Инициация проекта: технологии целеполагания.

МИНОБРНАУКИ РОССИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «МИРЭА-Российский технологический университет » РТУ МИРЭА ТЕМА №2. Инициация проекта: технологии целеполагания. Управление проектами (наименование дисциплины (модуля) в соответствии с учебным планом) Уровень Магистратура (бакалавриат, магистратура, специалитет) Форма обучения Очная (очная, очно-заочная, заочная) Направление(-я) подготовки 27.04.02 Управление качеством (код (-ы) и наименование (-я)) Институт Институт экономики и права (ИЭП) (краткое и полное наименование) Кафедра Проектного менеджмента (полное и краткое наименование кафедры, реализующей дисциплину (модуль)) Лектор Башмаков Данил Валерьевич, к.э.н., доц. (сокращенно – ученая степень, ученое звание; полностью ФИО) Используются в данной редакции с учебного года 2020/2021 (учебный год цифрами) Москва 2020 г. ПЛАН ЗАНЯТИЯ Тип учебного занятия: Тема занятия: Лекция Инициация проекта: технологии целеполагания. (Наименование) Время занятия (часов/минут): 2 часа (90 мин.) (Длительность) Основная литература: Ильин, В. В. По ту сторону проектов. Записки консультанта / В. В. Ильин. — 4-е изд. — Москва : Лаборатория знаний, 2020. — 379 с. — ISBN 978-500101-766-0. — Текст : электронный // Лань : электроннобиблиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/135519 (дата обращения: 20.03.2020). — Режим доступа: для авториз. пользователей. Дополнительная литература: Кокуева, Ж. М. Управление проектами : учебное пособие / Ж. М. Кокуева, В. В. Яценко. — Москва : МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2015. — 17 с. — ISBN 978-5-7038-41334. — Текст : электронный // Лань : электроннобиблиотечная система. — URL: https://e.lanbook.com/book/103471 (дата обращения: 20.03.2020). — Режим доступа: для авториз. пользователей. План занятия: Введение (5 мин.) 1-ый учебный вопрос. Понятие цели и целеполагания. (30 минут). 2-ой учебный вопрос. Методы конкретизации и приоритезации цели: SMART, CATWOE и MoSCoW. (25 минут). 3-ий учебный вопрос. Дом качества – инструмент заказчика. (25 минут). Заключение (5 минут). Лекция 2. Инициация проекта: технологии целеполагания. 1. Понятие цели и целеполагания. 2. Методы конкретизации и приоритезации цели: SMART, CATWOE и MoSCoW. 3. Дом качества – инструмент заказчика. Инициация проекта – это формальная авторизация его начала. Основными действующими лицами на этой стадии являются заказчик и руководитель или менеджер (а иногда и куратор) проекта. Заказчик проекта – тот, кто определяет потребность в результатах проекта, их будущий владелец и пользователь, он определяет требования и условия, цели и задачи задания на проектирование, выступает с инициативой разработки и реализации проекта, заказчиком проекта могут быть физические и юридические лица, высшее руководство организации. Именно в соответствии с ожиданиями заказчика оценивается качество результатов проекта. Заказчик решает успех проекта – доволен он его результатами или нет. Участники проекта стремятся завоевать доверие заказчика к проекту, поскольку только при таком отношении он может в случае изменившихся условий утвердить новые сроки или увеличить финансирование проекта. Формированию доверия заказчика способствует информирование его в режиме реального времени о текущем состоянии проекта, возможных проблемах. Куратор проекта – лицо, отвечающее перед заказчиком за успех проекта в целом и имеющее полномочия для решения ресурсных и других проблем, возникающих при реализации проекта. Как правило, куратор содействует проекту от первоначальной концепции до его закрытия. Сюда входит выступление в роли представителя перед руководством более высокого уровня, чтобы заручиться поддержкой по всей организации и содействовать получению выгод, которые принесет проект. Кроме того, куратор может участвовать в таких важных вопросах, как одобрение изменений в содержании, проведение анализа после окончания фазы и принятие решений «продолжить/прекратить», когда риски особенно велики. Менеджер, или руководитель, проекта – лицо, осуществляющее оперативное управление ходом проекта по всем его направлениям – взаимодействие с заказчиком, подрядчиками и проектной командой. Главная обязанность менеджера проекта – сделать все, что обещано заказчику в нужное время и уложившись в бюджет (решить треугольник проекта). Менеджер раскрывает свой талант как организатор и координатор работ, он осуществляет распределение обязанностей и полномочий между участниками команды, отслеживает выполнения работ, контролирует достижение результатов. На этапе инициации заказчик и куратор или руководитель проекта должны согласовать цели проекта и определить важнейшие ограничения – его предметную область, качество результата, сроки, бюджет. Достижение соглашения между заказчиком и руководителем проекта есть положительный результат данного этапа. Напротив, недосказанность, неверная интерпретация сформулированных заказчиком требований, отсутствие детализации критериев желаемых заказчиком результатов способны стать причиной краха проекта и конфликтов при его реализации. В связи с этим особую значимость приобретают методы и техники конкретизации и приоритезации целей проекта. Цель – это желаемый результат, на достижение