Деловая переписка в ГМУ – это инструмент делового общения, который опосредует формирование официальных документов в системе публичного управления, обмен такими документами, в том числе в рамках единых информационно-справочных систем, для обеспечения решения задач публичного управления – предоставления государственных и муниципальных услуг, координации и взаимодействия между должностными лицами и органами публичного управления и пр.
Понятие и назначение деловой переписки в ГМУ
Для того чтобы упорядочить процессы взаимоотношений в хозяйственной сфере, в сфере публичного управления обществом вырабатываются правила и формы общения, которые бы гарантировали взаимное уважение и эффективность общения. При этом правила делового общения действуют не только при непосредственном взаимодействии субъектов отношений, но и при организации общения в письменной форме, в том числе и посредством использования информационных технологий.
Правила делового общения и деловой переписки в частности направлены на преодоление субъективного отношения в деловом общении – деловое общение должно апеллировать к фактам, имеющим значение для эффективного взаимодействия в вежливой форме в рамках диалога.
При этом необходимо отметить, что документооборот в системе ГМУ подвергнут жесткой регламентации, поскольку должностные лица системы ГМУ фиксируют социально значимые явления и процессы в документальной форме, осуществляют властное воздействие на общественные отношения.
Когда речь идет об официальных документах, в том числе нормативно-правовых актах, требования к их содержанию могут определяться на уровне закона и подзаконных актов. В том случае, когда речь идет о деловой переписке в рамках реализации государственным или муниципальным служащим своих должностных обязанностей (причем такая переписка может осуществляться и внутри системы публичного управления, и непосредственно с физическим лицом или организацией), к таким письмам законодательных и нормативных требований не установлено – они составляются в свободной форме в официально-деловом стиле.
Виды деловой переписки в ГМУ
Итак, когда речь идет не о документальном оформлении управленческого решения, которое обязывает к соблюдению требований к реквизитам, содержанию, процедуре утверждения документа, а о деловой переписке как относительно свободной форме официального общения внутри системы публичного управления и с населением, государственные и муниципальные служащие используют различные инструменты. При этом необходимо отметить, что общие требования к указанию реквизитов письма распространяется на все виды деловой переписки в ГМУ, так, например, письмо должно содержать указание адресата и отправителя письма, содержание сообщения должно быть изложено в официально-деловом стиле и пр.
Так, деловая переписка может осуществляться должностными лицами системы ГМУ в следующих целях:
- направление просьбы. Названный вид деловой переписки ГМУ предполагает, что у должностного лица имеется обращение, которое документально оформляется посредством указания на содержание обращение и его мотивов;
- направление сообщения. Названный вид деловой переписки предполагает направление письма, содержащего информацию, не требующую ответа или какого-либо подтверждения о получении со стороны адресата. При этом не исключается, что у адресата возникнет необходимость обратиться за дополнительными сведениями, поэтому государственный или муниципальный служащий должен сообщить в письме о возможности обратной связи;
- направление подтверждения. Названный вид деловой переписки предполагают, что письмо фиксирует какой-либо факт или содержит ответ на просьбу;
- направление сопроводительной информации. Эта форма деловой переписки предполагает, что при отправке каких-либо официальных документов, в том числе надлежащим образом оформленных управленческих решений, такое решение сопровождается письмом, содержащим информацию о тех документах, которые направляются;
- направление запросов. Для реализации функций и задач публичного управления, в том числе посредством взаимодействия с иными органами публичного управления, государственными и муниципальными служащими могут направляться запросы как внутри системы публичного управления, так и к населению. Данная форма деловой переписки требует обязательного ответа от адресата в установленный нормативными документами срок;
- направление ответа. Названная форма деловой переписки предполагает обратную ситуацию, когда государственный или муниципальный служащий отвечает на запрос, поступивший от иного органа или должностного лица публичного управления, непосредственно от населения. Поскольку ответ направляется в рамках реализации должностных полномочий в границах компетенции органа публичного управления, он должен содержать подробный мотивированный ответ со ссылками на законодательство и пр.
Деловая переписка в ГМУ в электронной форме
Развитие информационных технологий во всех сферах общественных отношений, в том числе и в системе публичного управления, актуализирует вопросы возможности делового общения в ГМУ посредством использования информационных технологий, организации удаленного взаимодействия.
Так, сегодня для координация и взаимодействия внутри системы публичного управления, а также для обмена информацией внутри системы публичного управления функционирует программное обеспечение межведомственного взаимодействия, которая предполагает возможность удаленного общения в электронной форме.
Вопросы электронного взаимодействия с населением при осуществлении функций и задач публичного управления, в том числе предоставления государственных и муниципальных услуг должны фиксироваться нормативно. Так, например, сегодня возможно взаимодействие между органами публичного управления и населением при оказании государственных и муниципальных услуг в электронной форме.
Необходимо отметить, что деловая переписка в электронной форме требует соблюдение общих правил взаимной вежливости и уважения, но при этом характеризуется определенной спецификой. Традиционно указывается на необходимость фиксировать в электронных письмах исключительно суть сообщения, использовать стандартные инструменты оформления и пр.
