Программное обеспечение для управления проектами – это разнообразные программные средства, предназначенные для решения различных функциональных задач, возникающих при реализации разнообразных проектов.
Необходимость применения программного обеспечения для управления проектами
Современные управленческие процессы отличаются высокой динамичностью, ростом конкретных требований к бизнесу, необходимостью адаптации к новым условиям хозяйствования, растущим уровнем потребительских требований. Обеспечение сбалансированности и технологических возможностей, нормативно-правового регулирования, рыночного спроса и предложения осуществляется за счет применения дифференцированных подходов к управленческому процессу, в том числе в виде управления проектами.
Возрастающая сложность управления приводит к увеличению информационных потоков, которыми необходимо оперировать в рамках осуществления управленческой деятельности. Информация, применяемая в управлении, должна отвечать требованиям достаточности, достоверности и своевременности использования участниками проектного управления.
Стратегический подход к развитию хозяйствующих субъектов требует комплексного подхода, подразумевающего качественное совершенствование бизнес-процессов, сопровождаемых внедрением информационных технологий. Современные требования к организации управления проектами предполагают использование информационных технологий в виде программного обеспечения для организации эффективного функционирования.
Использование программного обеспечение управления проектами способствует росту эффективности управленческих процедур, рациональному распределению временных и материальных ресурсов.
Характеристика функциональных особенностей программного обеспечения управления проектами
Большинство современных систем управления проектами, существующих на рынке, призвано обеспечивать основной набор функций. К числу этих функций относятся следующие:
- во-первых, описание перечня задач, на решение которых направлена реализация проекта, взаимосвязей между задачами и их временных характеристик;
- во-вторых, поддержка информации относительно ресурсной базы и затрат по проекту, назначение затрат и ресурсов в разрезе отдельных работ и задач проектов;
- в-третьих, контроль за процессом выполнения проекта;
- в-четвертых, применение удобных графических средств для характеристики структуры проектов в виде диаграммы Гантта, сетевых графиков, средств создания отчетов.
Описание функциональных особенностей Microsoft Project как программного средства управления проектами
К числу наиболее популярных программных средств, используемых для осуществления управления проектами, относится Microsoft Project. Данный программный комплекс является оптимальным набором программных средств, применяемых для управления проектами в совокупности со стандартным офисным интерфейсом, привычным для большинства пользователей, обладающих навыками работы с Microsoft Office.
К основным особенностям данного программного продукта можно отнести следующие:
- во-первых, использование иерархических кодов структур для ресурсов и задач;
- во-вторых, характеристика расходуемых материалов в качестве вида ресурсов;
- в-третьих, наличие индивидуальных календарей для задач;
- в-четвертых, применение графических индикаторов как средства наглядного представления задач;
- в-пятых, применение полей, содержащих формулы вычислений, определяемых пользователями;
- в-шестых, применение основной и вспомогательной шкалы времени;
- в-седьмых, применение шаблонов проектов.
Стандартный выпуск Microsoft Project дает возможность руководителям проектов осуществлять динамическое управление календарными планами, ресурсами, получать информацию относительно состояния проектов и анализировать их данные. Данный программный комплекс содержит интуитивные инструменты, обеспечивающие руководителей и участников проектных групп необходимыми сведениями, способствующими соблюдению сроков проектов и их бюджетов.
Характеристика функциональных особенностей Open Plan как программного обеспечения управления проектами
Система Open Plan содержит в себе средства календарного планирования и контроля, используемые для управления отдельными проектами, сложными проектами и программами в условиях конкретных сроков и бюджетов.
Данная система является частью программных продуктов Welcome, имеющих между собой тесную интеграцию, открытую архитектуру и широкие возможности организации обмена сведениями с иными приложениями. Использование данной системы позволяет обеспечить эффективное функционирование управления проектами в хозяйствующих субъектах, имеющих сложившуюся информационную инфраструктуру.
Основу функционирования данной программы составляет единая система управления проектами за счет интегрированных решений. Сущность данной системы состоит в наличии единого хранилища данных проектов и обеспечении доступа к ним посредством использования различных приложений в зависимости от функциональной роли пользователя. Система работает как в рамках локальных сетей, так и удаленно.
Система Open Plan предоставляет возможность реализации следующих функций календарного планирования:
- во-первых, разработки структурной декомпозиции составных элементов проекта и составления сетевых графиков;
- во-вторых, осуществления расчета и оптимизации календарных планов с учетом ограничений в отношении ресурсного обеспечения;
- в-третьих, разработки графиков ресурсных потребностей проектов;
- в-четвертых, отслеживания хода исполнения работ и сопоставления достигнутых результатов с плановыми показателями;
- в-пятых, формирования отчетности в разрезе отдельных проектов.
Профессиональная версия системы позволяет реализовать функции мультипроектного контроля и планирования, располагает дополнительными полями базы данных проекта, набором типовых процедур обработки данных, отчетов и экранов системы.
