Кассовые операции. Расчетный счет

НССУЗ НП «Региональный финансово-экономический техникум» БУХГАЛТЕРСКИЙ УЧЕТ (Первая лекция) __________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ..................................................................................................4 РАЗДЕЛ 1. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ......................................................6 Глава 1.1. Оборудование помещения кассы.........................................8 Глава 1.2. Работа кассира.....................................................................13 Глава 1.3. Поступление денег..............................................................17 Глава 1.4. Кассовая книга.....................................................................20 Глава 1.5. Расход денег.........................................................................29 Глава 1.6. Лимит кассы.........................................................................32 Глава 1.7. Отражение операций по кассе в бухгалтерском учете....39 Глава 1.8. Сдача денег в банк...............................................................43 Глава 1.9. Ревизия кассы.......................................................................45 РАЗДЕЛ 2. РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ.............................................................47 Глава 2.1. Открытие расчетного счета................................................47 Глава 2.2. Порядок работы с расчетным счетом................................56 Глава 2.3. Платежное поручение.........................................................61 Глава 2.4. Расчеты по инкассо..............................................................82 3 ВВЕДЕНИЕ Здравствуйте! Вы приступаете к изучению одной из самых важных профессиональных дисциплин – «Бухгалтерский учет». Она объединяет в себе большое количество различных тем. Мы предлагаем Вашему вниманию курс лекций по дисциплине «Бухгалтерский учет». В курсе будут рассмотрены следующие темы. 1. «Кассовые операции» Вы узнаете, как нужно вести кассовые операции на предприятии. Найдете ответы на многие вопросы: Как должно быть оборудовано кассовое помещение? В каких суммах организациям разрешено хранить наличность? Как отражать выдачу и поступление денег в кассу? и многое другое. 2. «Расчетный счет» Вам будет подробно рассказано, как правильно открыть расчетный счет для организации и какие документы для этого понадобятся. Более того, Вы узнаете, как снять деньги с расчетного счета и как перечислить их с одного счета на другой. Иначе говоря, получите полное представление о работе с банковским счетом. 3. «Учет материальных запасов» Вы познакомитесь с работой бухгалтера по материально-производственным запасам, изучите порядок действий бухгалтера при поступлении, перемещении и списании материальных запасов. Здесь Вы узнаете, какими способами могут быть списаны материалы в производство, а также познакомитесь с различными бухгалтерскими проводками и документами, которые их подтверждают. 4. «Основные средства» Данная тема весьма объёмна. Ей посвящена большая часть курса. Почему так много? Дело в том, что с основными средствами связано много процессов, которых нет в учете других активов. Например, на основные средства нужно начислять амортизацию, их надо ре4 монтировать, модернизировать, а можно еще переоценивать и отправлять на консервацию. Помимо курса лекций Вашему вниманию предлагаются «Приложения». В них размещены образцы бухгалтерских документов и вырезки из законов, на которые ссылается курс. Приложения, как и сам курс, тоже разделены на части. Их названия говорят сами за себя: • приложения к разделу «Кассовые операции»; • приложения к разделу «Расчетный счет»; • приложения к разделу «Учет материальных запасов»; • приложения к разделам «Основные средства». Теперь Вы знаете, что Вам предстоит делать. Поэтому можете садиться поудобнее и приступать к изучению дисциплины «Бухгалтерский учет». Желаем удачи! 5 РАЗДЕЛ 1. КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ Раздел, который вы начинаете изучать, практически полностью посвящен одному единственному бухгалтерскому счету – счету 50 «Касса». Сразу же добавим, что кроме чисто бухгалтерских понятий мы постараемся рассказать в нем о множестве других полезных вещей. Например, вы узнаете, кто такие кассиры-операционисты, как должно быть оборудовано помещение кассы, что такое кассовый аппарат и как им пользоваться, как должен действовать сотрудник организации, получающий и сдающий наличность в банк и т.д. Согласитесь, что об этих вещах, неразрывно связанных со словом КАССА, прежде всего, необходимо знать двум должностным лицам – главному бухгалтеру и руководителю предприятия. Именно эти люди должны организовывать и контролировать порядок ведения кассовых операций на предприятии. И именно они будут отвечать перед контролирующими органами за какие-либо промахи в организации работы кассы предприятия. Чтобы свести на нет такие промахи, мы решили создать данный раздел. Но прежде, чем начать его изучение, давайте вспомним, что обозначает 50-й счет на схеме Аксенова – через него проходят все денежные потоки, связанные с поступлением или расходованием наличных денег. Движение денег оформляется первичными документами. Затем на основе первичных документов заполняются бухгалтерские книги и журналы. После этого обработанные данные переносятся в бухгалтерскую отчетность. И если о первичных документах вы знаете уже достаточно много, то с книгами и журналами практически не встречались. Мы обязательно восполним этот пробел на страницах данной лекции. Однако прежде чем начать, нужно обратить ваше внимание на один важный момент. Дело в том, что рассматривать кассовые операции можно с позиции большого и с позиции малого предприятий. 6 Чем большое предприятие отличается от малого? Очевидно, что масштаб работ на крупном предприятии значительнее, чем у небольшой организации. Следовательно, для обработки получаемой информации потребуется большее количество людей. Это утверждение можно отнести к любому участку работы на большом предприятии. В том числе и к кассе. Поэтому, для ведения кассовых операций на большом предприятии, необходимо несколько человек. В этом разделе мы будем называть их так: • бухгалтер-кассир – это бухгалтер, отвечающий за счет «Касса»; • кассир – человек, работающий непосредственно с деньгами; • старший кассир – необходим, если на предприятии организовано несколько операционных касс (касса, оборудованная кассовым аппаратом); • кассир-операционист – кассир, имеющий дело с кассовым аппаратом. В маленькой организации, как правило, небольшой объем работ. И для ее кассы достаточно одного или двух человек. А иногда вообще всю работу по кассе выполняет один главный бухгалтер. Так как объединить исполнение обязанностей легче, чем их разделить, то рассматривать кассовые операции мы будем с позиции крупного предприятия. Поэтому усаживайтесь поудобнее в своем кресле (сразу же можно представить, что это кресло главбуха большого предприятия) и приступайте к внимательному изучению раздела «Кассовые операции». Для начала небольшая разминка. Попробуйте ответить на один вопрос: как нужно оборудовать помещение кассы, чтобы максимально обезопасить деньги, хранящиеся в ней? Конечно же, можно заказать суперпрочные конструкции, вмонтировать в двери детекторы, сканирующие сетчатку глаза (чтобы только избранные смогли попасть внутрь кассы), установить скрытые 7 видеокамеры и вести круглосуточное наблюдение за всеми событиями, разворачивающимися внутри и снаружи кассы. Но все это будет слишком дорогими излишествами, необходимыми разве что для оборудования хранилища крупного банка. Можно выбрать и другой путь – выделить под кассу ящик письменного стола в вашей бухгалтерии и посадить за этот стол кассира. Такой вариант обойдется вам значительно дешевле, но он не будет гарантировать защищенности денег. Чтобы установить параметры, соблюдение которых поможет оптимально обезопасить кассу любого предприятия, наше государство (в лице Центрального банка РФ) разработало два документа: 1. «Положение о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации» от 05 января 1998 года N 14-П, утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол N 47 в редакции изменений и дополнений1; 2. «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации», утвержденный Решением Совета Директоров Центрального Банка России 22 сентября 1993 года N 40. В последнем документе подробно изложено, как должно выглядеть помещение кассы. Давайте остановимся на данных требованиях и внимательно их изучим. Глава 1.1. Оборудование помещения кассы Итак, при слове «касса» вам должны представляться окошко в стене, через которое осуществляется прием и выдача наличных денег, и закрытая дверь. Это все, что можно увидеть снаружи. Так и должно быть, ведь касса – это изолированное помещение, специально оборудованное для приема, хранения и выдачи наличных денег. 1 Данный курс подготовлен с использованием справочной правовой системы Консультант плюс. 8 Основные требования по ее оснащенности описаны в Приложении N 3 к «Порядку ведения кассовых операций в РФ», которое называется «Единые требования по технической укрепленности и оборудованию сигнализацией помещений касс предприятий». Весь текст этого документа помещен в Приложении N 4. Сейчас вы должны изучить его для решения контрольной работы, которая будет предложена вам по завершении изучения курса лекций по дисциплине «Бухгалтерский учет». Если этот документ понадобится вам в практической работе, вы знаете, где его найти. Итак, для кассы необходимо выбрать отдельное помещение или создать таковое, изолировав его от других. В многоэтажных зданиях касса должна располагаться на промежуточных этажах. То есть первый и верхний этажи здания – это неподходящее место для кассы. Считается, что если касса располагается на первом этаже, то решетки на ее окнах намного легче взломать, чем, если бы она располагалась на верхних этажах. С другой стороны, в кассу, находящуюся на самом верхнем этаже, легко проникнуть через крышу. А как быть, если в строении всего два этажа? В этом случае под кассу нужно выделить помещение на верхнем этаже. Это считается более безопасным, чем если бы она расположилась на первом этаже. Все стены, пол и потолок должны быть капитальными. Капитальные – значит сделанные из камня, кирпича или бетона. Если вам не удалось подыскать помещение с соответствующими стенами и перекрытиями, то их нужно усилить металлическими решетками. Когда нужная комната найдена, необходимо подобрать подходящую дверь. Дверь кассы обязательно должна быть двойная с надежными замками. Наружная дверь должна быть не тоньше 4 см с двухсторонней листовой сталью. Она оснащается смотровым глазком и цепочкой с внутренней стороны и запирается как минимум на два врезных замка. Внутренняя дверь выполняется в виде стальной решетки из арматуры (не тоньше 16 мм) и закрывается на навесной замок. 9 Окна кассы также должны быть обрешечены стальными прутьями диаметром не менее 16 мм. Если по каким-либо причинам вам не удалось выполнить это требование, можно прибегнуть к другому варианту: закрывать окна щитами или ставнями, по конструкции схожими с входными дверями. При этом ставни должны запираться на замок. Укрепив стены, двери и окна, не забудьте про вентиляционные проемы. На них нужно установить металлические решетки. Теперь вам остается подключить сигнализацию, и можно считать, что доступ в кассу посторонних (злоумышленников) вы полностью исключили. Сигнализация должна отвечать нескольким требованиям. Во-первых, необходимо, чтобы она защищала от проникновения в кассу не только через окна, двери, но и через стены, потолок, вентиляционные короба и дымоходы (это охранная сигнализация). Во-вторых, чтобы обезопасить себя от случайного возгорания или умышленного поджога, касса должна быть оборудована пожарной сигнализацией. Обе сигнализации подключаются к электропитанию отдельно. Все провода сигнализации прокладываются скрыто и раздельно от освещения. В-третьих, чтобы преступники не смогли воспользоваться средствами взлома с электроприводом, в кассе необходимо предусмотреть обесточивание помещения. Включение электропитания кассы должно осуществляться только из изолированных от нее помещений. Все крышки аппаратуры сигнализации должны быть опломбированы электромонтером, устанавливающим сигнализацию, или инженерно-техническими работниками. И в технической документации по этому объекту обязательно нужно указать их фамилии и даты пломбирования. И, в-четвертых, на рабочем месте кассира оборудуется кнопка тревожной сигнализации для сообщения о разбойном нападении. Принимать и выдавать деньги кассир будет через специальное запираемое окошко размером не более 20 х 30 см (при больших разме10 рах его следует укрепить металлической решеткой типа «восходящее солнце» из стальных прутьев толщиной в 16-мм). Итак, теоретические основы обустройства кассы мы разобрали. Теперь поговорим о самом важном – санкциях, которые могут быть применены к организации, если у нее отсутствует специально оборудованная кассовая комната. Дело в том, что «Порядком ведения кассовых операций» за руководителем закреплена обязанность – обеспечить сохранность наличных денег, оборудовав и укрепив помещение кассы. Следовательно, отсутствие на предприятии оборудованной кассовой комнаты будет являться нарушением данного Порядка. А в соответствии с Кодексом об административных правонарушениях (КоАП) за такое нарушение налоговые органы вправе оштрафовать организацию на 40 000 – 50 000 рублей, а ее руководителя на 4 000 – 5 000 рублей. И надо сказать, что налоговая инспекция весьма активно этим правом пользуется. Причем штрафует она и тогда, когда кассовой комнаты нет совсем, и когда она есть, но не соответствует Единым требованиям по технической укрепленности. Организация может попытаться оспорить выставленный ей штраф в суде, но вероятность положительного исхода спора слишком мала. Более того, даже если ей посчастливится отбиться от данного штрафа, то это вовсе не означает, что ей можно расслабиться. В скором времени налоговая проверка придет в организацию снова. Поэтому если вы хотите избежать регулярных конфликтов с налоговой, то должны сделать все возможное для того, чтобы выполнить требования по оборудованию кассы. Ради справедливости отметим, что на практике оборудованная кассовая комната имеется только у крупных предприятий. Для этого у них есть все возможности. Большинство малых предприятий обязанность по оборудованию кассы не соблюдают. Во-первых, это связано с тем, что небольшие организации, как правило, редко обладают большими зданиями – их первоначальное 11 приобретение (будь то покупка или строительство) и дальнейшее содержание требуют значительных затрат. А для маленьких фирм это неоправданное отвлечение средств из оборота. Во-вторых, если у предприятия нет своего здания, то оно вынуждено арендовать его. Понятно, что аренда чаще всего стоит немалых денег. Поэтому в большинстве случаев для малого предприятия каждая комната на счету, и не многие из них могут позволить себе выделить отдельное помещение для кассы. В лучшем случае, в распоряжении кассира будет скромный уголок, с рабочим столом и сейфом. Но даже если «лишняя» комната найдется, арендодатель может быть категорически против перепланировки. Однако все это не освобождает малые предприятия от ответственности. При ближайшей проверке они могут быть оштрафованы налоговыми органами. При этом регулярная оплата таких штрафов может обойтись организации дороже, чем стоимость оборудованной кассовой комнаты. Поэтому, если вы когда-нибудь попадете на предприятие, в котором отсутствует кассовая комната, то ваша задача, как бухгалтера, предупредить руководителя о том, что отсутствие оборудованной кассовой комнаты может обернуться для организации большим штрафом, оспорить который будет сложно. А соблюдать установленные Порядком правила или нет – решать уже только ему. Но если в необорудованную должным образом кассу внезапно нагрянет налоговая инспекция или в ней произойдет кража или пожар (что еще хуже), то винить руководителю придется только себя! Итак, мы разобрались с оборудованием помещения кассы. Теперь важно заставить кассу работать. Прежде всего, требуется кассир. 12 Глава 1.2. Работа кассира Начнем с самого начала – с подбора необходимой кандидатуры. Вы уже знаете, что в кассе учитываются реальные деньги. Поэтому доверить ее можно не каждому. При возложении на человека обязанностей кассира следует учесть, что некоторые люди больше чем другие склонны к совершению негативных поступков. Отсюда вытекает, что к будущему работнику нужно внимательно присмотреться. Существуют люди, которые не могут быть допущены к работе в этой должности. Согласно «Порядку ведения кассовых операций в РФ», к «запрещенной» категории относятся лица: • ранее судимые за умышленные преступления, судимость которых не погашена или не снята в установленном порядке; • страдающие хроническими психическими заболеваниями; • злоупотребляющие спиртными напитками либо употребляющие наркотические вещества без назначения врача; • систематически нарушающие общественный порядок. • Но как узнать, что претендент на должность не попадает в этот список? В статье 65 Трудового кодекса РФ имеется перечень документов, которые работник должен предоставить при заключении трудового договора. Одним из таких документов является справка о наличии (отсутствии) судимости. На основе нее работодатель решит, подходит претендент на должность кассира или нет. Однако только этого документа не достаточно для приема кассира на работу. Работодателю еще нужны данные о гражданине из психо – и наркодиспенсера. Но бумаг, которые содержат такую информацию, нет в списке документов, установленном статьей 65 Трудового кодекса. А требовать от лица, устраивающегося на работу, документы, помимо предусмотренных Трудовым кодексом, работодателю запрещается законом. 