Автоматизации делопроизводства предприятия — это автоматизация обеспечения необходимой документацией, которая требуется для нормального функционирования фирмы.
Введение
В сфере автоматизации производственных процессов в компании, значительное внимание уделяется автоматизации делопроизводства и сопутствующего ему документооборота. Многие работники считают определения делопроизводство и документооборот синонимами, но на самом деле это не так. Документационное обеспечение управления (ДОУ) вобрало в себя проблемы документирования, налаживания обработки документации при организации управления и осуществление её сохранения в архивах.
Документирование – это создание документов, то есть формирование текстов, организация требуемого формата и нужных согласований, а затем и их изготовление.
Под делопроизводством понимается набор действий по налаживанию ДОУ компании или предприятия. Есть также мнение, что ДОУ будет главной составляющей делопроизводства.
Обработка документации – это её перемещение, поиск, хранение и применение. Под систематизацией хранения документации в архивах понимается формирование параметров хранения выпускаемой в компании информации, её нахождения и применения с целью помощи в выработке необходимых действий по управлению.
Документооборот – это перемещение документации в границах ДОУ. Деловой процедурой считается очерёдность некоторого набора процедур, которые выполняют работники фирм для разрешения различных проблем или других целей.
Деловые процедуры помогают в ведении бизнеса и считаются методом реализации фактического управления организацией.
Архив в электронной форме
В нашей стране очень популярен термин «электронный архив», что стало отличительной характеристикой электронного делопроизводства в России. В передовых зарубежных странах пользуется популярностью термин «dâtawarehouse» (складирование информации). В процессах делопроизводства архив служит для систематизации сохранения документации и считается одной их главных задач делопроизводства, наряду с созданием, обработкой и систематизацией документации. Иногда бытует мнение, что современная архивная система полностью выполняет все задачи по организации документооборота. Приведённые выше определения показывают, что это принципиально невозможно, поскольку на практике документация подвергается перемещению в границах разрешения существующих задач, а только в пределах учёта её хранения в архивах.
Делопроизводство и деловые процедуры
Отличительные особенности делопроизводства от деловых процедур можно отобразить примером из реальной практики. К примеру, обычный процесс покупки клиентом товара можно представить так
- От клиента в компанию поступает звонок с просьбой размещения заказа.
- Компания регистрирует заказ в клиентской базе данных.
- Выполняется выписка счёта на товар.
- Оформленный счёт поступает в бухгалтерию.
- Клиент оплачивает счёт, что отражается в системе бухгалтерии.
- Выполняется отгрузка товара со слада и это фиксируется в базе данных склада.
- Осуществляется выписка счёта фактуры и накладной на товар.
- Выполняется отгрузка товара клиенту.
- Документы, а именно счёт фактура и накладная, пересылаются в бухгалтерию.
В перечисленных действиях к процессу делопроизводства относятся пункты три (формирование счёта), четыре (перемещение счёта), семь (счёт-фактура и накладная) и девять (перемещение счёта-фактуры и накладной). В случае более сложной организации продаж, то в делопроизводстве возможно добавление добавочных операций. То есть, операции делопроизводства переплетаются с деловыми процедурами в тех пунктах, где требуется их сопровождение документами. Иногда, как правило, в государственных организациях, деловые операции заключаются только в выполнении действий делопроизводства. Отсюда следует главное отличительная черта делопроизводства от деловых процедур, которое состоит в их функциональном различии. А именно задачей делопроизводства является документационная поддержка управления организацией, а деловые процедуры отвечают за организацию бизнеса или достижение функции цели и считаются методом реализации практических управленческих действий.
Отличием между автоматизацией делопроизводства в передовых западных странах и в нашей стране является то, что системы автоматизации для российских организаций обязаны значительно большее внимание уделять бумажной документации в делопроизводстве и реализовывать не такую жёсткую структуру автоматизации деловых процедур.
Западные системы автоматизации делопроизводства в России
Главные типы программных продуктов, предназначенных для делопроизводства и деловых процедур, можно обобщённо поделить на следующие категории:
- Системы, позволяющие автоматизировать деловые процедуры (wórkflow).
- Системы обеспечения коллективных действий (groupware).
- Системы регистрации, хранения и поиска документов, то есть управления документацией.
- Системы обмена документацией (электронная почта).
Такое деление сформировалось сравнительно недавно. Сегодня это деление можно считать условным, поскольку последние разработки самых популярных программ стремятся соединить все перечисленные технологии, а также много других технологий. Помимо этого, все эти технологии, исключая, конечно, электронную почту, распространение которой в бизнесе изначально было на уровне популярности программных продуктов формирования документов, уступают своё место новейшей концепции cóllaboration&messagìng («сотрудничество и обмен сообщениями»).
Проблема в том, что осуществить автоматизацию деловых процедур и коллективной работы реально достаточно непросто. Не существует чёткого и универсального набора рекомендаций, которые гарантируют успешность бизнеса. Все предприятия в этом плане совершенно уникальны.
