Кассовые операции. Проверка денег на подлинность и платежеспособность. Прием наличных денег в кассу . Ведение кассовой книги

Региональный финансово-экономический техникум КАССОВЫЕ ОПЕРАЦИИ (Вторая лекция) __________________________________ http://rfet.ru © РФЭТ © Все права защищены. Никакая часть данной книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме без письменного разрешения владельцев авторских прав. 2 СОДЕРЖАНИЕ РАЗДЕЛ 5. ПРОВЕРКА ДЕНЕГ НА ПОДЛИННОСТЬ И ПЛАТЕЖЕСПОСОБНОСТЬ......................................................................4 Глава 5.1. Проверка денег на подлинность...........................................4 Глава 5.2. Проверка денег на платежеспособность.............................6 Глава 5.3. Сдача сомнительных денег на экспертизу в банк..............8 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................12 РАЗДЕЛ 6. ПРИЕМ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ В КАССУ...........................14 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................20 РАЗДЕЛ 7. ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ.........................................26 Глава 7.1. Оформление новой Кассовой книги..................................27 Глава 7.2. Заполнение отчетного листа Кассовой книги...................33 ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ..................................................................39 СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ........................................................................50 3 РАЗДЕЛ 5. ПРОВЕРКА ДЕНЕГ НА ПОДЛИННОСТЬ И ПЛАТЕЖЕСПОСОБНОСТЬ Итак, помещение кассы полностью готово к работе, оборудовано в соответствии со всеми требованиями безопасности, проведена инвентаризация. Наконец-то вы можете приступить к исполнению своих главных обязанностей – приему и выдаче денег. Теперь каждый день вы как кассир организации будете принимать в кассу наличные деньги от разных людей: клиенты расплачиваются за товар, арендаторы вносят ежемесячную плату, подотчетники приносят остатки сумм, выданных им организацией для выполнения поручений. При таком большом потоке поступающих денег возникает риск недоследить и случайно принять в кассу поддельные деньги или расплатиться с кем-нибудь такими банкнотами, что еще хуже, так как вас могут обвинить в распространении подделок. Чтобы избежать подобной ситуации, вам следует очень внимательно относиться к поступающим в кассу деньгам и каждый раз проверять их на подлинность и платежеспособность. Глава 5.1. Проверка денег на подлинность Помните, что вы ни при каких обстоятельствах не должны принимать деньги в кассу, пока не проверите, являются ли они настоящими. Проще всего выявить подделку, если рядом с сомнительной банкнотой положить настоящую и внимательно сравнить их. Ниже мы поместили рисунок 5000 рублевой банкноты, на котором цифрами обозначили признаки подлинности. В качестве примера мы предлагаем вам купюру достоинством 5000 рублей. Разные банкноты имеют различные наборы признаков подлинности. Но существуют несколько признаков, которые применимы практически ко всем банкнотам в РФ. 4 Итак, у купюры достоинством 5000 рублей 7 основных признаков подлинности: 1. Цветные или серые волокна, впрессованные в поверхность купюр. Их наличие можно проверить при обычном освещении. 2. Защитная лента – видимая на просвет полоса, которая мо- жет содержать текст. На банкнотах номиналом пять тысяч защитная нить, содержит изображение чисел «5000». 3. Водяные знаки – изображение, расположенное на полях денежных знаков, которое видно на просвет. На водяном знаке пятитысячной банкноты более темными тонами изображен портрет Муравьева-Амурского, более светлыми число «5000». 4. Рельефные элементы – выпуклые изображения на купюре, воспринимаемые на ощупь. На банкнотах номиналом пять тысяч -метки в виде точек и полос, тонких штрихов по краям, рельефного текста. Их наличие можно проверить, проведя по ним пальцем. 5. КИПП-эффект – изображения наносятся с помощью ме- таллографической печати и видны под острым углом. Проверить их наличие можно, наклонив купюру номиналом 5000, будут просматриваются буквы «РР». 6. Микротексты и микроузоры – для просмотра используют- ся увеличительные приборы. На декоративной ленте пятитысячной 5 купюры с помощью лупы можно проверить и увидеть, что там есть микротекст. 7. Для отдельных элементов используется краска хамелеон – меняющая свой цвет в зависимости от угла зрения. (Герб города Хабаровск) И теперь следует сделать небольшую оговорку. Перечисленные выше признаки подлинности относятся к купюрам нового образца. Старые купюры постепенно заменяют новыми, но их все еще можно встретить в обороте. На них отсутствуют такие признаки, как цветопеременная краска, защитная нить и микроперфорация. Не следует считать такие банкноты подделкой, они тоже платежеспособны. Вы можете смело принимать такие деньги. Конечно, кассир может самостоятельно проверять деньги на подлинность, учитывая все вышеперечисленные требования. Но для надежности проверки современные компании предпочитают использовать детекторы подлинности банкнот PRO, которые под ультрафиолетовыми лучами за считанные секунды проверяют деньги. Детекторы бывают автоматические и полуавтоматические, они могут подавать звуковой сигнал в случае обнаружения фальшивки. Предприятие заказывает детектор у официального производителя. На такой аппарат обязательно выдается сертификат качества. Итак, надеемся, вы разобрались, как определить подлинность российских рублей. Но кроме подлинности у них есть еще один признак – платежеспособность. Вот о ней мы сейчас и поговорим. Глава 5.2. Проверка денег на платежеспособность Вам, наверняка, не раз попадались мятые, надорванные или заклеенные купюры, которые неохотно принимают продавцы и от которых поскорее хочется избавиться. Как же следует поступить, если такие деньги принесут в кассу: имеете ли вы право принимать их в качестве оплаты или делать этого не следует? 6 Сразу скажем, что к неплатежеспособным банкнотам относятся: • те, на которых стоит печать «образец»; • поддельные или имеющие признаки переделки (например, составленные из фрагментов разных банкнот); • утратившие более 45 процентов площади. Все остальные деньги — будь они разорваны, склеены или с измененной окраской — можно обменять в банке. Поэтому в том, что банкнота слегка надорвана, протерта или имеет проколы, нет ничего страшного. Такие деньги обязаны принимать повсюду, наравне с полноценными банкнотами. Платежеспособными являются и купюры с небольшими масляными пятнами, загрязнениями, надписями или отпечатками штампов. Не стоит пугаться отсутствия углов и защитной нити. Главное, чтобы все другие признаки защиты были в полном порядке. Тем не менее, хотим дать вам совет: если к вам в кассу попали сильно поврежденные деньги (банкнота разорвана на части и склеена, обуглена или залита краской), расплачиваться или выдавать сдачу из кассы такими деньгами не стоит. Лучше отнести деньги в банк и обменять. А теперь представим себе следующую ситуацию. В кассу приходит клиент, который арендует комнату в здании организации, и приносит вам арендную плату. Среди переданных им денег, вы сразу обнаруживаете купюру достоинством 1000 рублей, склеенную из двух отдельных фрагментов. При ближайшем рассмотрении вы понимаете, что фрагменты в прошлом принадлежали двум разным купюрам – серия и номер на левой и правой стороне банкноты оказались разными. Такую банкноту нельзя считать платежеспособной. Значит, и принимать ее нельзя. И здесь вы спросите: «А можно ли просто вернуть сомнительные деньги клиенту или попросить его заменить их на другие?» Отвечаем цитатой из нормативного документа: «Кассовым работникам 7 возвращать клиенту денежные знаки, вызвавшие сомнение в подлинности, а также имеющие признаки подделки, запрещено». Но это касается лишь кассовых работников банков. Прямого указания на то, что кассирам организаций запрещено возвращать сомнительные деньги, нет. Поэтому вы можете спокойно вернуть деньги клиенту, объяснив причину. С другой стороны, вам следует посоветовать клиенту обратиться в банк, чтобы там провели экспертизу сомнительной банкноты. Глава 5.3. Сдача сомнительных денег на экспертизу в банк Представьте, что, пересчитывая деньги в кассе, вы обнаружили три сомнительные банкноты достоинством 100, 500 и 1000 рублей. Откуда взялись эти деньги? Вы вспоминаете, что утром к вам приходил подотчетник Сидоров В.В. Он возвращал остаток аванса, выданного ему на покупку канцтоваров для организации. Вы тогда забыли проверить принесенные им деньги и сразу приняли их. И что же делать, если у вас в кассе оказались сомнительные купюры? Во-первых, ни в коем случае не отдавайте сомнительные купюры пришедшим к вам клиентам, даже если других денег для выплаты недостаточно. В противном случае, вас могут обвинить в попытке сбыта фальшивых денег. Во-вторых, теперь, хочется вам того или нет, сдать деньги на проверку в банк придется. Причем советуем вам поторопиться и сделать это до конца рабочего дня. Принимать у вас деньги и проводить экспертизу будет кассир банка. При этом необходимо предоставить ему следующие документы: 1. Опись сдаваемых на экспертизу денежных билетов; 2. Заявление о приеме на экспертизу денежных билетов. Поэтому перед тем, как идти с деньгами в банк, вам необходимо составить эти два документа. Давайте этим сейчас и займемся. 