Аудит системы менеджмента качества в профессиональном образовании

Лекция 2.5 Тема Аудит системы менеджмента качества в профессиональном образовании Цели: сформировать знания об аудите системы менеджмента качества, изучить рекомендации ИСО 19011:2012 по аудиту системы менеджмента качества. План 1. Аудит системы менеджмента качества 2. Внутренний аудит системы менеджмента качества 1. Аудит системы менеджмента качества Проверки (аудиты) систем менеджмента регламентируются российским стандартом ГОСТ Р ИСО 19011–2012 «Руководящие указания по аудиту систем менеджмента». Этот стандарт содержит руководящие указания по принципам аудита, управлению программами аудита, проведению внутренних и внешних аудитов систем менеджмента качества и систем экологического менеджмента (в дальнейшем – систем менеджмента), а также по компетентности и оценке аудиторов. Пользователи, для которых предназначен этот стандарт, – это аудиторы (эксперты), организации, внедряющие системы менеджмента качества и экологического менеджмента, и организации, участвующие в сертификации или в обучении аудиторов (экспертов), а также для использования при сертификации/регистрации систем аккредитации или стандартизации. Аудит (проверка) – систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки). ПРИМЕЧАНИЕ. Внутренние аудиты (проверки), иногда называемые аудиты (проверки) первой стороной, проводятся обычно самой организацией, или от ее имени, для внутренних целей и могут служить основанием для декларации о соответствии. Внешние аудиты (проверки) включают аудиты, обычно называемые «аудиты (проверки) второй стороной» или «аудиты (проверки) третьей стороной». Аудиты (проверки) второй стороной проводятся сторонами, заинтересованными в деятельности организации, например потребителями или другими лицами от их имени. Аудиты (проверки) третьей стороной проводятся внешними независимыми организациями. Эти организации, обычно имеющие аккредитацию, проводят сертификацию или регистрацию на соответствие требованиям, например, требованиям ИСО 9001. Проведение аудита характеризуется использованием множества принципов. Они делают аудит результативным и надежным инструментом при реализации политики и контроля менеджмента, предоставляя информацию, на основе которой организация может улучшать свои характеристики, а также являются предпосылкой для объективных заключений по результатам аудита. Приверженность этим принципам является непременным условием для вынесения надежных и достаточных заключений по результатам аудита и для обеспечения того, что аудиторы, работая независимо друг от друга в аналогичных условиях, придут к аналогичным заключениям. К принципам проведения аудита относят: Этичность поведения (ethical conduct) – основа профессионализма. Существенным при аудите является ответственность, неподкупность, умение хранить тайну и осмотрительность. Аудиторы не должны нарушать коммерческую тайну в отношении того, что им довелось увидеть или услышать; каждый эксперт (член комиссии) перед сертификационным аудитом подписывает обязательство (дает расписку) не разглашать конфиденциальную информацию, которая станет ему известна в процессе проверки. Беспристрастность (fair presentation) – обязательство представлять правдивые и точные отчеты. Наблюдения аудита, заключения по результатам аудита и отчеты по аудиту правдиво и точно отражают аудиторскую деятельность. Представляется отчет (акт) о значительных трудностях, встретившихся при аудите и нерешенных разногласиях между аудиторской группой и проверяемой организации. Профессиональная осмотрительность (due professional care) – прилежание и умение принимать правильные решения при проведении аудита. Аудиторы проявляют внимание в соответствии с важностью выполняемой задачи и доверием, оказанным им заказчиком аудита и другими заинтересованными сторонами. Важным фактором является наличие необходимой компетентности. Аудиторы не должны давать конкретных советов проверяемым о том, как разрешать те проблемы, которые были обнаружены; это не входит в компетенцию аудитора (аудитор – от слова "слушаю"); возникшие проблемы – это дело проверяемых, и именно они несут ответственность за то, чтобы найти их решение и разработать необходимые корректирующие мероприятия; при внутренних проверках аудитор – сотрудник организации – может давать рекомендации, относящиеся к планируемым корректирующим мероприятиям, однако, будет лучше, если корректирующие мероприятия первоначально будут предложены