Информатика. Технология работы в офисных программах

2. Краткий курс лекций дисциплины Информатика Проработайте курс лекций за компьютером, разбирая каждую тему и приемы работы в офисных приложениях Содержание дисциплины 1. Технология работы в MS Word 2007 ...................................................................... 2 1.1. Организация рабочего места ............................................................................... 2 1.2. Форматирование шрифтов и абзацев .................................................................... 7 1.3. Оформление текста вставками............................................................................. 9 1.4. Таблицы. Форматирование таблиц. .................................................................. 11 1.5. Графические возможности MS Word................................................................ 14 1.6. Сервисные возможности .................................................................................... 17 2. Технология работы в MS Excel 2007: ................................................................... 23 2.1.Запуск программы................................................................................................ 23 2.2. Изменение ширины столбцов и высоты строк .............................................. 31 2.3. Заполнение и редактирование электронных таблиц ..................................... 32 2.4. Адресация в электронных таблицах ................................................................. 42 2.5. Сортировка и фильтрация данных в MS Ехсеl ...................................................... 45 2.6. Графические возможности в электронных таблицах ..................................... 48 1 1. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В MS WORD 2007 1.1. Организация рабочего места Загрузка Word Запустить программу можно несколькими способами: 1. Кликнуть дважды по ярлыку Microsoft Word 2007 на рабочем столе (если таковой имеется); 2. Выполнить последовательность команд Пуск/Все программы/ Microsoft Office/ Microsoft Word 2007; Структура экрана После запуска текстового редактора на экране появляется так называемый Рабочий лист, который по умолчанию называется Документ 1.1 Данное название содержится в строке заголовка, где также, в верхнем правом углу, располагаются кнопки манипулирования окном: Свернуть , Свернуть в окно , Закрыть . Следом за строкой заголовка располагается Панель инструментов, используемая для форматирования текста и объектов текстового редактора. Большую часть экрана занимает Рабочее поле, в котором создаются документы. Кнопка Office Содержит команды возможных действий с документом таких как: Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать и т.д. Находится эта кнопка в левом верхнем углу экрана. Панель инструментов Панель инструментов представляет собой набор кнопок, за каждой из которых закреплена определенная команда. В отличие от предыдущей версии Ms Word данный текстовый редактор не содержит строки меню. Все команды, в данном случае вынесены на панель инструментов. Различают две панели инструментов: 1. Панель быстрого доступа; 2. Лента панели инструментов. Примечание! Стоит заметить, что документ MS Word 2007 имеет отличное от MS Word 2003 расширение .docx. Если вы хотите чтобы ваш документ в дальнейшем открывался другими версиями программы, то при сохранении документа в строке Тип документа следует выбрать пункт Документ Word 972003.doc. 1 2 Кнопка Office Строка заголовка Панель инструментов Настраиваемая панель быстрого доступа Линейка Строка состояния Кнопки манипулирования окном Полоса прокрутки Кнопки переключения между режимами просмотра документа Панель быстрого доступа В отличие от Ленты панели инструментов панель быстрого доступа можно настраивать (добавлять или скрывать команды). Достаточно нажать на кнопку Office и выбрать команду Параметры Word. Открывшееся окно Параметры Word (см.рис.) разделено на две панели. В левой панели выбирается параметр настройки, например, Правописание или Сохранение, где можно настроить автоматические параметры сохранения или правописания документа. В нашем случае мы будем настраивать раздел Настройка. Правая часть экрана раздела Настройка разбита на два окна: Выбрать команды из и Настройка панели быстрого доступа. Для того чтобы добавить кнопку на панель быстрого доступа достаточно выбрать категорию в окне Выбрать команды из (например из вкладки Главная (см. рис) 3 или из пункта Все команды, затем отыскать нужную команду, выделить ее и нажать кнопку Добавить. Команда добавиться в окно Настройка панели быстрого доступа/ОК. Чтобы удалить команды с панели быстрого доступа нужно, в окне Параметры Word выделить команду в окне Настройка панели быстрого доступа и нажать кнопку Удалить.2 Лента панели инструментов Лента панели инструментов состоит из вкладок (Главная, Вставка, Разметка страницы, Ссылки, Рассылки, Рецензирование, Вид, Надстройки)3, связанных с изменением определенных объектов, обрабатываемых текстовым редактором. Каждая вкладка, в свою очередь, состоит из нескольких разделов взаимосвязанных элементов управления. Контекстные инструменты Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на «ленте» при запуске Microsoft Office Word 2007, имеются вкладки еще двух типов, которые отображаются на экране в зависимости от выполняемой задачи. Контекстные инструменты позволяют работать с элементом, который выделен на странице, например, с таблицей, изображением или графическим объектом (см. рис.). Если активизировать такой объект, относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными вкладками. Кнопки вызова диалоговых окон. Кнопки вызова диалоговых окон — это маленькие стрелочки, которые могут отображаться в некоторых разделах. По нажатию такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно, содержащее дополнительные параметры, связанные с данным разделом. Строка состояния Строка состояния содержит информацию о текущем положении пользователя в документе и находится в нижней части экрана. Вид строки состояния выглядит следующим образом: Страница 6 из 21 означает, что документ содержит 21 страницу, а пользователь находится на 6; Примечание! Настроить панель быстрого доступа можно для постоянного пользования, а можно для конкретного документа. Для этого в окне Настройка панели быстрого доступа нужно выбрать название конкретного документа. 3 Подробно на каждой вкладке мы будем останавливаться в последующих разделах. 2 4 Число слов: 3926 означает, что количество слов в документе = 3926; Значок означает, что в документе найдены ошибки правописания, и, при нажатии на эту кнопку, под руководством пользователя, эти ошибки можно исправить; Надпись Русский (Россия) означает, что в данный момент стоит раскладка клавиатуры русского языка, и при нажатии на эту кнопку можно изменить его на любой другой. Полосы прокрутки Полоса прокрутки позволяет быстро перемещаться по документу. Разделяют горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки (см. рис.1). Раздел Окно вкладки Вид В этом разделе содержатся кнопки, которые позволяют упорядочить окна текстового редактора, открытые в данный момент времени. Например, кнопка Новое окно позволяет создать копию активного документа, кнопка Упорядочить все располагает документы сверху вниз на экране, кнопка Рядом – располагает окна рядом, синхронная прокрутка – синхронизация прокрутки двух документов таким образом, чтобы они прокручивались вместе (чтобы активировать эту кнопку необходимо включить режим просмотра Рядом). раздел Окно Выбор режима просмотра документа В зависимости от выполняемых задач документ может быть представлен на экране в нескольких режимах. Черновик – предназначен для быстрого редактирования текста. Графические объекты в этом режиме не отображаются. Разделение между страницами представлено пунктирной линией, что упрощает навигацию по документу. Чтобы отобразить текущий документ в этом режиме нажмите кнопку Черновик в правом нижнем углу строки состояния или перейдите на вкладку Вид и в разделе Режимы просмотра документа щелкнуть по кнопке Черновик. Примечание! Все последующие режимы можно открыть аналогичным способом. Разметка страницы - в этом режиме документ отображается так, как он будет выглядеть в распечатанном виде. Структура - отображает структуру документа. Структура документа отображается в виде заголовков и разделов документа. Если заголовок документа помечается знаком «+», то он позволяет развернуть раздел в заголовок и знаком «-» свернуть подзаголовки. В этом режиме можно изменять структуру документа, т.е. менять раздел и заголовки документа местами. 5 Режим веб-документа удобен для создания и просмотра веб-страниц или документов. В этом режиме документ отображается на листе размером веб-страницы, графические объекты занимают те же позиции, что и в окне веб-обозревателя. Режим чтения - отображает документ в наиболее оптимальном для прочтения виде. В этом режиме можно помечать различными цветами текст, для дальнейшей его переработки, можно заносить в справочник нужные слова и определения, получать перевод неизвестных слов, если они содержаться в тезаурусе ЭВМ и т.п. Схема документа – делит окно на две части: слева отображается структура документа, справа – текст, что обеспечивает удобную навигацию по документу. Отобразить схему документа можно поставив флажок Схема документа в разделе Показать или скрыть на вкладке Вид. Эскизы – данный режим делит экран на два: слева отображаются эскизы страниц – маленькие изображения страниц, по которым можно определить их содержимое и переместиться в нужную часть документа, справа текст текущей страницы. Масштаб документа Масштаб документа предназначен для увеличения или уменьшения изображения содержимого текстового документа. Для удобства просмотра документа на экране можно отобразить Одну или даже Две страницы, а можно установить удобные пользователю параметры отображения информации на экране. Установить масштаб можно с помощью вкладки Вид раздел Масштаб, либо использовать кнопки Увеличить или Уменьшить масштаб в строке состояния. Линейка Показывает границы документа, которые на экране отображаются маркерами: отступ слева; отступ справа; отступ первой строки (красная строка). Параметры страницы Параметры страницы позволяют определить поля документа. Поля – это отступ от края листа до позиции курсора (начала набора текста). Изменить параметры страницы можно на вкладке Разметка страницы (раздел Параметры страницы см. рис.). Достаточно нажать на Кнопку вызова диалоговых окон или воспользоваться кнопками в этом разделе (Поля, Ориентация). На рисунке изображено окно настройки Параметров страницы, которое состоит из нескольких вкладок: 1. Поля: устанавливает верхнее, нижнее, правое и левое поля, область, выделяемую для переплета. Ориентация: Книжная или Альбомная располагает лист по вертикали и по горизонтали; 6 2. Бумага: Определяет размер бумаги: А4, А3, А2 и т.д., а также дает возможность задать пользовательский размер бумаги; 3. Макет: изменяет нумерацию строк, определяет границы страниц и т.д. 1.2. Форматирование шрифтов и абзацев Для того чтобы изменить параметры шрифта нужно сначала выделить фрагмент текста, а затем воспользоваться кнопками на вкладке Главная раздел Шрифт. Увеличить размер шрифта Размер шрифта Тип шрифта Уменьшить размер шрифта Очистить формат Цвет текста Выбор типа подчеркивания Изменение цвета текста Начертание: Полужирный, курсив, Подчеркнутый Зачеркнутый Регистр прописных, строчных букв Нижний индекс Кнопка вызова диалоговых окон Цвет выделения текста Верхний индекс Если необходимо воспользоваться функциями, которых нет на панели инструментов Шрифт, нажмите на кнопку Вызова Диалоговых Окон (см. рис). Диалоговое окно Шрифт состоит из двух вкладок: 1. Шрифт: позволяет выбрать тип Шрифта, его начертание, размер. Можно выбрать несколько видов подчеркивания различных цветов, а также выбрать эффект видоизменения, например, верхний нижний индексы, эффект с тенью, по контуру и т.