Документация по отпускам

ЛЕКЦИЯ 27. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ОТПУСКАМ Схема работы кадровой службы по составлении документации по отпускам выглядит следующим образом. После получения предварительных заявок от работников на предоставление очередных отпусков, руководители подразделений составляют проекты графиков отпусков по подразделениям и направляют их в кадровую службу организации. Последняя, получив графики отпусков от подразделений, составляет сводный график по организации на календарный год. После корректировки график отпусков утверждается руководителем организации и доводится до руководителей подразделений. На кадровую службу возлагается контроль за соблюдением графиков отпусков в течение года. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска согласно статье 115 Трудового кодекса РФ составляет 28 календарных дней. Ежегодный основной оплачиваемый отпуск большей продолжительности предоставляется работникам в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев его непрерывной работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения этого срока. До истечения 6 месяцев непрерывной работы оплачиваемый отпуск по заявлению работника должен предоставляться: женщинам - перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него; 1 1 работникам в возрасте до 18 лет; работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев; в других случаях, предусмотренных федеральными законами, Отпуск за второй и последующие годы работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, включаются: время фактической работы; время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы (должность), в том числе время ежегодного оплачиваемого отпуска, нерабочие праздничные дни, выходные дни и другие предоставленные работнику дни отдыха; время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от работы и последующем восстановлении на прежней работе; период отстранения от работы работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр (обследование) не по своей вине; время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы, не превышающее 14 календарных дней в течение рабочего года. В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, не включаются: время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, установленных Трудовым кодексом РФ; - 2 2 время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста. По соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск может быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. Работникам предоставляются следующие виды отпусков: 1) основной ежегодный; 2) дополнительный оплачиваемый отпуск - работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда; работникам, имеющим особый характер работы; работникам с ненормированным рабочим днем; работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях; в других случаях, предусмотренных федеральными законами; 3) без сохранения заработной платы; 4) другие (по беременности и родам, по уходу за ребенком, учебные, творческие). - 3 3 1. Заявление о предоставлении отпуска Заявление о предоставлении отпуска подается работником непосредственному руководителю, как правило, не позднее чем за 2 недели до начала отпуска. Заявление может оформляться в произвольной форме (составляться работником от руки) или на трафаретном бланке, разработанном в организации. Заявление о предоставлении отпуска содержит те же реквизиты, что и обычное заявление: 1) наименование вида документа; 2) дата; 3) адресат (кому адресуется); 4) отправитель (от кого направляется); 5) текст; 6) подпись работника; 7) визы (если это предусмотрено в организации), В заявлениях о предоставлении учебных отпусков, отпусков по беременности и родам, по уходу за ребенком и других необходимо указать основание: справку из учебного заведения, листок временной нетрудоспособности, справки из медицинских учреждений. Далее приводится заявление, составленное на трафаретном бланке. 4 4 5 5 2. Журнал учета заявлений работников на предоставление очередного отпуска Учет заявлений работников о предоставлении отпусков осуществляется посредством ведения специального журнала. 3. График отпусков Согласно статье 123 Трудового кодекса РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года и являющимся обязательным как для работодателя, так и для работника. График отпусков - сводный график. Это означает, что хотя в структурных подразделениях организации могут разрабатываться графики отпусков работников подразделений, соблюдения требования статьи 123 6 6 Трудового кодекса РФ необходимо объединение графиков и утверждение единого сводного документа. При составлении графика отпусков учитываются: 1 Пожелания работников. Пожелания работников выражаются в заявлениях, записках или анкетах. Наиболее желаемыми и благоприятными условиями для отдыха работников в России являются летние месяцы года. Поэтому большинство работников желает уйти в отпуск летом. Для того чтобы определить очередность отпусков в летнее время, составителям графика необходимо соотнести пожелания работников и действующее законодательство. 