13 В такой ситуации все недостающие сведения о кандидате работодателю следует получить у него самого. А в том случае, если это невозможно, он может обратиться за информацией к третьим лицам. НО! Такой способ получения сведений будет считаться правомерным при условии, что работник будет уведомлен об этом заранее и даст свое письменное согласие на это. Поэтому для получения сведений о психо –, нарко- и иных заболеваниях претендента на должность кассира «Порядок ведения кассовых операций» рекомендует работодателю самостоятельно обращаться в органы внутренних дел (ОВД) и медицинские учреждения (предварительно уведомив об этом работника). После того, как подходящая кандидатура на должность кассира найдена, руководитель издает приказ (решение, постановления) о назначении кассира на работу. После этого с кассиром должен быть заключен «Договор о полной индивидуальной материальной ответственности». Его образец представлен в Приложении N 5 «Образцы бухгалтерских документов». Такой договор обязательно подписывается перед тем, как кассир начнет выполнять свои обязанности. Кроме заключения «материального» договора будущего кассира обязательно нужно под расписку ознакомить с «Порядком ведения кассовых операций в РФ». Это поможет вашему предприятию избежать многих проблем. И только теперь кассир может начинать работать. Придя на работу, он в первую очередь должен обратить внимание на сохранность замков, дверей, решеток и печатей, затем – убедиться в исправности охранной сигнализации. В случае обнаружения повреждений кассир обязан немедленно доложить об этом руководителю предприятия. Если видимых повреждений не обнаружено, кассир может приступить к выполнению своих обязанностей. При этом как таблицу умножения кассиру нужно соблюдать следующие правила: 14 • доступ посторонних лиц в помещение кассы должен быть строго запрещен; • кроме денег предприятия в кассе не должны находиться никакие другие денежные суммы и ценности. Наличные денежные средства кассир должен хранить в сейфе. Это несгораемый металлический шкаф, который по окончании работы закрывается ключом и опечатывается печатью кассира. Также важно знать, что кассир никоим образом не должен расставаться с ключами от сейфа и печатями. Их запрещается оставлять в условленных местах и передавать посторонним лицам. Кроме этого, ни при каких обстоятельствах кассир не имеет права изготавливать неучтенные дубликаты. Чтобы проконтролировать сохранность ключей и печатей, руководству предприятия необходимо не реже одного раза в квартал проводить проверку их наличия. Для этого приказом руководителя назначается специальная комиссия, которая фиксирует результаты проверки в акте. Если в ходе проверки выяснится, что ключ потерян, то руководитель обязан сообщить о случившемся в органы внутренних дел и немедленно заменить замок. Если обнаружен взлом кассы, то руководитель также должен сообщить в органы внутренних дел и организовать охрану ее содержимого. Давайте отвлечемся от обязанностей руководителя и продолжим знакомство с работой кассира. Человек, занимающий эту должность, принимает и выдает деньги, полностью отвечая за их сохранность. При этом предприятие может потребовать «отчет» о доверенных кассиру средствах. Если в кассе обнаружится недостача, то вся вина будет возложена на кассира – именно он является материально-ответственным лицом, на него ложится ответственность за все поступающие в кассу и выдаваемые из нее деньги. Такая ответственность возникает у кассира на основании 15 подписанного им «Договора о полной индивидуальной материальной ответственности», о котором вы уже знаете. Еще раз подчеркнем: ответственность за сохранность ценностей в кассе лежит на кассире и только на нем. Любые оправдания кассира не могут быть приняты во внимание. В большинстве случаев такие оправдания сводятся к тому, что это не его ошибки – это ошибки человека, замещавшего кассира. Поэтому он (кассир) не должен нести за них ответственность. Запомните: даже если ответственному лицу необходимо срочно оставить кассу (например, в случае болезни), его обязанности передаются другому человеку, который назначается приказом руководителя. С этим работником тоже заключается договор о полной материальной ответственности. Находящиеся в кассе ценности немедленно пересчитываются тем кассиром, которому передается касса. Такая проверка должна происходить в присутствии руководителя организации и главного бухгалтера или специальной комиссии, назначенной приказом руководителя. Данная процедура называется ревизией. О том, как она проводится и как оформить ее результаты, мы расскажем чуть позже. А пока нужно запомнить, что кассир не может самовольно передавать выполнение порученной ему работы другим лицам. Рассмотрим еще одну интересную ситуацию, связанную с деятельностью кассира. Представьте себе небольшое предприятие. В таких организациях обязанности кассира часто выполняет главный бухгалтер. Это не запрещено. Но в такой ситуации руководитель должен быть особенно внимателен, когда подписывает кассовые документы. Дело в том, что при совмещении должностей главного бухгалтера и кассира значительно расширяется поле для злоупотреблений. Все происходит следующим образом: кассир выдает деньги, получая на это разрешение у главного бухгалтера. Главбух, во-первых, подписывает платежные документы и, во-вторых, ставит на них печать предприятия. А теперь представьте ситуацию, когда обязанности 16 кассира и главного бухгалтера выполняет один и тот же человек – перед ним сразу же открывается заманчивая перспектива разрешать самому себе выдавать деньги. Единственным лицом, которое сможет контролировать работу кассы, будет руководитель предприятия. Поэтому, чтобы такие ситуации не возникали, а руководитель не тратил драгоценное время на выполнение чужих обязанностей, ведение кассы лучше поручить отдельному человеку. Глава 1.3. Поступление денег Любое поступление денег в кассу организации оформляется приходными кассовыми ордерами. Итак, в кассу поступают деньги. Как нужно оформить это действие и что нужно помнить при его совершении? Все начинается с бухгалтера-кассира, который выписывает приходный кассовый ордер. (Правильно заполненный образец данного документа вы можете увидеть в Приложении N 5). Все реквизиты кассового ордера заполняются сразу только в том случае, если на предприятии ведется автоматизированный учет. Если же кассовые документы выписываются вручную, то при поступлении ордера в кассу в нем может отсутствовать так называемая бухгалтерская информация. К этой информации относятся «счета», «субсчета», «аналитические счета», «коды структурных подразделений». Подробнее о такой информации мы расскажем, когда будем говорить об обработке кассовых документов. Допустим, приходный кассовый ордер выписан. Прежде чем отдать документ в кассу, бухгалтер заносит его в «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов». Журнал регистрации состоит из двух одинаковых по своему содержанию частей (его заполненный образец мы представили в Приложении N 5). В левой части записи ведутся по приходным документам, в правой – по расходным. По каждому документу указываются дата составления, порядковый номер и сумма. Кроме того, в журнале есть 17 графа «Примечание». В нее вносится информация, соответствующая графе «Основание» приходного или расходного документа. Давайте на этом остановимся и вернемся немного назад – к приему денег. Зарегистрировав приходный кассовый ордер, бухгалтер-кассир передает его в кассу. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления (п. 19 ч. II «Порядка ведения кассовых операций в РФ»). При этом бухгалтер должен помнить: ордера не выдаются на руки лицам, вносящим деньги – их должен получать непосредственно кассир. При поступлении из бухгалтерии приходных кассовых ордеров кассир обязан проверить следующее: • наличие и подлинность подписи главного бухгалтера; • правильность оформления документа; • наличие перечисленных в документе приложений. В случае несоблюдения одного из перечисленных условий, документ передается в бухгалтерию на доработку. Если приходный кассовый ордер оформлен правильно, то кассир подписывает ордер и ставит на него штамп или делает надпись «ОПЛАЧЕНО» («ЧИСЛО, МЕСЯЦ, ГОД»). Итак, кассир принимает деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. Кто может быть таким лицом? В больших организациях на долю главного бухгалтера выпадает огромный объем работы. Поэтому чтобы все успеть, ему нужны «помощники». Ими становятся старшие бухгалтера. В зависимости от размеров предприятия и соответственно объемов его работы, это может быть несколько достаточно квалифицированных и опытных бухгалтеров. При приеме наличных денег кассиру нужно быть готовым к тому, что у принимаемых купюр и монет может быть плохой внешний вид. Подобные ситуации разрешаются на основании Указания ЦБ РФ от 26.12.2006 N 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах 18 обмена банкнот и монеты банка России». Согласно этому документу подлежат приему банкноты со следующими повреждениями: • загрязненные, изношенные, надорванные; • имеющие потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов; • утратившие углы и края, если это не ставит под сомнение подлинность банкнот. Для монет допустимы мелкие механические повреждения, но при этом изображение на лицевой и оборотной стороне должно быть полностью сохранено. Кроме того, некоторые банкноты подлежат обмену в банке. Это могут быть банкноты, не содержащие признаков подделки, но имеющие повреждения следующего характера: • утратившие значительный фрагмент, но сохранившие не менее 55 процентов от первоначальной площади (в том числе обожженные, обугленные, истлевшие); • склеенные из фрагментов, если один фрагмент или несколько фрагментов (они должны безусловно принадлежать одной банкноте) занимают не менее 55 процентов от первоначальной площади банкноты; • составленные из двух фрагментов, принадлежащих разным банкнотам одного достоинства, если каждый из них отличается по графическому оформлению и занимает не менее 50 процентов от первоначальной площади банкноты; • изменившие окраску и свечение в ультрафиолетовых лучах, если на них отчетливо просматриваются изображения (за исключением банкнот, окрашенных красящими веществами, предназначенными для предотвращения их хищения при перевозке и хранении); • имеющие брак изготовителей. 19 Убедившись в подлинности принимаемых денег, кассир должен пересчитать их, подписать приходный кассовый ордер, затем оторвать от него квитанцию и отдать ее человеку, сдавшему деньги. Запомните: на квитанции обязательно должны стоять подписи главного бухгалтера и кассира, а также печать организации и штамп. На этом разговор о приходных кассовых ордерах можно закончить. Но есть еще один очень важный момент. Чтобы ни один приходный или расходный документ не выпал из зоны внимания кассира, им ведется кассовая книга. Глава 1.4. Кассовая книга Любые поступления наличных денег и их выдача должны быть зарегистрированы в этой книге. Ведение кассовой книги возлагается на кассира, а контроль за правильностью ее заполнения – на главного бухгалтера. Можно считать, что кассовая книга – самый главный документ, оформляемый в кассе предприятия. Поэтому к нему предъявляются особые требования, о которых мы сейчас расскажем. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу. Чтобы кассир не смог выдернуть из нее страничку, она должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Общее количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера. Это не позволит недобросовестному кассиру заявить, что в книге, например, было всего 10 листов вместо реальных тридцати. Записи в кассовую книгу делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными. Это будут отчеты кассира. Поэтому при сравнении первый и второй экземпляры не должны отличаться друг от друга. По окончании каждого рабочего дня главный бухгалтер проверяет правильность записей в кассовой книге, наличие всех перечис20 ленных кассовых ордеров, и заверяет отчет кассира и записи в книге своей подписью. После этого у бухгалтера-кассира и кассира нет возможности что-то изменить в одностороннем порядке. Заполняя кассовую книгу, нельзя совершать следующую ошибку. Некоторые предприятия в нарушение установленного порядка отражают операции в кассовой книге не за каждый день, а суммарно за какой-либо период времени (10 дней, месяц). На листе в таком случае указывается период, за который отражены операции. Например: «Касса за 1-10 ноября 2011 года». Это в корне неправильно и может повлечь за собой множество ошибок, а также нарекания налоговых органов. Поэтому, ежедневно в конце рабочего дня кассир должен подсчитывать итоги операций за день, выводить остаток денег в кассе на следующее число и передавать в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Так что, если вы как бухгалтер не хотите, чтобы ваше предприятие и руководитель платили штрафы, делайте записи в кассовой книге за каждый день, когда производились операции. Правильно заполненный образец листа кассовой книги вы увидите в Приложении N 5 «Образцы бухгалтерских документов». Мы разобрались с тем, что и как надо писать в кассовой книге. Надеемся, что при ее заполнении вы не будете совершать сознательных ошибок. Однако никто из вас не застрахован от простой описки. Если вы все-таки испортили лист кассовой книги, не вырывайте его. Это место нельзя ни в коем случае даже подчищать. Необходимо просто исправить ошибку (тонкой линией зачеркнуть неверную запись, а над ней написать нужную сумму) и заверить исправление подписью главного бухгалтера или заменяющего его человека. Кассир, совершивший ошибку, также ставит свою подпись под исправлением. 21 Рассмотрим другие документы, которые могут использоваться для поступления наличных средств. Прежде всего, остановимся на приходе денег из банка. До этого мы уже говорили: любое поступление денег оформляется приходными кассовыми ордерами. Однако для получения средств из банка, необходим еще один документ – денежный чек. Составлением этого документа занимается бухгалтер-кассир. Он заполняется в тех случаях, когда в кассе предприятия не хватает наличных денег для проведения каких-либо выплат. Чаще всего предприятие решает снять недостающую сумму с расчетного счета. Процедура выглядит следующим образом: бухгалтер звонит в обслуживающий банк и «заказывает» необходимую сумму на такое-то число. Затем бухгалтер открывает чековую книжку, выданную предприятию в этом банке, и начинает ее заполнять. Листы этой книжки и есть те чеки, которые дают право на получение наличных средств. Денежные чеки состоят из двух частей: корешок чека и собственно чек. Корешок чека остается в чековой книжке. Он хранит информацию о дате, сумме и получателе чека. Корешок подписывается руководителем и главным бухгалтером. На его оборотной стороне указывается, по какому кассовому ордеру оприходованы снятые с расчетного счета деньги. Эта запись подтверждается подписью главного бухгалтера. Она означает, что деньги действительно сняты с расчетного счета. Непосредственно чек содержит следующую информацию: наименование организации, номер ее счета, место и дата выдачи чека, наименование учреждения банка, в котором обслуживается организация, сумма, снимаемая с расчетного счета (цифрами и прописью), а также указание, кому заплатить, и подписи руководителя организации и главного бухгалтера. Кроме того, на лицевой стороне чека есть контрольная марка и место для ее наклейки. Такая марка служит основанием для получения 22 денег непосредственно в кассе банка. Представьте себя кассиром. Придя в банк, вы отдаете чек и документ, удостоверяющий личность, операционисту банка. После проверки чека на правильность заполнения, он отрезает марку от чека и отдает ее вам. Затем операционист банка передает чек и ваш паспорт в кассу банка. Кассир банка, сверив данные чека с паспортом и полученной от вас контрольной маркой, выдает вам наличные деньги. А саму контрольную марку наклеивает на предназначенное для этого место. С лицевой стороной чека мы разобрались. Теперь поговорим об оборотной. Оборотная сторона чека содержит информацию о том, на какие цели предприятие снимает средства, отметки, удостоверяющие личность получателя, а также подписи руководителя, сотрудника, снимающего деньги, и банковские свидетельства об оплате чека. Образец заполнения чека показан в Приложении N 5. Унифицированной формы денежного чека не существует. Каждый банк разрабатывает ее самостоятельно. На этом давайте остановимся и подведем небольшой итог. Итак, чтобы снять деньги с расчетного счета, бухгалтер выписывает денежный чек, а чтобы оприходовать их в кассу предприятия – приходный кассовый ордер. Как это сделать, вы уже знаете. Сейчас рассмотрим ситуацию, когда наличные средства поступают в организацию от населения или от другой организации. Законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» предусмотрено два варианта оформления такого прихода денег – с использованием кассового аппарата и без его применения. Контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) – это контрольно-кассовые и электронно-вычислительные машины, используемые при осуществлении наличных денежных расчетов. Если предприятие входит в перечень, определенный в статье 2 названного закона, то при таких расчетах ему разрешено не применять 23 контрольно-кассовую технику (ККТ). Этот перечень вы сможете найти в Приложении N 1. Однако, отказавшись от применения ККТ, предприятия должны будут использовать бланки строгой отчетности. Эти документы приравниваются к кассовым чекам и являются их своеобразной заменой. Порядок утверждения формы бланков строгой отчетности прописан в Положении «Об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники» от 6 мая 2008 г. N 359 (нач. действия ред. 19.03.2009). Согласно п. 2 данного Положения при оказании услуг населению на бланках строгой отчетности оформляются квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. Сегодня бланки строгой отчетности организация может разрабатывать самостоятельно, с учетом требований, изложенных в Положении N 359. Разработанный бланк нужно будет утвердить приказом по организации. При этом в пункте 5 Положения N 359 имеется уточнение, которое гласит: в случае, если федеральные органы исполнительной власти наделены полномочиями по утверждению форм бланков документов, то организация должна использовать формы, которые были разработаны этими органами. То есть получается, что предприятие может самостоятельно разрабатывать бланки строгой отчетности только в том случае, если они не установлены федеральными органами власти. Таким образом, для того чтобы определить, какой бланк организации нужно использовать, необходимо сначала проверить, нет ли для данного вида услуг действующей утвержденной формы. Если такая форма есть, то надо использовать именно ее, а если нет - организации придется разработать форму бланка самостоятельно. Все бланки строгой отчетности учитываются строго по номерам. Если у кассира было определенное количество бланков, то за каждый 24 из них ему придется отчитаться перед бухгалтером. Поэтому если при заполнении он испортил бланк, то его нужно обязательно сохранить. Неправильно заполненный бланк документа необходимо перечеркнуть и приложить к «Книге учета бланков документов» 2. Испорченный бланк пригодится кассиру при проверке бланков документов строгой отчетности и послужит оправданием того, что он не присвоил себе деньги. Теперь вы знаете, какие бумаги необходимо заполнять, если ваша организация не использует кассовые аппараты. Осталось рассмотреть ситуацию, когда предприятие не вошло в число организаций, освобожденных от использования контрольно-кассовой техники, и обязано ее применять. В таком случае вам надо установить у себя контрольно-кассовую или электронно-вычислительную машину. Этого требует Закон РФ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» и «Порядок ведения кассовых операций в РФ». Неприменение ККТ грозит предприятию штрафными санкциями. О размерах штрафов мы расскажем вам позже, а сейчас вернемся к кассовым аппаратам. Конечно же, при выборе кассового аппарата вы будете искать наиболее удобный и подходящий для вашей деятельности, но и здесь есть один важный момент. При покупке убедитесь, что данная модель допущена к использованию. То есть, включена в Государственный реестр контрольно-кассовой техники, используемой на территории Российской Федерации. В противном случае ее применение будет незаконным, что практически приравнивается к ее отсутствию. 