Разработка инструкции по конфиденциальному делопроизводству — это создание правил составления и получения конфиденциальной документации, ее изучения и обработки, предотвращения ее утери, а также утечки имеющихся в ней сведений ограниченного доступа.
Общие сведения о документировании информации
Документирование информации является одним из обязательных условий занесения информации и документации в информационные ресурсы каждой организации, имеющей государственную или негосударственную структуру. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации должно осуществляться в порядке, который установлен Правительством России в Правилах делопроизводства и документооборота. Требования, которые установлены в этих Правилах делопроизводства, должны распространяться не только на федеральные органы исполнительной власти, но и иные государственные органы, органы местного самоуправления, то есть, государственные структуры. Эти требования могут быть распространены и на другие организации и предприятия, имеющие негосударственную структуру.
Под документом следует понимать официальный документ, который создан государственным органом, другими организациями или частными лицами, оформлен в требуемом порядке и включен в документооборот федерального органа исполнительной власти.
Документирование информации, имеющей ограниченный доступ, может считаться самой важной составляющей конфиденциального делопроизводства, так как от количества, состава и правильного оформления конфиденциальных документов может зависеть уровень качества и эффективности управленческой и производственной деятельности.
Электронным сообщением является информация, которая была передана или получена пользователями информационно-телекоммуникационной сети. Электронное сообщение, которое подписано электронной цифровой подписью или другим аналогом собственноручной подписи, должно быть признано электронным документом, равноценным документу, где стоит собственноручная подпись, в случае, если федеральными законами или другими нормативными правовыми актами не установлено или не имеется ввиду требование о составлении такого документа на бумажной основе.
Объем и содержание формируемой конфиденциальной документации, включая и электронную, может значительно влиять на работы по организации их защиты, защиты электронного документооборота и в целом информационной безопасности организации.
Документированием является длительный и системный процесс сбора и переработки информации для ее сохранения, классификации, поиска, применения или передачи. Документированной информацией может считаться информация, которая зафиксирована на материальном носителе путем ее документирования. То есть, эта информация имеет реквизиты, которые позволяют осуществить определение такой информации, или в установленных законодательством Российской Федерации случаях определить ее материальный носитель.
Порядок документирования конфиденциальной информации
В силу определенных особенностей технологии документирования конфиденциальной информации подразумевают задание реквизитов документов при их формировании, что также обладает своей спецификой и включает в себя следующие моменты:
- Определением и использованием реквизита конфиденциального документа являются отметки о конфиденциальности документа или уровню ограничения доступа и распространения.
- Определением состава конфиденциальных документов является разработка перечня конфиденциальной документированной информации, который необходим для определения уровня ограничения доступа к документам.
- Ведение учета бумажных носителей, в том числе и бланки документов.
- Ведение учета проектов конфиденциальных документов и черновиков документов.
- Ведение учета носителей, формируемых электронных документов и сообщений.
Правила причисления сведений к информации ограниченного доступа являются аналогичными порядку причисления сведений к государственной тайне. Общедоступные технологии делопроизводства, которые относятся к государственной тайне, могут быть использованы в процессе работы с конфиденциальной документацией. Уровень конфиденциальности может быть присвоен документу в следующем порядке:
- Конфиденциальность может определять исполнитель на этапе формирования документа.
- Конфиденциальность может определять руководитель структурного подразделения или руководитель организации на этапе согласования или подписания документа.
- Конфиденциальность может определять адресат (получатель) документа на этапе его первоначальной обработки в Службе конфиденциального делопроизводства, если в организации присутствует подобная отдельно созданная служба.
Определить необходимость наличия грифа (отметки) конфиденциальности на документе, согласно с утвержденным Перечнем конфиденциальной документированной информации организации, может исполнитель или должностное лицо, подписывающее документ. Снятие грифа конфиденциальности документа может быть произведено при коррекции уровня конфиденциальности, заложенной в нем информации сведений. Основанием для коррекции или ликвидации отметки конфиденциальности могут быть:
- Выполнение корректировки Перечня конфиденциальной документированной информации.
- Конец заданного срока действия конфиденциальности информации согласно с Перечнем конфиденциальной документированной информации.
- Наступление события, при котором отметку конфиденциальности необходимо изменить или снять. К примеру, это может быть конец действия договора между организациями.
Необходимо также отметить, что в зависимости от вероятной степени ущерба, который может быть нанесен организации при разглашении информации, используются два уровня конфиденциальности информации, а именно:
- Конфиденциально.
- Строго конфиденциально.
