Формулирование цели проекта. SMART-анализ

Лекция 2. Формулирование цели проекта Цель - это то, ради чего Вы начинаете проект. Цель проекта (project objective) – это желаемый результат деятельности, достигаемый при реализации проекта в заданных условиях. Цель проекта, как правило, направлена на разрешение выявленной проблемы, получение ожидаемого изменения ситуации в обществе в результате выполнения проекта. Если проблема описывает ситуацию, как она есть, то цель представляет ситуацию, как она будет. Цель выполняет следующие функции: • определить конечные результаты в терминах конечных продуктов или услуг; • служить в качестве источника информации для решения спорных вопросов, касающихся проекта. Умение правильно ставить цели не приходит интуитивно, оно вырабатывается путем постоянного использования практических методов целеполагания. Употребление этих методов на практике помогает спрогнозировать непредвиденные проблемы и найти пути их профилактики или ослабления последствий еще на этапе планирования проекта. При формулировке цели принято использовать стандарт постановки целей, который задает требования к эффективно сформулированной цели - SMART-анализ. Таблица 1. SMART – критерии формулирования цели Критерий Значение критерия S конкретность (specific) Цель хорошо определена, понятна любому человеку, имеющему элементарные знания по проекту M измеримость (measurable) У цели есть измеримые параметры достижения результата A достижимость (achievable) Цель достижима, имеются ресурсы для ее выполнения R актуальность (relevant) реалистичность (realistic) Цель совместима со стратегией компании или личными ценностями человека, с другими целями и задачами. T временные рамки (time bound) У цели имеются сроки и график этапов ее реализации. Принципы SMART включает в себя 5 критериев, которым должна соответствовать цель: конкретность, измеримость, достижимость, актуальность (реалистичность), согласованность по времени. Конкретность Цель должна быть четкой, максимально конкретной, то есть описывать, что именно должно быть достигнуто. Если не получается лаконично и грамотно сформулировать цель, то, вполне вероятно, Вы сами не видите точной картинки желаемого результата. Цель не должна быть слишком общей, слишком пространной. Четкая, конкретная цель – гарантия того, что при дальнейшей работе при составлении плана, работе с подчиненными, контроле и мониторинге каждый участник проекта будет понимать, что от него требуется. Например: цель - увеличить прибыль компании; цель - издать художественную книгу. Измеримость Важнейшим критерием целеполагания является возможность измерения результатов достигнутой цели. Для измерения применяются различные индикаторы – показатели объема, веса, стоимости, количества. Если цель невозможно измерить в цифрах, для нее необходимо найти другие индикаторы измерения. Именно возможность измерения итоговых результатов этапов работы над проектом является залогом успешного планирования. Кроме того, измеримость является одним из главных критерием контроля выполнения задания. Сложно проконтролировать, как справляются с заданием, которое не имеет рамок и границ [4]. Правильно: цель - увеличить прибыль компании в 2 раза по сравнению с текущим значением; цель - издать художественную книгу с тиражом не менее 10000 экземпляров. Достижимость Цель должна быть достижимая. Достижимость - значит, что у Вас достаточно средств, знаний, навыков и других необходимых ресурсов, чтобы ее реализовать. Таким образом, чтобы цель соответствовала критерию достижимости, необходимо описать за счет чего она будет достигнута (методы, способы, инструменты и т.