д. все предполагаемые изменения текста отображаются в окне Образец. 2. Интервал. Можно изменить: a. Масштаб текста; b. Межсимвольный интервал: Обычный, уплотненный, разреженный; c. Смещение текста относительно строки вверх/вниз. 7 В отличие от предыдущей версии Word теперь стало еще удобнее и быстрее форматировать текст. Появилось всплывающее меню быстрого доступа, на котором располагаются кнопки, часто используемые при форматировании текста. Достаточно щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту и применить нужную команду. Это меню появляется также при выделении текста. Позволяет изменять параметры текста и абзаца (см.рис.). Форматирование Абзаца Список: Маркированный, Нумерованный, Многоуровневый Сортировка Уменьшить, Увеличить отступ Выравнивание текста: по левому краю, по центру, по правому краю, по ширине Непечатаемый символ Кнопка вызова диалоговых окон Установление границ Заливка Междустрочный интервал При форматировании абзацев текстовый редактор не требует выделение текста, достаточно только установить курсор в любое место внутри абзаца. Если необходимо применить форматирование к нескольким абзацам, то текст необходимо предварительно выделить. Форматирование абзацев позволяет: Выравнивать текст: по правому, левому краям, по центру, по ширине; Делать отступы слева, справа относительно позиции начала набора текста, отступ или выступ для обозначения «красной» строки; Устанавливать интервалы Перед и После абзаца, а также изменять междустрочный интервал. Для того чтобы отформатировать параметры абзаца воспользуйтесь разделом Абзац на вкладке Главная Для того чтобы использовать другие функциональные возможности нажмите на кнопку Вызова диалоговых окон. Диалоговое окно абзац условно поделено на три раздела: Выравнивание текста; Отступ: слева от позиции начала набора текста и справа, а также отступ или выступ первой строки; 8 Интервал: Перед и После абзаца, междустрочный интервал. Устанавливать отступы также можно с помощью Линейки. Достаточно подвинуть указатель в виде треугольника на нужное количество сантиметров. Отступ первой строки Отступ слева Отступ справа Чтобы подвинуть текст с помощью клавиатуры используют клавишу Tab. Если необходимо сделать отступ первой строки, то устанавливают курсор в позицию первого символа абзаца и нажимают Tab. Если необходимо подвинуть абзац полностью, то абзац выделяют, а затем нажимают Tab. Создание рамки вокруг абзаца Для использования этого приема форматирования следует: 1. Установить курсор в середине абзаца, вокруг которого следует изобразить рамку; 1. Перейти на вкладку Главная, в раздел Абзац; Тип линии 2. Нажать на стрелочку, указывающую вниз, возле инструмента Граница; 3. Выполнить команду Границы и заливка. В открывшемся диалоговом окне на вкладке Граница выбрать тип линии, и тип обводки. Тип обводки Также по желанию пользователя можно установить границы рамки, которые необходимо отображать на экране, кроме того, есть возможность выбора цвета и ширины линии. Кнопка Горизонтальная линия в нижней части окна позволяет поместить перед абзацем линию из файла рисунка. 1.3. Оформление текста вставками. Списки – перечисления Выделяю три вида списка: нумерованный, маркированный, многоуровневый. Создание нумерованного списка 9 Чтобы создать список до начала набора текста необходимо нажать на кнопку Нумерация на вкладке Главная, раздел Абзац, и в выпадающем списке выбрать необходимый шаблон нумерации. Если не один из приведенных шаблоном не подходит под нужное вам оформление, выберите в этом же меню команду Определить новый формат номера/ОК. Чтобы применить список к уже набранному тексту, необходимо его выделить, а затем проделать алгоритм описанный выше. Создание маркированного списка В маркированных списках пункты выделяются не цифрами, а символами, например: , , . Маркированный список создается и редактируется аналогично списку нумерованному, только необходимо выбрать команду Маркеры в разделе Абзац. Изменить маркер можно по команде Определить новый маркер в том же выпадающем списке, Символ, Шрифт – Windings. Многоуровневый список Аналогичный алгоритм осуществляется и для многоуровневого списка. Стоит лишь выбрать команду Многоуровневый список в разделе Абзац. При формировании списка для понижения уровня абзаца используйте кнопку Увеличить отступ, а при повышении уровня - Уменьшить отступ в разделе Абзац. Вставка специальных символов Microsoft Word позволяет использовать различные символы удобства чтения текста. Достаточно воспользоваться вкладкой Вставка, Символ/Другие Символы, чтобы открыть диалоговое окно Символ. В открывшемся диалоговом окне (см.рис.) можно изменить Шрифт, выбрать необходимый символ и нажать кнопку Вставить, символ появится на экране в позиции курсора. После этого Вы можете закрыть данное окно, а можете вставить еще один или несколько символов. Вкладка Специальные символы содержит символы часто используемые, например, §, ¶, за которыми также можно закрепить определенную комбинацию клавиш. Создание формул Текстовый редактор позволяет создавать любые математические формулы. Для этого необходимо: 10 1. Установить курсор в нужное место экрана; 2. Перейти на вкладку Вставка, раздел Символы, команда Формула, Вставить новую формулу. 3. С помощью панели формул, создайте необходимое выражение. Примечание! Обратите внимание, что при вставке объекта Формула появляется новая вкладка Конструктор (Работа с формулами). Это отличительная особенность нового текстового редактор. Простой и понятный новый интерфейс, является контекстно-зависимым: включенные в него инструменты становятся доступны по мере необходимости, не загромождая экран второстепенными объектами. 4. Если вы создаете формулу общеизвестную, например Бином Ньютона, Тригонометрическое тождество, то вы можете воспользоваться библиотекой формул, из выпадающего списка. 5. Если вы хотите внести изменения в уже созданное выражение, просто выделите его и перейдите на появившуюся вкладку Конструктор (Работа с формулами). 6. В новой версии текстового редактора есть возможность использовать редактор формул образца Microsoft Word 2003. Для вставки формулы воспользуйтесь командой Объект на вкладке Вставка. В появившимся диалоговом окне Вставка объекта выбрать Объект Microsoft equation 3.0. 1.4. Таблицы. Форматирование таблиц. Создание таблицы Чтобы построить таблицу необходимо перейти на вкладку Вставка и выбрать команду Таблица. Далее можно воспользоваться несколькими способами: Способ 1 Способ 1. В появившемся контекстном меню выделить нужное количество столбцов и строк и нажать левую кнопку мыши. Способ 2 Способ 2. Выполнить команду Вставить таблицу. И в появившемся диалоговом окне указать необходимое количество строк и столбцов. Примечание! Перемещение при заполнении таблицы 11 Способ 3 Способ 4 можно производить клавишей Tab. Способ 3. Перейти к команде Нарисовать таблицу. Для правильного изображения таблицы необходимо вначале нарисовать внешний прямоугольник таблицы, а затем расчертить строки и столбцы. После того как вы нарисуете контурный прямоугольник таблицы, в меню появится новый раздел Работа с таблицами (см. рис.): 1. Вкладка Конструктор позволяет преобразовать таблицу: изменить тип линий, заливку, скрыть рамки, поменять стиль таблицы и т.д. Раздел Работа с таблицами Отобразить таблицы Изменение стиля таблицы Цвет заливки Тип линии Толщина линии Ластик Нарисовать таблицу Примечание! Для использования дополнительных параметров можно воспользоваться кнопкой вызова диалоговых окон. Откроется диалоговое окно Таблицы и границы. 2. Вкладка Макет применяется для того чтобы Добавить или Удалить строки или столбцы, Объединить или Разбить ячейки, Изменить направление текста, Выровнять текст относительно ячейки, применить Сортировку и произвести вычисления. Свойства таблицы Удаление таблицы Добавление строк или столбцов таблицы Определение ширины и высоты строк и столбцов Объединить, разбить ячейки таблицы Изменение направления текста Выравнивание текста относительно ячеек Формула Сортировка Способ 4. Экспресс-таблицы. С помощью этого пункта Вы можете вставить уже готовую таблицу и изменить в ней данные по Вашему усмотрению. 12 Размер ячеек Установить ширину и высоту ячеек очень просто, достаточно выделить необходимые ячейки и перейти на появившуюся вкладку Макет, раздел Размер ячейки. Для дополнительных опций воспользуйтесь кнопкой вызова диалоговых окон. Вставка и удаление столбцов и строк Чтобы вставить строку или столбец: 1. Перейдите на вкладку Макет 2. Воспользуйтесь одной из команд: Вставить сверху, Вставить снизу, Вставить справа, Вставить слева. 3. Чтобы добавить строку внизу таблицы установите курсор в правую нижнюю ячейку таблицы и нажмите клавишу Tab. Чтобы удалить строку или столбец, проделайте алгоритм описанный выше. Вместо команды Вставить выберите команду Удалить. Как отобразить или скрыть обрамление в таблице Иногда бывает удобно структурировать данные с помощью таблицы, а ее границы не отображать. Например: шапка документа, подпись документа и.т.д. Чтобы скрыть границы таблицы достаточно ее выделить, перейти на вкладку Конструктор и воспользовавшись кнопкой Границы, установить параметр Без границ. Чтобы вновь отобразить границы ячеек выберите команду Все границы. Стиль обрамления и заливка ячеек таблицы Стиль линии границ таблицы можно изменить. Для этого выделите нужные вам строки (столбцы или ячейки), перейдите на вкладку Конструктор, отыщите кнопку Границы и в выпадающем списке выберите команду Границы и Заливка. На вкладке Граница укажите новый тип линий. В этом же окне на вкладке Заливка, можно указать цвет и узор заливки ячейки. А также можно воспользоваться командами Заливка, Изменение типа и толщины линии на вкладке Конструктор. Сортировка данных в таблице Сортировка – это упорядочение данных по одному из признаков: по возрастанию, по убыванию. Для сортировки данных в таблице сле13 дует: 1. Выделить диапазон столбцов; 2. Перейти на вкладку Макет; 3. Выполнить команду Сортировка или воспользоваться командой Сортировка в разделе Абзац вкладки Главная; 4. В диалоговом окне Сортировка в разделе Сначала по выполнить: a. Указать имя столбца, по которому будет производится основное упорядочение данных; b. В поле Тип выбрать формат данных – текстовый, числовой или по датам; c. Выбрать признак Сортировки: по возрастанию или по убыванию. 5. Поля Затем по используются в случае если необходимо отсортировать данные по нескольким столбцам. Объединение и разделение объединенной ячейки Чтобы объединить ячейки нужно: 1. Выделить ячейки; 2. Перейти на вкладку Макет и воспользоваться командой Объединить ячейки. Чтобы разбить ячейки нужно: 1. Выделите объединенные ячейки (ячейку); 2. Перейти на вкладку Макет и воспользоваться командой Разбить ячейки. В появившемся диалоговом окне указать количество столбцов и строк разбиваемой ячейки. Нажать ОК. Изменение направления текста Чтобы повернуть текст на 90 градусов относительно его оси следует: 1. Выделить необходимые ячейки с текстом. 2. Перейти на вкладку Макет и воспользоваться командой Направление текста. Или нажать правой кнопкой мыши по выделенному фрагменту и воспользоваться командой Направление текста в выпадающем меню. 1.5. Графические возможности MS Word Графические объекты используются для наглядного представления информации на экране. Можно использовать как готовые изображения, так и стандартные графические фигуры (сноски, линии, блок-схемы и т.