8 Начнем с Описи. Она нужна для того, чтобы знать, сколько и какие деньги кассир сдал на экспертизу. Опись составляется в двух экземплярах. Один экземпляр вы сдаете вместе с сомнительными деньгами в банк, а второй оставляете у себя. Обращаем ваше внимание, что если Вы сдаете на экспертизу банкноту или монету, реквизиты которой (достоинство, год образца, серия, номер, наименование монетного двора) невозможно определить, то в этом случае в одной из строк в таблице Описи следует написать «Денежный знак Банка России в условной оценке 1 рубль». При этом считается, что каждый денежный знак, у которого нельзя определить реквизиты, имеет стоимость 1 рубль. А сейчас откройте Приложение, раздел «Бланки для заполнения», и найдите документ «Опись сдаваемых на экспертизу денежных билетов». Возьмите простой карандаш и заполните бланк Описи. При заполнении документа вам понадобятся различные данные. Часть из них – наименование организации и адрес – вы можете взять из Информационного письма об учете в статрегистре Росстата, которое мы разместили в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». Дополнительно сообщаем вам, что деньги сдаются в Курское ОСБ 8596, г. Курск. На экспертизу отправляются банкноты: 1. 100 рублей 1997 года выпуска, серия Ти №4849939; 2. 500 рублей 1997 года выпуска, серия зА №0466318; 3. 1000 рублей 1997 года выпуска, серия ТТ №8113240. Напоминаем, что вы заполняете документ от 25 декабря 2013 года. И не забудьте прочеркнуть все оставшиеся пустыми строки. Надеемся, вы успешно справились с заполнением Описи. А теперь давайте оформим еще один документ, необходимый для сдачи денег на экспертизу, – Заявление о приеме на экспертизу денежных билетов. 9 Найдите в Приложении, чистый бланк Заявления и заполните его с помощью простого карандаша. Для заполнения бланка вам понадобятся различные данные. Часть из них вы найдете в заполненном бланке Описи сдаваемых на экспертизу денежных билетов, а также в Письме об открытии расчетного счета (Приложение). Напоминаем, что вы сдаете на экспертизу сомнительные деньги, полученные от Сидорова В.В. в счет возврата неиспользованного аванса. Вам необходимо, чтобы после проведения экспертизы деньги были зачислены на расчетный счет ОАО «Перспектива». Когда вы закончите заполнять свой бланк Заявления, откройте Приложение и найдите в нем заполненные бланки Заявления и Описи. Сравните предложенные образцы с документами, которые заполнили вы. Если вы все заполнили правильно, они будут различаться только по подписи клиента – здесь вместо подписи Беляевой будет стоять ваша подпись. Если же при проверке вы обнаружили еще какие-то различия, значит, вы допустили ошибки при заполнении. Возьмите ластик и исправьте их. А теперь, взяв с собой все необходимое – Опись, Заявление и сомнительные банкноты, – вы отправляетесь в тот банк, в котором у вашей организации открыт расчетный счет. Там вы находите кассира и отдаете ему документы и деньги, чтобы он мог провести экспертизу. Взамен отданных денег вам выдается Справка о приеме денег на экспертизу. С ней вы возвращаетесь на предприятие и ждете результатов проверки. Далее возможны 3 варианта развития событий: Вариант 1. Деньги оказались подлинными (даже если неплатежеспособными). Если по результатам экспертизы было установлено, что деньги подлинные, кассир банка перечисляет их на расчетный счет вашей организации, а Заявление возвращает вам. 10 Вариант 2. Деньги оказались фальшивыми. Если по результатам экспертизы выяснилось, что деньги являются фальшивыми, сотрудники банка обязаны уведомить об этом органы внутренних дел, которые, в свою очередь, организуют расследование по поимке изготовителей фальшивок. Вариант 3. Деньги отправлены на экспертизу в главное управление Национального Банка. Если при проверке банкнот даже у сотрудника банка возникли сомнения и сделать окончательные выводы он не может, то деньги отправляются в главное управление Национального Банка для проведения более тщательной экспертизы (экспертиза проводится в течение 5 рабочих дней), а вам выдается Справка о приеме денег на экспертизу. В этом случае вы приходите к бухгалтеру по денежным средствам вашего предприятия и отдаете ему Справку о приеме денег на экспертизу. Дальнейшие действия с сомнительными деньгами будет осуществлять он. А теперь давайте вернемся к нашей ситуации. Вы отдали сомнительные банкноты вместе с необходимыми документами – Заявлением и Описью – кассиру банка и ожидаете результатов. Кассир банка определил, что купюры являются подлинными, но неплатежеспособными и подлежат обмену. Поэтому деньги перечислили на расчетный счет вашей организации, который вы сами указали в соответствующей строке Заявления. Вы забираете Справку о приеме денег, возвращаетесь с ней в организацию и отдаете ее бухгалтеру по денежным средствам. Тот выписывает Расходный кассовый ордер на сумму, указанную в Справке. Этот Расходный ордер регистрирует факт перевода денег из кассы на расчетный счет организации. Итак, проверка денег на подлинность и платежеспособность осуществляется в 4 этапа: 11 Кассир: • проверяет деньги на подлинность и платежеспособность в условиях кассы; • если деньги вызвали сомнения, составляет Опись сдаваемых на экспертизу денежных билетов и Заявление о приеме на экспертизу денежных билетов. Один экземпляр Описи оставляет у себя в кассе, а второй вместе с Заявлением и сомнительными деньгами несет в банк. Кассир банка: • забирает сомнительные деньги на экспертизу и отдает кассиру Справку о приеме денег на экспертизу. • по итогам экспертизы: • если деньги признаны фальшивыми, сообщает об этом сотруднику МВД; • если деньги оказались подлинными, перечисляет их на расчетный счет организации; • если не может точно определить, подлинные деньги или нет, отправляет их на дополнительную экспертизу в главное управление Национального Банка. Теперь Вы знаете, что нужно делать, если денежные знаки вызвали у Вас сомнение, и можете переходить к изучению следующего раздела. Желаем Вам новых успехов в освоении Руководства кассира! ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Опись сдаваемых на экспертизу денежных знаков Если вы обнаружили, что среди наличных денег в кассе есть купюры, вызывающие у вас подозрения, их необходимо отправить на экспертизу в банк. Для того, чтобы знать, сколько и какие купюры были сданы в банк на экспертизу, нужно составить список сдаваемых денег – «Опись сдаваемых на экспертизу денежных билетов» (далее – Опись). Форму Описи банк разрабатывает самостоятельно. В банке же вам выдадут образец такой Описи. Она проста в заполнении и не тре12 бует знания специальных правил. Образец Описи вы найдете в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». Опись составляется в двух экземплярах: один вноситель (например, кассир) оставляет себе, а другой передает работнику банка. Заявление о приеме на экспертизу денежных билетов Для того чтобы в банке у вас приняли сомнительные купюры, нужно оформить специальный документ – «Заявление о приеме на экспертизу денежных билетов» (далее Заявление). Образец такого Заявления выдается кассиру предприятия банком. Каждый банк может разработать удобную для него форму Заявления. Оно достаточно простое в заполнении и не требует знания правил. Образец Заявления вы можете найти в Приложении, раздел «Образцы заполненных документов». Заявление кассир передает работнику банка вместе с сомнительными деньгами. 13 РАЗДЕЛ 6. ПРИЕМ НАЛИЧНЫХ ДЕНЕГ В КАССУ Вы уже получили первоначальные навыки работы кассира и теперь можете приступать к освоению более сложных видов работ. В данном разделе мы поговорим о том, как следует принимать наличные деньги. Представьте, что начался новый рабочий день. В вашу организацию приходит представитель ООО «Флоренция», Кузнецов Николай Иванович. Он хочет приобрести партию носовых платочков. Для начала он отправляется в бухгалтерию. В бухгалтерии Кузнецов разыскивает бухгалтера по учету готовой продукции. Этот сотрудник знает абсолютно все о продукции, произведенной вашим предприятием: какие виды имеются сейчас на складе, а каких нет, сколько стоит тот или иной вид продукции, кому и на каких условиях ее следует отпускать. Спросив, какие именно платочки нужны клиенту, бухгалтер по учету готовой продукции обращается к своему компьютеру и находит в базе данных наименование нужного товара. На этот товар он составляет два экземпляра Счета-фактуры и два, а в некоторых случаях даже три, экземпляра Накладной. Поясним, для чего предназначены эти документы и почему они выписываются в таком количестве. И Счет-фактура, и Накладная – это первичные учетные бухгалтерские документы. Счет-фактура необходим для учета налога на добавленную стоимость (НДС) как в организации-продавце, так и в организации-покупателе. А Накладная – это документ, по которому можно получить товар со склада и вывезти его с охраняемой территории организации-продавца. Но для чего столько экземпляров? Давайте разберемся. Во-первых, покупатель получит на складе партию товара, а взамен оставит кладовщику один экземпляр Счета-фактуры и один эк14 земпляр Накладной. Эти документы нужны кладовщику для отчета перед бухгалтерией за отпущенный со склада товар. Во-вторых, если на предприятии существует строгая система охраны, то покупателя на проходной остановят охранники, чтобы проверить, на каком основании он вывозит товар с территории завода. В этом случае покупателя могут попросить оставить один экземпляр Накладной на получение партии приобретенного товара на пропускном пункте. В-третьих, после выезда с территории предприятия, у покупателя на руках останется один экземпляр Счета-фактуры и один экземпляр Накладной. Эти документы потребуются покупателю для того, чтобы отчитаться в своей организации. Но вернемся к бухгалтеру по учету готовой продукции. После того, как необходимые документы заполнены, он относит их на подпись главному бухгалтеру, а затем отдает покупателю. Со всеми этими документами покупатель отправляется к бухгалтеру по денежным средствам. Тот выписывает на ООО «Флоренция» в лице Кузнецова Николая Ивановича Приходный кассовый ордер (ПКО), подписывает его у главного бухгалтера и передает кассиру. По этому документу Кузнецов сможет оплатить товар в кассе. Итак, представьте, что в кассу приходит бухгалтер по денежным средствам и отдает вам в руки стопку заполненных Приходных и Расходных кассовых ордеров. По этим документам вы будете принимать и выдавать деньги в течение всего рабочего дня. Стоит пояснить, что бухгалтер по денежным средствам может отдавать вам ордера