Технологии электронного документооборота и управления знаниями — это технологии организационных и технических систем, которые обеспечивают процессы формирования, управления доступом и передачи электронных документов в различных сетях, а также обеспечивают контроль документационного потока в организациях.
Введение
Изначально системы электронного документооборота включали в свой состав следующие компоненты:
- Управляющая система работы с документами.
- Система, осуществляющая массовый ввод бумажной документации.
- Автоматизированной системы деловых процессов.
Система управления документами должна обеспечить работу с различными приложениями, сохранение информации на различных носителях, распределённую информационную обработку, организацию поиска и индексации электронной документации, коллективное использование электронных документов. Большой перечень разнообразных электронных документов в организациях порождается используемыми программными приложениями. Объединение с ними выполняется на уровне действий с файлами, то есть операции в приложениях, выполняющие открытие, закрытие, формирование, хранение и прочие действия, заменяются необходимыми операциями управляющей системы документооборота. Объединение, то есть интеграция, осуществляется в автоматическом режиме. Это достаточно непростая работа, но она обеспечивает сохранение принятых в организации типов документации
Технологии электронного документооборота
Одной из главных задач системы электронного документооборота считается процедура сохранения электронных документов на различных носителях, таких как сервера, библиотеки-автоматы и так далее. Помимо этого, необходимо наладить возможность быстрого поиска и доступа к разному оборудованию информационного хранения. Параметры доступности и себестоимости хранения должны находиться в оптимальном соотношении, зависящем от важности и информационной актуальности. С этой целью применяются технологии информационного хранилища.
Электронные документы хранятся на SQL-серверах. Чтобы обеспечить распределённую информационную обработку в онлайн режиме, следует прямо выполнить соединение с офисной сетью для получения доступа к информационному хранилищу при помощи транзакций. Возможно через сеть Интернет подключиться к веб-серверу организации и таким образом сделать доступными удалённые данные. Ещё имеется возможность в офлайн режиме отправить запрос при помощи электронной почты в информационное хранилище, указав параметры выбора. Исходя из этих критериев оформляется перечень документов, и они отправляются пользователю. Этим методом коммерческая служба способна оказать информационные услуги. Когда для сохранения документации сформирован целый набор информационных хранилищ, то целесообразно использовать сетевую СУБД, то есть систему управления базами данных.
Если нужно организовать быстрый поиск документации, то применяется индексация документов. Системы индексации делятся на атрибутивные и полнотекстовые. Когда выполняется атрибутивная индексация, электронный документ получает некоторый перечень атрибутов, имеющих текстовые, числовые или другие поля, которые позволяют выполнить поиск необходимого документа и обеспечить доступ к нему. Как правило, это имеет вид каталожной карточки, в которой хранятся имя авторов, дата, вид документации, набор ключевых фраз, комментарии. Поиск может выполняться по одному полю, но некоторому комплекту полей или по полному набору полей.
Полнотекстовое индексирование предполагает занесение в индекс всех слов, составляющих документ, исключая предлоги и незначительные при поиске слова. В этом случае имеется возможность поиска по любому, из входящих в документ, слову или фразе, то есть словесной комбинации. Можно использовать комбинацию этих способов. Правда это делает систему сложнее, но зато делает проще её использование работниками.
Некоторые проблемы могут появиться при коллективной обработке документов. Чтобы предотвратить одновременное редактирование документа несколькими пользователями, приоритетное право на редактирование предоставляется специалисту, который первым открыл документ. Другие специалисты могут работать с этим документом в режиме «только для чтения». Поскольку некоторые работники должны выполнять редактирование документа, то им предоставляются права на коррекцию документации. При этом все внесённые поправки заносятся в протокол, чтобы администратор имел возможность отслеживать этапы передвижения документа по инстанциям и его изменения.
Все сотрудники получают пароли и права доступа, чтобы обеспечить недоступность документа людям, не имеющим таких прав. Права доступа тоже имеют свои градации. Одним работникам доступны полные права, то есть они могут редактировать и даже уничтожать документы. Другим сотрудникам предоставляется доступ только к определённым разделам документа, а третьим сотрудникам разрешается только просмотр документа.
Второй частью электронного документооборота является система, обеспечивающая массовый ввод бумажных документов. Задача этой системы состоит в массовом сканировании бумажной архивной документации и трансляции её в электронный формат. В плане обработки вся документация подразделяется на следующие группы:
- Простая документация.
- Специальные формы.
Формы отличаются от обычной документации массой избыточной информации, с позиций её электронной обработки. К формам можно отнести пиктограммы, подписи и так далее.
Третьей частью электронного документооборота является автоматизация деловых процессов. Её предназначением является построение модели работы всех сотрудников, занимающихся обработкой электронных документов. Система состоит из редактора графики, программы, преобразующей карты деловых процессов в программное приложение системы автоматизации деловых процессов и программы управления деловыми процессами.
