Системы электронного документооборота — это системы, рассчитанные на большое число пользователей и работающие в автоматизированном режиме, которые сопровождают работу по управлению иерархическими организациями, чтобы они могли выполнять свои функции.
Сущность и назначение систем электронного документооборота
В наше время практически в любой компании система электронного документооборота (СЭД) стала непременным атрибутом инфраструктуры информационных технологий. При их посредстве увеличивают уровень эффективности работы различные коммерческие фирмы и промышленные производства, а в государственных органах электронный документооборот помогает решать внутренние управленческие задачи, задачи координации действий различных ведомств и работы с гражданами. Под системой электронного документооборота понимается организационная и техническая система, которая обеспечивает формирование, организацию доступа и предоставления электронных документов в сети интернет и других сетях, а также обеспечивает возможность контролировать потоки документации в организациях.
Поначалу такие системы применялись только в качестве инструментария, позволяющего автоматизировать проблемы стандартного делопроизводства, но с течением времени такие системы стали применяться к более широкой области проблем. Сейчас проектировщики СЭД планируют применять эти системы на обработку не только корреспонденции и организационных документов, но и на работу с разнообразными документами внутреннего пользования, такими как договора, справочники и так далее. СЭД также применяется при решении прикладных проблем, где основным компонентом считается обработка электронных документов, а именно организация работы с клиентами, работа с заявлениями людей, автоматизация различных сервисных служб и так далее. Практически системой электронного документооборота можно считать все информационные системы, которые обеспечивают обработку электронной документации.
Развитие рынка систем электронного документооборота опережает все другие направления индустрии информационных технологий. Приобретают такие системы различные по объёмам и направлению работы компании. Но, как правило, главным пользователем СЭД считаются государственные организации. По экспертным данным, около тридцати процентов разработок по реализации технологических возможностей электронного документооборота направлены на органы государственной власти. И необходимо отметить, что как раз заинтересованность государственных органов является главной составляющей устойчивости рынка СЭД, который и при экономическом кризисе имел значительный прогресс. Системы электронного документооборота считаются базовым компонентом положения об «электронном правительстве», формирование которого должно устранить бюрократические заслоны при работе государственных органов с населением и коммерческими структурами, а также препятствовать коррупции. Основной особенностью внедрения СЭД в государственных органах являются очень строгие требования к безопасности информационных данных. Имеется ввиду разработка на основе стандартных программных средств систем электронного документооборота с повышенным уровнем защиты.
Принципы и основные понятия электронного документооборота
Документооборотом является перемещение документов в компании, начиная с их написания или получения до окончания выполнения или отправки. С документацией могут выполняться следующие действия:
- Получение документа.
- Выполнение его регистрации.
- Выполнение рассылки необходимым адресатам.
- Осуществление контроля исполнения.
- Оформление дел.
- Осуществление хранения и повторного применения документов.
- Организация справочной работы.
Под электронным документооборотом (ЭДО) понимается отлаженный механизм по обработке документации, которая представлена в электронном формате, с выполнением концепции отсутствия бумажного делопроизводства.
Машиночитаемым документом является документ, который пригоден для считывания заложенной в него информации в автоматическом режиме, и который записан на специальных информационных носителях.
Электронным документом (ЭД) является документ, который создан при помощи методов компьютерной работы с информацией, и который можно подписать электронной подписью и сохранить на информационном носителе как файл нужного формата.
Электронной подписью (ЭП) является аналогия рукописной подписи, которая является методом защиты информационных данных и обеспечивает контроль целостности и подтверждение того факта, что электронный документ является подлинным.
Основополагающими принципами электронного документооборота являются:
- Разовая регистрация документа, которая позволяет выполнить однозначную идентификацию документа.
- Наличие возможности выполнять операции в параллельном режиме, что позволяет уменьшить времени оборота документации и повысить оперативность их выполнения.
- Обеспечение непрерывности продвижения документации, что позволяет определить ответственное за выполнение документированной задачи лицо на протяжении всего жизненного цикла документа.
- Общая или распределённая по согласованию база информационной документации, которая позволяет избежать дублирования документации.
- Наличие хорошо организованной поисковой системы, которая даёт возможность найти документ при минимуме информации о его содержании.
- Наличие развитой системы отчётности по разным параметрам документации, которая позволяет осуществлять контроль движения документов по функциям документооборота и вырабатывать решения по методам управления, опираясь на информацию из отчётов.
Системы электронного документооборота, которые появились сравнительно недавно, сегодня являются основой информационной структуры всех передовых организаций. Хотя изначально их задачей была только лишь несложная автоматизация оборота документов.
