Технические средства документационного обеспечения управления
Технические средства документационного обеспечения управления – это оргтехника. В практике ДОУ на сегодняшний день применяется множество видов как отечественной, так и импортной оргтехники. На основании их назначения все средства оргтехники можно разделить на несколько групп:
- средства составления документов;
- средства хранения, поиска и обработки документации;
- копировальная и множительная техника;
- техника управленческой связи.
Средства для составления документов отличаются способами создания документов. Часто черновой вариант составляется в рукописном формате. На практике используется несколько видов документов, составляемых рукописным способом: автобиография, заявление, расписка, отдельные финансовые документы. На сегодняшний день основной объем документов составляют и оформляют на компьютере.
Диктофоны используют, чтобы записывать доклады, выступления, составлять письма, принимать телефонные переговоры, фиксировать устные указания и распоряжения, чтобы далее воспроизвести их в печатном виде. Сейчас идет активное развитие системы диктофонно-компьютерного автоматизированного документирования речевых сообщений.
Средства хранения, поиска и обработки документов бывают ручные, механизированные и автоматизированные, а в зависимости от носителей информации их делят на три категории:
- хранение и поиск бумажных документов произвольной формы – текстовых и графических – конверт, альбом, футляр, папка, секционированная полка и блок, стеллаж, шкаф-регистратор, сейф и пр.;
- хранение и поиск стандартных информационных карточек – картотеки разных форм – плоские, вертикальные, вращающиеся и пр.;
- средства обработки документов.
Транспортировка документов по служебным помещениям внутри предприятия может быть осуществлена с использованием тележек, конвейеров, лифтов, пневмопочты и прочих средств.
Механизация оформительских и переплетно-брошюровочных работ реализуется большим набором технических средств – адресовальными и маркировальными машинами, фальцевальными, листоподборочными и сортировальными устройствами, резальным, брошюровальным и переплетным оборудованием, ламинаторами, машинами для уничтожения конфиденциальных документов и пр.
Средства копирования документов также крайне разнообразны и отличаются между собой видом носителей копируемого документа, а также типом носителя, на котором создана копия документа.
Так, электрографическое копирование сегодня – наиболее распространенные способ копирования. Цифровое электрографическое копирование позволяет повысить эффективность процессов копирования, так как документ – это не только бумага, но и электронный файл.
Средства оперативной полиграфии помогают быстро получать качественную полиграфическую продукцию в значительных тиражах в условиях обычного офиса предприятия. Известна масса способов печати в полиграфии: офсетная, гектографическая, трафаретная, электрографическая.
Если в организации есть ризограф, практически нет необходимости прибегать к услугам сторонних типографий, так как ризограф вместе с компьютером, оснащенным современным текстовым процессором, дает возможность эффективного осуществления набора, редактирования, распечатки и оперативного размножения любых печатных материалов даже большими тиражами.
Если говорить о технике управленческой связи, то из всего разнообразия существующих сегодня средств связи в делопроизводстве активно используют почту, включая электронную, телефон, телеграф и факсимильную связь. Самый распространенный тип оперативной связи – телефонная связь.
На сегодняшний день на территории России телеграфной сетью охвачена практически вся ее заселенная часть. Пока этим типом связи обеспечивается более надежная по сравнению с телефонной, передача сообщений и зачастую это единственный доступный вид связи для удаленных от промышленных центров районов.
К телеграфным сетям относят:
- внутригосударственную сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи (ОП);
- внутригосударственную сеть, предназначенную для телеграфной связи различных предприятий и организаций (АТ50);
- международную сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи в нашей стране и за рубежом;
- международную телеграфную сеть для передачи сообщений между предприятиями по всему миру.
У новых телефонных аппаратов есть более десятка сервисных возможностей, таких как многоканальность, то есть возможность подключать аппарат к разным телефонным линиям, вести переговоры сразу с несколькими абонентами, долговременная память, автоматическое определение номера вызывающего абонента, автоответчик и встроенный диктофон, возможность подключиться к компьютеру и пр.
Многие вопросы сейчас можно решить с использованием смартфона, представляющего собой гибрид сотового телефона и карманного компьютера.
Критерии выбора технических средств для офисных процедур
Ассортимент средств организационной техники крайне разнообразен и разносторонен. Часто пользователи сталкиваются с трудно разрешимыми вопросами: что и в каком количестве приобретать, какие характеристики устройства имеют значение, сколько это может стоить и пр. Основными критериями выбора оргтехники являются:
- объем документооборота;
- временные характеристики документопотоков;
- средняя информационная емкость документа;
- число форм документов, изготавливаемых на типографских печатных бланках;
- объем документации, которая должна передаваться и приниматься по техническим каналам связи.
