Документы и правила их оформления

Лекция 1. ДОКУМЕНТЫ И ПРАВИЛА ИХ ОФОРМЛЕНИЯ 1 Понятие о документе Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Наиболее точное, обобщающее определение понятию «документ» дает научная дисциплина — документоведение, изучающая закономерности образования документов, системы документации и документирования в различных отраслях человеческой деятельности. По мнению специалистов, документ - это результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т. п.) ГОСТ Р 51141-98 определяет документ как «материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве». Таким образом, в основу понятия «документ» положена та особенность документа, которая вытекает из общности свойств документов и их назначения. Наиболее общей и основной их функцией является информационная функция, поскольку необходимость фиксировать информацию — причина появления любого документа. Зафиксировав (отобразив) информацию, документ тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функции учета, используется как доказательство чего-либо. История рассматривает документ, прежде всего, как исторический источник. Таким образом, документ может выполнять несколько функций, то есть он многофункционален. Как носитель информации он выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивал взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов: планирование — подготовкой различных планов; учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; инструктирование — в виде издания инструкций, методических указаний; контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т. д. Таким образом, документация, будучи тесно связана со всеми 1 формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. Чрезвычайно важно для управленческой деятельности юридическое значение документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права. Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательств я суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др. Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материальнотехническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах, общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации. 2 Унификация и стандартизация управленческих документов В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа предприятий, фирм, организаций, ростом номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества, видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ), стандарты 2 организации (СТО). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает в себя: − разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации; − внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД; − ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭД) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития; − разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию; − разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. №65 утвержден и введен в действие ГОСТ Р 6.30- 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации «О стандартизации» (в редакции от 30 декабря 2001 г. № 196-ФЗ) и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации «О техническом регулировании» от 27 декабря 2002 г. № 18Ф-ФЗ. Статья 12 данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативноправового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т. п. Это могут быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов (шаблонов, как их называют разработчики автоматизированных систем), тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в 3 электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть. Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления, сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур. 3 Правила оформления документов 3.1 Требования к оформлению организационно-распорядительных документов Существуют единые требования и правила оформления документов управления, независимо от того: − государственное предприятие или коммерческое; − каким видом деятельности занимается предприятие; − как ведется делопроизводство (традиционным способом или на основе современной информационной технологии). Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: − юридическую силу документов; − качественное и своевременное составление и исполнение документов; − организацию оперативного поиска документов. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, тексту подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт, протокол) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления рекомендуется привести в соответствие требованиям ГОСТ Р 6.30 2003 (Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Государственный стандарт РФ устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления - 30. В документе конкретного вида их будет гораздо меньше. 3.2 Состав реквизитов документов При подготовке документов используются следующие реквизиты: 01— Государственный герб Российской Федерации; 02—герб субъекта Российской Федерации; 03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 — код организации; 05— основной государственный регистрационный помер (ОГРН) юридического лица; 4 06— идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07— код формы документа; 08— наименование организации; 09—справочные данные об организации; 10— наименование вида документа; 11—дата документа; 12— регистрационный помер документа; 13— ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14—место составления или издания документа; 15 — адресат; 16—гриф утверждения документа; 17— резолюция; 18—заголовок к тексту; 19—отметка о контроле; 20— текст документа; 21—отметка о наличии приложения; 22 — подпись; 23— гриф согласования документа; 24- визы согласования документа; 25—оттиск печати; 26— отметка о заверении копии; 27-отметка об исполнителе; 28- отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29—отметка о поступлении документа в организацию; 30—идентификатор электронной копии документ. 3.3 Исправления в документах В случае судебного разбирательства документ может стать основным письменным доказательством, содержащим сведения об обстоятельствах дела. Таким документом могут стать: договор, контракт, акт, справка, письмо, в том числе полученное посредством факсимильной и электронной связи или иным способом, позволяющим установить достоверность документа. Документы представляются в этом случае в форме: • подлинника документа; • заверенной копии документа; • заверенной выписки и з документа. В них не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений. Но бывает так, что при составлении документа возникают ошибки, которые остаются незамеченными даже после, казалось бы, тщательной проверки, или при работе с проектом документа, появляется необходимость его уточнения. Поэтому очень важно знать, как правильно внести изменения в документ. 5 Лучше всего перепечатать документ с необходимыми уточнениями и изменениями. Если это по каким-либо причинам невозможно, то документ корректируется следующим образом: неверная запись зачеркивается, надписывается правильный текст, который заверяется подписью лица, внесшего изменение, датой и, при необходимости, печатью организации. В некоторых, случаях на поле документа или месте, свободном от текста, пишется: «Запись № 4 недействительна» (в трудовой книжке); или «Пункт № 2.5 исключен но соглашению сторон» (в контракте), подобные отметки также заверяются подписями должностных лиц, датой и печатью организации. В финансово-хозяйственных, бухгалтерских, а также документах, вследствие издания которых наступают значительные юридические последствия, исправления недопустимы. 3.4 Бланки документов предприятия Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения. Для бланков применяют бумагу форматов А4 (210 х 297) мм и А5 (148 х 210) мм по ГОСТ 9327-60. Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов (рисунок 1): общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (за исключением письма). Рисунок 1- Классификация бланков документов Общий бланк может быть использован для составления любых видов документов, кроме писем. Общий бланк содержит следующие реквизиты: 6 − Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право; − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); − наименование организации (предприятия); − место составления или издания документа. Бланк письма содержит реквизиты: − Государственный Герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или города). Такой реквизит устанавливается для организаций, имеющих на это право; − эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); − код организации (предприятия) по ОКПО; − •основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; − Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИИН/КПП); − наименование организации (предприятия); − справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты. Web-site (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК), номер и дату лицензии). На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату документа. На бланках письма ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов: − место составления или издания документа; − адресат; − резолюция; − заголовок к тексту; − отметка о контроле; − текст документа. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа, например: «ПРИКАЗ» «РАСПОРЯЖЕНИЕ». При необходимости ставятся ограничительные уголки для следующих реквизитов: − ссылка па регистрационный номер и дату документа; − заголовок к тексту; − отметка о контроле. В деловой практике все чаще используются бланки руководителей предприятий, организаций» ведомств — должностные бланки. На таком бланке вместо наименования предприятия указывается должность, например: «Директор Федеральной пограничной службы Российской Федерации», «Генеральный директор ЗАО «РЕАЛ» и т. п. Если организация имеет представительства, филиалы, крупные структурные подразделения, то может быть использован бланк структурного подразделения. Пример 7 ЗАО «АРСЕНАЛ» ОТДЕЛ МАРКЕТИНГА Бланки структурных подразделений и должностных лиц разрабатываются в том случае, если руководители подразделений и должностные лица имеют право подписи документов. Существует два основных варианта расположения реквизитов на бланках— продольный и угловой. Продольный бланк предполагает расположение реквизитов документа вдоль верхней части листа с их центровкой, то есть равным удалением каждой строки от левого и правого поля. Угловой бланк предполагает размещение реквизитов в верхней левой части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. По подсчетам специалистов, угловое расположение экономит до 20% площади листа документа. Часто при оформлении общих бланков применяется продольное расположение реквизитов, а для бланков писем — угловое. Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов бланка на языке партнера или английском языке, поля в этом случае устанавливают со всех сторон по дюйму (2,54 см). На бланках организаций субъектов Российской Федерации, имеющих свой национальный язык в качестве государственного, реквизиты «Наименование организации», «Справочные данные об организации», «Место составления или издания документа» оформляются на национальном и русском языках на одном уровне продольного бланка. Как правило, справа печатают реквизиты на национальном языке, слева—на русском. 8