. • квитанцию кассир банка передает вам. Она будет служить подтверждением того, что вы сдали деньги в банк на расчетный счет, а не потратили на свои личные нужды. Вместе с квитанцией кассир банка возвращает вам и ваш паспорт. Теперь вы можете вернуться на предприятие. По возвращении из банка вы сразу направляетесь в бухгалтерию и отдаете бухгалтеру по денежным средствам квитанцию от Объявления на взнос наличными. Он выписывает Расходный кассовый ордер на сумму, указанную в квитанции, и передает его вам для дальнейшего оформления. Вы берете РКО, возвращаетесь с ним в кассу и заполняете оставшиеся пустыми строки. После этого вы регистрируете ордер в Кассовой книге. Так как рабочий день подходит к концу, вы пересчитываете остаток наличных денег в кассе и «закрываете» текущий отчетный лист. Затем разрываете его пополам и формируете отчет кассира. Напомним, что отчет кассира будет состоять из отрывной половинки отчетного листа и всех Приходных и Расходных кассовых ордеров и их Приложений, скопившихся в кассе за весь рабочий день. После того, как отчет будет сформирован, все собранные документы следует передать бухгалтеру по денежным средствам. А теперь самостоятельно при помощи простого карандаша заполните бланк Расходного кассового ордера (Приложение). Зарегистрируйте РКО в новом отчетном листе Кассовой книги, после чего «закройте» этот отчетный лист. • 55 При заполнении РКО вам понадобятся данные, которые вы можете взять из заполненного бланка Объявления на взнос наличными. Дополнительно сообщаем, что основание для выдачи денег из кассы – «депонирована зарплата за декабрь 2014 г. по Объявлению на взнос наличными №». Номер корреспондирующего счета – №76. Если при заполнении РКО и Кассовой книги у вас возникли какие-то сложности, рекомендуем вам еще раз перечитать разделы 7 и 9 данного учебного курса. На этом процесс сдачи денег в банк завершен. Давайте подведем итоги. Сдача наличных денег в банк осуществляется в 6 этапов: Кассир: • подсчитывает остаток наличных денег в кассе и вычисляет сумму, которую необходимо сдать в банк; • заполняет на эту сумму Объявление на взнос наличными; • в банке передает Объявление и свой паспорт операционисту, после чего сдает деньги кассиру банка и получает обратно квитанцию от Объявления на взнос наличными; • вернувшись на предприятие, передает квитанцию бухгалтеру по денежным средствам; Бухгалтер по денежным средствам: • выписывает Расходный кассовый ордер и подписывает его у главного бухгалтера и руководителя; Кассир: • расписывается в Расходном кассовом ордере и регистрирует его в Кассовой книге. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Объявление на взнос наличными Общие правила 1. Каждое предприятие имеет в банке расчетный счет, на котором хранятся его денежные средства. Банк также устанавливает для 56 предприятия лимит остатка кассы – максимальную сумму наличных денег, которая может оставаться в конце рабочего дня в кассе. Лимит нельзя превышать, за исключением тех случаев, когда выдается заработная плата, стипендии и пособия. В таких случаях лимит может превышаться на три дня (на территориях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5 дней с момента выдачи денег). Если лимит кассы будет превышен, то «лишние деньги» следует сдать в банк. Для этого необходимо заполнить Объявление на взнос наличными. 2. Бланк Объявления на взнос наличными утвержден Приложением 3 к Положению Банка России № 199-П «О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации». Внесение каких-либо изменений в бланк документа не допускается. 3. Объявление на взнос наличными может заполнить только материально-ответственное лицо предприятия (кассир, главный бухгалтер, бухгалтер по денежным средствам или руководитель предприятия). Как правило, заполнение документа входит в обязанности кассира, но в случае если тот заболел или по иным обстоятельствам не может заполнить документ, вместо него это может сделать любое другое материально-ответственное лицо. 4. Если организации необходимо перечислить деньги на расчетный счет другой организации или физического лица, то она не имеет права сделать это, минуя свой расчетный счет. Иными словами, предприятие обязано вначале внести наличность на свой расчетный счет и только потом переводить деньги со своего счета на расчетный счет других фирм. 5. Объявление на взнос наличными заполняется шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета. 6. Подчистки, помарки или исправления в документе не допускаются. Если была допущена ошибка, то испорченный бланк следует уничтожить и заполнить новый. 