Access — это разработанная корпорацией Microsoft полнофункциональная программа, предназначенная для работы с базами данных любого типа.
Базы данных
Данные, представляющие собой совокупность фактов, становятся полезной информацией только после того, как будет выполнено их упорядочение каким-либо разумным методом. Базой данных является организованный набор данных, отражающий состояние объектов и их взаимоотношений в конкретной предметной области.
Системой управления базами данных (СУБД) является система, которая обеспечивает ввод данных в базу данных, их сохранение и восстановление при случайных сбоях, манипулирование данными, поиск и вывод данных по запросам пользователей.
По моделям представления базы данных делятся на следующие типы:
- Иерархические базы данных.
- Сетевые базы данных.
- Реляционные базы данных.
- Объектно-реляционные базы данных.
Иерархические базы данных являются самой первой моделью представления данных, в которой весь набор записей базы данных отображается в форме дерева с отношениями родитель-потомок. Верхний уровень отводится только одному объекту, второй уровень занимают объекты второго уровня и так далее. В иерархической модели узел способен иметь лишь родителя. Основным достоинством иерархической базы данных является простота описания и быстрое исполнение запросов.
Сетевой базой данных является база данных, в которой одна запись способна участвовать в нескольких отношениях родитель-потомок, то есть, база данных может представлять собой не дерево, а граф. Данные в такой базе представлены в форме коллекций записей, а связи представлены как наборы. В сетевой модели все элементы данных обязаны содержать ссылки на некоторые другие элементы, по этой причине необходимо наличие значительных компьютерных ресурсов памяти.
Реляционную базу данных разработал Эдгар Кодд ещё в начале семидесятых годов прошлого века. Данная модель данных базируется на понятии математических отношений. Простота и гибкость этой модели смогла сразу привлечь к ней внимание проектировщиков, и уже в восьмидесятых годах двадцатого века она получила широкое распространение.
Термин «реляционная» подразумевает, что теория основана на математическом понятии «отношение», то есть, в англоязычном варианте relation. Неформально термин «отношение» иногда подменяется словом таблица. В реляционной модели данные и связи отображаются в форме таблиц, каждая из которых обладает несколькими столбцами с уникальными именами, а каждая операция над данными является операцией над таблицами. Отличительной особенностью реляционных баз данных считается отсутствие указателей между записями. Практически все современные коммерческие системы основываются на реляционных моделях. Наиболее часто подобные базы данных формируются на основе набора таблиц, которые связанны между собой посредством общих атрибутов. К примеру, связь между двумя таблицами может быть установлена путём записи в один из столбцов третьей, связующей таблицы, номера записей в первой таблице, а в другой столбец должны быт записаны соответствующие им номера записей во второй таблице. То есть, каждая совокупность данных может быть представлена в табличном формате.
Проектирование реляционных баз данных в Access
Все таблицы обязаны обладать следующим набором свойств:
- Весь набор элементов одного столбца должны обладать одинаковым типом данных.
- Все столбцы должны обладать уникальными именами.
- Таблица не должна иметь двух одинаковых строк.
- Расположение строк и столбцов в таблице не имеет значения.
Полем является наименьший поименованный элемент информации, который хранится в базе данных и рассматривается как единое целое. Поле может отображаться числом, буквами или их комбинацией (текстом).
Записью является совокупность полей, которые соответствуют одному объекту. Например, в телефонном справочнике любому человеку или организации может соответствовать запись, которая состоит из трех полей.
При формировании базы данных в Microsoft Access используются следующий основной набор объектов:
- Таблицей считается объект, который предназначен для хранения данных в формате записей (строк) и полей (столбцов). Как правило, любая таблица применяется для сохранения информации по одному конкретному вопросу.
- Формой является объект Microsoft Access, который предназначен главным образом для ввода данных. В форме могут быть размещены элементы управления, используемые для ввода, изображения и изменения данных в полях таблицы.
- Запросом является объект, который позволяет получать необходимую информацию из одной или нескольких таблиц.
- Отчетом является объект базы данных Microsoft Access, который предназначен для распечатывания данных.
- Макросами являются программы, производящие такую информационную обработку, которая недоступна любому из вышеназванных средств по отдельности.
- Кнопочной формой является форма особого вида, где расположены меню вызова средств, которые отвечают на типовые вопросы, появляющиеся при работе с базой.
Создание базы следует начинать с создания таблиц. В режиме таблицы могут быть добавлены, отредактированы или просмотрены табличные данные. Имеется возможность проверки орфографии и распечатки табличных данных, а также можно отфильтровать и отсортировать записи, поменять внешний вид таблицы или скорректировать структурную организацию таблицы, добавив или удалив столбцы.
При помощи запросов существует возможность просмотра, анализа и изменения данных из нескольких таблиц. Они также применяются как источник данных для форм и отчетов. Очень часто применяется запрос на выборку, так как при его исполнении данные, которые удовлетворяют условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и могут выводиться в заданном порядке. Такой запрос может быть создан при помощи мастера или самостоятельно при помощи конструктора.
