Создание базы данных в MS Excel

Введение

Набор строк заданной структуры, которые содержат информацию о совокупности объектов одного типа, считается самой простой базой данных. Она отображается в виде прямоугольной таблицы, где строки являются записями базы данных, а столбцы являются её полями. К примеру, базой данных может быть перечень номеров телефонов, расписание движения автобусов, список сотрудников организации, перечень экскурсионных туров и так далее. Программа Microsoft Excel обладает отличным инструментальным набором, позволяющим работать с базами данных.

Создание базы данных в MS Excel

Приведём правила и рекомендации по оптимальной организации базы данных:

1. Зона, где предполагается разместить базу данных, должна быть прямоугольной формы.
2. Все столбцы должны иметь однотипные данные. Эти данные принадлежать одному из допустимых типов, а именно, числовому, текстовому типу, типу дата/время, логическому типу, типу гиперссылки, а также вычисляемому типу.
3. В первой строке базы данных должны быть указаны наименования полей, которые описывают содержимое данного столбца. Рекомендуется присваивать полям базы данных не очень длинные имена, причём, база данных не должна иметь полей с одинаковыми именами.
4. В списке не должно быть пустых строк и столбцов.
5. Рекомендуется для базы данных выделять отдельный лист. Когда же на листе помимо базы данных располагаются иные информационные данные, то база данных обязана отделяться от них хотя бы одним пустым столбцом или пустой строкой.
6. Не следует размещать иные данные левее или правее списка, поскольку они могут быть скрыты при осуществлении фильтрации записей базы данных.
7. Диапазон, имеющий данные, определяющие базу данных, лучше присвоить наименование.

На основании указанных выше рекомендаций, приведём пример формирования базы данных с названием «Розы», которая содержит данные о разных сортах роз. База данных выполнена в формате таблицы, а её фрагмент представлен на рисунке ниже:

Рисунок 1. Таблица. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

База данных состоит из восьми полей, наименования которых приведены в четвёртой строке электронной таблицы. Вторая строка посвящена развёрнутым описаниям содержимого полей и не входит в состав, собственно, базы данных.

Полям базы данных присвоены следующие типы:

Рисунок 2. Таблица. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

То есть, база данных «Розы» берёт начало с четвёртой строки листа и состоит из колонок А-Н. Считается, что эта база данных расположена в диапазоне А4:H36, которому задано имя «Розы».

Файлы, в которых находятся фотографии разных сортов роз, размещаются во внутренней папке Foto, то есть в активном каталоге. Посмотреть изображение можно путём активации требуемой ссылки.

Записи в базе данных могут быть отсортированы. Сортировкой является осуществление упорядочения записей в требуемом порядке, а именно, в алфавитном, в хронологическом или числовом, а также по возрастанию или убыванию. MS Excel также позволяет задавать свой требуемый сортировочный порядок. Выполнение сортировки записей позволяет упростить поиск необходимой информации.

Допустим, требуется выполнить сортировку, приведённой в примере базы данных, согласно полю «Название» в алфавитном порядке. Поле, по которому выполняется сортировка базы данных, именуется как ключевое поле или просто ключ. Чтобы получить необходимое упорядочение записей, следует исполнить следующие операции:

1. Выполнить выделение любой клетки из диапазона с базой данных.
2. Сделать выбор в меню «Данные» команды «Сортировка».
3. В появившемся затем окне установить галочку на поле «Мои данные имеют заголовки».
4. Выполнить задание параметра «Сортировать по» и выбрать из списка значений поле «Название». Далее выбрать сортировочный порядок, например, «По возрастанию», то есть от А до Я.
5. Активировать процесс сортировки, нажав клавишу ОК.

Сортировка может быть выполнена одновременно по набору ключей. К примеру, если необходимо выполнить сортировку списка так, чтобы записи прошли упорядочивание по группе, а сорта, входящие в одну группу, были отсортированы согласно году выведения сорта. Чтобы выполнить такую сортировку необходимо задавать пару ключей, а именно, первый (главный) ключ в поле «Группа», а второй в поле «Год», с сортировочным порядком «По алфавиту» для поля «Группа», и «По возрастанию» для поля год.

Чтобы это исполнить, следует выбрать из меню команду «Данные/Сортировка», и задать необходимые параметры сортировки. Новый уровень сортировки может быть добавлен при помощи кнопки «Добавить уровень». Диалоговое окно «Сортировка» показано на рисунке ниже.

Рисунок 3. Окно программы. Автор24 — интернет-биржа студенческих работ

Фильтрование списка означает сделать невидимыми все строка, которые не удовлетворяют определённым условиям отбора. Программа MS Excel для этих целей имеет в своём составе две команды в меню «Данные», а именно, команду «Авто фильтр», предназначенную для несложных условий отбора, и «Расширенный фильтр, для усложнённых критериев.

Для использования команды «Авто фильтр» необходимо осуществить выделение любой клетки из диапазона базы данных, а далее из меню «Данные» следует сделать выбор команды «Фильтр». Программа покажет кнопки со стрелками (кнопки авто фильтра) около каждого названия поля.