Функция контроля. Определение функции контроля. Необходимость контроля. Роль организованного учета. Оценка и анализ. Виды контроля. Методы контроля.

Лекция 22. Функция контроля. Определение функции контроля. Необходимость контроля. Роль организованного учета. Оценка и анализ. Виды контроля. Методы контроля. Некоторые не очень аккуратные в мышлении авторы учебников не разделяют эти две функции менеджмента. Например, Р.Дафт определяет контроль как «систематический процесс регулирования деятельности организации, обеспечивающий ее соответствие планам, целям и нормативным показателям». Научная школа СПбГЭУ в лице кафедры менеджмента организации Института управления считает, что это две разные функции. После того, как сформированы цели организации, проведена их декомпозиция (цели доведены до исполнителей), спланированы действия, ресурсы, сроки, организованы взаимодействия в процессе достижения этих целей, можно начинать деятельность. Но целесообразно еще раз проверить готовность, убедиться в том, что все сделано правильно. Начинается функция контроля. В этой эмоциональной вставке простыми словами и фразами описаны две важнейшие функции менеджмента: контроль и регулирование. Функция контроля представляет собой действие по оценке готовности к процессу достижения целей, выявлению отклонений процесса достижения целей от запланированного и констатацию факта и степени достижения цели. Если попытаться определить место контроля в процессе менеджмента, то из определения контроля становится ясно, что действия по контролю начинаются по завершении функции организовывания, когда вроде бы все готово к осуществлению деятельности (поставлены цели, спланированы ресурсы, сформированы структуры и взаимоотношения полномочий). Контроль является очень важной функцией менеджмента. Пренебрежение контролем приводит к очень печальным последствиям. Необходимость контроля определяется следующим: • Неопределенность. Планы и организационные схемы – это всего лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее менеджеру. Могут измениться обстоятельства и условия. Могут «подвести» сотрудники. Неопределенность будущего остается при самом тщательном планировании и организовывании (Хочешь насмешить Господа - составь план.). • Предупреждение кризисных ситуаций. Ход реального процесса может отклоняться от запланированного. Чем раньше менеджер увидит эти отклонения, тем эффективнее он сможет действовать по предотвращению кризиса. Для этого нужен контроль. Для осуществления функции контроля необходимо иметь объективную основу – стандарты или эталоны (бенчмарки) деятельности по достижению целей, информацию о запланированном и реальном ходе процесса достижения целей и выполнении мероприятий. Такую информацию поставляет планово-отчетная документация, которая является частью системы организованного учета. На основе данных учета оценивается состояние хода процесса, выявляются отклонения от желаемого состояния, фиксируется факт и степень достижения цели. Примеры планово-отчетной информации: • Различные виды норм и нормативов: нормативы потребления ресурсов, нормы трудоемкости операций и т.п. Нормативы и нормы как раз и выполняют роль стандартов, о которых упоминалось выше. Если контролируется работа сотрудника, прежде всего, обращают внимание на то, выполняет ли он норму (если его труд можно нормировать: какие виды труда нормировать невозможно или трудно?), укладывается ли он в норматив, работает ли он на уровне эталона или бенчмарки? • Различные виды планов, разработанных в процессе выполнения функции планирования: продуктово-объектные, ресурсные, объемно-календарные. • Фактические показатели по объемам производства и качеству • Фактическая трудоемкость работ • Фактический расход материальных ресурсов • Фактические сроки выполнения запланированных мероприятий Отчетная информация фиксируется в соответствующих документах. Оценка состояния осуществляется на основе сопоставления плановых и фактических показателей. На основе оценки выявляются отклонения. Далее выполняется анализ, в процессе которого выявляются причины отклонений. Таким образом, контроль осуществляется на основе организованного учета, методически обеспеченной оценки и анализа. Результатом контроля являются выявленные отклонения от запланированного хода процесса достижения целей и причины возникновения этих отклонений. Контроль можно классифицировать по различным признакам. Так, по времени проведения различаются: • Предварительный (упреждающий) контроль. Выполняется до начала осуществления деятельности. Целью этого вида контроля является определение готовности к осуществлению деятельности. Предварительный контроль осуществляется по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам. Предварительный контроль человеческих ресурсов сводится к тому, чтобы привлечь наиболее квалифицированных и компетентных сотрудников. Для этого могут использоваться все известные методы оценки кадров и человеческого потенциала. Предварительный контроль материальных ресурсов заключается в приемке сырья и материалов, из которых производится продукция организации, по критерию соответствия установленным требованиям к качеству. Кроме того, предварительный контроль направлен на оценку достаточности уровня запасов. Предварительный контроль финансовых ресурсов сводится к установлению наличия бюджетов по структурным подразделениям и организации в целом и сбалансированности этих бюджетов. • Текущий (сопровождающий, сопутствующий) контроль. Выполняется по ходу процесса достижения целей. Сводится в основном к проверке работы подчиненных и обсуждению возникающих проблем. Целью этого вида контроля является обнаружение отклонений от запланированного хода процесса и установление причин этих отклонений. • Заключительный контроль (контроль после действия, контроль по результатам, контроль с обратной связью). Заключительный контроль выполняется после завершения процесса достижения целей. Целью этого вида контроля является получение информации о факте и степени выполнения задачи. Результаты заключительного контроля должны быть использованы и учтены при разработке целей и планов на следующий период времени. Упражнения: • Производство газированного напитка. Как будет выглядеть предварительный, текущий и заключительный контроль? • Подготовка к экзамену по вопросам. Как будет выглядеть предварительный, текущий и заключительный контроль? ХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХХ По масштабам различается полный и выборочный контроль. Полный (сплошной) контроль