Функции и методы контроля проекта

Тема 7. Контроль реализации проекта 1. Функции и методы контроля проекта 2. Аудит проекта 1.Функции и методы контроля проекта Проекты редко осуществляются строго по расписаниям, со скрупулезным выполнением бюджета и завершаются строго вовремя. Нередко совершаются ошибки, происходит что-то непредвиденное, изменяются окружающие условия проекта. В организациях, где одновременно осуществляются несколько проектов, имеет смысл периодически проводить аудит (проверки) текущих и завершенных проектов и их места в деятельности организации. Основными задачами аудита после выполнения проекта являются следующие. 1. Оценить, все ли заинтересованные лица получили ожидаемые выгоды от проекта. Хорошо ли осуществлялось управление проектом? Был ли удовлетворен заказчик? 2. Дать оценку тому, что было сделано неправильно, а что способствовало успеху. 3. Определить, какие нужно сделать изменения, чтобы улучшить выполнение проектов в будущем. Инструментами для поддержания постоянных улучшений и создания новых навыков являются аудит проекта и отчет. К сожалению, почти 90% всех проектов не проходят серьезную ревизию или аудит. Кроме того, полученные уроки не регистрируются и не используются для улучшения управления будущими проектами. Неумение последовательно осуществлять проверку проектов и сообщать о выводах — это потерянные возможности. По некоторым данным, 10% проектов, которые проходят серьезную проверку, осуществляются хорошо управляемыми организациями, которые твердо придерживаются принципа непрерывного усовершенствования и обучения. Представить себе проект, который от "А" до "Я" полностью соответствует планам невозможно. И прежде всего потому, что нельзя полностью предусмотреть все неожиданности, случайности, непредвиденные внутренние обстоятельства выполнения проекта. Все это влияет на сроки выполнения проекта и на его стоимость. Помимо этого, по мере выполнения проекта, у заказчика могут возникать какие-то дополнительные требования и пожелания, план может становиться невыполнимым из-за неправильных действий подрядчиков, снабженцев, финансистов, из-за технических и технологических проблем, наконец, могут возникнуть проблемы с квалификацией персонала. Все это ставит задачи контроля и аудита проекта во главу угла управления проектами. Менеджер проекта должен предвидеть отклонения, оценить их последствия для завершения проекта и, если это необходимо, предпринять корректирующие действия. Для осуществления эффективного контроля и аудита проекта должна быть создана система контроля. В ее состав должны включаться мониторинг фактического выполнения работ, анализ состояния работ путем сравнения имеющихся результатов и контрольных показателей, набор корректирующих действий вплоть до остановки проекта. Если этого набора недостаточно для преодоления проблем исполнения проекта, должны быть предусмотрены возможности изменения контрольных показателей в пользу их большей реалистичности. Система контроля также включает в себя разные типы контроля, каждый из которых имеет собственное содержание: • общий контроль — оценка и координирование исполнения проекта в целом в соответствии с замыслом и планами проекта; • контроль изменении замысла проекта — определяет факторы, которые ведут к изменению замысла, с целью удостовериться, что эти изменения полезны; • контроль расписания — определяет необходимость изменения расписания проекта и корректирующие действия, направленные на координацию измененного расписания выполнения работ с общим планом проекта; • контроль стоимости — контроль изменений в бюджете проекта; • контроль качества — отслеживание отдельных параметров результатов проекта для определения их соответствия установленным стандартам и определение причин неудовлетворительного выполнения работ. Эффективная система контроля проекта основывается на следующих принципах. 1. Наличие всех необходимых планов проекта как в целом, так и его частей (фаз жизненного цикла). План должен быть конкретным, содержательным, фиксированным — не меняющимся или меняющимся в соответствии с процедурами, выявляющими существенные обстоятельства для изменения плана и связанными с оценками последствий таких изменений для завершения проекта. 2. Наличие формальной системы отчетности. Процедуры, формы, временные интервалы отчетности должны быть точно определены на основе единых критериев, а менеджмент проекта должен следить за неукоснительным исполнением этих процедур. Результаты, представленные в отчетах, должны обсуждаться на заседаниях рабочих групп, команды проекта, они также должны докладываться руководству организации. 