2 «Книга учета бланков документов» предназначена для учета бланков, изготовленных типографским способом, по их наименованиям, сериям и номерам. Унифицированной формы Книги учета нет, поэтому организация может разработать ее самостоятельно. 25 Итак, с выбором кассы мы разобрались. Теперь давайте разберемся с теми обязательствами, которые накладываются на ваше предприятие. Организации, использующие ККТ, в обязательном порядке должны: • регистрировать ККТ в налоговых органах; • применять исправную, опломбированную в установленном порядке контрольно-кассовую технику, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов; • обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники; • обеспечивать работникам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию; • при первичной регистрации и перерегистрации ККТ вносить данные об этих событиях в фискальную память 3, а также производить замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов; • выдавать вместе с покупкой чек. О каком чеке идет речь? Это кассовый чек. Не следует путать его с денежным, который используется для снятия денег с расчетного счета. Выдачей кассовых чеков занимается кассир-операционист. На этом чеке, в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. N 745, должны отражаться следующие реквизиты: • наименование организации; 3 Фискальная память – это неотъемлемая часть контрольно-кассовой техники. Она обеспечивает регистрацию и хранение информации о денежных расчетах организации. Эта информация необходима для правильного расчета налогов, так как ее невозможно подкорректировать. 26 • идентификационный номер организации-налогоплательщика; • заводской номер ККМ; • порядковый номер чека; • дата и время покупки (оказания услуги); • стоимость покупки (услуги); • признак фискального режима. Кассовый чек с такими параметрами печатает исправный кассовый аппарат. Если же ККМ неисправна, то согласно требованию «Типовых правил эксплуатации ККМ при осуществлении денежных расчетов с населением»4 она обязательно должна быть отремонтирована в техническом центре, прошедшем аттестацию на обслуживание кассовых аппаратов. Продолжим наш разговор о кассовых чеках. Выбивая (или выписывая) такие чеки, кассир-операционист не застрахован от совершения ошибки. Как ее можно исправить? В конце смены в присутствии администрации предприятия кассир-операционист составляет акт по форме N КМ-3 «О возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам)». При этом на ошибочных чеках ставит штамп «Погашено» или просто надрывает его с одной стороны. Затем кассир-операционист наклеивает «неправильный» чек на лист бумаги и вместе с актом передает в бухгалтерию. Для нее это будет оправдательный документ, объясняющий наличие «лишних» чеков. Иногда ошибка кассира-операциониста может вызвать конфликт с покупателем. В этом случае клиент имеет право потребовать «снятия» кассы (пересчета в ней денег). Это делается только в присутствии представителя администрации. Если окажется, что покупателю была 4 Применяется в части, не противоречащей Федеральному закону от 22.05.2003 N 54-ФЗ. 27 выдана сдача не в полном объеме, то недостающую сумму придется выплатить. Деньги по возвращенным покупателями чекам выдаются только при наличии на таких чеках подписи директора (заведующего) или его заместителя. И эти суммы можно получить только в той кассе, в которой был выдан чек. Заканчивая рабочий день, кассир-операционист сдает выручку по приходному кассовому ордеру старшему кассиру. На крупных предприятиях обычно организуется несколько касс. Однако данные из каждой кассы должны переноситься в единственную кассовую книгу, ведущуюся на вашем предприятии. При этом общая сумма наличных денег в кассах не должна превышать лимит остатка кассы, устанавливаемый также для всего предприятия в целом (подробнее в главе 1.6). Чтобы уследить за всем этим, крупному предприятию необходим человек, отвечающий за правильное ведение «кассового» участка работы. Им становится старший кассир. Перед началом рабочего дня главный (старший) кассир должен выдать обычным кассирам авансом необходимую сумму под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Заполнить эту книгу не составит для вас никакого труда – ее форма проста и доступна. Поэтому мы просто приведем пример ее заполнения в Приложении N 5 «Образцы бухгалтерских документов». В конце дня главный (старший) кассир собирает от кассиров отчеты о выданном им авансе и о деньгах, принятых по приходным документам, и получает остаток наличных денег, о чем вновь производит запись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств. Теперь нужно сказать несколько слов о штрафах за несоблюдение требований по применению контрольно-кассовой техники. Налоговые органы, ссылаясь на статью 14.5 Кодекса Российской Федерации «Об административных правонарушениях», могут наложить на вас штраф за: 28 • неиспользование кассового аппарата. Следует также принять во внимание, что ККТ оснащена фискальной памятью (специальным запоминающим устройством). Если вы отключите этот блок или он у вас сломается, но аппарат будет продолжать использоваться в таком виде, то это приравнивается к неприменению контрольно-кассовой техники; • использование неисправного кассового аппарата или техники, которая не соответствует установленным требованиям либо используется с нарушением законодательства РФ; • невыдачу чека или выдачу его с указанием суммы меньше уплаченной покупателем. Согласно действующему КоАПу (Кодексу об административных правонарушениях), перечисленные выше нарушения влекут за собой предупреждение или наложение штрафа в размере: • на граждан – от одной тысячи пятисот до двух тысяч рублей; • на должностных лиц – от трех тысяч до четырех тысяч рублей; • на юридических лиц – от тридцати тысяч до сорока тысяч рублей. Вот и все, что вы должны знать о приходе денег. Глава 1.5. Расход денег В предыдущих главах этого раздела мы разобрались с приходом денег. Теперь давайте поговорим о противоположной ситуации – о том, как правильно оформить их расход. Для начала определимся с тем, на какие цели могут выдаваться денежные средства из кассы. К ним можно отнести, например, выдачу денег под отчет сотрудникам организации, выплату им заработной платы, пособий, возмещение командировочных расходов и т.д. Для оформления любой из таких операций в бухгалтерском учете используется установленная форма первичного бухгалтерского документа – расходный кассовый ордер. Помимо него для выдачи денег 29 из кассы могут применяться другие документы: платежные (расчетноплатежные) ведомости, заявления на выдачу денег, счета и др. Но использовать эти документы для выдачи денег можно только в том случае, если на них будет поставлен штамп с реквизитами расходного кассового ордера. Иначе такая кассовая операция будет незаконной. Пример заполнения расходного кассового ордера показан в Приложении N 5. Итак, расходные кассовые ордера (впрочем, как и приходные) не выдаются на руки людям, получающим деньги. Они поступают в кассу из бухгалтерии. Кассир должен сразу же проверить их. Он следит, чтобы: • на документе были все подписи, в том числе разрешительная подпись (надпись) руководителя; • документ был оформлен правильно, и на нем не было подчисток и исправлений; • присутствовали все приложения. При обнаружении каких-нибудь ошибок кассир должен вернуть документы на доработку в бухгалтерию. Если все документы в порядке, то кассир подписывает ордер и ставит на всех приложенных к нему документах штамп или надпись «ОПЛАЧЕНО» с указанием даты (числа, месяца, года). Так же штамп «ОПЛАЧЕНО» можно поставить и на сам ордер, но это не обязательное условие. Только после того, как все эти действия выполнены, кассир выдает деньги. Кроме того, не забывайте о том, что расходные кассовые ордера, как и приходные, должны быть занесены как в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов, так и в кассовую книгу. Теперь давайте поговорим о других документах, по которым могут выдаваться деньги. Одними из них является платежная или расчетно-платежная ведомость. 30 Каждая организация самостоятельно решает, будет она пользоваться одной ведомостью (расчетно-платежной) или же будет оформлять две разные (расчетную и платежную). Поскольку мы изучаем именно кассовые операции, то нас будет интересовать только платежная ведомость или платежная часть расчетно-платежной ведомости. Они очень похожи между собой, так как содержат одинаковую информацию. В Приложении N 5 мы привели образец платежной ведомости. Когда ведомость передается из бухгалтерии в кассу, в ней остается незаполненным лишь столбец «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)». Работник, получающий деньги, обязан расписаться в нем. Эта запись будет служить оправданием: • с одной стороны, что кассир выдал деньги, а не положил их в свой карман; • с другой стороны, что деньги получил именно этот работник, а не кто-либо другой. Если работник не успел получить деньги в установленный законодательством срок (три рабочих дня), тогда в графе «Подпись в получении денег (запись о депонировании суммы)» кассир против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, делает отметку «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» указывается номер предъявленного документа. Невыплаченные деньги сдаются в банк (депонируются). Чтобы к следующему месяцу кассир не забыл, кому и сколько он остался должен, нужно составить соответствующий реестр депонированных сумм. Этим занимается кассир. Он вносит в реестр информацию о работниках и суммах не полученной ими зарплаты. Для отметок об оплате, которые делаются работниками бухгалтерии, предусмотрена специальная графа. В конце каждого реестра рассчитывается итоговая сумма произведенных выплат, которые относятся к данному месяцу. По истечении 31 квартала или года невыплаченные суммы переносятся в новые реестры. Унифицированной формы реестра депонированных сумм не существует. Наш образец заполнения реестра мы представили в Приложении N 5. В конце платежной ведомости указываются фактически выплаченные и подлежащие депонированию суммы заработной платы. После завершения выплат кассир расписывается в платежной ведомости, а затем на титульном листе ставит штамп: «Расходный кассовый ордер N __». После этого платежная ведомость становится полноценным расходником. Законодательством форма штампа не установлена, и потому она может быть произвольной. Порядком ведения кассовых операций не оговаривается и минимальный перечень реквизитов расходника, которые должен содержать штамп. Готовая платежная ведомость возвращается в бухгалтерию. Там она будет отмечена в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Обращаем внимание, что штамп с реквизитами расходного кассового ордера нужно ставить на платежную ведомость только в том случае, если впоследствии на выплаченную сумму не будет составлен расходник. Если же на предприятии деньги выдаются по платежной ведомости, а потом на всю выданную сумму составляется расходный кассовый ордер, то никаких штампов ставить не нужно. Кассир просто передает готовую ведомость в бухгалтерию, а бухгалтер оформляет на основании ее расходный кассовый ордер. Номер и дату ордера он проставит на последней странице ведомости. Глава 1.6. Лимит кассы Полное название этого понятия – лимит остатка кассы – раскрывает его сущность, закрепленную на законодательном уровне: каждому предприятию обслуживающий банк, по согласованию, устанавли32 вает такой лимит, и после этого предприятие не может накапливать в своей кассе денежную наличность сверх этой величины. Можно сказать, что таким образом государство контролирует движение наличных денег у каждого предприятия – ведь следить за безналичными деньгами на расчетном счете гораздо легче и удобнее. Давайте остановимся на установлении лимита более подробно. О его размере предприятие договаривается с обслуживающим банком. Для этого бухгалтер-кассир заполняет «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу на _____ год» (далее Расчет). Этот документ предоставляется в банк в двух экземплярах. При заполнении формы Расчета необходимо: • во-первых, указать в ней, на какой год испрашивается лимит, наименование предприятия, номер расчетного счета и, естественно, обслуживающий банк; • во-вторых, предоставить расчет на установление лимита. В нем отражается фактическая налично-денежная выручка и выплаты денег за последние 3 месяца (если у вновь созданных предприятий нет 3-х месяцев работы, то такие предприятия показывают ожидаемую сумму выручки и выплат наличных деньгами). Здесь же отражаются сроки сдачи выручки, часы работы предприятия и некоторые другие данные. Указав все необходимые сведения, предприятие вписывает в Расчет желаемую сумму лимита и просит разрешить расходование денег на определенные цели. Расчет подписывается руководителем и главным бухгалтером. Затем банк выносит решение и утверждает цели, на которые организация может выдавать наличные средства. Пример заполнения такого Расчета представлен в Приложении N 5. После установления лимита в кассе предприятия на конец каждого рабочего дня не должно быть наличных средств сверх лимитированной суммы. 33 Лимит кассы устанавливается, как правило, на год. Но если вам кажется, что вы очень часто возите излишки кассы в банк или вам постоянно не хватает наличности на осуществление платежей, то можете попросить банк о пересмотре лимита. И еще одна важная деталь: ограничение размера наличности в кассе устанавливается для всего предприятия, а не для одной его кассы. Если на вашем предприятии несколько касс, то это не дает вам право умножать установленный для предприятия лимит на количество касс. В таком случае вам нужно распределить общую сумму лимита между всеми кассами. Такое распределение надо оформить приказом руководителя и довести до каждого своего подразделения. В результате сумма лимитов остатка кассы всех подразделений должна быть равна общей сумме лимита. Если же у организации есть представительства и филиалы, которые выделены на отдельный баланс и у которых есть собственные расчетные счета, то эти подразделения могут согласовать лимит с банком самостоятельно. Лимит кассы нельзя превышать и на том основании, что ваше предприятие имеет счета одновременно в нескольких банках. В этом случае вы выбираете один из обслуживающих вас банков и предоставляете ему Расчет. Превысить лимит остатка кассы вы можете только в случае выдачи зарплаты, пособий, стипендий и только в течение трех рабочих дней (в условиях Крайнего Севера – пяти), включая день получения денег в учреждении банка. Вся остальная кассовая наличность будет считаться превышением лимита! Внимательно прочитайте этот абзац еще раз и подумайте, что это означает. Мы вам, конечно же, поможем. Рассмотрим числовой пример. В кассе ООО «Ромашка» на начало дня (15 августа) хранилось 2 000 рублей. В этот же день кассир снял деньги в банке на выдачу за34 работной платы сотрудникам – 45 000 рублей. В течение дня в кассу поступали деньги: покупатели рассчитались за приобретенную продукцию (7 000 рублей), подотчетник Чумаков вернул оставшуюся часть аванса (700 рублей). Сотрудникам организации были выданы деньги (зарплата), общая сумма которых составляет 20 000 рублей. Определим, какую сумму денег по истечении дня кассир обязан сдать в банк, если лимит остатка кассы организации равен 3 000 рублей. Прежде всего, подсчитаем общую сумму наличных денег, лежащих в кассе: 2 000 + 45 000 + 7 000 + 700 – 20 000 = 34 700, из них 25 000 рублей (45 000 – 20 000) предназначены для выдачи зарплаты сотрудникам, следовательно, эту сумму при расчете сверхлимитной наличности мы учитывать не будем. Напомним, что деньги для выдачи заработной платы могут храниться в кассе только в течение трех рабочих дней! Рассчитаем сумму, которую кассир должен сдать в банк: 34 700 – 25 000 – 3 000 = 6 700. Сделаем вывод. Если в кассе организации хранятся деньги на выдачу заработной платы, то это вовсе не дает вам право оставить в ней лишние деньги, полученные, например, от покупателей или подотчетных лиц, такая наличность все равно должна быть сдана в банк. Итак, чтобы не превышать лимит, все «лишние» деньги сдаются в банк. Сдача денег оформляется документом, который называется – «Объявление на взнос наличными». Оно состоит из трех почти одинаковых по содержанию частей. Первая часть документа – объявление – остается в банке; вторая – квитанция – выдается на руки вносителю денег; третья – ордер – прилагается к выписке банка по расчетному счету организации. Кассир организации заполняет в бланке практически все поля за исключением тех, которые предназначены для работников банка (номер, подписи бухгалтерского и кассового работников кредитной орга35 низации, а так же печать банка). Пример заполнения объявления на взнос наличными мы поместили в Приложении N 5. Нужно отметить, что раньше объявление на взнос наличными клиент всегда заполнял самостоятельно. Сегодня некоторые банки заполняют этот документ вместо клиента сами. Все, что требуется от представителя организации – это назвать вносимую на счет сумму и источник поступления денег. Остальные реквизиты объявления банковский работник заполнит на компьютере автоматически. Одни банки оказывают такую услугу бесплатно, другие – платно. Поэтому прежде чем идти и сдавать наличные деньги в банк, нужно изучить договор банковского счета и выяснить, оказывает ли ваш банк подобную услугу или нет. А затем ознакомиться с тарифами, установленными на нее. Это то, что касалось объявления на взнос наличными, но вернемся к соблюдению лимита. Мы не зря обращаем на это особое внимание. За накопление сверхлимитной наличности на предприятие может быть наложен штраф. Кроме того, штраф также предусматривается за неоприходование или неполное оприходование денег в кассу, за расчеты наличными сверх установленных сумм. Причем оштрафовать могут не только предприятие, но и его должностных лиц (руководителя и главного бухгалтера). Согласно статье 15.1 КоАП штраф для организации определяется от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей, для должностных лиц – от четырех тысяч до пяти тысяч рублей. Под сверхлимитной кассовой наличностью понимается средняя величина, рассчитанная исходя из общей суммы и количества календарных дней превышения остатка денег в кассе. Что это означает? Рассмотрим эту ситуацию на конкретном примере. Допустим, в ходе проверки соблюдения организацией кассовой дисциплины за сентябрь 2011 г. было обнаружено неоднократное превышение установленного банком лимита остатка кассы. 