Сущность автоматизации
Автоматизация представляет собой направление НТП (научно-технического прогресса), в котором используются математические методы и технические средства для того, что бы освободить людей от какой-либо части работы.
Автоматизация призвана решать многие задачи предприятия. Эти задачи зависят от характера бизнеса, структуры управления, инфраструктуры и др. Не зависимо от специфики предприятия, есть ряд общих требований к системе автоматизации офисов и отделов.
Задачи автоматизации коммерческой деятельности
Работники, осуществляющие коммерческую деятельность, работают группой, поэтому на первый план выходит такая задача автоматизации, как организация совместной деятельности. Коммерческой организации нужна система автоматизации коммерческой деятельности (торговли).
Самыми важными сферами деятельности, которые нуждаются в автоматизации, являются:
- Организация документооборота,
- Планирование и управление работой,
- Связь с внешним миром,
- Защита данных.
Организация документооборота в целом сводится к присвоению документу порядкового номера при регистрации в канцелярии с целью дальнейшего его поиска.
Далее необходимо исполнение документа, которое часто сопровождается контролем. Документооборот любой компании включает все структурные подразделения, начиная от канцелярии, заканчивая администрацией. При этом он является основной составляющей системы управления компанией.
Автоматизация документооборота поддерживает рассылку и визирование документов, что важно для организации реального процесса работы с документами любого предприятия. Автоматизация документооборота должна также обеспечивать и контроль прохождения документов. Помимо этого системой должен быть обеспечен ввод документов из различных источников:
- бумажной документации,
- сообщений электронной почты,
- факсов,
- файлов прикладных программ.
Автоматизация применяется и при планировании работ, при этом происходит составление регламента, калькуляция затрат по работам, планирование ресурсов. Автоматизации на предприятии подлежат и планы мероприятий, как для отдельных работников, так и для групп сотрудников.
Автоматизированная коммерческая деятельность
Формализация производственных процессов, связанных с коммерцией (торговлей), происходит проще относительно автоматизации документооборота. В соответствии с практикой разработки, продаж и внедрения систем автоматизации коммерческой деятельности, каждое предприятие имеет свои нюансы, что не препятствует широкому распространению данных систем.
Автоматизация коммерческой деятельности выполняет следующие функции:
- Обеспечивается полный контроль при поступлении и продаже продукции. В процессе организации торговли происходит покупка (производство) продукции, ее хранение и продажа, что сопровождается соответствующим документооборотом (накладные, счета, счета-фактуры). По этой причине всей системе торговли необходима автоматизация операций движения продукции с предоставлением соответствующих бухгалтерских документов.
- Система автоматизации коммерческой деятельности находится в полном взаимодействии с системой бухгалтерского учета, чаще всего программы бухгалтерского учета являются составной частью систем автоматизации коммерции.
- Четкое распределение функций между работниками, разграничение доступа к сведениям.
- Автоматизация операций, позволяющая повысить эффективность и скорость работы, избегать ошибок.
- Обеспечение устойчивой работы коммерческой компании благодаря регулярному обновлению и поддержки системы компанией производителем.
