Анализ списочного состава и структуры персонала по формальным признакам

Лекция 5. Анализ списочного состава и структуры персонала по формальным признакам. Состав персонала по признакам: по участию в производственно-хозяйственной деятельности, в зависимости от выполняемых функций, по характеру и сложности выполняемых работ, по уровню квалификации. Общая структура персонала по признакам: стаж работы, образование, профессия и т.п. частная структура по категориям работников. Для анализа обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами необходима информация о списочной, явочной и среднесписочной численности персонала, которая дает количественную характеристику трудовых ресурсов предприятия. Списочная численность персонала предприятия - это численность работников списочного состава на определенную дату с учетом принятых и выбывших за этот день работников. Сюда включаются все принятые на работу, связанную как с основной, так и с неосновной деятельностью. Явочная численность - это количество работников списочного состава, вышедших на работу в данный день. Разница между явочным и списочным составом характеризует количество целодневных простоев (отпуска, болезни и т.д.). Для определения численности за определенный период используется показатель среднесписочной численности. За месяц она исчисляется путем суммирования списочной численности работников за каждый календарный день месяца, включая праздничные (нерабочие) и выходные дни, и деления полученной суммы на число календарных дней месяца. При проведении анализа трудовых ресурсов следует учитывать, что все работники делятся на персонал основной деятельности (промышленно-производственный) и непромышленный персонал. Промышленно-производственный персонал - это лица, занятые трудовыми операциями, связанными с основной деятельностью предприятия 1 (изготовление продукции и выполнение работ промышленного характера, организация производства и управления предприятием и т.н.). К непромышленному персоналу относятся работники, занятые в непроизводственной сфере: жилищно-коммунальных хозяйствах, детских садах, столовых, принадлежащих предприятию и т.д. По характеру выполняемых функций в соответствии Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) промышленно-производственный персонал (ППП) подразделяется на четыре категории: рабочих, руководителей, специалистов и технических исполнителей (служащих). К рабочим относятся лица, непосредственно занятые в процессе создания материальных ценностей, а также занятые ремонтом, перемещением грузов, перевозкой пассажиров, оказанием материальных услуг и др. Рабочие, в свою очередь подразделяются на основных и вспомогательных. К основным относятся рабочие, которые непосредственно связаны с производством продукции, к вспомогательным – с обслуживанием производства. Структура рабочего персонала в значительной степени зависит от уровня автоматизации и механизации труда. Одно из основных требований - увеличение доли основных рабочих за счет сокращения доли вспомогательных. В ходе аудита анализируется структура и структурные сдвиги. К руководителям относятся работники, занимающие должности руководителей предприятий и их структурных подразделений. Руководители, возглавляющие коллективы производственных подразделений, предприятий, отраслей и их заместители, относятся к линейным. Руководители, возглавляющие коллективы функциональных служб и их заместители, относятся к функциональным. 2 По уровню, занимаемому в общей системе управления, все руководители подразделяются на руководителей низового звена, среднего и высшего звена. К руководителям низового звена относят мастеров, старших мастеров, прорабов, начальников небольших цехов, а также руководителей подразделений внутри функциональных отделов и служб. Руководители среднего звена – это директора предприятий, генеральные директора объединений, начальники крупных цехов. Руководящие работники высшего звена – это руководители финансовопромышленных групп, генеральные директора крупных объединений, руководители функциональных отделов министерств, ведомств и их заместители. К специалистам относятся работники интеллектуального труда (бухгалтеры, экономисты, инженеры). Технические исполнители – это работники, осуществляющие подготовку и оформление документации, учет и контроль, хозяйственное обслуживание. К ним относятся агенты по снабжению, машинистки, кассиры, делопроизводители, табельщики, экспедиторы Соотношение работников по категориям характеризует структуру трудовых ресурсов предприятия. При анализе структуры персонала обращают внимание на соблюдение норм управляемости. Норма управляемости — это количество людей, которыми непосредственно управляет руководитель, которые находятся в его непосредственном подчинении. Оптимальная норма управляемости – 7 человек. Это обусловлено особенностью оперативной памяти человека: хранить информацию о семи несвязанных между собой объектах. В реальной жизни норма управляемости может достигать 40 человек. Норма 3 управляемости зависит от способностей, опыта руководителя, а также от однородности выполняемых задач. Соотношение различных категорий работников в их общей численности характеризует структуру кадров предприятия, цеха, участка, которая определяется по таким признакам, как возраст, пол, уровень образования, стаж работы, квалификация, степень выполнения норм и т. н. При анализе численности работников необходимо определить: ■ абсолютное и относительное отклонение фактической численности работающих по их категориям от плана и от прошлого года; ■ структуру численности работников по их категориям и динамику ее изменения; ■ квалификационный состав кадров по образованию и стажу работы; ■ текучесть кадров и ее причины. В ходе дальнейшего анализа необходимо дать оценку обеспеченности предприятия трудовыми ресурсами. Этот показатель определяется сравнением фактического количества работников но категориям и профессиям с плановой потребностью. Рассчитывается абсолютная и относительная обеспеченность персоналом. В ходе анализа сопоставляются следующие виды численности: нормативная численность, плановая численность, штатная численность, фактическая численность работников. 