3. Наличие всей необходимой совокупности инструментов для сбора информации и анализа фактических показателей и тенденций. Постоянно собирая и анализируя данные, руководство проекта и проектной организации для любого момента времени может определить состояние дел в аспекте соответствия реальной ситуации запланированной. Если такого соответствия нет, имеется возможность выяснить, какие и в каких масштабах требуются корректирующие действия, а также каковы будут необходимые затраты и время. 4. Наличие возможностей для эффективного реагирования на отклонения от графика (плана). Эти возможности складываются из альтернатив действий, которые можно предпринять. Эти альтернативы образуют континуум, на одном полюсе которого находится возможность закрыть проект, на другом — ничего не предпринимать. Обычно прослеживается зависимость: чем радикальнее и эффективнее меры, предпринимаемые для "выравнивания" ситуации, там они затратнее. Поэтому выбор альтернативы определяется как наличными ресурсами, так и мастерством и опытом менеджера проекта, которые зачастую позволяют добиться лучших результатов с минимальным количеством ресурсов. Работа системы контроля предполагает сбор данных о фактически достигнутых результатах, оценку произведенных затрат, оценку оставшегося объема работ и анализ выработки на текущую дату. Обобщенная схема процесса контроля включает три шага процесса контроля. 1. Сбор данных. При разработке системы мониторинга (сбора данных) требуется точно определить, какие данные с наибольшей полнотой отражают прогресс проекта, а также периодичность сбора данных. Детальность анализа определяется остротой текущих проблем, а также глубиной и масштабностью корректирующего вмешательства в проект. 2. Анализ состояния представляет собой оценку текущих работ и сравнение текущих результатов с запланированными путем использования контрольных показателей. 3. Корректирующие действия применяются для приведения текущей ситуации в соответствие с планом или, по крайней мере, минимизации возможных несоответствий. 2. Аудит проекта Аудит проекта — это не просто отчет о процессе проекта. Отчет о состоянии проекта аналогичен рассматриванию проекта в телескоп. В то время как проверка подобна рассматриванию проекта в бинокль с сильным приближением: это более детальная картина проекта, размещенная в среде организации. При проверке проекта используются показатели работы и данные прогноза. Аудит проекта охватывает большое количество аспектов: • рассматривает, почему был выбран именно этот проект; • включает переоценку роли проекта в приоритетах организации; • распространяется на организационную культуру для того, чтобы выяснить, в какой мере она способствует выполнению данного типа проекта; • определяет, соответствующим ли образом укомплектована команда и насколько хорошо она работает; • должен включать исследование внешних факторов, которые могут изменить направление проекта или его значение, таких как, например, технология, правительственные законы, конкурентные товары. Аудит проектов включает ревизию всех факторов, связанных с проектом и управлением будущих проектов. Проверка проектов может осуществляться в процессе выполнения проекта и после его завершения. Разница в этих типах проверки не принципиальна, но существует. Под контролем качества понимается деятельность, носящую постоянный характер и, в первую очередь, направленную на обеспечение качества результатов проекта, зафиксированных контрактом. Аудит и контроль качества могут дополнять друг друга и где-то даже перекрывать друг друга. Например, по результатам проведённого аудита могут быть сделаны выводы и приняты меры, направленные на улучшение качества выполняемых работ, управления проектом  и т.д. Также можно сказать, что аудит больше является инструментом контроля со стороны Заказчика, а контроль качества – механизм контроля, используемый непосредственно руководством проекта. Для сложных проектов, содержащих большое количество направлений работ, участников, объектов внедрения, заинтересованных сторон аудит и контроль качества являются обязательными мероприятиями. Основной целью проведения аудита проекта является повышение качества управления проектом и качества выполнения работ по проекту в целом за счёт: • установления объективных свидетельств соответствия результатов проекта требованиям Заказчика; • обеспечения механизма совершенствования выполнения работ по проекту; • обеспечения механизма улучшения процессов управления проектом. Аудит проекта