несколько раз в день в любое время по мере необходимости. Обратите внимание, что бухгалтер по денежным средствам лично приносит в кассу все Приходные и Расходные кассовые ордера, а не передает их через плательщиков или покупателей. Делает он это потому, что передавать бланки Приходных и Расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещает «Порядок ведения кассовых операций 15 в Российской Федерации». Этот запрет введен для того, чтобы исключить любую возможность подделки кассовых документов. Следом за бухгалтером к вам в кассу приходит Кузнецов Николай Иванович и сообщает, что хочет оплатить товар. Вы берете стопку ордеров, принесенных бухгалтером, и ищите среди них тот, который выписан на имя Кузнецова Николая Ивановича. Если ордер не найден, то и деньги вы принять не можете. В этом случае нужно сообщить бухгалтеру по денежным средствам, что Приходный кассовый ордер на Кузнецова отсутствует. В нашем случае соответствующий Приходный кассовый ордер есть, поэтому вы можете принять деньги от плательщика. Но не стоит спешить. Для того чтобы принять деньги, сначала необходимо проверить правильность заполнения Приходного кассового ордера. Дата, стоящая на ордере, обязательно должна совпадать с текущей, так как Приходный кассовый ордер действителен только один день! Если деньги по ордеру не были приняты вовремя, то неиспользованный ордер в конце рабочего дня возвращается к бухгалтеру по денежным средствам. Но главное, что вы должны проверить в Приходном кассовом ордере, – это наличие и подлинность подписи главного бухгалтера. Так как специальной карточки с образцами подписей для кассира предприятия законодательством не предусмотрено, мы рекомендуем вам попросить главного бухгалтера и руководителя поставить свою подпись на отдельном листочке, сохранить его и при необходимости сверять с ним подписи на документах, поступающих к вам из бухгалтерии. Проверив ПКО, вы принимаете деньги у покупателя. И тут вы должны быть очень внимательны! Во-первых, пересчитайте всю сумму и сверьте ее с суммой, записанной в ПКО. Во-вторых, проверьте каждую купюру на подлинность и платежеспособность. Если какая-то купюра вызывает у вас сомнения, лучше попросите покупателя заменить ее на другую. 16 Если вы все проверили и у вас ничто не вызвало подозрения, вы принимаете деньги от покупателя и выбиваете на эту сумму кассовый чек. Обратите внимание! Каждый раз, когда к вам приходит покупатель и расплачивается наличными деньгами, вы обязаны выдавать ему кассовый чек. Для этого в кассе необходимо иметь контрольно-кассовую машину (ККМ, кассовый аппарат). Сразу после того как организация приобретет ККМ, кассир должен поставить ее на учет в налоговую инспекцию. Там ему объяснят, какие документы необходимы для регистрации кассового аппарата и как следует вести учет показаний. После того, как вы выбили на кассовом аппарате чек, вы расписываетесь в Приходном кассовом ордере и ставите штамп «Оплачено» с указанием даты. Если такого штампа нет, то надпись «Оплачено» вы делаете от руки. Затем вы отрываете от Приходного кассового ордера квитанцию, прикрепляете к ней кассовый чек и отдаете их Николаю Ивановичу (вместе со сдачей, если это необходимо). Обратите внимание! Если у кассира возникает необходимость выдать сдачу, а в кассе нет достаточной суммы, чтобы произвести эту операцию, запрещается давать сдачу из личных денег! С другой стороны, ничто не запрещает кассиру разменять полученную купюру, если у него в кошельке имеется достаточная сумма. Если же в кассе разменять деньги нечем, объясните плательщику, что вам нечем выдать ему сдачу, и поэтому деньги вы принять не можете. Извинитесь перед ним и попросите его самостоятельно разменять необходимую сумму. Теперь с квитанцией и со всеми остальными документами Кузнецов отправится на склад готовой продукции, где ему отдадут товар. Вы, тем временем, зарегистрируете Приходный кассовый ордер в Кассовой книге и спрячете деньги в сейф. А в конце рабочего дня вы сдадите ПКО бухгалтеру по денежным средствам вместе с Отчетом кассира. 17 О том, как правильно заполнять Кассовую книгу и формировать Отчет кассира, вы узнаете из следующего раздела «Ведение Кассовой книги». Мы с вами рассмотрели случай, когда на крупном предприятии есть и кассир, и бухгалтер по учету готовой продукции, и бухгалтер по денежным средствам. Если же вы работаете на малом предприятии, то никаких бухгалтеров, кроме главного, там не найти. Поэтому, вполне возможно, что все упомянутые документы вам придется заполнять самостоятельно. Сейчас в качестве тренировки мы предлагаем вам целиком заполнить бланк ПКО за бухгалтера по денежным средствам и за себя (кассира). Для того чтобы заполнить этот документ, найдите чистый бланк Приходного кассового ордера в Приложении, раздел «Документы для заполнения». Теперь возьмите Приложение, раздел «Правила заполнения документов» и найдите в нем главу «Приходный кассовый ордер». Руководствуясь Правилами, заполните бланк Приходного кассового ордера простым карандашом. При заполнении бланка вам понадобятся различные данные. Часть из них вы найдете в Счете-фактуре, который помещен выше. Дополнительно сообщаем, что код ОАО «Перспектива» по ОКПО – 44020935, корреспондирующий счет №62, дебет – 50/1. Дан18 ный ПКО будет первым по порядку в этом году. Основанием для приема денег служит оплата по счету-фактуре №1 за платки носовые. Обратите внимание, что мы просим вас заполнять учебные документы простым карандашом, чтобы вам проще было исправить свои ошибки с помощью ластика и сделать правильную запись. Но помните, в реальной жизни заполнять документы простым карандашом категорически запрещено! Когда вы заполните бланк от начала до конца, проверьте себя, открыв Приложение. Содержание всех строк и граф заполненного вами ПКО должно совпадать с образцом. Единственное различие будет в строке с фамилией кассира: здесь вы запишите свою фамилию. Надеемся, вы успешно справились с заданием. Если вы где-то допустили ошибки, обязательно разберитесь в них. Еще раз внимательно перечитайте правила заполнения тех граф и строк, которые вызвали затруднения. После этого исправьте ошибки в бланке документа, он вам еще пригодится при работе с Кассовой книгой. А теперь подведем окончательные итоги этого раздела, посвященного приему наличных денег в кассу. Прием денег в кассу осуществляется в 8 этапов: Бухгалтер по денежным средствам: • составляет Приходный кассовый ордер и подписывает его у главного бухгалтера, после чего лично относит кассиру. Кассир: • проверяет правильность заполнения ПКО: дату составления, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, а также наличие указанных в ПКО Приложений; • принимает деньги от получателя и проверяет их на подлинность и платежеспособность; • расписывается в ПКО и ставит штамп «Оплачено» с указанием даты, отрывает от ПКО квитанцию; 19 отдает плательщику квитанцию от ПКО и при необходимости сдачу; • кладет деньги в сейф; • регистрирует ПКО в Кассовой книге; • кладет ПКО и Кассовую книгу в сейф. Только что вы научились принимать деньги в кассу и оформлять Приходный кассовый ордер. А в следующем разделе мы расскажем о том, для чего нужна Кассовая книга и как правильно регистрировать в ней ордера. Желаем вам успехов в дальнейшем знакомстве с кассовым делом! • ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Приходный кассовый ордер Общие правила 1. «Приходный кассовый ордер» (далее -ПКО) заполняется при каждом поступлении наличных денег в кассу. Наличные деньги не могут быть приняты в кассу предприятия без оформления ПКО. 2. Бланк ПКО, является унифицированной формой (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) № КО-1. 3. Бланк ПКО состоит из двух частей: левая так и называется «Приходный кассовый ордер», правая – «Квитанция к приходному ордеру». 4. В процессе заполнения бланка ПКО участвуют три человека: бухгалтер по денежным средствам, главный бухгалтер и кассир. 5. ПКО заполняется четко и ясно чернилами, синей, черной шариковой ручкой или с помощью компьютера. 6. Подписи главного бухгалтера и кассира, а также печать организации должны быть «живыми», т.е. проставленными от руки, даже в том случае, когда бланк ПКО заполнен с помощью компьютера. 20 7. Подчистки, помарки или исправления в ПКО не допускаются. В случае неверного заполнения ПКО его следует вернуть обратно в бухгалтерию для уничтожения и оформления другого ордера. 8. Обратите внимание на следующее: о каждом выписанном ордере делается запись в «Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», поэтому, уничтожая бланки испорченных ордеров, необходимо помнить об этой записи. Если ошибка обнаруживается еще до внесения записи в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ордер можно уничтожить, а новому бланку присвоить его номер. Если же ошибка в ордере обнаружена уже после того, как запись о нем была сделана в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, то испорченный бланк ПКО уничтожается, а в журнале напротив записи о нем ставится примечание «испорчен». Новый ПКО выписывается под новым порядковым номером. 9. Выдача ПКО на руки лицам, вносящим деньги, запрещается. Бухгалтер по денежным средствам заполняет свою часть ордера, подписывает его у главного бухгалтера, после чего лично передает документ в руки кассира. 10. Прием денег по ПКО производится только в день его составления, поэтому все три даты на документе должны совпадать. 11. ПКО хранится вместе с отчетом кассира у бухгалтера по денежным средствам в течение 5 лет. Далее с ним поступают согласно правилам «Учетной политики» организации. Комментарии к заполнению граф и строк Бланк ПКО состоит из двух частей – Приходного кассового ордера и Квитанции. Все графы в обеих частях заполняются одинаково. Бухгалтер по денежным средствам: 12. В строке «Организация» указывается сокращенное название организационно-правовой формы предприятия и его наименова21 ние согласно организационно-учредительным документам (Устав, Учредительный договор). 