Деятельность при проведении аудита

Раздел 2. ПРОЦЕСС АУДИТА Лекция 4. Деятельность при проведении аудита Рис. 1 Общая схема типичной деятельности при проведении аудита. Примечание Пунктирная линия указывает на то, любая последующая деятельность обычно не рассматриваются как часть аудита. ИНИЦИИРОВАНИЕ АУДИТА 1. Назначение руководителя и формирование группы по аудиту 2. Определение целей, области и критериев аудита 3. Определение выполнимости аудита 1. Назначение руководителя и формирование группы по аудиту Аудитор - лицо, обладающее компетентностью для проведения аудита. Группа по аудиту - один или несколько аудиторов, проводящих аудит при поддержке технических экспертов в случае необходимости. Один из аудиторов в группе по аудиту назначается руководителем группы по аудиту. В группу по аудиту могут входить стажеры. Технический эксперт - лицо, которое обеспечивает специальными знаниями или опытом группу по аудиту. Под специальными знаниями или опытом подразумеваются знания или опыт применительно к проверяемым организации, процессу или деятельности, или знание языка и культуры. Технический эксперт не имеет полномочий аудитора в группе по аудиту. Лица, ответственные за управление программой аудита, должны назначить руководителя группы по аудиту для проведения каждого конкретного аудита. В случае когда проводится совместный аудит, важно до начала аудита достичь соглашения между проверяющими организациями относительно ответственности каждой организации и, в частности, относительно назначения руководителя группы по аудиту. 2. Определение целей, области и критериев аудита В контексте общих целей программы аудита каждый отдельно взятый аудит должен быть основан на документированных целях, области и критериях. Цели аудита устанавливают то, что должно быть выполнено в процессе аудита, и могут включать в себя следующее: a) определение степени соответствия системы менеджмента проверяемой организации или ее частей критериям аудита; b) оценку соответствия системы менеджмента законодательным, нормативным и контрактным требованиям; c) оценку результативности системы менеджмента по выполнению поставленных целей; d) идентификацию областей потенциального улучшения системы менеджмента. Область аудита описывает его объем и границы, а именно: месторасположение, структурные подразделения, деятельность и процессы, которые подвергаются аудиту, а также период времени, охватываемый аудитом. Критерии аудита используются как базис, относительно которого определяется соответствие, и могут включать в себя политики, процедуры, стандарты, законы и нормы, требования системы менеджмента, требования контрактов или кодексы отдельных отраслей промышленности или бизнеса. Цели аудита должны быть определены заказчиком аудита. Область и критерии аудита должны быть определены и согласованы заказчиком аудита и руководителем группы по аудиту в соответствии с процедурами программы аудита. Любые изменения целей, области или критериев должны согласовываться этими же сторонами. Если осуществляется комплексный аудит, важно, чтобы руководитель группы по аудиту обеспечил соответствие целей, области, критериев и состава группы по аудиту характеру комплексного аудита. 3. Определение выполнимости аудита Выполнимость аудита должна быть определена с учетом наличия следующего: a) необходимой и соответствующей информации для планирования аудита; b) адекватного сотрудничества со стороны проверяемой организации; c) достаточного времени и ресурсов. В случае невозможности проведения аудита заказчику аудита должно быть предложено альтернативное решение с согласия проверяемой организации. После того как будет признана возможность проведения аудита, необходимо сформировать группу по аудиту с учетом компетентности, необходимой для достижения целей аудита. Если аудит осуществляет один аудитор, он должен выполнять все обязанности руководителя группы по аудиту. При определении численности и состава группы по аудиту необходимо учитывать следующее: a) цели, область, критерии и продолжительность аудита; b) возможность совместного или комплексного аудита; с) общую компетентность группы по аудиту, необходимую для достижения целей аудита; d) законодательные, нормативные и контрактные требования, а также требования органов по аккредитации/сертификации там, где это применимо; e) требования по обеспечению независимости группы по аудиту от деятельности, которая должна проверяться, и по исключению конфликта интересов; f) способность членов группы по аудиту результативно сотрудничать с проверяемой организацией и вместе работать; g) язык аудита и понимание социальных и культурных особенностей организации, что достигается посредством собственных навыков аудитора или при поддержке технического эксперта. Процесс обеспечения общей компетентности группы по аудиту должен включать следующие шаги: - определение знаний и навыков, необходимых для достижения целей аудита; - подбор членов группы по аудиту таким образом, чтобы группа по аудиту владела всеми требуемыми знаниями и навыками. Если знаний и навыков аудиторов в группе по аудиту недостаточно, этот пробел можно восполнить включением в группу технических экспертов. Технические эксперты должны работать под руководством аудитора. Аудиторы-стажеры могут быть включены в группу по аудиту, но они не должны проводить аудит без непосредственного руководства или руководящих указаний. Как заказчик аудита, так и проверяемая организация имеют право потребовать замены членов группы по аудиту на разумном основании, аргументированном принципами проведения аудита. Примеры таких оснований включают ситуации конфликта интересов (член группы аудита был работником проверяемой организации (подразделения), наличие родственных или личных отношений и т.п., или предоставлял ей консультационные услуги, или имело место предыдущее неэтичное поведение аудитора). Такие основания должны быть сообщены руководителю группы по аудиту и лицам, ответственным за управление программой аудита, которые уполномочены решать все вопросы с заказчиком аудита и проверяемой организацией до принятия каких-либо решений по замене члена группы по аудиту. ПРОВЕДЕНИЕ АНАЛИЗА ДОКУМЕНТОВ Анализ соответствующих документов системы HR менеджмента, включая записи и определение их адекватности по отношению к критериям аудита