Коммуникация как передача информации — это двухсторонний обмен информацией, который ведёт к взаимопониманию.
Общие сведения
Под коммуникацией следует понимать процесс информационного обмена различными данными.
Практически любая функция менеджера для её успешной реализации предполагает эффективные коммуникационные действия. Основным моментом эффективного управления выступает налаживание целеустремлённой и согласованной работы людей.
Само понятие «коммуникация» (латинское слово — communicatio — сделать общедоступным) возникло в трудах специалистов в начале двадцатого века. Вскоре понятие «коммуникация» стало общепризнанным, но его использование совсем не значило превращение коммуникации в важнейший компонент научных работ. Лишь прогресс разных концептуальных положений организаций сделал актуальными проблемы, которые связаны с формированием и работой коммуникационных сетей. Сегодня коммуникация считается основной составляющей работы организации, и управляющие работники затрачивают на эту составляющую иногда до девяносто процентов своего времени работы. Она даёт возможность скоординировать работу как внутри организации, так и организовывать внешние связи.
Коммуникация как передача информации
Есть две главные коммуникационные функции:
- Информационная функция.
- Личностная функция.
Информационная выполняет операцию продвижения информационных данных, личностная обеспечивает обмен данными между отдельными личностями. Две эти составляющие очень тесно взаимосвязаны. Личностное взаимодействие выполняется главным образом посредством движения информации, но не сводится лишь только к информационному обмену, поскольку коммуникация основана не только на факте пересылки и нахождения информации, но и на её оценке отдельными личностями и её конкретной интерпретацией.
Поэтому одной из важных задач в процессе управления предприятием считается реализация и работа оптимальной коммуникационной системы. Главная её цель заключается в обеспечении правильного восприятия (понимания) информации, которая является сутью обмена, сообщения. Главными постулатами, которые предъявляются к транслируемой информации считаются полнота, своевременность и достоверность.
При выполнении информационного обмена существуют следующие понятия:
- Отправитель. Это субъект, который генерирует идею или собирает информацию и отправляет её.
- Сообщение. Это информационные данные, которые закодированы посредством символов.
- Канал. Это устройство, посредством которого передаётся информация.
- Получатель. Это субъект, для которого предназначается информация и который выполняет её интерпретацию.
В процессе обмена информацией получатель и отправитель должны пройти через ряд связанных между собой этапов. Стоящая перед ними проблема заключается в формировании сообщения и применении канала передачи данных для того, чтобы и отправитель, и получатель понимали и разделяли сформулированную идею.
Этапы коммуникации
Эти этапы следующие:
Возникновение идеи.
Выполнение операции кодирования и выбора канала передачи.
Отправителю необходимо при помощи символов произвести кодирование информации, применяя слова, интонацию и жестикуляцию. Операция кодирования выполняет превращение идеи в конкретное сообщение. К широко известным каналам можно отнести передачу речи, письменные документы, компьютерные и другие электронные средства связи. Иногда для повышения эффективности сообщения применяют несколько коммуникационных средств.
Этап передачи сообщения.
Этап декодирования.
Это преобразование символов сообщения в смысловое содержание, воспринимаемое получателем.
Характерной чертой коммуникативного процесса считается возможность искажения или вовсе потери смысловой части информации. Началом процесса обмена информацией, как сказано выше, считается формулировка идеи послания или сбора информации, которую надо отправить получателю. Отправитель выбирает, какую существенную мысль необходимо выбрать в качестве объекта для обмена. Следует признать, что иногда попытка информационного обмена прекращается на этом этапе, так как отправитель не уделяет требуемого внимания осмысливанию идеи.
Перед передачей сообщения, отправителю необходимо кодировать его посредством выбранной символики. Кодирование формирует из идеи законченное сообщение. Кодирование сообщения должно выполняться при помощи доступного получателю кода или языка. Иногда полезно вспоминать термины нужного профессионального направления. В случае непригодности канала для практического воспроизводства выбранной символики, или не соответствия выбранной идее, сформированной на начальном этапе, процедура обмена информацией станет не столь эффективной или вообще не будет выполнена.
По факту, иногда руководящий работник предприятия использует более одного канала для передачи информации подчинённым работникам (в виде официального сообщения и при помощи разных слухов), что часто даёт возможность повышения эффективности коммуникационного процесса. Но с другой стороны это может быть и источником проблем. К примеру, возникают осложнения из-за возможности двойственного истолкования одного и того же сообщения. А если сочетаются указания при помощи речи и письменные документы, то информационный поток может превратиться в неуправляемый.
Третий этап заключается в применении отправителем канала для пересылки сообщения (кодированной идеи или идейного комплекса) получателю. Но это ещё не сама коммуникация, а только практическая передача информации. Получатель должен выполнить декодирование сообщения отправителя. Под декодированием понимается формирование из символов сообщения отправителя мыслей получателя. Если символика отправителя имеет для получателя такое же самое смысловое содержание, то получатель сможет правильно понять мысли отправителя. Если получателю нет необходимости как-то реагировать на полученное сообщение, то процедура информационного обмена считается завершённой.