д.). При появлении данных объектов на экране в меню всплывает дополнительная вкладка Формат (для разных графических объектов всплывает своя вкладка с командами соответствующими 14 определенной фигуре), которая позволяет видоизменить изображение в соответствии с требованиями пользователя. Вставка графического объекта Текстовый редактор позволяет вставить такие графические изображения как: автофигуры, рисунки (фото) из файла, клипы из коллекции текстового редактора, фигуры Smart Art, Диаграммы, объект Word Art. Чтобы добавить графический объект перейдите на вкладку Вставка, раздел Иллюстрации. После появления графического изображения на экране должна всплыть скрытая вкладка или две (для каждого вида объекта набор команд на вкладках разный). Автофигуры В качестве автофигур текстовый редактор позволяет вставить: линии, схемы, звезды и ленты, выноски. Для этого перейдите на вкладку Вставка и выберите команду Фигуры. После вставки объекта всплывет вкладка Формат (изменение рисунка). С помощью этой вкладки Вы можете изменить стиль фигуры придать ей объем изменить цвет заливки и ее контура и т.д. Чтобы применить какой-либо эффект необходимо выделить графический объект (щелкнуть по его области левой кнопкой мыши), перейти на вкладку Формат рисунка, выбрать необходимую команду. Объединение нескольких графических объектов в единое изображение Часто требуется объединять несколько графических объектов в единое изображение. Для того чтобы рисунок при перемещении в другое место экрана не расползался в разные стороны, а перемещался как единый объект. Например, при построении схем и т.п. Для объединения фигур в единое изображение применяют операцию Группировки: 1. Перейдите на вкладку Главная, выберите команду Выделить, Выбор объекта. С помощью этого инструмента (белая стрелка) выделите все вставленные графические объекты, начиная с левого верхнего угла. Щелкните правой кнопкой мыши по выделенному изображению и выберите команду Группировать (или воспользуйтесь вкладкой Формат, Упорядочить, Группировать). 2. Если необходимо внести изменения в построенное изображение, щелкните правой кнопкой мыши по нему и выберите команду Разгруппировать (или воспользуйтесь вкладкой Формат, Упорядочить, Разгруппировать). Объект Клип Клип – это точечный рисунок, содержащийся в коллекции текстового редактора. Чтобы воспользоваться одним из рисунков перейдите на 15 вкладку Вставка, Клип. В правой части окна появится панель Вставка рисунка. Если вы ищите рисунок по определенной тематике, то необходимо ввести тему поиска в окне Искать и нажать кнопку Найти. Например, тематика – Цветы, компьютер и т.п. Картинки по указанной Вами тематике отобразятся в окне поиска. Выберите любую, нажмите по ней правой кнопкой мыши, Вставить. При вставке объект помещается в позицию курсора. Чтобы перемещать рисунок по экрану необходимо определить его положение относительно текста. Для этого щелкните по нему правой кнопкой мыши (или воспользуйтесь всплывающей вкладкой Формат), в выпадающем меню перейдите к команде Обтекание и примените требуемый эффект: по контуру, за текстом, перед текстом и т.д. Вставка фотографии Текстовый редактор позволяет воспользоваться графическими объектами, созданными самим пользователем. Это могут быть как рисованные изображения, так и фотографии. Перейдите на вкладку Вставка, Рисунок, и по заданному пути откройте необходимый файл. Объект Smart Art Данный объект предназначен, для наглядного и 1 список 2 список дел дел компактного отображения текстовой информации в виде схем, списков, диаграмм. Чтобы воспользорасходы расходы ваться этим объектом перейдите на вкладку Вставка, Smart Art и в появившемся списке выберите необходимый объект. После отображения объекта экране, можно добавить или убрать лишние элементы, видоизменить изображение и текст в нем с помощью появившихся вкладок Работа с рисунками Smart Art: Конструктор, Формат. Изменение стиля рисунков Чтобы изменить стиль графического объекта, необходимо его выделить (щелкнуть по его области левой кнопкой мыши), перейти на вкладку Формат рисунка, Стили рисунка, перемещаясь по установленным стилям, вы можете видеть, как видоизменяется ваш рисунок, и применить понравившийся шаблон. Дополнительным параметром является также определение положения графического объекта относительно текста с помощью раздела Упорядочить вкладки Формат: Выделите графический объект откройте появившуюся вкладку Формат, Упорядочить, Положение (в тексте или с обтеканием в тексте), поместить изображение На передний, На задний план, Поворот изображения относительно своей оси. Эффект Тень Для отображения графического объекта с эффектом Тень используют вкладку Формат раздел Тень, Объем тени. Достаточно лишь выделить объект и применить нужные настройки. Объект Надпись Объект Надпись используется для словесного описания вставленного графиче16 ского объекта. Использовать надпись можно с помощью вкладки Вставка, Надпись. В выпадающем списке можно применить уже существующий шаблон надписи или нарисовать ее самостоятельно. Бывает необходимым скрыть границы в надписи, чтобы не загромождать экран лишними графическими примитивами. Это бывает удобно при построении схем или пояснении элемента графического рисунка. Достаточно щелкнуть по границе Надписи правой кнопкой мыши и выбрать команду Формат надписи. На вкладке Цвета и линии в строке Линии цвет выбрать Нет цвета, ОК. Объект Word Art Объект Word Art – используется для фигурного отображения текста. Он позволяет также придать определенную форму тексту изменить цвет и расположение объекта на экране. Чтобы воспользоваться этим объектом отыщите его на вкладке Вставка. Подложка Подложка – это короткая надпись или изображение располагающаяся на фоне текста документа, которая характеризует создаваемый документ. Например: Копия, Секретно, Образец. Чтобы воспользоваться услугами Подложки: 1. Перейдите на вкладку Разметка страницы, раздел Фон страницы, Подложка. 2. В выпадающем меню выберите стандартную подложку или воспользуйтесь командой Настраиваемая подложка в этом же выпадающем меню. 3. Наберите свой текст подложки, установите его параметры или вставьте рисунок. 4. ОК. 1.6. Сервисные возможности Нам предстоит познакомиться с возможностями, с помощью которых Вы сможете оформить документ более профессионально: сделать более удобную навигацию в нем, обеспечить удобное чтение и работу с документом. К таким возможностям можно отнести нумерацию страниц, колонтитулы, предметные указатели, сноски, автоматическое оглавление. Давайте разберем каждый Верхний колонтитул элемент более подробно. Колонтитулы Колонтитулами называют области, расположенные в верхнем, нижнем и боковом полях каждой из страниц Верхний колонтитул Нижний колонтитул документа. Нижний колонтитул 17 Колонтитулы содержат текст и изображения, которые можно изменять. Например, в колонтитулы можно включать номера страниц, время, дату, эмблему компании, название документа, имя файла, а также фамилию автора. Чтобы вставить колонтитул перейдите: 1. На вкладку Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. 2. Щелкните нужный вариант верхнего или нижнего колонтитула. Этот колонтитул будет вставлен на каждой странице документа. В документе можно использовать готовые колонтитулы, которые легко поддаются изменению. Кроме того, можно создать собственные колонтитулы, содержащие эмблему компании и имеющие уникальный вид, а затем сохранить их в коллекции. Для этого на вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. 1. Выберите команду Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул. 2. Вставьте текст или рисунок. 3. А затем выберите команду Сохранить выделенный фрагмент как новый верхний колонтитул или Сохранить выделенный фрагмент как новый нижний колонтитул. Удаление колонтитулов с титульной страницы 1. На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку запуска диалогового окна Параметры страницы, а затем щелкните вкладку Источник строк. 2. Установите флажок Первой страницы в группе Колонтитулы. Колонтитулы будут удалены с титульной страницы Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц Иногда в колонтитулах нечетных страниц указывается заголовок документа, а в колонтитулах четных страниц — заголовок главы. 1. На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Параметры страницы, а затем щелкните вкладку Источник строк. 2. Установите флажок четных и нечетных страниц. Теперь можно вставлять верхний или нижний колонтитул для четных и нечетных страниц. Удаление колонтитулов 1. Щелкните в любом месте документа. 18 2. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. 3. Выберите команду Удалить верхний колонтитул или Удалить нижний колонтитул. Колонтитулы будут удалены во всем документе. Работа с колонтитулами в документе с несколькими разделами В документе, разбитом на разделы, можно вставлять, изменять и удалять колонтитулы отдельно для каждого раздела. Кроме того, можно использовать одинаковые колонтитулы для всех разделов. Если неизвестно, имеются ли в документе разделы, нажмите кнопку Черновик в строке состояния. На вкладке Главная в группе Поиск нажмите кнопку Переход. Выберите значение Раздел, а затем нажмите кнопку Далее для перехода к разрывам разделов в документе. Для создания разрыва раздела щелкните в документе место, где он должен будет находиться. На вкладке Разметка страницы в группе Параметры страницы выберите команду Разрывы. Создание разных колонтитулов для нескольких разделов документа 1. Щелкните раздел, для которого необходимо создать другой колонтитул. 2. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. 3. Выберите команду Изменить верхний колонтитул или Изменить нижний колонтитул. 4. На вкладке Колонтитулы в группе Переходы нажмите кнопку Как в предыдущем разделе для разрыва связи между колонтитулами текущего и предыдущего разделов. 5. Измените существующий колонтитул или создайте новый колонтитул для данного раздела. Использование одинаковых колонтитулов во всех разделах документа 1. Дважды щелкните колонтитул, который необходимо заменить колонтитулом предыдущего раздела. 2. На вкладке Колонтитулы в группе Переходы нажмите кнопку Предыдущий или кнопку Следующий для перехода к колонтитулу, который требуется изменить. 3. Нажмите кнопку Связать с предыдущим для создания связи колонтитулов в текущем разделе с колонтитулами, находящимися в предыдущем разделе. Создание разных колонтитулов для четных и нечетных страниц Иногда в колонтитулах нечетных страниц указывается заголовок документа, а в колонтитулах четных страниц — заголовок главы. 19 1. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Верхний колонтитул или Нижний колонтитул. 2. Нажмите кнопку Изменить заголовок или Изменить нижний колонтитул. 3. Установите флажок Четных и нечетных страниц в группе Параметры вкладки Колонтитулы. 4. При необходимости в группе Переходы нажмите кнопку Предыдущий или кнопку Следующий для перехода к верхнему или нижнему колонтитулу четной или нечетной страницы. 5. Создайте верхний или нижний колонтитул для нечетных страниц в области Верхний колонтитул нечетной страницы или Нижний колонтитул нечетной страницы. Создайте верхний и нижний колонтитул для четных страниц в области Верхний колонтитул четной страницы или Нижний колонтитул четной страницы. Нумерация страниц Нумерация страниц особенно необходима при большом количестве страниц в документе. Она позволяет не потерять связь между страницами, а также способствует поиску информации по оглавлению. Нумерацию страниц можно применить с помощью вкладки Вставка, раздел Колонтитулы, Номер страницы, а затем в появившемся списке выбрать местоположение номера (вверху/внизу страницы, на полях, текущее положение). Добавление номеров страниц 1. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы. 2. Выбор значения Вверху страницы, Внизу страницы или На полях страницы определяет, где именно в документе будут отображаться номера страниц. Изменение формата номеров страниц (например, 1, i или a) 1. Дважды щелкните верхний или нижний колонтитул одной из страниц документа. 