36 Превышение составило: 02.09.2011 — 150 руб.; 03.09.2011 — 150 руб.; 09.09.2011 — 60 руб.; 22.09.2011 — 230 руб.; 23.09.2011 — 190 руб. Итого: 780 руб. Всего количество дней превышения лимита — 5. При этом сверхлимитная наличность составит: 780 руб. / 5 = 156 руб. По итогам проверки сотрудники налоговой инспекции обяжут предприятие заплатить штраф. Размер его будет зависеть от того, насколько грубым сочтут нарушение, допущенное организацией, и может составить от 40 до 50 тысяч рублей. Теперь вы знаете, как поступать с деньгами, которые приходят в кассу вашего предприятия или выдаются из нее. Прежде чем продолжить изучение этого раздела, давайте обобщим все сказанное. Итак, бухгалтер-кассир выписывает кассовые документы, заносит их в журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и передает на исполнение в кассу. Кассир проверяет кассовые ордера и прилагаемые к ним документы, затем получает или выдает деньги. После этого он производит записи в кассовой книге. По окончании дня кассир подсчитывает итоги операций и выводит остаток денег в кассе. Затем он передает в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами. Далее, после проверки точности записи кассовых документов в кассовой книге, бухгалтер–кассир обрабатывает приходные и расходные кассовые ордера. В ордера вносятся коды структурных подразделений организации, счетов бухгалтерского учета и т.д. В общем, все то, о чем мы говорили в начале раздела. 37 Давайте остановимся на кодах целевого назначения поступления и выдачи из кассы денежных средств, о которых мы уже упоминали на страницах этого раздела. Эти коды разрабатываются непосредственно в вашей организации. Чтобы проставить их, потребуется лишь найти листок, на который они выписаны, или внести их по памяти. Например, все операции по поступлению денег с расчетного счета имеют код 01, от подотчетных лиц – 02, от реализации – 03 и т.д. Для того чтобы знать, на какие цели сняты деньги с расчетного счета, можно ввести что-то наподобие субсчетов к коду 01. Выглядеть это может примерно так: • 01/1 – на выдачу заработной платы; • 01/2 – на выплату депонированной зарплаты; • 01/3 – на командировочные нужды; • 01/4 – на прочие выплаты. Можно уточнить и поступления от реализации. Например: • 03/1 – готовой продукции; • 03/2 – услуг. Операции на расход денег закодируем следующим образом: • 05 – под отчет; • 06 – заработная плата; • 07 – для внесения на расчетный счет: • 07/1 – депонированная заработная плата, • 07/2 – сверхлимитный остаток кассовой наличности; • 08 – прочие выплаты. Однако на практике большинство организаций не уделяет особого внимания в документах графам «субсчет», «аналитический счет», «код целевого назначения». Это достаточно трудоемкая работа. Такая информация о деньгах необходима лишь крупным предприятиям. 38 Ведь у них большие денежные обороты и затраты на организацию такого учета будут оправданы. Если предприятие маленькое, то проследить за движением денег легче. Во-первых, у такого предприятия обороты значительно меньше. Во-вторых, все движение «на виду» и бухгалтер без особого труда будет отслеживать все кассовые операции самостоятельно. Теперь можно возвращаться к работе бухгалтера-кассира. Проставив корреспонденцию счетов на документах, он переносит ее в отчет кассира. Если кассир может самостоятельно составить счета в кассовой книге, то работа бухгалтера-кассира заметно ускоряется. Ему остается лишь проверить правильность указанных кассиром счетов. Сейчас давайте поговорим о возможных проводках по кассе. Глава 1.7. Отражение операций по кассе в бухгалтерском учете В наших курсах мы много раз говорили, что запоминать бухгалтерские проводки нельзя. Их нужно просто понимать. Такому же правилу нужно следовать и при изучении этой главы. Итак, нас интересует счет 50 «Касса» в корреспонденции с другими счетами бухгалтерского учета. Пополняя кассу, мы вливаем стоимость из кредита счетов в дебет счета 50. Дебетовое сальдо по кассе будет показывать, сколько денег находится в кассе на текущий момент, а дебетовые обороты – сколько денег поступило на 50-й счет за отчетный период. Откуда могут вливаться денежные средства? Допустим, вы организовываете предприятие. Естественно, что для оформления необходимых документов, вам понадобятся деньги. Так как расчетный счет еще не открыт, взять их из банка вы не можете. Где же найти нужные суммы? Их могут предоставить учредители в качестве вклада в уставный капитал. При этом бухгалтер делает за39 пись: Кредит 75 – Дебет 50 – погашена задолженность учредителей за счет взноса наличных в кассу предприятия. С открытием расчетного счета основной поток наличности вливается в кассу именно из банка. И бухгалтер отражает эту операцию проводкой: Кредит 51 – Дебет 50, на всю сумму поступивших денег. Если ваш счет пуст, то, возможно, удастся получить кредит или заем. В зависимости от срока делается проводка: Кредит 66 – Дебет 50 – для краткосрочных кредитов (займов) или Кредит 67 – Дебет 50 – для долгосрочных. Выручка от покупателей и заказчиков вливается к вам в кассу и отражается проводкой: Кредит 62 – Дебет 50 (при расчете наличными). В кассу деньги могут прийти от подотчетника, если у него осталась неиспользованная сумма. Она определяется в авансовом отчете и должна быть сдана предприятию. Бухгалтер при этом делает проводку: Кредит 71 – Дебет 50. Тем самым в кассу приходуются неистраченные деньги и списывается долг с подотчетника. И, наконец, ситуация, когда, согласно результатам проведенной ревизии, были обнаружены излишки в кассе. Такие неучтенные денежные средства обязательно должны быть отражены в бухгалтерском учете. Какой счет будет корреспондировать со счетом 50 «Касса» в этом случае? Для вас такие деньги как находка и вы вправе рассматривать их как доход от прочих операций. Значит, их нужно отнести на счет прочих доходов и расходов: Кредит 91/1 – Дебет 50. Теперь рассмотрим проводки, сопровождающие выдачу денег из кассы. Выплата заработной платы отражается записью: Кредит 50 – Дебет 70. Такой проводкой списывается задолженность вашего предприятия перед работниками, возникшая на 70-м счете после начисления заработной платы в кредит 70-го счета. Оплачивая депонированные суммы, производим запись: Кредит 50 – Дебет 76. 40 Деньги, переданные продавцу за товар, будут отражаться проводкой: Кредит 50 – Дебет 60. А погашение кредита или займа проводкой: Кредит 50 – Дебет 66 (67). Если вам предстоит отправить работника в командировку, то ему нужно выдать сумму на расходы по оплате проезда, жилья и т.п. Так как вы только предполагаете размер его предстоящих расходов, то их точная сумма вам неизвестна. Поэтому деньги, выданные работнику, вы оформите как аванс. Значит, на 71-м счете будет отражена сумма долга работника перед предприятием: Кредит 50 – Дебет 71. Бухгалтерия должна быть особенно внимательна при выдаче денег под отчет. Необходимо проверить полноту расчета подотчетного лица по предыдущему авансу. Только в случае полного отчета за израсходованные деньги бухгалтер имеет право оформить кассовый ордер на выдачу наличных средств данному работнику. При выдаче денег требуйте у их получателей документы, удостоверяющие личность, и выдавайте суммы только указанным в документах лицам. Еще один важный момент в работе бухгалтера-кассира – расчеты наличными деньгами. Предельный размер расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами (а так же между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем, между индивидуальными предпринимателями) на момент написания курса установлен Указанием Центрального Банка РФ от 20 июня 2007 года N 1843-У и составляет 100 000 рублей. Когда вам необходимо заплатить другой организации сумму свыше 100 000 рублей, то, чтобы избежать осложнений, переведите деньги в безналичном порядке (через расчетный счет). Причем, обратите внимание: лимит в 100 000 рублей установлен не для одного платежа, а для платежей по одному договору. Что это значит? Объясняем. Если у вашей организации заключен договор с другой организацией и платежи по нему планируется осуществлять наличными деньгами, то общая сумма этого договора не должна пре41 вышать 100 000 рублей. При этом неважно, когда именно будут выполняться платежи: в течение одного дня или в течение всего квартала. Представьте ситуацию. ЗАО «Грация» заключила договор на поставку товара с ООО «Микс» общей стоимостью 120 000 рублей. Платежи будут осуществляться в два этапа: в 1-м месяце «Грация» должна оплатить 80 000 рублей наличными, во 2-м – 40 000 рублей. Будет ли это нарушением законодательства? Да, так как общая сумма по одному договору превысит лимит. Штраф за несоблюдение этого требования предусматривается статьей 15.1 КоАП в размере от 40 000 до 50 000 рублей плюс от 4 000 до 5 000 рублей с должностных лиц предприятия. Еще один важный момент. Если в течение одного дня организация рассчитывалась наличными сразу по трем разным договорам (каждый из которых на сумму меньше 100 000 рублей), и в результате общая сумма платежа в день превысила 100 000 рублей, то это не будет являться нарушением. Ведь Центральный банк установил лимит для каждой конкретной сделки (договора), а общая сумма наличности, выдаваемой за день организацией, банком не ограничена. Вернемся к проводкам. Суммы недостач, выявленные при инвентаризации кассы, должны быть отнесены на 94-й счет «Недостачи и потери от порчи ценностей»: Кредит 50 – Дебет 94. Наконец, сверхлимитный остаток свободных денежных средств в конце дня должен быть сдан в банк на расчетный счет. В бухгалтерском учете это отражается проводкой: Кредит 50 – Дебет 51. В случае если вас обслуживают инкассаторы, то сданные им средства до зачисления на расчетный счет учитываются на счете 57 «Переводы в пути». Мы разобрались лишь с основными проводками. На практике проводки, связанные со счетом «Касса», могут быть гораздо разнообразнее. Но напоминаем, что их не надо заучивать. Их необходимо понять. Только в этом случае у вас не будет возникать проблем с их составлением. 42 Кроме наличных денег в кассе предприятия могут храниться так называемые бланки строгой отчетности (трудовые книжки и вкладные листы к ним, квитанции путевых листов автотранспорта и т.п.). При этом важно помнить: такие документы должны учитываться только на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Глава 1.8. Сдача денег в банк Давайте рассмотрим порядок сдачи денежных средств в банк. Чтобы зачислить средства на расчетный счет предприятия, их можно сдать: • в дневные и вечерние кассы банков; • инкассаторам; • в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк; • предприятиям связи для перечисления на счета в банках на основе заключенных договоров. К сдаче выручку необходимо подготовить: рассортировать банкноты по номиналам, сложить их в пачки по 100 одного достоинства и каждую пачку перевязать. Подготовленные деньги кассовый работник складывает в специальную сумку, ранее полученную от инкассатора, а затем оформляет препроводительную ведомость (по форме 0402300). В ней он указывает сдатчика и получателя выручки, банковские реквизиты. На оборотной стороне приводит покупюрный (по количеству видов денежных знаков каждого вида) перечень передаваемых средств. Препроводительная ведомость состоит из трех частей: ведомости, накладной и квитанции. Первая часть ведомости вкладывается в сумку, вторая часть - накладная к сумке - передается инкассатору при получении им сумки, третья часть - квитанция - остается у клиента. Банковский работник, приехав в организацию, предъявляет кассиру документ удостоверяющий личность и доверенность на инкассацию наличных денег, а также передает явочную карточку (по форме 43 0402303). Затем он вручает кассиру пустую сумку с соответствующей нумерацией. Сумка пригодится ему для сдачи средств в следующий раз. Явочная карточка – это документ, в котором отражается сведения о дате и времени сдачи денег инкассатору, информация о размере сданной суммы, и номере принятой сумки. Такую карточку банк ежемесячно оформляет для каждой организации. Но вернемся к инкассатору. Ознакомившись с его документами, кассир передает инкассатору сумку с деньгами, а также две оставшиеся части препроводительной ведомости: накладную и квитанцию. Инкассатор проверяет целостность суммы и правильность заполнения документов, переданных вместе с ней. Кассир заполняет явочную карточку. Делать это ему придется каждый раз при сдаче денег. После этого инкассатор подписывает квитанцию, переданную ему вместе с сумкой, ставит на ней штамп, дату приема сумки и возвращает ее кассиру. На этом сдача денег для организации завершена. Все остальное сделает сам банк. Там полученную от инкассатора денежную сумку вскроют и сверят сумму, находящуюся в ней, с зафиксированной в препроводительной ведомости. Если при этом будет выявлено расхождение, то банк в одностороннем порядке составит акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости. После проверки деньги будут зачислены на счет предприятия. Эта операция будет подтверждаться банковской выпиской. На практике часто можно встретить способ, при котором наличные деньги в банк сдает непосредственно представитель предприятия. Деньги при этом могут сдаваться без формирования и паковки банкнот в пачки. Такая операция оформляется в обычном порядке с составлением расходного кассового ордера, подтверждающего выбытие денег из кассы. При сдаче денег в банк представитель предприятия заполняет «Объявление на взнос наличными» (Приложение N 5). 44 Сразу же обратим ваше внимание, что во время транспортировки денежных средств из банка или в банк, ответственность за них несет руководитель организации. Ведь он не сможет предъявить банку претензии, если кассир организации не довезет средства, предназначенные для сдачи в его кассу. Банк в таком случае просто укажет на то, что это не он виноват в их утрате и за это не отвечает. Поэтому, чтобы не отвечать за утраченные при перевозке ценности, руководитель организации должен предоставить кассиру охрану при транспортировке денежных средств из банка или сдаче их в банк и, в случае необходимости, – транспортное средство. При этом кассиру (и сопровождающим его лицам) нельзя разглашать маршрут движения и размер суммы; нельзя подвозить посторонних лиц; нельзя переносить деньги пешком или пользоваться общественным транспортом; ни в коем случае нельзя заходить с ценностями на рынок, в магазины и т.п.; нельзя выполнять посторонние поручения. Глава 1.9. Ревизия кассы В заключение раздела «Кассовые операции», как мы и обещали, поговорим о ревизии кассы. К ревизии прибегают в разных случаях. Два самых распространенных из них – это, во-первых, смена кассира и, во-вторых, проверка, проводимая в сроки, установленные руководителем. Одной из особенностей ревизии кассы является то, что она всегда проводится внезапно (без предупреждения материально ответственного лица). Для осуществления ревизии необходима специальная комиссия, назначаемая приказом руководителя предприятия. Комиссия заходит в кассу и предъявляет кассиру приказ о проведении проверки. После этого помещение кассы закрывается. Никого, кроме членов комиссии и кассира, при проверке кассы быть не должно. 45 Если предприятие имеет договор, заключенный с аудиторской фирмой, то аудитор может потребовать проведения ревизии. При этом он не только организовывает проверку, но и подписывает ее результаты. До начала ревизии от каждого материально-ответственного лица (или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств) берется расписка о том, что все ценности переданы комиссии на проверку и можно приступать к пересчету. Затем комиссия пересчитывает денежную наличность и проверяет другие ценности, находящиеся в кассе. Пересчитанные суммы сверяются с записями в кассовой книге. Кроме этого, проверке могут быть подвергнуты результаты подсчета оборотов (сумм поступивших или выданных денег). Для контроля учета кассовых операций можно сверить суммы поступающих и расходуемых денежных средств по каждому отчету кассира. Данные по ним должны соответствовать суммам в бухгалтерских регистрах. По результатам ревизии составляются два экземпляра акта ревизии наличных денежных средств, каждый из которых подписывается материально-ответственным лицом. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у материально-ответственного лица. При смене кассира документ следует составить в трех экземплярах. Один экземпляр передается кассиру, увольняющемуся с должности, второй – кассиру, приступающему к обязанностям, и третий – в бухгалтерию. В приложении N 5 вы можете ознакомиться с «Актом ревизии наличных денежных средств». Форма этого документа приведена в «Порядке ведения кассовых операций» и является примерной. Итак, это была последняя глава, посвященная кассовым операциям, а это значит, что вы пополнили свои знания в бухучете новой информацией. Но это не предел, и впереди вас ожидает много всего интересного. 46 РАЗДЕЛ 2. РАСЧЕТНЫЙ СЧЕТ Глава 2.1. Открытие расчетного счета Любое предприятие может иметь сразу несколько расчетных счетов. Причем такие счета могут быть открыты как в одном банке, так и в нескольких. Но как бы там ни было – любой расчетный счет открывается по одинаковой схеме. Во-первых, предприятие должно выбрать банк, в котором захочет открыть счет. Какой именно банк выбрать – решать только вам. Все будет зависеть от того, какая из характеристик банка для вашего предприятия самая важная. К таким характеристикам может относиться надежность банка, его местонахождение, режим работы, стоимость открытия расчетного счета, стоимость дальнейшего обслуживания и т.