13. В графе «Код по ОКПО» записывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Когда предприятие создается, оно проходит процедуру государственной регистрации. Во время регистрации каждому предприятию выдается «Информационное письмо об учете в статрегистре Росстата», в котором указаны все его коды, в том числе и «Код по ОКПО». Это письмо, как правило, хранится в юридическом отделе предприятия, а его копии выдаются всем сотрудникам, которые в нем нуждаются. 14. Штатным расписанием организации может быть предусмотрено ее деление на структурные подразделения (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). В строке «Структурное подразделение» записывается наименование подразделения, к которому относится касса. А в соседней графе «Код» записывается его код. Если такого деления в организации нет, то в соответствующих строке и графе ставится прочерк. 15. В строке «Номер документа» записывается порядковый номер Приходного кассового ордера. Чтобы определить, какой номер присвоить новому документу, надо свериться с «Журналом регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», в котором были зарегистрированы все ранее выписанные ордера. С каждого нового года нумерация документов начинается заново. 16. В графе «Дата составления» указывается дата составления Приходного кассового ордера. Она должна совпадать с датой приема денег в кассу предприятия. 17. В графе «Дебет» записывается номер счета – 50 («Касса»), на который приходуются поступившие деньги. Если в кассу поступают не только рубли, но и валюта, то пятидесятый счет разбивается на два субсчета: 50.1 – рубли и 50.2 – валюта. В этом случае в графе «Дебет» записывается номер счета вместе с номером субсчета (50.1 или 50.2). Для того чтобы заполнить эту графу, необходимо изучить курс 22 «Основы бухгалтерского дела» и понять, что такое счет и субсчет, что такое бухгалтерские проводки и как их правильно делать. 18. В графе «Кредит», в подразделе «Код структурного подразделения» записывается код структурного подразделения, к которому приписан человек, сдающий деньги в кассу. Если человек не является сотрудником организации или системы кодирования на предприятии не существует, в графе ставится прочерк. 19. В графе «Кредит», в подразделе «Корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета, с которого поступают деньги в кассу организации. Для того чтобы заполнить эту графу, необходимо знать, что такое счет и субсчет, что такое бухгалтерские проводки и как их правильно делать. 20. В графе «Кредит», в подразделе «Код аналитического учета» обычно ставится прочерк. Она заполняется в том случае, когда предприятию по какой-либо причине нужно присвоить код каждому подотчетнику. Тогда в эту графу вписывается соответствующий код, имеющий буквенное, цифровое или буквенно-цифровое значение. Коды подотчетников утверждаются руководителем предприятия в Приложении к «Учетной политике» предприятия. 21. В графе «Сумма, руб. коп.», указывается сумма наличных денег, поступивших в кассу предприятия. Эту сумму можно узнать из счета-фактуры, накладной или, например, авансового отчета, на основании которого поступают деньги. 22. Графа «Код целевого назначения» заполняется только в том случае, когда предприятию по какой-либо причине нужно присвоить код целям, на которые будут использованы поступающие в кассу деньги. Коды разрабатываются организацией самостоятельно и могут принимать цифровые, буквенные или буквенно-цифровые значения. Например: деньги будут направлены на выплату заработной платы – код ЗП или 01, на расчеты с поставщиками – код РП или 02, на выдачу денег под отчет – код ПО или 03 и т.д. Если такая кодировка в организации не предусмотрена, в графе ставится прочерк. 23 23. В графе «Принято от» указываются фамилия, имя и отчество человека, сдающего наличные деньги в кассу. В случае, если плательщиком выступает другая организация, в этой графе записывается наименование этой организации, а затем имя того, через кого поступает платеж (т.е. человека, пришедшего в кассу). 24. В строке «Основание» указывают, почему деньги поступают в кассу, например: возврат остатка неиспользованного аванса. 25. В строке «Сумма» запись следует делать с самого начала строки и с заглавной буквы. Оставшееся свободным место заполняется прочерком. Обратите внимание, что данное правило распространяется почти на все бухгалтерские документы. 26. Строка «В том числе». Если продукция, работы, услуги, за которые организация получает наличные деньги, облагаются косвенными налогами (НДС, акциз), то в этой строке указывается цифрами размер НДС и (или) акциза. Если имеется и то, и другое, то каждый налог записывается отдельно, например: 250 руб. – НДС, 139 руб – акциз. Если на этот вид продукции НДС не начисляется, то делается запись «без НДС». 27. В строке «Приложение» перечисляются все прилагаемые к ордеру документы (авансовый отчет, корешок чека, счет-фактура) с указанием их номеров и дат составления. Главный бухгалтер: 28. В строке «Главный бухгалтер» ставит свою подпись и ее расшифровку далее. 29. «М.П. (штампа)». Бланк ПКО заверяется печатью организации. Во избежание спорных ситуаций печать рекомендуется ставить строго на квитанции ПКО, не захватывая поля бланка Приходного кассового ордера. Кассир: 30. В строке «Получил кассир» ставит подпись и расшифровку подписи. 24 31. Приложенные к Приходному кассовому ордеру документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года). Этот штамп обозначает, что операция по приему денег в кассу была проведена. На самом бланке и квитанции также можно ставить штамп «Оплачено» в верхней части документа, для того чтобы было хорошо видно, оплачен Ордер или нет. Это поможет вам при ведении кассовой книги. Нормативные документы, регулирующие правила заполнения Приходного кассового ордера 1. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. N 402; 2. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 3. Постановление от 18. 08. 1998 г. № 88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации». 25 РАЗДЕЛ 7. ВЕДЕНИЕ КАССОВОЙ КНИГИ Ваш рабочий день в должности кассира продолжается. Вы только что приняли в кассу наличные деньги и выписали на эту сумму Приходный кассовый ордер (ПКО). Теперь необходимо сделать запись в Кассовой книге о том, что деньги приняты. Вы можете удивиться: зачем заполнять еще какой-то документ, если прием денег и так уже оформлен Приходным кассовым ордером? Дело в том, что в течение дня кассир по много раз принимает и выдает наличные деньги. Перед каждой выдачей и каждым приемом денег он оформляет соответствующие первичные бухгалтерские документы – Приходные и Расходные кассовые ордера, – которые в конце дня передает бухгалтеру по денежным средствам. Но Приходные и Расходные ордера – это небольшие бланки, которые могут легко потеряться. Допустим, в конце дня кассир взял все ордера, сложил их в стопку и направился с ними к бухгалтеру по денежным средствам. По дороге он может зайти в другой кабинет и там случайно оставить несколько ордеров. А может просто обронить один листик в коридоре и не заметить потери. В любом случае, если потеряется хотя бы один бланк, произойдет сбой в учете денежных средств, а кассир не имеет права ошибиться ни на одну копейку. Чтобы подобные сбои не происходили, кассир учитывает принятые и выданные деньги два раза: сначала он оформляет на эту сумму кассовый ордер, а сразу после окончания операции переносит данные из ордера в Кассовую книгу. Согласитесь: потерять большую книгу труднее, чем маленький ордер. Кроме того, по Кассовой книге гораздо легче и удобнее в конце дня подсчитать, сколько денег было получено, сколько выдано и какой получился остаток. Это первые две причины, почему нужно вести Кассовую книгу. Но есть еще и третья. Как мы уже сказали, Приходные и Расходные документы кассир обязан сдавать бухгалтеру по денежным средствам. Тот, в свою оче26 редь, будет подсчитывать по ним количество поступивших и выданных наличных денег и таким образом вести их «бумажный» учет. Но ведь «живые» наличные деньги лежат в кассе. А представьте, если кто-то украдет оттуда какую-то сумму. Неужели кассир так и не узнает о краже до тех пор, пока в кассе не проведут инвентаризацию? Не пересчитывать же ему каждый день все деньги, а потом бежать к бухгалтеру по денежным средствам, чтобы сверить остаток с учетными документами! Значит, кассир должен вести собственный учет всех наличных денег. А для этого он будет использовать Кассовую книгу. Итак, в Кассовой книге записываются все сведения о наличных денежных средствах организации. Поэтому, как один из самых ценных бухгалтерских документов, она должна храниться в закрытом сейфе в помещении кассы. Доставать книгу из сейфа можно только в том случае, если необходимо сделать в ней какую-либо запись, например, зарегистрировать ордер. Вы заполнили кассовый ордер, приняли или выдали деньги, взяли из сейфа Кассовую книгу, внесли в нее необходимую запись и тут же вернули книгу на место в сейф. Туда же вы кладете и ордер. Надо сказать, что у Кассовой книги есть одна небольшая особенность. Большинство бухгалтерских документов приобретаются в готовом виде. Купили – и сразу можете заполнять. Когда же покупается Кассовая книга, она еще не готова к «работе». Прежде чем вносить в нее какие-либо записи о совершенных операциях, книгу следует специальным образом оформить. И сейчас мы этим займемся. Глава 7.1. Оформление новой Кассовой книги Чтобы точно знать, когда следует заводить новую Кассовую книгу, необходимо обратиться к графику документооборота. Это такой специальный документ в форме схемы или таблицы, который действует внутри организации и устанавливает порядок работы с ее внутренними документами. График документооборота утверждается руководителем и хранится в отделе кадров. 