2. Перейдите на вкладку Вставка, в разделе Колонтитулы выберите команду Номер страницы и затем щелкните Формат номеров страниц. 3. В поле Формат числа выберите стиль нумерации, а затем нажмите кнопку ОК. 20 Начало нумерации страниц с другого номера При добавлении титульной страницы в документ с нумерацией страниц вторая страница автоматически получает номер 2. Может потребоваться начало нумерации документа со страницы 1. 1. Щелкните в любом месте документа. 2. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы. 3. Выберите команду Формат номеров страниц. 4. Введите нужное число в поле Начать с. Удаление номеров страниц Номера страниц автоматически удаляются при выборе команды Удаление номеров страниц или ручном удалении номера с одной из страниц документа. 1. На вкладке Вставка в группе Колонтитулы выберите команду Номер страницы. 2. Выберите команду Удаление номеров страниц. Сноски Используются для уточнения некоторой информации и ссылок на используемую литературу. Выделяют: 1. Обычные сноски. Они располагаются внизу страницы 2. Концевые сноски. Они могут располагаться в конце документа или раздела. Чтобы создать простую сноску необходимо: 1. Установить курсор после слова или графического объекта; 2. Перейдите на вкладку Ссылки, раздел Сноски, Вставить сноску. Чтобы создать концевую сноску необходимо: 1. Установить курсор после слова или графического объекта; 2. Перейдите на вкладку Ссылки, раздел Сноски, Вставить концевую сноску. Для использования дополнительных параметров нажмите на кнопку вызова диалоговых окон в разделе Сноски, вкладки Ссылки. В появившемся окне вы можете изменить положение сносок в документе, определить новый формат номера, начать нумерацию с другой цифры (буквы). Создание оглавления Оглавление можно создать, выбрав стили заголовков — например, «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3», — которые требуется включить в оглавление. Приложением Word будет выполнен поиск заголовков, соответствующих выбран21 ным стилям. После этого для каждого из элементов оглавления будут заданы форматирование и отступ, соответствующий стилю заголовка, а затем оглавление будет размещено в документе. Создание оглавления осуществляется в 3 этапа: Пометка элементов оглавления 1.1. Выделите заголовок, к которому необходимо применить тот или иной стиль заголовка. 1.2. На вкладке Главная в группе Стили выберите необходимый стиль. Например, Заголовок 1,2,3 и т.д. Повторите 1 пункт для всех заголовков вашего документа, добавляемых в оглавление. В том случае, если вы хотите добавить в оглавление отдельные фрагменты текста, то пометить такие фрагменты как элементы оглавления можно следующим образом. 1.2.1. Выделите текст, который требуется включить в оглавление. 1.2.2. На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите команду Добавить текст. 1.2.3. Выберите уровень, к которому следует отнести выделенный текст, например Уровень 1 для главного уровня оглавления. Сборка оглавления 1.3. Щелкните в документе место, куда будет вставлено оглавление (обычно это начало документа). 1.4. На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите Оглавление, а затем щелкните необходимый стиль оглавления. 1.5. Чтобы воспользоваться дополнительными параметрами, откройте диалоговое окно Оглавление, в кнопке Оглавление. 1.5.1. Чтобы воспользоваться одним из готовых решений, выберите требуемый вариант в поле Форматы. 1.5.2. Задайте любые другие необходимые параметры оглавления. Обновление оглавления Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, обновить оглавление можно простым способом. 1. На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели выберите команду Обновить таблицу. 2. Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или обновить целиком. 22 Удаление оглавления 1. На вкладке Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Оглавление. 2. Выберите команду Удалить оглавление. 2. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ В MS EXCEL 2007 2.1.Запуск программы Запустить программу можно несколькими способами: 1. Кликнуть дважды по ярлыку Microsoft Excel 2007 на рабочем столе (если таковой имеется); 2. Выполнить последовательность команд Пуск/Все программы/ Microsoft Office/ Microsoft Excel 2007. Выход из программы Ms Excel Выход из программы может осуществляться несколькими способами: Нажать кнопку Закрыть в строке заголовка документа Нажать кнопку Office и выполнить команду Выход из Excel. Закрытие документа Ms Excel Закрытие документа может также осуществляться несколькими способами: Нажать кнопку Закрыть окно в строке заголовка ленты инструментов. Нажать кнопку Office и выполнить команду Закрыть. Структура экрана После запуска электронных таблиц Ms Excel, на экране появляется документ, который по умолчанию называется Книга 1.4 Это обусловлено тем, что файл программы состоит из трех локальных рабочих листов, которые можно создавать, переименовывать, удалять, связывать между собой. Данное название содержится в строке заголовка, где также, в верхнем правом углу, располагаются кнопки манипулирования окном: Свернуть , Свернуть в окно , Закрыть (рис.2.1). Следом за строкой заголовка располагается Панель инструментов, используемая для форматирования таблиц и объектов электронных таблиц. Большую часть экрана занимает Рабочее поле, в котором создаются документы. Примечание! Стоит заметить, что документ MS Excel 2007 имеет отличное от MS Excel 2003 расширение .xlsx. Если вы хотите чтобы ваш документ в дальнейшем открывался другими версиями программы, то при сохранении документа в строке Тип документа следует выбрать пункт Документ Word 972003.doc. 4 23 Кнопка Название активной ячейки заголовка Office Настраиваемая Кнопки манипулирования окном Строка Лента панели инструментов панель быстрого доступа Название столбца Полосы прокрутки Строка формулы Номер строки Кнопки переключения между режимами просмотра документа Строка состояния Создать новый лист Рис. 2.1. Вид экрана электронных таблиц Кнопка Office Содержит команды возможных действий с документом таких как: Создать, Открыть, Сохранить, Сохранить как, Печать и т.д. Находится эта кнопка в левом верхнем углу экрана (рис.2.1). Панель инструментов Панель инструментов представляет собой набор кнопок, за каждой из которых закреплена определенная команда. В отличие от предыдущей версии Ms Excel данные электронных таблицы не содержат строки меню. Все команды вынесены на панель инструментов. Различают две инструментов: Выбор команд из раздела панели Рис. 2.2. Окно Параметры Excel 1. Панель быстрого доступа; 24 2. Лента панели инструментов. Панель быстрого доступа В отличие от Ленты панели инструментов, панель быстрого доступа можно настраивать (добавлять или скрывать команды). Способ 1. Нажать на кнопку Office и выбрать команду Параметры Excel. Открывшееся окно Параметры Excel (см.рис.2.2) разделено на две панели. В левой панели выбирается параметр настройки, например, Правописание или Сохранение, где можно настроить автоматические параметры сохранения или правописания документа. В нашем случае мы будем настраивать раздел Настройка. Правая часть экрана раздела Настройка разбита на два окна: Выбрать команды из и Настройка панели быстрого доступа. Для того чтобы добавить кнопку на панель быстрого доступа достаточно выбрать категорию в окне Выбрать команды из (например из вкладки Главная (см. рис.2.2) или из пункта Все команды, затем отыскать нужную команду, выделить ее и нажать кнопку Добавить. Команда добавиться в окно Настройка панели быстрого доступа/ОК. Чтобы удалить команды с панели быстрого доступа нужно, в окне Параметры Excel выделить команду в окне Настройка панели быстрого доступа и нажать кнопку Удалить.5 Способ 2. Нажать на кнопку Настройка панели быстрого доступа (рис.2.3), выбрать необходимые команды для отображения на экране. Галочкой помечены команды, добавленные на экран. Чтобы удалить команды с панели быстрого доступа необходимо снять галочки в выпадающем списке. Способ 3. Нажать правой кнопкой мыши в любой области панели инструментов и в выпадающем списке выбрать команду Настройка панели быстрого доступа. Изменить настройки по способу 1. Рис.2.3. Настройка панели быстрого доступа Лента панели инструментов Лента панели инструментов состоит из вкладок (Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид, Разработчик)6, связанных с Примечание! Настроить панель быстрого доступа можно для постоянного пользования, а можно для конкретного документа. Для этого в окне Настройка панели быстрого доступа нужно выбрать название конкретного документа. 6 Подробно на каждой вкладке мы будем останавливаться в последующих разделах. 5 25 изменением определенных объектов, обрабатываемых электронными таблицами. Каждая вкладка, в свою очередь, состоит из нескольких разделов взаимосвязанных элементов управления. Чтобы отобразить или скрыть ленту инструментов необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши по заголовку ленты и в выпадающем меню установить галочку возле команды Свернуть ленту. Контекстные инструменты Кроме стандартного набора вкладок, которые отображаются на «ленте» при завсплывающая панель инструментов Рис. 2.4. Группа контекстных вкладок, Работа с диаграммами пуске Microsoft Office Excel 2007, имеются вкладки еще двух типов, которые отображаются на экране в зависимости от выполняемой задачи. Контекстные инструменты позволяют работать с элементом, который выделен на экране, например, с диаграммой, изображением или графическим объектом (см. рис. 2.4). Если активизировать такой объект, относящийся к нему набор контекстных вкладок, выделенный цветом, появится рядом со стандартными вкладками. Кнопка вызова диалоговых окон Кнопки вызова диалоговых окон — это маленькие стрелочки, которые могут отображаться в некоторых разделах. По нажатию такой кнопки открывается соответствующее диалоговое окно, содержащее дополнительные параметры, связанные с данным разделом (рис. 2.5). Кнопка вызова диалоговых окон Рис. 2.5. Кнопка вызова диалоговых окон раздела Выравнивание Строка состояния Строка состояния содержит информацию о текущем положении пользователя в документе и находится в нижней части экрана. Вид строки состояния выглядит следующим образом: Рис. 2.6. Строка состояния В крайней левой позиции строки состояния отображается индикатор режима работы Excel. Например, когда Excel ожидает ввода данных, то находится в 26 режиме Готов и индикатор режима показывает Готово. В режиме готовности можно свободно перемещать указатель активной ячейки, используя клавиши управления курсором, щелкая по ячейкам левой кнопкой мыши и клавишами: Pg Up к предыдущей странице Pg Down Ctrl + к следующей странице в последний столбик Ctrl + Ctrl + в первый столбик в последнюю строку Ctrl + в первую строку Ctrl + Home переход в ячейку A1 F5 или Ctrl+G переход в ячейку с указанным адресом Если вместо Готово, появилось слово Ввод – это означает, что в настоящий момент времени идет заполнение ячейки. Режим ввода данных включается из режима готовности нажатием любой клавиши. Данные вводятся в активную ячейку и отображаются в строке формул, а после нажатия клавиши ввода фиксируются в ячейке и таблица вновь переходит в режим готовности. Кроме этого в строке состояния можно изменить масштаб отображения рабочего листа путем перемещения ползунка в правом нижнем углу экрана (рис.2.6). А также изменить режим отображения на Обычный, Разметка страницы, Страничный. Выбор режима просмотра документа В зависимости от выполняемых задач документ может быть представлен на экране в нескольких режимах. Обычный – предназначен для заполнения рабочей области информацией. Не отображает печатную область страницы. В этом представлении можно изменять размещение и форматирование. Разметка страницы - в этом режиме документ отображает рабочую область печатной страницы, а также области нижних и верхних колонтитулов, измерять высоту и ширину данных с помощью линеек, менять ориентацию страницы, задавать поля для печати, а также скрывать и отображать заголовки строк и столбцов. Предназначен для работы с документом перед его печатью, чтобы получить профессионально оформленные результаты. Страничный - отображает области рабочей книги содержащей информацию. Здесь хорошо видны области разрывов страниц. Представление – позволяет сохранить набор параметров отображения и печати как настраиваемого представления. Во весь экран – отображает рабочую область документа в полнооконном режиме без отображения панели инструментов и строки формул. 