Автоматизация процессов учета договоров на предприятии — это создание программного продукта, позволяющего автоматизировать процессы составления и учета договоров в организации.
Введение
Договоры являются основой практически всех процессов бизнеса. Они способны определить отношения с партнерами, поставщиками, клиентами и сотрудниками. Эти очень важные документы могут защитить бизнес от различных вероятных рисков, помогают регулировать цены, условия оплаты и уровень обслуживания. Договоры должны содержать положения, и условия, которым нужно следовать на протяжении всего жизненного цикла договора. Другими видами документов, тесно связанных с договорами, являются доверенности, приложения, дополнительные соглашения и судебные дела.
Проблема состоит в том, что договоры иногда могут храниться в разных подразделениях предприятия, в различных формах и в разных системах. Автоматизация договорной работы иногда может быть выполнена на уровне отдела с применением устаревших решений с ограниченным функциональным набором. Многие договоры все еще являются обособленными и оторванными от главных систем бизнеса, в которых реализуются процессы закупок и продаж.
Подобная ситуация ведет к длительным срокам согласований, ручной обработке и, как следствие, к неэффективной деятельности и ошибочным действиям, что может привести к росту затрат на управление договорами и к увеличению рисков несоблюдения внутренних процедур или нормативных требований.
Для того чтобы решить эти проблемы, на предприятии нужно внедрить комплексный, стратегический и гибкий подход к поддержке процессов заключения договоров. Наличие интегрированного решения по управлению договорами способно помочь предприятию организовать контроль рисков и ответственности, расширить возможности своих коллективов и поднять на максимальный уровень ценность деловых контактов.
Автоматизация процессов учета договоров на предприятии
Одним из вариантов автоматизации процессов учета договоров является решение TerraLink, которое основано на платформе OpenText, является полностью интегрированным и предназначается для всех типов договоров, в том числе соглашений о покупке, продаже и других. Оно использует самые лучшие практики управления договорами и способно поддерживать все аспекты работы, начиная инициированием и созданием, и заканчивая редактированием, обсуждением, утверждением, исполнением и продлением.
Эта программа построена на основе OpenText™ Extended ECM® Platform, которая считается ведущей в отрасли систем управления контентом. Программа также может быть интегрирована и расширена при помощи OpenText™ Capture Center, для того чтобы реализовать возможности сканирования и распознавания, а также для организации конструктора договоров и других модулей, расширяющих стандартный функциональный набор программы.
Известны следующие сложности и проблемы, связанные с договорной работой:
- Согласование текста договора может быть не связано с системами бизнеса, и поэтому присутствует риск несоответствия данных между ERP и текстом договора.
- Процесс утверждения договоров может не иметь соответствия с процедурами и политиками предприятия. А также присутствует риск того, что один или несколько специалистов, которые занимаются согласованием условий, не обладают необходимыми полномочиями.
- Доверенности и судебные дела могут не иметь связи с договорами. Возможны потери времени, которые связаны с поиском необходимой информации, относящейся к договору, к примеру, это может быть переписка, приложения, дополнительные соглашения, документы подрядчиков и поставщиков и другие данные.
- От юридического отдела требуется немало усилий, для того чтобы обеспечить соответствие текста договора существующему регламенту.
- Несогласованность терминологии, используемой в положениях и условиях договора, способна привести к нежелательным обязательствам и последствиям.
- Ручной режим управления договорными обязательствами способен привести к штрафам или судебным разбирательствам.
- Ручной режим управления договорами может вызвать замедление процесса, что способно отрицательно сказаться на времени закрытия сделок, наборе персонала, слияниях и поглощениях.
Автоматизация управления договорами предполагает следующий функциональный набор решений:
- Наличие автоматической передачи информации в систему ERP.
- Возможность обеспечения и автоматизации контрольных процедур для всех процессов.
- Наличие централизованных, доступных для поиска библиотек договоров (язык, термины, положения).
- Наличие расширенных возможностей для совместной работы и повышенной прозрачности договоров.
- Возможность создания договоров на базе шаблонов и данных из ERP / CRM, при полностью автоматизированном взаимодействии.
- Наличие более простой системы поиска, создания, согласования, проверки и утверждения.
Автоматизация управления договорами способна обеспечить следующие преимущества для бизнеса предприятия:
- Возможность более оперативного согласования, устранения ошибок, наличие прозрачности и возможностей для анализа.
- Возможность снизить вероятные потери доходов из-за использования в договорах несогласованных положений.
- Возможность сократить циклы согласования и увеличить скорость управления.
- Уменьшение пропущенных сроков, упущенных скидок, штрафов и санкций.
- Возможность более оперативного формирования текстов договоров, уменьшение отклонений, ликвидация устаревших или неблагоприятных условий.
- Увеличение производительности за счет контролируемого доступа, оптимального поиска и возможности повторного использования текстов, автоматизации рабочих процессов.
Программа построена таким образом, что ее использование способно обеспечить полностью автоматизированный жизненный цикл обработки договоров.