1. Нормативная численность. Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано. 4 2. Плановая численность. Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации. 3. Штатная численность. В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники. 4. Фактическая численность работников. Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников. Особое внимание уделяется анализу обеспеченности предприятия работниками наиболее важных профессий, особенно от которых зависит выполнение производственной программы. Такой анализ позволяет разработать меры по рациональному комплектованию кадров. Недостаток рабочей силы приводит к сверхурочным работам, а излишек - к простоям. Следует отметить, что по показателям абсолютного отклонения нельзя сделать однозначные выводы о качественной стороне работы предприятия. Если сокращение количества рабочих сопровождается снижением производительности труда, то следует считать, что оно себя не оправдывает. Однако, если сокращение численности приводит к росту объемов производства продукции, это влечет более интенсивное развитие производства, к которому необходимо стремиться. Для анализа необходимо сопоставить темпы роста численности работников и темпами роста объема выпускаемой продукции. В производственных организациях увеличение объемов выпускаемой продукции должно превышать рост численности работников, что достигается повышением производительности их труда. Квалификационная структура персонала — это соотношение работников различного уровня квалификации (т.е. степени профессиональной подготовки), необходимого для выполнения определенных трудовых функций. В нашей стране уровень квалификации 5 рабочих характеризуется разрядом или классом (например, для водителей), а для специалистов — категорией, разрядом или классом. Например, по уровню квалификации инженеры-конструкторы могут занимать должности «главного», «ведущего», «старшего» конструктора, конструктора I, II и III категории. Для оценки соответствия квалификации рабочих сложности выполняемых работ по участку, цеху, организации сравнивают средние тарифные разряды рабочих и объем работ, соответствующих данному уровню квалификации рабочих: - средний тарифный разряд рабочих: ; (6.54) ; (6.55) - средний тарифный разряд работ: где Тр – тарифный разряд; Rр – общая численность рабочих; Rрi – численность рабочих i-го разряда; Vi – объём работ i-го вида; V - общий объем работ. Если фактический средний тарифный разряд рабочих ниже разряда работ, то это может привести к снижению качества выпускаемого товара и следовательно, необходимо предусмотреть повышение квалификации персонала. Если средний тарифный разряд рабочих выше среднего разряда работ, то рабочим необходимо производить доплату за использование их на менее квалифицированных работах. Квалификационный уровень работников во многом зависит от их возраста, стажа работы, образования и т.д. Поэтому в процессе анализа изучают изменения в составе рабочих по этим показателям. 6 Структура персонала по стажу может рассматриваться двояко: по общему стажу и стажу работы в данной организации. Общий стаж группируется по следующим периодам: до 16 лет, 16—20, 21 — 25, 26-30, 31, 32, 33, 34, 35, 36, 37, 38, 39, 40 лет и более. Стаж работы в данной организации характеризует стабильность трудового коллектива. Статистика выделяет следующие периоды: до 1 года, 1—4, 5-9, 10-14, 1519, 20-24, 25-29, 30 лет и более. Структура персонала по уровню образования (общего и специального) характеризует выделение лиц, имеющих высшее образование, в том числе по уровню подготовки — бакалавр, специалист, магистр; незаконченное высшее (более половины срока обучения); среднее специальное; среднее общее; неполное среднее; начальное. Гендерная структура персонала организации — это соотношение групп персонала по полу (мужчины, женщины) и возрасту. Возрастная структура характеризуется долей лиц соответствующих возрастов в общей численности персонала. При изучении возрастного состава рекомендуются следующие группировки: 16, 17, 18, 19, 20-24, 2529, 30-34, 35-39,40^4,45-49, 50-54, 55-59, 60-64, 65 лет и старше. На следующем этане анализируется обеспеченность рабочими но отдельным профессиям, особенно по тем, от которых зависит выполнение производственной программы. Это помогает разработать меры по рациональному комплектованию кадрового состава. Недостаток рабочей силы по отдельным профессиям препятствует нормальной организации производства, приводит к появлению сверхурочных работ, а излишек - к простоям, к использованию рабочих не по их специальности. Источниками информации являются следующие: 1) Формы статистической отчетности по труду. Форма №1-предприятие (годовая) Раздел 9. Сведения о головной организации 7 и территориально-обособленных подразделениях (численность в разрезе видов деятельности и подразделений) 2) Первичная документация по труду (данные отдела кадров). 8