Документ как материальный носитель информации

Рисунок 1. Документ. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Информация, представленная в документарной форме, является подтверждением совершения различных операций, деятельности. Иными словами, в документарной форме представляются только достоверные данные.

Кроме того, документы обеспечивают передачу информационных данных, носителями которых они являются.

Особенности информации, представленной в документарной форме

Информационные данные, представленные в документарной форме, характеризуются рядом специфических черт. К ним относятся:

1. Ориентация информации, представленной в документе на социальное пользование. Документы ориентированы на публичное использование.
2. Документ предполагает наличие семантической (смысловой) информации, являющейся результатом интеллектуальной деятельности человека.
3. Содержательная основа информационных данных. Информация, представленная в документе, имеет определенное назначение и смысл. Документ не может быть носителем бессмысленной информации.
4. Полнота отражения информации. Как правило, информационные данные, представленные в документах, характеризуются полнотой. Для сообщений характерна завершенность. Незавершенное, фрагментарное сообщение не может быть полноценным документом.
5. Представление информации в закодированном виде. Значение или смысл закодированного текста можно понять, лишь зная знаковую систему кодирования и декодирования информации. Именно знаки позволяют передавать данные, в которые закладываются знания, эмоциональный компонент, чувства и целевые ориентиры.
6. Вещественная форма информации. Документ является материальным носителем информации. В документарной форме информационные данные приобретают вещественный характер. Для документа важна стабильная вещественная форма.

Документы используются во всех сферах социальной жизнедеятельности. Они хранят и передают различные информационные данные и освещают актуальные вопросы деятельности. Существование документов невозможно без материальных носителей, на которых фиксируется информация.

Функциональная роль документов

Основными функциями документов являются:

1. Информационная – отражает фиксацию в документах разнородной информации, данных, касающихся различных видов и направлений деятельности.
2. Юридическая – отражает правомерность информационных данных, представленных в документе. Содержание документов применяется в качестве доказательства решения различных спорных моментов, вопросов, подтверждения истинности совершаемых операций, сделок и т.д.
3. Организационная – отражает использование документов в управленческом процессе. Посредством них реализуется регламентация деятельности, утверждение ее основ, формирование правил и ответственности и т. д.
4. Коммуникативная – отражает процессы установления связей и взаимодействий между различными структурами, институтами, организациями и их отделами.
5. Воспитательная – отражает установление дисциплины, которая сопряжена с обязательствами документального оформления деятельности, исполнения тех или иных работ, операций согласно документальным данным. Кроме того, следует отметить, что оформление документов помогает хозяйствующим субъектам обеспечивать эффективную координацию работы, контролировать процессы деятельности и воспитывает эстетический вкус управленческих кадров и иных сотрудников.

Способы отражения информации в документах

Информация может отражаться в документах различными способами:

1. Текстовое документирование. Оно представляет собой отражение информации на бумажных носителях в виде буквенных знаков. Письмо стало устойчивым средством запечатления и передачи информации. Текстовое документирование является самым популярным и распространенным способом отражения информации, ее хранения и передачи. Даже с появлением цифровых технологий и формированием баз данных на ПК, текстовое отражение информации в документах не потеряла своей актуальности. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий, общественных организаций, коммерческих фирм, частных предприятий и отдельных лиц.

2. Техническое документирование. Данный вид документирования связан с необходимостью отражения технических мыслей. Документы данного типа выступают обобщением информации о результатах строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. В них отражается вся техническая информация, касающаяся того или иного направления деятельности. Возникновение технической документации относится к глубокой древности и связано с развитием техники и изменениям в организации производства. Техническая документация бывает следующих видов:

   • техническая документация производственных процессов. В них содержится информация проектной и конструкторской деятельности, технологии реализации производственных процессов;
   • техническая документация трудовой деятельности. Она содержит основы способов производства, создания чего-либо, инструкции по применению оборудования, способы создания объектов капитального строительства;
   • техническая документация картографического назначения. Она представляет собой отражение данных по геодезии, картографии, метеорологических показателей и т.д.;
   • техническая документация обслуживающих процессов. Она касается правовых основ, порядка применения техники и технологий.

3. Фотодокументирование. Данный способ отражения информации сопряжен с ее графическим представлением. Фотодокументы являются особенно значимыми и ценными в силу того, что они позволяют зафиксировать то или иное событие, процесс, явление, объект в момент его возникновения. Фотодокументы характеризуются наглядностью представления данных, их точностью отражения. Это обуславливает их широкое использование в различных отраслях и сферах деятельности.

4. Программное документирование. Оно предполагает сохранение информации на электронных носителях – электронные документы, базы данных, автоматизированные системы документирования.