Автоматизированная система кадрового учета

Введение

Отделы кадров имеются практически во всех организациях, и их деятельность постоянно усложняется при росте компании и формировании новых отделов и должностных структур. В обязанности отдела кадров входит обширный круг вопросов:

1. Деятельность по работе с персоналом. А именно приём на работу, осуществление переводов в составе фирмы, увольнение работников.
2. Деятельность, связанная с документооборотом внутри организации. То есть формирование необходимых отчётов, осуществление учёта времени работы сотрудников, ведение личных дел работников, формирование необходимых сотрудникам справочных документов и больничных листов.
3. Выполнение расчётных действий по начислению зарплаты.
4. Осуществление приёма и обработки поступающих от работников заявлений.

Когда число работников организации мало́ (в пределах десяти человек), то все кадровые работы возможно выполнять и в ручном режиме, но если в организации числится сто человек, то это уже вызовет некоторые сложности. Ну а когда в организации работает более ста сотрудников, то автоматизированная система кадрового учёта становится просто насущной необходимостью.

Причины автоматизации кадрового делопроизводства

Все причины, вынуждающие автоматизировать кадровое делопроизводство, могут быть сведены к следующим двум:

1. Растает скорость решения всех возникающих проблем. Проволочки с выдачей различных справок своим работникам и реакцией на их заявления только ухудшают ситуацию с решением конкретных проблем. А кроме того, это отрицательно влияет на репутацию отдела кадров и организации в общем. Когда скорость функционирования отдела кадров несоизмерима с нагрузками, то число нерешённых проблем будет только увеличиваться.
2. Значительно сокращается число ошибок. Если работать, используя старые методы проверки и обработки документации и данных, то есть в ручном режиме, то появление ошибок становится просто неизбежным.

Самые нехорошие последствия возникают при ошибках учёта отработанного времени, размера зарплаты, выплаты необходимых налогов. Это с большой вероятностью ведёт к финансовым потерям для организации, в частности из-за санкционных действий органов государственной власти, а также штрафов с их стороны. Правильность ведения отчётных и других документов организации являются одним из главных направлений кадровых действий администрации, что и позволяет решить система автоматизации.

Ещё одной важной задачей считается повышение эффективности кадровой деятельности, которая непосредственно влияет на эффективность работы организации в целом.

Преимущества автоматизации кадрового учёта

Полноформатная система автоматизации кадрового учёта даёт возможность разрешения следующих проблем:

1. Быстрое выполнение рутинных операций, таких как выполнение документации по шаблонным версиям в автоматическом режиме, расчёт заработной платы.
2. Становится существенно проще процесс нахождения и набора работников.
3. Появляется возможность быстрого учёта и внедрения обновлённых методов обработки документов, новых законов предоставления документации, изменяющихся ежегодно.
4. Формирование системы кадрового учёта с обобщённой информационной базой, куда записываются все данные. Все работники организации, в соответствии со своими правами доступа к данным, могут эти данные быстро увидеть.
5. Существенно упрощается сам документооборот кадрового отдела. Не нужны будут бумажные документы и даже файлы Excel, все операции выполняются прямо при посредстве интерфейсных возможностей автоматизированной системы.
6. Система всегда сама напомнит о скором наступлении периода сдачи документации в органы налоговой инспекции и другие структуры.
7. Значительное уменьшение временных затрат на любую операцию.
8. Существенное сокращение числа ошибочных действий во всех операциях.

Проблемы внедрения автоматизированных систем учёта кадров и пути их решения

Всё вышеизложенное показывает, что автоматизированные системы кадрового учёта необходимо внедрять во всех компаниях и организациях. Но на практике этого не происходит по целому ряду объективных причин.

Одна из главных причин состоит в том, что системы автоматизации учёта кадров предполагают совсем другой подход к кадровым проблемам как в общем и целом, так и в частных проявлениях. Для достижения оптимального итога, необходимо учитывать следующие обстоятельства:

1. Число руководящих работников, участвующих в согласовании вопросов. В идеальном варианте, чем их меньше, тем лучше для дела. Когда работник осуществляет обращение в отдел кадров, то это означает наличие контакта работника с сотрудником кадрового отдела. В отдельных случаях бывает необходимо решение начальника отдела кадров, или даже начальника всей организации.
2. Реализация отчётов на базе имеющихся шаблонов. Это направление уменьшает временные затраты, с соблюдением, при этом, всех законодательных требований. Но это потребует провести переобучение сотрудников.
3. Уровень разумности автоматизации. Имеется в виду то обстоятельство, что автоматизация делопроизводства в области кадров должна затрагивать исключительно нуждающиеся в ней сферы.

Этапы автоматизации отдела кадров

Модернизация процессов бизнеса должна начинаться с постановки задачи и определения цели, то есть, необходимо ясно и однозначно сформулировать список трудностей, подлежащих преодолению. Для того чтобы достичь увеличения «быстродействия» кадрового отдела нужно осуществить следующие этапы:

1. Подготовка работников к началу реализации автоматизированной системы.
2. Определение типа необходимой автоматизированной системы.
3. Внедрения выбранной системы.
4. Тестовые испытания.
5. Необходимые доработки.
6. Промышленная эксплуатация системы.