д. Во-вторых, сразу после того, как банк выбран, необходимо подготовить документы для открытия расчетного счета. Правила, по которым оформляются такие документы, устанавливаются Банком России для всех коммерческих банков, действующих в нашей стране. Перечень документов, предоставляемых для открытия расчетного счета, в каждом банке может немного отличаться. Это зависит от специфики работы конкретного банка. Например, Курский филиал банка ИБК просил при подаче общеустановленных документов заполнить также анкету предприятия, в которой указывалось, какими видами деятельности занимается предприятие, как часто оно планирует пользоваться услугами банка, будет ли размещать свободные средства в депозите и т.д. Если вы столкнетесь на практике с неизвестным документом, то всегда сможете обратиться в юридическую службу банка и получить там самую подробную консультацию по его заполнению. Однако в большинстве случаев перечень требуемых документов не различается. 47 Для открытия счета в банк предоставляются оригиналы документов или их копии, заверенные в порядке, установленном законодательством. Так, предприятия, созданные в соответствии с законодательством РФ, представляют в банк: • свидетельство о государственной регистрации юридического лица; • учредительные документы юридического лица; • карточка с образцами подписей и оттиска печати; • документы, подтверждающие полномочия лиц, указанных в карточке, на распоряжение денежными средствами организации, находящимися на расчетном счете; • документы, подтверждающие полномочия единоличного исполнительного органа юридического лица; • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе; • лицензии (разрешения), выданные юридическому лицу в установленном законодательством РФ порядке на право осуществления деятельности, подлежащей лицензированию, в случае если данные лицензии (разрешения) имеют непосредственное отношение к правоспособности клиента заключать договор банковского счета соответствующего вида. Такой перечень установлен в Инструкции ЦБ РФ от 14 сентября 2006 г. N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». Кроме этой Инструкции существует еще несколько нормативных актов, определяющих порядок предоставления документов при открытии расчетного счета в те или иные органы. Прежде всего, это Налоговый кодекс, устанавливающий, что организации (индивидуальные предприниматели) обязаны письменно сообщить об открытии расчетного счета в налоговые органы. Для этого сразу после открытия счета, организация обязана заполнить доку48 мент под названием «Сообщение об открытии (закрытии) счета (лицевого счета)» (форма N С-09-1). Сообщение по форме N С-09-1 имеет три отдельных листа. Первый лист представлен в форме заявления налогоплательщика о факте открытия или закрытия счета с проставлением признака, в каком учреждении открыт счет, и указанием реквизитов лица, подтверждающего достоверность представляемых сведений. Предметная информация разделена и указывается на отдельных страницах в виде приложений к основному листу. Одно приложение-страница предназначено для заполнения в случае открытия (закрытия) счета в банке, второе – в казначействе или ином государственном органе. В обоих случаях приводится полная информация об учреждении, непосредственно открывшем (закрывшем) счет/лицевой счет. Это – наименование учреждения, его местонахождение, ИНН и КПП. Кроме того, во втором случае заполняются также сведения о счете в банке, используемом самим отделением Федерального казначейства (иным органом) для открытия (закрытия) лицевого счета организации. Скажем немного о нумерации страниц в форме N С-09-1. Первый лист имеет номер «001» и является обязательным для представления. В зависимости от ситуации (в каком учреждении открыт счет/лицевой счет) налогоплательщик будет заполнять и прикладывать к нему один из двух дополнительных листов, каждый из которых имеет нумерацию «002». Таким образом, данное сообщение в обязательном порядке представляется на двух страницах. Вписывать количество страниц налогоплательщику не надо, такая информация уже заполнена в бланке документа. Образец «Сообщения об открытии (закрытии) счета (лицевого счета)» мы представили в Приложении N 6 «Образцы бухгалтерских документов». Этот документ мы разместили полностью (на трех листах), но заполнены в приложении только два из них. Это лист с нумерацией «001», как обязательный и лист с нумерацией «002», содержащий сведения о счете в банке, как приложение к основному листу. По49 следний лист остался не заполненным, так как наше виртуальное предприятие открыло счет в банке, а не в органе Федерального казначейства, и, следовательно, третий лист ему не нужно предоставлять в налоговый орган. ВНИМАНИЕ! На уведомление налоговых органов отводится семь дней со дня открытия счета (согласно пп. 1 п. 2 ст. 23 НК РФ). Теперь давайте поговорим о том, как можно заверить копии документов. Здесь у организации есть выбор: документы можно заверить либо у нотариуса, либо непосредственно в банке. Как делается нотариальное заверение копий документов? Очень просто. Вы приходите в нотариальную контору (государственную или частную) и предоставляете нотариусу оригиналы необходимых документов и их копии, сделанные на ксероксе. Нотариус проверит соответствие предоставленных копий оригиналам, поставит свою подпись и заверит печатью. Государственный нотариус удержит с вас за свои услуги пошлину в размере: • 500 рублей за удостоверение учредительных документов; • 100 рублей за подтверждение подлинности свидетельства о государственной регистрации (п. 8 и п. 26 ст. 333.24. гл. 25.3. Налогового кодекса РФ). Частный же нотариус может затребовать любую другую сумму. Теперь о том, как заверить документы прямо в банке. И тут есть два варианта. Первый – вы приносите в банк копии и оригиналы документов. При этом вы должны предварительно проверить, чтобы копии были заверены. То есть, чтобы на них стояла подпись лица, сделавшего копию документа, его фамилия, имя, отчество и должность, а также печать. Сотрудник банка сравнит копии документов с оригиналами, и если нет никаких расхождений, сделает на копиях надпись «Сверено с оригиналом». После чего поставит свою подпись с указанием фамилии, имени, отчества и должности, а также печать. 50 Второй – вы приносите в банк только оригиналы документов. Сотрудник банка сам снимет с них копии, сделает надпись «Копия верна», поставит свою подпись с указанием фамилии, имени, отчества и должности, а также оттиск печати банка. Где и как заверить документы на открытие счета, вы решаете самостоятельно. А вот о карточке с образцами подписей руководителя, главного бухгалтера и с оттиском печати вашего предприятия нужно поговорить особо. Порядок ее заполнения описан в Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)». При обслуживании вашего предприятия работники банка будут сверять подписи и печати на ваших платежных документах с образцами, установленными в этой карточке, и списывать деньги с вашего расчетного счета только при их полном соответствии. Поэтому при открытии расчетного счета банк проверит правильность заполнения этой карточки в первую очередь. Карточка представляется банку в одном экземпляре к каждому открываемому счету. Копии таких карточек, необходимые для работы со счетом, банк снимает самостоятельно и заверяет подписью своего главного бухгалтера (его заместителя) 5. Однако если несколько счетов вашей организации будут обслуживаться одним операционным работником банка и если при этом лица, обладающие правом подписи, будут одни и те же, то банк может не требовать оформления карточки к каждому из этих счетов. Заполненный образец такой карточки мы поместили в Приложении N 6. Лицевая сторона карточки заполняется довольно просто. А вот о том, как правильно заполнить оборотную сторону, на которой проС 2010 года банкам разрешается делать копии карточек не только на бумажном носителе, но и в электронном виде (при помощи сканирующих устройств). В этом случае копию карточки также будет заверять главный бухгалтер банка (его заместитель), только вместо «живой» подписи он будет использовать аналог собственноручной подписи (персональный электронный код). 5 51 ставляются образцы подписей и печать, вам должен объяснить сотрудник банка. Если у организации нет бухгалтера, имеющего право второй подписи, то предприятие работает только с первой подписью. В этом случае напротив поля «Вторая подпись», в полях «Фамилия, имя, отчество» и «Образец подписи», указывается: «лицо, наделенное правом второй подписи, отсутствует». Теперь перейдем к удостоверительной надписи о свидетельствовании подлинности подписей. Подлинность подписей и оттиска печати может быть заверена двумя способами: • нотариально; • без нотариального свидетельствования. В первом случае содержание удостоверительной надписи должно быть следующим: «Я, (фамилия, имя, отчество), нотариус (наименование государственной нотариальной конторы или нотариального округа), свидетельствую подлинность подписи (должность, наименование юридического лица, фамилия, имя, отчество представителя), которая сделана в моем присутствии. Личность представителя установлена, полномочия его проверены. Взыскано госпошлины с каждого лица, по Реестру №». После такой надписи нотариус должен поставить свою подпись и личную печать. Причем обращаем ваше внимание: дата оформления карточки должна строго соответствовать дате удостоверительной надписи нотариуса. В противном случае банк не примет такую карточку и, следовательно, не откроет вам расчетный счет. За свидетельствование подлинности подписей на банковских карточках (с каждого лица, на каждом документе) государственный нотариус возьмет с вас 200 рублей (п. 21 ст. 333.24 гл. 25.3. Налогового кодекса РФ), частный нотариус может затребовать любую другую сумму. 52 Во втором случае карточка оформляется в присутствии сотрудника банка, имеющего право на заверение. Делается это в следующем порядке: • сотрудник банка устанавливает личности указанных в карточке лиц на основании представленных документов, удостоверяющих личность. • сотрудник банка устанавливает полномочия лиц, наделенных правом первой или второй подписи на основе изучения учредительных документов, а также документов о наделении лица соответствующими полномочиями. • лица, указанные в карточке, в присутствии сотрудника банка ставят свои собственноручные подписи на оборотной стороне карточки. Незаполненные строки прочеркиваются. • сотрудник банка на оборотной стороне карточки в поле «Место для удостоверительной надписи о свидетельствовании подлинности подписей» полностью указывает свою должность, фамилию и инициалы, фамилию и инициалы лица (лиц), подписи которых совершаются в его присутствии, указывает дату и проставляет собственноручную подпись. • подпись банковского работника скрепляется печатью банка, определенной для этих целей распорядительным актом. Раньше, до вступления в силу Инструкции ЦБ РФ от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)», порядок открытия счетов в банке регулировала Инструкция Госбанка СССР от 30 октября 1986 г. N 28 «О расчетных, текущих и бюджетных счетах, открываемых в учреждениях Госбанка СССР». В этой Инструкции в перечне документов, предоставляемых организацией в банк, содержалось заявление на открытие счета. В новой Инструкции нет такого документа. Нужно ли теперь заполнять заявление на открытие счета или нет? Это будет зависеть от требований банка, в котором организация открывает расчетный счет. По53 скольку окончательный перечень документов, необходимых для открытия счета, каждый банк устанавливает самостоятельно, с учетом требований действующего законодательства. Заявление на открытие счета очень просто в заполнении. Посмотрите на его образец, представленный в Приложении N 6 «Образцы бухгалтерских документов». Форма данного документа не унифицирована. Заявление состоит из двух частей. Первая – заполняется предприятием, вторая – банком. Понятно, что нас с вами интересует только первая часть. В ней нужно заполнить следующие графы: • «Наименование учреждения банка РФ» – здесь указывается выбранный банк, • «Наименование предприятия, организации, учреждения» – необходимо полно и точно написать название вашего предприятия, и, наконец, • в строке «Просим открыть» предстоит указать, какой именно счет вы хотите открыть – расчетный, текущий, бюджетный либо какой-нибудь другой. Затем указывается дата заполнения заявления, ставятся подписи руководителя и главного бухгалтера. Вторая часть заявления заполняется служащими банка. Причем делается это только после того, как будут проверены все представленные предприятием документы. Вот все, что вам нужно знать при подготовке документов, необходимых для открытия расчетного счета. После того как они собраны и предоставлены в банк, их проверяет юридическая служба банка, и если все оформлено правильно – ваше предприятие может заключить договор банковского счета. Некоторые из вас подумают, что на этом можно успокоиться – все документы собраны, договор заключен, счет открыт. Но не спешите расслабляться. 54 Мы уже говорили, что об открытии счета в течение семи дней вам необходимо сообщить в налоговую инспекцию, оформив соответствующий документ. Эта обязанность предусмотрена п. 2 ст. 23 Налогового кодекса. В случае если ваша организация в установленные сроки не сообщит об открытии расчетного счета налоговой, то она может быть оштрафована на 5 000 рублей. Именно такой размер штрафа определен в ст. 118 НК РФ. Кроме того, за это нарушение административный штраф налагается и на должностных лиц. Его величина составляет от 1 000 рублей до 2 000 рублей (ст. 15.4 Кодекса об административных правонарушениях РФ). В завершение хотим обратить внимание, что организации, являющиеся плательщиками страховых взносов, обязаны письменно сообщать об открытии (закрытии) счетов в банке не только в налоговую инспекцию, но и в органы контроля за уплатой страховых взносов (ПФР и ФСС) (пп. 1 п. 3 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ). Сделать это нужно тоже в течение семи дней со дня открытия (закрытия) таких счетов. Сообщать об открытии счета в фонд медицинского страхования не надо. Но какой документ плательщики страховых взносов должны использовать, чтобы сообщить об открытии счета в ПФР и ФСС? Фонд социального страхования 28 декабря 2009 года опубликовал Письмо N 02-10/05-13656, в котором предложил рекомендуемую форму сообщения. Полностью ее название звучит так: «Уведомление плательщика страховых взносов по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством об открытии (закрытии) банковского счета». Заполненный образец этого документа посмотрите в Приложении N 6. Пенсионный Фонд также предложил плательщикам рекомендуемую форму сообщения об открытии (закрытии счета). Причем разместил ее сразу на своем сайте (www.pfrf.ru). Ознакомьтесь с формой этого документа в Приложении N 6. 55 Как видите, обе формы достаточно просты. Все что вам нужно знать для их заполнения – это сведения о своей организации, реквизиты банка, в котором вы открыли расчетный счет и наименования фондов, в которые вы направляете уведомление. Обратите внимание, что в отличие от формы Сообщения в налоговые органы, формы ФСС и ПФР носят рекомендательный характер, и в случае необходимости организации могут внести в них изменения. За непредоставление сведений об открытии счета статьей 48 Закона N 212-ФЗ предусмотрена ответственность. Штраф составляет 50 рублей за каждый непредставленный документ. Помимо этого ч. 1 ст. 15.33 КоАП РФ установлено наложение административного штрафа на должностных лиц организаций за нарушение срока сообщения об открытии (закрытии) счетов в банке. Размер штрафа составляет от 1 000 до 2 000 рублей. Глава 2.2. Порядок работы с расчетным счетом Работать с расчетным счетом – значит снимать деньги со счета (обналичивать их), вносить наличность на счет и производить безналичные платежи – рассчитываться с поставщиками и заказчиками, уплачивать налоги в бюджет и т.д. Большинство этих операций вам уже знакомо из предыдущих курсов. Вы знаете, какие документы используются при получении наличных денег с расчетного счета, и какие – чтобы положить средства на счет. Вы также знаете, что для безналичных расчетов с поставщиками применяются платежные поручения, а для отражения операций поступления или списания денег с вашего расчетного счета – банковские выписки. Другими словами, о работе расчетного счета вы знаете уже достаточно много. В этой главе мы постараемся рассказать вам о том, что вы еще не знаете. Сейчас мы поговорим о двух важных моментах, связанных с операциями по расчетному счету: о том, как оформляются платежи в 56 бюджет, и о том, какими документами, кроме платежных поручений, можно производить расчеты с другими предприятиями. Но для начала небольшое отступление. В настоящее время операции по безналичным расчетам между юридическими лицами в нашей стране регулируются «Положением о безналичных расчетах в Российской Федерации» (далее – Положение), которое утверждено Центральным Банком России 3 октября 2002 г. N 2-П. В этом Положении определены формы, форматы, порядок заполнения и оформления используемых расчетных документов. Указанное Положение не распространяется на порядок осуществления безналичных расчетов с участием физических лиц. Для таких операций банки будут использовать другие формы расчетных документов, закрепленные в других нормативных актах. Согласно Положению N 2-П в настоящее время для расчетов между юридическими лицами используются следующие формы безналичных расчетов: • расчеты платежными поручениями; • расчеты по аккредитиву; • расчеты чеками; • расчеты по инкассо (используя платежные требования и инкассовые поручения). Ваше предприятие вправе избрать и установить в договоре с банком любые из перечисленных форм расчетов. Банки, в свою очередь, не вмешиваются в договорные отношения своих клиентов – все проблемы по расчетам между плательщиком и получателем средств (кроме возникших по вине банков) решаются в законодательно установленном порядке без участия банков. Прежде чем переходить к характеристике отдельных видов безналичных расчетов, давайте поговорим об общих требованиях, прописанных в Положении о безналичных расчетах. 