2. Действующее законодательство. Таким законодательством является ТК РФ и федеральные законы. Из норм законодательства необходимо определить: а) наличие стажа работы, дающего право на основной ежегодный оплачиваемый отпуск (статьи 121 и 122 Трудового кодекса РФ). Если при составлении графика отпусков у отдельных работников право на отпуск пока «не наступило» в учет принимаются 6 месяцев. При этом работник предупреждается, что при наступлении обстоятельств, указанных в статье 121 Трудового кодекса РФ, время ухода в отпуск может быть отодвинуто. Для отдельных работников стаж работы, дающий право на отпуск, не имеет значения (часть третья статьи 122 Трудового кодекса РФ); б) продолжительность отпуска. При ее определении необходимо, выяснить, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые отпуска и какова продолжительность этих отпусков, проверить, не установлен ли Трудовым кодексом РФ или иными федеральными законами для этих работников удлиненный отпуск, и учесть правила присоединения 7 7 дополнительных отпусков к ежегодным. Кроме того, желательно заранее согласовать с работником его намерения по разбивке отпуска на части: в) очередность отпусков. Для ее установления необходимо составить список работников, которым в соответствии с законодательством предоставлено право на использование отпуска в летнее время или иное удобное для них время. Согласно части третьей статьи 123 Трудового кодекса РФ такие категории работников определяются в соответствии с федеральными законами. Сам Кодекс устанавливает, что ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется в удобное время: мужу в период нахождения его жены в отпуске по беременности и родам (статья 123 Трудового кодекса РФ); работникам в возрасте до 18 лет (статья 267 Трудового кодекса РФ). Кроме того, «удобное» время является условием определения очередности для отдельных категорий работников. Федеральным законом от 27.05.1998 №76-ФЗ О статусе военнослужащих предусмотрено, что супругам военнослужащих отпуск по их желанию предоставляется одновременно с отпуском военнослужащих (пункт 11 статьи 11). Таким образом, определяя очередность предоставления отпусков, необходимо выяснить желание указанных категорий работников и получить его в письменном виде. 8 8 № Категории работников Нормативный правовой документ п/п подвергшиеся 1 Граждане, воздействию радиации Закон РФ от 15.05.1991 № 1244-1 «О защите вследствие катастрофы на социальной граждан, подвергшихся воздействию Чернобыльской АЭС радиации вследствие катастрофы на чернобыльской АЭС» 2 Герои Советского Союза, Закон РФ от 15,01,1993 № 430М «0 Героя Российской Федерации статусе Героев Советского и полные кавалеры ордена Союза, Героев Российской Славы Федерации и полных кавалеров ордена Славы» 3 Граждане, награжденные Федеральный закон от 20.07,2012 ГК знаком «Почетный донор 125-ФЗ донорстве крови и ее России» компонентов» 4 Ветераны 5 Великой Федеральный закон от 12.01.1995 N2 Отечественной войны, иные 5-ФЗ «О ветеранах» участники Великой О Герои Социалистического Федеральный закон от 09,01.1997 № Труда и полные кавалеры 5-ФЗ «О предоставлении ордена Трудовой славы социальных гарантий Героям Социалистического Труда и полным кавалерам ордена Трудовой славы» б Граждане, получившие Федеральный закон от 10.01.2002 № суммарную (накопленную) 2-ФЭ «О социальных гарантиях эффективную дозу гражданам, подвергшимся облучения, превышающую радиационной воздействию 25 сЗв (бэр) вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне 9 9 Необходимо также учесть требования статьи 286 Трудового кодекса РФ, которая устанавливает, что лицам, работающим по совместительству ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. Поэтому нужно уточнить, когда планируется предоставление отпуска по основному месту работы. Также необходимо учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если в организации есть работники, имеющие намерение поступать в учебные наведения или уже обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания и потребности о времени предоставления отпусков; г) время ухода в отпуск. Отпуска не должны приурочиваться исключительно к 1-му или 15-му числу, а по возможности распределяться равномерно в течение всего года. Для того чтобы сделать уход в отпуск равномерным, в расчет берется ежемесячное нахождение в отпусках от 10 до 30% работников конкретного подразделения организации и организации в целом. Этот процент понижается в периоды наибольшей производственной активности, и соответственно увеличивается в другие периоды текущего календарного года. На предприятиях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, процент одновременного нахождения работников в отпусках может составлять 50% или более. Как быть отдельным категориям работников, у которых нет соответствующих льгот на использование отпуска в удобное для них время? В том случае, когда в организации имеется значительное количество работников, наделенных льготами, при неуклонном соблюдении работодателем законодательства и интересов организации работники не льготники практически не имеют возможности использовать •10 отпуск в летнее время. Для них можно предусмотреть поочередный уход в отпуск в летнее время (например 1 раз в 2 года) или особую разбивку отпуска на части. При составлении графика отпусков необходимо учитывать нормы главы 19. Трудового кодекса РФ и других федеральных законов. Также если предусмотренный коллективным договором или правилами внутреннего трудового распорядка порядок предоставления отпусков отличается от установленного законодательством (в сторону улучшения), то необходимо учесть и их положения. 