Документ – это информация, зафиксированная на некоем носителе (бумажном или электронном) в виде текста, изображения или аудиозаписи, который имеет свои реквизиты, отличающие его от других.
При этом любой документ имеет юридическую значимость – это его обязательный признак. То есть, до тех пор, пока носитель информации не будет подтверждать деловую или личную деятельность, он не будет являться документом.
Делопроизводство – это совокупность производства документов и их оборота, хранения и использования.
Так как делопроизводство – очень обширная сфера, то и видов документов в нем огромное количество. Каждый из них имеет свои особенности составления, функции и задачи, поэтому перед созданием документа следует тщательно проанализировать, как именно это нужно сделать. Иногда в делопроизводстве случается и так, что форма документа бывает важнее его содержания.
Виды документов в делопроизводстве
По способу фиксации документы делятся на рукописные, графические, печатные, а также на фотографии, видео и аудиозаписи. Во многом способ фиксации зависит от того, на каком носителе закреплена информация.
По сфере использования документы подразделяются на организационно-распорядительные (приказы, постановления, распоряжения), финансово-отчетные (акты, отчеты, протоколы) и кадровые (личные дела, докладные, справки). Это одна из самых важных классификаций, ведь именно она помогает определить функции документа.
По особенностям составления документы делятся на индивидуальные, типовые и примерные.
Типовой документ – это документ, составляемый высшими организациями в качестве обязательной формы для применения другими организациями.
Примерные документы, в отличие от типовых, носят не обязательный, а рекомендательный характер.
Индивидуальные документы выполняются на основе образцов примерных документов, однако информация, содержащаяся в них, отлична от типовой и имеет отношение только к определенной ситуации.
Со степенью сложности документов все предельно просто: они бывают сложными и простыми. Сложные документы состоят из двух или более частей или даже томов, а простые не поддаются разделению, так как они являются мельчайшей единицей документооборота.
Кроме того, по назначению документы делятся на внутренние и внешние.
Внешние документы – это документы, которые поступили из другой организации или будут направлены в нее.
Соответственно, внутренние документы содержатся только в той организации, в которой были созданы.
Также документы классифицируются по срокам хранения. Те из них, что хранятся меньше десяти лет, называются документами временного хранения, больше десяти лет – долговременного хранения, бессрочные – постоянного хранения.
Далее более подробно будет рассмотрена классификация документов по сфере их использования как наиболее важная и обширная.
Классификация документов по сфере использования
Организационно-правовые документы.
Их основная функция – контроль за структурой и полномочиями организации. Примерами таких документов являются уставы, договоры, положения, должностные инструкции, штатное расписание и т.п.
Штатное расписание – это документ учета организации, в котором содержатся данные о численности работников и их должностях, уровнях их квалификации и окладах.
Должностная инструкция – это документ, определяющий права, обязанности и полномочия сотрудника в общем режиме работы и при определенных ситуациях. Иногда в них указываются требования к уровню квалификации и размер поощрения.
Уже из названия понятно, что главная их функция – указывать и подчинять. К распорядительным документам относятся приказы, постановления, распоряжения и решения.
Учетно-расчетные документы.
Иначе их еще называют бухгалтерскими. Это те документы, которые отражают экономическую деятельность компании: накладные, акты, отчеты, приходные ордера и счета-фактуры.
Накладная – это документ, являющийся приложением к товару при его переходе от одного владельца к другому.
Приходной ордер – это документ, который является основой при приеме денег в кассу предприятия.
Информационно-справочные документы.
К ним относятся документы, из которых можно узнать сведения о структуре, деятельности и истории организации: доклады, письма, справки, объяснительные и служебные записки. То есть это та документация, которая отражает повседневную жизнь компании.
Объяснительная записка – это документ, написанный от первого лица, в котором сообщаются обстоятельства и факты какого-либо происшествия, свидетелем или участником которого это лицо стало. Как правило, в дальнейшем объяснительные используются в качестве доказательства вины лица в каком-либо проступке для установления наказания за это.
В эту группу входят документы, которые регулируют деятельность организации с правовой точки зрения. Сюда входят производственные стандарты, правила и нормы, регламенты и т.п.
Регламент – это документ, устанавливающий этапность выполнения работы.
Кадровые документы.
К этой категории относятся все документы, связанные с сотрудниками компании и их деятельности в ней. Это и личные дела, и карточки, и характеристики, и объяснительные, и справки, и автобиографии, и многое-многое другое. Сюда же входят документы, отражающие взаимодействие сотрудников между собой: официальные письма, телефаксы, сводки и аналитические отчеты.
Личная карточка – это документ, содержащий персональные данные работника и сведения о его трудовой деятельности.
Коммерческие документы.
К ним относятся документы, подтверждающие экономическое взаимодействие с другими организациями – контракты и договоры.
Научно-технические документы.
В эту группу входят технические задания, акты и протоколы испытаний и отчеты НИОКР (научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ), проекты и чертежи, лабораторные анализы и т.п.
Таким образом, документы в системе делопроизводства делятся на несколько видов, и именно это помогает им взаимодополнять друг друга и при этом соответствовать заявленным функциям и целям.
