Этапы систематизации информации — это этапы обработки информационных данных или документов для преобразования их к необходимому формату и их интерпретация, которая позволяет пользователю правильно воспринимать эти данные.
Систематизация информации
Если речь идёт об информации в документальном формате, то под ее систематизацией понимается формирование индекса классификации документа согласно его содержанию и в соответствии с таблицей классификации по библиографии. А главной задачей систематизации является представление содержательного смысла документа в форме набора индексов классификации для обеспечения правильной работы поисковой библиографической системы.
Основные объекты, подлежащие систематизации, как правило, следующие:
- Публикации (издания).
- Научные труды.
- Изобразительные издания.
- Нотная запись музыкальных произведений.
Под общей методикой понимается набор методов и правил, применяющихся для систематизации информации по любым сферам знаний.
В отличие от частной методики, которая состоит из правил, относящихся к систематизации информационных документов по отдельным областям знаний или по набору близких наук, общая систематизация даёт возможность выразить смысловую структуру документа как набор индексов классификации для формирования справочного фонда.
Основы и способы систематизации
При выполнении систематизации требуется выполнение основных принципов:
- Содержание документа имеет более высокий приоритет чем его форма. Индекс присваивается документу согласно его содержанию, за исключением случаев, когда уже в таблицах есть разделение по форме издания.
- Научная объективность. Состоит в объективном анализе и определении главного направления в содержании документа. Осуществление этого правила сопряжено с выполнением дополнительных изменений системы классификации.
- Последовательный принцип. Реализации этого принципа помогают правила общей и частной методик систематизации. Состоит в использовании одних и тех же способов в схожих условиях.
При практической работе по систематизации применяются такие методики:
Многократное отражение. Применяется в случаях, если в документах имеется более одного аспекта содержания. Такой метод подразумевает присутствие в формуле классификации двух и более индексных значений. Первый индекс считается главным (основным), а другие —дополнительными. Все индексы объединяются между собой знаком плюс. Такой метод применяется в следующих случаях:
- Для систематизации документов, рассматривающих более одного вопроса или объекта.
- Для систематизации документов, представляющих большую актуальность и научную ценность.
- При частной методике систематизации, если вслед за разделением по классификации идут методические предписания, где сообщается о возможности повторения отображений в других подразделах.
Аналитическая систематизация. Основа метода состоит в систематизации не всего документа, а его составных частей. Причём главным считается индекс, который отображает весь смысл документа, где расположена составляющая часть, а в качестве дополнительного выступает аналитический индекс, который отображает смысл составляющей части.
Основные правила систематизации
Систематизация подразумевает выполнение пяти главных правил:
- Приоритетное значение частных вопросов над общими. Структурное построение главных разделов таблиц выполнено согласно принципу «от общего к частному». На верхних ступенях расположены общие определения (тематика, проблематика), а на следующих вниз ступенях располагаются менее значимые «частные вопросы».
- Систематизация выполняется согласно аспектам данного объекта (предмета). Следует иметь ввиду, что литературные издания по рассматриваемому предмету, который располагается в определённой сфере познания и практики, и при этом учитывается в аспектах других научных дисциплин или практики, следует отнести к той научной области, в плоскости которой изучается объект.
- Правило систематизации по сферам использования.
- Правило систематизации согласно объекта воздействий.
- Правило систематизации документа обширного наполнения содержанием. Имеются ввиду документы, описывающие три или более объекта, или один объект в трёх и больше аспектах.
Этапы систематизации
Операция систематизации состоит из следующих этапов:
- Этап аналитики. На этом этапе выполняется анализ информации, цель которого определить область знаний к которой относится главный смысл документа.
- Этап лингвистики. Задача на данном этапе состоит в построении логической цепи определений на основе «от общего к частному», которая строится на базе отдельных элементов смысла документа.
- Этап поиска. Задача этапа заключается в определении индекса обрабатываемого документа.
- Этап синтеза. По итогам работы на предыдущих этапах вырабатывается формула классификации документа, представляющая из себя определённую очерёдность расположения индексов классификации, которая определяет решение по классификации. При систематизации первым будет индекс основных таблиц, согласно главному смыслу документа, далее идут вспомогательные индексы. Формула классификации определяет строгий порядок очерёдности индексов классификации, которые определяют решение по классификации.
- Этап редактирования. Идёт уточнение сформированного индекса, которое учитывает объёмы конкретной системы хранения информации. Происходит детализация индекса до уровня, который требуется информационной поисковой системе.
- Этап окончательного оформления. Оформляются индексы и ярлыки изучаемых документов.
На базе принципов, способов и правил формирования индексов выполняются такие операции систематизации:
- Операция анализа документа в качестве предмета систематизации.
- Операция выработки решения по классификации.
- Операция формирования предметных подразделов для алфавитного указателя систематизированного каталога.