57 Во-первых, Положением установлены жесткие формы всех видов расчетных документов. В приложениях к Положению, определены точные размеры в миллиметрах практически всех элементов форм документов. Причем эти размеры нужно обязательно соблюдать и в том случае, когда документы изготавливаются в типографии, и в том, когда они печатаются на компьютере. Во-вторых, впервые в нормативном порядке закреплена возможность изготавливать бланки документов (но не сами расчетные документы) с использованием ксероксов и прочей копировальной техники. Единственное условие, которое при этом должно быть соблюдено, – полное отсутствие искажений. Кроме того, пункт 2.7 Положения запрещает плательщикам делать какие-либо записи на обороте расчетных документов. Ранее допускалось заполнение оборотной стороны платежных поручений данными о назначении платежа и другими сведениями, не поместившимися на лицевой стороне. Более того, это не только допускалось, но и было весьма распространенной практикой. Поэтому запомните – оборотные стороны бланков расчетных документов должны оставаться чистыми. В противном случае банк не примет такое платежное поручение у вашего предприятия. Также Положение внесло свои коррективы в цвета чернил и оттиска печатей, используемых при оформлении платежных документов. Поэтому обратите внимание: расчетные документы на бумажном носителе заполняются с применением пишущих или электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета. Исключение составляют лишь чеки, которые заполняются ручкой с чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Подписи на документах ставятся, как и при выписке чеков, ручкой с теми же цветами чернил. А оттиск печати организации и оттиск штампа банка должны быть четкими. 58 Все виды расчетных документов (напомним, что к ним относятся платежные требования, аккредитивы, чеки, платежные поручения и инкассовые поручения) должны содержать следующие реквизиты: • наименование расчетного документа и код формы по ОКУД ОК 011-93 (ОКУД – это Общероссийский классификатор управленческой документации); • номер расчетного документа, число, месяц и год его выписки; • вид платежа; • наименование плательщика, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) или код иностранной организации (КИО); • наименование и местонахождение банка плательщика, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; • наименование получателя средств, номер его счета, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН); • наименование и местонахождение банка получателя, его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счета или субсчета; • назначение платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчетном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается); • сумму платежа, обозначенную прописью и цифрами; • очередность платежа; • вид операции; • подписи уполномоченных лиц и оттиск печати (в установленных случаях). Исправления, помарки и подчистки, а также использование корректирующей жидкости в расчетных документах НЕ ДОПУСКАЮТСЯ. 59 Расчетные документы действительны к предъявлению в обслуживающий банк в течение десяти календарных дней, не считая дня их выписки. Для проведения платежа в банк нужно предоставить необходимое количество экземпляров одного и того же платежного документа. Второй и последующие экземпляры расчетных документов могут быть изготовлены с использованием копировальной бумаги, ксерокса или компьютера. Документы принимаются банками к исполнению независимо от суммы. Ограничение на то, что по одному платежному поручению принимается сумма, не превышающая, например, 100 000 рублей, является незаконным. Списание денежных средств со счета производится на основании первого экземпляра расчетного документа. Поэтому подписями руководителя и главного бухгалтера можно заверять только один (первый) экземпляр. Если по какой-либо причине вам необходимо отменить платеж, то Положением предусмотрен отзыв расчетных документов (платежных поручений, платежных требований и инкассовых поручений). Осуществляется он на основании заявления банку, составленного в двух экземплярах в произвольной форме, с указанием реквизитов, необходимых для отзыва, включая номер, дату составления, сумму, указанную в расчетном документе, наименование плательщика или получателя средств. Оба экземпляра заявления на отзыв подписываются лицами, имеющими право подписи расчетных документов (руководителем, главным бухгалтером), заверяются оттиском печати и представляются в банк, обслуживающий предприятие-плательщика (по платежным поручениям) или получателя средств (по платежным требованиям и инкассовым поручениям). Один экземпляр заявления на отзыв помещается в документы дня банка, второй вместе с соответствующей отмет60 кой банка возвращается клиенту в качестве расписки о получении банком заявления на отзыв. Отзыв платежных и инкассовых поручений, а также платежных требований возможен только в отношении документов, помещенных в картотеку. К таким документам относятся документы, которые из-за нехватки или отсутствия денежных средств на счете предприятия не могут быть исполнены банком сразу и остаются у него (в картотеке) до появления денег на счете. Частичный отзыв сумм по одному расчетному документу не допускается. Все эти требования относятся ко всем расчетным документам, которые используются для осуществления операций по безналичным расчетам. Но у каждого из них есть свои особенности, на которых мы остановимся. Основным (наиболее распространенным) видом безналичных расчетов являются расчеты платежными поручениями. Глава 2.3. Платежное поручение Платежным поручением является письменное распоряжение владельца счета банку о перечислении определенной денежной суммы с его счета на счет получателя средств, открытый в том же или другом банке. Платежное поручение исполняется банком в срок, предусмотренный законодательством, или в более короткий срок, установленный договором банковского счета. Платежные поручения составляются на бланке формы N 0401060 и принимаются банком независимо от наличия денежных средств на счете предприятия-плательщика. При отсутствии или недостаточности этих средств, а также в том случае, если договором банковского счета не определены условия оплаты расчетных документов сверх имеющихся на счете денежных средств, платежные поруче61 ния помещаются в картотеку. При этом на лицевой стороне в правом верхнем углу всех экземпляров поручения проставляется отметка произвольной формы о помещении в картотеку с указанием даты помещения. Что значит «поместить в картотеку»? В переводе с языка банковских служащих это означает поставить ваше платежное поручение (или другой расчетный документ) в очередь – до тех пор, пока на вашем расчетном счете появится необходимая сумма для платежа по этому документу. Оплата платежных поручений производится по мере поступления средств в очередности, которая установлена законом. При этом Положение допускает частичную оплату поручений из картотеки. В этом случае банк использует платежный ордер и на лицевой стороне платежного поручения, под отметкой о помещении в картотеку делается запись «Частичная оплата». При осуществлении частичной оплаты по платежному поручению первый экземпляр платежного ордера, которым произведена оплата, помещается в документы дня банка, последний экземпляр служит приложением к выписке из лицевого счета предприятия-плательщика. Перечень операций, при которых могут использоваться платежные поручения, устанавливается Положением (п. 3.2). К таким операциям относятся: 1. Перечисление денежных средств за поставленные товары, выполненные работы, оказанные услуги и т.п. Напомним, что если ваше предприятие выступает плательщиком, то суммы, списанные по этим операциям с вашего расчетного счета, отражаются проводками: • в случае если осуществляется предварительная оплата: Кредит 51 «Расчетные счета» – Дебет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», субсчет «Расчеты по авансам выданным»; • в случае, когда используется последующая оплата: 62 Кредит 51 «Расчетные счета» – Дебет 60 (или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Если же ваша организация является получателем денежных средств, то поступившие суммы предварительной оплаты отражаются проводкой: Кредит 62, субсчет «Расчеты по авансам полученным» – Дебет 51. Одновременно должна быть сделана проводка, увеличивающая задолженность организации перед бюджетом по налогу на добавленную стоимость (вне зависимости от выбранного метода определения выручки от реализации). Суммы последующей оплаты ранее отгруженной продукции, выполненных и принятых заказчиком работ или оказанных услуг отражаются проводкой: Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» – Дебет 51. При этом дебетовое сальдо, образовавшееся на счете 62 (после проводки Кредит 90 «Продажи» – Дебет 62), оказывается погашенным. 2. Перечисление денежных средств в бюджеты всех уровней и во внебюджетные фонды. В бухгалтерском учете такие операции оформляются проводками: Кредит 51 – Дебет 68/субсчет по соответствующему налогу – при перечислении платежей по всем налогам; Кредит 51 – Дебет 69 «Расчеты по социальному страхованию и обеспечению» – при перечислении платежей по страховым взносам в государственные внебюджетные фонды. 3. Перечисление денежных средств в целях возврата или размещения кредитов (займов), депозитов и уплаты процентов по ним. В бухгалтерском учете по этим операциям должны быть сделаны следующие проводки: Кредит 51 – Дебет 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» (или Дебет 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и 63 займам») – при возврате кредитов банков или займов других организаций или при уплате процентов по ним. Кредит 51 – Дебет 58 «Финансовые вложения» – при размещении соответственно долгосрочных или краткосрочных займов. При возврате займов проводка будет обратной. В некоторых случаях в договоре займа может быть предусмотрено получение процентов за пользование средствами. На сумму таких процентов в момент возникновения права на их получение делается проводка: Кредит 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» – Дебет 58 «Финансовые вложения», субсчет 3 «Предоставленные займы» – начислены проценты по договору займа. Первичным документом для такой проводки будет внутренний документ, например, справка. А вот при поступлении сумм таких процентов на расчетный счет кредитуется счет 58 и дебетуется счет 51. В этом случае первичным документом будет платежка. 4. Перечисление денежных средств в других целях, предусмотренных законодательством или договором. К этому случаю относятся: • перечисление денежных средств по договору доверительного управления имуществом отражается записью: Кредит 51 – Дебет 79 «Внутрихозяйственные расчеты»; • перечисления средств за счет ранее созданных резервов сопровождается бухгалтерской проводкой: Кредит 51 – Дебет 96 «Резервы предстоящих расходов» и т.д. • перечисление по распоряжениям физических лиц или в пользу физических лиц. Так как Планом счетов не предусмотрен отдельный счет для таких расчетов, то и в том, и в другом случае лучше всего использовать счет 76. Впрочем, вместо него можно применять и счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». 64 Давайте проследим за проводками, составляемыми в этом случае на основании платежного поручения в бухгалтерском учете. Допустим, по заявлению работника вашей организации из его зарплаты удержано 2 000 рублей для перечисления в оплату стоимости услуг образовательного учреждения, в котором обучается его ребенок. В бухгалтерском учете это отразится так: Кредит 76 – Дебет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» – 2 000 рублей – удержаны денежные средства с работника; Кредит 51 – Дебет 76 – 2 000 рублей – перечислены деньги за обучение. Обращаем внимание: в данном случае удерживать с работника какие-либо проценты за осуществление такой операции у вашего предприятия нет законного права – на это требуется лицензия на проведение банковских операций. Бланки платежных поручений, оформляемых при каждом из 4-х перечисленных вариантов платежа, ничем не отличаются друг от друга (то есть форма платежки всегда одна и та же). А вот порядок их заполнения в некоторых случаях будет существенно отличаться. К таким случаям, прежде всего, относится уплата налоговых платежей и перечисление страховых взносов. Давайте разберемся с тем, как правильно заполнить платежное поручение для перечисления таких платежей. Рассмотрим это на примере страховых взносов во внебюджетные фонды. Каждый плательщик страховых взносов обязан исчислять и уплачивать ежемесячные обязательные платежи в каждый внебюджетный фонд: в Пенсионный фонд РФ (ПФР), Фонд социального страхования РФ (ФСС), Федеральный фонд обязательного медицинского страхования (ФФОМС) и Территориальные фонды обязательного медицинского страхования (ТФОМС). Напоминаем, что с 1 января 2011 года применяются следующие тарифы страховых взносов: Пенсионный фонд - 26%; 65 Фонд социального страхования - 2,9%; ФФОМС - 3,1%; ТФОМС – 2%. Всего: 34% Предположим, что за январь 2011 года «грязная» заработная плата ваших работников составила 100 000 рублей. Исходя из этой суммы, вам нужно рассчитать отчисления во все фонды. Они получатся следующими: 26 000 – в Пенсионный фонд, 2 900 – в Фонд социального страхования, 3 100 – в Федеральный фонд обязательного медицинского страхования; 2 000 – в Территориальные фонды обязательного медицинского страхования. Для того чтобы перечислить суммы страховых взносов вам надо заполнить отдельное платежное поручение в каждый из четырех фондов: ПФР, ФСС, ФФОМС, ТФОМС. Причем платежи в Пенсионный фонд РФ обычно уплачивают двумя платежками, в связи с этим у бухгалтера в сумме получается пять поручений6. Теперь давайте поговорим об отчислениях в ПФР подробнее. Официально отчисления в ПФР называются отчислениями на обязательное пенсионное страхование. Для каждого работника они рассчитываются персонально – в зависимости от даты его рождения. Так, для работников 1967 года рождения и моложе, они делятся на две части – финансирование страховой и накопительной частей пенсии, и составляют соответственно 20% и 6%. А для лиц 1966 года рождения и старше они полностью, в размере 26%, направляются на финансирование страховой части трудовой пенсии. 6 Обращаем внимание, что сейчас мы не берем в расчет еще один вид страхования – страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Эта сумма будет уплачиваться отдельным платежным поручением. 66 Еще раз отметим, что отчисления на финансирование страховой и на финансирование накопительной частей пенсии перечисляются отдельными платежными поручениями. Таким образом, чтобы заплатить страховые взносы во внебюджетные фонды вы оформляете пять платежных поручений. Деление пенсионных отчислений на страховую и накопительную части сегодня осуществляют все организации. Это «правило» давно укоренилось в нашей стране. Но государственные органы на этом не останавливаются и стараются любым способом улучшить пенсионное законодательство. Одним из таких улучшений являются добровольные отчисления сотрудников предприятия на накопительные счета. Давайте об этом поговорим поподробнее. Возможно, вам еще не приходилось задумываться над тем, что рано или поздно придет время, когда каждый из нас станет получать пенсию. О том, чему будет равен ее размер, нужно думать уже сейчас. В соответствии с законом от 17.12.2001 N 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» пенсия по старости складывается из двух частей: страховой и накопительной. Трудовая пенсия по старости = страховая часть + накопительная часть Страховая часть напрямую зависит от заработка сотрудника организации и от его стажа. Как вы уже знаете, эта часть пенсии составляет 20% от зарплаты каждого работника. Эти деньги перечисляются в Пенсионный фонд России. Рассчитываться ежемесячный размер страховой пенсии будет по формуле: Ежемесячный размер страховой части пенсии = пенсионный капитал / время дожития (в месяцах) + фиксированный базовый размер страховой части пенсии 67 Пенсионный капитал - это общая сумма страховых взносов и иных поступлений, накопившаяся у работника в Пенсионном фонде. Пенсионный капитал = капитал, накопленный до 1 января 2002 года + сумма валоризации7 + сумма страховых взносов, накопленная после 1 января 2002 года Таким образом, получается, что пенсионный капитал состоит из трех частей. Первые две части учитывают трудовые усилия пенсионера за период до 2002 года, третья формируется за счет поступивших обязательных взносов работодателя после 2002 года. Следующий показатель, который необходим для расчета страховой части трудовой пенсии – время дожития. Под этим термином следует понимать количество месяцев ожидаемого периода выплаты трудовой пенсии по старости. Или, иначе говоря, время, которое после проводов на пенсию отводится гражданину на жизнь. Оно составляет 19 лет или 228 месяцев (19 х 12). Не пугайтесь! Если после выхода на пенсию вы проживете дольше, то вас не оставят без гроша в кармане и будут платить вам пенсию по старости пожизненно. Последний показатель, о котором нам осталось сказать – это фиксированный базовый размер страховой части трудовой пенсии по старости. Он составляет 2 562 рубля в месяц. А для граждан, достигших возраста 80 лет или являющихся инвалидами I группы – 5 124 рубля в месяц8. Фиксированный размер пенсии устанавливается государством и никак не зависит ни от работника, ни от работодателя. 7 Валоризация - это новое понятие в пенсионном законодательстве, введенное Федеральным законом N 213-ФЗ с 1 января 2010 г. Целью валоризации является увеличение пенсии путем увеличения капитала, накопленного до 1 января 2002 года. Для каждого гражданина сумма валоризации представляет определенный процент от накопленного им капитала. 8 С 1 апреля 2010 года Постановлением правительства РФ 18.03.2010 N 167 размер пенсии был увеличен и составил 2 723 рубля. А для граждан достигших 80летнего возраста – 5 447 рублей. 68 Теперь перейдем к накопительной части трудовой пенсии. Размер накопительной части пенсии также будет зависеть от суммы заработка и стажа работника. 6%, которые будет начислять работодатель на заработную плату, отправятся на индивидуальный счет сотрудника, и тем самым увеличат размер будущей пенсии. Ежемесячная накопительная часть трудовой пенсии по старости рассчитывается по следующей формуле: Ежемесячный размер накопительной части пенсии = пенсионные накопления / время дожития (в месяцах) Под пенсионными накоплениями понимаются средства, накопленные на индивидуальном счете работника за все время работы. Соответственно, чем больше будет сумма этих накоплений, тем выше будет сумма накопительной части трудовой пенсии. Для справки отметим, что на размер страховой части трудовой пенсии работник не может влиять. Во-первых, она складывается из ряда фиксированных показателей, а во-вторых, находится под управлением Пенсионного фонда РФ. А вот размер накопительной части работник при желании может увеличить. Во-первых, он может передать эти средства в негосударственный пенсионный фонд (то есть сделать своеобразное вложение и за счет этого увеличить общую сумму накоплений). Во-вторых, государство дает работнику возможность при желании самостоятельно «добавлять» деньги на накопительную часть. Такая возможность появилась у граждан сравнительно недавно, и о ней мы сейчас поговорим подробнее. Право перечислять дополнительные взносы на накопительную часть трудовой пенсии за работником устанавливает Федеральный закон от 30.04.2008 N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». 