которого направлены действия субъекта. Наличие общей цели и сознательное стремление к ней отличает организацию от толпы. Процесс постановки целей и определения наименее затратных способов их достижения называется целеполаганием. Целеполагание – это то, что отличает деятельность от реакции на стимул внешнего мира. Процесс разработки цели проходит в три этапа:  мысленная картина в воображении – будущее в деталях, четкость его изображения;  формулирование цели – внесение ясности и измеримости;  проверка цели – определение ее достижимости, поиск примерных вариантов ее реализации. Существует несколько методов конкретизации цели, все они представляют собой набор критериев, предъявляемых к ней. Одним из наиболее распространенных методов являются критерии SMART:  Specific — конкретная, определённая. Объясняется, что именно необходимо достигнуть. Цель должна быть выражена во всем многообразии свойств, ощущений и отношений. Используемые представления должны отражаться в другом сознании. Неоднозначность, двусмысленность порождает другие результаты. Пример – «увеличить чистую прибыль предприятия».  Measurable — измеримая. Объясняется, в чем будет измеряться результат, выбор единиц измерения или систем оценок и сравнения. Измеримость позволяет объективно оценивать степень реализации цели, делает изменения наблюдаемыми и подтверждаемыми. Пример – «увеличить чистую прибыль предприятия на 25% относительно показателя прошлого года».  Achievable — достижимая. Объясняется, за счет чего планируется достигнуть цели. И возможно ли ее достигнуть вообще? Способен ли исполнитель ее достичь? Цель должна казаться настолько близкой, чтобы не было места отговоркам и оправданиям бездействия. Пример – «увеличить чистую прибыль предприятия на 25% относительно показателя прошлого года за счет автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества».  Relevant — соответствующая контексту. Results-focused/Results-oriented (сосредоточенный/ направленный на результат). Определение истинности цели, отвечая на вопрос “Зачем это нужно?” Действительно ли выполнение данной задачи позволит достичь желаемой цели? Следует удостовериться, что выполнение данной задачи действительно необходимо и цель не противоречит другим целям и ценностям. Например, «для сохранения конкурентоспособности предприятия необходимо увеличить чистую прибыль на 25% относительно показателя прошлого года за счет автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества».  Timed/Time-bounded — Привязанная к точке/интервалу времени. Определение периода времени по наступлению/окончанию которого должна быть достигнута цель (выполнена задача). Ограничение во времени позволяет в любой момент иметь отчет о степени реализации цели. Пример – «для сохранения конкурентоспособности предприятия, к окончанию второго квартала текущего года необходимо увеличить чистую прибыль на 25% относительно показателя прошлого года за счет снижения себестоимости продукции, автоматизации ресурсоемких операций и сокращения штата занятых на исполнении автоматизируемых операций сотрудников на 80 % от текущего количества». Другим методом конкретизации целеполагания проекта является анализ по критериям CATWOE:  C (clients) – конечные пользователи результатов проекта, кому в наибольшей степени необходимы результаты проекта для решения определенных проблем;  A (actors) – разработчики проекта с учетом распределенных между ними полномочий и обязанностей;  T (transformation) – преобразование, которое позволяет из исходных данных проблемной ситуации получить нужные выходные параметры проекта;  W (worldview) – взгляд на последствия проекта: какую проблему проект позволяет решить и как это влияет на бизнес, компанию и других субъектов внешней среды проекта;  O (owner) – собственники результатов проекта, лица, которые принимают или отказывают в проекте, с кем необходимо согласовывать ключевые решения проекта;  E (environmental constrains) – внешние ограничения проекта (финансовые, законодательные и др.). Метод CATWOE позволяет дать корневое определение проекта по следующей формуле: “Проект, результатами которого владеют О, для осуществления W усилиями А для C посредством выполнения Т, имеющего Е”. Если SMART-анализ позволяет конкретизировать конечный результат проекта, то CATWOE-анализ конкретизировать содержание проекта в его системном видении. Приоритезация целеполагания проекта – это процесс расстановки приоритетов для достижения со сторонними участниками взаимного понимания важности каждого требования к конечному результату проекта. Анализ приоритетов решаемых задач осуществляется посредством метода MoSCoW, который представляет собой акроним, состоящим из заглавных букв реализуемых действий:  М (must) – должен сделать это; обязательные требования к продукту проекта. Проект не может считаться успешно завершенным, если хоть одно требование из этой категории не выполняется в продукте. Категория M – это минимальный набор параметров продукта проекта, при котором возможно его использование;  S (should) – должен сделать это, насколько это возможно; требования, которые являются критическими для продукта проекта, но, тем не менее, по объективным причинам их можно было бы исключить из текущего проекта;  C (can) – мог бы сделать это, если