Проверка наличия и состояния документов
Проверку наличия и состояния документов в архивах проводят с целью установить фактическое наличие единиц хранения и соответствие их количества тому количеству, которое значится в учетных документах, а также выявить документы, подлежащие реставрации и профилактической обработке.
В процессе осуществления проверки такого рода:
- устанавливают фактическое наличие документов, которые должны находиться на хранении в данном архиве;
- выявляют и устраняют недостатки при учете документов;
- выявляют отсутствующие документы, документы, которым нужна реставрация, консервация, профилактическая и техническая обработка.
Проверку наличия и состояния документов проводят не реже 1 раза в 5 лет, а также перед тем, как передать их на государственное хранение.
Единовременные проверки наличия и состояния документов проводят в архивах после того, как:
- дела перемещают на хранение в другие помещения;
- произошла чрезвычайная ситуация, вызвавшая эвакуацию, то есть перемещение дел или доступ в хранилище посторонних лиц;
- сменилось руководство архива, или лицо, ответственное за архив;
- организация была реорганизована или ликвидирована.
Проводя проверку наличия и состояния документов, следует:
- следить за сохранением порядка расположения документов на стеллажах и первичных средствах хранения;
- раскладывать по своим местам обнаруженные во время проверки неправильно размещенные документы и дела;
- изымать дела, которые не были внесены в опись;
- изымать и изолировать дела, которые заражены плесенью или иными биологическими вредителями.
Вносить в опись неучтенные дела в процессе проверки запрещено. Неучтенные дела помещают в отдельный каталог для дальнейшей обработки и описания.
До того, как будет начата работа по проверке наличия и состояния дел, должны быть изучены документы предыдущих проверок, проверены правильность нумерации дел для каждого годового раздела сводной описи, а также соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.
Проверку наличия и состояния дел проводят через сверку описательных статей описи и описания дел на обложках (шифр, название фондообразователя и его структурных подразделений, делопроизводственных индексов дел, дат дел и количество листов в них).
Физическое состояние дел определяют посредством их визуального осмотра. При обнаружении недостатков, их фиксируют в актах проверки.
Делать какие-либо пометки или записи непосредственно в процессе проверки в описях дел и прочих учетных документах запрещено.
Дела, которые были выданы сотрудникам предприятия, в читальный зал, а также находящиеся во временном использовании другими организациями, должны быть проверены по книгам и актам выдачи дел, при обнаружении соответствующих записей они будут считаться имеющимися в наличии.
Листы проверки наличия и состояния дел в фондах составляют непосредственно в процессе проверки. Листы проверки нумеруются по порядку номеров, начиная в пределах проверки каждого фонда и подписываются исполнителем. После того, как проверка фонда окончена, все эти листы проверки включают в дело проверяемого фонда. Если после проведения проверки никакие недостатки не были обнаружены, то листы проверки в дело фонда не включают.
После того, как проверка наличия и состояния документов по каждой описи будет проведена, в конце каждой описи после заверительной надписи делают пометку «проверено», проставляют дату проверки, а запись подписывают проводившие проверку работники с указанием их должностей.
Розыск недостающих дел
Если проверка обнаруживает недостачу дел и документов, то должен быть организован их розыск.
С целью розыска документов, рекомендуют:
- изучить все учтенные документы по выдаче дел из хранилища;
- организовать поиск дел, которые не были обнаружены при проверке, в соответствующих структурных подразделениях, в деятельности которых образовались необнаруженные дела, но до этого необходимо изучить их сдаточные описи;
- провести проверку дел в фондах, находящихся рядом;
- изучить дело фонда – акты о выделении дел к уничтожению, акты выдачи дел для временного пользования, ранее составленные акты проверки наличия и состояния проверяемого фонда.
Рекомендуется проводить розыск на протяжении года после того, как была проведена проверка наличия дел.
Дела, найденные в итоге розыска, кладут на места, а в соответствующих карточках учета необнаруженных дел, делают отметку с указанием даты и подписи должностного лица.
Дела, причину отсутствия которых подтверждают соответствующие документы, исключают в установленном порядке из описей и прочих учетных документов. В соответствующих карточках указывают даты и номера актов, в которых подтверждено отсутствие дел, а также составляют справки о проведении розыска. После того, как рассмотрены результаты розыска на ЭК и утверждения ее решения руководством организации, необнаруженные документы должны быть сняты с учета.
Проверка наличия и состояния документов может считаться завершенной после того, как будут внесены изменения, выявленные проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и предоставлена соответствующая информация о делах постоянного хранения в государственный архив для того, чтобы были внесены необходимые изменения в контрольные экземпляры описей дел, которые утвердила ЭПК архивного учреждения.