69 В законе говорится, что с 1 октября 2008 года сотрудник может добровольно производить отчисления на накопительную часть трудовой пенсии и при этом получать софинансирование от государства. Таким правом он может воспользоваться только в период с 1 октября 2008 года до 1 октября 2013 года. Если он не успеет уложиться в этот отрезок времени и сделает добровольный взнос, например, 15 декабря 2013 года, тогда он не сможет рассчитывать на софинансирование государства. Если сотрудник успевает в течение отведенного периода осуществить добровольные взносы, то начиная со следующего года, государство будет софинансировать его вложения в течение 10 лет. То есть, если гражданин начнет перечислять добровольные взносы в 2011 году, то в начале 2012 года он уже получит соплатеж со стороны государства. И подобное софинансирование он будет получать до 2022 года. А если первый взнос он сделает в 2013 году, то тогда до 2024 года. На сегодняшний день эта весьма нашумевшая тема. Наверняка вам не раз приходилось слышать следующий лозунг: «на каждый рубль, добровольно внесенный гражданином на накопительный счет, государство добавляет свой рубль». В этом и есть смысл государственной поддержки (софинансирования). Очень заманчиво звучит, не правда ли? Но дело в том, что одного внесенного рубля в год, увы, недостаточно. Получать государственную поддержку гражданин сможет только в том случае, если сумма его взносов за год будет не менее 2 000 рублей. А размер общего взноса за весь период не будет превышать 12 000 рублей. То есть, если за год вами будет внесено, например, 15 000 рублей, то от государства на счет будет перечислено только 12 000. Согласитесь, довольно неплохая альтернатива: внести 12 000 и получить такую же сумму от государства. Для того чтобы начать осуществлять добровольные взносы, работнику нужно оформить заявления о добровольном вступлении в 70 правоотношения по обязательному пенсионному страхованию в целях уплаты дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии по форме ДСВ-1. Это заявление он должен подать в территориальный орган Пенсионного фонда. Сделать это можно либо самостоятельно, либо через своего работодателя. Размер дополнительного страхового взноса на накопительную часть трудовой пенсии работник определяет самостоятельно. При этом если перечисление взносов будет осуществлять работодатель, то в заявлении надо указать сумму, которая будет ежемесячно удерживаться из зарплаты работника и перечисляться на накопительный счет. Размер платежа в заявлении может быть определен в твердой сумме или в процентах от базы для начисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование. При желании работника он всегда сможет изменить сумму добровольного платежа. Для этого ему нужно будет написать и передать работодателю заявление с указанием новой суммы. Но тут возникает следующий вопрос: для перечисления добровольных взносов работодателю нужно оформлять отдельное платежное поручение или же нужно записывать эту сумму в ту платежку, которой перечисляется накопительная часть с зарплаты сотрудников (6%)? Ответ на данный вопрос содержится в законе N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений». О нем мы уже упоминали в нашем курсе. В соответствии с п. 3 ст. 9 «перечисление дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии и взносов работодателя осуществляется работодателем единым платежом и оформляется отдельным платежным поручением». Из данной формулировки становится ясно, что добровольные отчисления на накопительную часть пенсии нужно перечислять отдельной платежкой. 71 В п. 4 гл. 9 закона N 56-ФЗ сказано, что одновременно с перечислением дополнительных страховых взносов на накопительную часть трудовой пенсии работодатель должен формировать реестр застрахованных лиц. Именно в нем и нужно будет указать фамилию, имя и отчество каждого сотрудника, а также сумму, которую они вносят добровольно. Форма такого реестра утверждена Пенсионным Фондом Российской Федерации. Полное название этого документа звучит так: «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную часть трудовой пенсии и уплачены взносы работодателя» (форма ДСВ-3). Но сейчас подробно разбираться с ним мы не будем, так как это тема другого разговора. Таким образом, получаем, что если организация осуществляет добровольные отчисления на накопительные счета, то бухгалтеру нужно оформлять еще одно платежное поручение помимо тех пяти, которые составляются для перечисления страховых взносов. Плюс дополнительный документ – реестр. Итак, давайте заполним платежку на перечисление страховых взносов на обязательное медицинское страхование в ТФОМС (образец показан в Приложении N 6). Обратите внимание, что это платежное поручение содержит все те реквизиты, что и платежка, оформляемая при расчетах с поставщиками. Поэтому сейчас мы рассмотрим только «особые» реквизиты, оформляемые в платежке на перечисление страховых взносов. К таким реквизитам относятся поля: • «ИНН» плательщика, «КПП» плательщика, «Плательщик»; • «ИНН» получателя, «КПП» получателя, «Получатель»; • поле 101 и поля 104 – 110 (небольшой квадратик рядом с «Видом платежа» и строка, разбитая на семь граф, расположенная под реквизитом «Получатель»); 72 • «Назначение платежа». Чтобы знать, как их заполнить, Министерство финансов РФ издало приказ N 106н от 24 ноября 2004 года «Об утверждении правил указания информации в полях расчетных документов на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации». В этом приказе определено, какую информацию нужно указывать в вышеназванных полях платежных поручений на перечисление налогов, а также пеней и штрафов по ним. В соответствии с пп. 1) п. 2 Приложения N1 к этому приказу, «Налогоплательщики …, при заполнении платежных поручений на перечисление платежей в бюджетную систему РФ указывают в полях: • «ИНН» плательщика – значение ИНН или КИО (код иностранной организации) плательщика; • «КПП» плательщика – значение КПП плательщика; • «Плательщик» – наименование плательщика, дающего поручение банку на перечисление денежных средств». Например, для юридических лиц в данном поле записывается наименование юридического лица – организации, ее филиала или обособленного подразделения; для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество и в скобках – ИП; для частных нотариусов – фамилия, имя, отчество и в скобках – нотариус и т. д. Для перечисления страховых взносов заполнение полей «ИНН» плательщика и «КПП» плательщика является обязательным. Теперь о полях «ИНН» получателя, «КПП» получателя и «Получатель». В соответствии с п. 3 Приложения N 1 к приказу Министерства финансов РФ N 106н от 24 ноября 2004 года, налогоплательщики указывают в полях: • «ИНН» получателя – значение ИНН налогового, таможенного или иного органа государственной власти, …, осуществляющего 73 контроль за поступлением платежа в соответствии с законодательством РФ; • «КПП» получателя – значение КПП налогового, таможенного или иного органа государственной власти, …, осуществляющего контроль за поступлением платежа в соответствии с законодательством РФ; • «Получатель» – наименование в сокращенном виде получателя платежа (органа Федерального казначейства, органа, осуществляющего кассовое обслуживание исполнения бюджета субъекта РФ или муниципального образования) и в скобках – наименование в сокращенном виде налогового, таможенного или иного органа государственной власти, …, осуществляющего контроль за поступлением платежа в соответствии с законодательством РФ. Найдите эти поля на нашем образце платежки. Это все, что необходимо знать при заполнении полей «ИНН» плательщика, «КПП» плательщика, «Плательщик», «ИНН» получателя, «КПП» получателя и «Получатель». Осталось разобраться с полями 101, 104 – 110 и «Назначение платежа». Информация, определяющая плательщика средств («ИНН» плательщика, «КПП» плательщика, «Плательщик»), получателя средств («ИНН» получателя, «КПП» получателя и «Получатель») и платеж (поля 104 –110 и «Назначение платежа»), отражаемая в расчетных документах в соответствии с Приложениями к приказу Министерства финансов РФ N 106н от 24 ноября 2004 года, обязательна к заполнению при наличии показателя в поле 101 (квадратик рядом с «Видом платежа»). Этот двузначный показатель указывает статус юридического лица или соответствующего органа, непосредственно оформившего расчетный документ. Прежде чем продолжить изучение остальных полей платежного поручения, хотим сказать вот о чем. Плательщики страховых взносов не считаются «налогоплательщиками», так как страховые взносы не 74 являются налогами. В связи с этим показатели полей 104-110 платежного поручения для страховых взносов будут немного отличаться от показателей «налогового» платежного поручения. Для того чтобы разъяснить правила заполнения платежных поручений на перечисление страховых взносов в ПФР, ФФОМС и ТФОМС, Пенсионный фонд написал письмо от 08.12.2009 № 30/187. В этом письме им приведены образцы заполнения платежных поручений и памятка для руководителей и работников бухгалтерских служб организаций по заполнению расчетных документов на перечисление страховых взносов. Но, стоит отметить, что в письме прописаны правила заполнения не для всех полей платежного поручения, а только для поля 101 и поля 104 – 110 (небольшой квадратик рядом с «Видом платежа» и строка, разбитая на семь граф, расположенная под реквизитом «Получатель»). Все остальные поля нужно заполнять с учетом приказа N 106н от 24 ноября 2004 года и Положения «О безналичных расчетах в РФ» N 2-П. Два этих документа по-прежнему являются основными при заполнении платежек на перечисление страховых взносов. Поэтому, чтобы не допустить ошибок необходимо руководствоваться сразу тремя этими документами. Ну что ж, продолжим рассматривать правила заполнения платежных поручений. Мы остановились на поле 101, в котором указывается статус юридического лица или иного органа, оформившего расчетный документ. В поле 101 платежного поручения на перечисление страховых взносов должно быть записано одно из следующих значений статуса: «01» – плательщик – юридическое лицо; «02» – налоговый агент; «03» – сборщик налогов и сборов; «05» – территориальные органы Федеральной службы судебных приставов; 75 «08» – плательщик иных платежей, осуществляющий перечисление платежей в бюджетную систему Российской Федерации (кроме платежей, администрируемых налоговыми органами); «09» – плательщик - индивидуальный предприниматель; «10» – частный нотариус; «11» – адвокат, учредивший адвокатский кабинет; «12» – глава крестьянского (фермерского) хозяйства; «14» – плательщик, производящий выплаты физическим лицам; «15» – кредитная организация, оформившая расчетный документ на общую сумму на перечисление налогов, сборов и иных платежей в бюджетную систему Российской Федерации, уплачиваемых физическими лицами без открытия банковского счета. При заполнении поля 101 следует учитывать, что фонд социального страхования в Письме от 15 января 2010 г. N 02-13/08-13157 рекомендовал организациям при перечислении взносов на обязательное социальное страхование указывать в поле «статус плательщика» код «08». А Пенсионный фонд в Письме от 29 января 2010 г. N 30-18/871 сообщил, что при заполнении платежки на перечисление взносов на обязательное пенсионное страхование организация может использовать код статуса «01», либо «14». Теперь давайте поговорим об оставшихся полях документа. При оформлении платежки на перечисление страховых взносов в полях 104 – 110 (в строке, разбитой на семь граф) отражаются следующие показатели: 104 – код бюджетной классификации (КБК); 105 – код ОКАТО; 106 – основание платежа; 107 – период уплаты взносов; 108 – номер документа; 109 – дата документа; 110 – тип платежа. 76 Давайте подробнее остановимся на каждом из этих семи показателей. 1. Показатель «Код бюджетной классификации» имеет двадцать знаков и показывает, какой вид взноса уплачивается. Коды бюджетной классификации узнают из следующих источников: • приложения N 1 к Федеральному закону «О бюджете Пенсионного фонда РФ на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012»; • приложения N 1 к Федеральному закону «О бюджете Фонда социального страхования Российской Федерации на 2010 год и на плановый период 2011 и 2012 годов». В нашем примере перечисляются страховые взносы на обязательное медицинское страхование в ТТФОМ. Код бюджетной классификации для таких взносов - 392 1 02 02110 09 1000 160. Необходимо отметить, что в случае указания неверного КБК и (или) наименования банка получателя, повлекшего неперечисление данной суммы в бюджет соответствующего фонда, обязанность по уплате страховых взносов будет считаться неисполненной. Для того чтобы обязательный платеж по страховому взносу, перечисляемый платежкой, поступил именно на тот счет, которому он предназначается, в платежке нельзя указывать более одного наименования страхового взноса. То есть в одной платежке не может быть указано более одного кода бюджетной классификации (КБК) Российской Федерации. Кроме этого, в одной платежке по одному КБК нельзя записывать более одного показателя основания платежа и типа платежа. 2. Показатель «Код ОКАТО» заполняется на основании «Общероссийского классификатора объектов административно-территориального деления» ОК 019-95 и указывает на код муниципального образования, на территории которого собираются денежные средства. Например, если ваше предприятие находится в центральном округе 77 г. Курска, то при регистрации ему присваивается код ОКАТО 38401365000. Найдите его в образце платежки. 3. Показатель «Основание платежа» имеет 2 знака и может принимать следующие значения: ТП – платежи текущего года; ЗД – добровольное погашение задолженности по истекшим периодам при отсутствии требования об уплате страховых взносов от органов ПФР, ФСС; БФ – текущие платежи физических лиц – клиентов банка (владельцев счета), уплачиваемые со своего банковского счета; ТР – погашение задолженности по требованию органов ПФР, ФСС об уплате страховых взносов; АП – погашение задолженности по акту проверки; АР – погашение задолженности по исполнительному документу. В нашем примере мы перечисляем страховые взносы за январь 2011 года. Это текущий платеж. Поэтому в качестве кода основания платежа записываем – ТП. Запомните: в одном расчетном документе допускается указывать только один показатель «Основание платежа». 4. Показатель «Период уплаты взносов» состоит из 10 знаков, восемь из которых – это цифры (число, месяц, год), а оставшиеся два – это разделительные точки (« . »). Используется для указания периодичности перечисления страховых взносов или конкретной даты, определяемой в законах, – «число. месяц. год». Первые два знака периода уплаты указывают на периодичность оплаты страховых взносов, установленную законодательством. А так как страховые взносы перечисляются ежемесячно, то первые два знака указываются в виде – «МС» – месячные платежи. В 4-м и 5-м знаках этого показателя для месячных платежей проставляется номер месяца текущего отчетного года от 01 до 12. 3-й и 6-й знаки периода уплаты – разделительные символы. Они указываются точками (« . »). 78 В 7 - 10 знаках записывается год, за который производится уплата страхового взноса. В нашем примере показатель период уплаты будет выглядеть так – МС.01.2011, поскольку уплачивается ежемесячный обязательный платеж за январь 2011 года. При осуществлении платежей в счет добровольного погашения задолженности (показатель основания платежа – «ЗД») по уплате страховых взносов на ОПС по состоянию на 01.01.2011 в поле «Период уплаты взносов» указывается показатель периодичности уплаты, например, «ГД.00.2010». При осуществлении платежа в счет погашения задолженности по требованию органа ПФР «ТР», акту проведенной проверки «АП» или исполнительному документу «АР» в поле «Период уплаты взносов» указывается значение ноль «0». Это все что относится к показателю «Период уплаты взносов». Перейдем к следующему показателю – «номер документа». 5. Показатель «Номер документа» заполняется в зависимости от значения показателя «основание платежа»: Таблица 2.1. Заполнение поля «Номер документа» для перечисления страховых взносов Основание платежа ТР АП АР ТП или ЗД Номер документа номер требования органов ПФР, ФСС об уплате страховых взносов номер акта проверки номер исполнительного документа и возбужденного на основании его исполнительного производства В последнем случае – когда «основание платежа» имеет значение «ТП» или «ЗД» (предприятие уплачивает текущие платежи или добровольно погашает задолженность) – документа, на основании ко79 торого производится такая уплата, не существует. Поэтому в показателе «номер документа» указывается ноль («0»). В нашем примере этот показатель принимает именно такое значение – ноль. При указании информации о номере документа, знак «N» не проставляется. 6. Показатель «Дата документа» указывает дату соответствующего документа, на основании которого осуществлен платеж. Дата состоит из 10 знаков, обозначает дату документа и имеет формат «ДД.ММ.ГГГГ». Поэтому первые два знака показателя (обозначающие календарный день) могут принимать значения от 01 до 31, 4-й и 5-й знаки (месяц) – значения от 01 до 12. Знаки с 7-го по 10-й обозначают год, а 3-й и 6-й знаки – это разделительные символы – точки (« . »). Например: «25.03.2011». При этом для текущих платежей (когда основание платежа равно «ТП») в показателе дата документа записывается дата декларации (расчета), точнее – дата ее подписи руководителем предприятия. Как соблюсти это требование, если в нашем примере перечисляются авансы по страховым взносам за январь, а время подачи квартального расчета еще далеко? В этом случае в поле «Дата документа» проставляется «0». Если же организация добровольно «гасит» задолженность по истекшим периодам, то основание платежа принимает значение – «ЗД», а в показателе дата документа проставляется ноль («0»). 