2. Специфика деятельности организации и необходимость обеспечения нормальной работы организации. Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимается выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. В отношении выполнения производственных планов отдел кадров предварительно согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с плановоэкономическим отделом количество работников, необходимых для выполнения запланированных объемов работ. Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков, При составлении графиков отпусков в организациях, в которых невозможна приостановка деятельности, рассчитывается количество работников, необходимое для обеспечения ее деятельности в период, на который приходится наибольшее количество отпусков. Для того чтобы организация оставалась управляемой даже в «пик отпусков», необходимо предусмотреть очередность ухода руководящих работников и, соответственно, присутствия на рабочих местах работников-заместителей. Однако не только изменение объемов производства сказывается на периодах предоставления отпусков. •11 Отсутствие денежных средств (даже незначительное время), необходимых для оплаты отпускных работникам, может также отразиться на порядке предоставления отпусков. Поэтому при составлении графика необходимо согласовать с финансовым отделом или главной бухгалтерией вопросы формирования резервов для оплаты отпусков. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений. Составленный проект графика отпусков передается органу первичной профсоюзной организации (при его наличии). Мнение, полученное от профсоюза, учитывается при подготовке окончательного проекта, передаваемого работодателю для утверждения. В утвержденный график работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без соответствующего согласия работников. Так, согласно статье 124 Трудового кодекса РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отравиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласил работника перенесение отпуска на следующий рабочий год, При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. В соответствии со статьей 125 Трудового кодекса РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год. При перенесении отпуска и предоставлении неиспользованной части отпуска (в случае отзыва) в график отпусков вносятся соответствующие изменения. •12 Согласно статье 124 Трудового кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск по соглашению между работником и работодателем переносится на другой срок, если работнику своевременно не была произведена оплата за время этого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала отпуска менее чем за 2 недели до его начала. Такое перенесение также является основанием для внесения соответствующих изменений в график отпусков. График отпусков может подвергнуться изменению и в иных случаях: если, например, работник по уважительным причинам не может использовать отпуск в срок, определенный графиком; когда работник увольняется и желает получить все неиспользованные ранее отпуска. Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то либо в график отпусков вносятся соответствующие изменения, либо составляется дополнительный график, в котором очередность устанавливается с привязкой к сводному графику. Утвержденный график вывешивается в удобном для ознакомления месте, а его копии направляются по подразделениям. График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работников. На его основании отдел социального развития или кадровая служба проводят опрос работников на предмет распределения путевок в санаторнокурортные, лечебно-оздоровительные и иные учреждения. •13 4. Отпускная записка В отдельных органах государственной власти и государственных организациях отпускная записка после оформления ее кадровой службой, подписания соответствующим начальником и регистрации имеет силу приказа о предоставлении отпуска. Практикой выработано несколько форм отпускной записки. Отпускная записка имеет некоторые общие черты с ранее действовавшей запиской о предоставлении отпуска. В настоящее время последняя отменена и применяется приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска. Как правило, если в организации предусмотрено составление отпускной записки, то инструкциями по делопроизводству или кадровой работе записка приравнивается к приказу о предоставлении отпуска. При этом расчет отпускных оформляется отдельным документом. 