проверяемыми, а затем согласованы с внутренним аудитором или скорректированы с его участием. Независимость (independence) – основа беспристрастности и объективности заключений по результатам аудита. Аудиторы являются независимыми от проверяемой деятельности и свободными от пристрастий и конфликтов интересов. Аудиторы поддерживают объективность мышления в течение процесса аудита, тем самым способствуя, чтобы наблюдения и заключения по результатам аудита были основаны только на свидетельствах аудита. Подход, основанный на свидетельстве (evidence-based approach), – разумная основа для достижения надежных и воспроизводимых заключений аудита в процессе систематического аудита. Свидетельства аудита проверяемы. Так как аудит проводится в течение ограниченного периода времени и с ограниченными ресурсами, они основаны на выборке имеющейся информации. Объем выборки тесно связан с надежностью заключения по результатам аудита. 2. Внутренний аудит системы менеджмента качества Внутренний аудит системы менеджмента – один из ключевых процессов системы менеджмента. По утверждениям западных специалистов, если такие процессы системы менеджмента, как: − ответственность руководства; − корректирующие и предупреждающие действия; − внутренние аудиты (проверки); − анализ данных; − постоянное улучшение, отлажены и внедрены в соответствии с требованиями стандарта, то и все другие процессы системы менеджмента качества будут не только работать, но и постоянно совершенствоваться. При внутреннем аудите проверяется соответствие деятельности в системе менеджмента организации требованиям определенных документов. Причем в период подготовки системы менеджмента к сертификации внутренний аудит ведется на соответствие требованиям стандарта (например, ИСО 9001, ИСО 14001) и другим стандартам ИСО серии 9000 (например, ИСО 19011 и т.п.). Однако с момента сертификации системы менеджмента внутренний аудит ведется на соответствие утвержденным документам системы менеджмента (Политика и Цели в области качества, Руководство по качеству, документированные процедуры и документы нижнего уровня). Внутренний аудит системы менеджмента позволяет решать следующие задачи: − подтверждение соответствия деятельности и ее результатов в системе менеджмента установленным требованиям; − анализ и устранение причин выявленных несоответствий; − предотвращение появления проблем качества; − подтверждение выполнения корректирующих действий; − оценка эффективности функционирующей системы менеджмента; − установление степени понимания персоналом целей, задач и требований, установленных документами системы менеджмента; − определение путей дальнейшего совершенствования системы менеджмента качества в целом и в отдельных ее процессах. К достоинствам внутренних аудитов, по сравнению с внешними, можно отнести следующие: − знание внутренними аудиторами особенностей своей организации; − отсутствие предубежденного отношения сотрудников аудитируемых подразделений к внутренним аудиторам, которые не воспринимаются как посторонние для организации лица; − знание внутренними аудиторами специфических каналов коммуникаций, действующих в организации; − знание внутренними аудиторами неформальных лидеров, чья информация может быть наиболее полезной при аудите; − возможность использования конфиденциальной информации в отчетах об аудитах; − отсутствие дефицита времени при внутреннем аудите, ограничивающем возможности более детального изучения аудитируемого объекта; − независимость работы внутренних аудиторов от режима работы сотрудников аудитируемого подразделения; − возможность использования внутренних аудиторов не только в роли аудиторов, но и в роли экспертов; − сравнительно незначительные затраты на проведение внутреннего аудита. К недостаткам внутренних аудитов, по сравнению с внешними, следует отнести: − менее высокий, чем при внешнем аудите, уровень объективности заключений ввиду возможной предвзятости внутренних аудиторов по отношению к некоторым сотрудникам организации; − менее высокая, чем при внешнем аудите, интенсивность работы внутренних аудиторов, обусловленная менее жесткими временными рамками; − критика со стороны внутренних аудиторов воспринимается болезненнее; − уровень квалификации внутренних аудиторов, как правило, ниже уровня подготовки внешних аудиторов; − результаты внутреннего аудита могут рассматриваться как менее объективная информация об эффективности и результативности системы менеджмента организации, по сравнению с внешним аудитом; − результаты внутреннего аудита нельзя использовать для рекламы организации; − затраты на внутренний аудит определяются менее точно, чем на внешний аудит. В основу организации внутренних аудитов системы менеджмента должны быть положены следующие семь принципов. 