Введение
Представители высшего менеджмента уже осознали важность влияния информационно-технологических решений на ведение хозяйственного процесса и общую культуру организации. По этой причине они ощущают себя ущемлёнными в том смысле, что их вынуждают переадресовать некоторые вопросы внутренним подразделениям своей компании или внешним фирмам. Кроме того, начальный опыт использования информационно-технологической помощи от организаций вне собственной компании, обычно не оправдывает ожидания в плане эффективного разрешения накопившихся проблем. При этом очень важное значение имеет организация документооборота.
Документация применяется в разных сферах деятельности и является объектом изучения некоторых научных дисциплин.Смысл термина «документ» достаточно многозначен и определяется той отраслью, где он применяется, а также с какими целями. В сфере юриспруденции, к примеру, документ считается в основном методом доказательства или свидетельства каких-либо событий, а работники сферы управления полагают, что это средство, которое фиксирует и передаёт управленческие решения.
Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности
Согласно общепринятой терминологии «делопроизводство» является отраслью деятельности, которая обеспечивает документирование и осуществление действий с официальной документацией, а область деятельности, которая связана с обработкой документации, именуется делопроизводством.
Процесс документирования может выполняться как на естественных языках, так и на искусственных с применением современных информационных носителей. При осуществлении документирования на естественных языках формируются документы в текстовом формате, или документы, которые содержат информацию в форме речи, записанную каким-либо типом письма или звукозаписывающей системой.Итогом документирования считается документ, то есть отображённые на материальном носителе информационные данные, обладающие реквизитами для их последующей идентификации. Информационным носителем является материальный объект, применяемый для закрепления на нём различных информационных данных, возможно и преобразованном формате.
Документы считаются главными носителями управленческой, научно-технической, статистической и другой информации. Документы выступают в качестве носителей первичных информационных данных. Данное свойство документа отличает его от других информационных источников, таких как книги, журналы и другие источники, которые содержат обработанную вторичную информацию.
Все документы являются компонентами системы документирования более высоких уровней. Системой документации является набор документов, которые взаимосвязаны по параметрам происхождения, предназначения, типа, области деятельности, общих требований к их оформлению. На сегодняшний день в документационном обеспечении нет строгой классификации систем документации, типов и разновидностей документации, а применяется сформировавшаяся эмпирически версия.
Определение типа документа должно начинаться с деления всей документации на официальные документы и личные. К личным могут быть отнесены документы, которые сформированы людьми вне области их служебных обязанностей или являются выполнением общественной деятельности.
Управленческие документы являются ядром документации учреждения. Они позволяют обеспечить управляемость объектов в границах государства, а также в рамках отдельных организаций. Управленческие документы могут быть поделены на следующие главные типы (системы) документации:
- Организационные и правовые документы.
- Плановые документы.
- Распорядительные документы.
- Информационно-справочные и справочно-аналитические документы.
- Отчётные документы.
- Договорные документы.
- Документы по кадровому обеспечению.
- Документы по финансовому обеспечению (бухучёт и формирование отчётности).
- Документы, связанные с материальным и техническим обеспечением.
- Документы по информационному обеспечению работы организации.
- Документы, связанные с главным направлением работы организации.
Документация, объединённая в единую систему документов, объединяются одним целевым предназначением и в сумме осуществляют обеспечение документирования отдельных управленческих функций или типов деятельности.
Организацией работы с документами является организация документооборота организации, сохранение документации и её применение в повседневной работе.
Документооборот - это набор взаимосвязанных операций, которые обеспечивают продвижение документов в организации с момента их формирования или получения, до окончания выполнения или отсылки.
Для рациональной организации процессов документооборота весь набор документов делится на документопотоки, такие как, регистрируемая и нерегистрируемая документация, входящая документация, исходящая документация и так далее.
Одной из главных задач в организации обработки документации является документальный учёт. Учёт документов должен обеспечиваться их регистрацией, то есть занесением учётных данных о документе по определённой форме, которая фиксирует факт формирования документа, его отправления или приёма.
Помимо того, регистрация документов даёт возможность осуществления контроля за их исполнением и быстрого нахождения документов согласно запросам специалистов организации.
Подводя итог, следует отметить, что документы считаются главными носителями управленческой информации, а также носителями первичных информационных данных.