7. Показатель «Тип платежа» имеет два знака и может принимать следующие значения: ВЗ – уплата взноса; ПЕ – уплата пени; АШ – административные штрафы; ИШ – иные штрафы, установленные соответствующими законодательными или иными нормативными актами; 80 ПЦ – уплата процентов. Значение в поле «Тип платежа» указывается в соответствии с кодом подвида дохода КБК (14-17 цифры): 1000 – ВЗ; 2000 – ПЕ; 3000 – АШ или ИШ; 5000 – ПЦ. В нашем примере 14-17 цифры кода «1000», следовательно, в поле «Тип платежа» нужно записать ВЗ. 8. И, наконец, поле «Назначение платежа» – используется для указания дополнительной информации, необходимой для точного определения назначения платежа. Например, при перечислении ежемесячного платежа по страховым взносам во внебюджетные фонды, в поле «Назначение платежа» нужно обязательно указать сокращенное наименование фонда и регистрационный номер плательщика в системе ПФР, ФСС РФ. При оформлении платежных поручений по перечислению страховых взносов в ФФОМС и ТФОМС рекомендуется указывать регистрационный номер плательщика в территориальном фонде обязательного медицинского страхования. Впрочем, в поле «Назначение платежа» может быть указана и другая информация. Пример заполнения поля «Назначение платежа» можно увидеть в нашем образце платежки. Наличие в расчетном документе незаполненных полей не допускается. Вот и все. Теперь вы знаете, как заполняется платежное поручение на перечисление страховых взносов. Но, еще раз напомним: страховые взносы не являются налогами, следовательно, правила заполнения некоторых полей в платежках на перечисление страховых взносов и налогов будут отличаться. 81 В нашем курсе мы не стали рассматривать порядок заполнения платежного поручения на уплату налогов. Во-первых, принцип его оформления будет точно таким же, только показатели полей 101 и 104 – 110 (небольшой квадратик рядом с «Видом платежа» и строка, разбитая на семь граф, расположенная под реквизитом «Получатель») в некоторых случаях могут немного отличаться. Во-вторых, в приказе N 106н от 24 ноября 2004 года, который мы уже не раз упоминали, детально прописаны правила по заполнению именно такой платежки. В любой момент времени вы можете обратиться к этому приказу и получить интересующую вас информацию. Ну и, в-третьих, если у вас всетаки возникнут сложности с оформлением платежного поручения на перечисление налогов, то вы всегда можете сообщать нам об этом, и мы подготовим для вас разъяснительную статью. На этом закончим говорить о платежных поручениях и приступим к изучению следующей главы. Глава 2.4. Расчеты по инкассо В Гражданском кодексе определено, что «при расчетах по инкассо банк (банк-эмитент) обязуется по поручению клиента осуществить за счет клиента действия по получению от плательщика платежа и (или) акцепта платежа» (ст. 847). Иными словами, ваш банк по вашему распоряжению и за ваш счет добивается получения платежа от вашего должника. Расчеты по инкассо осуществляются на основании платежных требований и инкассовых поручений. При этом оплата платежных требований может производиться по распоряжению плательщика (с акцептом) или без его распоряжения (в безакцептном порядке), а оплата инкассовых поручений производится исключительно в бесспорном порядке (т.е. без распоряжения плательщика). Без акцепта плательщика расчеты платежными требованиями могут применяться в двух случаях: • если это установлено законодательством; 82 • если такая форма расчетов предусмотрена сторонами по основному договору при условии, что плательщик предоставил банку право на списание денежных средств без его распоряжения. Случаи применения инкассовых поручений немного шире. Они применяются: • в случаях, когда бесспорный порядок взыскания денежных средств установлен законодательством, в том числе для взыскания денежных средств органами, выполняющими контрольные функции; • в случаях, предусмотренных сторонами по основному договору, при условии предоставления банку, обслуживающему плательщика, права на списание денежных средств со счета плательщика без его распоряжения; • для взыскания по исполнительным документам. • На практике инкассовые поручения, как правило, используются только: • контролирующими органами, такими как налоговая инспекция; • при взыскании средств по исполнительным документам. • Во всех остальных случаях пользуются платежными требованиями. Предположим, ваша организация (ОАО «Юпитер») не заплатила в бюджет НДС. Обнаружив это, налоговая инспекция приняла решение взыскать с вас задолженность. Для этого она выставила на имя вашей организации инкассовое поручение на бесспорное списание со счета ОАО «Юпитер» недоимки по указанному налогу (образец мы поместили в Приложении N 6). Принцип заполнения инкассового поручения аналогичен порядку оформления платежки. Если вы откроете приложения к курсу и сравните два этих документа, то убедитесь в этом. Обращаем внимание, что инкассовое поручение на бесспорное списание налогов оформляет налоговая инспекция, а вы только полу83 чаете его в своем банке, поэтому в поле 101 «Статус плательщика» должен быть указан соответствующий код – «04». Во-вторых, поля 104 – 110 (семь граф над полем «Назначение платежа») будут закодированы точно таким же образом, как и в платежном поручении на перечисление налогов. Чтобы у вас не возникло затруднений с их расшифровкой, остановимся на них немного подробнее. Рассмотрим каждый код из приведенного образца инкассового поручения. 182 1 03 01000 01 0000 110 – указывает на то, что взыскивается налог на добавленную стоимость на товары, реализуемые на территории РФ; 38401365000 – код ОКАТО показывает, на какой территории собираются средства от уплаты налогов; ТР – основанием платежа является погашение задолженности по требованию об уплате налогов (сборов) от налогового органа; 14.03.2011 – срок уплаты, установленный в выставленном требовании; 6115 и 14.03.2011 – соответственно номер и дата требования об уплате налогов; НС и 5 800-00 – говорит о том, что необходимо заплатить налог в сумме 5 800 рублей; «На основании ст. 46 Налогового Кодекса РФ ч. 1» – приводятся основания, по которым производится перечисление. После поступления инкассового поручения в ваш банк с вашего счета незамедлительно будет списана указанная в нем сумма. Другой платежный документ, оформляемый по инкассо – платежное требование – кроме обязательных реквизитов, сходных с реквизитами платежного поручения, должен также иметь следующие: • условие оплаты; • срок для акцепта; • дату отсылки или вручения плательщику предусмотренных договором документов в случае, если эти документы были отосланы (вручены) плательщику; 84 • наименование товара (выполненных работ или оказанных услуг), номер и дату договора, реквизиты отгрузочных документов и другие данные, позволяющие однозначно идентифицировать, по каким основаниям должна быть произведена оплата. Рассмотрим его применение на конкретном примере. Допустим, ваше предприятие ООО «Связь» заключило договор N 5 с ОАО «Юпитер» на предоставление ему телефонной связи. Расчеты за оказанные услуги решено производить в форме инкассо – с помощью платежных требований, без акцепта, два раза в месяц. По истечении первой половины месяца ваша организация выставляет ОАО «Юпитер» счет-фактуру № 39 от 15.06.2011 на оказанные услуги связи на сумму 1 180 рублей и оформляет платежное требование (образец мы представили в Приложении N 6). Обратите особое внимание, что ваша организация является получателем средств, поэтому все свои данные вы указываете в полях «Банк получателя» и «Получатель». А в полях «Плательщик» и «Банк плательщика» вам нужно записать соответственно – ОАО «Юпитер» и название банка, услугами которого он пользуется. «Вид платежа» в платежном требовании заполняется после указаний банка России, поэтому этот реквизит вы пропускаете (оставляете незаполненным). В поле «Условие оплаты» делается пометка «Без акцепта» согласно договору № 5. Это означает, что плательщик не может отказаться от уплаты, и с его счета будут списаны деньги без его разрешения. В назначении платежа вы отразите, за что и на основании чего ОАО «Юпитер» должно заплатить вам деньги. В нашем случае это будут услуги связи, оказанные по договору N 5. В поле «Дата отсылки…» указывается дата вручения «Юпитеру» счета-фактуры за оказанные услуги. Договором может быть предусмотрена передача документов плательщику (в нашем примере – ОАО «Юпитер») как получателем средств самостоятельно, так 85 и через банк. В случае отправки документов через банк данное поле не заполняется. Так оформляется платежное требование на безакцептное списание денежных средств. После этого вы должны отнести его в свой банк (ФКБ «Связь-банк»), и он примет его к исполнению – проверит, правильно ли заполнены реквизиты, все ли документы, предусмотренные договором, приложены. Затем платежное требование передается банку плательщика, который, в свою очередь, также проверяет его и, если все оформлено правильно, производит списание денежных средств со счета своего клиента (ОАО «Юпитер»). Вот и все, что необходимо знать при расчетах платежными требованиями без акцепта. Акцептная форма списания денежных средств применяется на практике чаще других, поэтому давайте познакомимся с ней. Срок для акцепта (для принятия) платежных требований определяется сторонами по основному договору и должен быть не менее пяти рабочих дней (п. 10.1 Положения N 2-П). Следовательно, ограничения по максимальному количеству дней нет. Информацию об этом сроке нужно брать из договора. Однако если в платежном требовании отсутствуют слова «без акцепта», и срок акцепта не указан, то он автоматически считается равным пяти дням. В поле «Оконч. срока акцепта» – указывается дата, по наступлении которой истекает срок акцепта платежного требования. Она проставляется работником исполняющего банка на платежных требованиях, оплачиваемых с акцептом. Разумеется, плательщик заинтересован в увеличении срока акцепта, а получатель – в его уменьшении. Передача документов для акцепта – очень важный момент. Она осуществляется в соответствии с договором банковского счета (напомним, что он заключается, например, при открытии в банке расчетного счета). Поэтому в том случае, когда ваша организация предполагает использовать расчеты по инкассо, при заключении договора 86 банковского счета нужно не забыть включить это положение в текст вашего договора. Иначе это может послужить поводом для отказа банка от ответственности, если требование для акцепта будет предоставлено несвоевременно. Для оформления акцепта или отказа от акцепта оформляется документ установленной формы – «Заявление об акцепте, отказе от акцепта» (форма N 0401004). При акцепте заявление оформляется в двух экземплярах. Плательщик может отказаться от акцепта полностью или частично. При этом в заявлении он должен указать мотивы отказа, а также ссылку на пункт, номер и дату договора, который нарушен получателем денег при выставлении платежного требования. В случае отказа заявление составляется в 3-х экземплярах. Отсутствие хотя бы одного из перечисленных реквизитов, а также отклонение от установленной формы заявления об отказе от акцепта может послужить основанием для непринятия банком этого заявления. Ответственность за неправомерный отказ несет плательщик. Банки не рассматривают претензий по существу отказов от акцепта. Однако за нарушение сроков представления платежного требования для акцепта, а также за необоснованное неисполнение отказа от акцепта (представленного в срок и оформленного в соответствии с установленными требованиями) банк может нести ответственность в полном объеме нанесенного плательщику убытка. Если в течение предусмотренного срока не получено согласие плательщика на акцепт или полный/частичный отказ от акцепта, то платежное требование на следующий рабочий день после истечения срока акцепта возвращается в банк-эмитент, с указанием на оборотной стороне первого экземпляра платежного требования причины возврата: «Не получено согласие на акцепт». Списать деньги по неакцептованному в течение предусмотренного срока платежному требованию банк может только в случае, если плательщик предоставит ему право оплачивать платежные требова87 ния, предъявленные к его счету любыми (или указанными плательщиком) кредиторами (получателями средств), при неполучении от него (плательщика) соответствующего документа в течение срока, установленного для акцепта. В качестве извещения для акцепта используется один из экземпляров платежного требования. Он передается плательщику не позже следующего рабочего дня со дня поступления в банк платежного требования. Мы уже говорили, что платежные требования и инкассовые поручения предъявляются получателем средств (взыскателем) к счету плательщика через банк, обслуживающий получателя средств. Такие документы представляются в банк вместе с «Реестром переданных на инкассо расчетных документов» (форма N 0401014), составляемым в двух экземплярах. Этот реестр оформляется в любом случае, даже если организация выставляет только один документ. Первый экземпляр реестра оформляется двумя подписями – руководителя и главного бухгалтера и оттиском печати. На втором экземпляре можно этого не делать. Оба экземпляра реестра вместе с документами, указанными в нем, бухгалтер передает в свой банк. При приеме на инкассо (к исполнению) платежных требований или инкассовых поручений банк осуществляет: • проверку их соответствия установленной форме бланка, • проверку полноты заполнения всех предусмотренных бланком реквизитов, • проверку соответствия подписей и печати получателя средств образцам, указанным в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати», а также идентичности всех экземпляров расчетных документов. После этого на всех экземплярах принятых расчетных документов проставляется штамп банка-эмитента (банка получателя средств), дата приема и подпись ответственного исполнителя. Непринятые документы вычеркиваются из реестра переданных на инкассо расчетных 88 документов и возвращаются получателю средств. Количество и сумма расчетных документов в реестре исправляются. Оба экземпляра реестра и исправления в них заверяются подписью ответственного работника банка-эмитента. Последние экземпляры расчетных документов вместе со вторым экземпляром реестра возвращаются получателю средств в качестве подтверждения приема документов на инкассо. Первые экземпляры остаются в банке. Банк-эмитент, принявший на инкассо расчетные документы, принимает на себя обязательство доставить их по назначению. Данное обязательство, а также порядок и сроки возмещения затрат по доставке расчетных документов отражаются в договоре банковского счета с клиентом. Поступившие в исполняющий банк платежные требования и инкассовые поручения регистрируются в журнале произвольной формы с указанием номера счета плательщика, номера, даты и суммы каждого расчетного документа. На первом экземпляре поступивших платежных требований и инкассовых поручений в верхнем левом углу проставляется дата поступления расчетного документа. В исполняющем банке также проверяется полнота и правильность заполнения реквизитов платежных требований и инкассовых поручений, за исключением проверки подписей и печати получателя средств, а также проверяется наличие на всех экземплярах расчетных документов штампа банка-эмитента и подписи ответственного исполнителя. Расчетные документы, оформленные с нарушением установленных требований, подлежат возврату. При этом в регистрационном журнале делается запись с указанием даты и причины возврата. Если на счете плательщика отсутствуют денежные средства или их недостаточно, а в договоре банковского счета нет условия об оплате расчетных документов сверх имеющихся на счете денег, то расчетные документы помещаются в картотеку. Это относится и к платеж89 ным требованиям (как акцептованным плательщиком, так и на безакцептное списание денежных средств), и к инкассовым поручениям (с приложенными в установленных законодательством случаях исполнительными документами). Банк плательщика обязан известить банк получателя о помещении расчетных документов в картотеку, направив последнему соответствующее извещение (форма N 0401075). Делается это не позже рабочего дня, следующего за днем помещения расчетных документов в картотеку. При этом на оборотной стороне первого экземпляра расчетного документа (платежного требования или инкассового поручения) ставится отметка о дате направления извещения, штамп банка и подпись ответственного исполнителя. Банк-эмитент после получения извещения от исполняющего банка доводит извещение о постановке в картотеку до клиента. Оплата расчетных документов производится по мере поступления денежных средств на счет плательщика в очередности, установленной законодательством. Допускается частичная оплата платежных требований и инкассовых поручений, находящихся в картотеке. Она осуществляется «Платежным ордером» (форма N 0401066) в порядке, аналогичном порядку частичной оплаты платежного поручения, за исключением отметки о частичной оплате. При частичной оплате платежного требования или инкассового поручения из картотеки ответственный исполнитель банка указывает на всех экземплярах расчетного документа в соответствующих графах в нижней части бланка номер частичного платежа, номер и дату платежного ордера, которым произведена оплата, сумму частичного платежа, сумму остатка и заверяет записи своей подписью. При полной оплате платежного требования или инкассового поручения на всех экземплярах документов в поле «Отметки банка плательщика» ставится штамп банка плательщика и подпись ответствен90 ного исполнителя, а в поле «Списано со сч. плат.» - дата списания средств со счета (при частичной оплате – дата последнего платежа). При неполучении платежа по платежному требованию, инкассовому поручению либо извещения о постановке в картотеку банк-эмитент может (по просьбе получателя средств) направить в исполняющий банк запрос в произвольной форме о причине неоплаты указанных расчетных документов. Делается это не позже рабочего дня, следующего за днем получения соответствующего документа от взыскателя или в иной срок, предусмотренный договором банковского счета. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения поручения клиента по получению платежа на основании платежного требования или инкассового поручения банк-эмитент несет перед ним ответственность в соответствии с действующим законодательством. Вот и все. Теперь вы знаете, как открыть расчетный счет, как с ним работать, какие существуют формы безналичных расчетов, какие расчетные документы используются для них. Конец первой лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: feedback@rfet.ru 91