27 Сразу скажем, что наличие графика документооборота не является обязательным. Чаще всего его используют в крупных организациях, где поток документов очень большой и его нужно как-то систематизировать. А в маленьких фирмах вполне можно обойтись и без этого графика. Так вот, если на предприятии утвержден график документооборота, следующая Кассовая книга оформляется в указанные им сроки. Если же графика нет, то новую книгу оформляют или сразу после окончания старой, или в начале календарного года, что более предпочтительно. Объясним, почему. Мы уже обращали ваше внимание, что в Кассовой книге регистрируются Приходные и Расходные кассовые ордера. А, в соответствии с правилами ведения кассовых операций, их нумерация должна обновляться в начале каждого календарного года. Поэтому вместе с нумерацией ордеров будет удобно «обновить» и тот документ, в котором они записываются, то есть Кассовую книгу. Если этого не сделать, то в одной книге окажутся зарегистрированными сразу несколько Приходных или Расходных кассовых ордеров с одинаковым номером, что может вызвать путаницу. Для большей ясности сформулируем следующее очень простое правило: если вы выписываете кассовый ордер под номером 1, то лучше сразу завести и новую Кассовую книгу. Однако это правило никак не может действовать в обратном порядке. То есть, если вы по какой-то причине заводите новую Кассовую книгу в середине года, то ни в коем случае нельзя обновлять нумерацию ордеров. Это можно будет сделать только в начале следующего года. Теперь, когда мы выяснили, в каких случаях заводится новая Кассовая книга, давайте вместе потренируемся ее оформлять. В вашей организации – ОАО «Перспектива» – утвержденного графика документооборота нет. Поэтому представим, что наступил новый год. Как только вы вернетесь на работу с новогодних праздни28 ков, вам необходимо пойти в специализированный магазин и купить там чистую Кассовую книгу. Но сейчас не нужно ничего покупать. В качестве Приложения к учебному практикуму мы выслали вам один экземпляр Кассовой книги. Будем считать, что вы приобрели его в магазине. А теперь давайте оформим этот документ по всем правилам. А начнем мы с обложки. Откройте Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и найдите там раздел «Ведение кассовой книги». Внимательно прочитайте Общие правила и Правила оформления новой Кассовой книги, после чего возьмите простой карандаш и заполните обложку, обращая внимание на Комментарии к заполнению граф и строк. Для оформления обложки вам понадобятся некоторые данные. Сообщаем вам, что код «Перспективы» по ОКПО – 44020935. У организации нет структурных подразделений, имеющих право вести собственную Кассовую книгу. Когда вы полностью заполните обложку, откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и найдите бланк «Обложка и титульный лист Кассовой книги». Сравните документ, получившийся у вас, с предложенным образцом. Если вы все сделали правильно, они будут совпадать по всем без исключения графам и строкам. Надеемся, вы без ошибок справились с этим заданием. Если ошибки все-таки были допущены, еще раз внимательно перечитайте Комментарии к заполнению тех граф и строк, которые вызвали у вас затруднения, после чего исправьте неверные записи. Только после этого вы можете переходить к дальнейшей работе. Когда обложка и титульный лист будут готовы, следует пронумеровать по порядку все отчетные листы. Обращаем ваше внимание, что в Кассовой книге нумеруются именно листы, а не страницы, как в обычных документах. То есть, если, к примеру, одна сторона листа пронумерована цифрой 1, то этот же номер должен стоять и на другой стороне. Зная это правило, вы никогда не ошибетесь в нумерации! 29 А сейчас попробуйте самостоятельно проставить нумерацию в Кассовой книге. Для этого откройте документ на самом первом отчетном листе и запишите в строке «Лист» порядковый номер 1. Теперь переверните страницу на другую сторону и еще раз запишите этот номер в аналогичной строке. Затем точно таким же образом пронумеруйте остальные листы: 2, 3 и так далее, – до конца. Теперь мы подошли к самому сложному этапу работы – прошнуровыванию Кассовой книги. О том, как правильно это сделать, рассказано в Правилах оформления новой Кассовой книги в Приложении. Сразу хотим предупредить, что для прошнуровывания книги вам понадобятся «дополнительные» инструменты: толстая игла, прочная нитка или веревка типа шпагата (примерно 30 см), ножницы и канцелярский клей,а также расписка об оформлении Кассовой книги, которую мы предлагаем вырезать из Приложения. Когда вы закончите шнуровать новую Кассовую книгу, она будет полностью готова к следующему этапу работы – проверке и утверждению руководством организации. Проверка и утверждение новой Кассовой книги Сразу после того, как Кассовая книга будет прошнурована, вы пригласите главного бухгалтера и руководителя организации, чтобы они ее официально заверили. В вашем присутствии они пересчитают отчетные листы и проверят, правильно ли проставлена их нумерация. Главный бухгалтер также проверит, соответствует ли новая Кассовая книга тем требованиям, которые предъявляются к ней Порядком ведения кассовых операций в РФ. Если вы что-то сделали неправильно, он вернет вам документ для внесения соответствующих исправлений. Если же все сделано верно, главный бухгалтер и руководитель впишут в расписку (на заднем форзаце Кассовой книги) необходимые данные и заверят ее своими подписями и печатью организации. 30 Сразу обращаем внимание, что оттиск печати организации должен немного вылезать за края расписки и захватывать саму обложку Кассовой книги. Это делается для того, чтобы еще раз проконтролировать кассира, на тот случай, если он захочет вынуть отчетные листы из книги и, тем самым, скрыть факт совершения какой-либо кассовой операции. Так, если кассир все-таки попытается это сделать, оттиск печати окажется поврежден, и это будет легко заметить. Представим, что руководитель и главный бухгалтер уже проверили ваш экземпляр Кассовой книги и не обнаружили никаких ошибок в оформлении. Теперь документ нужно заверить распиской. Эту несложную операцию мы предлагаем выполнить вам – от лица главного бухгалтера и финансового директора ОАО «Перспектива». Для этого возьмите в руки простой карандаш и, пользуясь Комментариями к заполнению граф и строк раздела «Ведение кассовой книги», заполните расписку. В процессе заполнения вам понадобятся следующие данные. За руководителя «Перспективы» расписывается финансовый директор. Дата открытия Кассовой книги – 8 января 2015 года. Так как печати «Перспективы» у вас нет, мы заранее проставили ее на расписке. То же самое мы сделали во всех остальных документах, встречающихся в учебном курсе, там, где это было необходимо. Но еще раз напоминаем! Во всех документах, где ставится печать организации, она должна быть «живой», т.е. поставленной рукой руководителя или бухгалтера. Когда расписка будет полностью заполнена, откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и найдите там документ «Расписка об оформлении Кассовой книги». Сравните содержание вашей расписки и образца. Если вы все сделали правильно, они будут совпадать по всем без исключения графам и строкам. Если же вы где-то допустили ошибки, еще раз перечитайте Комментарии к заполнению тех граф и строк, которые вызвали у вас затруднение, после чего исправьте неверные записи. 31 Наконец, когда Кассовая книга оформлена, вы должны положить ее в сейф. Там документ будет храниться до тех пор, пока вам не понадобится сделать в нем какую-либо запись. А теперь пришло время подвести итоги. В данном блоке мы выяснили, что оформление Кассовой книги проходит в 6 этапов: Кассир: • заполняет обложку и титульный лист книги; • пронумеровывает отчетные листы; • прошнуровывает Кассовую книгу; • подготавливает расписку для заверения документа. Главный бухгалтер и руководитель организации: • проверяют правильность оформления Кассовой книги; • если книга оформлена правильно, то заполняют расписку и заверяют ее своими подписями и печатью организации. Итак, как оформить новую Кассовую книгу, мы разобрались. Но перед тем как приступать к дальнейшему чтению, давайте выучим несколько простых правил обращения с этим документом: 1. Кассовую книгу следует хранить в закрытом сейфе в помещении кассы. 2. Книгу нельзя показывать, а тем более, давать в руки никому, кроме бухгалтера по денежным средствам и главного бухгалтера во время систематических проверок. 3. Кассир должен следить за сохранностью записей в Кассовой книге. Это означает, что он обязан систематически проверять: • целы ли оттиск печати на расписке об оформлении Кассовой книги и сама расписка; • не вырваны ли из книги отчетные листы; • не появились ли в книге записи или исправления, которые были сделаны другими лицами без согласия кассира. 4. Записи в Кассовой книге следует вести очень внимательно и аккуратно, стараясь не допускать никаких ошибок. 32 Эти правила вы должны знать как таблицу умножения и обязательно им следовать! А теперь давайте поговорим о том, как правильно вести записи на отчетных листах Кассовой книги. Глава 7.2. Заполнение отчетного листа Кассовой книги Для дальнейшей работы с Кассовой книгой вам понадобится копирка черного или синего цвета, размером А-5. Ее вы можете приобрести в любом канцелярском магазине. А теперь еще раз вернемся к ситуации, рассмотренной в предыдущем разделе. В самом начале рабочего дня вы приняли в кассу наличные деньги от представителя ООО «Флоренция» Кузнецова Н.