27 Полосы прокрутки Полоса прокрутки позволяет быстро перемещаться по документу. Разделяют горизонтальную и вертикальную полосы прокрутки (см. рис.2.1). Раздел Окно вкладки Вид В этом разделе (рис. 2.7) содержатся кнопки, которые позволяют упорядочить окна табличного процессора, открытые в данный момент времени. Например, кнопка Новое окно позволяет создать копию активного документа, кнопка Упорядо- Рис. 2.7. Вкладка Вид, раздел Окно раздел Окно чить все располагает документы сверху вниз на экране, кнопка Рядом – располагает окна рядом, синхронная прокрутка – синхронизация прокрутки двух документов таким образом, чтобы они прокручивались вместе (чтобы активировать эту кнопку необходимо включить режим просмотра Рядом). Масштаб документа Масштаб документа предназначен для увеличения или уменьшения изображения содержимого текстового документа. Для удобства просмотра документа на экране можно отобразить Одну или даже Две страницы, а можно установить удобные пользователю параметры отображения информации на экране. Установить масштаб можно с помощью вкладки Вид раздел Масштаб, либо использовать кнопки Увеличить или Уменьшить масштаб в строке состояния. Параметры страницы Параметры страницы позволяют определить поля документа, ориентацию, размер бумаги. Поле – это отступ от края листа до позиции курсора (начала набора текста). Рис. 2.8. Окно Параметры страницы Изменить параметры страницы можно на вкладке Разметка страницы (раздел Параметры страницы). Для вызова дополнительных свойств страницы, неотображаемых на ленте инструментов, достаточно нажать на Кнопку вызова диалоговых окон (рис.2.5). На рисунке 2.8 изображено окно настройки Параметров страницы, которое состоит из нескольких вкладок (рис. 2.8): 28 1. Страница: определяет ориентацию страницы (Книжная, Альбомная), Масштаб отображения, Размер бумаги, качество печати (увеличение/уменьшение распечатки в % по отношению к оригиналу). 2. Поля: устанавливает верхнее, нижнее, правое и левое поля, центрирование на странице: вертикально и горизонтально; Примечание! Изменить поля отступа можно передвинув мышью соответствующую ограничительную линию 3. Колонтитулы: определяет размер бумаги: А4, А3, А2 и т.д., а также дает возможность задать пользовательский размер. Чтобы напечатать свои колонтитулы необходимо выбрать Создать верхний колонтитул/ Создать нижний колонтитул. Колонтитулы состоят из трех секций: левой, правой и центральной. Например, верхний колонтитул может содержать название работы – в центре, номер страницы – в правой части, текущую дату – в левой части. Примечание! Колонтитулы - информация, выводимая над/под текстом каждой печатаемой страницы. 4. Лист: позволяет настроить параметры печати, дает возможность печатать только выделенную область данных, печатать на каждом листе выделенные строки в виде заголовка, выводить на печать линии сетки, вывести на печать текст примечаний к ячейкам. Содержимое ячеек. Строка формул В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы: текст, число и формула. Excel определяет, являются вводимые данные текстом, числом Рис.2.9. Содержимое ячейки С1 или формулой, по первому символу. Если первый символ — буква или знак «'», то Excel считает, что вводится текст. Если первый символ цифра или знак «=» , то Excel считает, что вводится число или формула. Строка формул (рис.2.1) предназначена для отображения содержимого активной ячейки: если в ячейке содержится текст, то в этой строке отображается текст, если в ячейке содержатся значения, то в строке формул отображаются числа или формула, по которой эти значения были получены (рис. 2.9). Слева от строки формул указано имя активной ячейки, а также значок , предназначенный для вызова списка функций (рис.2.9). Рабочее поле Рабочее поле представлено в виде двумерной таблицы. Столбцы – обозначаются одно- и двухсимвольными буквами латинского алфавита: А, В, С, ... Z, АА, АВ... IU. Строки – целыми числами. 29 Ячейка - задается координатами столбца и строки, на пересечении которых она находится, например: А1, В1, С1, А2, D20 ... Блок ячеек – прямоугольник (выделенная область), который задается адресами левой верхней и правой нижней ячейки. В качестве разделителя адресов используется двоеточие или точка, например, C3:E5 или D6:F9 (рис.2.1). Активная ячейка (АЯ) - доступна пользователю для чтения или записи данных (рис. 2.9, С1- активная ячейка). Рабочий лист, книга. Электронная таблица состоит из листов, как книга (таких листов 16). На Вставить лист экране виден только один лист — верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу. Добавить Рис.2.10. Способы добавления нового листа лист в книгу можно по команде Вставить, находящейся на вкладке Главная, раздел Ячейки или с помощью ярлычка Вставить лист (Shift + F11), находящий справа от названия Лист 3 (рис.2.10), а удалить – с помощью контекстного меню, которое вызывается щелчком правой кнопки мыши по ярлычкам листов книги внизу экрана. Добавление и удаление строк и столбцов таблицы Чтобы добавить или удалить строку или столбец необходимо: 1. Установить курсор в то место на экране, где вы собираетесь вставить/удалить новую строку или столбец; 2. Перейти на вкладку Главная, раздел Ячейки, и выполнить одну из требуемых команд (Вставить или Удалить), рис. 2.10. Выделение столбцов, строк, блоков таблицы Для выделения с помощью мыши: столбца — щелкнуть кнопкой мыши на имени столбца; нескольких столбцов — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь в сторону. строки — щелкнуть кнопкой мыши на номере строки; нескольких строк — не отпуская кнопку после щелчка, протянуть мышь; блока — щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку; рабочего листа — щелкнуть кнопкой мыши на пересечении имен столбцов и номеров строк (см. Рис. 2.1 - левый верхний угол таблицы – на рисунке заштрихован) или Ctrl+A. Для выделения блока с помощью клавиатуры необходимо, удерживая нажатой клавишу Shift, нажимать на соответствующие клавиши перемещения курсора, или, нажав клавишу F8, войти в режим выделения и выделить блок при помо30 щи клавиш перемещения курсора. Клавиша Esc — выход из режима выделения. Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо: 1) выделить первую ячейку или блок смежных ячеек; 2) нажать, и удерживать нажатой клавишу Ctrl; 3) выделить следующую ячейку или блок и т. д.; 4) отпустить клавишу Ctrl. Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши по любому невыделенному участку рабочего листа. Новое выделение снимает предыдущее. 2.2. Изменение ширины столбцов и высоты строк Эти действия можно выполнить с помощью мыши или через меню. При использовании мыши ее указатель необходимо поместить на разделительную линию между именами столбцов или номерами строк. Указатель примет вид двойной черной стрелки. Затем необходимо нажать левую кнопку мыши и растянуть (сжать) столбец или строку. При использовании меню необходимо выделить строки или столбцы и выполнить команды: вкладка Главная, раздел Ячейки, Формат, Высота(ширина) строки (столбца). Создание документа При запуске программы из главного меню MS Excel всегда создает новый документ. Если необходимо создать новый документ после запуска программы, нажмите кнопку Office/Создать или используйте команду Создать на панели быстрого доступа. Сохранение созданного документа Чтобы сохранить документ нужно: 1. Выбрать кнопку Office, Сохранить или воспользоваться командой Сохранить на панели быстрого доступа. Откроется диалоговое окно Сохранение документа. Щелкните по кнопке Папки и укажите путь, куда вы хотите сохранить документ. 2. В поле Имя файла введите имя документа, например Расчетная ведомость. 3. Щелкните по кнопке Сохранить. Сохранение документа с другим именем или по другому адресу Для изменения имени документа необходимо: 1. В кнопке Office выбрать команду Сохранить как или воспользоваться кнопкой на панели быстрого доступа с одноименным названием; 2. Если необходимо сохранить файл на другом диске или в другой папке, то следует нажать кнопку Папка и в ниспадающем меню выбрать нужный диск (например, диск D:\); 3. В поле Имя файла ввести имя документа; 31 4. Щелкнуть по кнопке Сохранить. 2.3. Заполнение и редактирование электронных таблиц Редактирование таблиц в режиме поиска и замены С помощью этого режима удобно искать необходимый фрагмент данных и, заменять его на другой, если это необходимо. Режим включается на вкладке Главная раздел Редактирование команда Найти или Заменить. В появившемся диалоговом окне в поле Найти вписывается искомое слово (значение) или фрагмент, а в поле Заменить на – слово (значение), на которое надо заменить. Примечание! Чтобы произвести какие-либо действия над текстом или объектом в электронных таблицах необходимо выделить соответствующие ячейки. Перенос текста по словам В электронных таблицах набранный пользователем текст может располагаться только в границах ячейки, в которую он был введен, если не объединено несколько смежных ячеек. Если ширина текста больше ширины ячейки и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью). Разместить текст в ячейке полностью можно, увеличив ширину столбца или разместив текст в несколько строк. В последнем случае необходимо: 1. Выделить одну или несколько ячеек; 2. Перейти на вкладку Главная, раздел Выравнивание, команда Перенос текста (рис. 2.11). Или воспользоваться кнопкой вызова диалоговых окон (рис. 2.5) и в контекстном окне Формат ячеек перейти на вкладку Выравнивание, установить флажок Перенос по словам (рис. 2.12). Выравнивание содержимого ячейки по высоте и ширине Выравнивание текста по высоте Направление текста (ориентация) Перенос текста Выравнивание текста по ширине Объединение ячеек Рис.2.11. Раздел Выравнивание Чтобы выровнять содержимое ячейки по высоте или ширине нужно: 1. Выделить необходимые ячейки. 2. Воспользоваться одной из команд в разделе Выравнивание (рис.2.11). 3. Или открыть окно Формат ячеек для установления нужных параметров по горизонтали и по вертикали 32 Рис.2.12. Окно Формат ячеек (рис.2.12). Направление текста Содержимое ячейки можно располагать по горизонтали, вертикали и диагонали. Чтобы изменить направление текста нужно: 1. Выделить необходимые ячейки. 2. Воспользоваться (рис.2.11). командой Ориентация в разделе Выравнивание 3. Или открыть окно Формат ячеек для установления Ориентации в градусах или направления текста (рис.2.12). Параметры текста7 В электронных таблицах можно настраивать Тип шрифта, размер, цвет, начертание, границы и т.д. Чтобы настроить параметры текста нужно: 1. Выделить ячейку (группу ячеек); 1. Перейти на вкладку Главная, раздел Шрифт, и воспользоваться одной из команд настройки параметров текста. Или воспользоваться в этом же разделе Кнопкой вызова диалоговых окон (рис.2.5). Объединение ячеек Чтобы объединить ячейки нужно: 1. Выделить необходимые ячейки. 2. Воспользоваться командой Объединить и поместить в центре в разделе Выравнивание (рис.2.11). 3. Или открыть окно Формат ячеек и установить флажок Объединение ячеек (рис.2.12). Ввод чисел Числа в ячейку можно вводить со знаками =, +,- или без них. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы ### (при этом в памяти будет сохранено полностью). Экспоненциальная форма используется для представления Рис. 2.13. Раздел Число очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5.01Е+08, что означает 5,01х108. Число 0,000000005 будет представлено как 5Е-9, что означает 5х10-9. Для представления числовой информации в нужном формате, с требуемой точностью используется команда Числовой формат в разделе Число вкладки Главная 7 можно устанавливать различные настройки для ячеек перед тем как внести в них текст 33 (рис. 2.13), или воспользоваться кнопкой вызова диалоговых окон в этом разделе. В появившемся окне Формат ячеек, перейти на вкладку Число и выбрать нужный формат (Числовой, Денежный, Процентный, текстовый, дата, время). Ввод формул В виде формулы может быть записано арифметическое выражение. Оно представляет собой последовательность чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками арифметических операций или функций. Формула должна начинаться со знака «=». Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Например, для ввода в ячейку формулы C2*C3, ее на записать как = C2*C3. Это означает, что содержимое ячейки С2 будет умножено на содержимое ячейки С3. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула. Знаки арифметических операций К знакам арифметических операций относятся: + - сложение; - вычитание; * - умножение; / - деление. Формула должна начинаться со знака «=». Она может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов. Рис.2.14. Команда Границы Для ввода в ячейку формулы C2*С38 ее надо записать как =C2*С3. Это означает, что содержимое ячейки С2 будет умножено на содержимое ячейки С3. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула. Границы таблицы Стоит заметить, что границы ячеек электронных таблиц на печати видны не будут, поэтому необходимо очертить границы, построенной вами таблицы. Для этого необходимо: 1) Выделить таблицу; 2) Воспользоваться кнопкой Границы на вкладке Главная, раздел Шрифт (рис. 2.14). Или воспользоваться кнопкой вызова диалоговых окон любо- 8 Внимание! Параметры формулы вводятся на латинском языке. 34 го раздела вкладки Главная, и в диалоговом окне Формат ячеек перейти на вкладку Граница. Редактирование содержимого ячейки Редактирование данных может осуществляться как в процессе ввода в ячейку, так и после ввода. Если во время ввода данных в ячейку допущена ошибка, то она может быть исправлена стиранием неверных символов при помощи клавиш Backspace, Delete и набором символов заново. Клавишей Esc можно отменить ввод данных в ячейку и записать их заново. Чтобы отредактировать данные после завершения ввода (после нажатия клавиши Enter), необходимо переместить указатель к нужной ячейке и нажать клавишу F2. (При этом индикатор режима высвечивает слово «Правка»). Другой способ требует установления указателя активной ячейки в нужную ячейку – ее содержимое переносится в строку формул. Щелкните в строку формулы и проведите корректировку формулы. Сделайте ввод, чтобы зафиксировать изменения в ячейке. Если после ввода формулы ячейка будет содержать ### - увеличьте ширину столбца, если #ИМЯ – ввод формулы был произведен на русском языке (необходимо ввести адреса ячеек с помощью латинских букв, т.к. столбцы в электронных таблицах называются латинскими буквами). Функции Функции предназначены для упрощения расчетов и имеют следующую форму y=f(x), где у – результат вычисления функции, х – аргумент, f – функция. Пример содержимого ячейки с функцией: =А5+sin(C7), где А5 – адрес ячейки, sin() – имя функции, в круглых скобках указывается аргумент; C7 – аргумент (число, текст и т.д.). В данном случае ссылка на ячейку, содержащую число. Чтобы воспользоваться одной из функций нужно: Рис. 2.15. Окно Мастер функций Способ 1. 1. Установить курсор в ячейку с предполагаемым результатом; 2. Перейдите на вкладку Формулы, Вставить функцию. 3. В появившемся окне Мастер функций (рис.2.15) выберите категорию (Математические, Статистические, Полный алфавитный перечень и т.д.). Если 35 пользователь не знает, к какой категории относится необходимая ему функция, рекомендуется воспользоваться категорией Полный алфавитный перечень. В выбранной категории отыщите нужную функцию, выделите ее и нажмите кнопку ОК. 4. Появится окно Аргумент функции. Введите адреса ячеек, которые содержат числа для вычислений, например, A1:A2 (рис.2.16). Рис. 2.16. Окно Аргументы функции Способ 2 1. Нажмите на кнопку f(x) в строке формулы 2. Повторите пункты 3,4 из способа 1. Способ 3 1. Перейдите на вкладку Формулы, раздел Библиотека функций 2. Выберите категорию и функцию. Подводя итог выше сказанному можно выделить следующие: Правила работы с формулами и функциями в ячейках 1. Формулы начинаются со знака «=» 2. Формулы могут включать обращения к одной или к нескольким функциям. 3. После имени каждой функции в скобках задаются аргументы. Если функция не использует аргументы, то за ее именем следуют пустые скобки без пробела между ними. 4. Аргументы перечисляются через запятую. 36 5. В качестве элемента формулы и аргумента функции может выступать адрес ячейки. В этом случае в вычислении участвует содержимое ячейки, адрес которой задан в формуле. 6. В формулах недопустимы пробелы. 7. Функция не может иметь более 30 аргументов. 8. В формуле можно использовать знаки арифметических операций: +, -, /, *, ^ (возведение в степень), % ( взятие процента) (приложение 2). 9. Нельзя вводить числа в форматах даты и времени дня непосредственно в формулы. В формулы они могут быть введены в виде текста, заключенного в двойные кавычки. При вычислении формулы Excel преобразует их в соответствующие числа. 10.Длина формулы не должна превышать 1024 элементов. Некоторые функции КОРЕНЬ(число) – вычисляет положительный квадратный корень из числа. Например, КОРЕНЬ(25)=5. SIN(x) – вычисляет синус угла х, измеренного в радианах. Например, Sin(0,883)=0,772646. МАКС(список) – возвращает максимальное число списка (блока). Например, МАКС(55,39,50,28,67,43)=67. СУММ(список) – возвращает сумму чисел указанного списка (блока). Например, СУММ(А1:А300) подсчитывает сумму чисел в трехстах ячейках диапазона А1:А300. Для часто используемых функций (сумма, среднее значение, счет, максимум, минимум) можно воспользоваться кнопкой Автосумма , на вкладке Главная, раздел Редактирование. В раскрывающемся списке выберите одну из вышеперечисленных функций, выделите необходимый диапазон ячеек. Вычисление части формулы При поиске ошибок в соответствующей формуле удобно посмотреть результаты вычисления какой-то части формулы. Для этого необходимо: - установить курсор в клетку, содержащую формулу; - в строке формул выделить часть формулы, которую нужно вычислить; - нажать клавишу F9 – вычисление формулы (при нажатии Enter – результат вычислений вставится в формулу, а при нажатии Esc – осуществится возврат формулы в исходное состояние). Перемещение содержимого ячейки Способ 1 1. Выделить ячейку (блок ячеек) – ЧТО переместить; 37 2. Подать команду Вырезать на вкладке Главная (можно воспользоваться аналогичной командой из контекстного меню - правой кнопки мыши); 3. Установить курсор в ячейку – КУДА переместить; 4. Подать команду Вставить. Способ 2 1. Выделить ячейку (блок ячеек) – ЧТО переместить; 2. Поместить указатель мыши на рамку блока или ячейки (он должен принять форму белой стрелки), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, следует перенести блок или ячейку в место, КУДА нужно переместить данные. Копирование содержимого ячейки Способ 1. Если содержимое ячейки необходимо скопировать в соседнюю ячейку: 1. Поместить курсор активной ячейки в ячейку, содержимое которой нужно скопировать (ячейка выделится в черную рамку); 2. Наведите курсор мыши на черный квадратик (маркер заполнения) правого нижнего угла выделенной области (рис.2.17), чтобы отобразился черный крестик; 3. Удерживая левую кнопку мыши, переместите курсор в соседнюю ячейку (рис.2.18). Рис.2.17 Рис.2.18 Способ 2. Если содержимое ячейки необходимо скопировать в не смежную ячейку: 1. Поместить курсор активной ячейки в ячейку, содержимое которой нужно скопировать; 2. Подать команду Копировать используя вкладку Главная, раздел Буфер обмена (или воспользоваться контекстным меню с помощью правой кнопки мыши); 3. Переместить курсор активной ячейки в ячейку, КУДА нужно вставить; 4. Подать команду Вставить, используя вкладку Главная, раздел Буфер обмена (или воспользоваться контекстным меню с помощью правой кнопки мыши). Специальное копирование При копировании не всего содержимого клетки, а только какой-то составляющей (формата, значения) применяется специальное копирование: - выбрать копируемую клетку или блок клеток; 38 - выполнить команду Копировать; - перейти в новое место; - выбрать в меню Вставить, Специальная вставка. В появившемся диалоговом окне в зависимости от флага в столбце Вставить, копируется: все, формулы, значения, форматы, примечания, без рамки. Можно произвести копирование с тем, что находится в клетке, куда копируем. В зависимости от флага в колонке Операция можно: - просто копировать; - сложить содержимое клетки с копируемым значением; - вычесть из значения в клетке копируемое значение; - умножить значение в клетке на копируемое значение; - разделить значение в клетке на копируемое значение. Если установлены соответствующие флаги, то при копировании можно: - пропустить пустые ячейки (не копировать штриховку, бордюр, формат, шрифт ячейки, если в них отсутствуют значения); - транспортировать; - вставить ссылку (при установлении связи с копируемой ячейкой, любое изменение исходной ячейки приводит к изменению результирующей ячейки). Заполнение ячеек Электронные таблицы имеют свойство улавливать последовательности. Например, если пользователю необходимо пронумеровать список от 1 до 100 или заполнить ячейки названиями дней недели, месяцев. Чтобы построить, например, последовательность (1,2…20) в столбце А нужно: 1. Набрать скажем в ячейку А1 цифру 1, в ячейку А2 цифру 2. 2. Выделить обе ячейки (А1:А2). В правом нижнем углу выделенной области появится маленький черный квадратик. 3. Наведите на квадратик курсор мыши, чтобы получился черный крестик. 4. Удерживая левую кнопку мыши, протяните курсор вниз до 20 строки. Примечания! 1. Последовательность можно строить также и по столбцам. 2. Можно использовать разные последовательности, например: а) понедельник, вторник….воскресенье; б) январь, февраль….декабрь; в) 2,4,6… ; г) товар 1, товар 2,…. и т.д. Удаление содержимого ячеек Чтобы очистить содержимое ячеек (числа, текст, формулы) с помощью клавиатуры достаточно нажать клавишу Del на выделенной ячейке или блоке. 39 Чтобы очистить содержимое ячеек (числа, текст, формулы) с помощью меню необходимо: 1. Установить указатель на ячейку или выделить блок; 2. Перейти на вкладку Главная, раздел Редактирование, Очистить. В подменю необходимо указать, что конкретно требуется очистить: данные, оформление, примечание или все вместе. Печатная страница документа Чтобы увидеть границы заданного Вами формата страницы (например А4) перейдите в режим Разметки страницы, а затем вернитесь снова в Обычный режим (вкладка Вид, Обычный режим или Разметка страницы). Вы увидите пунктирные линии по вертикали и горизонтали, это и есть границы Вашего документа (на одном листе располагаются сразу несколько страниц Вашего документа). Режим предварительного просмотра Ms Excel Прежде чем отправить документ на печать необходимо удостоверится, что документ не выходит за пределы полей печатной страниц. Для просмотра печатной страницы документа используется Предварительный просмотр, в котором наглядно показано как будет выглядеть документ на бумаге. Чтобы вызвать режим предварительного просмотра выполните команду кнопка Office, Печать, Предварительный просмотр. Войти в режим предварительного просмотра можно лишь в том случае, если в рабочий лист введен хотя бы один символ. При работе в режиме предварительного просмотра можно выполнять следующие действия: - просмотр следующей страницы ( предыдущей страницы); - вывод укрупненного изображения на экран; - печать; - настройка Параметров страницы; - показ полей на листе бумаги, ручная корректировка полей; - возврат в рабочую книгу; - справка. Печать таблицы в Ms Excel Если данные, которые необходимо вывести на печать, находятся в таблице приложения Microsoft Office Excel, можно напечатать только таблицу Excel. 