16 5. Журнал регистрации приказов по очередным отпускам Приказы о предоставлении очередных отпусков регистрируются в журнале регистрации приказов. В равных организациях журналы ведутся по разным формам. Одна из них представлена ниже. 6. Отпускное удостоверение Сотрудникам государственных органов, а также работникам отдельных бюджетных организаций при уходе в отпуск выдается отпускное удостоверение. По возвращении из отпуска это удостоверение (с отметками о дне их прибытия и убытия органа (организации), санатория, дома отдыха или населенного пункта по месту проведения отпуска) сдается в кадровую службу. Составляется отпускное удостоверение по утвержденным в органах или организациях формам. Например, по нижеприводимой форме оформляется отпускное удостоверение в таможенных органах. В графах «Прибыл», «Убыл» приводимой формы указываются наименование населенного 17 пункта, дата прибытия (убытия). Запись заверяется подписью должностного лица кадровой службы либо администрацией санатория (дома отдыха) или ближайшего отделения милиции и печатью (штампом). 18 7.Приказ о перенесении отпуска Согласно статье 124 Трудового кодекса РФ в исключительных случаях, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, допускается с согласия работника перенесение отпуска на следующий рабочий год. При этом отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется. Запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести ежегодный оплачиваемый отпуск на другой срок, согласованный с работником. Ежегодный оплачиваемый отпуск также переносится на другой срок, определяемый работодателем с учетом пожеланий работника (если стороны не приняли решение о продлении отпуска) в случаях: временной нетрудоспособности работника; исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого трудовым законодательством предусмотрено освобождение от работы; в других случаях, предусмотренных трудовым 19 законодательством, локальными нормативными актами. О перенесении отпуска составляется соответствующий приказ, в котором указываются причина переноса принятия соответствующего решения, а также срок, на который переносится отпуск. 8.Приказ о продлении отпуска Согласно части первой статьи 124 Трудового кодекса РФ ежегодный оплачиваемый отпуск продлевается (если стороны не приняли решение о перенесении отпуска) в случаях: 1) временной нетрудоспособности работника; 2) исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы; 3) в других случаях, предусмотренных законами, локальными нормативными актами организации. Решение о продлении ежегодного оплачиваемого отпуска, как правило, принимается тогда, когда указанные обстоятельства наступили во время ежегодного оплачиваемого отпуска. Если эти обстоятельства наступили до начала ежегодного оплачиваемого отпуска, то для работника выгодным представляется перенесение отпуска. Продление отпуска оформляется соответствующим приказом или распоряжением. 9.Приказ об отзыве из отпуска В соответствии с частью второй статьи 125 Трудового кодекса РФ отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Что является основанием для отзыва работника из отпуска, названная статья не поясняет. Полагаем, что причины отзыва работника из отпуска должны быть объективными - для предотвращения производственной аварии или немедленного устранения последствий аварии, для предотвращения несчастных случаев простоя, причинения ущерба организации и т.д. Согласие работника на отзыв из отпуска (на выход на работу) должно быть оформлено письменно. Причем желательно получить такое согласие до составления приказа об отзыве. При неполучении согласия работодатель не имеет правовых оснований для применения к работнику дисциплинарных взысканий. Даже при объективной необходимости присутствия отдельных работников на работе следует учитывать нормы части третьей статьи 125 Трудового кодекса РФ, согласно которой не допускается отзыв из отпуска: работников в возрасте до 18 лет; беременных женщин; работников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. В соответствии с частью второй статьи 125 Трудового кодекса РФ неиспользованная в связи с отзывом часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время: либо в течение текущего рабочего года; либо в следующем рабочем году (присоединена к отпуску за следующий рабочий год). В данном случае право выбора времени использования оставшейся части отпуска принадлежит работнику. Поэтому еще до составления приказа об отзыве из отпуска необходимо знать решение работника по данному вопросу. Отзывая работника из отпуска, работодателю следует решить вопрос с выплаченными отпускными. Чтобы не лишать работника права на получение отпускных в соответствующих размерах при наступлении у него права на неиспользованную часть отпуска (для расчета этой суммы будет приниматься средний заработок за другие 3 календарных месяца), бухгалтерия оплачивает труд отозванного работника с учетом суммы, начисленной за неиспользованную часть отпуска. Ознакомление работника с приказом необходимо, несмотря на наличие его письменного согласия с отзывом из отпуска. Более того, на сделанное работником заявление в приказе должна быть ссылка.