И. и выписали на эту сумму Приходный кассовый ордер. Теперь вы должны отчитаться о получении денег, зарегистрировав ордер в Кассовой книге. Для этого достаньте книгу, откройте ее на последнем заполненном листе и переверните на следующий – чистый – отчетный лист. Так как в нашем случае книга новая, откройте ее на первом листе. Как видите, отчетный лист состоит из двух равных половинок. Первая половинка (с горизонтальной линовкой) заполняется от руки и остается подшитой в Кассовой книге; ее мы будем называть основной. Вторая – отрывная – половинка (без горизонтальных линеек) автоматически заполняется под копирку, после чего отрывается по линии отреза и служит частью отчета кассира. Итак, перед вами отчетный лист. Возьмитесь за его отрывную часть и подогните ее под основную строго по линии отреза. Затем вложите внутрь сгиба копирку так, чтобы она была обращена красящей (более яркой) стороной к отрывной половинке листа. Наконец, проверьте, чтобы лист лежал перед вами основной половинкой вверх. А теперь найдите в Приложении, раздел «Правила заполнения документов», главу «Ведение кассовой книги». Внимательно прочитайте Правила заполнения отчетных листов Кассовой книги, после 33 чего возьмите простой карандаш и начинайте заполнять отчетный лист, обращая внимание на Комментарии к заполнению граф и строк. Для заполнения документа вам понадобятся различные данные. Большую их часть вы можете найти в бланке Приходного кассового ордера, заполненного вами в прошлом разделе (Приложение, раздел «Документы для заполнения»). Дополнительно сообщаем вам, что остаток на начало рабочего дня составляет 625 рублей. Когда в Комментариях вы дойдете до 39 пункта, положите карандаш на место и закройте Кассовую книгу, не вынимая копирку и не расправляя отчетный лист. Представьте, что вы просто спрятали ее в сейф. Теперь у вас есть: во-первых, отчетный лист, открытый на сегодняшнее число, а во-вторых, запись об одном Приходном ордере. Но на реальном предприятии вы непременно столкнетесь с такой ситуацией, что в один день придется оформлять не один, а сразу несколько ордеров. И если с регистрацией первого ордера мы только что разобрались, то с последующими дело обстоит еще проще: вы просто откроете книгу на сегодняшнем отчетном листе и запишете данные каждого ордера в отдельную строку таблицы. Именно так вы поступите, когда будете регистрировать второй, третий и последующие ордера, вплоть до конца рабочего дня. Если ордеров будет много и в таблице на первой стороне листа не останется свободных строк, вы запишете промежуточные итоги в графах «Перенос» и перейдете на оборотную сторону, не забыв при этом снова согнуть лист пополам и вложить внутрь копирку. А если и оборотной стороны не хватит, то придется завести еще один отчетный лист на это же число, и так далее. Но пока, чтобы не осложнять себе задачу, представим, что за весь день вы совершили только одну кассовую операцию – приняли деньги от представителя «Флоренции». Соответственно, в сегодняшнем отчетном листе будет сделана только одна запись о кассовом ордере. 34 Итак, представим, что рабочий день подходит к концу, и вы должны подвести итог своей работы. Для этого достаньте Кассовую книгу, откройте ее на текущем листе и посчитайте, сколько наличных денег осталось в кассе, воспользовавшись следующей формулой: графа «Остаток на начало дня» + графа «Итого за день Приход» – графа «Итого за день Расход» Затем сравните получившуюся сумму с лимитом остатка денежных средств, который установлен для вашего предприятия. Напомним, что в ОАО «Перспектива» он составляет 3000 рублей. Если остаток наличных в кассе окажется больше лимита, вам придется сдать «лишнюю» сумму в банк и оформить на нее Расходный кассовый ордер (РКО). О том, как сдавать деньги в банк, будет рассказано в разделе «Сдача денег в банк». А о том, как оформлять Расходный кассовый ордер, вы узнаете из раздела «Выдача наличных денег из кассы». Но, как вы сами могли убедиться, за сегодняшний день лимит остатка кассы превышен не был, поэтому сдавать деньги в банк не нужно. Наконец, вы можете «закрыть» сегодняшний отчетный лист. Для этого: • во-первых, проверьте, остались ли в таблице на первой стороне листа незаполненные строки. Если такие есть, перечеркните их одним большим символом Z. • во-вторых, выложите копирку и расправьте отчетный лист, затем переверните его на оборотную сторону, снова согните пополам и вложите внутрь копирку – по тем же правилам, что и в начале дня. Теперь возьмите карандаш и заполните таблицу на оборотной стороне листа, руководствуясь Комментариями к заполнению граф и строк раздела «Кассовая книга». Когда таблица будет полностью заполнена, отложите копирку в сторону и расправьте отчетный лист. Убедитесь, что все необходимые 35 записи сделаны и что они хорошо пропечатались через копирку. Если с записями все в порядке, аккуратно разорвите отчетный лист по линии отреза, а затем поставьте свою подпись в строке «Кассир» сначала на одной половинке отчетного листа, а затем на другой. Учтите: ставить подпись через копирку строго запрещено! Иначе она утрачивает свою подлинность. А значит, любая проверка может предъявить вам претензии по оформлению кассовых документов и даже наложить на вас штраф. Итак, отчетный лист заполнен и подписан. Может показаться, что на этом работа кассира с Кассовой книгой закончена. Но на самом деле все не так просто! Чтобы кассир мог со спокойной душой отправиться домой, ему придется еще отчитаться о проделанной работе перед непосредственным начальством – бухгалтером по денежным средствам. А для этого следует составить отчет. Составление и проверка отчета кассира Отчет кассира формируется следующим образом. Берутся все документы, по которым в этот день производилась выдача или прием наличных денег, и все отрывные половинки сегодняшних отчетных листов (одного или нескольких, в зависимости от того, сколько записей сделано за день). Сначала вы складываете во временной последовательности все отрывные половинки, а затем к ним прикладываете остальные документы, также строго в той последовательности, как они записаны в Кассовой книге, чтобы при необходимости документы можно было легко найти. То есть взяли стопку отрывных половинок, под нее положили первый ордер (если к нему есть Приложения, их следует положить после ордера), под первый – второй, под второй – третий и так далее. Если на конец дня в кассе остались какие-то неиспользованные ордера, их также следует положить в эту стопку – в самый конец. 36 Когда отчет полностью собран, его скрепляют по левому верхнему углу степлером или с помощью иголки и нитки. Пока мы не будем давать вам задание составить отчет кассира, тем более, что ваш сегодняшний отчет состоял бы всего из двух документов – самой отрывной половинки и ПКО №1. А потренироваться в формировании отчета вы сможете, когда будете работать с Контрольным практикумом. Подготовив отчет кассира, вы отнесете его и Кассовую книгу бухгалтеру по денежным средствам. Он в вашем присутствии проверит: • правильно ли заполнены Приходные и Расходные кассовые документы, прилагаемые к отчету; • соответствуют ли записи в отчете кассира и Кассовой книге данным кассовых ордеров; • правильно ли произведен подсчет итогов и остатка на конец рабочего дня. Если все документы в порядке, бухгалтер запишет на обеих половинках отчетного листа количество принятых Приходных и Расходных документов (ордеров и Приложений, в том числе, неиспользованных) и поставит свою подпись в строке «Бухгалтер». А сейчас представьте, что бухгалтер по денежным средствам проверил Кассовую книгу и отчет кассира. Теперь в этих документах нужно сделать соответствующие записи. Выполните эту операцию от лица бухгалтера по денежным средствам ОАО «Перспектива». Напомним, что за весь день кассир совершил только одну кассовую операцию – принял деньги по Приходному кассовому ордеру. Неиспользованных документов сегодня в кассе не оказалось. Если при заполнении документа у вас возникнут какие-то трудности, откройте Приложение, раздел «Правила заполнения документов», и воспользуйтесь Комментариями к заполнению граф и строк. 37 После того как вы полностью заполните отчетный лист, откройте Приложение, раздел «Образцы заполненных документов», и сравните документ, получившийся у вас, с предложенным образцом. Содержание всех граф и строк вашего документа должно совпадать с содержанием образца. Исключение составит только строка «Кассир»: вместо подписи Беляевой здесь будет стоять ваша подпись. Если вы где-то ошиблись, не торопитесь двигаться дальше. Перечитайте правила заполнения документа, после чего исправьте все ошибки. Помните, работа с наличными деньгами требует усидчивости и внимания! Наконец, Кассовая книга заполнена, а отчет кассира принят. Отчет со всеми прилагаемыми документами вы оставите у бухгалтера по денежным средствам, а Кассовую книгу отнесете обратно в кассу и спрячете в сейф. На этом ваша сегодняшняя работа с данным документом завершена. А теперь подведем итоги. Из данного блока мы узнали, что заполнение отчетных листов Кассовой книги осуществляется в 7 этапов: Кассир: • принимает или выдает деньги и оставляет у себя заполненный ПКО или РКО; • если это первый ордер за весь день, то: • оформляет отчетный лист на текущую дату; • заносит данные ордера в таблицу. Если отчетный лист на сегодняшнее число уже открыт, то продолжает заполнять этот отчетный лист и заносит в него данные ордера. • в конце дня подсчитывает итоги по приходу и расходу наличных денег и вычисляет остаток на конец дня (но в Кассовую книгу его пока не заносит); • сверяет остаток на конец дня с лимитом остатка наличных денежных средств. Если лимит превышен, то «лишнюю» сумму 38 сдает в банк и выписывает на нее Расходный кассовый ордер. Данные этого ордера также заносит в Кассовую книгу; • заносит окончательные итоги по приходу и расходу наличных в отчетный лист, затем разрывает его пополам по линии отреза и ставит на обеих половинках свою подпись; • формирует отчет кассира. Бухгалтер по денежным средствам: • проверяет записи в Кассовой книге и в отчете кассира, после чего записывает в них количество полученных документов и ставит свою подпись. На этом наше первое знакомство с кассовой книгой заканчивается. Но напоследок давайте рассмотрим еще одну довольно сложную ситуацию, которая может возникнуть при заполнении этого документа. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ Общие правила 1. Организация заводит Кассовую книгу, чтобы учитывать в ней поступление и выдачу наличных денег, то есть регистрировать кассовые операции. В книге разрешается регистрировать только два вида документов – приходные и расходные кассовые ордера (ПКО и РКО). Если прием или выдача наличных денег производились по другим первичным документам (например, по платежной ведомости), то на эти документы должны быть составлены соответствующие кассовые ордера. На некоторые документы разрешается не составлять отдельный ордер, а просто проставить реквизиты ордера (номер и дата выписки) на самом документе. При этом в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров делается запись, как при составлении обычного ордера. В этом случае в кассовую книгу переписываются реквизиты зарегистрированного ордера, а в графе «От кого получено или кому выдано» записывается фамилия того, кто внес 39 деньги в кассу/получил их, а так же наименование и номер того документа, на основании которого производился прием/выдача денег. 2. Кассовая книга – это документ унифицированной формы (т.е. единой для всех организаций, установленной государством) №КО-4. 3. Удаление и изменение реквизитов, утвержденных Госкомстатом, из бланка документа не допускается. Изменять можно только размер граф и строк, а также размер самого бланка. Вносить дополнительные реквизиты в Кассовую книгу, как и во все первичные кассовые документы, запрещается. 4. Кассовую книгу заводят сразу после создания нового предприятия. Если на предприятии утвержден график документооборота, то каждую новую книгу скорее всего будут оформлять тогда, когда этого требует график. Узнать о существовании графика документооборота в вашей организации вы можете у главного бухгалтера. Если же такой график в организации отсутствует, то новую Кассовую книгу оформляют или сразу после окончания старой, или в начале каждого календарного года, что более предпочтительно. 5. Если предприятие имеет филиалы, представительства или приравненные к ним структурные подразделения, которые выделены на отдельный баланс (т.е. сами ведут свой бухгалтерский учет и отчитываются в налоговой инспекции), то у таких структурных подразделений должна иметься своя Кассовая книга. Если у предприятия есть один или несколько филиалов в разных местах, но они не выделены учетной политикой на отдельные балансы, то записи обо всех кассовых операциях будут производиться в одной Кассовой книге, общей для предприятия и всех его филиалов. 6. Каждое предприятие и каждое структурное подразделение, выделенное на отдельный баланс, может вести только одну Кассовую книгу. 40 7. Кассовая книга состоит из плотной картонной обложки, титульного листа и нескольких отчетных листов (т.е. листов, на которых производятся записи о поступлении и выдаче наличных денег). Каждый отчетный лист состоит из двух равных половинок. Первая половинка листа (с горизонтальной линовкой) заполняется от руки и остается подшитой в Кассовой книге; эту половинку мы будем называть «основной». Вторая – «отрывная» – половинка (без горизонтальных линеек) автоматически заполняется под копирку, после чего отрывается по линии отреза и служит частью отчета кассира. 8. Кассовую книгу можно вести в письменном или электронном виде. Каждое предприятие имеет право самостоятельно выбирать способ ведения документа. 9. В процессе ведения Кассовой книги участвуют 4 человека: • Кассир прошнуровывает и заполняет новую Кассовую книгу, а также ведет все учетные записи по приему и выдаче денег. • Руководитель организации и главный бухгалтер проверяют правильность оформления Кассовой книги, после чего заполняют расписку на полоске бумаги, приклеенной к задней внутренней стороне обложки. • В обязанности главного бухгалтера входит также систематическая проверка правильности ведения Кассовой книги. • Бухгалтер по денежным средствам в конце каждого рабочего дня проверяет записи в отчетных листах. Затем он принимает от кассира отчет (т.е. «отчетные» половинки со всеми прикрепленными кассовыми документами) и записывает их количество в графе «Записи… расходных получил» на обеих половинках листа Кассовой книги. После этого он ставит свою подпись в графе «Бухгалтер». 10. Кассовую книгу можно заполнять только чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета. 11. Все подписи в Кассовой книге должны быть «живыми», т.е. проставленными от руки. Оттиск печати на Расписке должен быть 41 полным и четким. Ставить подписи через копирку ЗАПРЕЩЕНО! Подписи на отрывном листе также ставятся только от руки. Если документ ведется на компьютере, подписи кассира и бухгалтера по денежным средствам ставятся на отрывных половинках после того, как они будут напечатаны в конце рабочего дня. А подписи руководителя организации и главного бухгалтера с печатью организации ставятся после того, как книгу полностью напечатают в конце календарного года. 12. Если при заполнении Кассовой книги допущена ошибка, то неправильный вариант следует аккуратно зачеркнуть, а сверху написать правильный. После этого кассир и главный бухгалтер организации должны поставить свои подписи на свободном месте рядом с исправлением. Исправления, не заверенные подписями, являются недопустимыми, за них руководство предприятия может наложить на кассира взыскание. 13. Кассовая книга считается закрытой с момента оформления следующей книги. Как правило, на ней не ставят никакие пометки о закрытии. Однако мы рекомендуем разработать на предприятии штамп с надписью «Кассовая книга закрыта «__» _______ ___г.», который Вы будете помещать на обложку документа при его закрытии. Рядом со штампом поставят свои подписи кассир, бухгалтер по денежным средствам и главный бухгалтер. 14. Закрытая Кассовая книга должна храниться на предприятии не менее 5 лет, после чего она сдается в архив предприятия либо в городской (муниципальный) архив по месту регистрации предприятия. Правила оформления новой Кассовой книги 15. Перед тем как оформить новую Кассовую книгу, необходимо сначала заполнить обложку и титульный лист, а затем пронумеровать по порядку все отчетные листы. Каждый номер нужно пропи42 сывать дважды – в строках «Лист» на лицевой и оборотной сторонах листа (т.е. один лист из 2-х страниц – имеет один номер). 16. Пронумерованную и частично заполненную Кассовую книгу следует прошнуровать и опечатать. Для этого понадобятся следующие «инструменты»: толстая игла, прочная нитка или веревка типа шпагат длиной примерно 30 см, канцелярский клей и чистый лист бумаги. 17. Если документ ведется в электронном виде, то все операции по прошнуровыванию и опечатыванию книги проводятся после того, как книгу полностью напечатают в конце календарного года. Правила заполнения отчетных листов Кассовой книги 18. Каждый день Кассовую книгу начинают заполнять с нового отчетного листа. Пропускать пустые отчетные листы ЗАПРЕЩЕ43 НО! Если за день в кассе не произошло поступления или выдачи денег, то отчетный лист на этот день не заводится. 19. Записи в книге производятся сразу после получения в кассу или выдачи из нее наличных денег. Напоминаем, что в Кассовой книге можно регистрировать только приходные и расходные кассовые ордера. 20. Если Кассовая книга заполняется вручную, то записи в отчетных листах ведутся в 2-х экземплярах через черную или синюю копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой черного или синего цвета. 21. Перед тем, как начинать заполнение отчетного листа, его необходимо согнуть пополам и вложить внутрь копирку, чтобы можно было вести записи сразу на обеих половинках листа. Для этого отчетный лист следует положить лицевой стороной вверх, так, чтобы подшивка книги оказалась слева от заполняющего. Затем «отрывную половинку» следует подогнуть под «основную» строго по линии отреза и вложить внутрь копирку таким образом, чтобы она была обращена красящей (более яркой стороной) к «отрывной» половинке отчетного листа. Когда нужно будет перейти на следующую сторону листа, необходимо выполнить следующие действия: сначала развернуть отчетный лист и убрать копирку, потом перевернуть лист на оборотную сторону, затем снова согнуть пополам и вложить внутрь копирку – по тем же правилам, что и в первый раз. 22. После того как в Кассовую книгу были занесены данные обо всех ордерах, по которым в этот день производились прием и выдача наличных денег, оставшиеся пустыми строки следует перечеркнуть знаком Z. 23. Если за день производится много кассовых операций и записи о них не вмещаются на один отчетный лист, кассир должен: 44 Подсчитать промежуточные итоги по приходу и расходу наличных денег на одном отчетном листе. Получившиеся суммы записать в графе «Итого за день (приход/ расход)». • Аккуратно зачеркнуть название графы «Итого за день (приход/расход)» и сверху подписать «Перенос». • Открыть следующий лист Кассовой книги, записать текущую дату в графе «Касса за «__» _____ ___г.» и переписать общую сумму по приходу и общую сумму по расходу из переименованной графы «Перенос» на предыдущей странице в графу «Остаток на начало дня». • Аккуратно зачеркнуть названия графы «Остаток на начало дня» и сверху подписать «Перенос». • Теперь можно продолжить ведение записей на новом отчетном листе. Эти действия придется совершать каждый раз, когда на отчетном листе не хватает места для записей. 24. В конце рабочего дня кассир должен подвести итоги по приходу и расходу наличных денег. После этого он ставит свою подпись на всех отчетных листах, которые заполнялись в этот день, и отрывает вторые половинки листов. Если же Кассовая книга ведется в электронном виде, то в конце дня кассир должен напечатать «отрывные» половинки отчетных листов. Затем к «отрывным» половинкам прикрепляются все приходные и расходные документы, выписанные за этот день, в том числе и не использованные, т.е. формируется отчет кассира за день, который потом отдается бухгалтеру по денежным средствам. Комментарии к заполнению граф и строк Обложка и титульный лист Кассир: 25. В строке «Организация» указывается сокращенное название организационно-правовой формы предприятия и его наименова• 45 ние согласно организационно-учредительным документам (Устав, Учредительный договор). 