Этикет электронной почты – это комплекс правил, которые применяются при написании и получении писем через электронные сервисы.
Общие сведения об этикете электронной почты
Этикет – это принятые в людском сообществе правила поведения и взаимодействия, которые основываются на национальном менталитете и общепринятых правилах коммуникации.
Электронная почта давно стала частью жизни современных людей. Сегодня все люди знают, что такое email. Электронная почта стала средой для повседневного общения наряду с личными и телефонными разговорами, а также другим общением через Интернет.
Электронное письмо – это документ, передаваемый по электронной почте, позволяющей осуществлять обмен информацией между базами данных персональных компьютеров, а также обеспечивать обработку и хранение полученных и отправленных сообщений.
В интернет-среде очень важно быть вежливыми, поэтому сформировался отдельный этикет электронной почты. В него входят как правила общего этикета, так и разнообразные технические нюансы, позволяющие с комфортом читать письма.
Электронная почта в основном применяется для деловой переписки и разнообразных рассылок. Личное общение реализуется, как правило в иных мессенджерах. Поэтому правила переписки посредством электронной почты имеют главным образом официальный характер.
Получив электронное письмо, человек, как правило, быстро принимает решение открыть его или сразу же отправить в корзину. Чтобы письмо не было причислено к разряду спама нужно соблюдать правила отправки писем по электронной почте. Помните, что адрес отправителя и тема письма становятся его визитной карточкой. Если вы пользуетесь личной почтой для работы, она должна иметь соответствующий адрес. Желательно, чтобы он включал ваши имя и фамилию.
Многие почтовики применяют функции настройки псевдонима, но в этом случае получатель не видит исходящего адреса электронной почты.
Во всех сервисах электронной почты можно выбрать аватарку, стиль, логотип.
Если рассылаются письма от имени бренда, то отправлять их следует с корпоративного почтового ящика.
Лучше не слать партнерам письма с различных адресов.
Правильно сформулированная тема письма значительно упрощает процесс сортировки деловой почты. Из-за огромного потока корреспонденции могут потеряться даже те письма, которых ждут, если тема не указана или не отражает сути обращения.
В рамках написания электронных сообщений лучше избегать рекламных заголовков и тем. Такие письма часто отправляются в спам и не удостаиваются внимания.
Стиль общения в электронных письмах. Оформление писем
В электронных письмах должны присутствовать обращения и приветствия. Если в письмах отсутствуют эти составляющие, то это является признаком бескультурья. некоторые компании для приветствия используют молодёжный сленг.
Также многие читатели позитивно реагируют на сообщения со смайликами или эмодзи. Необходимо отметить, что в современном мире очень многие люди тщательно соблюдают этикет электронной почты. Некоторая степень неформальности все-таки допускается в процессе переписки, но только в том случае, если существует уверенность, что целевая аудитория нормально отнесется к подобному формату.
Обычно в адресе прописывается название компании или имя конкретного отправителя, часто в письмах обращаются по имени. Мысли в электронных письмах излагаются в деловом тоне, с уважением к собеседнику. Если присутствуют вопросы, то их суть формулируется четко и коротко.
Иногда этикет электронной почты позволяет вольный стиль общения, в случае если человек работает в молодежной сфере или сотрудничает со своим партнером длительное время. Например, в IT сфере неформальная переписка считается нормой, но даже в этом случае нельзя «перегибать палку» и целесообразно придерживаться культурных норм.
Также важно не допускать ошибок в тексте писем. Подобная ситуация является наиболее грубым нарушением этикета электронной почты. Никакие заманчивые предложения не смогут спасти репутацию отправителя, если он составляет безграмотные сообщения.
Серьезные фирмы и организации нанимают редакторов, которые вычитывают:
- сообщения партнерам;
- переписку с клиентами на различную тематику.
Если поступают сообщения, которые содержат большое количество грамматических и пунктуационных ошибок, то это автоматически снижает степень авторитет компании. Ошибки могут спровоцировать множественные стереотипы восприятия деятельности компании.
Весьма важно соблюдать правильный размер письма. Электронное письмо, как правило, должно быть короткое. Часто в нем заключается только суть обращения. Если необходимо описать проект, предложение, то чаще всего к письму прикладывают дополнительные файлы, описывают в какие сроки и в каком порядке необходимо с ними ознакомиться.
Этикет электронной почты и предпринимательская этика
Этикет электронной почты тесно связан с предпринимательской этикой, так как деловая переписка имеет важное значение в процессе обмена информацией с партнерами. Предпринимательская этика опирается на целый ряд моральных принципов, которые соотносятся с уровнем притязаний предпринимателей, в связи с этим она неразрывно связывается с мотивами и побуждениями работников бизнес-сферы.
Предпринимательская этика проявляется также в форме корректного поведения личности в процессе осуществления электронной переписки. Чтобы овладеть им на практике, необходимо соблюдать базовые правила обмена:
- правила грамматики и пунктуации;
- требования к этикету электронной почты.
Таким образом, этикет электронной почты представляет собой важнейшую часть деловой и бытовой коммуникации. Для того, чтобы стать успешным в любой из этих сфер, необходимо систематически знакомиться с правилами этикета электронной почты.