1. Щелкните ячейку в таблице, чтобы активизировать таблицу. 2. Нажмите кнопку Microsoft Office (CTRL+P). , а затем выберите команду Печать 40 3. В появившемся окне Печать в группе Вывести на печать установите переключатель в положение Таблица, ОК. Рис. 2.19. Диалоговое окно Печать Печать текущего документа целиком Чтобы распечатать документ необходимо: 1. Открыть требуемый документ, перейти на нужный лист. 2. Выполнить команду кнопка Office, Печать, Быстрая печать или нажать на кнопку Быстрая печать на панели быстрого доступа. В этом случае распечатываются все страницы текущего листа документа Ms Excel в одном экземпляре с параметрами печати, принятыми по умолчанию или установленными в окне диалога Печать для предыдущего сеанса печати. Печать текущего документа с дополнительными настройками Для того чтобы настроить печать воспользуйтесь командой кнопка Office, Печать или выполните комбинацию клавиш Ctrl+Shift+F12. Откроется диалоговое окно Печать (рис. 2.19). Окно диалога Печать предоставляет пользователю возможность осуществлять различные варианты печати документа: Печать нескольких копий – в поле Число копий раздела Копии указать требуемое число копий документа. По умолчанию в разделе Копии установлен флажок Разобрать по копиям, в результате чего вначале будут напечатаны все страницы первого экземпляра, затем второго и т. д. Печать части документа – печать части документа можно осуществить пятью способами: o Печать всего документа: в окне диалога Печать установить флажок Все, ОК. 41 o Печать отдельных страниц (или диапазон страниц): установить флажок Страницы в разделе Печатать и указать номера страниц; o Печать выделенного фрагмента документа: выделить требуемую информацию перед открытием окна диалога Печать. В окне Печать установить флажок Выделенный диапазон, ОК. o Печать выделенных листов документа: в окне диалога Печать установить флажок Выделенные листы, ОК. o Печать всей книги: в окне диалога Печать установить флажок Всю книгу, ОК. 2.4. Адресация в электронных таблицах Адресация в электронных таблицах связана с построением формул, так как в каждой формуле используются не конкретные числа, а адреса ячеек, в которых эти числа находятся. Электронные таблицы Ms Excel имеют возможность копировать формулы одного вида, но использующие разные значения. Поэтому появилось понятие адресации. Итак, можно сделать вывод, что адресация применяется при копировании формул. Различают: 1. Относительную адресацию; 2. Абсолютную адресацию; 3. Смешанную адресацию. Относительная адресация Во всех предыдущих упражнениях, составляя формулы, вы использовали, так называемые, относительные ссылки на ячейки. Относительная ссылка используется в формуле для указания адреса ячейки, вычисляемого в относительной системе координат с началом в текущей ячейке. Такие ссылки имеют вид: А1, В12 и т.п. Различия между относительными ссылками и другими проявляются при распространении и копировании формулы. При изменении положения формулы, автоматически меняются ссылки на ячейки относительно исходной. При копировании относительного адреса в сторону изменяется параметр столбца, вниз – строки. Например, при копировании адреса ячейки А1 вправо, он будет изменяться на В1, С1 и т.д. (рис. 3.1) При копировании этого же адреса вниз получим А2, А3 и т.д. (рис. 3.2). Рис. 3.1. Распространение относительного адреса вправо Рис. 3.2. Распространение относительного адреса вниз Пример: 42 1 2 3 =СУММ(A1:A3) 2 4 6 =СУММ(B1:B3) 1 3 5 =СУММ(C1:C3) =СУММ(A1:C1) =СУММ(A2:C2) =СУММ(A3:C3) =СУММ(A4:C4) копирование копирование При использовании подобной адресации в формулах, Excel запоминает расположение адресов ячеек относительно текущей ячейки. Так, например, когда вы вводите формулу =В1+В2 в ячейку В4, то Excel на самом деле понимает формулу так: "прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше". Если вы скопировали формулу =В1+В2 из ячейки В4 в С4, Excel также понимает эту формулу как "прибавить содержимое ячейки, расположенной тремя рядами выше, к содержимому ячейки, расположенной двумя рядами выше". Поэтому формула в ячейке С4 изменит свой вид на =С1+С2, потому что тремя рядами выше, чем С4 находится ячейка С1, а двумя рядами выше - ячейка С2. Абсолютная адресация Абсолютные ссылки имеют вид $A$1, $B$12 и т.п. Значок «доллара» ($) ставится на параметры строки и столбца (адрес ячейки фиксируется полностью), чтобы закрепить ссылку на конкретную ячейку или блок таблицы т.е. при копировании или распространении такого адреса в любую сторону он остается неизменным. Чтобы поставить значок «доллара» необходимо: поставить «=», щелкнуть ссылку на ячейку, а затем нажать кнопку F4. Рис. 3.4. Распространение абсолютного адреса вниз Рис. 3.3. Распространение абсолютного адреса вправо Пример: Необходимо посчитать стоимость Хлеба за 2, 3, 4 буханки. Наименование товара Хлеб 1 9,45 2 Количество 3 4 Чтобы не вводить одну и ту же формулу 3 раза необходимо составить шаблон формулы, а затем просто ее скопировать. Для этого необходимо, выяснить, что во всех формулах меняется, а что остается неизменным. Очевидно, что постоянной является цена за одну буханку, которую мы умножаем на различное количество (2, 3, 4 буханки), следовательно, нужно зафиксировать повторяющееся значение цены (ячейка $В$3), а затем скопировать формулу для остальных значений. Таким образом, в ячейке С3 будет: =$B$3*C2. Далее, копируем формулу вправо. Из ри- 43 сунка видно, что абсолютный адрес остался неизменным и адрес С2 изменил параметр столбца и получилось: D2, E2. Использование адресации очень удобна, поскольку копирование данной формулы можно продолжить, если появится 5, 6, 7 и т.д. шт. буханок. Наименование товара Хлеб 1 9,45 Количество 2 3 =$B$3*C2 =$B$3*D2 4 =$B$3*E2 копирование В результате решения данной задачи у Вас должно получиться: Наименование товара Хлеб Количество 2 3 18,9 28,35 1 9,45 4 37,8 Добавьте еще несколько штук буханок 5,6,7,8,9,10, и продолжите копирование формулы дальше. Получиться: Наименова ние товара Хлеб Количество 1 2 3 4 5 6 7 9,45 18,9 28,35 37,8 47,25 56,7 66,15 8 75,6 9 10 85,05 94,5 копирование Смешанная адресация Смешанная адресация имеет вид $A1, B$12 и т.д. При смешанной адресации значком «доллара» фиксируется один из параметров, либо строки (B$12), либо столбца ($A1). Такую адресацию обычно применяют, когда необходимо распространить или скопировать формулу и вниз и в сторону одновременно. Распространяя смешанную ссылку вниз при фиксированном параметре строки (B$12) – адрес ячейки не изменяется, при распространении его в сторону изменяется параметр столбца (рис.3.5). Чтобы поставить значок «доллара» только на параметр строки, необходимо: поставить «=», щелкнуть ссылку на ячейку, а затем нажать дважды кнопку F4. Рис. 3.5. Распространение смешанРаспространяя смешанную ссылку вниз при ного адреса вниз и в сторону фиксированном параметре столбца ($A1) – изменяется параметр строки, при распространении его в сторону адрес ячейки остается неизменным (рис.3.6). Чтобы поставить значок «доллара» только на параметр столбца, необходимо: поставить «=», Рис. 3.6. распространение смешаннощелкнуть ссылку на ячейку, а затем нажать трижды кнопку F4. вниз и в сторону го адреса 44 Пример: Составьте таблицу сложения. Запишем формулы в каждой из ячеек, как показано на рисунке. 1 2 3 4 5 6 1 =A3+B2 =A4+B2 =A5+B2 =A6+B2 =A7+B2 =A8+B2 Таблица сложения 2 3 4 =A3+C2 =A3+D2 =A3+E2 =A4+C2 =A4+D2 =A4+E2 =A5+C2 =A5+D2 =A5+E2 =A6+C2 =A6+D2 =A6+E2 =A7+C2 =A7+D2 =A7+E2 =A8+C2 =A8+D2 =A8+E2 5 =A3+F2 =A4+F2 =A5+F2 =A6+F2 =A7+F2 =A8+F2 6 =A3+G2 =A4+G2 =A5+G2 =A6+G2 =A7+G2 =A8+G2 Неправда, ли утомительная работа? Но есть простой способ: применить смешанную адресацию и составить всего лишь одну формулу. Давайте проанализируем введенные нами формулы. Совершенно очевидно, что в каждой из них одинаковы два параметра: столбец А и строка 2, а значит мы можем установить знак $ для этих элементов. Получим: 1 2 3 4 5 6 1 =$A3+B$2 2 Таблица сложения 3 4 5 6 коп иро ван ие копирование Результат будет следующим: 1 2 3 4 5 6 1 2 3 4 5 6 7 Таблица сложения 2 3 4 3 4 5 4 5 6 5 6 7 6 7 8 7 8 9 8 9 10 5 6 7 8 9 10 11 6 7 8 9 10 11 12 2.5. Сортировка и фильтрация данных в MS Ехсеl Сортировка данных – это упорядочение данных по одному из двух признаков: по возрастанию или по убыванию. Сортировку также можно определить как, упорядочение данных в зависимости от информации в ключевом поле. Ключевых полей может быть несколько, например, упорядочить информацию по заработной плате вначале в порядке возрастания номера цеха, а внутри цеха – в алфавитном порядке фамилий. В этом случае используется два ключа сортировки: поле ЦЕХ и поле Ф.И.О. 45 Чтобы выполнить сортировку следует: 1. Выделить таблицу без заголовков; 2. Перейти на вкладку Главная, раздел Редактирование, Сортировка и фильтр. 3. В выпадающем списке выбрать пункт Настраиваемая сортировка. 4. В появившемся окне выбирают: a. Сортировать по – Название поля, по которому будет производиться сортировка; b. Сортировка – условие сортировки; c. Порядок – признак сортировки; 5. Если сортировка производится по нескольким полям, необходимо нажать команду – Добавить уровень, а затем повторить пункт 4. Рис. 4.1. Окно Сортировка Сортировка данных по одному ключу. Сортировка данных по одному ключу производится в случае, когда упорядочивают данные по одному полю. Например, Отсортируем данные в таблице 1 в алфавитном порядке фамилий учащихся. Поле Ф. И. О. является ключевым, так как именно в зависимости от информации именно в этом поле необходимо упорядочить все данные в таблице. Для выполнения сортировки необходимо выделить область базы данных, это блок A3:D10, но не А2:А10, так как в этом случае изменится информация лишь в столбце А и получится, что Абрамов А.И. переедет на улицу Менделеева с улицы Серегина, а Александров С.П. в дом №7 из дома №30 по улице Крюкова и получится полная неразбериха. 46 Таблица 1 А 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 B C D Список учащихся Ф.И.О. Иванов И.И. Михайлов М.М. Абрамов А.И. Никитин А.И. Осипов М.Ю. Александров С.П. Мухин А.Н. Петров А.В. Дата рождения 01.11.84 15.07.85 12.06.85 06.06.85 25.12.84 08.10.85 20.01.85 15.07.85 Адрес Телефон Менделеева 25, кв. 3 Крюкова 7, кв. 33 Серегина 16, кв.27 Менделеева 23, кв.22 Бебеля 5, кв. 86 Крюкова 30, кв. 5 Пионеров 12, кв. 18 Менделеева 39, кв. 2 4-38-42 2-42-12 4-25-78 4-56-98 Затем выполните команду Главная, раздел Редактирование, Сортировка и фильтр, Настраиваемая сортировка. В появившемся окне. Установите в окошке «Сортировать по» столбец А, укажите метод сортировки: по возрастанию (упорядочить от А до Я) или по убыванию (от Я до А) и нажмите кнопку ОК. После указанных действий база будет упорядочена в алфавитном порядке фамилий. Самостоятельно отсортируйте данные в таблице в порядке убывания даты рождения учащихся. Сортировка данных по нескольким ключам. Сортировка данных по нескольким ключам производится в случае, когда упорядочивают данные по двум и более полям. Пример см. Упражнение 1. Фильтрация данных Фильтр – действие, которое отбирает информацию согласно определенному условию. Например, выбрать из Телефонного справочника информацию о людях, фамилия которых начинается с буквы М, или, Адрес которых содержит цифру 54 и т.