Этикет деловой переписки

Общие сведения об этикете деловой переписки

Деловая переписка – это неотъемлемая часть образа компании и делового человека. Деловая переписка позволяет установить контакт и поддержать связь между партнерами. Предпочтительная форма установления контакта – письменная, поскольку в рамках делового общения часто необходимо общаться на расстоянии и при этом транслировать максимум информации адресату.

При этом в деловой переписке соблюдение правил и требований обязательно не только в общем, но и в деталях и мелочах.

Существует ряд принципов, касающихся этикета деловой переписки, в их числе:

• уважительность и вежливость;
• ясность целеполагания;
• ориентация на контактность и результат;
• ответственное отношение к чужому времени и обязательствам;
• точность и последовательность.

Эти требования не отличаются оригинальностью, но их исполнение гарантирует конструктивность взаимодействия с партнерами и клиентами. Этикет делового общения в принципе регламентирует все виды взаимодействия между людьми, поскольку с ним может быть связана любая жизненная ситуация.

Многие компании используют бланки писем и языковые формулы.

Бланк может быть угловым и продольным, но он обязательно должен читаться легко, содержать полное название организации, фактический и почтовый адрес компании, телефон факс электронный и официальный адрес, телефон.

Необходимо отметить, что перечень реквизитов строго не регламентирован, но их полнота всегда делает бланк официального письма более выигрышным, а также настраивает на длительное и полноценное взаимодействие всех участников контакта.

Также желательно указывать сведения о регистрации корреспонденции, а именно дату, время, номер, фамилию, имя, отчество исполнителя той или иной профессиональной задачи. Если письмо относится к типу письмо-ответ, то лучше сформулировать отсылку к письму-запросу.

Деловое письмо по жанру может быть письмом:

• информационным,
• предложением,
• запросом,
• ходатайством,
• извинением,
• благодарностью, *соболезнованием.

Нормы этикета деловой переписки

Нормой этикета деловой переписки считают определенный стиль изложения, который отличается следующими критериями:

• частотой повторяемостью и некоторой степенью единообразия речевых оборотов. Этот вариант изъяснения достаточно конкретен и понятен. Таким образом, можно исключить разночтения в понимании писем. Под рукой лучше иметь набор конкретных фраз, что позволит написать четкое деловое сообщение, а также сэкономить время на подготовку очередного этапа деловой переписки;
• нейтральность тона. В деловой переписке информация должна быть изложена логически. Эмоциональный критерий при организации делового общения фактически не уместен. Нельзя использовать диалекты, просторечия, междометия. Важно обеспечивать объективность фактов, которые излагаются в деловом письме;
• смысловая точность. Осмысленное содержание деловых писем обеспечивает их юридическую и практическую ценность. Важно подбирать слова, чтобы адресат мог понять отправителя. Слова, в которых возможно двойственное толкование слов, лучше не применять в деловой переписке;
• отбор фактического материала. Все факты в письме должны быть весьма информативными, а также тщательно проверенными. Необходимо указывать какое конкретно отношение они имеют к делу.

Недопустимо использовать однотипные данные, а также малосущественные факты.

Этикет деловой переписки существенно изменился в связи с введением в практику электронных писем. Но при этом отправка бумажных сообщений себя не изжила. В данном случае колоссально важно понимать, как выглядит само письмо и его внешний вид.

Необходимо придерживаться следующих правил ведения деловой переписки:

• адрес отправителя указывается на конверте и на листе письма;
• необходимо давать ответ на все входящие письма, такой подход формирует образ компании, которая всегда готова к сотрудничеству и с уважением относится к адресату;
• если необходимо отправить письмо нескольким адресатам, то их адреса добавляют в строчку «копия», при этом получатели писем могут не отвечать на них. Цель письма в этом случае – информирование человека по тому или иному поводу;
• отправка одного и того же письма нескольким адресатам допустима только в случае, если не ожидается ответа на сообщение;
• в деловой переписке к человеку обращаются исключительно по имени, отчеству.

Завершать письмо необходимо максимально лаконично. При этом важно не только вписывать определенные слова, к примеру, «с уважением,», но и указывать в случае с ведением деловой переписки с использованием электронной почты после ФИО и должности написавшего письмо его основные контактные данные.

Функция оповещения должна использоваться людьми максимально аккуратно. В конце сообщения указывается просьба в исключительно вежливом тоне, чтобы адресат проинформировал отправителя о самом факте получения письма.

Обязательным этическим условием в деловой переписке является тот факт, что прикладывание дополнительных материалов должно осуществляться вместе с деловым письмом. Если же речь идет об электронной деловой переписке, то информация о приложении должна включать данные о вложенных файлах, в частности, их формате, объеме, содержании. Вес файлов не должен превышать 5 Мб.

Таким образом, этикет деловой переписки заключается в соблюдении моральных норм и правил оформления письма, своевременности отправки и других критериях, которые показывают общий уровень культуры взаимоотношений между людьми. В деловых письмах не запрещается использовать благодарность, но эмоциональный фон общения несколько ограничен.