57 7. В процессе заполнения Объявления на взнос наличными принимают участие несколько человек: кассир организации и банковские служащие (операционист, главный бухгалтер и кассир банка). 8. После заполнения бланк документа разделяется кассиром банка на три части по линиям отреза: • «объявление» остается в банке; • «квитанция» отдается кассиру для отчета в своей организации; • «ордер» прилагается к банковской выписке по расчетному счету организации и остается в банке до тех пор, пока бухгалтер предприятия не придет в банк за этой выпиской. 9. Объявление на взнос наличными может быть заполнено как на предприятии, так и непосредственно в банке в момент сдачи денег. Обратите внимание, что организация должна сдать деньги именно в тот день, дата которого стоит в документе. 10. После того как деньги будут сданы в банк, по принесенной из банка «квитанции» составляется расходный кассовый ордер. Комментарии к заполнению граф и строк документа Вноситель денег (кассир): 11. На свободном месте в левом верхнем углу документа записывается, через кого денежные средства сдаются в банк в формате «Через, фамилия и инициалы в винительном падеже» (например: Через Беляеву О.А.). 12. В графе «Подпись вносителя» ставит подпись тот человек, который сдает деньги в банк. Следующие строки и графы вноситель заполняет несколько раз: соответственно в «объявлении», в «квитанции» и в «ордере». 13. В строках «_________20____» записывается та дата, когда деньги сдаются в банк. 14. В строках «От кого» и «Получатель» указывается полное наименование предприятия и место его регистрации (только название населенного пункта). Эти данные указаны в «Свидетельстве о реги58 страции предприятия», копию которого можно взять у руководителя организации или у главного бухгалтера. 15. В строках «Банк получателя» указывается наименование и место расположения (только населенный пункт) банка, в который сдаются деньги. Эти данные можно узнать из справки банка, выдаваемой организации при открытии счета. Копию справки можно получить у главного бухгалтера. 16. В графы «Для зачисл. на счет №» и «Дебет, Кредит, Счет №» вписывается номер расчетного счета предприятия. Этот номер указан в «Договора о расчетно-кассовом обслуживании», копию которого можно получить у главного бухгалтера. 17. В графах «сумма цифрами» и «Сумма общая» записывается сдаваемая сумма обязательно с указанием копеек через тире. 18. В строках «сумма прописью» записывается та же сумма, что в графах «сумма цифрами». Запись следует делать с самого начала строки и с заглавной буквы. Оставшееся свободным место заполняется прочерком. 19. В строках «Источник взноса» следует отметить те обстоятельства, при которых лимит остатка кассы был превышен. Например: • «Депонированная заработная плата/аванс» – в случае, если в течение 3 дней некоторые сотрудники организации не смогли получить предназначенные им деньги; • «Неиспользованный аванс» – в случае, если подотчетник потратил не все выданные ему наличные деньги и принес обратно остаток; • «Прочие доходы» – в случае превышения лимита по иным обстоятельствам. Банковские служащие: 20. Заполняют в бланке следующие строки: • в «объявлении»: «Объявление №», «Бухгалтер», «Деньги принял кассир»; 59 • • в «квитанции»: «Квитанция №», «М.П.», «Бухгалтер», «Деньги принял кассир»; в «ордере»: «Ордер №», «Частные», «Символы», «Бухгалтер», «Кассир». Что ж, вот и подошло к концу изучение курса лекций. Надеемся, вы успешно справились со всеми заданиями и научились заполнять все необходимые в работе кассира документы. Для того, чтобы вы могли лучше закрепить пройденный материал, мы предлагаем вам перейти к изучению Приложения, выполнению «Компьютерного практикума» и сдаче «Дифференцированного зачета». Конец третьей лекции Конец учебного курса Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 60