Матрица управления временем – это метод тайм-менеджмента, основанный на рационализации использования временных ресурсов в целях оптимального распределения времени для выполнения различных операций.
Именно от навыков использования временных ресурсов во многом зависит эффективность деятельности, как в сфере бизнеса, так и в других областях деятельности людей.
Матрица распределения времени и его управления была разработана Дуайтом Эйзенхауэром. В дальнейшем, на ее основе была создана система управления временем Стивена Кови. Она стала действенным способом повышения эффективности применения временных ресурсов в различных сферах и направлениях деятельности.
Сущность и содержание матрицы управления временем
Сущность распределения времени на решение различных задач, согласно предложенной Эйзенхауэром матрицы заключается в разделении всех видов деятельности на две группы:
- Важные дела.
- Срочные дела.
Между этими делами имеются принципиальные отличия. По факту, срочные дела ориентированы на исполнение «здесь и сейчас». Однако, это не означает, что они являются важными и значимыми в определенной сфере деятельности и в достижении поставленных целевых ориентиров. Для их достижения существует группа важных дел. Важные дела не всегда требуют срочности исполнения, но, зачастую, им требуется уделять повышенное внимание и тратить много времени на их осуществление. ] Важными являются дела, которые имеют значение в достижении поставленных целей.
В этой связи, при разделении дел на группы необходимо анализировать наличие их целевых ориентиров. Если дело не имеет значимых результатов, то его нельзя относить к категории важных.
Структура матрицы управления временем представлена четырьмя квадратами. Каждый квадрат содержит информацию, касающуюся характеристик дел, их целевых ориентиров, временных затрат. Рассмотрим содержание и значение каждого квадрата:
- Квадрат 1 включает в свой состав дела, которые могут быть отнесены одновременно и к важным, и к срочным. Такие дела требуют решения в настоящий временной период и ориентированы на достижение конкретного результата. В основном это кризисы и проблемы, с которыми приходится сталкиваться в жизни. Такие трудности поглощают жизненную энергию человека и направляют его на разгрузку от них к исполнению иных дел, которые характеризуются отсутствием принесения какой-либо пользы.
- Квадрат 2 содержит действия, направленные на прояснение ценностей, укрепление отношений с близкими и важными людьми, долгосрочное планирование действий, восстановление сил для достижения целей и поиска новых возможностей. Эти дела носят важный характер, но, зачастую, подлежат откладыванию, поскольку, рассматриваются в качестве незначимых и несрочных. Можно отметить, что решение дел, входящих в состав данного квадрата является наиболее значимым, поскольку, они ориентированы на перспективное развитие. Человек получает удовлетворение, сохраняет свою энергию и возможности направить ее в необходимое русло. Данный квадрат является ключевым в управлении временем.
- Квадрат 3 включает в свой состав совокупность дел, которые носят ежедневный, бытовой характер, не являются важными и ориентированными на результат, но рассматриваются в качестве срочных и подлежат исполнению в режиме реального времени. По сути, данные дела мешают рациональному распределению ресурсов и тормозят достижение поставленных целей. Сюда же включается реализация чужих желаний, если она опережает в важности дела из квадрата 2. Дела данного квадрата требуют устранению или, хотя бы, минимизации. Отказ от них обеспечивает рост времени на решение дел второго квадрата. Бессмысленные дела требуется исключать из своего расписания.
- Квадрат 4 является совокупностью незначимых и несрочных дел. Решение задач данного квадрата, исполнение только их ведет к деградации личности. Сюда включают повседневные мелочи, отвлекающие внимание человека от реально важных дел, а также бессмысленное времяпровождение и зависимость от каких-либо дел (компьютерные игры, просмотр ТВ, общение в социальных сетях и т. д.).
Рисунок 1. Матрица управления временем. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ
Принципы управления временем Стивена Кови
Управление временем на основании матрицы распределения временных ресурсов Стивена Кови опирается на следующие основные принципы:
- Принцип согласованности времени и задач. Здесь, требуется обеспечение единства всех элементов индивидуальной системы тайм-менеджмента для каждого конкретного человека. Осуществляется формирование единства между видением и миссией, ролями и целями, приоритетами и планами, желаниями и дисциплиной.
- Принцип сосредоточенности. Он означает акцентирование внимания на решении важных задач. При этом значимо и верное отнесение дел к важным. Концентрироваться необходимо на втором квадрате и сводить дела третьего квадрата к нулю. Для этого Кови предлагает основное внимание уделять не ежедневному планированию, а недельному. Недельное планирование позволяет резервировать достаточно большие отрезки времени (полдня – день) для важных, но несрочных дел. Получается, что важные дела исполняются ежедневно, что обеспечивает приближение к определенным результатам.
- Принцип сбалансированности. Он означает достижение баланса в распределении временных ресурсов. Такой баланс предполагает распределение времени в оптимальном количестве на все важные сферы жизни и деятельности отдельного индивида.
- Принцип гибкости. Он означает разработку планов в таком формате, который обеспечивает удобство исполнения дел. Планы должны быть гибкими и мобильными, чтобы корректировать по мере необходимости. Зависимость от планов является недопустимой.
- Принцип человечности означает упор на выстраивание человеческих отношений в распределении временных ресурсов. Человечность приобретает более значимый характер, чем точность, субординация, на которой базируется система тайм-менеджмента.
- Принцип компактности по Кови означает использование в реализации поставленных задач, дел оптимальных инструментов. Они должны быть удобными и позволяет работать в любых условиях.
