Информационная система электронного документооборота — это система, обеспечивающая процесс создания и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации
Введение
Изначально системы электронного документооборота имели в своём составе следующие компоненты:
- Система, управляющая работой с документацией.
- Система, способная осуществлять массовый ввод бумажных документов.
- Автоматизированная система деловых процессов.
Система, которая управляет работой с документами, предназначена для организации работы с различными программными приложениями, сохранения информационных данных на различных носителях, выполнения распределённой информационной обработки, организации поиск и индексации электронных документов, коллективного использования электронных документов.
Значительное количество разнообразных документов в электронном формате в организациях создаётся используемыми программными приложениями. Они могут быть объединены на уровне операций с файлами. То есть операции в программных продуктах, выполняющих открытие, закрытие, формирование, сохранение и иные операции, могут быть заменены аналогичными процедурами в системе управления документооборотом. Процедура такого объединения, то есть интеграции, может выполняться в автоматическом режиме. Это достаточно сложная работа, но она реализует обеспечение сохранности применяемых в организации всех типов документации.
Основы разработки информационной системы электронного документооборота
Одной из главных задач систем электронного документооборота считается процедура сохранения электронных документов на различных типах носителей, таких как, серверы, библиотеки-автоматы и так далее. Помимо этого, необходимо обеспечить возможность оперативного поиска и доступа к разным устройствам, на которых хранится информация. Параметры доступности и стоимости хранения информационных данных должны быть представлены в оптимальной пропорции, которая зависит от того, насколько важной и актуальной является сохраняемая информация. Данное обстоятельство является причиной использования технологий информационных хранилищ. Документы в электронной форме сохраняются на SQL-серверах. Чтобы обеспечить распределённую информационную обработку в режиме онлайн, следует реализовать подключение к сети офиса, что предоставляет возможность получения доступа к информационному хранилищу при помощи системы транзакций. Существует возможность через посредство сети Интернет выполнять обращения к серверу организации, что может обеспечить доступ к удалённым данным. Также имеется возможность в режиме офлайн отправить запрос с помощью электронной почты в информационное хранилище, где должны быть указаны требуемые параметры выбора. На базе данных из отправленного запроса создаётся перечень необходимых документов и исполняется их пересылка пользователю, который отправлял данный запрос. Таким методом коммерческая служба будет способна оказывать информационные услуги. Если для хранения электронной документации предполагается формирование целого комплекса информационных хранилищ, то оптимальным вариантом для такого случая считается применение сетевой системы управления базами данных (СУБД).
Чтобы организовать оперативный поиск нужной документации, следует использовать систему индексации документов. Данные системы подразделяются на следующие виды:
- Системы, выполненные на атрибутивной основе.
- Системы, реализованные на полнотекстовой основе.
При осуществлении атрибутивной индексации, электронным документам присваивается некоторый перечень атрибутов, имеющих текстовые, числовые или другие поля, которые предоставляют возможность поиска необходимой документации и обеспечивают доступ к ней. Как правило, это оформляется в форме каталожной карточки, где указываются имя автора, дата выпуска документа, тип этого документа, перечень ключевых фраз, различные комментарии. Операцию поиска можно осуществить по любому из полей, по конкретному списку полей или с учётом данных из всех полей.
Полнотекстовая система индексирования базируется на занесении в индекс полного словесного набора, который составляет данный документ, но при этом исключаются все предлоги и несущественные для реализации поиска слова. В таком случае имеется возможность выполнения поиска по любому слову из документа, а также словесной совокупности, которой является фраза или предложение.
При совместной работе с документацией существует вероятность возникновения определённых проблем. Например, чтобы предотвратить одновременное редактирование документа несколькими пользователями, приоритет на редактирование должен быть присвоен сотруднику, который первым открыл документ. Остальные работники могут использовать этот документ лишь для чтения.
Каждый сотрудник получает пароль и собственный уровень прав доступа, что позволяет обеспечить недоступность документов сотрудникам, которые не обладают необходимыми правами. Права доступа подразделяются на разные уровни (градации). Некоторые сотрудники могут иметь полные права доступа, то есть у них будет возможность редактировать и даже уничтожать документы. Другие работники могут обладать доступом только к определённым разделам документов, а также могут существовать категории сотрудников, которым разрешается только просматривать документы.
Второй составляющей системы электронного документооборота является система, осуществляющая массовый ввод бумажной документации. Главной задачей такой системы считается массовое сканирование архивных документов в бумажных версиях и преобразование их в электронный формат. С позиций обработки, все документы могут быть поделены на следующие категории:
- Документы, имеющие простой формат.
- Документы, имеющие специализированный формат.
Специализированный формат, в отличие от простых документов, обладает набором избыточной информации с позиции возможности их электронной обработки. Это могут быть пиктограммы, подписи и тому подобное.
Третьей составляющей электронного документооборота может считаться автоматизация деловых операций.
