Система управления запасами – это совокупность взаимосвязанных решений, проводимых мероприятий и используемых инструментов в процессе создания и пополнения запасов, организации непрерывного контроля за их хранением и оперативного планирования поставок.
Общее представление об управлении запасами и его системе
Общей для многих предприятий любой отрасли экономики является проблема управления запасами. Запасы – это разновидность оборотного капитала, который представлен продукцией, ожидающего вступления в процесс транспортировки, производственного или конечного потребления. Запасами могут быть признаны как продукция производственно-технического назначения (сырье и материалы, незавершенное производство), так и готовая продукция (предметы потребления).
Существование запасов обусловлено разной скоростью прохождения продукцией различных стадиях производства и обращения. Свою роль в формировании и расходовании запасов играют такие факторы, как несоответствие производства текущему спросу, удаленность и надёжность поставщиков, сезонность доставки и др.
Наличие запасов обуславливает необходимость управления ими. Управление запасами – это функция логистики, выполнение которой предусматривает определение и поддержание оптимального размера запасов. Следовательно, главные задачи управления запасами сводится к определению оптимального для предприятия размера запасов и выбору инструментов управления ими.
Управление запасами рекомендуется осуществлять в рамках системы. Она представляет собой комплекс взаимосвязанных мер, мероприятий, методов, институтов и других элементов, которые принимают участие в управлении запасами.
Ключевым принципом функционирования системы управления запасами является принцип обратной связи. Субъект управления в результате оказания воздействия на запасы предприятия должен спустя время получить информацию о новом состоянии системы и другие данные, которые позволят провести оценку результативности ее функционирования.
Система управления запасами современного предприятия, как правило, является многоуровневой. Это значит, что можно выделить следующие уровни системы:
- Первый уровень представлен модулями складской программы и баз данных, в которых аккумулируется вся информация о запасах;
- Второй уровень представлен моделями управления запасами, которые используют математический аппарат в целях оценки текущего состояния запасов и разработки рекомендаций по управлению ими;
- Третий уровень представлен моделью управления финансами, состоящей из правил, с помощью которых контролируется финансовое состояние запасов.
Система управления запасами предприятия обычно базируется на технологиях анализа состояния запасов и внешней среды. Кроме того, в основу системы положены правила принятия решений по формированию запасов, которые могут быть реализованы в виде специализированных программных модулей и инструкций для персонала.
Основы анализа системы управления запасами
Система управления запасами предприятия анализируется для того, чтобы определить, с какой эффективностью действует предприятие, имеются ли у него еще резервы для ее повышения или нет. В настоящее время большая часть аналитической работы заключается в расчете значений специальных показателей, которые раскрывают тот или иной аспект управления запасами.
На данный момент показатели анализа эффективности функционирования системы управления запасами предприятия могут быть классифицированы следующим образом:
- Показатели обеспеченности предприятия материальными запасами (показатели обеспеченности предприятия запасами в днях, среднего и текущего (т.е. моментного) уровня располагаемых запасов, уровня дефицита запасов и др.);
- Показатели эффективности использования предприятием материальных запасов (запасоемкость, материалоотдача, коэффициент материальных затрат, показатели оборачиваемости запасов и отклонений от нормативных величин использования запасов, уровень неликвидных активов и др.);
- Показатели эффективности капитальных вложений в запасы (валовая рентабельность инвестиций в запасы, индекс доходности запасов, рентабельность запасов и др.);
- Обобщающие (интегральные) показатели (уровни обслуживания клиентов и суммарных затрат на управление запасами).
Современная экономическая наука говорит о целесообразности использования в процессе анализа системы управления запасами предприятия методов, которые в свое время были разработаны такими экономистами, как Ф. Котлер, Е. Дихтль и X. Хершген, П.С. Завьялов. Между этими методами есть существенные отличия, поэтому рекомендуется их применять вместе, чтобы получить достаточно полное представление о методах управленческого анализа товарного ассортимента.
Модель Ф. Котлера предлагает сначала провести анализ товарной линии, после чего перейти к разработке управленческих решений о величине товарной линии. Модели Е. Дихтль и Х. Хершген формируют состав товарных запасов с учетом экономических целей предприятия (в первую очередь, максимизации доходов). П.С. Завьялов в своей работе рассматривает необходимые составляющие системы формирования товарного ассортимента предприятия и состава товарных запасов.
Логистические системы управления предусматривают использование методов анализа, которые используются в управлении товарными запасами, например, ABC- и XYZ-анализы. АВС-анализ позволяет определить группу товаров, которые приносят предприятию максимальный валовой доход. XYZ-анализ позволяет структурировать потребление товаров по фактору стабильности потребления и возможности его предвидения. Повышению эффективности управления запасами поспособствует интегрированное использование АВС и XYZ-анализов.
