Управленческий документ – это документ, который регулирует систему организации компании, то есть «управляет» работой всех ее составляющих, в том числе деятельностью, технологическим оснащением и информационным обслуживанием.
Видами управленческих документов являются устав, приказ, штатное расписание, должностная инструкция, протокол, трудовой договор и многие-многие другие. Ниже каждый из документов рассмотрен более подробно, в том числе и история его возникновения и развития
Устав
Устав – это свод правил организации, предприятия или учреждения.
Устав - один из главных документов любой организации. В нем собраны основные правила организации и возможные санкции за их нарушение. Устав является обязательным для множества компаний, в том числе и некоммерческих – таких как школы, партии, полиция, армия. Существуют даже уставы городов и регионов.
Из-за обширности сфер, в которых применяется устав, сложно назвать точную дату появления этого вида документа. Так, первый торговый устав в России был принят еще в 1653 году. Он устанавливал правила для таможни, а также определял единую пошлину в рублях на территории всей страны.
Первый воинский устав был принят спустя полстолетия – в 1716 году Петром I. Этот документ сыграл не последнюю роль в истории русской армии – он впервые объявлял ее регулярной. Кроме того, в уставе содержались сведения о структуре армии, порядка званий и обязанностей и прав носителей каждого из них.
Первый университетский устав был принят в 1755 году – принявшим его университетом стал МГУ. В документе говорилось о подчинении университета Сенату.
Конечно, спустя столетия уставы претерпели некоторые изменения, однако в целом их форма осталась прежней. В уставе обязательно указываются название организации и данные о ней, цели и задачи, список ее учредителей, их права и обязанности, а также права и обязанности всех входящих в нее субъектов.
Приказ
Приказ – одна из самых древнейших форм управленческой документации. В каком-то смысле он существовал еще до изобретения письменности – приказ в устной форме сопровождал человека чуть ли не с момента появления у него речи.
Приказ – это требование старшего в иерархии организации, являющееся обязательным для нижестоящих лиц.
Так же, как и в случае с уставом, сложно определить дату появления первого приказа. Кем и когда он был издан, мы не узнаем никогда. Однако известно, что приказы существовали уже у римских императоров и были чуть ли не ключевым источником зарождения римского права.
Штатное расписание
Штатное расписание – это документ, в котором содержатся сведения о количестве сотрудников организации, их должностях и окладах.
Штатное расписание – еще один документ, который обязателен для большинства организаций. Оно существует у школ, сетей питания, торговых сетей, строительных компаний, университетов, армий, медицинских организаций и еще множества учреждений.
Вероятнее всего, первые штатные расписания представляли собой простые списки работников или крестьян с обозначением их обязанностей. Позже такие списки стали называться послужными формулярами. Например, такие формуляры чиновников существовали в России уже в XVIII веке. А первое штатное расписание русской армии было составлено еще за столетие до этого шотландцем Огилви – приближенным Петра I.
В какой-то степени штатным расписанием являлся и такой документ как «Табель о рангах», изданный в 1722 году. В нем содержались сведения о чинах Российской империи и о том, как можно дослужиться до определенного чина, а также привилегии и обязанности тех, кому это удалось.
Должностная инструкция
Должностная инструкция – это документ, определяющий функции, права и обязанности носителя должности, а также меру его ответственности в чем-либо.
Если рассматривать должностную инструкцию как список прав и обязанностей лица, то такие списки существовали еще в Античности и Средневековье. Свои полномочия знали и простые ремесленники, и торговцы, и великие императоры. Другое дело, насколько точно эти полномочия соблюдались и не превышали ли они допустимые нормы. Однако должностная инструкция как документ оформилась значительно позже – на рубеже XVIII-XIX веков.
Протокол
Протокол – это документ, фиксирующий хронологию и ход какого-либо события.
Наиболее древней формой протокола в России является летопись. Именно в ней записывались основные события, некоторые – даже с подробностями и точными датировками. Однако протокол как документ, содержащий информацию о заседании, был впервые введен лишь в 1720 году. Именно начиная с этого года, заседания организаций и предприятий протоколировались по установленной Генеральным регламентом форме.
Трудовой договор
Трудовой договор – это документ, подтверждающий соглашение между работником и работодателем, на основе которого определяются трудовые отношения.
Трудовые договоры, так же как и приказы, существовали давно и чаще в устной форме. Однако начиная с XIII-XIV веков, они начинают закрепляться письменно. В XVIII веке, с появлением фабрик и заводов, впервые определяется трудовой договор личного найма. Однако из-за большой распространенности крепостного права, такие трудовые договоры практически не имели сферы применения и широкой популярности. Лишь начиная со второй половины XVIII столетия, после отмены крепостного права, трудовые договоры личного найма получили более широкое распространение. Государственные правители стали уделять большее внимание трудовым нормам – в частности, с 1882 по 1903 годы было принято девять законодательных актов, регулирующих правовые отношения.
С приходом революции и новой власти были установлены новые законы. В 1922 году был введен Кодекс законов о труде в РСФСР, в котором, в частности, содержались и положения о трудовом договоре. В 1971 году был принят еще один Кодекс, в котором более детально указывались права и обязанности как работника, так и работодателя.
