Ведомственный архив
Ведомственный архив – это структурное подразделение учреждения или ведомства, которое хранит документы этого ведомства и организует их использование, чтобы информационно обеспечивать его работу. Наиболее ценные документы архива по истечении срока хранения внутри ведомства передают на постоянное хранение в государственные архивы.
В центральном отраслевом архиве министерств хранятся документы организаций отраслей всех уровней.
В центральном архиве министерства хранятся документы центрального аппарата и непосредственно подчиненных организаций.
В объединенном ведомственном архиве находятся документы организаций, связанных подчиненностью или однотипностью профиля деятельности.
В объединенном межведомственном архиве хранятся документы организаций нескольких отраслей и систем.
Профиль архива определен в положении о нем. В соответствии с типовыми положениями о ведомственных архивах для всех их разновидностей в состав хранящихся документов включены:
- законченные в текущем делопроизводстве документы постоянного хранения, которые образовались как результат работы учреждения;
- документы временного срока хранения, превышающего 10 лет, необходимые в практической деятельности;
- документы по личному составу;
- документы постоянного хранения, а также документы по личному составу учреждений предшественников, ликвидированных учреждений, непосредственно подчиняющихся министерству;
- личные фонды деятелей науки и искусства, которые работали в данном учреждении.
Помимо этого, в архивах могут храниться копии особо ценных документов, печатных изданий и научно-справочный аппарат к документам архива. На основании выполняемых задач могут быть определены основные функции ведомственного архива:
- комплектование архива – прием документации от структурных подразделений и подведомственных организаций, а также ежегодное проведение экспертизы ценности документов, которые хранятся в архиве, отбор и оформление документов для дальнейшего хранения и использования;
- обеспечение сохранности документов – предполагает создание условий, которые способны обеспечить сохранность документов, организация учета документов, проверка наличия дел, дезинфекция документов, реставрация, подготовка на передачу на государственное хранение;
- использование документов с информированием руководителей и работников относительно состава и содержания документов, исполнение запросов учреждений и граждан;
- контроль деятельности и оказание помощи службам делопроизводства при составлении номенклатуры дел, участие в работе ЭК для проверки правильности формирования и оформления дел, а также работы архивов подведомственных организаций.
Ведомственные архивы являются частью государственного архивного фонда, но при этом не входят в систему государственной архивной службы, являясь при этом источниками пополнения Архивного фонда РФ.
Экспертиза ценности документа в ведомственном архиве
Экспертиза ценности документов – это процесс изучения документов с опорой на критерии их ценности, чтобы определить срок хранения данных документов и отобрать из них те, которые подлежат постоянному хранению.
Ведомственные архивы проводят экспертизу ценности документов отбирая их для государственного хранения под непосредственным методическим руководством соответствующих государственных архивов.
В ведомственных архивах проведение экспертизы ценности основано на анализе состава документов организации, в первую очередь, на анализе организационно-распорядительных документов, а также плановых и отчетных документов. При этом уточняют, где необходимо оставлять на хранение основные экземпляры этих документов. Дубликаты обычно уничтожаются.
Научно-справочный аппарат (НСА) – это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников (баз данных), касающихся состава и содержания документов внутри архива.
Обязательный источник – описи, путеводители, каталоги. Дополнительный – указатели и обзоры документов
Создавая данные справочники используют преемственность делопроизводства и архивных служб.
Состав научно-справочного аппарата ведомственных архивов зависит от вида архива, состава и содержания документов, которые в нем хранятся, а также характера и задач поиска и интенсивности использования документов.
Основная часть НСА – архивные справочники по составу и содержанию документов, включающие описи дел и заменяющие их номенклатуры дел, каталоги, картотеки, указатели, исторические справки, тематические и фондовые обзоры.
В многофондовых ведомственных архивах с целью организации НСА могут разработать его схему, согласовываемую с соответствующим государственным архивом.
Когда впервые документ фонда поступает в ведомственный архив, то должна быть составлена историческая справка о фондообразователе и фонде.
Историческая справка включает два раздела: историю фондообразователя и фонда, и характеристику документов фонда.
Проверки в ведомственных архивах проводят планово не реже 1 раза в 5 лет, и внепланового после чрезвычайной ситуации, переезда, смены ответственного за хранилище.
