Создание таблиц и запросов в СУБД MS Access

Введение

Базой для реализации учётных и контрольных операций, а также планирования, являются различные картотеки, журналы регистрации, списки и так далее. С течением времени они увеличиваются в объёме и обновляются. Если объём информации становится чрезмерно большим, то нахождение и обобщение требуемой информации в ручном режиме превращается практически в нереализуемый процесс.

С появлением компьютерной техники применением её для информационной обработки стала возможной автоматизация решения большинства информационных, справочных и расчётных проблем. Изначально для того, чтобы накапливать и сохранять информацию на компьютерах использовались локальные массивы или просто файлы, причём для всех подлежащих решению функциональных задач формировались отдельные файлы начальной и результирующей информации. Это означало существенное дублирование информации, делало сложнее её обновление, а также решение взаимозависимых задач по определённым проблемам.

По мере развития компьютерного программного обеспечения возникли идеи реализации управляющих систем, которые смогли бы копить, сохранять и выполнять обновление взаимосвязанной информации по определённой совокупности решаемых задач, к примеру, при создании автоматизированной системы бухгалтерского учёта в организации. Такие идеи были воплощены при создании систем управления базами данных (СУБД). СУБД оперирует не с локальными, а с взаимосвязанными информационными массивами, именуемыми базами данных.

Создание таблиц и запросов в СУБД MS Access

Microsoft Access является функционально полной реляционной системой управления базами данных. В этой программе имеется совокупность всех необходимых средств для определения и обработки информационных данных, а также предусмотрена возможность управлять ими при использовании значительных информационных объёмов.

Следует отметить, что программа Microsoft Access осуществила в этом направлении революционный скачок, и многие пользователи, формируя свои собственные базы данных, используют именно её. Система управления базами данных даёт возможность пользователям осуществлять контроль структуры и описания информационных данных, их обработку и возможность коллективного использования этих данных. То есть, Microsoft Access является системой управления базами данных, предназначенной для формирования и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к информации, и её обработки.

База данных – это организованная структура, используемая для сохранения каких-либо сведений о явлениях, процессах, действиях и так далее. Данные содержат информацию о событиях, которые происходят в окружающей действительности, и по существу могут считаться зафиксированными сигналами, появившимися в итоге данных событий. Данные могут превратиться в информацию, если их подвергнуть обработке и осмыслению, используя подходящие к таким данным методики. На текущий момент практически все СУБД имеют в своём составе помимо собственно данных ещё и методики, то есть программные коды. Поэтому справедливо предположить, что Microsoft Access является СУБД, предоставляющей обширный набор средств для сохранения информации и оптимального управления ею.

Базы данных состоят из различных объектов, главными из которых считаются таблицы. Структурная организация самой простой базы данных может быть представлена двумерной таблицей, состоящей их столбцов и строк. Аналогами столбцов и строк в такой самой простой базе данных считаются поля и записи.

СУБД MS Access предназначена для работы с объектами следующих типов:

• Табличный тип объектов.
• Запросы.
• Формы.
• Отчёты.
• Страницы.
• Макросы.
• Модули.

Табличный тип является основным объектом базы данных, где сохраняются все данные, присутствующие в базе, а также структура базы, то есть поля, их типы и свойства.

Использование запросов предоставляет возможность выбора данных из одной или набора взаимосвязанных таблиц. Результатом исполнения запроса станет итоговая таблица, которую вместе с другими таблицами можно использовать для обработки данных. При помощи запроса возможно также осуществить обновление, удаление или добавление данных в таблицу.

Формирование таблиц, аналогично другим объектам базы данных, следует начинать с активизации окна базы данных. В данном окне следует выбрать компонент управления «Таблицы», а затем в правой панели окна появится список таблиц, уже имеющихся в базе данных. Когда в базе данных таблицы отсутствуют, то в правой оконной панели будут отображаться лишь следующие элементы управления, используемые при создании новой таблицы:

1. Формирование таблицы с использованием режима конструктора.
2. Формирование таблицы с использованием мастера.
3. Формирование таблицы при помощи ввода информации.

Таблица базы данных формируется в два этапа. Сначала должна быть определена её структура, а именно:

• Совокупность полей.
• Имена полей.
• Типы для всех полей по отдельности.
• Размер каждого поля.
• Другие свойства полей.

Второй этап заключается в заполнении таблицы данными, что означает формирование записей.

Чтобы создать новую таблицу, следует в окне базы данных сделать щелчок указателем мыши по знаку одного из перечисленных выше элементов управления или сделать щелчок по клавише «Создать», находящейся в верхней панели окна. В появившемся окне нужно выбрать требуемый режим формирования таблицы, а именно:

• «Конструктор».
• «Мастер таблиц».
• «Импорт таблиц».
• «Режим таблицы».

Главным считается режим формирования таблицы при помощи «Конструктора». В данном режиме пользователю разрешается самому назначать характеристики каждого компонента структурной организации таблицы.