это не повлияет отрицательно на что-то другое; требования, которые можно включить, поскольку они способны увеличить пользовательскую удовлетворенность, но они не влияют на конечный результат проекта;  W (want) – хотелось бы сделать это, но если будет достаточно времени и ресурсов; требования, которые не являются необходимыми для текущего проекта, но которые хорошо было бы включить в последующие проекты. Функция качества — это инструмент заказчика, который позволяет встроить его требования в проект. Цель этого инструмента — убедиться, что требования заказчика интегрированы в каждую часть проекта, от определения границ проекта через процесс его планирования до процесса контроля и закрытия. Функция качества позволяет выявить требования заказчика и перевести их на язык проекта. Рис.2.1. Дом качества как аналитический инструмент заказчика проекта. Процесс построения «дома качества» включает в себя следующие этапы:  Подготовка требований заказчика. Требования заказчика — важнейшая информация при построении дома качества. Как правило, это самый сложный этап, поскольку необходимо выяснить наиболее значимые условия заказчика. В терминологии дома качества такие требования заказчика принято называть «Whats» (Что), обозначая этим словом пожелания заказчиков (в случае требований, расставленных с учетом приоритетов). Небольшое количество значимых требований обеспечивают простоту построения дома качества. Большая часть компаний, использующих функции качества, ограничивают список потребностей десятью пунктами.  Определение требований проекта. Заказчик выражает свои требования словами, и их нужно перевести на язык действий, при помощи которого команда планирует и реализует проект. Сформулированные таким образом требования проекта можно измерить, а позже сравнить с поставленными целями. Следует различать два вида требований проекта: условия заказчика и предложения команды для их выполнения. Крыша дома качества связывает соответствующие пары требований проекта. Для обозначения связи могут использоваться разные символы: так, для показа положительной связи применяют ●, а для показа отрицательной — ○ (см. рис. 2.2). Эти отношения показывают столкновение требований и возможность нахождения компромисса между ними. Построение крыши дома качества позволяет увидеть условия проекта в совокупности, а не по отдельности. Рис.2.2. Пример дома качества для проекта разработки организационной культуры.  Связь условий заказчика и требований проекта. Основа дома качества — матрица отношений. Она использует подход, похожий на применяемый при построении крыши, для обозначения связи требований проекта и условий заказчика. При нехватке времени и необходимости упрощения процесса ставят крестик для обозначения сильной связи между требованиями. Отсутствие сильной связи указывает на то, что условия заказчика не перекрываются требованиями проекта — иными словами, при его выполнении могут возникнуть проблемы. С другой стороны, если проектное требование не поддерживает ни одного требования заказчика, оно считается избыточным. Большая часть функций качества, применяемых в сложных проектах, имеет тенденцию к усложнению видов отношений. Вместо крестика допустимо использовать другие символы, показывающие степень влияния. Их можно измерить и после умножения на степень важности задействовать для оценки значимости каждого требования проекта.  Сравнение. На этом этапе решаются две проблемы: каждому требованию заказчика присваивается степень важности и проект сравнивается с другими. Сравнение выявляет сильные и слабые стороны проекта по отношению к другим. Это особенно важно при сравнении нового продукта компании с продуктами конкурентов. Суть же сравнения состоит в определении возможностей для улучшения.  Разработка целей. Измерения требований проекта становятся предметом дискуссий, по результатам которых условия проекта формулируются как конечные цели. Преимущества дома качества:  концептуальная простота; это легкий для понимания инструмент, так как его постулаты просты, логичны и не выходят за пределы здравого смысла;  возможности визуализации; с первого взгляда есть возможность оценить миссию дома качества, что делает его удобным инструментом для команды проекта. Основные недостатки дома качества связаны с его неоправданным усложнением, что провоцирует:  громоздкость; если у заказчика больше десяти требований, функции качества становятся тяжелыми для восприятия;  затраты времени; некоторые члены команды воспринимают работу по созданию дома качества как интерфейсную для проекта. Применение домов качества в проекте имеет как стратегическое, так и тактическое значение. В стратегическом плане функции качества позволяют преодолеть традиционное убеждение, что результаты можно оценить только после завершения проекта. Новый подход с домом качества гарантирует, что проектом управляют требования заказчика, а не желания менеджера. С тактической точки зрения функции качества помогают отойти от процесса планирования проекта, когда команда уверена, что знает нужды заказчика, временные рамки превышаются, а цели проекта меняются, чтобы соответствовать действительным потребностям пользователя. Дом качества требует определения желаний заказчика на первом этапе, что и служит точкой старта проекта.