означает, что проверяется вся продукция и происходит отбраковка продукции, не соответствующей установленным требованиям к качеству. Выборочный контроль производится на основе расчета или экспертной оценки объема репрезентативной («представительной») выборки. В этом случае проверяя определенный объем продукции или услуг (выборку), можно распространить с известной степенью погрешности выводы контроля на всю совокупность продуктов или услуг. Контроль может быть также внешним (независимым) и внутренним (ведомственным). Считается, что внешний контроль более жесткий. Но при размерах коррупции, превышающих критический уровень, это утверждение не является абсолютным. Методы контроля 1. Установление стандартов. Под стандартами в данном случае следует понимать уровень некоторых ориентиров, которые на данном этапе следует считать допустимыми и удовлетворительными. Устанавливаемые стандарты и критерии контроля должны быть измеримыми или позволять их качественную оценку со стороны менеджера. Установление стандартов может осуществляться по технологии бенчмаркинга, когда во всех сферах деятельности организации устанавливаются ориентиры не ниже ориентиров ближайших конкурентов или мировых достижений. С помощью технологии бенчмаркинга задается эталон деятельности и эталон продукта. Чем жестче стандарт, тем выше требования к сотрудникам и к уровню технологий, используемых в организации. Однако стандарты должны восприниматься сотрудниками как достижимые. Если стандарт воспринимается как нереальный или несправедливо высокий, то он может разрушить мотивацию сотрудников. При установлении стандарта менеджер определяет масштаб допустимых отклонений, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных считается приемлемым и не должно озабочивать менеджера. 2. Статистические методы контроля. Применяются в основном для выборочного контроля продукции и услуг. Заключаются в определении размера выборки, при котором вероятность попадания значения контролируемого параметра в заданный интервал (стандарт) близка к единице. Это значит, что результат контроля количества продукции или услуг в размере объема выборки может быть распространен на весь объем производимой продукции, то есть по результатам контроля некоторой части объема производимого продукта можно делать достоверный вывод о всем объеме. 3. Контроль на основе корпоративных информационных систем. Корпоративные информационные системы (КИС) в принципе создаются для целей учета ресурсов и деятельности в масштабах организации с использованием новейших информационных технологий. С помощью этих систем создается практически идеальная информационная база для учета, оценки и анализа, что, как было сказано выше, является объективной основой контроля как функции менеджмента. Проблема заключается в том, чтобы обеспечить адекватность информации, предоставляемой корпоративной информационной системой, целям контроля. Иными словами, информация должна помогать контролю, делать его возможным. Эффективность контроля Для того, чтобы цели реализовывались и «все шло хорошо» можно: • Создать условия для добровольного выполнения установленных разумных правил • Создать системы контроля В принципе, если не стесняться в средствах, то проконтролировать можно абсолютно все. Как известно, тотальный контроль над людьми порождает тоталитаризм. Слоган, характерный для российского менеджмента «построже с людишками» - это не что иное, как ужесточение контроля. Если в основу функционирования организации положен контроль, то есть контроль становится основной целью организации, то естественно, что все ресурсы уходят на контроль. В обычной организации, занятой производством продукции или услуг, контролем занимается корпус менеджеров (линейные и функциональные менеджеры), а также может быть специальное структурное подразделение, осуществляющее контроль качества. Иными словами, контроль дисциплины и исполнения распоряжений осуществляют менеджеры, а контроль продукции или услуг, то есть того, для чего создана организация, - контролеры. Традиционно на промышленном предприятии существует отдел технического контроля (ОТК), который осуществляет полный или выборочный контроль продукции или услуг. В масштабах общества или государства существуют так называемые контролирующие органы - организации, которые создаются для целей контроля (например, Федеральная антимонопольная служба, Федеральная миграционная служба и др.). Для того, чтобы система контроля была эффективной необходимо: 1. Оптимизация затрат на контроль. Контроль не должен быть чересчур затратным: эффект, полученный от системы контроля должен превышать ресурсы, затраченные на функционирование этой системы. Следует иметь в виду, что усиление контроля - это лавинообразный процесс (комиссия по контролю над комиссией по контролю над комиссией по контролю ….). Снизить затраты на контроль можно, используя принцип исключения. Это значит, что система контроля должна срабатывать только в случае серьезных отклонений от стандарта (выше масштаба допустимых отклонений). Менее серьезные отклонения система может пропускать. В настоящее время существует очень жесткое отношение к контролю качества (ISO и т.п.) и очень много средств тратится на создание и поддержание систем контроля. Сертификация по стандарту ISO 9000 в российских условиях чаще всего становится формальным инструментом контроля за качеством. Плохо переведенные на русский язык стандарты всей серии ISO порождают в российских организациях огромное количество формальных отчетов, не всегда соответствующих здравому смыслу. Такого рода контроль является дополнительной нагрузкой на систему управления, часто встречает сопротивление со стороны сотрудников, и тем более не решает основную задачу по повышению качества производимых товаров. Другим важным способом снижения затрат на контроль является воспитание у сотрудников уважения к чужому и своему труду. Человек должен все делать хорошо с первого раза и отвечать за результаты своего труда («Совесть - лучший контролер») Сейчас для всех стало очевидным, что качество создается на всех этапах производства и за качество отвечает каждый сотрудник фирмы. 2. Контроль не должен подменять цель. Если сотрудники вместо цели ориентируются на систему контроля, это значит, что система контроля построена неправильно. В таких ситуациях сотрудники всячески демонстрируют ту часть работы, которая оценивается и контролируется, и пренебрегают той работой, которая не оценивается и не контролируется. Такая система контроля стимулирует «казаться», а не «быть».