Информационная система, применяемая в управлении организацией — это набор информационных данных, обслуживающий персонал, набор прикладных, технологических и технических решений, которые обеспечивают информационную поддержку функционирования организации согласно правилам и концепциям, определённым целью и стратегией организации.
Введение
Основой работы всех успешных компаний является налаженная деятельность по сбору и анализу требуемых информационных данных. Это даёт возможность планирования результатов и предвидения излишних затрат. Информационная система управления (ИСУ) является комплексом организационных, технических, программных и информационных средств, которые объединены в единое целое с целью сбора и сохранения информации. Когда возникает необходимость, то верно спроектированная информационная система предполагает возможность коррекции её структурной организации. Предназначение ИСУ состоит в том, найденная информация подвергается обработке и становится аналитической информацией. Данное свойство информационных систем даёт возможность не только выявить пробелы в работе, но и определить методы их ликвидации.
Применение подобных систем даёт возможность оперативно вносить требуемые коррективы в деятельности организации. Своевременно запланированная работа часто даёт возможность перейти на новые направления производственного развития. Для обеспечения соответствия главным требованиям по реализации управления организацией, ИСУ должна удовлетворять следующим условиям:
- Весь информационный материл обязан быть полным, даже если осуществляется экономия занимаемой памяти.
- Требуемая база данных должна предоставляться вовремя и в необходимом объёме.
- Вся сохранённая в ИСУ информация должна быть конфиденциальной.
Операции по информационному управлению могут в полном объёме выполняться с применением возможностей информационных технологий. Сотрудники в этом варианте играют вспомогательные роли. Но возможен и обратный вариант организации управления, и при оптимальном сочетании этих двух вариантов качество работ не только не ухудшится, а даже улучшится.
Информационная система и управление организацией
Существует следующие системные уровни управления:
- Стратегический уровень.
- Тактический уровень.
- Оперативный уровень.
У каждого уровня имеются свои задачи, формулировки которых определяются конечным результатом, наиболее желаемым для руководящих работников. Каждый уровень организации деятельности предприятия имеет свою систему информационного управления. При формировании стратегии выполняется поиск имеющейся в регионе информации, и её анализ, который позволяет определить актуальность предполагаемых операций.
Тактический уровень управления предполагает формирование плана тактических операций, позволяющих решить поставленные задачи. На оперативном уровне необходим быстрый анализ информации, который позволяет сформулировать новые задачи, а также наметить методы разрешения появившихся проблем.
Информационные технологии дают возможность быстрой обработки запросов и формирования ответов. Однако анализ и информационная обработка, выполняемая проверенными специалистами, иногда может стать более выгодной и надёжной. Информационные данные, поступающие от вычислительных систем, всегда более сухие, базирующиеся на программных цифрах. Поэтому не стоит ограничиваться только чисто компьютерной обработкой.
Существует довольно много видов информационных систем, определяемых их назначением. В зависимости от методов отображения информации и её организации можно выделить следующие типы:
- Информационные системы фактографического типа, которые служат для накопления и сохранения информационных данных в большом количестве экземпляров.
- Информационные системы документального типа, представленные одним информационным компонентом, который называется входным документом.
- Информационные системы геоинформационного типа, которые содержат набор выборочных информационных объектов, привязанных к общей электронной топографической базе, именуемой электронной картой.
По исполняемым функциям и решаемым задачам существует следующая классификация информационных систем:
- Информационные системы справочного типа, содержащие информационные данные, представленные в сгруппированном формате. То есть, это разнообразные справочники, картотеки и так далее.
- Информационные системы информационно-поискового типа, которые могут выполнять поиск данных на основании образов.
- Информационные системы расчётного типа, которые могут выполнять обработку материалов на основании конкретных расчётных алгоритмов.
- Информационные системы технологического типа, которые способны полностью или частично улучшить имеющиеся технологические циклы.
Информационная система управления организацией должна охватывать весь рыночный цикл, начиная с формирования основ бизнеса и заканчивая планируемыми итогами деятельности. Задачи программы определяются областью работы, структурой и параметрами организации. Они могут быть сгруппированы на основании структуры системы организации:
- Руководящий уровень. Приоритетом здесь является осуществление контроля за деятельностью работников и состоянием финансовых показателей предприятия. Помимо этого, выполняется координация работы и информирование о негативных явлениях. На данном уровне может быть сформирована и предварительная информация о стоимости продукта.
- Бухгалтерский уровень. Осуществляет курирование работы всех финансовых потоков, предоставляет менеджменту учётную политику предприятия.
- Сектор управления. Осуществляет курирование соблюдения производственных норм и дисциплины, а также оформляет документацию по заказам.
- Сектор продаж. Решает вопросы сбыта продукции, формирует систему скидок.