1. Принцип единообразия: каждый конкретный аудит осуществляется по единой официально установленной руководством организации процедуре, что обеспечивает его упорядоченность, однозначность и сопоставимость. 2. Принцип системности: планирование и проведение конкретных аудитов по различным процессам (функциям, работам) системы менеджмента должны осуществляться с учетом их установленной структурной взаимосвязи. 3. Принцип документированности: проведение каждого аудита определенным образом документируется с тем, чтобы обеспечить сохранность и сравнимость информации о фактическом состоянии аудитируемого объекта. 4. Принцип предупредительности: каждый аудит планируется и персонал аудитируемого подразделения заранее уведомляется о цели, области, времени и методах проведения аудита с тем, чтобы дать возможность наиболее полно подготовиться к аудиту и исключить возможность уклонения персонала от предоставления и демонстрации всех требуемых данных. 5. Принцип регулярности: аудиты проводятся с определенной периодичностью с тем, чтобы все процессы системы менеджмента и все подразделения организации были предметом постоянного анализа и оценивания со стороны руководства организации. 6. Принцип независимости: проводящие аудит лица не должны нести непосредственной ответственности за проверяемую работу и не должны зависеть от руководителя аудитируемого подразделения, чтобы исключить возможность необъективных результатов аудита. 7. Принцип открытости: результаты каждого аудита должны носить открытый характер. Деятельность в области внутреннего аудита может быть представлена схематично. Схема проведения аудита Инициирование аудита • назначение руководителя группы аудита • определение целей, области распространения и критериев • определение возможностей аудита • определение группы по аудиту • начальный контакт с проверяемой организацией (подразделением) Анализ документов • анализ соответствующих документов СМК • включая записи и определение их адекватности Подготовка к аудиту «на месте» • планирование аудита «на месте» • определение работы для групп по аудиту • подготовка рабочей документации Проведение аудита «на месте» • проведение предварительного совещания • обмен информацией во время аудита • роль и ответственность • сбор и проведение данных • получение наблюдений аудита • подготовка заключительного совещания • заключительное совещание Подготовка, утверждение и рассылка отчета по аудиту • подготовка отчета по аудиту • утверждение и рассылка отчета • хранение документов Завершение аудита • сохранение документов • подведение итогов Последующие аудиты Вопросы для обсуждения 1. Дайте определение терминам «аудит», «внешний аудит», «внутренний аудит». 2. Охарактеризуйте принципы проведения аудита. 3. В чем особенность проведения внутреннего аудита? 4. Перечислите достоинства и недостатки внутреннего аудита по сравнению с внешним аудитом системы менеджмента качества. 5. Перечислите и охарактеризуйте принципы организации внутренних аудитов. 6. Перечислите мероприятия по проведению внутреннего аудита. Задание для самостоятельной работы Деловая игра «Внутренний аудит системы качества образовательной организации». Деловая игра проводится на основе методики оценки систем качества образовательных учреждений, разработанной под редакцией С.А. Степанова. В основу концепции оценки СК ОО положена проверка степени соответствия СК ОО требованиям стандартов и рекомендаций для гарантии качества высшего образования в европейском пространстве (стандарты и рекомендации ENQA). Соответствие или несоответствие СК ОО стандартам и рекомендациям ENQA определяется числом набранных баллов по каждому из разделов стандарта. Для проведения деловой игры слушателям раздаются для заполнения чек-листы. Слушатели (аудиторы) фиксируют в чек-листах объективные доказательства, подтверждающие выполнение соответствующих положений стандартов и рекомендаций ENQA. По результатам собранных свидетельств слушатели (аудиторы) дают оценку по выполнению проверяемого положения, отметив соответствующую ячейку в чек-листе. Затем подсчитывается общее число баллов и принимается решение о соответствии (несоответствии) СК ОО требованиям стандартов и рекомендаций ENQA.