представляет собой систематический, независимый и документируемый процесс получения свидетельств и их объективной оценки для определения, в какой степени обеспечено соответствие объектов проведения аудита требованиям Заказчика, законодательства, нормативам и прочим требованиям. В качестве свидетельств аудита выступают записи, изложение фактов или другая информация, имеющая отношение к критериям определения соответствия установленным требованиям и которая может быть проверена. При осуществлении аудита могут применяться следующие методы: • оценка проектной документации; • проведение опроса (интервью); • изучение содержимого базы данных информационной системы, являющейся объектом работ проекта; • наблюдение исполнения процессов работ; • сравнение и анализ. Аудит направлен на оценку и анализ широкого спектра объектов проектной деятельности. В качестве объектов проведения аудита могут выступать: • планы проекта (проверка наличия и адекватности планов работ); процессы управления (оценка эффективности реализации процессов управления проектом); • ход выполнения проекта (мониторинг использования ресурсов, проверка документации, проверка качества работы подрядчиков, проверка соответствия работ проекта утверждённым технологиям работ); • результаты проекта (анализ полученных результатов и сравнение плановых и фактических значений, формулировка объективных выводов по качеству работы подрядчиков, мониторинг удовлетворённости конечных пользователей, оценка качества результатов работ, формулировка выводов по проблемам проекта); • соисполнители — юридические лица (осуществляется проверка деятельности и документации соисполнителей с целью выявления рисков для проекта); • команда проекта (проверяется уровень компетенций специалистов команды проекта, их мотивация, эффективность и т. д.); • информационная система, являющаяся предметом внедрения (получение объективных свидетельств на основании изучения содержания базы данных информационной системы); • службы поддержки пользователей и технической поддержки информационной системы (проверяется оперативность и качество реагирования на запросы пользователей). На основании результатов аудита должны формулироваться предупреждающие действия, направленные на улучшение качества управления проектом, а также корректирующие действия, направленные на устранение выявленных несоответствий. Для проведения аудита в целях обеспечения беспристрастности и объективности рекомендуется приглашать специализирующуюся в области аудита организацию, незаинтересованную в ходе проекта и не участвующую в проекте в качестве исполнителя. Контроль качества предполагает мониторинг технологической цепочки выполнения работ по достижению результатов проекта с целью обеспечения качества промежуточных результатов и качества внедрения в целом. Объектом контроля качества служит отчётная документация, формируемая командами внедрения при осуществлении внедрения на отдельных объектах внедрения. Контролируются следующие параметры: • полнота и комплектность предоставляемой документации; • соответствие формы документов разработанным шаблонам проектной документации; • соответствие содержания документов принятым проектным решениям (в широком смысле); • соответствие сроков подготовки документов плановым срокам. Для организации контроля качества может быть целесообразно создание на уровне оперативного управления проектом выделенной рабочей группы проекта, так как при большом количестве объектов внедрения и соисполнителей пропорционально большим становится и документооборот между уровнем исполнения проекта и уровнем оперативного управления проектом. Укрупнённо задачами группы контроля качества могут быть контроль качества по обозначенным выше критериям, формирование статистической и аналитической отчётности по качеству выполнения внедрения, формирование рекомендаций руководству проекта по мерам улучшения качества выполняемых работ. Для обеспечения эффективной работы по контролю качества необходимо выполнить два мероприятия: 1. Обеспечить доступ представителей команд внедрения к актуальным версиям форм и шаблонов проектной документации. 2. Обеспечить эффективный документооборот между командами внедрения и группой контроля качества. Для обеспечения документооборота между группами внедрения и группой контроля качества можно использовать разные средства информационного обеспечения. Место группы контроля качества проекта в организационно-ролевой структуре проекта отображено на рисунке 1. Рисунок 1 - Место группы контроля качества в организационно-ролевой структуре проекта