д.) и при каких условиях. Например: цель - увеличить прибыль компании в 2 раза по сравнению с текущим значением, за счет внедрения системы электронного документооборота, повышения производительности труда на 25%, и сокращения штата сотрудников на 5%; цель - издать художественную книгу с тиражом не менее 10000 экземпляров с цветными иллюстрациями в хорошем качестве в известном в России издательстве. Степень достижимости той или иной цели может быть разной. Необходимо пошагово представить путь к достижению цели. Если цель кажется недостижимой, лучше поставить промежуточную, доступную для выполнения цель. Именно сложные для реализации задачи приводят к появлению непредвиденных проблем в проекте и отказу от работы над проектом в целом. Вместе с тем, не следует сразу же отказываться от реализации проекта, когда цели проекта кажутся недостижимыми в силу отсутствия ресурсов. Наоборот, это лишь повод для выработки вариантов действий, направленных на то, чтобы сделать проект выполнимым. При этом можно использовать следующие управленческие подходы [3]: Начать проект раньше планируемых сроков. Не исключено, что необходимые ресурсы, отсутствующие на планируемый момент начала работ, могут быть доступны раньше сроков обычного выполнения проекта. Естественно, при выборе такого варианта риски проекта возрастут. Например, в случае, если компания начинает работу по проекту раньше подписания официального договора с заказчиком, возможны финансовые потери при отказе заказчика от проекта. При принятии решения о досрочном начале проекта компания должна сравнить риски незаключения контракта с рисками возможных трудностей исполнения проекта из-за нехватки ресурсов. Купить ресурс. Примером подобного подхода является наем дополнительного персонала. Нанять, арендовать ресурс. Если нехватка ресурсов носит временный характер только на время реализации данного проекта, то разумным вариантом действий является временный наем ресурсов. Примером этого подхода служит субподряд или аутсорсинг выполнения части проекта. Оптимизировать состав работ или сроки проекта. Если расширение ресурсной базы или досрочное начало по каким-либо причинам невозможно, вариантом действий может быть попытка оптимизации требований к составу работ или срокам проекта. Поскольку этот вариант действий затрагивает интересы заказчика, прибегать к нему нужно только при невозможности решить проблему отсутствия ресурсов другими методами. Актуальность (реалистичность) Для выполнения принципа актуальность (реалистичность) необходимо проверить, насколько все уровни пирамиды целей согласованы между собой и со стратегией компании. Даже самая незначительная по объему подцель является звеном общей цепи, поэтому она должна быть подчинена главной цели, или миссии. Например, цель компании «сокращение расходов на формирование фонда оплаты труда на 10% за счет использования неквалифицированных работников» будет входить в противоречие в пирамиде целей компании с целью « увеличения прибыли в 2 раза по сравнению с текущим значением, за счет внедрения системы электронного документооборота, повышения производительности труда на 25% и сокращения штата сотрудников на 5%», поскольку эти процессы требуют привлечения квалифицированного персонала. В свою очередь, цель - издать художественную книгу в известном в России издательстве, не совсем будет вязаться со стратегией по выходу компании на рынки стран Западной Европы. Ограниченность по времени Любая цель должна быть ограничена во времени, должен отводиться некоторый срок на ее реализацию. Ограниченность во времени - одна из самых важных характеристик среди SMART- критериев. Например, цель - увеличить прибыль компании в 2 раза по сравнению с текущим значением не позднее 1 января текущего года, за счет внедрения системы электронного документооборота, повышения производительности труда на 25%, и сокращения штата сотрудников на 5%; цель - издать художественную книгу с тиражом не менее 10000 экземпляров с цветными иллюстрациями в хорошем качестве в известном в России издательстве до 1 июля текущего года. Следует отметить, что каждая из этих формулировок целей точно указывает, что будет сделано и к какому сроку. Сроки окончания работ могут быть пересмотрены при дальнейшем рассмотрении, но на этапе инициации дата завершения проекта подчеркивает, что он имеет конечную продолжительность. Параллельно с классической формулировкой SMART, а точнее в ее дополнение, употребляется также аббревиатура SMARTER, где окончание Е – Evaluate (оценивать) и R – Reevaluate ( пересматривать) характеризируют последовательность процесса постановки целей, где каждая следующая должна корректироваться, учитывать и использовать предыдущий опыт планирования. Такое целеполагание умнее (в англ. smarter – сравнительная степень сравнения, переводится как «умнее») [6].