26. В графе «Код по ОКПО» записывается код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Когда предприятие создается, оно проходит процедуру государственной регистрации. Во время регистрации каждому предприятию выдается «Информационное письмо об учете в Статистическом регистре Росстата». В письме указываются все коды созданного предприятия, в том числе и «Код по ОКПО». Это письмо, как правило, хранится в юридическом отделе организации, а его копии выдаются всем сотрудникам, которые в нем нуждаются. 27. Штатным расписанием организации может быть предусмотрено ее деление на структурные подразделения (например, администрация, отдел маркетинга, отдел продаж, сборочный цех). В строке «Структурное подразделение» записывается наименование подразделения, к которому относится касса. А в соседней графе «Код» записывается его код. Если такого деления в организации нет, то в соответствующих строке и графе ставится прочерк. 28. В строке «на ______ г.» указывается календарный год, в который происходит оформление новой Кассовой книги. В данной графе можно вместо года указывать конкретную дату открытия книги – число, месяц и год. Расписка об оформлении кассовой книги Главный бухгалтер: 29. В строке «В этой книге прошнуровано и пронумеровано __ листов» указывает общее количество отчетных листов в новой Кассовой книге – сначала цифрами, а затем прописью. Количество листов определяется путем их непосредственного подсчета. (Еще раз обратите внимание, что листы – это не страницы; 1 лист =2 страницы). 30. В поле «М.П. (штампа)» ставится печать организации. Обратите внимание, что оттиск печати организации должен немного вылезать за края расписки и захватывать саму обложку 46 Кассовой книги! Это делается для того, чтобы еще раз проконтролировать кассира на тот случай, если он захочет вынуть отчетные листы из книги и тем самым скрыть факт свершения какой-либо кассовой операции. 31. В строке «Главный бухгалтер» ставит подпись и расшифровку подписи. 32. В строке ««__» _______ ___ г.» указывает дату оформления расписки. Она должна совпадать с датой открытия новой Кассовой книги. Руководитель организации: 33. В строке «Руководитель организации» указывает свою должность, после чего ставит подпись и расшифровку подписи. Отчетные листы Каждый приходный и каждый расходный кассовый ордер регистрируется в отдельной строке. 34. В графе «Касса за_____» записывается дата заполнения отчетного листа в формате «25 марта 2015». 35. В графе «Остаток на начало дня» записывается сумма наличных денег, которая имелась в кассе в начале рабочего дня до проведения каких-либо кассовых операций. Она переписывается из графы «Остаток на конец дня» предыдущего заполненного отчетного листа. Если же заполняемый отчетный лист – первый в новой Кассовой книге, то данные для заполнения графы «Остаток на начало дня» берутся из последнего листа прошлой Кассовой книги. 36. В графу «Номер документа» переписывается номер ПКО или РКО. 37. В графу «От кого получено или кому выдано» переписываются данные из строк «Принято/выдать» и «Основание» ПКО или РКО. 38. В графе «Номер корреспондирующего счета, субсчета» указывается номер того счета, который указан в ПКО или РКО в графе «Корреспондирующий счет, субсчет». Номера счетов указываются в соответствии с рабочим планом счетов предприятия. 47 39. Если ПКО/РКО был выписан на получение/выдачу иностранной валюты, то в графе «Приход/Расход» необходимо указать сначала сумму полученных/выданных денег в пересчете на рубли по курсу Центрального Банка России на сегодняшний день, а затем в скобках – сумму в иностранной валюте. Например, 34720-00 (1000) (при курсе евро 34,72 руб.). Узнать курсы иностранных валют вы можете из средств массовой информации, Интернета или в любом отделении банка. 40. Графы «Перенос. Приход/Расход» заполняются в том случае, если на лицевой стороне отчетного листа не осталось свободных строк, а необходимо зарегистрировать еще один или несколько кассовых ордеров. • В графе «Перенос. Приход» записывается сумма всех наличных денег, которые поступили в кассу по приходным ордерам, зарегистрированным на первой стороне отчетного листа. Обратите внимание, значение графы «Остаток на начало дня» при подсчете графы «Перенос» не учитывается! • Аналогично в графе «Перенос. Расход» записывается сумма всех денег, которые были выданы из кассы по расходным ордерам, зарегистрированным на первой стороне отчетного листа. 41. В графе «Итого за день. Приход» указывается общая сумма денег, поступивших в кассу за день, без учета «Остатка на начало дня». Она находится путем сложения всех сумм наличных денег, поступивших в кассу в течение дня. 42. В графе «Итого за день. Расход» записывается общая сумма денег, выданных из кассы за день. Для того чтобы найти эту сумму, нужно сложить все суммы, выданные из кассы в течение дня. 43. В графе «Остаток на конец дня» записывается сумма, которая находится по формуле: графа «Остаток на начало дня» + графа «Итого за день. приход» – графа «Итого за день. Расход». 48 44. В графе «В том числе … стипендии» указывается общая сумма денег, которая поступила в кассу для выдачи заработной платы, пособий и стипендии, но еще не была выдана по причине неявки получателей. Эта сумма специально выделяется в отдельную графу, так как она не учитывается при подсчете лимита остатка наличных денег в кассе. Напомним, что лимит остатка наличных денег – это максимальное количество наличных денег, которое может оставаться в кассе предприятия на конец рабочего дня. Этот лимит устанавливается для каждого предприятия тем отделением банка, в котором оно имеет расчетный счет. Ежедневной проверкой лимита в кассе предприятия должен заниматься бухгалтер по денежным средствам. Кассир, со своей стороны, имеет право напоминать ему в течение дня о превышениях лимита. 45. В строке «Кассир» кассир ставит свою подпись и расшифровку подписи. Бухгалтер по денежным средствам: 46. В строке «Записи в кассовой … получил» прописью указывает количество всех принятых приходных и расходных кассовых документов. Обращаем ваше внимание, что по правилам ведения кассовых операций в конце дня кассир должен прикрепить к отчету не только кассовые ордера, прошедшие регистрацию в Кассовой книге, но и те, которые были выписаны на этот день, но не были использованы по каким-либо причинам. 47. В строке «Бухгалтер» ставит подпись и расшифровку подписи. Нормативные документы, регулирующие правила заполнения Кассовой книги 1. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивиду49 альными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 2. «Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 г. № 105). 3. Указание Банка России от 11.03.2014 г. N 3210-У (ред. от 03.02.2015) «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (Зарегистрировано в Минюсте России 23.05.2014 N 32404); 4. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 г. N 558 (с изм. от 04.02.2015) «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения». СЛОЖНЫЕ ВОПРОСЫ Если помните, во время изучения раздела «Инвентаризация денежных средств» мы выяснили, что, как только комиссия заходит в помещение кассы, кассир должен составить отчет и сдать его бухгалтеру по денежным средствам. И тут возникает парадокс. С одной стороны, для того, чтобы оформить отчет, кассир обязан «закрыть» отчетный лист за сегодняшнее число. Но, с другой стороны, инвентаризация чаще всего проводится в начале или в середине рабочего дня. Это значит, что после ее завершения к окошку кассы могут подойти люди, чтобы получить или внести наличные деньги. А по правилам ведения кассовых операций, любой прием или выдачу наличных средств следует отмечать в Кассовой книге. Что же делать? Не прекращать же работу кассы до завтра из-за того, что сегодняшний отчетный лист уже «закрыт»?! На самом деле, решение этой проблемы довольно простое. Как только инвентаризационная комиссия закончит свою работу, вы достанете Кассовую книгу и откроете ее на новом отчетном листе. 50 Сначала лист следует подготовить к записи, то есть сложить пополам и вложить внутрь него копирку. Затем на свободном поле вверху листа вы должны сделать следующую пометку: «Продолжение после инвентаризации»; а в строке «Касса за________» указать сегодняшнее число. В графу «Остаток на начало дня» вы, как обычно, перепишите сумму из графы «Остаток на конец дня» предыдущего листа; она будет соответствовать той сумме денег, которая «документально» находилась в кассе до начала инвентаризации. Если во время инвентаризации в кассе обнаружили недостачу, то недостающую сумму придется «списать» на 94 счет «Недостачи и потери от порчи ценностей», для чего бухгалтер по денежным средствам выпишет Расходный кассовый ордер на основании «Выявлена недостача». Если же в кассе обнаружились лишние деньги, то на них будет оформлен ПКО. Излишек будет зачислен на 91-ый счет «Прочие доходы и расходы», субсчет 1. Основание для приходования денег – «Выявлен излишек». И в том, и в другом случае кассовый ордер следует сразу зарегистрировать в Кассовой книге. И эта запись будет первой в новом отчетном листе. Далее вы продолжите заполнять книгу по обычной схеме, а когда наступит конец дня, подведете итоги и оформите отчет кассира. Теперь вы знаете все тонкости работы с Кассовой книгой. Но для того чтобы стать профессионалом в своей работе, вы должны не только знать, но и умело применять теорию на практике. А это невозможно без многочисленных тренировок. Поэтому мы просим вас не откладывать ваш экземпляр Кассовой книги далеко, а продолжать с ним работать при изучении следующих разделов. Впереди у вас еще несколько «дней» работы в ОАО «Перспектива», и в каждый из этих дней вам придется заполнять по одному отчетному листу. 51 Кроме того, в Контрольном практикуме вас ждет комплексное задание по заполнению различных документов, в том числе Кассовой книги. А это значит, что тренировок будет предостаточно. Успехов вам! Конец второй лекции Все замечания и предложения отсылайте по адресу: [email protected] 52