д. Фильтрация возможна как через автоматический фильтр — Автофильтр, так и через ручной — Расширенный. Рассмотрим автоматический способ фильтрации данных. Чтобы применить Автофильтр нужно: 1. Выделить таблицу вместе с заголовками; 2. Перейти на вкладку Главная, раздел Редактирование, Сортировка и фильтр; 3. В выпадающем списке выбрать пункт Рис. 4.2. Окно Автофильтр 47 Фильтр; 4. После этого возле каждого поля в таблице появятся кнопки с изображением стрелок вниз. Нажимая на эти кнопки, можно задавать критерии фильтрации. В появляющемся подменю пункт Все отключает фильтрацию, а пункт Текстовые фильтры вызывает диалоговое окно, в котором можно установить параметры фильтрации (рис. 4.2.). 5. Нажмите на одну из этих кнопок (в зависимости от того к какому полю применяется сортировка). 6. В Выпадающем списке выберите Текстовые фильтры, и условие по которому вы будете фильтровать (равно, начинается с, содержит и т.д.). 7. Можно применить Пользовательский автофильтр (рис. 4.2.), для этого выполните команду Настаиваемый фильтр: 8. В появившемся окне выберите признак фильтра и элемент фильтрации. 9. Можно использовать составной оператор, выбрав условие И или ИЛИ и задать второй признак фильтра и элемент фильтрации (Например выбрать из списка Автомобили: Волга и Москвич). 2.6. Графические возможности в электронных таблицах Диаграммы — это удобное средство графического представления данных. Они позволяют оценить имеющиеся величины лучше, чем самое внимательное изучение каждой ячейки рабочего листа. Диаграмма помогает обнаружить ошибку в данных, закравшуюся в какую-нибудь ячейку. Excel поддерживает 14 типов различных двух- и трехмерных диаграмм. Построение диаграмм и графиков Диаграммы бывают различных видов: Гистограммы (объемная, цилиндрическая, коническая, пирамидальная), Круговая (объемная), Линейчатая (объемная, цилиндрическая, коническая, пирамидальная), С Областями, Точечная, Биржевая, Поверхность, Лепестковая, Пузырьковая, Кольцевая, Графики. Чтобы построить один из видов диаграммы необходимо: Способ 1 a. оформить таблицу; b. Перейти на вкладку Вставка, Диаграммы, выбрать тип диаграммы. На экране появится область построения диаграмм. c. Перейдите на вкладку Конструктор, Данные, Выбрать данные. 48 d. в окне Выбор источника данных (рис. 5.1.) указывают диапазон Кнопка перехода Рис.5.1. Диалоговое окно Выбор источника данных данных, которые необходимо отобразить на диаграмме. Для этого нажимают на кнопку перехода (рис.5.1.), выделяют нужный диапазон ячеек, возвращаются в окно Выбор источника данных по той же кнопке перехода. e. В полях Элементы легенды (ряды) и Подписи горизонтальной оси (категории) смотрят, соответствуют ли эти данные, данным которые будут отображаться на диаграмме. Если не соответствуют, то с помощью кнопок Добавить, Изменить, Удалить указывают нужные данные для отображения, ОК. f. С помощью кнопки Строка/Столбец определяют, какие данные будут отображаться в легенде, а какие по горизонтальной оси Х. Способ 2 a. оформить таблицу; b. выделить область данных, которую надо отобразить на диаграмме. В том случае если данные находятся не в смежных строках или столбцах, то отмечать ряды следует при нажатой клавише Ctrl. c. перейти на вкладку Вставить, раздел Диаграммы, и выбрать один из видов диаграмм. d. после появления диаграммы на экране, в меню отобразится группа вкладок Работа с диаграммами, которая включает в себя вкладки: Конструктор, Макет, Формат (рис. 5.2.). Рис. 5.2. Группа вкладок Работа с диаграммами 49 Вкладка Конструктор (рис. 5.2.) 1. Раздел Тип содержит 2 команды: a. Изменить тип диаграммы – применяется если Вам не понравился вид диаграммы, который Вы выбрали, и хотите его изменить; b. Сохранить как шаблон – данная команда необходима в случае, если Вы хотите применять оформленную Вами диаграмму как шаблон для похожих диаграмм такого типа. 2. Раздел Данные содержит две команды: a. Строка/Столбец – применяется в зависимости от того, где находятся данные для построения диаграммы: в строках или в столбцах. b. Выбрать данные – необходима, если Вы случайно выбрали неправильный диапазон данных, который хотели отобразить на диаграмме или выполнили команды Вставка, Диаграмма, не выделив при этом данные из таблицы для отображения. 3. Раздел Макеты диаграмм – необходим, если Вы хотите видоизменить построенную диаграмму, добавлением названия диаграммы, подписи данных, отображения массовой доли и т.д. 4. Раздел Стили диаграмм (цветовой гаммы, фона). служит для изменения стиля диаграммы 5. Раздел Расположение a. Переместить диаграмму: позволяет определить местоположение диаграммы: на отдельном листе или на имеющемся листе. Вкладка Макет (рис. 5.3.) Рис. 5.3. Вкладка Макет 1. Раздел Текущий фрагмент: a. Элементы диаграммы – позволяет выбрать элемент диаграммы для форматирования. b. Формат выделенного фрагмента – открывает диалоговое окно Формат (рис. 5.4.) для уточнения форматирования выделенного элемента диаграммы. Позволяет изменять Заливку фона выбранного в п.а элемента диаграммы, Цвет границы, стили границ, Тень, а также формат и поворот объемной фигуры. 50 c. Восстановить форматирование стиля – отменяет пользовательское форматирование и возвращает общий стиль оформления, примененный к диаграмме. Рис. 5.4. Окно Формат области диаграммы Раздел Вставить: d. Рисунок – вставляет рисунок из файла. e. Фигуры – вставка готовых фигур (геометрические фигуры, стрелки, линии, звезды и ленты) f. Надпись – вставка надписи, которую можно разместить в любой части страницы. 2. Раздел Подписи: a. Название диаграммы – Добавляет (название по центру с перекрытием или Над диаграммой), размещает или удаляет название диаграммы. b. Название осей - Добавляет, размещает или удаляет текст, который используется для подписи каждой оси (вертикальной, горизонтальной). c. Легенда Добавляет, размещает или удаляет легенду диаграммы. d. Подписи данных – изменяет форматирование и разметку каждой оси. e. Таблица данных – добавляет таблицу данных к диаграмме. 3. Раздел Оси: a. Оси – изменяет форматирование и разметку каждой оси. b. Сетка – включает и отключает линии сетки. 4. Раздел Фон: a. Область построения – включает или отключает область построения. b. Стенка диаграммы – форматирует стенку диаграммы. c. Основание диаграммы - форматирует основание диаграммы 51 d. Поворот объемной фигуры – изменяет объемную точку зрения диаграммы. 5. Раздел Анализ: a. Линия тренда – добавляет линию тренда к диаграмме. b. Линии – добавляет линию проекции и коридор колебания к диаграмме. c. Полосы повышения/понижения повышения/понижения к диаграмме. - добавляет полосы d. Планки погрешностей – добавляет планку погрешности к диаграмме. 6. Раздел Свойства: a. Свойства – присваивает этой диаграмме понятное имя на которое можно ссылаться при упорядочении объектов листа или в коде VBA. Вкладка Формат (рис. 5.5.) Рис. 5.5. Вкладка Формат 1. Раздел Текущий фрагмент: a. Элементы диаграммы – позволяет выбрать элемент диаграммы для форматирования. b. Формат выделенного фрагмента – открывает диалоговое окно Формат (рис. 5.4.) для уточнения форматирования выделенного элемента диаграммы. Позволяет изменять Заливку фона выбранного в п.а элемента диаграммы, Цвет границы, стили границ, Тень, а также формат и поворот объемной фигуры. c. Восстановить форматирование стиля – отменяет пользовательское форматирование и возвращает общий стиль оформления примененный к диаграмме. 2. Раздел Стили фигур a. Дополнительные параметры - Выбирает стиль оформления для фигуры или линии. b. Заливка фигуры – применяет заливку к выделенной фигуре: сплошная, градиентная, рисунком, текстурная. c. Контур фигуры – выбирает цвет, тип и ширину линии для контура выделенной фигуры. 52 d. Эффекты для фигур – применяет к выделенной фигуре эффект оформления, такого как тень, свечение, отражение, или объемное вращение. 3. Раздел Стили WordArt a. Экспресс стили – выбирает стиль оформления для текста. b. Заливка текста – применяет заливку (сплошная, градиентная, рисунком, текстурная) к выделенному фрагменту текста. c. Контур текста - выбирает цвет, тип и ширину линии для контура текста d. Анимация - применяет к выделенному тексту эффект оформления, такого как тень, свечение, отражение, или объемное вращение. 4. Раздел Упорядочить a. На передний план – размещает выделенный объект впереди всех остальных объектов таким образом, чтобы ни одна его часть не заслонялась другим объектом. b. На задний план – Размещает выделенный объект позади всех остальных объектов. c. Область выделения – отображает область выделения, которая позволяет выделить отдельные объекты, изменить их порядок, а также показать или скрыть их. d. Выровнять – выравнивает границы нескольких выделенных объектов. e. Группировать – группирует объекты таким образом, чтобы в дальнейшем их можно было обрабатывать как один объект. f. Повернуть – поворачивает или отражает выделенный объект. 5. Раздел Размер a. Высота фигуры – изменяет высоту фигуры или рисунка. b. Ширина фигуры - изменяет ширину фигуры или рисунка. Изменение размера диаграмм Часто бывает весьма затруднительно определить наилучшие размеры внедренной диаграммы до того, как вы увидите представленные на ней данные. Поэтому часто приходится изменять размеры и пропорции внедренной диаграммы для того, чтобы придать ей привлекательный вид. Чтобы изменить размер диаграммы нужно: a. Сделайте однократный щелчок по диаграмме. На рамке диаграммы появятся маркеры выделения - маленькие черные квадратики в углах и на сторонах рамки. b. «Зацепившись» курсором мыши за рамку, переместите диаграмму в любую необходимую Вам ячейку, скажем А7. 53 c. Установите указатель мыши на маркер справа (указатель мыши при этом изменяет свою форму на двунаправленную стрелку) и растяните ее до столбца скажем G. d. «Протаскивание» маркера, расположенного на середине стороны, позволяет изменять вертикальные или горизонтальные размеры диаграммы. «Протаскивание» углового маркера позволяет изменять вертикальные и горизонтальные размеры диаграммы одновременно. Редактирование диаграмм Для редактирования диаграмму надо выбрать щелчком левой кнопки мыши в ее области. Диаграмма состоит из нескольких частей, называемых элементами. К ним относятся: • область построения диаграммы; • область диаграммы; • легенда; • заголовок; • метки данных; • ряды данных. Для редактирования элемента, его, прежде всего, необходимо выбрать. Выбрать элемент можно при помощи однократного щелчка на нем левой кнопки мыши. Выбранный элемент отмечается маленькими прозрачными кружочками. После выбора элемента при нажатии правой кнопки мыши появляется контекстное меню — индивидуальное для каждого элемента. С его помощью можно производить редактирование элементов диаграммы. Изменение типа и параметров диаграммы После того как вы построили диаграмму, Excel предоставляет большие возможности для изменения ее содержимого и вида. Для этого необходимо щелчком правой кнопки мыши в области диаграммы вызвать контекстное меню и выбрать необходимую команду. Изменим, например, тип диаграммы. Выберите в контекстном меню пункт Тип диаграммы. На экране открывается диалоговое окно, которое содержит список различных видов диаграмм. Для того чтобы построить новую диаграмму по имеющимся данным, просто выберите желаемый тип, например, График, ОК. Проанализировав изменения, произошедшие с диаграммой, можно прийти к выводу, что для решения определенного класса задач подходит определенный тип диаграмм, с наибольшей наглядностью отражающий соотношение данных. Так в упражнении 1 наиболее подходящим является тип диаграммы Гистограмма. Применение типа диаграммы График или Кольцевая в данном примере лишено всякого смысла и приводит лишь к неразберихе. Попробуйте различные типы диаграмм и подберите наиболее наглядный из них. Оформите область диаграммы по своему вкусу. 54